NOTULEN ORGANISATIEVERGADERING FSN, ZATERDAG 14 JANUARI 2017.

Transcriptie

1 NOTULEN ORGANISATIEVERGADERING FSN, ZATERDAG 14 JANUARI Aanwezig: Namens het bestuur: Marco Schoone (voorzitter), Ron Leen, Kees Verweel, Marcus Beerens, Geeske Roorda, Yvonne Beuken, Nanette de Man (interim-secretaris), Jan Schokker, Roelf Pot (SKC) Vertegenwoordigers van de volgende wedstrijdorganisaties: HT-race, ZwarteWater Race, Roeirace Lemmer, Roeisloepenrace Grou, Vuurtorenrace Urk, Tekeer op Het Gooimeer, Grachtenrace Amsterdam, MPM, Vechten op de Vecht, Veerse Meer Race, Mosselrace, Liwwadster Rondje, Kaagrace, Kameleonrace, Slag om Makkum, Langweerder Sloepenrace, Zwolse Grachtenrace, Utrechtse Grachtenrace RonDom, Slag om de Zaan, Harlinger Kampioenschap. Afwezig met kennisgeving: Diana van Malsen (bestuur), organisatie Veerse Slag. Afwezig zonder kennisgeving: Maasrace 1. Opening door de voorzitter Iets later dan gepland heet Marco Schoone iedereen welkom. 2. Voorstelrondje vernieuwd FSN bestuur en nieuwe leden wedstrijdorganisaties Marco stelt het bestuur voor en legt uit dat het bestuur het belangrijk vindt dat ook van de commissies iemand in het bestuur vertegenwoordigd is. Zo vertegenwoordigt Geeske Roorda de Wedstrijdcommissie en Yvonne Hoeboer de Sleep- en Keurcommissie. Nanette de Man is bereid secretaris te worden en zal o.a. wat taken van Kees Verweel over gaan nemen. Bedoeling is dat zij tijdens de A.L.V. van 4 februari a.s. officieel benoemd wordt. Daarop vooruitlopend zal ze als interimsecretaris verslagleggen van deze organisatievergadering. Vervolgens krijgen de aanwezigen de gelegenheid zich voor te stellen en aan te geven voor welke wedstrijdorganisatie zij de vergadering bijwonen. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Rondom Utrecht: voorstel verkiezing voor best georganiseerde wedstrijd van 2016 De organisatie van RonDom Utrecht heeft een voorstel ingestuurd om de organisatorisch beste wedstrijd van 2016 een prijs toe te kennen. Het voorstel wordt door RonDom toegelicht. Het bestuur van de FSN vindt het een leuk plan om vanaf 2017 in te voeren. De organisatie die haar zaken het best op orde heeft zal hiervoor beloond worden. Criterium is minimaal voldoen aan voorwaarden FSN Handboek. Controle zal plaatsvinden door aanwezige FSN bestuursleden. Langweer: verschuiving van Amsterdam naar datum Langweer

2 Doordat de Marathon van Amsterdam op dezelfde dag zou zijn als de Grachtenrace moet de laatste schuiven naar een week eerder. De datum waarop Langweer gepland staat. Er is contact gezocht met Langweer voor overleg maar dat heeft te laat plaatsgevonden. Amsterdam meldt ter vergadering dat verplaatsen eenmalig is. Langweer voert aan dat een jaar vooraf alle vergunningen al geregeld moeten worden en dat de datum ook bijvoorbeeld al opgenomen is in flyers van de VVV. Bovendien vindt Langweer dat Amsterdam al veel eerder had kunnen weten dat de Marathon van Amsterdam in 2017 in het 2 e weekend van oktober zou plaatsvinden. Daarom vindt de organisatie dat sturing door de FSN gewenst is. Het bestuur van de FSN is van mening dat soms helaas niet te voorkomen is dat wedstrijden op dezelfde dag plaatsvinden. Zeker niet nu de roeikalender voller raakt. Uitwijken naar 30 september zou, zo het al lukt, Langweer zo n 1000 euro kosten, naast alle tijd die daarin moet worden gestoken. Langweer maakt duidelijk dat ze een race organiseren om iedereen de gelegenheid te geven eraan mee te doen. Zo willen ze ook iedereen de gelegenheid geven mee te doen aan Amsterdam. Amsterdam is echter niet meer genomineerd omdat het een Grachtenrace is. Wellicht is het daarom mogelijk om Langweer tegemoet te komen met nominaties. Na de vergadering zal het gesprek hierover worden voortgezet. 4. Vaststellen notulen organisatievergadering 12 december 2015 Hoewel de notulen ongewijzigd worden vastgesteld, zijn er nog wel een aantal vragen naar aanleiding ervan. De organisatie v.d. Kaagrace geeft aan afgelopen jaar een proef gedaan te hebben met Track &Trace. Dit is goed bevallen. Ook voor het publiek was het leuk de race vanaf de kant op deze manier te volgen. Vroeger was de technologie die hiervoor nodig is duur, tegenwoordig is deze echter gratis te downloaden. De kosten bedragen eigenlijk alleen de huur van het scherm waarop je kan laten zien waar de sloepen zich bevinden. Track & Trace moet niet gezien worden als vervanger voor tijdmeting. Marco stelt voor een werkgroep op te zetten die nader in kaart kan brengen hoe e.e.a. opgezet moet worden zodat ook andere wedstrijdorganisaties er gebruik van kunnen maken. De organisaties van de Kaagrace en de Zwarte Water Race gaan nader invulling aan deze werkgroep geven en zullen het bestuur informeren over hun bevindingen. Ron Leen geeft aan dat er serieus wordt gekeken naar de mogelijkheid om in 2018 een Elfsteden Sloeproeitocht te organiseren. Vanaf ALV 4/2 wordt het onderzoek geïntensiveerd en plan is om vanuit de FSN een Go of No-Go te kunnen geven in juni De organisatie van het Liwwadster Rondje vraagt of er eisen zijn aan stuurlieden. Antwoord is dat het het belangrijkste is dat ze de geldende regels op het water kennen. Op de FSN site staat veel informatie over veiligheid op het water. Stuurlieden dienen hiervan op de hoogte te zijn. Als er eisen als een vaarbewijs zouden worden gesteld is het ook belangrijk dat je kan handhaven. M.a.w. controleren. Op dit moment behoort dat nog niet tot de mogelijkheden.

3 5. Populariteit sloeproeien, hoe om te gaan met nieuwe wedstrijden De FSN vindt het leuk dat er steeds meer wedstrijden georganiseerd gaan worden maar heeft zich wel de vraag gesteld of er niet een maximum moet zijn. Consequentie is namelijk dat de kalender behoorlijk vol raakt. Leeuwarden is erbij gekomen en dit jaar voor het eerst Tekeer op het Gooimeer. In Zaandam is half december een Midwinter Sprint wedstrijd georganiseerd, daarnaast was er weer de Afsluiter in dezelfde maand. Doordat de winters zachter worden verdwijnt de winterstop steeds meer. Het wedstrijdseizoen kan daarom ook langer worden. Voorheen wilde iedereen lid worden van de FSN omdat je dan genomineerd kon worden en dus verzekerd was van inschrijvingen. Met het automatisch toekennen van nominaties voor de 1 e en 2 e klasse aan FSN-organisaties met een bewezen staat van dienst, is die druk grotendeels verdwenen. De FSN staat echter ook voor het waarborgen van een eerlijke en veilige competitie. Daarom wil de FSN iedereen gelegenheid geven lid te worden en zo zorgdragen voor een goede wedstrijdkwaliteit. Een nieuwe organisatie moet zich echter eerst 3 jaar bewijzen voor hij nominatiewaardig is. Er wordt gevraagd of er meer aan spreiding zou kunnen worden gedaan en of de FSN hierin sturend kan zijn. Nu zijn er na de zomer opeens veel wedstrijden terwijl er vanaf half juni al niet zoveel meer zijn. FSN zal nieuwe organisaties het advies geven om de lege maanden te proberen maar kan niet verplichten. Nominaties voor hoofdklassewedstrijden zullen sowieso niet meer voor de zomermaanden worden afgegeven zoals vorig jaar besproken. Maar een hoofdklassenominatie zou niet leidend moeten zijn. Leuk en gezellig is ook belangrijk. Kees Verweel doet het verzoek om de datum voor 2018 door te geven zodra die bekend is. Hij zal er dan voor zorgen dat die in de sloeproeikalender online wordt gezet. 6. Evaluatie competitie en wedstrijden evaluatie competitie op basis van huidige nominatiesysteem Vorig jaar is besloten om alleen nog Hoofdklasse wedstrijden te nomineren. Ook is de 3 e Klasse afgeschaft. Deze 2 maatregelen zijn de wedstrijdorganisaties goed bevallen. Het effect ervan was dat alle wedstrijden goed bezocht werden. We constateren dus dat het huidige nominatiesysteem positief ervaren wordt. - hindernissen in parcours controleren en ook straffen handhaven bij overtreding De FSN is van mening dat als je hindernissen in een parcours legt met de bedoeling dat die gerond worden, er ook controle moet zijn op afsnijden. Het kan niet zo zijn dat men willens en wetens afsnijdt en daar niet voor gestraft wordt. Bovendien moet de straf dan ook voelbaar zijn. Controle kan niet over worden gelaten aan onderlinge waarneming tussen sloepen. De organisatie dient dus te controleren, de informatie te verzamelen en te bewaren. De organisatie van Vechten op de Vecht vraagt waar de rol van de FSN ophoudt en wat er aan de organisatie wordt overgelaten. De FSN controleert op veiligheid en eerlijkheid. Handhaven wordt niet door FSN gecontroleerd. De FSN zal dus niet kijken of er inderdaad controle is op afsnijden maar gaat ervanuit dat dit door de organisatie geregeld is. De organisatie van Grou geeft aan dat zij noodgedwongen veel met boeien werken, dit wordt genoemd bij palaver, stuurlieden zijn dus

4 geïnformeerd en worden gecontroleerd. Verantwoordelijkheid ligt bij stuurman. De organisatie van Langweer merkt op dat e.e.a. ook duidelijk in het organisatiehandboek staat beschreven. - toelichting wedstrijdcommissie aan de hand van de scorelijst Om te beoordelen of een wedstrijd voldoet aan de gestelde FSN-criteria, is er door de FSN een lijst opgesteld die door de bestuursleden wordt ingevuld van elke wedstrijd die ze bezocht hebben. Deze lijst bestaat uit 3 peilers: 1. organisatie (deelnemerslijst op tijd, uitslagenlijst op tijd, wordt afstand gecontroleerd, toezicht handhaving regels) 2. veiligheid (afspraken met artsen, controle op reddingsmiddelen en is deze controle zichtbaar?) 3. evenement (zijn er voldoende toiletten e.d.) De ingevulde lijsten worden samengevoegd tot 1 beoordeling van de race. De organisatie van RonDom Utrecht vraagt of de organisatie deze beoordeling ook kan krijgen. Ook de organisatie van Vechten op de Vecht zou deze uitslag graag snel na de wedstrijd zien. We spreken af dat de FSN binnen 4 weken na de wedstrijd de eigen beoordeling aan de organisatie zal sturen. Van de organisatie wordt binnen 8 weken ook een verslag van de eigen evaluatie van de wedstrijd verwacht. De organisatie van de Mosselrace vraagt zich af of het mogelijk is om een standaard evaluatieformulier te krijgen. Marco geeft aan dat de evaluatie geschreven kan worden op de manier zoals je gewend bent met als basis wat er van je verwacht wordt volgens het handboek. - Grachtencompetitie De grachtencompetitie vond men een mooi initiatief. Liwwadster Rondje zou er graag bij aansluiten. Hierover zal het gesprek na de vergadering worden voortgezet met de 3 bestaande grachtenraces. Grand Slam (HT, AMS,MPM) De enige negatieve opmerking hierover is dat niet alle sloepen deel kunnen nemen vanwege de H-T. Dit bezwaar wordt door de rest van de vergadering echter niet gedragen. Algemene zienswijze is dat ook deze competitie de sloeproeisport ten goede komt. 7. Consequenties wedstrijdorganisaties bij niet nakomen FSN afspraken Als je, op belangrijke aspecten (denk aan veiligheid/doorgeven deelnemers- en uitslagenlijsten) niet voldoet aan de voorwaarden zoals die in het organisatiehandboek worden gesteld, zullen daar consequenties aan worden verbonden. Dit is ook terug te lezen in het vergaderverslag van 12 december Het is belangrijk te weten dat er ook daadwerkelijk gehandhaafd wordt. Alle nominaties kunnen ingetrokken worden. Organisatie Tekeer op Gooimeer maakt een opmerking over de Maasrace 2016: deze bleek achteraf niet genomineerd. Stond wel op de kalender als zodanig. Dit was inderdaad een fout van de FSN. Op

5 het moment dat deze aan het licht kwam is een bericht geplaatst op de site en gedeeld via Facebook en Twitter van Sloeproeien.nl. 8. Incidenten wedstrijden 2016 Verzoek van de FSN is om incidenten bij te houden. Als een vereniging vaker bij een incident betrokken is, is het belangrijk dit te weten. Vraag Weesp: 2 verenigingen hebben bezwaar ingediend. Dit wordt doorgegeven aan FSN, houdt FSN dit bij? Dit ligt eraan om wat voor soort incident het gaat. Als het gaat om iets dat schade berokkend aan de sloeproeisport, dan wel. In de toekomst ziet de FSN incidenten graag terug in het evaluatieverslag. Twee incidenten in 2016 worden besproken: - incident Iwan Franco na afloop Slag om de Zaan, officiële waarschuwing Roeiploeg nam verkeerspaaltje mee naar Sneek. Hebben maandagavond paaltje teruggeplaatst maar zijn toch uit uitslagenlijst gehaald. Ze hebben wel excuus gemaakt en zijn volgend jaar gewoon weer welkom. - incident Urk, roeier met hartproblemen afgevoerd naar ziekenhuis Toelichting: was gelukkig bij finish. Maar als het midden op het water is, wordt het lastiger. Want hoe geef je aan waar je op dat moment bent en zijn hulpdiensten in staat je daar te bereiken? De organisatie van Urk vindt een portofoon aan boord bijvoorbeeld een idee. De bewuste sporter heeft het er gelukkig goed vanaf gebracht en stuurt weer. 9. Veiligheidsprotocol bij evenementen (n.a.v. incident Urk) Advies van de FSN is om vooraf goed door te spreken hoe om te gaan met calamiteiten als in Urk. Zijn er goede afspraken gemaakt? Kunnen ambulances overal terecht? Zorg ervoor dat dit soort zaken goed voor elkaar zijn. Snelle boten niet onbelangrijk. AED aan boord? Wat ga je doen als er iemand komt te overlijden? Bespreek dit vooraf. Mosselrace: zorg ervoor dat je info over wat te doen bij calamiteiten meegeeft tijdens palaver. Het zou een aanbeveling kunnen zijn dat zoveel mogelijk mensen kunnen reanimeren. Zou mooi zijn als stuurmannen kunnen reanimeren. Harlingen: Organisaties moeten ook van gemeentes aan bepaalde criteria voldoen. Grou: moet calamiteitenplan overleggen voor ze vergunning krijgen. Bestuur is ook aansprakelijk. Heeft je telefoon/portofoon bereik op het water? Controleer dit.

6 10. Handleiding voor wedstrijdorganisaties Deze handleiding is aangepast en zal op nog 1 ander punt aangepast worden. Artikel 6.3 verandert: sanctie van 2 naar 1 jaar. Het voorstel wordt gedaan om e.e.a. vooraf mondeling met organisaties door te nemen. Dit hoeft echter niet omdat alles beschreven staat in het organisatiehandboek en dus bekend zou moeten zijn. Langweer vraagt om bij 4.11 de verwijzing naar regels FSN weg te halen en de tekst in zijn geheel op te nemen. Dit gaat om reddingsmiddelen. Hier zal naar gekeken worden. FSN houdt ook steekproeven. Vertrouwen alleen blijkt niet genoeg. Gaat er niet om om met een vinger te wijzen maar om een eerlijke en veilige competitie te bewerkstelligen. Harlingen merkt op dat de verantwoordelijkheid ook bij de sloepen zelf ligt. Vraag MPM: organiseren de schrijvers van het handboek ook zelf wel eens een wedstrijd? Antwoord: Ja. Aan de hand van het handboek kan een wedstrijd georganiseerd worden. Zie Leeuwarden dat afgelopen jaar een prima wedstrijd neerzette. In het handboek zullen nog een aantal aanpassingen worden gedaan n.a.v. deze organisatievergadering. De definitieve versie is 4/2 rond. 11. Kalender 2017 Het is een volle kalender met al dan niet genomineerde organisaties. Vraag RonDom: wanneer worden genomineerde organisaties bekendgemaakt. FSN komt 4/2 met voorstel. 12. Sleep- en keurcommissie. Toelichting op controles 2017 tijdens wedstrijden Yvonne Hoeboer legt uit dat er dit jaar steekproefsgewijs gecontroleerd wordt door de sleep- en keurcommissie. Alleen als er ook gewogen moet worden, worden organisaties hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Tevens doet Yvonne nog een oproep voor vrijwilligers bij het sleepweekend het 1 e weekend van maart (uitwijk 2 e weekend maart). 13. Rondvraag Harlingen vraagt hoe de stand van zaken is m.b.t. het jeugdroeien. - Er is een werkgroep. Zij gaan plan schrijven. Regels vaststellen. FSN wil 4 nominaties voor jeugdroeiwedstrijden geven. Vraag is welke organisaties willen zo n wedstrijd organiseren. 4/2 worden bevindingen werkgroep gepresenteerd.

7 Kaagrace: kan er vanuit wedstrijdcie. lijst komen met opgelegde sancties uit het verleden zodat organisaties weten wat voor sanctie ergens op staat zodat gelijke straffen uitgedeeld worden bij gelijke overtredingen? - Dit wordt vooralsnog aan organisaties overgelaten. Straf moet voelbaar zijn en passend bij de overtreding. Als je twijfelt: trek FSN bestuurder aan het jasje voor overleg. Gooimeer: worden niet genomineerde wedstrijden ook gecontroleerd en kunnen ze evaluatie verwachten? - Wel als je FSN lid bent. Mosselrace: wanneer hoor je of je genomineerd wordt? - Bij de A.L.V. 4 februari zijn de nominaties bekend. Zwartewater : hier is een fout gemaakt op de kalender. Er is geen aparte dames- en herenrace. - Geef dit s.v.p. zo snel mogelijk door, dan wordt het aangepast op de site. Om uur sluit Marco de vergadering.