Richtlijnen Intensieve Begeleiding Alternerend Leren schooljaar

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Afdeling Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding Koning Albert II-laan BRUSSEL T F Richtlijnen Intensieve Begeleiding Alternerend Leren schooljaar Deze richtlijnen zijn geldig gedurende de periode 1 juli augustus Deze richtlijnen worden bekend gemaakt onder het expliciete voorbehoud van goedkeuring van de erin vermelde voorwaarden, procedures en financiering door de Vlaamse Regering indien noodzakelijk, of door de minister van Onderwijs. Bij wijziging van regelgeving en/of procedures kunnen deze richtlijnen worden aangepast pagina 1 van 14

2 1 VOORAF De organisatoren van IBAL kunnen middelen verwerven van het Europees Sociaal Fonds ESF Doelstelling (8.2 remediërend). De goedkeuring tot deelname aan het project wordt geconcretiseerd met een door het Departement Onderwijs & Vorming en de organisator ondertekende overeenkomst. Door het instemmen met deze overeenkomst geven de verschillende partijen toelating voor gebruik van de gegevens die worden verzameld in de uitvoering van het project en een daaropvolgende opvolgingsperiode. Dit gebruik is beperkt tot de evaluatie van het project en geeft uitvoering aan artikel 56 van de Europese Verordening 1303/2013 van 17 december Organisatoren en jongeren kunnen hiervoor individueel gecontacteerd worden. Onderstaande onderrichtingen dienen gelezen te worden in samenhang met: Decreet dd. 10 juli 2008 betreffende het stelsel van Leren en Werken in de Vlaamse Gemeenschap; Codex Secundair Onderwijs, Deel V/1 en V/2; SO/2008/08: Omzendbrief betreffende het Stelsel voor Leren en Werken; SO/2019/01: Omzendbrief duaal leren en de aanloopfase; Besluit dd. 24 oktober 2008 van de Vlaamse Regering houdende uitvoering van het decreet van 10 juli 2008 betreffende het stelsel van Leren en Werken in de Vlaamse Gemeenschap. Besluit dd. 13 februari 2009 van de Vlaamse Regering betreffende de leertijd, vermeld in het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen; Besluit van 14 september 2018 van de Vlaamse Regering houdende uitvoeringsmaatregelen betreffende het duaal leren en de aanloopfase en diverse andere maatregelen. Het Departement Onderwijs & Vorming treedt op als intermediaire instantie die (onder delegatie van de Managementautoriteit ESF Vlaanderen) instaat voor het operationele beheer van een deel van het operationeel programma van het Europees Sociaal Fonds (ESF) in Vlaanderen , zoals goedgekeurd door de Europese Commissie op 27 november 2014 en door de Vlaamse Regering op 19 december Hiermee heeft het Departement Onderwijs & Vorming de bevoegdheid tot het selecteren van projecten overeenkomstig de methoden en criteria bepaald door het Toezichtcomité. De Intermediaire Instantie zal voor zijn rekening en in eigen naam een overeenkomst sluiten met de eindbegunstigden, en staat eveneens in voor de opvolging en de uitvoering van deze contracten. De overeenkomsten, waarnaar wordt verwezen in de richtlijnen, zijn te vinden op formulierenwebsite van onderwijs.vlaanderen.be onder de hoofding Secundair onderwijs Leren en werken_ Alle andere documenten staan in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. pagina 2 van 14

3 2 SITUERING Duaal leren en het huidig stelsel voor Leren en Werken zijn stelsels waarin leerlingen een arbeidsmarktgerichte opleiding kunnen volgen. Deze opleiding gebeurt deels bij de opleidingsverstrekker en deels op de werkplek waarbij er inhoudelijke alternering is tussen het deel op de werkplek en het deel bij de opleidingsverstrekker. Om leerlingen bij de toeleiding en de instap in het normaal economisch circuit te ondersteunen, werd de IBAL opgestart. IBAL kadert in het operationele programma ESF binnen prioriteit 8.2 Duurzame integratie op de arbeidsmarkt van jongeren, met name jongeren die geen werk hebben en geen onderwijs of opleiding volgen. Daaronder begrepen jongeren die gevaar lopen sociaal buitengesloten te raken en jongeren uit gemarginaliseerde gemeenschappen, inclusief door de tenuitvoerlegging van de jongerengarantie. 3 DOELGROEP / STATUUT VAN DE JONGERE IBAL is een trajectonderdeel bedoeld voor jongeren die: ingeschreven zijn als regelmatige leerling in een CDO of Centrum voor de vorming van zelfstandigen en kmo of ingeschreven in Duaal leren; verder de onderwijsverstrekker genoemd; na de inschrijving als leerling ingeschreven zijn als deeltijds lerende bij de VDAB/ACTIRIS; minimum 15 jaar zijn; bij instap nog niet in het bezit zijn van een diploma secundair onderwijs; arbeidsrijp zijn maar intensieve begeleiding nodig hebben in 1) de toeleiding naar 2) de opstartfase of 3) verderzetting van een reguliere tewerkstelling in het NEC. Indien een jongere een nieuwe tewerkstelling start, heeft hij/zij indien nodig - opnieuw recht op een begeleidingstraject. Indien de jongere na zijn begeleiding in de fase te oriënteren naar arbeid nog geen tewerkstelling heeft, kan hij binnen die fase geen aanspraak meer maken op een nieuw IBAL traject, tenzij na het beëindigen van een tewerkstelling of het wijzigen van de opleiding; zit in een fase duaal leren te oriënteren of is tewerkgesteld in een duale opleiding of zit in de fase van te oriënteren naar arbeid of is tewerkgesteld met een overeenkomst overeenkomstig het decreet betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap, artikel 6, 2, 1 of 3 (Arbeidsovereenkomsten die al via een andere maatregel ESF-gesubsidieerd worden, komen niet in aanmerking). Deze fase is als dusdanig geregistreerd in de lijn project leren en werken van Mijn Loopbaan. Zowel in de toeleiding naar, als op de werkplek, dienen extra inspanningen geleverd te worden om allochtone jongeren en de groep laaggeschoolde jongeren te bereiken (definities cf. het beheerscontract van de VDAB/ACTIRIS). pagina 3 van 14

4 4 DOELSTELLING EN AANDACHTSPUNTEN Binnen het totaaltraject van Duaal leren en het huidig stelsel Leren en Werken heeft de IBAL als doelstelling een duurzame tewerkstelling te realiseren door een stimulerende en waarderende coaching van de organisator. IBAL is de eerste stap in het groeipad van de jongere naar en binnen arbeidsdeelname. Ondernemers worden beter voorbereid op het begeleiden van jongeren binnen leren en werken door de ervaring van de intensieve begeleidingsmethodieken van de organisator. Anderzijds krijgen organisatoren en trajectbegeleiders van de scholen een beter zicht op de begeleidingskwaliteiten van ondernemers. Een belangrijke doelstelling op projectniveau is het realiseren van een solide partnerschap in de vorm van samenwerking tussen minimaal de opleidingsverstrekker en de organisatoren van IBAL, zijnde organisaties met rechtspersoonlijkheid die structureel, organisatorisch, ruimtelijk en financieel volledig onafhankelijk werken van de onderwijsverstrekker en de werkgevers. Hiertoe dienen organisatoren IBAL een actieve deelname aan het Overlegforum na te streven. Organisatoren en toeleiders maken afspraken in functie van een efficiënte werking. Indien in de loop van het project de samenstelling van het partnerschap of belangrijke afspraken wijzigen, deelt de organisator dit mee aan het Departement Onderwijs & Vorming. Een belangrijke doelstelling is een bijdrage te leveren aan het verzekeren van het voltijds engagement van de jongere via het aanbieden van een aangepast traject. Het vinden van een werkplek voor de jongere komt in eerste instantie onder de verantwoordelijkheid van de onderwijsverstrekker, maar kan via IBAL uitgevoerd worden binnen een gedeeld partnerschap. Binnen de werking van het Overlegforum wordt nagegaan hoe het vereiste aantal trajecten behaald wordt en hoe hierop geresponsabiliseerd kan worden. Het niet behalen van het vereiste aantal trajecten kan financiële consequenties hebben. 5 ORGANISATIE 5.1 ALGEMEEN De jongere die deelneemt aan IBAL: volgt een opleiding in een CDO/Syntra lesplaats of is ingeschreven in een opleiding Duaal Leren conform de vigerende regelgeving: o Decreet dd. 10 juli 2008 betreffende het stelsel van Leren en Werken in de Vlaamse Gemeenschap. o Codex Secundair Onderwijs, Deel V/1 en V/2; o SO/2008/08: Omzendbrief betreffende het Stelsel voor Leren en Werken. o SO/2019/01: Omzendbrief duaal leren en de aanloopfase; o Besluit dd. 24 oktober 2008 van de Vlaamse Regering houdende uitvoering van het decreet van 10 juli 2008 betreffende het stelsel van Leren en Werken in de Vlaamse Gemeenschap; o Besluit dd. 13 februari 2009 van de Vlaamse Regering betreffende de leertijd, vermeld in het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen; pagina 4 van 14

5 o Besluit van 14 september 2018 van de Vlaamse Regering houdende uitvoeringsmaatregelen betreffende het duaal leren en de aanloopfase en diverse andere maatregelen. Is arbeidsrijp en bereid maar heeft extra ondersteuning nodig in de toeleiding naar tewerkstelling of is tewerkgesteld met een overeenkomst overeenkomstig het decreet betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap, artikel 6, 2, 1 of 3 (Arbeidsovereenkomsten die al via een andere maatregel ESF-gesubsidieerd worden, komen niet in aanmerking.) Gezien IBAL enkel maar is voorzien voor jongeren in de fase te oriënteren naar tewerkstelling of bij de invulling van arbeidsdeelname conform art. 6, 2, 1 of 3 van het decreet leren en werken, kan het louter volgen van een IBAL op zich nooit in aanmerking worden genomen voor de invulling van het voltijds engagement. IBAL via een organisator: Dit is steeds een derden organisatie met rechtspersoonlijkheid (vzw, OCMW, gemeentebestuur, maatwerkbedrijf, sociale werkplaats, lokale diensteneconomie) die bereid is om netoverschrijdend en structureel volledig onafhankelijk te werken van de opleidingsverstrekker. Deze heeft de vrijheid om met een geëigende methodiek op creatieve wijze de inhoudelijke doelstellingen te realiseren, waarbij de finaliteit gericht moet blijven op het realiseren of versterken van een tewerkstelling. Hierbij wordt gedacht aan het leveren van maatwerk. Voor organisatoren die een project hebben ingediend vanuit een samenwerking met andere organisatoren is er bij een samenwerking tussen verschillende organisaties slechts één aanspreekpunt en eindverantwoordelijke. Dit geldt eveneens voor eventuele terugvorderingen. 5.2 INTENSIEVE BEGELEIDING Het begeleidingsteam van de onderwijsverstrekker bepaalt de noodzaak van een IBAL -begeleiding. De IBAL door een externe organisatie is gespreid over een periode van maximum 6 maanden, te rekenen vanaf de startdatum van de overeenkomst IBAL (deze laatste kan ten vroegste opstarten 2 weken vóór de startdatum en eindigen ten laatste 2 weken na de beëindiging van een overeenkomst overeenkomstig het decreet betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap, artikel 6, 2, 1 of 3 ). Een begeleidingstraject omvat maximaal 20 uren gedurende deze periode. Indien dit begeleidingstraject wordt uitgevoerd bij een werkgever en de jongere wijzigt van werkgever of van opleiding, heeft hij/zij indien nodig opnieuw recht op een begeleidingstraject. Indien de jongere wijzigt van fase van invulling werkcomponent (vb. van te oriënteren naar arbeid naar arbeidsdeelname ) heeft hij/zij indien nodig- opnieuw recht op een begeleidingstraject. Indien de jongere na zijn begeleiding in de fase te oriënteren naar arbeid nog geen tewerkstelling heeft, kan hij binnen die fase geen aanspraak meer maken op een nieuw IBAL traject; tenzij na het beëindigen van een tewerkstelling of het wijzigen van de opleiding. Sommige jongeren kunnen op basis van schoolverleden (BuSO) of op basis van vermoeden van arbeidsbeperking in het kader van gespecialiseerde begeleiding of VOP een bijkomend begeleidingstraject in dezelfde fase doorlopen. Een schermafdruk uit MLP van het BuSO schoolverleden of van het recht op tewerkstellingsondersteunende maatregelen of van het vermoeden van arbeidsbeperking dient onmiddellijk te worden opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. De opdrachthouder wordt hiervan op de hoogte gebracht. pagina 5 van 14

6 De eigenlijke tewerkstelling van de jongere is steeds alternerend met de opleiding die de jongere volgt in het kader van het behalen van een attestering/studiebekrachtiging. Indien het begeleidingstraject wordt aangewend voor een toeleiding naar tewerkstelling, wordt er steeds gezocht naar een tewerkstelling alternerend met de opleiding die de jongere volgt. 5.3 OPVOLGING Minimaal bij de opstart en aan het einde van een begeleiding vindt er een overleg plaats tussen de jongere, de organisator en een begeleider van de onderwijsverstrekker. Een neerslag van het overleg wordt opgenomen in het actieplan (zie verder). Belangrijk in dit overleg is dat de ervaringen van de jongere centraal staan, zelfevaluatie van de jongere is hierbij het uitgangspunt. Motiverende en waarderende coaching is de methodiek. Indien het begeleidingstraject op de werkvloer wordt uitgevoerd, houdt de organisator tussentijds de onderwijsverstrekker stipt op de hoogte van aanwezigheid, evolutie en eventuele problemen m.b.t. de jongere op de werkvloer. Anderzijds houdt de onderwijsverstrekker de organisator op de hoogte van aanwezigheid, evolutie en eventuele problemen m.b.t. de jongere bij de onderwijsverstrekker. Indien het begeleidingstraject niet op de werkvloer wordt uitgevoerd, houdt de organisator de onderwijsverstrekker stipt op de hoogte van aanwezigheid, evolutie en eventuele problemen m.b.t. de jongere op de gemaakte afspraken. 6 PROJECTBEHEER EN ADMINISTRATIE De opdrachthouder van het Departement Onderwijs & Vorming kan op elk moment de onderstaande documenten ter inzage opvragen. 6.1 OVEREENKOMST EN INLICHTINGENFICHE Na een positieve beslissing van uw projectaanvraag ontvangt u een inlichtingenfiche IBAL via mail van lerenenwerken@vlaanderen.be Het is belangrijk dat u deze fiche zo snel mogelijk volledig invult en terug bezorgt aan lerenenwerken@vlaanderen.be uiterlijk voor 30 juni De digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken kan pas voor u geactiveerd worden na ontvangst van de inlichtingenfiche (zie 10 digitale archiefruimte). correspondentie gebeurt naar de gegevens vermeld in de fiche. enkel de personen die ingevuld zijn in de rubriek SharePoint krijgen toegang tot de archiefruimte. stuurbordgegevens (zie 6.5) worden enkel verzonden naar de contactpersonen vermeld in de rubriek stuurbordgegevens ESF. Indien er zich tijdens de projectperiode een wijziging van contactgegevens binnen uw organisatie voordoet moet u een aangepaste inlichtingenfiche bezorgen aan lerenenwerken@vlaanderen.be. pagina 6 van 14

7 6.2 TRIMESTRIEEL OVERLEG Trimestrieel vindt er een resultaatgericht organisatieoverleg plaats tussen organisator en betrokken onderwijsverstrekkers. De opdrachthouder van het Departement Onderwijs & Vorming wordt hierbij steeds uitgenodigd. De organisator maakt een kort verslag op, verstuurt het per mail naar alle betrokkenen en laadt het verslag elektronisch op in de digitale ruimte. 6.3 BEGELEIDINGSOVEREENKOMST De jongere, de organisator, de onderwijsverstrekker en de eventuele werkgever sluiten een begeleidingsovereenkomst af waarvan het model wordt vastgelegd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs & Vorming. Het verplicht te gebruiken model vindt u op de formulierenwebsite. De ondertekende begeleidingsovereenkomst wordt bij de start van de begeleiding opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. Vooraleer een begeleidingsovereenkomst af te sluiten, dient de organisator er zich in overleg met de onderwijsverstrekker van te vergewissen dat de voorgestelde begeleiding kan gerealiseerd worden. De organisator wordt op de hoogte gesteld van de beginsituatie van de jongere. De begeleidingsacties voor IBAL worden gefinancierd tussen 1 juli 2019 en 30 juni 2020 (inclusief de vakantiemaanden). De begeleidingsovereenkomst kan afgesloten worden voor maximum 20 effectieve begeleidingsuren. Voor een maximum duur van 6 maanden vanaf de start van de begeleidingsovereenkomst in de fase arbeidsdeelname. voor een maximum duur van 4 maanden vanaf de start van de begeleidingsovereenkomst in de fase te oriënteren arbeidsdeelname. Indien de begeleiding onderbroken moet worden omwille van gewettigde afwezigheid (met uitzondering van vakantie) voor een periode van minstens 14 kalenderdagen van de jongere of van de begeleider, kan de duur van de overeenkomst verlengd worden met de duur van de onderbreking mits een wettig afwezigheidsattest. Het bewijs van wettige afwezigheidsduur dient te worden opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. In het geval van tewerkstelling is de organisator in het bezit van een kopie van de arbeidsovereenkomst of OAO. De arbeidsovereenkomst/oao wordt bij de start van de begeleiding opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. Indien de arbeidsovereenkomst/oao vroegtijdig wordt beëindigd dient men in het bezit te zijn van een kopie van de (melding van) verbreking. De (melding van) verbreking van de arbeidsovereenkomst/oao wordt bij het einde van de begeleiding opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. 6.4 REGISTRATIE VAN EEN INTENSIEVE BEGELEIDING ALTERNEREND LEREN IN MIJN LOOPBAAN De jongere die begeleiding krijgt vanuit een ESF-project, moet bij instap in het project geregistreerd worden in Mijn Loopbaan door de onderwijsverstrekker. De onderwijsverstrekker vraagt inzagerecht aan bij VDAB/ACTIRIS voor de organisator, uiterlijk bij de start van de begeleidingsovereenkomst. pagina 7 van 14

8 De onderwijsverstrekker maakt een lijn project leren en werken aan en registreert de fase te oriënteren arbeidsdeelname of te oriënteren duaal leren indien het gaat over een IBAL te oriënteren. Indien het gaat over een IBAL arbeidsdeelname kiest de onderwijsverstrekker de juiste tewerkstelling uit het keuzemenu van deze lijn in MLP. Voor deze registraties in Mijn Loopbaan moet de onderwijsverstrekker de VDAB-handleiding voor onderwijsverstrekkers leren en werken nauwkeurig volgen. U vindt de betreffende handleiding in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken. De organisator registreert een begeleidingslijn Intensieve begeleiding Alternerend Leren. Voor de registratie van de begeleiding van jongeren in Mijn Loopbaan moet de organisator de VDABhandleiding voor organisatoren IBAL nauwkeurig volgen. U vindt deze handleiding in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken. Op 31 juli 2020 wordt een staat opgemaakt van de geregistreerde begeleidingen. Enkel deze begeleidingen komen in aanmerking voor subsidie. Uiterlijk op 31 juli 2020 moeten al de verantwoordingsstukken opgeladen zijn in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken. Maandelijks ontvangen de organisatoren van de afdeling ESF en Duurzaam Ondernemen ter controle stuurbordgegevens met een overzicht van de registraties. Dit overzicht bevat de gegevens die ingevoerd werden t.e.m. het einde van de voorafgaande kalendermaand. De organisator zal maandelijks de ESF indicatoren 2 registreren in het tweede tabblad van deze stuurbordgegevens. In het eerste tabblad uitleg indicatoren, van de stuurbordgegevens ESF, staat een uitgebreide omschrijving van deze indicatoren. De registratie van deze indicatoren is een subsidievoorwaarde. De ingevulde stuurbordgegevens moeten voor de 10de van de volgende maand, na iedere ontvangst, teruggestuurd worden naar: maandtabellen@wse.vlaanderen.be. Begeleidingen voor jongeren die niet geregistreerd werden in Mijn Loopbaan, zijn niet subsidiabel. Onnauwkeurigheid of ten onrechte geregistreerde begeleidingen kunnen aanleiding geven tot het schrappen van de ESF-steun. Het Departement Onderwijs & Vorming kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor foute of onvolledige registraties. Informatie over de persoonlijke levenssfeer van de jongere verkregen uit Mijn Loopbaan of indicatorenverzameling is strikt vertrouwelijk en wordt onder geen enkele voorwaarde doorgegeven aan derden of voor andere doeleinden gebruikt dan voor de uitvoering van het project of evaluatie door de opdrachtgever. Inbreuken kunnen tot sancties en schadevergoeding leiden. Als de organisator of de onderwijsverstrekker problemen heeft met Mijn Loopbaan kan deze zich wenden tot de opdrachthouder van het Departement Onderwijs & Vorming. Van iedere jongere wordt een schermafdruk van de pagina stappen naar werk in Mijn Loopbaan (MLP) opgeladen in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken. 2 Indicatorenverzameling zoals bepaald in artikel 5 van de verordening (EU) Nr. 1304/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Sociaal Fonds en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1081/2006 van de Raad; zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie 347/470. pagina 8 van 14

9 6.5 REGISTRATIE VAN DE BEGELEIDINGSUREN De organisator houdt per begeleider en per maand een chronologische registratie bij van de begeleidingsuren en -acties op het tijdsregistratiedocument (Sjabloon in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken). In het sjabloon tijdsregistratiedocument vindt u in het tabblad info tijdsregistratie de werkwijze rond het invullen van het sjabloon terug. Dit document wordt maandelijks digitaal ondertekend door de begeleider en de leidinggevende. De tijdsregistratie wordt vervolgens opgeladen in de digitale ruimte van uw organisatie op de SharePoint Leren en Werken. Begeleidingsuren IBAL zijn enkel subsidiabel indien: er begeleidingslijnen IBAL geregistreerd werden in MLP voor iedere jongere voor wie begeleidingsuren geregistreerd werden in het tijdsregistratiedocument. het tijdsregistratiedocument maandelijks digitaal ondertekend werd door de begeleider en de leidinggevende. het tijdsregistratiedocument maandelijks werd opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. er voor elke jongere, vermeld in het tijdregistratiedocument, een actieplan (zie 5.6) werd opgemaakt en opgeladen in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken. Opgelet: Indien u kiest voor een groepsactiviteit, dient u een overzicht met de naam van elke deelnemende jongere in alfabetische volgorde op te laden als bijlage bij de tijdsregistratie van die maand. 6.6 ACTIEPLAN Om de kwaliteit van de uitvoering van de begeleidingsacties te onderbouwen moet er voor elke jongere die deelneemt aan het project, een actieplan bestaan (sjabloon in de digitale ruimte op de SharePoint Leren en Werken). In het actieplan moeten de volgende gegevens ingevuld worden: gegevens van de jongere, begeleider van de organisatie, onderwijsverstrekker, begin- en einddatum een overzicht van de beginsituatie een beknopte beschrijving van het trajectverloop, de begeleidingsacties de eindsituatie/doorstroom van de jongere Het actieplan biedt een startpunt voor een eventuele verdere begeleiding door de onderwijsverstrekker. Het laat toe om een gerichte begeleiding mogelijk te maken en is een communicatie instrument tussen alle betrokken partijen. Het actieplan moet bij de beëindiging van de overeenkomst opgeladen worden in de digitale ruimte van de SharePoint Leren en Werken. Na afloop van het begeleidingstraject voorziet de organisator in een warme overdracht van de gegevens, verzameld tijdens het begeleidingstraject, die relevant zijn voor de verdere opvolging van de jongere. Binnen deze overdracht dient rekening gehouden te worden met de geldende privacywetgeving. Het actieplan vormt een element in de jaarlijkse kwaliteitsbevraging van de organisatie. pagina 9 van 14

10 6.7 STOPZETTING VAN DE IBAL De toekenning van de ESF-middelen is gekoppeld aan de correcte registratie in Mijn Loopbaan. Bij volledige stopzetting zal de organisator de begeleidingslijn Intensieve Begeleiding AL stopzetten (zie VDAB-handleiding voor organisatoren IBAL). Hij brengt de onderwijsverstrekker binnen de week op de hoogte. De reden van stopzetting en het vervolgtraject worden door de organisator in het vak eindsituatie/doorstoom van het actieplan vermeld. De onderwijsverstrekker wijzigt, indien van toepassing, de fase in de projectlijn leren en werken. 7 HET VERWERVEN VAN FINANCIËLE STEUN VAN HET ESF VOOR DE ORGANISATOREN INTENSIEVE BEGELEIDING ALTERNEREND LEREN 7.1 ALGEMEEN De financiële steun binnen dit project blijft beperkt tot de maximale toegewezen enveloppe door het ESF. Dit betekent concreet dat dit kan leiden tot het beperken van het aantal trajecten of het verminderen van het subsidiebedrag. Naast de aanvraag van het budget, dient de organisator eveneens een aantal trajecten voorop te stellen. De aanvraag van bijkomend(e) budget en/of trajecten kan enkel via het POF-Vlaanderen. Indien naar aanleiding van controles (door de Managementautoriteit ESF Vlaanderen, de Auditautoriteit en/of de EU, Departement Onderwijs en Vorming, ) schendingen vastgesteld worden, ligt de aansprakelijkheid bij het Departement Onderwijs en Vorming voor wat betreft het financiële risico met betrekking tot het aanwenden van de ESF subsidie. Het Departement Onderwijs en Vorming is gemachtigd om bij onregelmatigheden de organisator (als eindbegunstigde) contractueel aansprakelijk te stellen voor dit financiële risico. 7.2 DE ESF-MIDDELEN BESTEMD VOOR DE ORGANISATOR Het subsidiebedrag is gebaseerd op het standaarduurtarief (SUT) voor de inzet van de interne begeleider(s). Het standaarduurtarief wordt berekend door het voltijds brutoloon van een begeleider te vermenigvuldigen met een factor van 1,2%. Het brutoloon dat als basis geldt, is het brutoloon van de maand januari 2019 of indien de begeleider nog niet in dienst is, het brutoloon van een begeleider met een vergelijkbare functie. Andere kosten kunnen niet meegenomen worden voor de berekening van het standaarduurtarief. Er wordt een maximum standaarduurtarief gehanteerd van 50 euro per uur (excl. forfait). Er kan maximaal 1720 uur per jaar ingebracht worden. Als eenheid gelden de uren die door de interne begeleider(s) gewerkt worden aan de goedgekeurde projectactiviteiten. De kost van het interne personeel = aantal uren projectactiviteiten x standaarduurtarief. Voorbeeld: een begeleider met een voltijds brutoloon van euro heeft een standaarduurtarief van 36 euro (3.000 euro x 1,2%). pagina 10 van 14

11 In deze oproep wordt er gewerkt met een standaarduurtarief voor elke begeleider en een forfait van 30% voor alle andere kosten. Tot de forfait van 30% behoren alle overige kosten zoals bv. boekhouding, deelnemerskosten zoals vervoersbewijzen, werkingskosten, huur van zalen. Deze forfaitaire kosten moeten niet bewezen worden aan de Afdeling ESF. Voorbeeld - Begeleider X werkt 500 uur op het project en heeft in januari een brutoloon van euro met een standaarduurtarief van 36 euro. De totale kost van begeleider X bedraagt euro (500 x 36 euro). - De forfait bedraagt euro x 30%=5.400 euro. Het totaal van de vergoeding is dan euro. Het werkelijke uurtarief is dan 46,8 euro. - Begeleider Y werkt 1000 uur op het project en heeft een brutoloon van euro met een standaarduurtarief van 30 euro. De totale kost van begeleider Y bedraagt euro (1000u x 30 euro) -De forfait bedraagt euro x 30%=9000 euro. Het totaal van de vergoeding is dan euro. Het werkelijke uurtarief is dan 39 euro. Dit forfait omvat dus zowel kosten voor extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep. De organisator moet de loonfiche van de begeleider(s) van de maand januari 2019 of indien de begeleider nog niet in dienst is, het brutoloon van een begeleider met een vergelijkbare functie, opladen in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken tegen uiterlijk 31 oktober Indien na deze datum een ander personeelslid een IBAL-begeleiding opneemt dient het bewijsstuk onmiddellijk te worden opgeladen. Een begeleiding uitgevoerd door een personeelslid dat niet beantwoordt aan deze bepalingen komt niet in aanmerking voor subsidie. Essentieel aan de intensieve begeleiding is dat deze op individueel niveau gebeurt. Bijgevolg is begeleiding in groep niet de standaard werkvorm. Door de individuele aanpak kan er begeleiding op maat geboden worden die bij voorkeur uitgevoerd wordt op de werkplek of nauw verbonden aan een (toekomstige) werkplek. Per regio is er een vast aantal te bereiken trajecten vastgelegd, gecombineerd met een maximum budget voor deze regio. Het vooropgestelde aantal trajecten dient te worden bereikt. 7.3 UITBETALING VOORSCHOT Voor het einde van de maand januari van het lopende schooljaar, wordt 60% van de subsidie uitbetaald door het Departement Onderwijs & Vorming. 7.4 INHOUDELIJKE EN FINANCIËLE RAPPORTAGE De aanvaarding van het voorschot houdt de verplichting in dat uiterlijk op 31 juli 2020 zowel de inhoudelijke als de financiële rapportage van het schooljaar wordt ingebracht in de ESFapplicatie. Enkel tijdig ingediende en volledig ingevulde dossiers zullen behandeld worden. pagina 11 van 14

12 In de ESF-applicatie worden de bedragen ingebracht in het tabblad kosten onder de rubriek standaard kosten. 7.5 BETALING SALDO TERUGVORDERING Het saldo kan slechts integraal betaald worden mits correcte opvolging van registraties in Mijn Loopbaan,. getekende tijdsregistratiedocumenten, begeleidingsovereenkomst IBAL, arbeidsovereenkomst (indien van toepassing), actieplan én na goedkeuring van de rapportage. Het saldo zal op basis van het document aanvraag saldo door het Departement Onderwijs & Vorming uitbetaald worden in de loop van de maand november volgend op het betrokken schooljaar. Betalingen worden uitgevoerd na een grondige verificatie van de registraties in MLP en de aanvaarding van de verschillende bewijsstukken. Het toegekende subsidiebedrag kan nooit meer bedragen dan het in de begrotingsfase goedgekeurde bedrag. In geval van een negatief saldo wordt een terugvordering ingesteld. Het niet terugstorten binnen de gestelde termijn houdt in dat het Departement Onderwijs & Vorming geen nieuw dossier zal aanvaarden en dat de betrokken organisator niet langer zal beschouwd worden als deelnemer aan dit project. 8 BEZWAARPROCEDURE Indien de organisator niet akkoord gaat met de subsidiëring van zijn project of met de beslissing over de toekenning van zijn project, kan hij binnen de 15 kalenderdagen (poststempel of ontvangstbevestiging e- mail geldt als bewijs), na kennisgeving van het toegekende bedrag en/of het terug te vorderen bedrag, gemotiveerd beroep aantekenen tegen deze beslissing bij het Departement Onderwijs & Vorming (tav Katrien Bonneux), Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Het Departement Onderwijs & Vorming formuleert binnen de 15 kalenderdagen een definitieve beslissing in een antwoord op het bezwaar, na een tweede behandeling en nazicht van het dossier. De mogelijkheid van beroep kan niet aangewend worden om het dossier te vervolledigen of om nieuwe, aangepaste stukken in de plaats te stellen van deze die op basis van de richtlijnen onbetwistbaar verworpen waren. 9 CONTROLE De organisatoren zijn verantwoording verschuldigd over het project aan het Departement Onderwijs & Vorming en aan de bevoegde ambtenaren van de Vlaamse overheid en/of de Europese Commissie. Participeren aan IBAL betekent dat de subsidiërende instanties op elk ogenblik kunnen beslissen om een inhoudelijke en financiële audit uit te voeren. Reeds toegekende middelen kunnen teruggevorderd worden op basis van de bevindingen vanuit deze audits. De organisatoren zorgen voor een passende boekhoudkundige codering en hanteren het principe van een open boekhouding. Op aanvraag wordt inzage verschaft in alle documenten en stukken. De nodige bewijsvoering dient beschikbaar te zijn via de pagina 12 van 14

13 digitale archiefruimte op de SharePoint Leren en Werken en zal op eenvoudige vraag voorgelegd of overgemaakt worden aan de gemandateerden namens de Vlaamse overheid en/of de Europese Commissie. Het Departement Onderwijs & Vorming zal waken over een kwaliteitsvolle invulling en opvolging van het project. In functie van deze opvolging kan een kwaliteitscontrole vanuit het Departement Onderwijs en Vorming op elk moment plaatsvinden en dit op elke locatie waar een IBAL wordt uitgevoerd. Weigering of belemmering van de controle kan niet alleen aanleiding geven tot het schrappen van de middelen, er kan bovendien overgegaan worden tot de terugvordering van de al eerder uitbetaalde middelen. 10 PUBLICITEIT De Europese gedachte en vooral de subsidiëring door het Europees Sociaal Fonds dienen duidelijk zichtbaar aanwezig te zijn bij de organisatoren. Het ESF-logo wordt geafficheerd en aangebracht op formulieren en publicaties gesubsidieerd via dit project. 11 DIGITALE ARCHIEFRUIMTE Bij de start van het project zal voor elk goedgekeurd project een ruimte aangemaakt worden in de digitale archiefruimte van de SharePoint Leren en Werken. In eerste instantie moet u de inlichtingfiche (zie 5.1) zo snel mogelijk bezorgen aan lerenenwerken@vlaanderen.be. Personen, vermeld op de inlichtingfiche, die reeds toegang hadden, blijven deze toegang behouden. Indien de personen, vermeld op de inlichtingfiche nog geen toegang hebben, zullen zij een uitnodiging voor activering krijgen. Vanaf het moment dat uw toegang geactiveerd is kunt u bewijsstukken opladen. Indien u bewijsstukken wenst te verwijderen doet u hiervoor een aanvraag via lerenenwerken@vlaanderen.be met vermelding van uw organisatie, de map waaruit wil verwijderen en het document dat u wil verwijderen. Dit kan ook met een schermafdruk waarin de gevraagde gegevens duidelijk zichtbaar zijn. Als subsidievoorwaarde moeten onderstaande bewijsstukken tijdens de projectperiode opgeladen worden in deze archiefruimte: Wat? Wanneer opladen? Begeleidingsovereenkomst en arbeidsovereenkomst (in geval Opladen bij de start van de begeleiding van tewerkstelling) Bewijs beëindiging arbeidsovereenkomst tijdens IBALbegeleiding Opladen bij het beëindigen van de overeenkomst Actieplan per jongere Opladen bij het beëindigen van een begeleidingsovereenkomst Loonfiche januari 2019 van de begeleider Opladen bij de start van de begeleider Tijdsregistratie per begeleider Maandelijks opladen Schermafdruk stappen naar werk MLP Tegen uiterlijk 31 juli 2020 pagina 13 van 14

14 Verslag trimestrieel overleg Trimestrieel opladen Alle bewijsstukken moeten opgeladen zijn in pdf, én voorzien van een ESF-logo, bij indiening van de rapportering (31 juli 2020). Deze documenten dienen, door de organisator, digitaal bewaard te worden tot minimaal 31 december Indien het bewijsstuk niet voldoet aan de bepalingen van digitale archivering dient dit bewijsstuk op papier te worden bewaard gedurende eenzelfde periode. 12 TIJDLIJN DOV Organisator 30 juni 2019 Indienen ingevulde inlichtingenfiche 1 juli 2019 Start project 1 juli juni 2020 Opvolging, coaching Begeleidingsacties 30 juni 2020 Einde projectperiode 31 juli 2020 Download MLP Einde registraties MLP 31 juli 2020 Controle van de rapportering, documenten, registraties Einde deadline rapportering en archivering van documenten 13 COMMUNICATIE Alle algemene communicatie m.b.t. IBAL in de loop van een werkingsjaar zal hoofdzakelijk verlopen via digitale weg. Alle schriftelijke correspondentie dient gestuurd te worden naar: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding t.a.v. Katrien Bonneux H. Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel Hilde CREVITS Viceminister-president van de Vlaamse Regering Vlaams Minister van Onderwijs pagina 14 van 14