Gladheidbestrijdingsplan Royal FloraHolland

Transcriptie

1 splan Royal FloraHolland Aan Van Betrokkenen gladheidbestrijding Andre van Ruijven / Timon Oosterveer Pagina 1 van 7 Datum 9 juli 2018 Onderwerp Concern breed gladheidbestrijdingsplan Royal FloraHolland Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Doelstelling en uitgangspunten 3. Visie op gladheidbestrijding 4. Strooiplan 5. Sneeuwplan 6. Extreem weer 7. Taken en verantwoordelijkheden 8. Communicatie 9. Klachten en meldingen 10. Administratie en Facturatie 11. Bijlagen: 11.1 Tekening gladheidbestrijding locatie Aalsmeer 11.2 Tekening gladheidbestrijding locatie Naaldwijk 11.3 Tekening gladheidbestrijding locatie Rijnsburg 11.4 Informatiebrief gladheidbestrijding. 1. Inleiding Royal FloraHolland is wegbeheerder van haar wegen en daarmee verantwoordelijk voor de bestrijding van de gladheid op deze wegen. Het staat Royal FloraHolland vrij om de keuze te maken welke wegen, fietspaden en of voetpaden sneeuw en ijsvrij worden gehouden. Wanneer Royal FloraHolland niet voldoet aan haar zorgplicht en de weggebruiker als gevolg hiervan schade ondervindt, kan Royal FloraHolland aansprakelijk worden gesteld. Bij gladheid als gevolg van bevriezing en / of sneeuwval betreft het echter een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. Dit betekent dat van Royal FloraHolland verwacht mag worden dat zij alle mogelijke inspanningen verricht om gladheid te bestrijden, maar niet dat zij dit altijd kunnen voorkomen. 2. Doelstelling en uitgangspunten Dit plan bevat de uitgangspunten die leidend zijn voor de uitvoering van de gladheidbestrijding waardoor uniformiteit concernbreed ontstaat. De gedetailleerde uitwerking voor de uitvoering staat in bijlagen strooiroute locatie Aalsmeer, Naaldwijk en Rijnsburg beschreven. Wanneer Royal FloraHolland aansprakelijk wordt gesteld voor schade ten gevolge van gladheid op de terreinen moet Royal FloraHolland kunnen aantonen dat Royal FloraHolland zorgvuldig heeft gehandeld. De navolgende zaken kunnen dit aantonen. Een gladheidbestrijdingsplan. Een plan voor de strooiroute. Voorlichting / communicatie naar weggebruikers. Registratie van aankomst en vertrek van de leverancier(s). Registratie van gereden strooiroute en tijden.

2 Datum 9 juli 2018 Pagina 2 van 7 Klacht- en meldsysteem. Het gladheidbestrijdingsplan is een intern document wat jaarlijks in mei geactualiseerd wordt. De contractmanager evalueert met Onderhoudsbedrijf, Services, Logistiek, Bedrijfsbeveiliging en leverancier(s). De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden in het gladheidbestrijdingsplan het jaar erop meegenomen. 3. Visie op gladheidbestrijding De bereikbaarheid en verkeersveiligheid van Royal FloraHolland moet ook gelden onder winterse omstandigheden. De bereikbaarheid van hulpdiensten staat voorop. Tevens moet voor zoveel mogelijk verkeersdeelnemers een maximale doorstroom kunnen zijn. De navolgende gebieden vallen onder de gladheidbestrijding: Rijbanen. Laadkuilen. Parkeerplaatsen. Ingangen van het gebouw voor openbaar gebruik. Fietspaden. Voetpaden. We kunnen elementen van het weer niet sturen. is daarom ook handelen naar de omstandigheden, dat geldt voor iedereen. Royal FloraHolland kan zich zo goed mogelijk op de winterse omstandigheden voorbereiden tegelijkertijd vraagt winterweer aanpassing van (rij)gedrag van klanten, medewerkers en bezoekers op de terreinen. 4. Waar strooit Royal FloraHolland en waarom? Tijdens de winterse omstandigheden bestrijdt Royal FloraHolland de gladheid om de terreinen zo goed mogelijk begaanbaar te houden. Het is echter onmogelijk om de terreinen op hetzelfde moment te strooien. Hierom worden er keuzes gemaakt. Royal FloraHolland hanteert de navolgende criteria bij het vaststellen van de strooiroutes: 1. Bereikbaarheid van hulpdiensten. 2. Doorstroming van de verkeersdeelnemers. 3. Gladgevaarlijke weggedeelten onder andere parkeerdaken. 4. Logistieke opslaglocaties voor stapelwagens en fust. Op basis van deze criteria maakt Royal FloraHolland de afweging welke wegen, fietspaden en voetpaden worden opgenomen in de strooiroute. In deze afweging worden ook de kosten en effectiviteit meegenomen. De strooiroute worden jaarlijks geactualiseerd in samenwerking met de leverancier(s). Waar strooit Royal FloraHolland niet? Voor delen van het terrein waarvoor bovenstaande criteria niet geldt, strooit Royal FloraHolland niet. Dat geldt bijvoorbeeld voor: Logistieke opslagterreinen. Buitenterreinen van afvalverwerking. Voetpaden van gehuurde ruimten en panden.

3 Datum 9 juli 2018 Pagina 3 van 7 Panden niet in eigendom van Royal FloraHolland. Huurders zijn zelf verantwoordelijk voor het strooien van voetpaden, bordessen van trappenhuizen, ingangen en ruimten tussen de voertuigen. Kavelkopers zijn zelf verantwoordelijk voor de gladheidbestrijding. Logistieke afdelingen en andere afdelingen met ruimte op het buitenterrein zijn zelf verantwoordelijk voor het strooien van de buitenterreinen. (Note: uitzondering hierop zijn logistieke opslaglocaties voor stapelwagens en fust. Dit heeft directe invloed op het verdeelproces van Royal FloraHolland en staat benoemd als één van de drie topprioriteiten van Royal FloraHolland. Royal FloraHolland afdeling Services vraagt aan interne afdelingen om de ruimten welke niet onder het strooiplan vallen zelf begaanbaar te houden. Royal FloraHolland afdeling Services faciliteert voor afdelingen van Royal FloraHolland zout. Huurders en kavelkopers kunnen contact opnemen met de door Royal FloraHolland geselecteerde leverancier(s) en hiermee rechtstreeks en zonder bemoeienis van Royal FloraHolland afspraken maken. Wanneer strooit Royal FloraHolland De winterperiode loopt ieder jaar van 1 oktober tot 1 april. Afhankelijk van de weersomstandigheden kan de winterdienst eerder beginnen of langer doorgaan. De werkzaamheden in het kader van de gladheidbestrijding hebben als kenmerk dat ze onregelmatig zijn, niet vooraf planbaar en vaak in de avond en nacht worden uitgevoerd. Aan de hand van de volgende bronnen wordt besloten of er gladheid bestreden moet worden: Proactief. Wanneer de provincie of gemeente de gladheid gaat bestrijden, wordt op het terrein van Royal FloraHolland de gladheid ook bestreden onder dezelfde Meteogroep voorwaarden als op de gemeente of provinciale wegen. Reactief. Eigen waarneming van de afdeling Bedrijfsbeveiliging. Dooimiddel en technieken. Door de combinatie van een leverancier(s) welke ook de dienstverlening uitvoert voor de gemeente of provincie wordt het risico van niet levering van zout beperkt. Er is de mogelijkheid om gebruik te maken van de strategische voorraad van provincie of gemeente. De gemeente of provincie maakt een keuze voor het soort dooimiddel. Op dit moment wordt gebruik gemaakt van strooizout. Royal FloraHolland kiest voor preventief strooien. Dit betekent dat het strooien plaatsvindt, alvorens het glad wordt. Doordat de wegen al gestrooid zijn, voordat de verkeersdrukte op gang komt, is er een hogere verkeersveiligheid. In verband met de vroege verkeersdrukte op het terrein nog voor de normale verkeersdrukte start, vraagt dit aandacht van de uitvoerende leverancier(s). 5. Sneeuwplan Het sneeuwruimen neemt meer tijd in beslag in vergelijking met strooien. In eerste instantie ligt de aandacht op doorgaande wegen en de opritten en afritten van parkeerdaken. Op de

4 Datum 9 juli 2018 Pagina 4 van 7 parkeerdaken worden alleen de rijbanen vrijgemaakt van sneeuw. De parkeervakken worden niet vrijgemaakt van sneeuw. De sneeuw wordt bestreden door middel van schuiven. Waarbij rekening gehouden dient te worden met het materieel, omdat bijvoorbeeld op een parkeerdak schade kan ontstaan bij verkeerd gebruik. De verzamelde sneeuw wordt op speciale plekken geschoven en zoveel mogelijk buiten rijbanen, fietspaden en voetpaden. De verzamelde sneeuwhopen kunnen overlast veroorzaken. In specifieke gevallen, zoals dak-belasting, kan besloten worden om de sneeuw af te laten voeren. 6. Extreem weer Bij extreme of afwijkende omstandigheden zoals weeralarm, langdurige sneeuwval, tekort aan dooimiddel komen alle betrokkenen van het gladheidbestrijdingsplan bijelkaar. De betrokkenen zijn: Contractmanager Royal FloraHolland, Afdelingsmanager Services, Afdelingsmanager Bedrijfsbeveiliging, Afdelingsmanager Brandweer, Veiligheidsadviseur Royal FloraHolland en één afdelingsmanager Onderhoudsbedrijf. Het kan hierbij gaan om: Bij een voorspeld weeralarm de leverancier(s) te laten starten op basis van weersverwachting. (Dit betekent wachten op het terrein met sneeuwploegen). Sneeuwhopen afvoeren in plaats van laten liggen. Bij tekort aan strooimiddel andere middelen inzetten. Eventueel advies aan niet logistieke functies om thuis te werken. Het eventueel opschalen bij extreem weer gaat conform de door Royal FloraHolland vastgestelde calamiteitenprocedure. Waarbij de afdelingsmanager bedrijfsbeveiliging de manager Logistiek van de locatie op de hoogte houdt. Gezamenlijk bepalen zij of het noodzakelijk is om op te schalen naar het Locatie Actie Team (LAT) voor betreffende locatie. Het LAT neemt alle besluitvorming rondom benodigde actie over. Dit is conform het Crisismanagementplan van RFH. In de onderstaande tabel wordt weergegeven wanneer de hieronder benoemde betrokkenen bij elkaar komen voor overleg. Code oranje vraagt om voorbereiding. Er is grote kans op gevaarlijk of extreem weer waarbij de impact groot is en er kans is op schade, letsel of veel overlast. Code rood vraagt om actie te ondernemen. Het extreme weer heeft grote impact en kan veel schade, letsel en overlast veroorzaken. Type weeralarm Tijdstip Dagen Overleg Code rood Maandag tot Ja zondag. Code oranje Maandag tot Ja vrijdag Code oranje 06: Zaterdag Ja Code oranje 16: Zondag Ja De afdelingsmanager Bedrijfsbeveiliging heeft een coördinerende rol in het bijelkaar roepen van alle betrokkenen. 7. Wie zijn er betrokken bij gladheidbestrijding De betrokkenen bij de gladheidbestrijding op de terreinen van Royal FloraHolland zijn:

5 Datum 9 juli 2018 Pagina 5 van 7 Afdeling Bedrijfsbeveiliging. Leverancier(s). Afdeling Services. Afdeling Contractmanagement. Klanten. Afdeling Bedrijfsbeveiliging. De afdeling Bedrijfsbeveiliging is verantwoordelijk voor de operationele aansturing van de gladheidbestrijding. Hieronder valt: Eigen waarneming van gladheid door de afdeling Bedrijfsbeveiliging. Het laten uitvoeren van de vastgestelde gladheidbestrijding. Het laten bijstellen, indien veiligheid of doorstroming in gevaar komt, van de vastgestelde gladheidbestrijding. Signaleren van gladheid en het oproepen van de leverancier(s). Bij elkaar roepen op basis van weersverwachtingen van vastgesteld team. Indien noodzakelijk opschalen conform calamiteitenplan. Het rapporteren van de uitgevoerde dienstverlening. Het communiceren van weersverwachtingen naar de logistieke afdelingen. Klachten en meldingen ontvangen, afhandelen en rapporteren. Fysiek controleren van de uitgevoerde dienstverlening. Leverancier(s) De dienstverlening van gladheidbestrijding is uitbesteed. De uitvoering van de gladheidbestrijding wordt aangestuurd door een coördinator van de leverancier(s). De leverancier(s) bepaalt het moment van gladheidbestrijding, welk type dooimiddel wordt ingezet en met welke methode de gladheid wordt bestreden. De leverancier(s) volgt het advies van de Meteogroep en de gemeente / provincie waar de locatie van Royal FloraHolland ligt. Doel hiervan is om de verschillen voor de weggebruiker te beperken / verminderen tussen gladheidbestrijding gemeente / Provincie en Royal FloraHolland. Voorbeeld in de huidige situatie wordt de gladheid op locatie Rijnsburg bestreden wanneer de provincie de gladheid gaat bestrijden. Afdeling Services De afdeling Services is verantwoordelijk voor de aansturing van het contract gladheidbestrijding per locatie. Hieronder valt: Jaarlijks evalueren van de gladheidbestrijding met de leverancier(s). Jaarlijks actualiseren van de strooiroute met de afdeling Bedrijfsbeveiliging. Faciliteren van zout en zoutkisten aan logistieke afdelingen. Facturatie. Communicatie van gladheidbestrijding naar gevestigde bedrijven op de terreinen van Royal FloraHolland. Verzamelen van gemelde klachten en meldingen van de afdelingen Bedrijfsbeveiliging en Klantenservice Afdeling Contractmanagement

6 Datum 9 juli 2018 Pagina 6 van 7 De afdeling Contractmanagement is verantwoordelijk voor de centrale aansturing van het contract gladheidbestrijding. Hieronder valt: Actualiseren van het gladheidbestrijdingsplan. Evalueren met de afdelingen Bedrijfsbeveiliging en de afdeling Services. Rapporteren van onder andere geleverde prestaties, innovaties, kosten en gestrooide hoeveelheid zout. Klanten Interne afdelingen welke niet onder het strooibeleid vallen van Royal FloraHolland en gevestigde bedrijven op de terreinen van Royal FloraHolland kunnen zich aansluiten bij de gladheidbestrijding van Royal FloraHolland. Om de dienstverlening goed te laten verlopen stemt de leverancier rechtstreeks de dienstverlening af met de interne afdeling of externe klant zonder tussenkomst van Royal FloraHolland. Voorafgaand aan het jaar worden interne afdelingen en klanten geinformeerd over het aankomende seizoen. Hierdoor kunnen interne afdelingen en klanten zich voorbereiden op en aan de winterse omstandigheden. De afdeling Services faciliteert zout aan de interne afdelingen. Daarnaast plaatst en verwijderd de leverancier(s) in opdracht van de afdeling Services jaarlijks zoutkisten. De afdeling Services inventariseert de behoefte aan zoutkisten en zout bij onder andere de afdelingen Logistiek en Bedrijfsbeveiliging. 8. Communicatie. Communicatie voorafgaand aan en tijdens het winterseizoen is essentieel om bezoekers, klanten en medewerkers op de terreinen te informeren over wat Royal FloraHolland doet en zij zelf kunnen doen om veilig het seizoen door te komen. Voorafgaand aan het seizoen wordt een nieuwsbrief verzonden naar op het terrein gevestigde bedrijven en niet gevestigde bedrijven. De medewerkers worden voorafgaand geinformeerd. Voorafgaand aan het winterseizoen communiceert Royal FloraHolland over de vastgestelde strooiroutes en het telefoonnummer voor meldingen en klachten. Hierdoor kunnen klanten en medewerkers hiermee rekening houden. Tijdens het winterseizoen worden weeralarmen gecommuniceerd naar interne afdelingen door de afdelingsmanager Bedrijfsbeveiliging, tekstborden met standaard tekst geplaatst bij de belangrijkste ingangen van het terrein door de afdeling Bedrijfsbeveiliging en eventuele aanpassingen in het strooiplan gecommuniceerd aan interne afdelingen en klanten. Communicatiemiddelen Voor de communicatie over de gladheidbestrijding wordt voorafgaand en tijdens het winterseizoen aantal middelen gebruikt: De afdeling Services stelt een nieuwsbrief op en verspreid de nieuwsbrief. De afdeling Services plaats in samenspraak met Communicatie een bericht op Yammer en of Intranet.

7 Datum 9 juli 2018 Pagina 7 van 7 De afdeling Services plaatst in samenspraak met Communicatie een bericht op Internet met verwijzing naar het gladheidbestrijdingsplan. De afdeling Bedrijfsbeveiliging plaatst tekstborden. De afdeling Bedrijfsbeveiliging informeert per locatie afdelingen van Royal FloraHolland bij weeralarmen. 9. Meldingen en klachten Elke gebruiker van de terreinen van Royal FloraHolland kan een melding of klacht indienen. De afdelingen Klantenservice en Bedrijfsbeveiliging ontvangen de meldingen en maken hiervan een registratie op. Centraal worden de klachten en meldingen bijgehouden door de afdeling Services. Een gebruiker kan contact opnemen met: Klantenservice tussen uur op maandag t/m vrijdag. Bedrijfsbeveiliging tussen uur op maandag t/m vrijdag. Bedrijfsbeveiliging zaterdag, zondag en feestdagen. De meldingen en klachten leveren waardevolle gegevens op over mogelijk gevaarlijke situaties. Hierop kan direct worden geanticipeerd en aan het einde van het seizoen worden de gegevens gebruikt voor de evaluatie. 10. Administratie & Financiën. Zodra de leverancier(s) op het terrein arriveert, wordt een registratie bon afgeleverd bij de afdeling Bedrijfsbeveiliging. Aan het einde van de uitgevoerde dienstverlening wordt de bon door de medewerker van de afdeling Bedrijfsbeveiliging en de medewerker van de leverancier(s) ondertekend. De afdeling Bedrijfsbeveiliging registreert de navolgende zaken: Datum en tijdstip van de melding en van wie afkomstig Datum en tijdstip begin en einde van de actie. Naam verantwoordelijke chauffeur of coördinator. Wat is de weersgesteldheid en buitentempratuur op tijdstip van melding. Wat is de weersgesteldheid en buitentempratuur op tijdstip van aanvang actie. Aantal middelen wat is ingezet. Eventueel opmerkingen. De factuur wordt aan de hand van de bonnen gecontroleerd en verwerkt door de contractbeheerder per locatie. Per locatie wordt door Royal FloraHolland een prijs afgesproken met de leverancier(s) voor onder andere: Vergoeding stand-by regeling. Vergoeding vaste strooiroute. Vergoeding sneeuwruimen. Voor de gladheidbestrijding is een jaarbudget beschikbaar. Het budget is niet bepalend voor de inzet, die wordt bepaald door de weersomstandigheden. Eventuele overschrijdingen van het budget worden gerapporteerd decentraal door het contractbeheer met de periodeafsluiting en centraal aan het eind van het seizoen door de contractmanager.