Voorstel voor het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente Vergaderdatum 21 juni 2018

Transcriptie

1 Voorstel voor het Algemeen Bestuur Van Het Dagelijks Bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente Vergaderdatum 21 juni 2018 Onderwerp Verslag vergadering algemeen bestuur van 12 april 2018 Voorstel Vaststellen verslag vergadering van 12 april 2018 van het algemeen bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente Naam Organisatie Functie aanwezig Afwezig Alex Langius Gemeente Almelo Lid X Rob Welten Gemeente Borne Voorzitter X Herman Mulder Gemeente Borne Lid X Eelco Eerenberg Gemeente Enschede Lid X Ellen Prent Gemeente Haaksbergen Lid X Mariska ten Heuw Gemeente Hengelo Lid X Joop Hassink Gemeente Losser Lid X Trees Vloothuis Gemeente Oldenzaal Lid X Ben Engberts Gemeente Twenterand Lid X Rob Toet Secretaris X Dirk Kuperus Deloitte Accountant Bij agendapunt 0 Gerard Helminck Deloitte Accountant Bij agendapunt 0 Vandaag wordt er getrakteerd op gebak aangezien er vandaag een paar leden voor het laatst aanwezig zijn en er is een nieuw lid aanwezig De voorzitter wil een ieder bedanken voor de vier jaren van goede samenwerking 0 Vaststellen jaarstukken en resultaatbestemming 2017 (toelichting accountantsverslag door accountant) a De jaarstukken 2017, de accountantscontrole en het verslag bij de accountantscontrole vast te stellen; b Het Dagelijks Bestuur décharge te verlenen Belastingkantoor Twente stelt de jaarstukken 2017 vast en verleent het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente décharge Verslag AB 12 april 2018 Pagina 1 van 7

2 Toelichting op accountantsverslag door de heer Kuperus: We hebben de controle van de jaarrekening verricht en heeft gekeken of de getrouwheid (de cijfers) en de rechtmatigheid (wordt voldaan aan wet en regelgeving) kloppen We zijn in het najaar 2017 langs geweest voor de interim-controle en in het voorjaar 2018 voor de eindcontrole De interne beheersing, de interne controle, is op orde, voor zover de accountant ernaar kijkt Dat hebben we ook bericht in de managementletter Zijn er aandachtspunten? Ja, dat wel, maar dat zijn geen punten die een goedkeurende verklaring in de weg staan Het oordeel is positief, en de goedkeurende verklaring wordt nu afgegeven Als er sprake is van een overschrijding, is er ook sprake van een onrechtmatigheid Dit jaar is het gemakkelijk want er is geen begrotingsonrechtmatigheid aan de orde Europees Aanbesteden is een belangrijk onderdeel van de controle Hebben de inkopen van het afgelopen jaar plaatsgevonden volgens de regels? We kunnen concluderen dat het de regelgeving volgt U heeft in uw normenkader bij het controleprotocol aangegeven dat er een afwijking van 1% mag plaatsvinden Dat komt voor deze controle neer op een bedrag van ,-- Maar ook als er fouten zijn die eronder vallen zouden ze terugkomen Maar die zijn er niet en dat is een compliment waard Het resultaat is van belang om in de buurt te komen van de begroting Het vermogen zelf is voor het niet zo belangrijk want de deelnemers staan garant Het eigen vermogen is wel erg beperkt als je kijkt naar het weerstandsvermogen Al met al is Deloitte tevreden over het resultaat Wil er iemand op dit verhaal reageren? De leden kunnen zich allen vinden in de toelichting op de jaarrekening Mevrouw ten Heuw: Het klonk een beetje door in uw verhaal dat u het weerstandsvermogen te laag zou vinden, klopt dat? De heer Kuperus: Ja, het weerstandsvermogen is erg laag Het is niet onverstandig om weer een buffer op te bouwen De heer Kuperus geeft ook nog aan dat er geen meningsverschillen zijn tussen Deloitte en de directie Na ondertekening van de goedkeurende verklaring van de accountant bedankt de voorzitter de accountant voor zijn toelichting op de jaarrekening en verlaten de heren Kuperus en Helminck de vergadering De heer Eerenberg merkt op dat de laatste alinea in het voorstel eruit gehaald kan worden In deze alinea wordt voorgesteld om het resterende gedeelte tot aan het maximum door de gemeenten in 2019 uit de eigen middelen te doteren aan de reserve 5% begrotingstotaal Dit hoort echter thuis in het voorstel van de begroting 2019 In de te ondertekenen versie van het voorstel zal deze laatste alinea worden geschrapt 1 Opening, vaststelling agenda en mededelingen Vaststellen onderstaande agenda dd 12 april 2018 van het algemeen bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente Belastingkantoor Twente heeft de agenda voor de vergadering van 12 april 2018 conform vastgesteld Verslag AB 12 april 2018 Pagina 2 van 7

3 De voorzitter heet de heer Engberts welkom op zijn eerst vergadering bij het algemeen bestuur van het 2 Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van 16 maart 2018 Vaststellen verslag en doorlopen actiepunten Belastingkantoor Twente stelt het verslag van de vergadering van 16 maart 2018, na het doorlopen van de actiepunten, conform vast Actiepunt 5: Introductieprogramma voor de raadsleden Mevrouw Vloothuis heeft zoals in de vorige vergadering is afgesproken samen met de griffier van Oldenzaal onderzoek gedaan naar het geplande introductieprogramma voor raadsleden Er zijn twee momenten gepland om alle raadsleden op de hoogte te brengen van de GR-en, maar het gaat dan wel om GR-en waar alle 14 gemeenten in zitten We moeten het dus op een andere manier invullen De heer Toet vraagt of we dan op eigen gelegenheid wat moeten regelen en of dit lokale sessies moeten zijn of één plenaire sessie bij het? Volgens mevrouw Vloothuis moet je één plenaire sessie houden in het bedrijfsrestaurant waarbij iedereen uitgenodigd wordt Alle leden zijn het daar mee eens Agendapunt 3: Weerstandsvermogen De heer Mulder was in de veronderstelling dat we iets anders hadden afgesproken dan hetgeen er nu staat Hij dacht dat er was afgesproken dat er in twee keer bijgedragen zou worden Mevrouw ten Heuw is die mening niet toegedaan: We waren het eens over het bijstorten tot 5% begrotingstotaal In 2018 bekijken we de stand van de reserve en het verschil neem je mee in de begroting 2019 De heer Welten: in het begin heb ik de mail van Enschede voorgelezen Het voorstel van Enschede was om het bedrag te verdelen over 2018 en 2019 De heer Toet geeft aan dat in het accounthoudersoverleg nog aan de orde is gekomen dat het te betalen bedrag gefixeerd moet zijn op de peildatum 1 januari 2018 De heer Mulder vraagt wat we nu gaan doen De heer Welten concludeert dat we elkaar misschien hebben misverstaan De vraag is hoe we dit gaan oplossen De heer Eerenberg vraagt of het een idee is om te kijken hoe het dit jaar gaat lopen en dan eventueel in twee keer bij te storten 2019 en 2020 Mevrouw ten Heuw vindt dit niet verstandig Dan is het weerstandsvermogen pas in 2020 weer op het niveau en we waren al op het minimum gaan zitten van wat verantwoord is De heer Welten stelt voor het te doen zoals in het verslag staat Mevrouw ten Heuw geeft aan dat het zo ook is verwoord in de begroting 2019 De heer Mulder stemt in als verder iedereen ook instemt De heer Welten: We hebben in de vorige vergadering gezegd dat we een richting zouden geven voor het weerstandsvermogen Dat hebben we gedaan en dat is nu uitgewerkt in de begroting 2019 De heer Eerenberg: Ik was er vorige keer niet, maar ik had graag het in twee keer willen bijdragen, helemaal als we geen rente hoefden te betalen Mevrouw Vloothuis: Ik wil wel meegaan in het voorstel zoals het er nu ligt, dat heeft het dagelijks bestuur ook in de begroting 2019 staan Verslag AB 12 april 2018 Pagina 3 van 7

4 De heer Mulder: Als iedereen erin mee gaat dan ga ik mee in het uiteindelijke voorstel: we dragen in 2019 in één keer bij 3 Project omzetting van m3 naar m2 a kennis te nemen van het geprognotiseerde totaalbedrag a ,-- aan kosten; b in te stemmen met de voorgestelde verrekening aan kosten per gemeente; c in te stemmen met de mogelijkheid de bijdrage in termijnen te voldoen mits dit de bedrijfsvoering van het niet raakt; d de (deel)bijdrage van een gemeente die wordt opgenomen in de reserve te bestemmen voor het uitvoeren van het project BAG-WOZ van m 3 naar m 2 Belastingkantoor Twente: a heeft kennis genomen van het geprognotiseerde totaalbedrag a ,-- aan kosten; b stemt in met de voorgestelde verrekening aan kosten per gemeente; c stemt in met de mogelijkheid de bijdrage in termijnen te voldoen mits dit de bedrijfsvoering van het niet raakt; d neemt de vooraf ontvangen (deel)bijdrage van de gemeente op in de reserve en bestemt deze bijdrage voor het uitvoeren van het project BAG-WOZ van m 3 naar m 2 De heer Toet geeft aan dat dit een fors project is In het accounthoudersoverleg is ook over nut en noodzaak gesproken De gemeente kan alvast in haar begroting rekening houden met de bedragen zoals in het voorstel is geprognotiseerd ð De secretaris zal telkens een evaluatie van de voortgang van het project geven De heer Mulder vraagt of er ook een goede terugkoppeling gegeven kan worden aan de accounthouders 4 Vaststellen Dienstverleningsovereenkomst 2018 en systematiek van de financiële doorrekening a In te stemmen met de nieuwe dienstverleningsovereenkomst (met ingangsdatum ); b In te stemmen met de systematiek van de financiële doorrekening van de DVO 2018 naar gemeenten vanaf Belastingkantoor Twente stemt in met: a De nieuwe dienstverleningsovereenkomst (met ingangsdatum ); b De systematiek van de financiële doorrekening van de DVO 2018 naar gemeenten vanaf Verslag AB 12 april 2018 Pagina 4 van 7

5 De heer Toet meldt dat dit in de vorige vergadering ook al ter sprake gekomen De financiële doorrekening is iets gewijzigd, bijvoorbeeld bij het afschaffing van een belasting We hebben alles doorgerekend en hiervan een terugkoppeling gegeven aan de vertegenwoordigers van de gemeenten Het benaderd de oude systematiek maar geeft nu ook invulling aan het verminderen van een afname van diensten Mevrouw Vloothuis geeft aan dat ons uitgangspunt solidariteit is hetgeen op zich goed is alleen er kleeft ook een risico aan De DVO op lokaal niveau ziet er prima uit maar wat is de basis dienstverlening waar het op zou kunnen functioneren? De heer Toet antwoordt dat de basis af te nemen dienstverlening nu ook de standaard dienstverlening is Maar het meerwerk moet wel in rekening kunnen worden gebracht Maar gemeenten hebben het nu meer zelf in de hand wat ze gaan betalen Ze kunnen zelf globaal zien welk financieel voordeel een wijziging van een afwijkende afhandeling naar een standaard afhandeling hun oplevert Mevrouw Vloothuis concludeert dat de solidariteit dus in de basis zit en vraagt of je altijd de standaard moet afnemen? De heer Welten: Als je een product met z n achten hebt dan valt het onder het basispakket Maar als er nog maar twee deelnemers zijn die dit afnemen dan moet je het daar wel over hebben De heer Toet: De gemeente Hengelo is begonnen met het invoeren van Diftar, inmiddels zijn er andere gemeenten bijgekomen die ook Diftar hebben ingevoerd Als alle gemeenten dezelfde uniforme afhandeling van de Diftar hanteren dan is het efficiënter (en goedkoper) maar als een gemeente van deze uniforme afhandeling wil afwijken dan blijft dit mogelijk tegen meerkosten De heer Mulder geeft aan dat hij nog niet kan instemmen want er stonden ambtelijk nog een aantal punten open Hij wil wel instemmen met het principe van de DVO en dan kan het naar het college De heer Welten vraag om definitieve besluitvorming en vraagt wat Borne doet De heer Mulder stemt in ð De openstaande vragen worden zo spoedig mogelijk afgehandeld waarna de DVO in het college kan worden behandeld 5 Update externe ontwikkelingen (wordt mondeling toegelicht) Noaberkracht De heer Toet meldt dat er nu een onderzoek plaatsvind naar de uitbesteding van de belastingtaak 25 April as krijgt de heer Welten een bestuurlijke terugkoppeling van Veloa De dag daarna is er een ambtelijke terugkoppeling in Noaberkracht De ambtelijk sceptische houding is wel een aandachtspunt 6 Rondvraag en sluiting De heer Eerenberg heeft een artikel in de Volkskrant gelezen over verkeersboetes betalen: leuker kunnen we het niet maken, wel overzichtelijker en sneller Het Centraal Justitieel Incassobureau heeft hun verkeersbeschikking herontworpen op een heel gebruiksgerichte manier Kunnen wij dat ook niet doen voor de aanslag Diftar? De heer Toet geeft aan dat we op dit moment onder meer al aan het onderzoeken zijn welke communicatiemiddelen we moeten gebruiken voor de diverse doelgroepen en welke bijbehorende communicatieboodschap daarbij hoort en dat we daar dus zeker oog voor hebben Verslag AB 12 april 2018 Pagina 5 van 7

6 De heer Eerenberg zou het erg leuk vinden om hiervan concepten te zien Zodra we hier concrete voorbeelden van hebben zullen we dat delen met het bestuur Mevrouw ten Heuw vraagt of we al weer eens opnieuw hebben onderzocht hoeveel mensen hun post bij MijnOverheid tijdig openen De heer Toet geeft aan dat we op dit moment de burgers tijdelijk niet meer stimuleren gebruikt te maken van MijnOverheid aangezien we 45 cent per raadpleging betalen Samen met andere samenwerkingsverbanden hebben we verzocht de kosten te reduceren De gemiddelde particulier realiseert zich ongetwijfeld niet dat elke klik in MijnOverheid 45 cent kost volgens mevrouw ten Heuw Sterker nog, vaak wordt MijnOverheid tevens gebruikt als digitaal archief Actielijst Actiepunt Agenda dd actie door einddatum punt 1 1b Hoe wordt resultaat van onderzoek optimale bedrijfsgrootte gecommuniceerd met de raden van de deelnemers? Jaarlijks (bij voorkeur in december) moet er een verantwoording worden opgesteld die gericht is op fraude December Als ambtelijk alle wegen zijn bewandeld en ICT Enschede de gevraagde TPM verklaring niet kan verstrekken dan wordt dit bestuurlijk opgepakt middels een schrijven van het dagelijks bestuur naar het college Het bestuur wil graag elk jaar aan het begin van het jaar een overzicht van de genomen besluiten ontvangen /DB 2018 April d (nieuwe) Raadsleden uitnodigen voor een presentatie over het Monitoren en analyseren proceskostenvergoeding December Actueel Visiedocument December Periodieke evaluatie van voortgang van project van m3 naar m2 ook aan account-houders Continu Verslag AB 12 april 2018 Pagina 6 van 7

7 Gereed (vervalt op het volgende verslag) Actiepunpunt agenda- dd actie door einddatum Mevrouw Vloothuis gaat de mogelijkheden verkennen om een wat uitgebreidere presentatie te kunnen geven dan de geplande bijeenkomst op 7 juni as Gereed Noaberkracht betaald mee aan vullen reserve in Ambtelijk openstaande vragen inzake DVO gemeente Borne afhandelen Gereed Gereed Besluit Belastingkantoor Twente stelt het verslag van de vergadering van 12 april 2018, na het doorlopen van de actiepunten, conform vast Ondertekening Secretaris Voorzitter dr R Toet mr drs RG Welten Verslag AB 12 april 2018 Pagina 7 van 7