Inkoopbeleid RWS 2016 Versie 1.0

Transcriptie

1 Inkoopbeleid RWS 2016 Versie 1.0 RWS partner in wonen Stationspark DZ GOES Postbus AD GOES T (0113) F (0113) [email protected]

2 Inhoudsopgave 1. Algemeen Definities Inleiding Reikwijdte Vaststelling en evaluatie Inwerkingtreding Citeertitel Uitgangspunten voor inkoop bij RWS Doelmatig en transparant Integer en betrouwbaar Maatschappelijk verantwoord en duurzaam Samenwerking Inkoopproces Inkoopvoorwaarden Procuratie en autorisatie Aanbesteden De opdracht Interne audits Evaluatie en communicatie Contractbeheer Interne en externe communicatie... 7 Bijlage 1 - Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 2 van 11

3 Inkoopbeleid Versie: 1.0 Datum: Verantwoordelijke: Manager Bedrijfsvoering Auteur: Bestuurssecretaris Evaluatie: 1 e kwartaal 2017 Orgaan Zeggenschap Datum ALV Vaststelling - RvC Goedkeuring - Bestuur / MT Vaststelling OR Informatie / Advies / Instemming - Huurdersvereniging Informatie / Advies / Instemming - MAR Informatie / Advies - Handtekening directeur-bestuurder Datum Versie Datum Status Distributie Definitief Intranet, website Werkwijze versiebeheer: 1. Met ingang van heden krijgen alle beleidsdocumenten een voorblad met een versienummer: De eerste (concept)versie van een document is altijd versie 0.1. Indien er geen wijzigingen zijn dan volgt de definitieve versie 1.0. Wanneer er wel wijzigingen zijn dan volgt de tweede (concept)versie 0.2 e.v. 2. In het MT wordt bepaald wanneer evaluatie van het beleidsdocument noodzakelijk is (jaar en maand). 3. Vastgestelde beleidsdocumenten krijgen een (gescande) handtekening van directeur-bestuurder. 4. Bestuurssecretaris zorgt voor versiebeheer en plaatsing op intranet Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 3 van 11

4 1. Algemeen 1.1. Definities Aanbesteding: Aanbestedingsreglement: Algemene voorwaarden: Dienst(en): Inkoop Levering(en): Enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure Meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure: RWS: Werk(en): uitbesteding van leveringen, diensten en werken, door middel van het uitnodigen van (een) opdrachtnemer(s) tot het doen van een prijsopgave. de procedure voor aanbestedingen, zoals vastgelegd in het aanbestedingsreglement RWS algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken RWS. de door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Opdrachtgever, niet zijnde Werken of Leveringen. de inkoop van werken, leveringen en diensten. de door de Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Opdrachtnemer te leveren Goederen (waaronder bouwstoffen). aanbesteding, waarvoor één opdrachtnemer wordt uitgenodigd. aanbesteding, waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie, doch maximaal vijf, opdrachtnemers wordt uitgenodigd. Regionale Woningbouwvereniging Samenwerking, gevestigd te Goes, Stationspark 30, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer uitvoeren van overeengekomen werkzaamheden (aanneming van werk, 7:750 BW), niet zijnde Leveringen of Diensten Inleiding Jaarlijks koopt RWS voor miljoenen euro s aan goederen, diensten en werken in bij derden. RWS is een maatschappelijke onderneming met volkshuisvestelijke opgaven en heeft daarom als inkopende en aanbestedende partij een bijzondere verantwoordelijkheid. In het licht van deze bijzondere verantwoordelijkheid erkent RWS de noodzaak tot het hebben van een inkoopbeleid. Belangrijke kernbegrippen binnen de gedefinieerde kaders zijn uniformiteit, transparantie, integriteit, efficiency en effectiviteit. Dit zijn begrippen die niet alleen bij RWS hoog op de agenda staan. Zowel corporatiebreed als op het niveau van de landelijke politiek staan doelmatigheid en rechtmatigheid van de inzet van middelen bij woningcorporaties hoog op de agenda. Dit vanuit het kader van maatschappelijke betrokkenheid en met toenemende aandacht voor duurzaamheid Reikwijdte Dit inkoopbeleid is van toepassing op de inkoop van werken, leveringen en diensten binnen RWS en ook op de dochterondernemingen van RWS. Het beleid wordt op de website van RWS geplaatst Vaststelling en evaluatie Dit inkoopbeleid is vastgesteld door de directeur-bestuurder. Dit inkoopbeleid zal vooralsnog jaarlijks worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast. Dit is de verantwoordelijkheid van de manager Bedrijfsvoering Inwerkingtreding Dit beleid treedt in werking met ingang van 5 januari Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 4 van 11

5 1.6. Citeertitel Dit document wordt aangehaald als Inkoopbeleid RWS Uitgangspunten voor inkoop bij RWS RWS gaat op een professionele wijze om met inkoop en leveranciers. Tenslotte dienen de (maatschappelijke) gelden van een corporatie op een verantwoorde wijze te worden besteed Doelmatig en transparant RWS koopt in tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding, tegen beheerste risico s en op een wijze waarbij het gehele inkoopproces aantoonbaar transparant wordt uitgevoerd. Dat principe is neergelegd in het aanbestedingsreglement, dat RWS heeft vastgesteld Integer en betrouwbaar Tegenover haar (potentiële) leveranciers wil RWS een betrouwbare en zorgvuldige partner zijn, die hen eerlijke en gelijke kansen biedt. RWS beschikt over een integriteitcode voor haar medewerkers, deze is te vinden op de website. Ook aan leveranciers van RWS wordt gevraagd deze integriteitcode na te leven. RWS stelt de eis dat leveranciers de voor hem als werkgever geldende wettelijke bepalingen (Ketenaansprakelijkheid, Arbeidsomstandighedenwet, Wet arbeid Vreemdelingen etc.), Cao s en andere op de werkgever rustende verplichtingen nakomen, zoals de aanpak van schijnconstructies Maatschappelijk verantwoord en duurzaam RWS onderkent het belang van maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen. RWS richt zich op winst voor mens, maatschappij en milieu. Bij iedere bedrijfsbeslissing maakt RWS een afweging tussen de verschillende maatschappelijke en economische effecten ervan, en houdt hierbij rekening met stakeholderbelangen. Mens Mensen en de aan hen toekomende rechten spelen een belangrijke rol in het dagelijkse opereren en de toekomst van een bedrijf. Daarom is het respecteren van die rechten en het stellen van vragen hierover aan de leverancier bij het inkopen van goederen, leveringen en diensten relevant voor RWS. Het stimuleren van lokale en regionale werkgelegenheid, ook voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, is eveneens een factor van betekenis in dat dagelijks opereren. Maatschappij Het bieden van eerlijke en gelijke kansen aan leveranciers, met een voorkeur voor leveranciers uit de regio Zeeland, mits de prijs-kwaliteitverhouding voldoet. Duurzaamheid Ook het aspect duurzaamheid staat bij RWS hoog op de agenda. RWS wil als opdrachtgever een actieve rol spelen in het stimuleren van duurzaamheid bij haar leveranciers. Hierbij kan gedacht worden aan het maken van afspraken over duurzaam materiaalgebruik en energiebesparing Samenwerking RWS is met andere woningcorporaties op het gebied van inkoop een samenwerking gestart. In deze inkoopsamenwerking ZuidWest Samen zijn corporaties proactief bezig met inkoop. Deze groep komt regelmatig bij elkaar om kennis en ervaring uit te wisselen over diverse inkoopzaken. Daarnaast wordt een aantal goederen en diensten gezamenlijk ingekocht. 3. Inkoopproces Elke medewerker bij RWS met een rol in het inkoopproces heeft een eigen verantwoordelijkheid om de uitgangspunten na te leven. Er wordt uitgegaan van de professionaliteit en integriteit van de medewerker. Van deze medewerker wordt verwacht dat hij met regelmaat inkopen toetst op markconformiteit en indien nodig offertes opvraagt bij diverse leveranciers in de markt. Daarnaast wordt verwacht dat hij kritische vragen stelt daar waar het gaat over de eerder gestelde uitgangspunten. De managers hebben hierin een stimulerende rol Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 5 van 11

6 3.1. Inkoopvoorwaarden RWS gebruikt eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken. Deze voorwaarden komen in grote lijnen overeen met het door de branchevereniging Aedes beschikbaar gestelde model. Aan elke leverancier van RWS worden deze inkoopvoorwaarden verstrekt. Tevens zijn ze te vinden op de website Procuratie en autorisatie RWS beschikt over een procuratieregeling. Met deze regeling heeft een aantal medewerkers de bevoegdheid om de vereniging te binden tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen zoals het doen van inkopen, e.e.a. binnen de vastgestelde begroting. Deze procuratieregeling waarin de functies en bedragen zijn gespecificeerd is te vinden op onze website. De autorisatie van facturen vindt plaats in het primaire systeem Empire, ingericht conform de geattribueerde bevoegdheden uit de procuratieregeling en het tweehandtekeningsysteem in het directiestatuut Aanbesteden RWS heeft een aanbestedingsreglement waarin zowel de procedure voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbesteding staat beschreven. Met de volgende drempelbedragen wordt gewerkt: Omschrijving Bedrag Procedure exclusief btw Planmatig onderhoud < ,- enkelvoudig aanbesteden Planmatig onderhoud > ,- meervoudig aanbesteden Adviesdiensten en onderzoeksopdrachten < ,- enkelvoudig aanbesteden Overige goederen, diensten en werken < ,- enkelvoudig aanbesteden Overige goederen, diensten en werken > ,- meervoudig aanbesteden De drempelbedragen vertegenwoordigen de omvang van het eenmalige orderbedrag of het orderbedrag per jaar exclusief btw. Incidenteel kan in specifieke situaties worden afgeweken van deze drempelbedragen. Bij deze afwijkingen dient wel altijd aan te worden gegeven waarom er een afwijking is. Deze aanpassingen worden onderbouwd voorgelegd aan het managementteam waarna ze dienen te worden goedgekeurd door de directeur-bestuurder. Er kunnen zich, zo heeft de praktijk geleerd, situaties voordoen die onmiddellijke actie vereisen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk, dat bij ziekte of uitval anderszins van mensen en/of systemen, de continuïteit van het arbeidsproces onmiddellijke oplossingen vereist. In deze situaties is toepassing van de regels van dit beleid niet mogelijk. In die gevallen zal zo veel als mogelijk in de geest van dit beleid worden gehandeld De opdracht Voor de inkoop van werken maakt RWS gebruik van een standaard aannemingsovereenkomst Interne audits De controller zal periodiek (conform jaarplan) interne audits uitvoeren om vast te stellen of medewerkers handelen in overeenstemming met de kaders en uitgangspunten zoals vastgesteld in dit beleid. Voor elk werk, elke levering en elke dienst zoals omschreven in het inkoopbeleid en het aanbestedingsreglement van RWS moet een dossier worden aangelegd. Voor een correcte dossiervorming dient een checklist te worden gebruikt (bijlage 1). 4. Evaluatie en communicatie 4.1. Contractbeheer Om te voorkomen dat doorlopende contracten ongewenst en tegen condities van de leverancier moeten worden voortgezet, dienen deze door alle afdelingen op een uniforme en proactieve wijze beheerd te worden. Dat betekent gedurende de looptijd regelmatig evaluaties en ruim voor de opzegtermijn een bewuste afweging over verlenging of opnieuw offertes aanvragen. Teneinde tot een betere beheersing te komen, wordt elk inkoopcontract opgenomen in een overzicht, waar alle contractbeheerders op een eenduidige manier gebruik van dienen te maken. Voor elk contract wordt een contractverantwoordelijke Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 6 van 11

7 (medewerker) en een contracteigenaar (manager) aangewezen. De contractverantwoordelijke bewaakt ook de kritieke termijnen Interne en externe communicatie Interne en externe communicatie vindt plaats via intranet en de website. Intern en extern wordt gecommuniceerd: - het inkoopbeleid - de inkoopvoorwaarden - de integriteitcode - het aanbestedingsreglement - de procuratieregeling Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 7 van 11

8 Bijlage 1 - Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding 1. Toelichting Voor elk werk, elke levering en elke dienst zoals omschreven in het inkoopbeleid (hierna ib) en het aanbestedingsreglement (hierna ar) van RWS moet een dossier worden aangelegd. Alle meervoudig onderhandse aanbestedingen, enkelvoudig onderhandse aanbestedingen en inkopen vallen in genoemde categorieën. Het dossier van een gewone inkoop is beperkt tot de marktconformiteitstoets. In de praktijk betekent dit dat bij elke inkoop deze toets wordt gedaan, echter bij terugkerende verkopen volstaat het om twee keer per jaar een toets te doen. De dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de manager die is belast met de inkoop of aanbesteding. Zolang de aanbestedingsprocedure loopt, blijft zowel het dossier als de werkmap op de desbetreffende afdeling. Nadat de procedure is afgewikkeld en het dossier compleet is, wordt het aangeboden aan Bedrijfsondersteuning ter archivering. Het dossier speelt bij inkoop- en aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel intern als extern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding verloopt of is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Alle relevante stukken worden in het dossier opgeborgen. Een goede dossiervorming en aantekening in de checklist vormen ook een waarborg dat de inkoop- en aanbestedingsprocedure zorgvuldig en rechtmatig verloopt. Elk dossier wordt opgebouwd aan de hand van deze checklist. Verplichte onderdelen De in vet aangeduide teksten vormen (in dezelfde volgorde) de tabbladen van het dossier. 2. Checklist Het eerste document in elk dossier is deze checklist. Door in de checklist aan te geven welke stukken aanwezig zijn, is door de leidinggevende, de interne controleur en/of de accountant snel te zien of de stukken compleet zijn en in welke fase de procedure verkeert. Als er in de checklist een bedrag moet worden ingevuld, gaat het om bedragen exclusief btw Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 8 van 11

9 3. Algemene administratieve gegevens Inkoopopdracht van opdrachtgevende afdeling ja nee nvt Opdrachtbeschrijving ja nee nvt Planning ja nee nvt Aard opdracht werk levering dienst Geraamde waarde opdracht... Volg het schema zoals dat is opgenomen in het inkoopbeleid. Bepaal aan de hand daarvan of enkelvoudig of meervoudig onderhands moet worden aanbesteed. De inkoop/aanbesteding dient enkelvoudig meervoudig onderhands te geschieden. Van het type aanbesteding kan alleen op basis van een schriftelijk gemotiveerd besluit van de directeur-bestuurder. Is er aanleiding om af te wijken van de voorgeschreven aanbestedingsvorm? ja nee Voorstel aan MT om af te wijken van aanbestedingsvorm ja nee nvt Besluit directeur-bestuurder om af te wijken van ja nee nvt aanbestedingsvorm 4. Uitnodiging tot inschrijving aanbesteding (ar 2.2) Uitnodiging tot inschrijving aanwezig ja nee nvt De uitnodiging tot inschrijving dient te zijn voorzien van: Gunningscriterium ja nee nvt Uiterste datum en tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingen ja nee nvt Adres waar inschrijvingen moeten worden ingediend ja nee nvt Op welke wijze inlichtingen worden gegeven ja nee nvt Of en in dat geval wanneer een aanwijzing gehouden ja nee nvt Alle relevante stukken zoals bestek ja nee nvt Optioneel: eigen verklaring i.v.m. uitsluitingsgronden (ar 5) ja nee nvt Optioneel: verklaring beroepsbevoegdheid (ar 3.1) ja nee nvt Optioneel: verklaring kredietwaardigheid (ar 3.2) ja nee nvt Lijst met uit te nodigen opdrachtnemers ja nee nvt Nader verstrekte inlichtingen (op verzoek opdrachtnemer) ja nee nvt Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 9 van 11

10 5. Inschrijving aanbesteding (ar 6.1) Aantal inschrijvingen / offertes ontvangen:. Inschrijving / offerte aanwezig ja nee nvt De inschrijving / offerte dient te zijn voorzien van: Aanduiding opdracht met vermelding plaats en tijdstip ja nee nvt Termijn ja nee nvt Naam en adres inschrijver / samenwerkingsverband ja nee nvt Inschrijvingssom ja nee nvt Omzetbelasting ja nee nvt Indien van toepassing: termijnbetaling ja nee nvt Naam en voorletters ondertekenaar ja nee nvt Plaats en datum van ondertekening ja nee nvt Afschrift uittreksel KvK-uittreksel waaruit tekenbevoegdheid ondertekenaar blijkt ja nee nvt Intrekking inschrijving / offerte ja nee nvt 6. Openen inschrijvingen (ar 7) Proces-verbaal aanwezig ja nee nvt Het proces-verbaal dient te zijn voorzien van: Plaats en datum openen inschrijvingen ja nee nvt Korte aanduiding van de opdracht ja nee nvt Namen en adressen inschrijvers ja nee nvt Bij toepassing van het gunningscriterium van de laagste prijs, de ja nee nvt inschrijvingssommen exclusief omzetbelasting Eventueel in het oog springende onregelmatigheden ja nee nvt Naam, functie en handtekening openers van de inschrijving ja nee nvt Plaats en datum ondertekening proces-verbaal ja nee nvt Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 10 van 11

11 7. Gunningsbeslissing en opdracht (ar 9 en 10) Meervoudig onderhandse aanbesteding Toetsingscriteria / matrix ja nee nvt Enkelvoudig onderhandse aanbesteding / offerte Toetsing marktconformiteit ja nee nvt Gunningsbeslissing ja nee nvt Opdrachtverstrekking ja nee nvt Overeenkomst ja nee nvt 8. Vertrouwelijke gegevens Betreft meestal de door inschrijvers ingediende stukken, zoals financiële, economische en juridische gegevens van de opdrachtnemer persoonsgebonden gegevens van directieleden en sleutelfunctionarissen ondernemingsgebonden gegevens, zoals naam en handelsnaam van de onderneming, nummer KvK ja nee nvt 9. Overige gegevens Hier alle overige bescheiden archiveren. Zo nodig met afzonderlijke tabbladen werken om het dossier overzichtelijk te houden Inkoopbeleid versie 1.0 pagina 11 van 11