Openbare Aanbesteding Printvoorzieningen

Transcriptie

1 Kenmerk FRGE-EA- Datum: 4 maart 2013 Auteur(s): Fieke de Wit, Jan van Teeffelen, Ger Franssen Versie: 1.0

2 Kenmerk FRGE-EA- Versie Datum Omschrijving Door Eerste opzet door projectgroep GIYO, WIFI, TEJA, FRGE Aanpassingen n.a.v. projectoverleg WIFI, TEJA, FRGE Aanpassingen n.a.v. projectoverleg WIFI, TEJA, FRGE Controle en aanpassingen TEJA Controle en aanpassingen WIFI, TEJA, FRGE Controle en aanpassingen FRGE, WIFI, TEJA Datum: 26 Auteur(s): Fieke de Wit, Jan van Teeffelen, Ger Franssen Versie: 1.0 Status: Concept Bestek FRGE-EA Summa College Pagina: 2 van 28

3 Inhoud 1. Inleiding Algemeen Beschrijving van de Aanbestedende dienst Doel van de aanbesteding Achtergrond en huidige situatie Multifunctionals en laserprinters Reprodiensten Optionele producten en diensten Planning Stand-still termijn Bijlagen VOORWAARDEN TOT INSCHRIJVING Algemene voorwaarden Geldigheidsduur Inschrijving Prijzen Betaling Strategisch inschrijven INSCHRIJVINGSPROCEDURE Contactpersoon Inschrijver tijdens de aanbesteding Adres Aanbestedende dienst Inlichtingen Rangorde documenten Wijze van aanmelden Inschrijving door een Samenwerkingsverband (combinatie) Inschrijving door Samenwerkingsverband met Onderaannemers Inschrijving door een onderneming die onderdeel uitmaakt van een Holding- of Moedermaatschappij Wijze van aanbieden Inschrijving KWALIFICATIEPROCEDURE Algemeen Vaststellen van de geschiktheid van de Inschrijver Referenties Vaststelling geschiktheid PROGRAMMA VAN EISEN Eisen GUNNINGSCRITERIA Gunning Kwaliteit (60%) Prijs (40%) 22 Bestek FRGE-EA- Pagina: 3 van 28

4 6.4. Procedure Gunning STRUCTUUR INSCHRIJVING Algemeen Varianten Algemene gegevens Inschrijver(s) 27 Bestek FRGE-EA- Pagina: 4 van 28

5 Definitielijst Tenzij hier uitdrukkelijk van wordt afgeweken, hebben woorden die met een hoofdletter zijn geschreven (alsmede vervoegingen of het meer- en/of enkelvoud daarvan) de betekenis zoals hieronder vermeld. Aanbestedende dienst Stichting ROC Summa College. Bao Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005, Stb. 408, zoals laatstelijk gewijzigd. Beoordelingsteam Samengesteld multidisciplinair team, bestaande uit leden van de onderdelen Automatisering, Facilitair Beheer en Inkoop, dat namens het Summa College de aanbesteding voorbereidt, uitvoert en de Inschrijvingen beoordeelt. Bijlage Een bijlage (1 t/m 12) bij de Offerteaanvraag. Centrale repro van het Summa College Voorziening op locatie van de Contractant waar documenten gereproduceerd kunnen worden. Combinant(en) Een of meerdere Ondernemer(s) die onderdeel uitmaakt van een Samenwerkingsverband. Europese aanbesteding Aanbesteding volgens de voorschriften van het Bao. Follow-me printfunctionaliteit Met Follow Me printen kunnen printopdrachten op elke willekeurige, in het netwerk opgenomen, printer of multifunctional worden uitgeprint. Gunningscriteria Criteria, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, op basis waarvan het Summa College de Inschrijvingen beoordeelt, rangschikt en aan de hand waarvan het Summa College bepaalt welke Inschrijving voor gunning in aanmerking komt. Holdingmaatschappij Een holding maatschappij is een vennootschap die hiërarchisch gezien de hoogste maatschappij binnen een groep van maatschappijen is. Inschrijver Een Ondernemer die geïnteresseerd is in verwerving van de en een Inschrijving doet. Inschrijving Een, naar aanleiding van een Offerteaanvraag, door een Inschrijver ingediend aanbod om de Raamovereenkomst uit te voeren. Bestek FRGE-EA- Pagina: 5 van 28

6 Moedermaatschappij Een moedermaatschappij is een vennootschap die door deelneming of op andere wijze direct of indirect een overwegend zeggenschap heeft in een andere, juridisch zelfstandige onderneming. Nota van Inlichtingen Document waarin de antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, alsmede eventuele wijzigingen van de Offerteaanvraag en/of Bijlagen. De Nota( s) van Inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk deel uit van de Offerteaanvraag en prevaleert/prevaleren boven het overige deel van de Offerteaanvraag en de daarbij behorende Bijlagen. Offerteaanvraag Een beschrijving van de te gunnen Raamovereenkomst en de voor deze gunning geldende Selectie- en Gunningscriteria, Beoordelingsnormen en Uitsluitingsgronden. Het concept van de Raamovereenkomst maakt onderdeel uit van de Offerteaanvraag. Onderaannemer Persoon of organisatie die in opdracht van Contractant, zonder voor hem in dienst te zijn, de uit deze aanbesteding voortvloeiende Overeenkomst gedeeltelijk uitvoert. Ondernemer Een aannemer, leverancier of dienstverlener als bedoeld in het Bao, of een Samenwerkingsverband. Het Summa College De Aanbestedende dienst, zijnde Stichting ROC Summa College. Contractant De Inschrijver aan wie wordt gegund en waarmee de Raamovereenkomst wordt gesloten. (Order)kosten Alle bijkomende kosten in verband met plaatsen van een order(zoals administratie-, bestel-, transport en afleverkosten) (Raam)Overeenkomst Een overeenkomst tussen het Summa College en een Contractant met het doel gedurende een bepaalde periode (maximaal vier jaar) de voorwaarden inzake de huur, lease, plaatsing/installatie en onderhoud, instructie, begeleiding en nazorg van uit te voeren. Samenwerkingsverband Combinatie van Ondernemers, die gezamenlijk een Inschrijving doen en die hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de gehele Raamovereenkomst. Selectiecriteria De eisen waaraan een Inschrijvermoet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de Raamovereenkomst. Servicepunt / Repro Algemene centrale voorziening voor het reproduceren van documenten. Bestek FRGE-EA- Pagina: 6 van 28

7 Toegevoegde waarde voor het Summa College Het Summa College wenst maximaal ontzorgd te worden als het gaat om handling, beheer en support. Voorstellen die de Inschrijver, binnen de kaders van dit bestek, hierin doet kunnen leiden tot een hogere score voor het betreffende (sub-)criterium. Uitsluitingsgronden Minimale eisen, gesteld door het Summa College, waaraan de Inschrijving moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor beoordeling. Webbased applicatie Een softwarepakket dat online via een webbrowser te benaderen is. Werkdag Een kalenderdag, niet zijnde (i) een zaterdag of zondag, (ii) een algemeen erkende feestdag in Nederland of (iii) het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. Bestek FRGE-EA- Pagina: 7 van 28

8 1. Inleiding 1.1. Algemeen Voor u ligt het beschrijvend document van de Europese aanbesteding voor printvoorzieningen van de Aanbestedende dienst Stichting ROC Summa College, hierna Summa College, intern aanbestedingsnummer FRGE-EA-. Het Summa College heeft ervoor gekozen om deze Overeenkomst aan te besteden volgens de openbare procedure. Dit houdt in dat voor deze aanbestedingsprocedure alle geïnteresseerde leveranciers een Inschrijving kunnen indienen. Dit document bevat alle informatie op basis waarvan u een Inschrijving kunt doen. Voor deze aanbesteding is gekozen voor het gunningscriterium economisch meest voordelige aanbieding. Dit gunningscriterium is verder uitgewerkt in hoofdstuk 6. Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk veertien dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving, aan het onder paragraaf 3.1. genoemde adres schriftelijk kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document (bijv. m.b.t. criteria, termijnen, werkwijze) dient u zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk veertien dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving, schriftelijk aan het onder paragraaf 3.1. genoemde adres van het Summa College kenbaar te maken Beschrijving van de Aanbestedende dienst Het Summa College (voorheen ROC Eindhoven) is per 1 augustus 1996 opgericht ter uitvoering van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De vestigingsplaats is Eindhoven. Het Summa College is een grote onderwijsorganisatie met daarbinnen 17 branchegerichte scholen voor Middelbaar Beroepsonderwijs, 1 school voor Volwasseneducatie (Ster College), 1 school voor Voortgezet Onderwijs (Montessori College) en 1 school voor funderend onderwijs (School 23). Naast het reguliere onderwijs, dat grotendeels door de overheid wordt bekostigd, is er binnen de scholen in toenemende mate aandacht voor private (aanvullende) onderwijsactiviteiten, gefinancierd door bedrijven, instellingen en particulieren. Het aantal studenten bedraagt ca per jaar. Het aantal medewerkers bedraagt circa (ca fte). Het College van Bestuur en de scholen worden ondersteund door een vijftal diensten en een drietal stafafdelingen. In het aanbestedingsteam zullen mensen van de dienst Facilitair Beheer, dienst I&A en de Bureau Inkoop gezamenlijk optrekken om deze Europese aanbesteding tot een goed einde te brengen. Diverse medewerkers van de clusters zijn uitgebreid geconsulteerd. De Raamovereenkomst zal worden gesloten tussen Summa College en Contractant. De door Contractant te leveren producten en diensten zullen mede worden geleverd ten behoeve van de aan Summa College gelieerde rechtspersonen. Dit betreft de volgende rechtspersonen (met KvK nummer): Stichting ROC Summa College Stichting Beheer Activa Summa College (SBA) Exempla Opleidingen B.V (Holding) Exempla Techniek B.V Premium Opleidingen B.V Exempla Teleco@ch B.V Management Academie voor Kappers en Stylisten B.V. (MAKS) Teclab B.V Bestek FRGE-EA- Pagina: 8 van 28

9 1.3. Doel van de aanbesteding Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een Raamovereenkomst met één Inschrijver. U dient in te schrijven op het volledige pakket van producten en diensten zoals vermeld in dit bestek en de aanvullende documenten. De af te sluiten Overeenkomst zal een looptijd hebben van 60 maanden en kan door het Summa College 3 keer met een periode van 12 maanden worden verlengd, tot een maximale contractduur van 96 maanden. Het Summa College kan na verloop van de looptijd beslissen of zij de Overeenkomst met de Inschrijver al dan niet zal verlengen. Uiterlijk drie maanden voordat de Raamovereenkomst eindigt, zal het Summa College via een aangetekende brief de wens tot verlenging kenbaar maken Achtergrond en huidige situatie Multifunctionals en laserprinters Aantal multifunctionals en laserprinters Momenteel zijn er binnen het Summa College 65 multifunctionals en ca. 350 laserprinters (kleur en zwart/wit samen) in gebruik. De laserprinters staan in klaslokalen en bij medewerkers op kantoor. De laserprinters in de klaslokalen zullen zo veel mogelijk vervangen gaan worden door multifunctionals op de gang. Daar waar het echt noodzakelijk is om een printer in een klaslokaal te hebben, zal dit onder strikte voorwaarden toegestaan worden. De laserprinters op de kantoren komen niet meer terug. Het Summa College verwacht dat er in de nieuwe situatie zo n 50 laserprinters in gebruik blijven. Het aantal multifunctionals zal als gevolg hiervan toenemen. De beste inschatting van het Summa College is dat er ca. 115 multifunctionals ingezet gaan worden, maar samen met de Contractant zal een vlekkenplan opgesteld worden waarbij het advies van de Contractant zwaar zal wegen. De multifunctionals die reeds aanwezig zijn, zullen als onderdeel van deze aanbesteding vervangen worden door multifunctionals van de Contractant. U dient in uw implementatieplan aan te geven hoe u gaat bepalen hoeveel multifunctionals nodig zullen zijn. Verbruik Een uitgebreid verbruiksoverzicht is te vinden in Bijlage 10. Gewenste situatie Het Summa College wenst maximaal ontzorgd te worden als het gaat om handling, beheer en support. Het Summa College is een onderwijsinstelling die een groot belang hecht aan goede beroepspraktijkvorming van haar studenten. Het Summa College wil de mogelijkheid hebben om stagiaires van haar opleidingen te plaatsen binnen de organisatie van de Contractant. Dit geldt voor zowel het servicepunt binnen Summa Collega als op locaties van de Contractant. Follow me printing Het Summa College wil de Follow-me printfunctionaliteit gaan gebruiken. Daarvoor worden de accounts uit de Active Directory gebruikt. Contractant zal het follow-me printing als onderdeel van de Overeenkomst inrichten. Hoe identificatie op de multifunctionals of laserprinter plaatsvindt, wordt aan de Contractant overgelaten. Dit kan via pasjes en/of met de Active Bestek FRGE-EA- Pagina: 9 van 28

10 Directory gegevens en/of met een code. Het Summa College heeft zelf geen passysteem beschikbaar waarmee medewerkers en studenten zich kunnen identificeren. Mobiele devices De multifunctionals zullen zowel door medewerkers als studenten van het Summa College gebruikt worden. Voor zowel medewerkers als studenten geldt dat zij moeten kunnen printen vanaf de werkplek (desktop of laptop) en vanaf mobiele devices zoals tablets en smartphones. De meest voorkomende platformen moeten ondersteund worden (zie ook het Programma van Eisen). Betaald printen studenten In tegenstelling tot de medewerkers van het Summa College en/of de aan haar gelieerde rechtspersonen moeten studenten en cursisten zelf betalen voor het maken van afdrukken en kopieën. Scans zijn gratis. Het betaalsysteem voor de studenten en cursisten wordt door Contractant geleverd en beheerd, waarbij Contractant tevens zorg draagt voor een voorziening waarmee studenten hun saldo kunnen opladen/opwaarderen. Het Summa College bepaalt samen met Contractant de prijs die de studenten en cursisten per afdruk betalen. De meerprijs ten opzichten van de kostprijs wordt maandelijks met de factuur verrekend. Betaald printen cursisten/bezoekers Daarnaast heeft het Summa College een groep studenten die geen Active Directory account krijgen omdat ze maar voor een aantal avonden of zaterdagen een cursus volgen. Deze studenten zullen echter wel, middels het door Contractant geleverde en beheerde betaalsysteem, betaald gebruik moeten kunnen maken van de multifunctionals. Contractant dient hiervoor een voorziening te leveren en te beheren. Beheer Regulier beheer (onderhoud): Onder regulier beheer wordt verstaan het operationeel houden van de printvoorzieningen door de Contractant zoals het bijvullen van toner en nietjes etc. 1 e lijns beheer Het Summa College gaat het 1 e lijns beheer op de multifunctionals zelf uitvoeren. Onder 1 e lijns beheer wordt onder andere verstaan de 1 e storingsanalyse; staat het apparaat aan, is er een netwerkverbinding, zit er papier in, oplossen van vastgelopen papier, bijvullen van papier, eenvoudige storingen oplossen (Contractant voorziet hiervoor in een opleiding/training aan medewerkers van het Summa College). Tevens levert Contractant een Webbased applicatie waarmee zowel het Summa College als de Contractant de status van de multifunctionals en laserprinters kan bewaken op hoeveelheid toner, aantal gemaakte afdrukken, beschikbaarheid van het apparaat, etc. 2 e lijns beheer Het 2 e lijns beheer wordt door Contractant uitgevoerd, waarbij Contractant door het Summa College op de hoogte wordt gebracht dat er een storing is die het Summa College zelf niet op kan lossen. Contractant zal op de hoogte gebracht worden van de storing via de Helpdesk van het Summa College. Contractant zal niet door eindgebruikers worden benaderd. Bestek FRGE-EA- Pagina: 10 van 28

11 Reprodiensten Huidige situatie Momenteel maakt het Summa College gebruik van reprodiensten van de huidige leverancier. Er zijn momenteel op 3 locaties van het Summa College repro s ingericht. Op deze repro s kunnen studenten en medewerkers hardcopies of USB-sticks aanleveren die gereproduceerd moet worden of van andere nabehandeling wordt voorzien. Ook worden reproopdrachten per mail naar de repro s gestuurd. De repro s verzorgen het reprowerk. De student komt zijn materiaal zelf weer ophalen en rekent contant af. Medewerkers moeten een ondertekende opdrachtbon mee leveren. De repro brengt de kosten bij het Summa College in rekening. Gewenste situatie Het Summa College wenst maximaal ontzorgd te worden. Het Summa College wil nog slechts één, door Contractant bemand, Servicepunt (repro) op één van haar locaties hebben. Hiervoor zal een ruimte beschikbaar worden gesteld. Als dit Servicepunt het werk niet kan uitvoeren zal de repromedewerker van Contractant er voor zorgen dat de reproopdracht bij de Centrale repro van Contractant komt. Dit Servicepunt (repro) zal tevens moeten voorzien in spoedopdrachten. Afleveren van het reprowerk gebeurt op één vaste locatie van het Summa College. Vanaf die locatie verzorgt het Summa College zelf de distributie naar de medewerker via de postronde. Hiervoor worden strikte afspraken gemaakt over lever- en bezorgtijden. Medewerkers moeten een ondertekende opdrachtbon overleggen waarmee het Servicepunt de kosten op de juiste school of dienst kan boeken. Studenten dienen af te kunnen rekenen bij het ophalen van de reproopdracht(en). Het Servicepunt (repro) is met name bedoeld voor: het kopiëren van hard copy; als service voor studenten; voor vragen en advies over reproopdrachten; voor spoed reproopdrachten. De medewerker kan verder alle digitale reproopdrachten van het Summa College verwerken (putten uit de totale hoeveelheid reproopdrachten). Het Servicepunt (repro) zal moeten worden bemand door medewerkers van de Contractant en is minimaal geopend op werkdagen van 8.00 uur uur. Minimale dienstverlening op het Servicepunt (repro) dient te zijn: Afdrukken zwart/wit en kleur in A4 en A3; Scannen; Nieten; Vouwen; Boren; Lijmen/inbinden; Lamineren. In overleg met de Contractant zal dit punt ingericht worden om te komen tot een efficiënte inrichting van de ruimte. Het Summa College stelt een ruimte en stroom beschikbaar. De apparatuur wordt door Contractant geleverd. Bestek FRGE-EA- Pagina: 11 van 28

12 Optionele producten en diensten Het Summa College overweegt naast de hierboven genoemde producten en diensten optioneel andere producten en diensten af te nemen van Contractant. Speciale afdrukapparatuur Het Summa College maakt naast de multifunctionals en laserprinters ook gebruik van speciale afdrukapparatuur. Het betreft unieke afdrukapparatuur voor een specifieke situatie met dusdanig kleine aantallen dat het Summa College de specificaties niet kan weergeven in deze aanbesteding. Het Summa College wil van de mogelijkheid gebruik maken om deze speciale afdrukapparatuur bij Contractant af te nemen. Indien Contractant niet in staat is deze apparatuur te leveren, staat het Summa College vrij om de afdrukapparatuur bij een andere afnemer te betrekken. Het betreft onder andere de volgende afdrukapparaten: plotters, diplomaprinters (extra dik papier met watermerk) en speciale kleurenprinters voor onder andere modeontwerp applicaties. Postverzorging Optioneel overweegt het Summa College om de werkzaamheden met betrekking tot postverzorging uit te besteden. We vragen hiertoe aan de Contractant om advies uit te brengen over de voor- en nadelen van een externe postkamer. Ook willen we graag een indicatieve prijs ontvangen voor de betreffende diensten waarbij er wordt aangegeven hoe de prijs is opgebouwd, bijvoorbeeld in aantal poststukken extern, binnenkomend en interne postrondes. Het Summa College gaat uit van 1 postronde per Werkdag. Een overzicht van actuele verbruiksgegevens is toegevoegd als bijlage 10. De locaties zijn: Adres Sterrenlaan 4 Sterrenlaan 6 Sterrenlaan 8 Sterrenlaan 10 Frankrijkstraat 101 Frederiklaan 60a Frederiklaan 60b Habsburglaan 1 Willem de Rijkelaan 3 Rachelsmolen 1 Van Vorststraat 50 Vijfkamplaan 4 Torenallee 20 De Run 4250 Huufkes Willemsstraat Julianalaan Plaats Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Veldhoven Nuenen (op afroep) Eindhoven (op afroep) Helmond (op afroep) Nieuwe technologieën en diensten De wereld verandert snel. Technologische mogelijkheden worden in snel tempo ontwikkeld. In de maximaal 8 jaar dat het contract loopt kunnen er veel interessante technologieën op de markt beschikbaar komen die nu nog niet bekend zijn of voor het Summa College nu nog geen toegevoegde waarde hebben. Summa College wenst van de mogelijkheid gebruik te maken om gedurende de looptijd van het contract (inclusief optionele verlenging) het contract uit te kunnen breiden met nieuwe producten en diensten. U wordt gevraagd om met het Summa Bestek FRGE-EA- Pagina: 12 van 28

13 College mee te denken in toepassingen die voor het Summa College interessant zijn, nu en in de toekomst. U wordt verzocht om uw visie, trends en toekomstverwachting op het gebied van afdrukapparatuur en reprodiensten te geven. Nieuwe ontwikkelingen / apparatuur dienen door Contractant tegen een marktconforme prijs te worden aangeboden aan het Summa College. Indien het Summa College het aanbod niet marktconform vindt, kan een contract worden verleend aan een derde partij Planning Onderstaand schema betreft slechts een indicatieve planning waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. Fase Datum Tijd Publicatie aanbestedingskalender Woensdag 27 maart 2013 Sluiting mogelijkheid stellen van vragen Woensdag 10 april 2013 Publicatie beantwoording NvI Uiterlijk woensdag 24 april 2013 Sluiting mogelijkheid indienen aanbieding Dinsdag 7 mei 2013 Mededeling voornemen tot gunning Woensdag 29 mei 2013 Uiterlijk om uur Uiterlijk om uur 1.6. Stand-still termijn Elke Inschrijver wordt door het Summa College door middel van een gemotiveerde mededeling per post en per bericht over de voorgenomen gunning. De mededeling van de voorlopige gunning wordt in ieder geval per elektronische post verzonden. Conform art. 55 lid 1 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) houdt deze mededeling van de voorlopige gunning geen aanvaarding in van een aanbod van een Inschrijver. Indien in een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de mededeling van de voorlopige gunning door Inschrijvers gebruik wordt gemaakt voor het instellen van een beroep in rechte tegen de voorgenomen gunning, zal het Summa College in beginsel niet tot gunning overgaan voordat vonnis is gewezen, tenzij zeer dringende omstandigheden zich hiertegen verzetten Bijlagen De volgende bijlagen maken onderdeel uit van dit beschrijvend document: Bijlage 1 Eigen Verklaring Bijlage 2 Holdingverklaring Bijlage 3 Referenties Bijlage 4 Concept Raamovereenkomst Bijlage 5 Vragenformulier Bijlage 6 Inkoopvoorwaarden Summa College Bijlage 7 Prijzenblad Bijlage 8 Verklaringenblad Bijlage 9 Programma van Eisen Bijlage 10 Verbruiksgegevens Bijlage 11 Checklist Bijlage 12 Print- en reproductiebeleid Bestek FRGE-EA- Pagina: 13 van 28

14 2. VOORWAARDEN TOT INSCHRIJVING 2.1. Algemene voorwaarden Het Summa College hanteert de onderstaande algemene voorwaarden voor deelname aan de Inschrijving: Inschrijven houdt in dat u met de bepalingen in dit beschrijvend document en haar bijlagen instemt; U dient de Inschrijving in overeenstemming met dit beschrijvend document en bijbehorende documenten aan te leveren; Uw Inschrijving dient door een daartoe bevoegd persoon te worden ondertekend, deze dient vermeld te staan in bijgevoegde uittreksel KvK; Uw Inschrijving is voor het Summa College geheel kosteloos; Uw Inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie van schriftelijke of mondelinge aard dient tijdens de gehele contractperiode in de Nederlandse taal te geschieden; Uw algemene voorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten; U mag de gegevens, die het Summa College u in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; Intellectueel eigendom: u mag dit beschrijvend document uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor dit is verstrekt; Het is u niet toegestaan het beschrijvend document en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze zijn verstrekt te verveelvoudigen; Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van het Summa College tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document; Het is u niet toegestaan wijzigingen door te voeren in een door het Summa College beschikbaar gesteld document (op straffe van mogelijke uitsluiting); Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk schriftelijk kenbaar te maken via een aan [email protected]; Het Summa College behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde Overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure, zonder opgave van reden, tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft het Summa College géén verplichting tot gunning. Door het doen van een Inschrijving verklaart u zich akkoord met dit voorbehoud; Indien u gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat u uw voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt het Summa College zich eveneens het recht voor uw Inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen; U heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins; Het Summa College behandelt uw Inschrijving en correspondentie vertrouwelijk; De door u verstrekte informatie en/of informatiedrager wordt na het verstrijken van de gestelde termijn niet geretourneerd; Bestek FRGE-EA- Pagina: 14 van 28

15 Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij u. Afhankelijk van de aard van de omissie of onjuistheid kan dit leiden tot uitsluiting Geldigheidsduur Inschrijving 2.3. Prijzen 2.4. Betaling De Inschrijving dient een geldigheidsduur te hebben van 6 maanden (180 dagen) gerekend vanaf de uiterste datum van ontvangst van de Inschrijvingen. In deze aanbesteding is een prijzenblad opgenomen. Dit prijzenblad dient volledig ingevuld te worden. De tarieven kunnen voor het eerst per 1 januari 2015 conform het CBS prijsindexcijfer worden geïndexeerd echter met een maximum percentage van 3%. Prijzen worden in Euro s exclusief BTW aangegeven conform de eisen van dit bestek en zijn geldig in alle voorkomende situaties. Betaling vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst factuur, op voorwaarde dat deze voldoet aan alle gestelde eisen [zie Algemene Inkoopvoorwaarden Summa College] Strategisch inschrijven Strategisch inschrijven is niet toegestaan. Onder strategisch inschrijven verstaat het Summa College het volgende; Strategisch inschrijven is handig inschrijven, zodat men goed scoort op de Gunningscriteria. Men lijkt goedkoper, terwijl men in de praktijk wellicht zelfs duurder is. De Inschrijving mag bijvoorbeeld niet irreëel of manipulatief zijn. Ook kan het bestek grenzen stellen aan strategisch inschrijven. Een Inschrijving die deze grenzen overschrijdt, is ongeldig. Een (vermoedelijke) strategische Inschrijving zal tevens worden getoetst op de volgende punten: De inschrijfprijzen dienen (aantoonbaar) marktconform te zijn (mogen bijv. niet negatief of nul zijn), Bij opvraag zal Inschrijver onvoorwaardelijk meewerken aan het aantoonbaar maken van de marktconformiteit. Bestek FRGE-EA- Pagina: 15 van 28

16 3. INSCHRIJVINGSPROCEDURE In dit hoofdstuk zal de gehanteerde procedure worden uitgewerkt. Inschrijvingen dienen, conform de aanwijzingen in dit hoofdstuk gedaan te worden Contactpersoon Inschrijver tijdens de aanbesteding Het Summa College wenst tijdens de aanbestedingsprocedure met één contactpersoon en zijn plaatsvervanger te communiceren over deze aanbesteding. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw Inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens uw organisatie te kunnen optreden. De contactpersoon van de Inschrijver en diens plaatsvervanger dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen Adres Aanbestedende dienst Summa College T.a.v. Bureau Inkoop Sterrenlaan KA Eindhoven 3.3. Inlichtingen Vragen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en de inhoud van de aanbesteding kunnen uitsluitend per gesteld worden aan onder vermelding van het aanbestedingskenmerk FRGE-EA-. De uiterste datum van indienen van de vragen zoals opgenomen in schema 1.5. Het antwoord op deze vragen zal uiterlijk op de in schema 1.5. opgenomen Nota van Inlichtingen aan alle gegadigden beschikbaar worden gesteld. Wanneer nodig zal een 2 e Nota van Inlichtingen deel uitmaken van deze aanbesteding. De Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het beschrijvend document. Telefonische vragen worden niet beantwoord Rangorde documenten De rangorde van de documenten is als volgt: 1. Nota van Inlichtingen; 2. Bestek FRGE-EA-, inclusief bijlagen; 3. Offerte Contractant. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meer Nota s van Inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen, dus die met het hoogste nummer Wijze van aanmelden Inschrijvers mogen maximaal één maal inschrijven. Bestek FRGE-EA- Pagina: 16 van 28

17 Inschrijving door een Samenwerkingsverband (combinatie) Inschrijving door een Samenwerkingsverband van Ondernemers is toegestaan. Door het Summa College worden geen bijzondere eisen gesteld met betrekking tot de rechtsvorm (na contractering) van het Samenwerkingsverband. De Inschrijving geschiedt door van elke Combinant een volledig ondertekend exemplaar van de Eigen Verklaring in te dienen. Iedere Combinant dient afzonderlijk de bedrijfsspecifieke gegevens te overleggen. De informatie van de verschillende combinaties dient te worden gebundeld. In geval van een combinatie dient u op het algemene gegevensformulier aan te geven wie als penvoerder van de combinatie optreedt. In een door alle Combinanten te ondertekenen verklaring dienen de deelnemers aan de combinatie te verklaren dat zij gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst. Tevens dient in deze verklaring te worden omschreven hoe de verdeling van de werkzaamheden is geregeld tussen de Combinanten. Tot slot dient in de verklaring aangegeven te worden wie als gevolmachtigde van de combinatie zal optreden en als zodanig bevoegd is de combinatie ter zake van de te gunnen Overeenkomst te vertegenwoordigen Inschrijving door Samenwerkingsverband met Onderaannemers Als de Inschrijver een Samenwerkingsverband aangaat met één of meer Onderaannemers om aan de gestelde (technische bekwaamheids-)eisen te voldoen moet elke Onderaannemer de Eigen Verklaring ondertekenen. De Inschrijver moet deze Eigen Verklaring(en) van de door hem in te zetten Onderaannemer(s) voegen bij de door hem in te dienen Eigen Verklaring. De verklaring van Onderaannemers dient aangemerkt te zijn met; Onderaannemer Inschrijving door een onderneming die onderdeel uitmaakt van een Holding- of Moedermaatschappij Indien de Inschrijver deel uitmaakt van een concern én zich beroept op de financiële en economische draagkracht van de Holding- of Moedermaatschappij, dient de Inschrijver hiervoor een Holdingverklaring van de Holding- of Moedermaatschappij in te dienen. De Inschrijver dient hiervoor gebruik te maken van de verklaring zoals opgenomen in bijlage 2. Met deze verklaring verklaart de Holding- of Moedermaatschappij dat zij zich volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten Raamovereenkomst voortvloeien Wijze van aanbieden Inschrijving Inschrijvingen dienen met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften te zijn opgemaakt en te worden ingezonden dan wel afgeleverd. 1 Uw Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend en in tweevoud in een ringband te worden ingediend. Tevens dient uw Inschrijving digitaal (memorystick) te worden aangeleverd. Bij tegenstrijdigheden in de verschillende versies is de papieren versie, dus de ondertekende versie, bindend. 2 Inschrijvingen per worden niet geaccepteerd. 3 Uw Inschrijving dient in gesloten verpakking ingeleverd te worden. Op deze verpakking moet duidelijk naam en adres van het Summa College geschreven staan en de tekst: -Inschrijving aanbesteding FRGE-EA-. Op de verpakking mag uw naam of adres niet worden vermeld of anderszins zichtbaar zijn. Bestek FRGE-EA- Pagina: 17 van 28

18 4 Het prijzenblad dient separaat, in een dichte envelop, bijgevoegd te worden bij de Inschrijving. Op deze gesloten envelop dient duidelijk aangegeven te worden dat het de prijsbijlagen betreft. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat het prijzenblad niet wordt opgenomen bij de digitaal aangeboden versie. De Aanbestedende dienst zal de prijzenenvelop pas openen nadat de kwaliteitseisen en wensen zijn beoordeeld. Uw Inschrijving dient uiterlijk in het bezit te zijn van, Summa College T.a.v. Bureau Inkoop Sterrenlaan KA Eindhoven op de sluitingsdatum zoals in het planningsschema (1.5) is aangegeven. Deze sluitingsdatum en tijd is bindend. 5 U dient uw Inschrijving binnen kantoortijden (werkdagen tussen 9.00 en uur), met inachtneming van de uiterlijke inleverdatum en -tijdstip, te bezorgen bij de receptie van het Summa College, Sterrenlaan 10, 5631 KA Eindhoven. De opening van de ingediende offertes zal niet openbaar en dus niet in het bijzijn van de inschrijvende partijen plaatsvinden. 6 Het risico van vertraging in de aflevering van de offerte of anderszins, rust bij de Inschrijver. Te laat inleveren van het offertedocument leidt onherroepelijk tot uitsluiting van verdere deelname. 7 De totale Inschrijving dient te zijn voorzien van een paginanummering, X van Y. Daarnaast dient iedere pagina voorzien te zijn van de naam van de inschrijvende partij als voettekst. 8 Het proces verbaal van opening zal digitaal aan de Inschrijvers worden toegezonden en gepubliceerd op de tendersite. 9 Inschrijvingen die niet aan de voorwaarden onder 1 (rechtsgeldige ondertekening), 3 (tekst op de verpakking ) en 4 (datum en tijdstip van ontvangst Inschrijvingen) voldoen, zullen door de met de opening belaste medewerkers niet ter beoordeling aan het Beoordelingsteam worden aangeboden. Indien dit laatste het geval mocht zijn dan wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd, onder vermelding van de reden. 10 Het is Inschrijvers niet toegestaan inhoudelijke en/of tekstuele wijzigingen aan te brengen in de aanbestedingsdocumenten. Bestek FRGE-EA- Pagina: 18 van 28

19 4. KWALIFICATIEPROCEDURE 4.1. Algemeen Het Summa College controleert allereerst, ingevolge de artikelen 45 tot en met 47 van het Bao, van iedere Inschrijver of er reden is voor uitsluiting van deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Vervolgens wordt op grond van de gestelde eisen de geschiktheid van de Inschrijver vastgesteld. Als de Inschrijver voldoet aan de geschiktheidseisen, vindt verdere beoordeling plaats op grond van de Gunningscriteria. Indien de Inschrijver wordt uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding of niet voldoet aan de geschiktheidseisen, wordt de Inschrijving niet verder in behandeling genomen. De reden(en) voor het niet verder in behandeling nemen van de Inschrijving zal (zullen) dan schriftelijk aan de Inschrijver worden medegedeeld. De bijbehorende verklaringen en de gevraagde informatie dient te worden overlegd. Dit dient te geschieden door het invullen van de verklaringen volgens bijgaande modellen en het toevoegen van de gevraagde bewijsstukken. De gevraagde informatie moet worden aangeleverd in de volgorde zoals in dit document bij 7.1 aangegeven Vaststellen van de geschiktheid van de Inschrijver De te hanteren kwalificatiecriteria, geschiktheidseisen, zijn in onderstaande tabel weergegeven. De daarbij behorende invulformulieren zijn opgenomen in de bijlagen. Per criterium zijn eventuele bijzonderheden weergegeven. Criterium Bijzonderheid Soort Criterium A. Algemene Gegevens Rechtsgeldig ondertekend Knock-out De relevante algemene gegevens van de onderneming van Inschrijver, bestuurders en contactpersonen worden hiermee bedoeld. Voor deze verklaring kan volstaan worden met de verklaring zoals in dit document is opgenomen onder Algemene gegevens Inschrijvers. Indien uw Inschrijving niet rechtsgeldig ondertekend is, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor uw Inschrijving ter zijde te leggen en niet inhoudelijk te beoordelen. B. Eigen Verklaring Verklaring conform art. 45 Bao betreffende verklaringen Belastingdienst, nonfaillissementsverklaring alsmede VOG van de onderneming (niet ouder dan 3 maanden) Knock-out U dient de Eigen Verklaring (bijlage 1) waaruit blijkt dat geen van de situaties zoals gesteld in artikel 45 Bao zich voordoen, te ondertekenen. De betreffende bewijsstukken zullen vóór gunning aan de winnende partij worden opgevraagd. Een niet ondertekende Eigen Verklaring leidt tot uitsluiting van de Inschrijver. C. Recent bewijs van Inschrijving in nationaal beroeps-/ handelsregister conform art. 47 Bao Niet ouder dan drie (3) maanden vanaf sluitingsdatum Inschrijving Knock-out Bestek FRGE-EA- Pagina: 19 van 28

20 4.3. Referenties Een bewijs van Inschrijving van de onderneming van Inschrijver in het nationaal beroeps-/ handelsregister (als bedoeld in artikel 47 Bao). Dit bewijs dient als kopie toegevoegd te worden en mag niet ouder zijn dan drie (3) maanden te rekenen vanaf sluitingsdatum. Indien uw onderneming niet ingeschreven is in het nationaal beroeps-/handelsregister, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor uw Inschrijving ter zijde te leggen en niet inhoudelijk te beoordelen. D. Opgave van twee afgeronde of lopende referenties. Vergelijkbaar met onderhavige aanbesteding qua aard en omvang conform art. 49 lid 2 sub b Bao De afzonderlijke referenties dienen te voldoen aan de onderstaande aspecten Knock-out Ter beoordeling van de technische bekwaamheid dient u 2 referenties van vergelijkbare projecten te overleggen die u over de afgelopen drie jaar heeft verricht. U dient hiervoor het format van bijlage 3 te gebruiken. Met vergelijkbare projecten wordt bedoeld, een project dat: betrekking heeft op de levering van- en onderhoud op multifunctionals en laserprinters én het leveren van reprodiensten, waarbij een deel van de gebruikers betaald print en een ander deel niet, zoals omschreven in dit document. Minimaal één referentie dient een onderwijsinstelling te zijn; van tenminste vergelijkbare omvang zijn. Eventuele extra referenties zullen terzijde worden gelegd. Het toevoegen van de Aanbestedende dienst als referentie is toegestaan. De volgende aspecten dienen per referentie opgegeven te worden. (1) naam referentie (instantie of bedrijf); (2) contactpersonen van de betreffende referentie; (3) looptijd van het project: begin- en einddatum; (4) aard van het project; (5) omvang van het project; (6) branche/aard afnemende dienst. N.B. ALLE BIJLAGEN DIENEN TE WORDEN ONDERTEKEND DOOR EEN DAARTOE RECHTSGELDIG BEVOEGD PERSOON. (tekenbevoegd namens Inschrijver conform KvK) 4.4. Vaststelling geschiktheid Voor vaststelling van geschiktheid geldt dat de Inschrijving moet voldoen aan de hiervoor gestelde minimumeisen. Voor kwalificatie moeten alle formulieren en verklaringen worden bijgevoegd. INSCHRIJVINGEN DIE NIET AAN BOVENGENOEMDE MINIMUMVEREISTEN VOLDOEN WORDEN NIET IN BEHANDELING GENOMEN. Bestek FRGE-EA- Pagina: 20 van 28

21 5. PROGRAMMA VAN EISEN 5.1. Eisen U wordt verzocht op alle genoemde eisen uw akkoord te geven waarmee u aangeeft dat u zonder voorbehoud aan gestelde eisvraag voldoet. Indien niet onvoorwaardelijk wordt voldaan aan- en ingestemd met alle eisen, valt uw Inschrijving af (knock-out). De eisen geven de minimumeisen/randvoorwaarden aan waaraan uw Inschrijving moet voldoen. De eisen zijn beschreven in bijlage 9 Programma van Eisen. 6. GUNNINGSCRITERIA 6.1. Gunning De beoordeling van de aanbiedingen geschiedt op basis van het criterium economisch meest voordelige aanbieding (EMVI). Er wordt beoordeeld op de volgende criteria: Kwaliteit 60% Prijs 40% De Inschrijvingen zullen op grond van de Gunningscriteria worden beoordeeld Kwaliteit (60%) De beoordeling van het onderdeel kwaliteit geschiedt op basis van de wensen zoals deze zijn beschreven in bijlage 9 Programma van Eisen. U dient de geschreven stukken achter tabblad 8 te plaatsen met boven elk blad in de aanhef duidelijk een verwijzing naar het nummer van de wens. Voor het onderdeel kwaliteit kan maximaal 600 punten worden behaald door de Inschrijver. In het Programma van eisen staat per (sub-)criterium het maximaal te behalen aantal punten benoemd. Per (sub-) criterium kan 0%, 50% of 100% van de maximaal te behalen punten worden gescoord. De punten worden als volgt toegekend: Beoordeling Percentage van de te verdienen punten Toegevoegde waarde het Summa College 100% Voldoende 50% Onvoldoende 0% Alle (sub-)criteria worden absoluut beoordeeld, dat wil zeggen dat iedere Inschrijving op zich beoordeeld wordt en de Inschrijvingen niet in vergelijking met elkaar worden bekeken om tot een score te komen. Dit maakt het mogelijk dat meerdere Inschrijvers op een (sub-)criterium hetzelfde aantal punten scoort. Bestek FRGE-EA- Pagina: 21 van 28

22 6.3. Prijs (40%) Om een prijs te kunnen berekenen dient Inschrijver onder meer uit te gaan van de volgende gegevens op jaarbasis: Aantal studenten: in dag onderwijs; Aantal studenten: in avond of zaterdag onderwijs; Aantal personeelsleden: 1.300; Aantal multifunctionals 115; Aantal zwart/wit laserprinters 50; Aan deze aantallen kunnen geen rechten worden ontleend voor daadwerkelijk af te nemen aantallen. Toelichting op subcriterium prijs Algemeen: Alle prijzen dienen in Euro s excl. BTW te worden vermeld; Van alle prijscomponenten in de prijstabel wordt ook het van toepassing zijnde BTWpercentage separaat opgeven; Van alle prijscomponenten dient een complete en inzichtelijke specificatie bijgesloten te worden (en wel zodanig dat het Summa College kan herleiden hoe elke prijscomponent opgebouwd is); Papier voor de multifunctionals en laserprinters wordt niet binnen dit contract afgenomen; Geen (Order)kosten bij de bestelling en levering van multifunctionals en laserprinters; Geen (Order)kosten bij een bij- of verplaatsing van multifunctionals en laserprinters; De tikprijs voor een zwart/wit afdruk op een multifunctional en laserprinter is even hoog als de tikprijs op het Servicepunt. De tikprijs voor een kleurenafdruk op een multifunctional is even hoog als de tikprijs op het Servicepunt. Het Summa College wenst een prijs te ontvangen voor de volgende onderdelen: Prijs voor een zwart/witafdruk ongeacht of deze op een multifunctional, laserprinter of in het Servicepunt is gemaakt, gebaseerd op een all-in prijs; Prijs voor een kleurenafdruk ongeacht of deze op een multifunctional of in het Servicepunt is gemaakt, gebaseerd op een all-in prijs; Prijslijst voor reprodiensten; Prijs voor een afdruk in zwart/wit: Het Summa College wenst een all-in prijs per afdruk te ontvangen. Er dient een complete en inzichtelijke specificatie bijgesloten te worden (en wel zodanig dat het Summa College kan herleiden hoe de prijs opgebouwd is); In de prijs per afdruk zijn de volgende componenten inbegrepen: De lease van de multifunctionals en laserprinters; Plaatsing van de multifunctionals en laserprinters; Gebruiksklaar opleveren van de multifunctionals en laserprinter; Aansluiting van de multifunctionals en laserprinters op de netstroom en het netwerk van het Summa College; Instellen van de multifunctionals en laserprinters; Inrichten van autorisatieprofielen; Leveren van een koppeling tussen het betaalsysteem en de Active Directory van het Summa College; Bestek FRGE-EA- Pagina: 22 van 28

23 Inrichten van het betaalsysteem voor studenten; Uitrollen van het betaalsysteem onder alle studenten; Onderhouden van het betaalsysteem; Alle verbruiksartikelen, exclusief papier; Afvoeren van verpakkings- en verbruiksmateriaal; Uurloon van medewerkers van Contractant; Eventuele milieutoeslagen; Preventief en correctief onderhoud op de multifunctionals en laserprinters; Afvoeren van (defecte) multifunctionals en laserprinters; Vervangen van multifunctionals en laserprinters die aan het einde van de levensduur zijn gekomen; Verzend-/transportkosten; Leveren van een beheer-/monitoringtool aan het Summa College, waarmee het Summa College de status, aantal afdrukken en toner van de multifunctionals en laserprinters kan bewaken; Verzendkosten van het gereproduceerde werk naar een locatie van het Summa College; U vult de prijs voor een afdruk in zwart/wit in op het prijzenblad. Prijs voor een afdruk in kleur: Het Summa College wenst een all-in prijs per afdruk te ontvangen. Er dient een complete en inzichtelijke specificatie bijgesloten te worden (en wel zodanig dat het Summa College kan herleiden hoe de prijs opgebouwd is); In de prijs van per afdruk zijn de volgende componenten inbegrepen: De lease van de multifunctionals; Plaatsing van de multifunctionals; Gebruiksklaar opleveren van de multifunctionals; Aansluiting van de multifunctionals op de netstroom en het netwerk van het Summa College; Instellen van de multifunctionals; Inrichten van autorisatieprofielen; Leveren van een koppeling tussen het betaalsysteem en de Active Directory van het Summa College; Inrichten van het betaalsysteem voor studenten; Uitrollen van het betaalsysteem onder alle studenten; Onderhouden van het betaalsysteem; Alle verbruiksartikelen, exclusief papier; Afvoeren van verpakkings- en verbruiksmateriaal; Uurloon van medewerkers van Contractant; Eventuele milieutoeslagen; Preventief en correctief onderhoud op de multifunctionals; Afvoeren van (defecte) multifunctionals; Vervangen van multifunctionals die aan het einde van de levensduur zijn gekomen; Verzend-/transportkosten; Leveren van een beheer-/monitoringtool aan het Summa College, waarmee het Summa College de status, aantal afdrukken en toner van de multifunctionals kan bewaken; Verzendkosten van het gereproduceerde werk naar een locatie van het Summa College; U vult de prijs voor een afdruk in kleur in op het prijzenblad. Bestek FRGE-EA- Pagina: 23 van 28

24 Optionele prijs levering en beheer van printserver: Optioneel wenst het Summa College een prijs voor de levering en het beheer van de benodigde printserver te ontvangen. U dient deze kosten om te rekenen naar een toeslag per tik voor een afdruk. U vult de prijs van uw toeslag in op het prijzenblad. Prijslijst voor reprodiensten De tikprijs in het Servicepunt is gelijk aan de tikprijs op een multifunctional of laserprinter. De totale kosten van een afdruk zijn hoger vanwege het gebruik van papier en de afwerking die het Servicepunt op een reproopdracht moet uitvoeren. Het Summa College wenst een prijslijst te ontvangen van de momenteel bij haar meest gevraagde papiersoorten en handelingen. Deze papiersoorten en handelingen zijn vermeld in het prijzenblad. De opgegeven aantallen per jaar zijn gebaseerd op de daadwerkelijke gemiddelde afname van het product of dienst in de jaren 2011 en Aan deze opgegeven aantallen kunnen geen rechten worden ontleend voor afname gedurende de looptijd van het contract. In de prijs is de losse prijs voor het artikel + het uurloon voor het verwerken van het artikel inbegrepen, bijvoorbeeld de prijs voor een 0,5 cm ringband is 0,05. De ringband in een boekwerk verwerken kost 0,35. De prijs die u in de prijslijst opgeeft is dan 0,40. Het Summa College zal meer producten en diensten van het Servicepunt afnemen. Daar deze qua aantallen of prijs per stuk weinig van invloed zijn op de totaalkosten van het Servicepunt, zijn deze buiten de prijslijst gehouden. Met de Contractant zal een prijslijst worden opgesteld voor de overige producten en diensten. Totaalprijs en puntenverdeling Om de totaalprijs te bepalen wordt als volgt te werk gegaan: De tikprijs voor een zwart/witafdruk wordt vermenigvuldigd met ; De tikprijs voor een kleurenafdruk wordt vermenigvuldigd met ; De opgegeven prijslijst voor reprowerk wordt vermenigvuldigd met het aantal keren dat het product of de dienst naar verwachting wordt afgenomen. De prijslijst wordt bij elkaar opgeteld zodat de kosten op jaarbasis van de meest voorkomende reprowerkzaamheden bekend zijn. Daarna wordt de volgende weegfactor toegepast: Zwart/witafdruk factor 1 Kleurenafdruk factor 2 Prijslijst het Servicepunt factor 4 In totaal telt de prijs voor een zwart/witafdruk voor 1/7 mee, de prijs voor een kleurenafdruk telt als 2/7 mee en de prijs voor de reproprijslijst telt voor 4/7 mee. Bestek FRGE-EA- Pagina: 24 van 28

25 De Inschrijving met de laagste inschrijfsom behaalt de maximale score van 400 punten. De opvolgende Inschrijvingen behalen met hun hogere inschrijfsommen lagere scores conform de onderstaande formule (negatieve scores worden niet toegekend, de laagst mogelijke score is 0 punten): ((Aangeboden Totaalprijs Laagste Totaalprijs) x 400) Score = 400 -/ Laagste Totaalprijs 6.4. Procedure Eerst zal beoordeeld worden of een Inschrijving aan de vormvereisten en aan de Selectiecriteria voldoet. Als hieraan wordt voldaan zullen de Gunningscriteria beoordeeld worden. De Gunningscriteria zijn onderverdeeld in prijs en kwaliteit. Door Bureau Inkoop zal de prijs worden gecontroleerd op hetgeen is gesteld in paragraaf 2.5 Strategisch inschrijven. De prijs wordt niet medegedeeld aan het Beoordelingsteam. De kwaliteitsaspecten worden beoordeeld door het Beoordelingsteam. Alle individuele leden van het Beoordelingsteam beoordelen de wensen en geven hun scores door aan één persoon die de individuele scores per Inschrijver samenvoegt in een document. Daar waar per Inschrijving grote verschillen tussen de individuele scores op een wens zijn, wordt dit in een overleg met het Beoordelingsteam besproken. Beoordelingsteamleden kunnen op basis van de motivatie van de andere teamleden hun score bijstellen. Vanuit Bureau Inkoop zal iemand aanwezig zijn bij de besprekingen om te bewaken dat de beoordeling eerlijk verloopt. Deze persoon zal zelf geen beoordeling geven. Uiteindelijk wordt de eindscore per Inschrijving vastgesteld door de individuele scores per Inschrijving bij elkaar op te tellen en te delen door het aantal teamleden. Pas als van alle Inschrijvingen de kwaliteitsaspecten zijn beoordeeld wordt per Inschrijving de prijs kenbaar gemaakt aan degene die alle scores verzamelt. Deze persoon zal samen met Bureau Inkoop vaststellen wat per Inschrijving de score op de prijs is. Samen zullen zij de totale score per Inschrijving vaststellen Gunning Alle Inschrijvers ontvangen schriftelijk (per brief en ) bericht over de (voorgenomen) gunningsbeslissing. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de Ondernemer die de meest voordelige Inschrijving heeft gedaan. Door dit bericht komt derhalve geen Overeenkomst tot stand. Degenen van wie de Inschrijving is afgewezen ontvangen in ditzelfde bericht de motivering op hun afwijzing met daarbij de score t.o.v. de Inschrijver die de EMVI- Inschrijving heeft gedaan. Tarieven van de winnende Inschrijver worden niet bekendgemaakt. Bestek FRGE-EA- Pagina: 25 van 28

26 7. STRUCTUUR INSCHRIJVING 7.1. Algemeen 7.2. Varianten Voor een vlotte beoordeling en als checklist voor u als Inschrijver, verzoeken wij u de structuur aan te houden in uw Inschrijving zoals opgesteld in bijlage 11. De Inschrijving dient in een losbladige offertemap aangeboden te worden en er mag geen gebruik gemaakt worden van plastic insteekhoesjes. Ten behoeve van folders en dergelijke dient, in enkelvoud, een separate map gebruikt te worden. Ook (deels) ingebonden Inschrijvingen met ring- en/of lijmrug zijn niet wenselijk. Let op: Het prijzenblad dient separaat, in een dichte envelop, bijgevoegd te worden bij de Inschrijving. Op deze gesloten envelop dient duidelijk aangegeven te worden dat het de prijsbijlagen betreft. Het indienen van varianten en/of alternatieven is niet toegestaan. Indien op grond van dit beschrijvend document door één Inschrijver meerdere Inschrijvingen worden ingediend, wordt geen van deze Inschrijvingen in behandeling genomen. Bestek FRGE-EA- Pagina: 26 van 28

27 8. Algemene gegevens Inschrijver(s) Algemene gegevens Inschrijver(s) Deze bladen, achter tabblad 0 toevoegen in uw offerte. Gegevens van de onderneming Betreft aanmelding voor selectie voor: FRGE-EA- Handelsnaam Statutaire naam Postbus Postcode/Plaats Straatnaam en huisnummer Postcode/Plaats Telefoonnummer Telefaxnummer Website Mailadres Gegevens van degene die de selectiedocumenten ondertekent Voorna(a)m(en) Achternaam Functie Mijn bedrijf schrijft in als Ja/Nee penvoerder Mijn bedrijf is Combinant van Naam benoemen van penvoerder: penvoerder: De bovengenoemde persoon van de onderneming dient met een uittreksel uit het handelsregister (in Nederland is dit KvK) aan te kunnen tonen dat hij de onderneming rechtsgeldig vertegenwoordigt. In geval de vertegenwoordigingsbevoegdheid van diegene die de documenten ondertekent niet direct uit het uittreksel uit het handelsregister blijkt, voegt gegadigde op verzoek een rechtsgeldig ondertekende machtiging bij, die is ondertekend door een bestuurder of procuratiehouder die als zodanig vermeld staat op het uittreksel uit het handelsregister. Er dient een kopie van het uittreksel toegevoegd te worden onder tabblad 5. Algemene gegevens van de onder 1 bedoelde onderneming/ondernemingen Soort onderneming Werkzaam in deze branche sinds Is de onderneming onderdeel Ja/nee (s.v.p. doorhalen wat niet van toepassing is) van een concern? Zo ja, vul de gegevens in van de moederorganisatie: Bestek FRGE-EA- Pagina: 27 van 28

28 Naam Straatnaam en nummer Postcode/Plaats Uw contactpersoon en vervangend contactpersoon voor deze aanbesteding Contactpersoon Naam Functie Bedrijfsnaam Straatnaam en huisnummer Postcode/Plaats Telefoonnummer Telefaxnummer adres Vervangend contactpersoon Naam Functie Bedrijfsnaam Inschrijven als Samenwerkingsverband Indien u als Samenwerkingsverband wenst deel te nemen aan deze aanbesteding dienen alle betrokken organisaties deze bijlage in te vullen. In dit geval dient duidelijk te worden vermeld wie met betrekking tot deze aanbesteding als verantwoordelijk gemachtigde voor het Samenwerkingsverband optreedt. Inschrijven als hoofdaannemer met Onderaannemer(s) Indien u als hoofdaannemer inschrijft en zich, voor het kwalificeren van uw onderneming, beroept op de draagkracht en bekwaamheid van Onderaannemers en daartoe gegevens van die Onderaannemers bijvoegt dient u tevens aan te tonen dat u bij de uitvoering van de Overeenkomst kunt beschikken over de daartoe noodzakelijke middelen van de betreffende Onderaannemers. Bewijsstukken dient u achter tabblad 7 in te voegen. Machtiging Hierbij verklaart de bestuurder of procuratiehouder van de Inschrijver dat onderstaand persoon is gemachtigd de onderneming te vertegenwoordigen en dat deze persoon tevens de contactpersoon voor deze aanbesteding is. Tevens verklaart de bestuurder of procuratiehouder dat alle gegevens en verklaringen naar waarheid zijn/worden ingevuld. Naam Functie Onderneming Handtekening Plaats en datum Bestek FRGE-EA- Pagina: 28 van 28