JAAR BERICHT. Alles voor de diagnose

Transcriptie

1 JAAR BERICHT 2009 Alles voor de diagnose

2 INHOUD PAG 03 Raad van toezicht aan het woord PAG 04 Bestuurder aan het woord PAG 06 Productie PAG 09 Kwaliteitsborging PAG 10 Doorloopsnelheden PAG 12 P&O PAG 14 Financiën

3 03 DE RAAD VAN TOEZICHT Heeft als taken: toezicht uitoefenen op het beleid van de bestuurder; toezicht uitoefenen op de werking en integriteit van de interne systemen en procedures op gebied van controleen risicobeheersing ingesteld door de bestuurder; toezicht uitoefenen op de algemene gang van zaken binnen Pathologie Friesland; het terzijde staan van de bestuurder met advies. In het kader van kennismaking en oriëntatie in het bedrijf heeft de Raad van Toezicht zich direct op de hoogte gesteld van de gang van zaken. Ook heeft de Raad van Toezicht aangegeven op welke wijze zijn taak te willen uitoefenen. De eerste contacten met (medische) staf en ondernemingsraad zijn als zeer nuttig en plezierig ervaren. De Raad van Toezicht van Pathologie Friesland heeft een goede relatie met de bestuurder: we trekken in harmonie met elkaar op, maar wel op nuttige afstand en met een zichtbaar positief kritische betrokkenheid. Dankzij de inzet van de medewerkers van Pathologie Friesland weten we dat de organisatie breed wordt gedragen en dat klanten en andere betrokkenen dat elke dag kunnen waarnemen. RAAD VAN TOEZICHT AAN HET WOORD De taken en de rol van de nieuwe Raad van Toezicht zijn ten opzichte van de oude anders en veeleisender geworden. De oude Raad van Toezicht werd gevormd door bestuurders van de ziekenhuizen in Friesland, die daarmee zowel opdrachtgever als toezichthouder was. Uit oogpunt van good governance was deze situatie niet (meer) wenselijk. De huidige Raad van Toezicht wil zijn verantwoordelijkheden plaatsen tegen de achtergrond dat hij open en duidelijk wil omgaan met zijn taken en bevoegdheden die de raad namens de samenleving zijn toevertrouwd. Het resultaat over 2009 is conform de verwachting en bevredigend. Naar alle waarschijnlijkheid zullen de prijzen voor de productie ten behoeve van de ziekenhuizen de komende jaren onder druk komen te staan. Anderzijds zullen de kosten een bovenmodale stijging doormaken, als gevolg van verdergaande technologische ontwikkelingen. Dit heeft een dubbelzijdige druk op de rentabiliteit tot gevolg. Scherp aan de wind zeilen zal noodzakelijk zijn om de resultaten op peil te houden. Pim Gaanderse Raad van Toezicht

4 04 BESTUURDER AAN HET WOORD EEN NIEUWE ORGANISATIE MET EEN RIJK VERLEDEN Een nieuwe organisatie met een rijk verleden, dat is Pathologie Friesland. Een klein jaar mag ik nu leidinggeven aan deze organisatie, voortgekomen uit het voormalige Laboratorium voor Volksgezondheid Friesland (LVF). Daar komt dat rijke verleden ook vandaan, want dat wat we toen deden, doen we nu ook nog, alleen onder onze nieuwe naam en op eigen benen. Bij mijn aantreden trof ik medewerkers aan die gaan voor hun werk, die met plezier en gedreven hun werk uitvoeren. Ze hebben duidelijk voor ogen dat wat wij doen, bijdraagt aan betere patiëntenzorg. Met dit jaarbericht willen wij u - in woord en beeld - een impressie geven van wat wij in het afgelopen jaar hebben gedaan. Niet opsommend en uitputtend, en in een handzaam en overzichtelijk formaat was een veelbewogen jaar, want een splitsing van twee organisaties gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot. Met veel inspanning is geprobeerd om de dienstverlening aan onze klanten, ziekenhuizen, huisartsen en verpleeghuizen, overeind te houden. Alles voor de diagnostiek is ons motto geworden, dat we ook graag willen blijven waarmaken. Er is een start gemaakt met de inrichting van de nieuwe organisatie. In 2009 zijn daarnaast ook voorzichtige stappen gezet in het voorbereiden van nieuwe ontwikkelingen, zoals moleculaire diagnostiek. De contacten met de klanten zijn aangehaald door het brengen van bezoeken, maar ook door de klanten ons te laten bezoeken. We stellen het bedrijf open, zodat men met eigen ogen kan zien wat er gebeurt voor een diagnose wordt gesteld. In het kader van verdergaande effi ciency hebben we het papierloos verzenden van uitslagen ingevoerd. En er is onder andere een nieuwe website gebouwd om Pathologie Friesland verder een eigen gezicht te geven. Er is en wordt door onze medewerkers hard gewerkt, ik hoop u door middel van dit jaarbericht daar zicht op te geven. Bert Benthem Raad van Bestuur

5 05 Judith Nieken Patholoog, gespecialiseerd in onder andere obductie-, cyto- en uropathologie We zijn in beweging 2009 was voor mij het jaar van beweging. De nieuwe bestuurder, Bert Benthem, bracht veranderingen met zich mee. Daarnaast zijn er ook allerlei maatschappelijke ontwikkelingen. Zo vragen specialisten steeds meer een verfi jndere diagnose die is toegespitst op de patiënt. Dat is een ontwikkeling waar wij graag een actieve bijdrage aan leveren. Daarom startten we in 2009 met een pilot Snel Diagnostiek Longtumoren. Een arts die onderzoeksmateriaal afneemt, krijgt nu met voorrang de diagnose. In geval van een kwaadaardige tumor kan de arts hierdoor sneller een behandelingsplan met de patiënt opstellen. Om zo n snelle diagnose voor elkaar te krijgen, werd de werkwijze in het laboratorium aangepast. Een andere ontwikkeling die mij in 2009 opviel, is dat de geïntegreerde diagnostiek in ziekenhuizen belangrijker wordt. We werken steeds meer samen in multidisciplinaire teams. Hierdoor ontstaat er een samenspel van kennis en ervaring van verschillende specialismen, wat bijdraagt aan een goede behandeling. Ten slotte zijn in 2009 de voorbereidingen getroffen voor de opleiding Pathologie nieuwe stijl.

6 06 PRODUCTIE PRODUCTIE Overzicht van het aantal algemene cytologie-inzendingen, verdeeld over de ziekenhuizen, huisartsen en overige instellingen. Soort PA-onderzoek Algemene cytologie Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Huisartsen Overig Totaal Overzicht van het aantal cervixcytologie-inzendingen, gesplitst in bevolkingsonderzoek (BVO) en medische indicatie (MI) en verdeeld over de ziekenhuizen, huisartsen en overige instellingen. Soort PA-onderzoek Cervixcytologie (BVO) Cervixcytologie (MI) Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Huisartsen Overig Totaal Overzicht van het aantal inzendingen voor histologisch onderzoek, verdeeld over de ziekenhuizen, huisartsen en overige instellingen. Soort PA-onderzoek Routine histologie Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Huisartsen Overig Totaal

7 07 Overzicht van het aantal obducties, verdeeld over de ziekenhuizen, huisartsen en overige instellingen. Soort PA-onderzoek Obducties (incl. foetussen) Obducties foetussen Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Huisartsen Overig 5 3 Totaal PRODUCTIE Overzicht van het aantal immunohistochemische kleuringen verdeeld over de ziekenhuizen, huisartsen en overige instellingen. Soort PA-onderzoek Immunohistochemische kleuringen Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Huisartsen Overig Totaal Overzicht van het aantal Her2Neu-bepalingen, verdeeld over de ziekenhuizen. Soort PA-onderzoek Her2Neu-bepalingen Her2Neu 2 + apart extra Instelling Dokkum, De Sionsberg Drachten, Nij Smellinghe Heerenveen, De Tjongerschans Leeuwarden, Medisch Centrum Leeuwarden Sneek, Antonius Ziekenhuis Totaal

8 08 Anja ten Berge Laboratoriummedewerker histologie We kunnen sneller en klantgerichter werken Op de histologie maken we elke dag circa 600 tot 700 cassettes klaar waarin onderzoeks materiaal is verwerkt. Deze cassettes gaan s middags in de doorvoermachine die het water uit het weefsel vervangt door paraffi ne. Daar doet deze machine acht uur over. De consequentie hiervan is dat het materiaal dat s ochtends binnenkomt pas de volgende dag kan worden bekeken. Maar de ontwikkelingen staan niet stil: er zijn nieuwe doorvoermachines op de markt die dit proces sneller doen. In 2009 startten we een projectgroep die zich hierin verdiepte. We schreven een projectplan, bezochten verschillende fi rma s en bekeken diverse machines. Na uitgebreid onderzoek kozen we voor de snelste machine: deze heeft niet acht, maar één uur verwerkingstijd. Het resultaat is dat we sneller en klantgerichter kunnen werken. Verder is in 2009 op de immunohistochemie het antigeenmarker-panel uitgebreid, wat de diagnostiek verbetert. Kortom, meer snelheid en meer kwaliteit!

9 09 KWALITEITSBORGING Pathologie Friesland neemt deel aan externe kwaliteitsrondzendingen met als doel de eigen kwaliteit te toetsen aan de algemene nationale en internationale standaarden. In landelijk verband wordt deelgenomen aan rondzendingen van de SKML (Stichting Kwaliteitsbewaking Medische Laboratoriumdiagnostiek); de afdeling immunohistochemie neemt daarnaast deel aan de rondzendingen van de internationale organisatie NordiQC. KWALITEITSBORGING De vakinhoudelijke kwaliteit wordt geborgd door individuele bij- en nascholing, door interne consultatie van aandachtsgebiedpathologen en door externe consultatie. Externe consultaties en revisies worden plenair besproken in de staf. Er is een wekelijkse coupebespreking voor pathologen en aio s, waar moeilijke of juiste klassieke gevallen worden besproken in het kader van de opleiding en de intercollegiale toetsing. Elke 1e dinsdag van de maand is er een regionale coupe-avond in het UMCG, georganiseerd voor pathologen en aio s uit de gehele regio. Wet klachtrecht cliënten zorginstellingen Er zijn in het verslagjaar 2009 geen klachten binnengekomen bij Pathologie Friesland in het kader van de Wet klachtrecht cliënten zorginstellingen.

10 10 DOORLOPPSNELHEDEN DOORLOOPSNELHEDEN Defi nitie doorlooptijd*: Aantal dagen van binnenkomst onderzoeksmateriaal en dag van laatste defi nitieve autorisatie verslag. Opvallend is dat ten opzichte van 2008 de diagnose in een kortere tijd is gesteld, waardoor de uitslag sneller voor de aanvrager beschikbaar was. In een aantal gevallen is sprake van een lange doorlooptijd, dit wordt vooral veroorzaakt door aanvullende kleuringen die op het onderzoeksmateriaal worden uitgevoerd zoals: extern (DNA), specialistisch onderzoek of externe expert consultatie. Overzicht van de doorlooptijden algemene cytologie Aantal rel. freq. cumul. rel. freq. rel. freq. cumul. rel. freq. werkdagen 1 26,38% 26,38% 30,75% 30,75% 2 30,96% 57,34% 32,53% 63,28% 3 17,38% 74,72% 15,85% 79,13% 4 8,52% 83,24% 6,39% 85,52% 5 2,94% 86,18% 3,95% 89,47% 6 - < 8 3,91% 90,09% 3,80% 93,27% 8 - < 11 3,85% 93,94% 2,06% 95,33% 11 - < 16 2,47% 96,41% 1,60% 96,93% 16 - < 21 0,48% 96,89% 0,62% 97,55% > 21 3,10% 100% 2,46% 100% Overzicht van de doorlooptijden histologie Aantal rel. freq. cumul. rel. freq. rel. freq. cumul. rel. freq. werkdagen 1 29,62% 29,62% 32,95% 32,95% 2 24,25% 53,87% 24,68% 57,63% 3 14,68% 68,55% 14,38% 72,01% 4 7,86% 76,41% 7,25% 79,26% 5 3,92% 80,33% 4,14% 83,40% 6 - < 8 4,90% 85,23% 4,70% 88,10% 8 - < 11 5,74% 90,97% 4,00% 92,10% 11 - < 16 4,54% 95,51% 3,02% 95,12% 16 - < 21 1,10% 96,61% 0,97% 96,09% > 21 3,40% 100% 3,91% 100% *N.B. De gepresenteerde doorloopcijfers zijn gebaseerd op het laatste defi nitieve geautoriseerde verslag. In de gevallen waar later aanvullend onderzoek of revisies zijn gerapporteerd telt dit mee voor de gepresenteerde doorloopsnelheden.

11 11 Overzicht van de doorlooptijden obducties Aantal rel. freq. cumul. rel. freq. rel. freq. cumul. rel. freq. werkdagen 1 - < 7 9,68% 9,68% 14,36% 14,36% 7 - < 14 11,06% 20,74% 15,43% 29,79% 14 - < 21 11,06% 31,80% 12,77% 42,56% 21 - < 28 5,07% 36,87% 11,17% 53,73% 28 - < 35 6,45% 43,32% 5,32% 59,05% > 35 dagen 56,68% 100% 40,96% 100% DOORLOOPSNELHEDEN Overzicht van de doorlooptijden bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker (BVO) en medische indicatie-cytologie (MI). Cervixcytologie Bevolkingsonderzoek Medische indicatie Aantal rel. freq. cumul. rel. freq. cumul. rel. freq. cumul. rel. freq. cumul. werkdagen rel. freq. rel. freq. rel. freq. rel. freq. 1 0,13% 0,13% 9,30% 9,30% 2,35% 2,35% 56,46% 56,46% 2 9,74% 9,87% 14,97% 24,27% 63,20% 65,55% 22,81% 79,27% 3 14,67% 24,54% 17,04% 41,31% 19,68% 85,23% 7,18% 86,45% 4 8,64% 33,18% 19,49% 60,80% 5,00% 90,23% 2,23% 88,68% 5 7,05% 40,23% 8,05% 68,85% 1,27% 91,50% 0,63% 89,31% 6 - < 8 12,94% 53,17% 10,79% 79,64% 0,95% 92,45% 0,47% 89,78% 8 - < 11 16,40% 69,57% 12,32% 91,96% 0,30% 92,75% 0,30% 90,08% 11 - < 16 12,46% 82,03% 5,18% 97,14% 0,25% 93,00% 0,26% 90,34% 16 - < 21 3,36% 85,39% 0,05% 97,19% 0,10% 93,1% 0,57% 90,91% > 21 14,60% 100% 2,81% 100% 6,90% 100% 9,09% 100% In 2009 is een wijziging in de logistiek van het kleurvertrek van de afdeling cytologie ingevoerd, met een positief resultaat: de diagnose is in een kortere tijd gesteld. 92% van de BVO-uitstrijken zijn binnen de termijn van 10 werkdagen geautoriseerd. 89% van de medische indicatie uitstrijken zijn binnen de termijn van 5 werkdagen geautoriseerd. Opvallende vooruitgang is dat 56% van deze uitslagen binnen 2 dagen voor aanvrager beschikbaar waren.

12 12 P&O P&O Kerncijfers sociaal jaarverslag 2009 Totale formatie 48,1 fte Aantal medewerkers 62 Gemiddelde leeftijd 42,5 Aantal deeltijders 42 Aantal vrouwen 47 Instroom medewerkers 3 Uitstroom medewerkers 4 Ziekteverzuim 3,78 De samenstelling en de omvang van het medewerkersbestand is in 2009 stabiel gebleven. De opbouw van de organisatie met bestuurder, medische staf, de afdelingen histologie, cytologie en administratie en de ondersteunende diensten is na de splitsing niet gewijzigd. Arbeidsomstandigheden Om de continuïteit te kunnen waarborgen, is de aanwezigheid van onze medewerkers essentieel. Door middel van gericht beleid willen wij het aanwezigheidspercentage zo hoog mogelijk laten zijn. Het verzuimcijfer laat over het afgelopen jaar een sterke daling zien. Binnen Pathologie Friesland wordt voortdurend gestreefd naar verbetering van de arbeidsomstandigheden. Met behulp van een overlegstructuur (werkoverleg, MT) en de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is arbo structureel ingebed in de organisatie. Pathologie Friesland is aangesloten bij een arbodienst. Personeelsaangelegenheden In 2009 hebben een aantal medewerkers ouderschapsverlof opgenomen. Tevens is er gebruikgemaakt van de mogelijkheden voor zorgverlof. Daarnaast is er door meer dan de helft van de medewerkers gebruikgemaakt van regelingen die deel uitmaken van het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA). Ondernemingsraad In 2009 is er regelmatig een overlegvergadering geweest. Ook heeft er meerdere malen informeel overleg plaatsgevonden tussen de bestuurder en OR over uiteenlopende onderwerpen. Per 1 juli 2009 is de samenstelling van de OR gewijzigd.

13 13 Lucia Oenema Eerste medewerker medische administratie Positieve ontwikkelingen Onze werkzaamheden zijn divers en we werken op verschillende plaatsen in de gehele organisatie. Twee collega s voeren dagelijks het binnengekomen materiaal in. Andere taken die door ons worden uitgevoerd zijn het controleren en eventueel verbeteren van uitslagen en het verzenden van materiaal naar andere laboratoria voor de revisie. Daarnaast nemen we de telefoon aan waarbij hoofdzakelijk om uitslagen wordt gevraagd. Elke medewerker van onze afdeling kan op iedere plaats worden ingezet. Hierdoor is ons werk afwisselend en dat houdt je scherp. In september 2009 kreeg de pathologie een nieuwe directeur en per 1 januari 2010 kreeg de administratie een nieuwe teammanager. Dat zijn mensen die met een frisse blik naar de afdeling en de organisatie kijken. Stap voor stap veranderen dingen. Er wordt meer geautomatiseerd en onlangs zijn we gestart met diverse cursussen die ons ondersteunen bij ons werk. Dat werkt prettiger en sneller. Als ik het verloop van 2009 in één woord zou samenvatten, dan zou ik zeggen positief!

14 14 FINACIËN FINANCIËN De jaarrekening is in 2009 twee keer verschenen. Dit is het gevolg van de splitsing met het voormalige LVF per 1 juli De jaarrekening Pathologie Friesland 2009 is te downloaden via de website. Balans per 31 december 2009 (x 1.000) ACTIVA PASSIVA Vaste activa Eigen vermogen Materiële vaste activa Kapitaal Financiële vaste activa Reserve Aanvaardbare Kosten Voorzieningen Langlopende schulden Vlottende activa Kortlopende schulden en overlopende passiva Voorraden Financieringsoverschot Vorderingen en Overige kortlopende overlopende activa schulden en overlopende passiva Liquide middelen Totaal

15 15 Resultatenrekening over 2009 (x 1.000) Exploitatie 2009 Bedrijfsopbrengsten Budget voor aanvaardbare kosten FINANCIËN Bedrijfslasten Personeelskosten Afschrijvingen op fi nanciële en materiële vaste activa 268 Overige bedrijfskosten 924 Som der bedrijfslasten 3243 Bedrijfsresultaat 24 Financiële baten en lasten 2 Resultaat 26 Ynske Kooistra Cytologisch analist Helderheid en duidelijkheid In 2009 is onze naam veranderd in Pathologie Friesland. De nieuwe naam kenmerkt voor mij de ontwikkeling die in 2009 is ingezet: helderheid. Dit zie ik onder andere op onze afdeling. In 2009 is de structuur van onze afdeling duidelijker geworden. Ook is in 2009 het nieuwe Document Beheers Systeem ManualMaster ingevoerd. Dit is een digitaal systeem waar alle voorschriften in staan. Natuurlijk was voorheen al deze informatie wel aanwezig, maar dan in een papieren manual. Doordat het nu in een handig systeem staat, is de informatie sneller en makkelijker beschikbaar. Het afgelopen jaar is het beleid ten aanzien van het vervolgtraject van baarmoederhalsuitstrijkjes veranderd. In het vervolgtraject wordt nu na het vinden van lichte afwijkingen van de cellen onder de microscoop ook een hr-hpv (high risk-humaan Papilloma Virus) test verricht. Wanneer er geen hr-hpv wordt aangetoond is het vervolgtraject voor de patiënt minder ingrijpend. Kortom, een vooruitgang in de behandeling van de patiënt.

16 Dit jaarbericht 2009 is een uitgave van Pathologie Friesland. Pathologie Friesland Jelsumerstraat 6a Postbus DH Leeuwarden T Concept, ontwerp en uitvoering: BootsmaDesign Alles voor de diagnose