HANDLEIDING Culturele site De Meet

Transcriptie

1 HANDLEIDING Culturele site De Meet Reservaties: of Meer info: Gebruikers- en retributiereglement:

2 1. Infrastructuur culturele site De Meet De polyvalente en multifunctionele infrastructuur van de culturele site De Meet bestaat uit verschillende onderdelen die afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gehuurd. Tarieven voor de verschillende combinaties of aparte onderdelen vindt u terug in het retributiereglement van de culturele site. Wie de infrastructuur kan huren is te vinden in het gebruikersreglement. POLYVALENTE ZAAL De polyvalente zaal meet 7 op 21 meter en heeft een capaciteit van 100 tot maximum 150 personen (zittend publiek). Deze ruimte kan door middel van een mobiele akoestische wand opgedeeld worden in twee kleinere zalen, één van 7 op 7 m met een capaciteit van 50 personen en één van 7 op 14 meter met een capaciteit van 100 personen. In de polyvalente zaal is er een podium, verduistering en lichtinstallatie (namelijk 4 spots gericht op het podium) aanwezig. Beamer en geluidsinstallatie moeten gereserveerd worden. Voor mogelijke opstellingen polyvalente zaal (zie bijlage). 1

3 KLEINE VERGADERZAAL Naast de polyvalente zaal is er een kleine vergaderzaal waar 12 tot 14 personen comfortabel kunnen vergaderen. Er is een witte muur aanwezig om eventueel op te projecteren met eigen beamer. Door de aanwezigheid van sanitair, douche en spiegels kan deze ruimte eveneens gebruikt worden als kleedkamer voor artiesten. FOYER De foyer is bestemd voor de ontvangst van het publiek voor, na en tussen de voorstellingen. Door vier hoge dubbele deuren kan, voor grotere manifestaties, de foyer met de zaal één ruimte vormen. 2

4 Bovendien kan de foyer met zijn lange gebogen muur naar het plein dienst doen als tentoonstellingsruimte. In de foyer is ook de bar te vinden met 2 frigo s en verschillende glazen en tassen (Ga verder naar punt 3 voor de inventaris en handleiding van materialen). De foyer en de polyvalente zaal samen heeft een capaciteit van maximum 400 personen (rechtstaand publiek). In de foyer kan u muziek afspelen via usb of cd. Deze muziek kan ook afgespeeld worden in de polyvalente zaal mits daar op dat moment geen gebruik wordt gemaakt van de geluidsinstallatie. Enkel voor gebruik van deze achtergrondmuziek in de foyer, betaalt de gemeente jaarlijks SABAM. De gebruiker staat echter zelf in voor auteursrechten op muziek daarnaast zoals bijvoorbeeld bij optredens, filmvoorstellingen. KEUKEN Aan de grote zaal en de foyer sluit een goed uitgeruste keuken aan. Deze keuken kan gebruikt worden voor de catering bij manifestaties in de site, maar er kunnen ook kooklessen in gegeven worden. Bovendien kan door middel van twee dubbele deuren de keuken doorlopen in de grote zaal. 3

5 In de keuken is steeds een set bestek aanwezig voor 20 personen, een koffiezet, waterkoker, percolator, microgolf, oven, kookvuur en 2 spoelbakken. Bijkomend materiaal moet extra gereserveerd worden op het aanvraagformulier. (Ga verder naar punt 3 voor de inventaris van materialen). FORUM Het forum vormt een culturele arena die gebruikt kan worden door de verenigingen. De boog van het forum heeft een extra akoestische functie. Wanneer u op het kruis staat wordt het geluid richting de boog versterkt. Dit kan goed dienst doen indien u buiten een speech wenst te geven of op dat punt muziek plaatst. De arena kan ook gebruikt worden voor het laden en lossen van materiaal. En indien nodig als extra parkeerplaats voor gebruikers van De Meet. 4

6 2. Toegang A. Ophalen en terugbrengen van de sleutel Om toegang te krijgen tot het gebouw, dient de gebruiker de sleutel af te halen bij de Technische dienst (Sint-Jansstraat 14) de dag van het gebruik of de laatste werkdag voor het gebruik tijdens de openingsuren. Maak voor het ophalen van de sleutel best een afspraak met de technische dienst via het telefoonnummer De sleutel dient teruggebracht te worden op de volgende werkdag, tenzij anders afgesproken, of de sleutel kan na gebruik in een gesloten omslag gedeponeerd worden in de brievenbus van de technische dienst. De code van het hekken zal u worden doorgegeven bij het afhalen van de sleutel. B. Uit- en inschakelen alarmsysteem De eerste gebruiker dient bij het betreden van het gebouw de alarminstallatie uit te schakelen. Bij het afhalen van de sleutel zal hem hiervoor de code worden overhandigd. Het is verboden deze code aan derden mede te delen. Het klavier van het alarmsysteem is te vinden aan de rechterkant wanneer u De Meet binnenkomt. Vlakbij de vestiaire, onder het brandalarmsysteem. Het alarm uitschakelen: Bij het binnenkomen van De Meet zal een stil alarm afgaan. U heeft 30 seconden de tijd om het alarm uit te schakelen door de code in te geven (enkel de code, geen sterretje of vinkje) op het toetsenbord. 5

7 Het alarm inschakelen: Om het alarmsysteem opnieuw in te schakelen, toetst u opnieuw enkel de code in. U heeft nu 30 seconden om De Meet te verlaten. Vóór het inschakelen van het alarmsysteem moet de deur naar de gang van de toiletten dicht zijn. Controleer ook of overal de lichten zijn uitgeschakeld, ook in de toiletten! Bij het verlaten van het gebouw dient de laatste gebruiker de alarminstallatie opnieuw in te schakelen. Ook indien dit maar voor een kleine tijdspanne is. 6

8 3. Materialen Aan de culturele site De Meet zijn heel wat materialen en uitrustingen verbonden, zoals tafels, stoelen, keukenmaterialen, beamer, mobiele klankinstallatie, lichtinstallatie, Deze materialen dienen andermaal via het schriftelijk reservatieformulier aangevraagd te worden. Het gebruik van deze uitrusting en materialen is gratis. Indien u de extra lichtinstallatie wenst te gebruiken, dient hiervoor een forfaitair bedrag van 100 euro voor betaald te worden en moet dit worden aangeduid op het reservatieformulier. Hiervoor wordt ook een afspraak gemaakt met de technisch verantwoordelijke van De Meet. Materialen dienen na gebruik afgewassen, nageteld en opgeborgen te worden. Elk defect dient de gebruiker te melden via het logboek. De kosten voortvloeiend uit schade toegebracht door de gebruiker zal op hem/haar verhaald worden. De materialen kunnen onder geen beding worden ingezet of uitgeleend voor activiteiten die niet in of rond het gemeenschapscentrum doorgaan. A. Algemeen 1. Verwarming U kan de verwarming inschakelen door de knop achter de bar in te drukken. U krijgt dan 2 uur verwarming, dit wordt aangeduid met een blauw licht. 7

9 2. Warm water Om zowel in de keuken als aan de bar in de Foyer warm water te verkrijgen, moet je eerst de zwarte knop in de keuken indrukken. 3. Elektriciteitskast Indien zich problemen zouden voordoen met de elektriciteit, kunt u aan de toiletten de elektriciteitskast vinden. Gelieve het probleem te melden in het logboek. 4. Ventilatiesysteem Het ventilatiesysteem zuigt lucht op uit de Foyer en blaast deze in de polyvalente zaal. Om dit in te schakelen moet u de schakelaar in de grote berging op aan zetten. Daarboven moet je de knoppen in zowel de grote berging als de kleine vergaderzaal op stand 1, 2 of 3 zetten. 8

10 B. Polyvalente zaal 1. Geluidsinstallatie en beamer De geluidsinstallatie en beamer dient u te reserveren. Deze wordt dan voor u zodanig klaargezet zodat u enkel het stopcontact moet in stoppen. Gebruik de specifieke handleiding voor de geluidsinstallatie en beamer indien er daar problemen voordoen. Laat de geluidsinstallatie netjes achter zoals u deze hebt gevonden (stopcontact uitgetrokken). De gebouwverantwoordelijke controleert alles voor hij deze terug in gesloten ruimte plaatst. Er zijn 4 boxen in de zaal. De 2 achterste boxen moet u aan de zijkant rechts van het podium aan zetten met de schakelaar. Deze moeten na gebruik opnieuw uitgeschakeld worden. Klankinstallatie (zoals deze kan gebruikt worden voor een kleinschalig liveoptreden, lezing of speech) bevat: 2 luidsprekers QSC HPR122i 12 aan de zijkanten van het podium 2 luidsprekers ACTIVE 12" voor het achterste deel van de zaal (kunnen aan en uit geschakeld worden) 1 mengpaneel YAMAHA MG 124C 1 snake PROEL EBN8LU10 met stagebox 8 in 10 m 2 dynamische microfoon SHURE SM 58 2 draadloze microfoons 4 microstatief 9

11 Voor de beamer wordt een korte VGA-kabel gebruikt. De aansluiting met de laptop wordt gemaakt aan de zijkant van het podium. Deze zal klaarliggen voor gebruik. Ook de kabel om geluid vanaf uw laptop te versterken, zal klaarliggen. Meer informatie is binnenkort te vinden in de specifieke handleiding van de beamer en geluidsinstallatie. Neem echter op tijd contact op met de gemeente ( ) indien u vragen heeft hierover. 2. Lichtinstallatie Er hangen 4 spots met wit licht gericht naar het podium. U kan deze aanzetten door de installatie in de kleine vergaderzaal / kleedruimte in te schakelen zoals op onderstaande foto. U dient alles na gebruik opnieuw uit te zetten. Extra lichtinstallatie (kleurspots, profielspots en mengpaneel) moet u aanvragen. Hiervoor wordt een forfaitair bedrag van 100 euro gevraagd. De technisch verantwoordelijke van De Meet is dan wel inbegrepen in de prijs. 10

12 C. Kleine vergaderzaal/kleedkamer De kleine vergaderzaal bevat tafels en stoelen waar 12 mensen comfortabel kunnen vergaderen. De ruimte kan ook dienen als kleedkamer voor artiesten of andere. Er zijn daarom spiegels en een aparte douche en toilet te vinden. D. Keuken In de keuken vind je volgende benodigdheden: 2 frigo s, een eiland met 2 spoelbakken en 1 kleine spoelbak een oven een fornuis een set bestek van 20 stuks een microgolf een koffiezet, percolator en waterkoker 11

13 Bij gebruik van bovenstaand materiaal, wordt alles uitgewassen of afgewassen. De gebouwverantwoordelijke controleert de netheid van de keuken. Voor gebruik van extra tassen, borden, potten en pannen, moet u dit in het reservatieformulier aanduiden. Gebruik is gratis, maar dit materiaal staat in een afgesloten kast, waarvoor u een extra sleutel zal meekrijgen. Daarin is volgend toebehoren te vinden: 3 thermoskannen 120 tassen 120 onderborden 120 desserborden 2 bestekbakken met elk 60 lepels, messen, vorken en koffielepels 120 platte borden 120 soepborden 1 wokpan met deksel (24cm) 4 kookpotten (2x32cm, 1x18cm en 1x16cm) 2 kookpannen (20cm en 18cm) 4 deksels (32cm, 20cm, 18cm en 16cm) 2 vergieten 2 glazen kommen 4 pannenlikkers 1 houten lepel 3 pollepels 3 schuimpannen 12

14 E. Foyer In de Foyer vindt u volgende glazen achter de bar: 25 Augustijn glazen groot en 25 Augustijn glazen klein 100 longdrinkglazen 100 pilsglazen 20 theeglazen 10 tassen en ondertassen 100 wijnglazen 100 cavaglazen Aan de bar staan 8 barkrukken en u kan gebruik maken van 2 frigo s. Via de muziekinstallatie kunt u in de Foyer (als in de polyvalente zaal) muziek afspelen via cdspeler of usb. (Zie punt 1 i.v.m. SABAM) Klankinstallatie achtergrondmuziek Cd-speler (1 cd) en usb aansluiting voor muziek 4 x luidspreker foyer 1 x eindversterker INTER M R500 PLUS 1 x voorversterker APART PM7400MKII Kan gekoppeld worden aan de boxen in de polyvalente zaal (indien deze niet door de geluidsinstallatie voor speech, lezing of dergelijke in gebruik zijn) In de specifieke handleiding vindt u hoe u de muziekinstallatie hier optimaal kunt gebruiken. 13

15 F. Grote berging In de grote berging vindt u volgende zaken: 6 extra podiumelementen 10 tafels (160x80cm) Stoffen stoelen kar met 50 klapstoelen 1 kar met 10 tafels 9 statafels 12 kleine tafels (bovenop de 6 tafels die in de kleine vergaderzaal te vinden zijn) 1 spreekgestoelte 1 grote stelling 2 grote veegborstels + 1 emmer voor opkuis De berging moet netjes achtergelaten worden (zo goed mogelijk) volgens plannetje: 14

16 8. Onderhoud De gebruikers dienen zelf in te staan voor het onderhoud van de gebruikte lokalen. De stoelen en tafels moeten in de oorspronkelijke schikking teruggeplaatst worden en de vloer moet opgekuist (veegschoon) zijn. Er wordt poetsmateriaal (veegborstels en emmer) ter beschikking gesteld. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor: - het uitdoven van de verlichting; - het sluiten van de ramen en deuren; - het inschakelen van de alarminstallatie; - het sorteren van het afval. Handdoeken, afwasmiddel dienen door de gebruiker zelf te worden voorzien. Bij een eventueel gebrek aan onderhoud, zal dit gebeuren door het gemeentepersoneel. Hiervoor zal een forfaitair bedrag van 100 euro aangerekend worden, zoals beschreven in het reglement. 15

17 9. Tarieven Voor het gebruik van de lokalen wordt een vergoeding gevraagd afhankelijk van de duur en de aard van de activiteit en van de gebruiker. De tarieven zijn te vinden in het retributiereglement op de gemeentelijke website De vergoedingen voor de huur worden na het gebruik verrekend. Hiervoor zal per trimester een factuur worden opgemaakt, te betalen binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst ervan. Alle betalingen dienen per overschrijving te gebeuren op de gemeentelijke rekening. 10. Contactpersoon Voor reservaties, inlichtingen of bijkomende vragen over de culturele site De Meet, kan je terecht bij: Reservaties gemeentelijke lokalen, Dorpsstraat 91, 9980 Sint-Laureins, , Meer info over het reglement vindt u ook op De gebouwverantwoordelijke van De Meet staat enkel in voor de controle na gebruik door de verenigingen. Indien problemen zich voordoen tijdens een activiteit kunt u tijdens de kantooruren terecht op volgende nummers: of

18 12. Hoe laat ik alles achter? Gebruik de checklijst om aan te duiden of je alles hebt gecontroleerd. Je vindt deze achter de bar samen met het logboek waarop u opmerkingen kunt plaatsen. Geef de checklijst af bij de afgifte van de sleutel. POLYVALENTE ZAAL De polyvalente zaal wordt leeg achtergelaten. Het podium staat tegen de wand (3m op 6m) met aan de voorkant de podiumrok en trap. Indien de geluidsinstallatie en/of beamer werd gereserveerd, wordt deze aan de wand achtergelaten zoals voor de vereniging werd klaargezet. (Let op: stopcontact uittrekken!) VERGADERZAAL In de vergaderzaal staan 6 tafels met daaraan 12 stoelen. Toilet én douche proper nalaten 17

19 KEUKEN Alles afgewassen (ook keukenblad en oven), nageteld en terug in de kasten FOYER Glazen afgewassen en netjes terug in kast. Barkrukken terug aan de bar, frigo s moeten leeg en uitgeschakeld zijn, ze moeten ook openstaan. GROTE BERGING Het materiaal wordt teruggeplaatst zoals aangeduid op het plannetje (zie bovenaan). ALGEMEEN Alle lichten worden uitgeschakeld (ook in de toiletten!) Afval neemt u zelf mee, ook dat van in de toiletten Alles is veegschoon Vlekken op de vloer worden opgekuist Alle deuren dicht Het alarm wordt ingeschakeld 18

20 BIJLAGE 1 Mogelijke opstellingen polyvalente zaal. 19

21 20