Beoordeling van bevindingen

Transcriptie

1 HT Steekproef controle Beoordeling van bevindingen Let op: Alleen zaken die in de steekproef vallen worden gecorrigeerd en nabetaald. Zaken buiten de betreffende steekproef met mogelijk identieke bevindingen worden niet gemuteerd. Voor meer informatie over de steekproef, zie het document uitleg steekproefcontrole onderaan de werkinstructie High Trust Steekproefcontrole. 1. Eigen fout Raad Een fout van de Raad beïnvloedt de foutscore van het advocatenkantoor niet. Bij de bevindingen vermeld je duidelijk dat sprake is van een fout van de Raad, dat deze wel wordt gecorrigeerd maar geen invloed heeft op het foutpercentage. Je neemt dus het bedrag van de fout niet op in de kolom te veel of te weinig ontvangen. Aan het werkproces gerelateerde fouten geef je door aan je leidinggevende, bijvoorbeeld als de fout is veroorzaakt door de automaat. Als je dit constateert op steekproef, dan is dit het risico van de Raad. De Raad heeft de fout gemaakt. Je corrigeert de fout en beoordeelt het dossier als correct. 2. Foutieve zaakcode Je controleert of de zaakcode van de toevoeging correct is. Is dit niet het geval, dan toets je of de zaakcode is geselecteerd door de advocaat of de beschikker. Zie werkinstructie artikel 29 Bvr voor de werkwijze bij wijziging van de zaakcode. Fout van de Raad Heeft de Raad een fout gemaakt, dan corrigeer je de fout. Zie verder nummer 1. Fout van de advocaat Heeft de advocaat een fout gemaakt, dan corrigeer je de fout. Je neemt het ten onrechte berekende bedrag mee in de foutscore. Je legt de bevinding en uitleg van beleid vast in het dossier. Elke herhaalde fout beoordeel je als een afzonderlijke fout. Gerede twijfel Bij gerede twijfel corrigeer je de fout, maar neem je deze niet mee in de berekening van de foutscore. 3. Asiel/Vreemdelingen en Mediation Je beoordeelt aan de hand van de werkinstructies op Kenniswijzer. Bij twijfel of discussie over de werkinstructie neem je contact op met het regiokantoor Arnhem (asiel/vreemdelingen) of Amsterdam (mediation). 1

2 4. Overname/opvolging Je beoordeelt aan de hand van de werkinstructies op Kenniswijzer, bijvoorbeeld Mutatie van de toevoeging i.v.m. opvolging. Constateer je bij de steekproef dat het geen toevoegwaardige zaak is, dan reken je het volledige bedrag van de vergoeding als fout. Staat de overnemende advocaat niet als specialist ingeschreven (werkinstructie Specialisatie advocaat/ niet-ingeschreven advocaat), dan bereken je het foutbedrag als volgt: bepaal de hoogte van de vergoeding van de eerste advocaat. De hoogte van het foutbedrag is dan de uitbetaalde vergoeding minus de nieuw berekende vergoeding (vergoeding eerste advocaat). 5. Samenhangende dossiers 5.1 Samenhang niet toegepast Je kijkt in hypergras of er in de controleperiode nog andere dossiers zijn. Als blijkt dat een steekproefdossier samenhangt met een ander dossier uit dezelfde of eerdere controleperiode, dan betrek je dat andere dossier bij de steekproef: aan het steekproefbestand voeg je een regel toe met daarin alle gegevens van het andere dossier, inclusief de vergoeding. Vervolgens bereken je de juiste vergoeding voor beide zaken. Het foutbedrag komt in de kolom te veel ontvangen. Voorbeeld: Steekproefdossier A is vergoed voor Er blijkt samenhang met dossier B, die is vergoed voor Stel dat de samenhangende vergoeding voor A en B is. De totale fout is dan ( ) = 500. Registratie: Voeg een regel toe aan het steekproefbestand. Vul alle gegevens van dossier B in. Het totaalbedrag van de steekproef neemt dan toe met In de kolom te veel ontvangen vermeld je 500. NB. Is een samenhangend dossier nog niet gedeclareerd, dan is het geen fout. Je adviseert de advocaat om de latere zaak met samenhang te declareren. Dit heeft geen consequenties voor het foutpercentage en je betrekt het dossier ook niet bij de steekproef. Als je constateert dat er samenhang is met een dossier dat in een latere periode is gedeclareerd, dan betrek je dat dossier niet in de steekproef. Je adviseert de advocaat om het latere dossier te laten muteren op samenhang. Het dossier dat in de controleperiode valt laat je staan, je corrigeert niet. Verrekening vindt dan plaats op samenhangend dossier. De fout is immers gemaakt in een latere steekproefperiode. Dit betekent dat het een voordeel is voor de advocaat, want hij kan een fout in een volgende steekproefperiode voorkomen. 5.2 Ontvlechten van samenhang Is er ten onrechte samenhang toegepast dan blijft het steekproefbestand ongewijzigd. Bij de bevindingen geef je een toelichting. Het (NUL) dossier waar alsnog een vergoeding op wordt vastgesteld blijft buiten de steekproef. Het bedrag waarmee het steekproefdossier wordt gecorrigeerd telt niet mee voor de foutscore. 2

3 5.3 Dossier steekproef onrechtmatig, samenhang met andere toevoeging Is een dossier in de steekproef als onrechtmatig beoordeeld en is de vergoeding vastgesteld in samenhang met andere toevoegingen, dan bereken je de fout van het onrechtmatige dossier naar rato. Voorbeeld: Steekproefdossier C is vergoed voor De vergoeding is samenhangend vastgesteld met toevoeging D (NUL). Steekproefdossier C wordt als onrechtmatig beoordeeld. De fout is in dit geval 600, te weten 1/2 van de berekende vergoeding. Je past het bedrag van het totale berekende vergoeding van de steekproef niet aan. Bij samenhang tussen drie dossiers zou de fout in dit voorbeeld 400 zijn, te weten 1/3. 6. Bereik Je kijkt in hypergras of er in de controleperiode nog andere dossiers zijn. Als blijkt dat een steekproefdossier valt onder het bereik van een ander dossier uit dezelfde of eerdere controleperiode, dan betrek je dat andere dossier altijd bij de steekproef: aan het steekproefbestand voeg je een regel toe met daarin alle gegevens van het andere dossier, inclusief de vergoeding. Constateer je dat er sprake is van bereik, dan is de toevoeging onrechtmatig aangevraagd. Je corrigeert de vergoeding. Het foutbedrag bereken je als volgt: Bepaal de extra vergoeding die je uitbetaalt op de eerste toevoeging. Het foutbedrag is de hoogte van de vaststelling van gecontroleerde toevoeging minus de berekende extra vergoeding van de eerdere toevoeging. Voorbeeld: Steekproefdossier A is vergoed voor Steekproefdossier B is vergoed voor 800. Je constateert dat toevoeging B had niet mogen worden aangevraagd in verband met het bereik van toevoeging A. De werkzaamheden onder B leveren wél een extra zittingstoeslag op onder A. Het foutbedrag is dan het verschil tussen de vaststelling van B minus de zittingstoeslag (hoogte afhankelijk van basisbedrag toevoeging A). 6.1 Dossier steekproef onrechtmatig, samenhang wordt bereik Als blijkt dat een steekproefdossier valt onder het bereik van een ander dossier uit dezelfde of eerdere controleperiode, en dit dossier is als samenhangend dossier opgegeven, dan bereken je het foutbedrag als volgt. Voorbeeld: onrechtmatig samenhang gedeclareerd. Eén rechtzoekende Steekproefdossier A is vergoed voor 3400, als samenhangdossier met nog 8 toevoegingen. Je constateert dat in deze zaak slechts één toevoeging had mogen worden aangevraagd. De correcte vergoeding bedraagt 900. Je corrigeert de vergoeding en telt 1/9 van het foutbedrag mee in de foutscore. Correctie vergoeding van het steekproefdossier is = 2500 terug te betalen. De andere acht dossiers staan al op nihil, geen correctie nodig. Foutbedrag = 1/9 x 2500 = 277 3

4 Voorbeeld: onrechtmatig samenhang gedeclareerd. Meerdere rechtzoekenden. Steekproefdossier A is vergoed voor 377, als samenhangdossier met (in dit geval) nog 8 toevoegingen, in totaal Je constateert dat in deze zaak slechts één toevoeging had mogen worden aangevraagd. De correcte vergoeding bedraagt 900. Je corrigeert de vergoeding en telt 1/9 van het foutbedrag mee in de foutscore. Correctie vergoeding van het steekproefdossier is ,77 = 522,23 extra vergoeding Van de andere acht dossiers zet je de vergoeding op nihil = 8 x 377,77 = 3022,16 terug te betalen. Per saldo 2500 terugbetalen. Foutbedrag = 1/9 x 2500 = 277 Is de toevoeging waaronder de werkzaamheden vallen nog niet gedeclareerd, adviseer je de advocaat om de toevoeging in te trekken, hiermee beperkt hij zijn risico bij een toekomstige steekproefcontrole. Bij dubbelheid of bereik stellen wij voor aan de advocaat om de toevoeging in te trekken, en melden wij aan de advocaat dat hij dan ook de betaalde eigen bijdrage aan de rechtzoekende terug betaalt. In deze gevallen krijgt rechtzoekende ook bericht. In het steekproefverslag meld je dit advies bij aandachtspunten voor de volgende steekproef. Bereik dossier uit latere controleperiode Als uit het steekproefdossier blijkt dat voor hetzelfde rechtsbelang op een later moment één of meerdere toevoegingen zijn verstrekt buiten de controleperiode, dan betrek je dat andere dossier niet bij de steekproef. Wèl beoordeel je of de latere toevoeging terecht is aangevraagd en/of vergoed. Je vermeldt in het steekproefbestand je bevinding en geeft indien van toepassing - de advocaat in overweging om de toevoeging in te trekken. 7. Proceskostenvergoeding Als de proceskostenvergoeding ten onrechte niet in mindering is gebracht dan: - corrigeer je de vergoeding; - je neemt het totale bedrag van de proceskostenvergoeding mee in de foutscore. Je houdt geen rekening met de hoogte van de eigen bijdrage. 8. Resultaatbeoordeling In de algemene voorwaarden HT staat: Als in een zaak financieel resultaat voor de cliënt is behaald, geeft de advocaat dit aan bij de aanvraag voor een vergoeding. Omdat het besluit voor de cliënt mogelijk een reden is om bezwaar te maken, is het noodzakelijk deze zaken één-op-één te controleren. Hieruit volgt dat de advocaat stukken zou moeten meezenden bij alle zaken waarin resultaat behaald is, ook al bedraagt dit slechts 200. Dit is echter niet noodzakelijk. De advocaat moet bij declaratie vermelden of er al dan niet resultaat is boven de 4

5 norm. Dit conform de werkinstructie Resultaatbeoordeling op de Kenniswijzer. Twijfelt de advocaat of het resultaat boven de norm is, dan kan hij contact opnemen met de HT-helpdesk of bij declaratie vermelden dat er resultaat is en de stukken meesturen ter beoordeling. Geeft de advocaat bij declaratie aan dat er geen sprake is van resultaat en constateer je bij de steekproef dat sprake is van resultaat boven de norm, dan neem je de totale vergoeding mee als fout. Ook als de advocaat wél stukken heeft meegestuurd. De vergoeding wordt van de advocaat teruggevorderd, niet van de rechtzoekende. De advocaat heeft door uitspraak van de Raad van State recht op de forfaitaire vergoeding, maar maakt het de Raad in dit geval onmogelijk om de vergoeding terug te vorderen bij de rechtzoekende. 9. Eigen bijdrage Uitgangspunt: bij een fout in de eigen bijdrage corrigeer je de vergoeding. Niet iedere fout in de eigen bijdrage telt mee voor het foutpercentage, zie ook paragraaf 1. Is de te laag opgelegde eigen bijdrage het gevolg van een fout door de Raad, dan corrigeer je vergoeding niet. Een te laag opgelegde eigen bijdrage heeft geen gevolgen voor rechtzoekende, wél voor de advocaat. Je berekent de vergoeding met inachtneming van de juiste eigen bijdrage. Advocaat heeft in dit geval een te hoge vergoeding ontvangen van de Raad, het verschil in eigen bijdrage meld je in het steekproefverslag in de kolom teveel ontvangen en telt dus mee voor het foutpercentage. Zie paragraaf 9.1 t/m 9.3. Bij een te hoog opgelegde eigen bijdrage corrigeer je de vergoeding met inachtneming van de juiste eigen bijdrage. Advocaat heeft in dit geval een te lage vergoeding ontvangen van de Raad. Je meldt het verschil in eigen bijdrage in het steekproefverslag in de kolom te weinig ontvangen en telt dus niet mee voor het foutpercentage. Zie paragraaf Eigen bijdrage omhoog door wijziging zaakcode De toevoeging is bijvoorbeeld verstrekt voor P100, maar had P050 moeten zijn. Je past de vergoeding aan en je brengt de toepasselijke eigen bijdrage in mindering. Het risico van de verkeerde eigen bijdrage is voor de advocaat, er is dus geen consequentie voor rechtzoekende. In je beslissing vermeld je de eigen bijdrage die opgelegd had moeten worden. 9.2 Opleggen eigen bijdrage opleggen i.v.m. ontbreken eigen verklaring De toevoeging is verstrekt zonder oplegging van een eigen bijdrage, omdat op de aanvraag is aangegeven dat sprake is van een situatie waarin geen eigen bijdrage is verschuldigd (bijvoorbeeld detentie). In het dossier bevindt zich geen eigen verklaring om dit te ondersteunen. Je past de vergoeding aan en je brengt de toepasselijke eigen bijdrage in mindering. Het risico van de verkeerde eigen bijdrage is voor de advocaat, er is dus geen consequentie voor rechtzoekende. In je beslissing vermeld je de eigen bijdrage die opgelegd had moeten worden. 5

6 9.3 Verhogen eigen bijdrage i.v.m. ontbreken diagnosedocument De toevoeging is verstrekt met korting op grond van diagnosedocument. Het document bevindt zich niet in het dossier, of is niet van toepassing op de huidige zaak. Je past de vergoeding aan en je brengt de toepasselijke eigen bijdrage in mindering. Het risico van de verkeerde eigen bijdrage is voor de advocaat, er is dus geen consequentie voor rechtzoekende. In je beslissing vermeld je de eigen bijdrage die opgelegd had moeten worden. 9.4 Verlagen eigen bijdrage De toevoeging is verstrekt zonder korting op grond van diagnosedocument. In het dossier tref je dit document wel aan. Advocaat is vergeten om bij de aanvraag aan te kruisen dat er korting kan worden toegepast. Je past de vergoeding aan en brengt de toepasselijke eigen bijdrage in mindering. Je geeft aan dat de Raad ervan uitgaat dat de advocaat het teveel betaalde aan de rechtzoekende terugbetaalt. 10. Mutaties 10.1 Mutaties na trekken steekproef Je houdt bij het beoordelen van een dossier in de steekproef geen rekening met mutatieverzoeken die zijn ingediend tussen het moment van het trekken van de steekproef en de uitvoering op het advocatenkantoor of met mutatieverzoeken die zijn ingediend na het bekendmaken van de steekproef aan het advocatenkantoor. Je kunt wel rekening houden met mutaties die voor het trekken van steekproef zijn ingediend en nog in behandeling zijn Regulier naar LAT Situatie 1: er is een reguliere toevoeging verstrekt, met een financieel belang tussen de 250 en 500 euro. Situatie 2: er is een reguliere toevoeging verstrekt, maar voor de zaak kan alleen een LAT worden verstrekt. Je merkt in beide gevallen het dossier aan als fout. Als je concludeert dat je voor de werkzaamheden van de advocaat een LATtoevoeging zou hebben verstrekt, dan pas je de vergoeding aan naar een LATvergoeding. Je past in deze CA-berekening ook de eigen bijdrage aan. Je licht de berekening van de mutatie toe. Bijvoorbeeld: eerdere vaststelling eigen bijdrage = 500 betaald, Nu Lat eigen bijdrage = 200 te betalen. Dit betekent, 300 teveel ontvangen. (standaardtekst opnemen over de verschuldigde eigen bijdrage, advocaat wordt geacht het verschil in eigen bijdrage aan de klant terug te betalen). In je steekproefverslag neem je als foutbedrag het verschil in berekende vergoeding 6

7 op, exclusief eigen bijdrage. In bovenstaand voorbeeld: eerdere vaststelling 1300, nu Lat 250. Het foutbedrag is NB. Het urencriterium is geen reden om een reguliere toevoeging naar een LAT te muteren. Bijvoorbeeld: de advocaat declareert één uur advies, maar het financieel belang is minimaal 500 euro. Dan is de toevoeging terecht regulier gedeclareerd. 11. Minimum foutbedrag Je vermeldt alle foutbedragen in het Excelbestand. Deze worden bij elkaar opgeteld voor de beoordeling van het totale foutbedrag. In WFM/GRAS corrigeer je de vergoeding als het foutbedrag in het dossier minimaal 10 bedraagt. Dit omdat de administratieve handelingen die daarvoor verricht moeten worden niet in verhouding staan tot correctie van een lager bedrag. 12. Fout in dossier buiten de steekproef Constateer je (bij toeval) een fout in een dossier dat buiten de steekproef valt, dan laat je die fout buiten beschouwing. Je informeert de advocaat en licht je bevinding toe, om een dergelijke fout in de toekomst te voorkomen. 13. Beoordelen kilometers Verschil ANWB routeplanner bij declaratie en steekproef Je gaat bij steekproef HT uit van de meest actuele ANWB routeplanner. Je kunt hier van afwijken als de advocaat de gedeclareerde kilometers aantoont met een afschrift van de ANWB routeplanner. Daaruit moet blijken: datum uitdraai (= moment van declaratie of datum van de reis), postcodes van de reis en kilometers. Marginale toetsing onder 60 kilometer en verslaglegging Onder de 60 km (totaal gedeclareerd) controleer je alleen de kilometers bij een opvallend verschil. Bijvoorbeeld een reis binnen Den Haag en in totaal 40 km gedeclareerd. Afwijkingen van minder dan 10 km registreer je niet per dossier, je volstaat met één algemene opmerking in het verslag. Bij een fout van 10 km of meer registreer je de fout bij de foutscore en maak je een opmerking bij de bevindingen van dat dossier. Toetsing boven de 60 kilometer en verslaglegging Bij 60 km en meer (totaal gedeclareerd) controleer je altijd de kilometers. 14. Te vroeg gedeclareerd Het moment van declaratie is bepalend voor de toetsing van de rechtmatigheid. Zijn de werkzaamheden op het moment van declaratie nog niet beëindigd, dan is het declaratieverzoek onrechtmatig. Een aanvraag vergoeding niet-ht zou op dat moment door de Raad worden afgewezen. In beginsel trek je de vergoeding in. Bij het beoordelen van de fout kun je als volgt beslissen: 7

8 1. Je trekt de vergoeding in. Het foutbedrag is de volledige berekende vergoeding; 2. Je trekt bij hoge uitzondering de vergoeding niet in. Je informeert de advocaat over het beleid m.b.t. declareren na beëindiging werkzaamheden en leg je dat vast in het verslag. Is bij het kantoor eerder op dit punt een uitzondering gemaakt, dan trek je de vergoeding wél in (zie punt 1). Bij een uitzondering kun je denken aan de volgende mogelijkheden: a. De werkzaamheden zijn inmiddels beëindigd en de vergoeding is conform de verrichte werkzaamheden. Je rekent het dossier goed; b. De werkzaamheden zijn nog niet beëindigd. Je rekent niet de volledige vastgestelde vergoeding fout. Je trekt wel de vergoeding in. Om het foutbedrag te bepalen bereken je eerst de vergoeding waar de advocaat tot het moment van declaratie (of het moment van de controle steekproef HT) recht op zou hebben. Is het bedrag van de berekende vergoeding die je moet controleren hoger, dan is het foutbedrag het verschil tussen beide bedragen. NB. De advocaat kan na afloop van de werkzaamheden alsnog declareren; c. Een andere oplossing. 8