Wat u moet weten over. istandaarden

Transcriptie

1 Wat u moet weten over istandaarden

2 2 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 3 Inleiding Het aantal mensen dat werkt met istandaarden neemt toe. Vooral in de Wmo en Jeugdwet verwelkomen we steeds meer gebruikers. Voor veel betrokkenen zijn istandaarden nieuwe materie. Wat u moet weten over istandaarden komt voort uit de wens om gebruikers snel thuis te laten raken in het onderwerp, een vliegende start te geven en van basiskennis te voorzien. Dit boekje geeft u in negen hoofdstukken een compleet overzicht van de istandaarden iwlz, iwmo en ijw in de ruimste zin van het woord. Het is bedoeld voor medewerkers in de langdurige zorg en het sociaal domein die de procedures rondom gegevensuitwisseling beter moeten leren kennen. De basiskennis van istandaarden wordt u bijgebracht. Bij de samenstelling hebben we gestreefd naar een praktisch en releaseonafhankelijk document. Bij updates van de publicatie blijft het uitgangspunt dat informatie over de standaarden in klare taal wordt uitgelegd. We willen vooral nieuwe gebruikers, zoals medewerkers bij gemeenten en aanbieders, een gedegen en eenduidige introductie geven. Voor hen is het vooral een eerste kennismaking met istandaarden. Daarnaast is het een naslagwerk voor de meer gevorderde gebruikers van istandaarden. Inhoud 1 Over istandaarden 4 2 Van voorbereiding tot gebruik 8 3 Informatiemodel istandaarden 15 4 Gegevensuitwisseling 18 5 Modules, website en Servicedesk 21 6 iwlz 25 7 iwmo 27 8 ijw 31 9 Totstandkoming en onderhoud 35 Doelgroep zijn alle partijen die met istandaarden werken, zoals medewerkers bij gemeenten, aanbieders van zorg en ondersteuning, het CIZ, het CAK, zorgkantoren en softwareleveranciers van die partijen. Waar het kan, bedienen we de doelgroep met generieke informatie. Waar het moet, zijn we specifiek en maken we onderscheid tussen iwlz, iwmo en ijw. Het beheer van het document ligt net als de istandaarden zelf bij Zorginstituut Nederland. Al uw vragen en opmerkingen of suggesties ter verbetering zijn welkom bij: Zorginstituut Nederland Informatiemanagement Team Informatiestandaarden (020) info@istandaarden.nl

3 4 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 5 5 De istandaarden iwlz, iwmo en ijw zijn een middel om het administratieve cliëntproces in de Wlz, Wmo of Jeugdwet te kunnen ondersteunen. istandaarden maken het mogelijk de gegevens uit te wisselen die nodig zijn bij het uitvoeren van deze wetten: van indicatie via zorgtoewijzing en levering tot de vaststelling van eigen bijdrage en declaratie/facturatie. istandaarden bevorderen een snelle en soepele informatieoverdracht, wat zich uiteindelijk vertaalt in minder administratieve lasten. De gegevensuitwisseling verloopt elektronisch. Elke istandaard beschrijft tot in detail de opbouw van en de manier waarop een bericht gevuld moet worden. Maar istandaarden gaan verder dan alleen berichten, het gaat ook om landelijk gemaakte afspraken tussen de partijen. 1 Over istandaarden Dit hoofdstuk gaat over istandaarden in het algemeen. U leest wat istandaarden zijn en wat de geschiedenis en het doel is van istandaarden.ook gaan we in op het praktische nut en de versienummering van istandaarden. Welke istandaarden bestaan er? Momenteel kennen we drie istandaarden: iwlz, iwmo en ijw. Ze hebben te maken met de Wet Langdurige Zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Drie landelijk vastgestelde istandaarden iwlz, iwmo en ijw zijn de namen voor drie landelijk vastgestelde informatie standaarden in de zorg en ondersteuning. Elk van deze standaarden is een verzameling regels en afspraken die ervoor zorgen dat cliëntgegevens elektronisch, gestandaardiseerd, kwalitatief en veilig worden uitgewisseld tussen alle gebruikers. Het nut van landelijke afspraken over samenwerking in het administratieve proces De istandaarden iwmo en ijw zijn landelijke afspraken over samenwerking in het administratieve proces. Ze zijn ontwikkeld om beleidsonafhankelijk te werken. Net als iwlz geven iwmo en ijw een kader dat de inhoudelijke beleidsvrijheid niet raakt, maar wel zorgt voor eenduidigheid in het administratieve proces en voor duidelijke bedrijfsafspraken. Samenhang tussen de domeinen Zorg aan cliënten is vaak domeinoverstijgend. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat iemand met een zorgvraag met zowel de Wlz als de Wmo te maken krijgt. Ook is het zo dat veel zorgaanbieders hun diensten verlenen in zowel de Wlz, Wmo als de Jeugdwet. Iemand kan bijvoorbeeld tot zijn of haar 18 e levensjaar zorg ontvangen uit de Jeugdwet waarna dit overgaat in zorg uit de Wlz of Wmo. Om informatie uit te wisselen, is het van belang dat de basisgegevens bij elke partij in de domeinen correct en op een eenduidige manier worden geregistreerd. Dat voorkomt interpretatieverschillen. Het Referentiemodel Zorg en Ondersteuning helpt daarbij: het geeft gebruikers van iwlz, iwmo en ijw inzicht in overeenkomstige gegevens in de drie istandaarden, en hoe ze die moeten invullen. Het Referentiemodel toont bijvoorbeeld regels en afspraken over:

4 6 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 7 hoe de naam van de cliënt wordt vastgelegd; hoe bedragen moeten worden gevuld; aan welke technische eisen de uit te wisselen bestanden moeten voldoen. De herkomst van istandaarden istandaarden zijn door en met het veld bedacht en ontwikkeld. De oorsprong van de drie istandaarden ligt bij de AZR (AWBZ-brede Zorg Registratie), de voorganger van iwlz. AZR ging in 2002 van start. istandaarden zijn het logische gevolg van de transitie in januari 2015, toen de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) werd onderverdeeld in drie domeinen: de Wet langdurige zorg (Wlz); de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo); de Jeugdwet (Jw). De samenhang tussen de istandaarden is groot. Dit komt doordat ze gebruikmaken van veel gelijke gegevenselementen, doordat beleid integrale aspecten kent en doordat de uitvoering gelijkenissen kent. Waar nodig ondersteunen de drie istandaarden domeinspecifieke processen. Beheer van istandaarden Zorginstituut Nederland is de beheerder van de istandaarden, die alle drie landelijk vastgesteld zijn en de basis vormen van de gegevensuitwisseling in de domeinen. Zorginstituut Nederland bewaakt de uniformiteit tussen de istandaarden. Het doel van istandaarden Administratieve lasten minimaliseren is het belangrijkste doel van istandaarden. Met istandaarden willen we samen met alle partijen in het veld van zorg en ondersteuning toewerken naar gegevensuitwisseling die efficiënt en transparant is. We streven naar een werkveld waarin alle partijen dezelfde taal spreken en dezelfde techniek gebruiken. We doen dat door de gegevensuitwisseling in dat werkveld zoveel mogelijk te standaardiseren. Dat heeft veel voordelen: Informatie wordt vergelijkbaar Aansturing vanuit cliëntperspectief Vermindering fouten tijdens het proces Verbetering kwaliteit van processen Hergebruik van gegevens Efficiëntie verhogen, kosten verlagen Betere planning, sturing en controle Is het verplicht om istandaarden te gebruiken? In de Wlz is het verplicht om iwlz te gebruiken. Dit is wettelijk vastgesteld. iwlz wordt gebruikt door zorgaanbieders, het Centraal Administratie Kantoor (CAK), het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en zorgkantoren. Voor de iwmo en ijw bestaat geen wettelijke basis, maar de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en brancheorganisaties van aanbieders van zorg en ondersteuning onderschrijven het belang van werken met de standaarden. Om het maximale effect van standaardisatie te behalen, is aansluiten bij methodiek die landelijk in gebruik is, sterk aan te raden. Lagere administratieve lasten, betere bedrijfsvoering Als u gebruikmaakt van istandaarden, doet u mee aan de landelijk vastgestelde gestandaardiseerde gegevensuitwisseling in de zorg en ondersteuning en gelden de voordelen van standaardisatie voor uw organisatie. Uw administratieve lasten worden lager en de bedrijfsvoering efficiënter. Het praktische nut van istandaarden Gegevensuitwisseling gaat over meer dan het definiëren van harde gegevens. Het is het geheel aan afspraken, procedures en processen van organisaties, die zich afspelen rond cliënten die toegang hebben gekregen tot één van de zorgdomeinen Wlz, Wmo en Jeugdwet. Gegevensuitwisseling gaat uit van de behoefte in het werkveld en omvat alles wat nodig is om administratieve processen te voeden. De intentie is steeds om zorg en ondersteuning snel en kostenefficiënt bij cliënten terecht te laten komen. Als u istandaarden gebruikt, stapt u in op het informatieproces dat de zorgadministratie eenvoudiger, efficiënter en transparanter maakt. In de praktijk moet (Wlz) of kunt (Wmo/Jeugdwet) u istandaarden in uw organisatie inregelen.

5 8 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 9 Werkveld van istandaarden: beheerders, bouwers en gebruikers Verschillende organisaties in het veld maken het gebruik van istandaarden mogelijk. Hier volgt een overzicht van alle partijen die betrokken zijn bij de uitwerking en het beheer van istandaarden, onderverdeeld in: beheerders; infrastructuurbouwers en -beheerders; gebruikers. Beheerders 2 Van voorbereiding naar uitvoering In dit hoofdstuk leest u hoe de istandaarden tot stand komen en welke organisaties daarbij betrokken zijn. Wijzigingen in istandaarden worden voorbereid, technisch uitgewerkt en beheerd en vervolgens toegepast. Voorbereiding Nieuwe versies van de istandaarden komen tot stand volgens een geformaliseerd releaseproces. De Stuurgroep iwlz en de Stuurgroep i-sociaal Domein komen met vaste frequentie bijeen om richting te geven en keuzes te maken over de ontwikkeling van de nieuwe istandaarden-versies. Verbeterpunten en wensen worden uitgebreid voorbereid en uitgedacht door Zorginstituut Nederland. Hierbij zijn verschillende partijen betrokken, van beleidsmedewerkers tot gebruikers. In aanloop naar het vaststellen van de inhoud van een nieuwe release, vinden referentiegroepen (functioneel en technisch) plaats waarbij Zorginstituut Nederland samen met de partijen de nieuwe releases vormgeeft. Zorginstituut Nederland Zorginstituut Nederland is een zelfstandig bestuursorgaan. Het is een uitvoeringsorganisatie die valt onder het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). VWS heeft het Zorginstituut aangewezen als beheerder van de istandaarden. Binnen Zorginstituut Nederland verzorgt Team Informatiestandaarden (afdeling Informatiemanagement) de weergave van bedrijfsregels, processen en specificaties. Ook publiceert het team ondersteunende informatie op Het Zorginstituut is de onafhankelijke partij die regie voert in het proces van istandaarden en die betrokken partijen bij elkaar brengt om tot een gedegen release te komen. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) Het ministerie van VWS is opdrachtgever van veel partijen, waaronder Zorginstituut Nederland. De directies Langdurige Zorg en Maatschappelijke Ondersteuning van het ministerie zijn van belang voor istandaarden. Directie Langdurige Zorg: deze directie streeft naar een effectief zorgsysteem voor mensen met chronische beperkingen als gevolg van een blijvende aandoening van fysieke, verstandelijke of mentale aard. Directie Maatschappelijke Ondersteuning (DMO): deze directie wil meedoen in de samenleving bevorderen. Bij maatschappelijke participatie hebben de gemeenten een spilfunctie en de regie. Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) De VNG is de koepelorganisatie van Nederlandse gemeenten. De vereniging ondersteunt gemeenten bij de implementatie van iwmo en ijw. Vanuit de belangen van Nederlandse gemeenten is de VNG betrokken bij de gegevensuitwisseling in de Wmo en Jeugdwet. De VNG neemt samen met

6 10 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 11 Actiz, Federatie Opvang, GGZ Nederland, Jeugdzorg Nederland, Vereniging Gehandicapten zorg Nederland (VGN) en het ministerie van VWS, deel in de Stuurgroep i-sociaal Domein. Deze Stuurgroep stuurt het Ketenbureau i-sociaal Domein aan. Dit Ketenbureau richt zich in eerste instantie op drie taken: monitoren van het veld, ontwikkelen van een landelijk administratieprotocol en gemeenten en aanbieders ondersteunen bij het implementeren en correct toepassen van de standaarden. Meer informatie vindt u op Vektis Vektis faciliteert het declaratieverkeer binnen de Wlz en is beheerder van het declaratiebericht binnen de Wlz. Vektis publiceert de declaratiestandaard en de bijbehorende documentatie en regels. Inhoudelijke wijzigingen in declaratie berichten worden vastgesteld conform het bestaande releaseproces. Infrastructuurbouwers en -beheerders Inlichtingenbureau (IB) Het Inlichtingenbureau bouwt en beheert het Gemeentelijke Gegevensknooppunt (GGk). Het GGk vormt samen met het VECOZO Schakelpunt (VSP) de infrastructuur waarover gegevensuitwisseling in de Wmo en Jeugdwet mogelijk is. iwmo- en ijw-gegevens worden uitgewisseld tussen gemeenten en aanbieders van zorg en ondersteuning. Het GGk is online beschikbaar en gemeenten kunnen bestanden uploaden en downloaden. VECOZO In de gegevensuitwisseling via istandaarden is VECOZO een van de bezorgers van de gegevens. VECOZO bouwt en beheert het gegevensknooppunt voor het informatieverkeer dat afkomstig is van zorgkantoren en zorgaanbieders. Dit knooppunt heet VECOZO Schakelpunt ofwel VSP. Het VSP is online beschikbaar en partijen kunnen er bestanden up- en downloaden. Gebruikers Voorop staat dat istandaarden ontwikkeld worden voor gebruik in de zorg en onder steuning. Een overzicht van alle gebruikers, met uitgebreide toelichting: Gebruikers iwlz Aanbieders van langdurige zorg CIZ (indicatiestelling) CAK (administratie eigen bijdrage) Zorgkantoren Softwareleveranciers (ontwikkelaars van software waarmee iwlzberichten gegenereerd, ontvangen en verwerkt kunnen worden) Gebruikers iwmo en ijw Gemeenten Aanbieders van zorg en ondersteuning Softwareleveranciers (ontwikkelaars van software waarmee iwmoen ijw-berichten gegenereerd, ontvangen en verwerkt kunnen worden) De partijen die de Wlz, Wmo en Jeugdwet uitvoeren, wisselen de informatie die ze nodig hebben in gestandaardiseerde vorm uit. Elke partij heeft een eigen taak in het proces, zie onderstaande voorbeelden: het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) indiceert in de Wlz; een gemeente of zorgkantoor wijst de ondersteuning of zorg toe; de aanbieder van zorg of ondersteuning levert vervolgens die zorg; het Centraal Administratie Kantoor (CAK) stelt de eigen bijdrage vast. CIZ Het Centrum Indicatiestelling Zorg beheert de toegang tot de Wlz. Het CIZ verleent cliënten indicaties voor langdurige zorg. Mensen die Wlz-zorg nodig hebben, melden zich bij het CIZ. Het CIZ beoordeelt op basis van de zorgbehoefte of iemand in aanmerking komt voor Wlz-zorg. Zo ja, dan verstrekt het CIZ de cliënt een indicatiebesluit dat beschrijft op welke zorg de cliënt recht heeft. CAK Het Centraal Administratie Kantoor (CAK) is een publieke dienstverlener die in opdracht van de overheid regelingen uitvoert. Veel mensen in Nederland hebben te maken met het CAK. Ze betalen bijvoorbeeld een eigen bijdrage voor hulp bij het huishouden, verblijf in een zorginstelling of een persoonsgebonden budget (pgb). Binnen de uitvoering van de Wlz, Wmo en Jeugdwet is het CAK verantwoordelijk voor het berekenen en opleggen van de eigen bijdrage voor de zorg.

7 12 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 13 Zorgkantoren De zorgkantoren zijn de uitvoerders voor de Wlz. Zorgkantoren zijn regionaal georganiseerd. Als een cliënt recht heeft op Wlz-zorg, wijst het zorgkantoor de zorg toe aan een (voorkeurs)aanbieder. De zorgkantoren zijn verantwoordelijk voor de zorgbemiddeling van de Wlz-cliënten. Zorgkantoren en zorgaanbieders wisselen onderling informatie uit over de zorg aan de cliënt. Koepelorganisatie van de zorgkantoren is Zorgverzekeraars Nederland (ZN). Gemeenten Gemeenten beheren de toegang tot de Wmo en Jeugdwet. Mensen die Wmo-zorg of Jeugdzorg nodig hebben, melden zich bij de gemeente waar zij wonen. De gemeente beoordeelt op basis van de zorgbehoefte of iemand in aanmerking komt voor zorg en ondersteuning. Daarnaast beheert de gemeente ook de toewijzingen richting de zorgaanbieders. In de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet bieden iwmo en ijw ondersteuning bij de informatievoorziening. Het gebruik van iwmo en ijw is (nog) niet verplicht, maar zowel de VNG als brancheorganisaties van aanbieders van zorg en ondersteuning bevelen ze sterk aan. Aansluiten op de landelijk vastgestelde gegevensuitwisseling maakt administratie en communicatie tussen gemeenten en aanbieders vele malen makkelijker en overzichtelijker. Aanbieders van zorg en ondersteuning Zorgorganisaties of individuele hulpverleners leveren zorg of ondersteuning of allebei. Ze zijn betrokken bij de ontwikkeling en het beheer van istandaarden via brancheorganisaties zoals: ActiZ; Branchebelang Thuiszorg Nederland; Vereniging Gehandicapten Nederland; Jeugdzorg Nederland; Federatie Opvang; GGZ Nederland. Tijdens bijeenkomsten, bijvoorbeeld in referentie- en klankbordgroepen, zijn de brancheorganisaties vertegenwoordigd. Aanbieders van zorg en ondersteuning zijn bovendien vertegenwoordigd via hun softwareleveranciers. Zij voorzien de aanbieders van software om aan te sluiten

8 14 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 15 op istandaarden. istandaarden maken het voor aanbieders van zorg en ondersteuning mogelijk om informatie te delen met partijen zodat zij hun diensten conform afspraak kunnen leveren, administreren en declareren. Softwareleveranciers Softwareleveranciers zijn onafhankelijke en commerciële partijen die software ontwikkelen voor gemeenten, zorgkantoren en aanbieders van zorg en ondersteuning. Hun software maakt gegevensuitwisseling mogelijk in de Wlz, Wmo en Jeugdwet. Jaarlijks wordt de software aangepast naar de nieuwe versies van de istandaarden. Softwareleveranciers zijn geïnteresseerd in technische specificaties. Die zijn nodig om de software te kunnen bouwen. Ze halen hun technische informatie uit het informatiemodel en documentatie op Softwareleveranciers komen op uitnodiging van VNG Realisatie en Zorginstituut Nederland tweemaandelijks bijeen om istandaarden-ontwikkelingen te bespreken. Ook zijn softwareleveranciers vertegenwoordigd in de referentiegroepen. 3 Informatiemodel istandaarden Dit hoofdstuk gaat over het Informatiemodel istandaarden voor de Wlz, Wmo en Jeugdwet. Informatiemodel istandaarden Het Informatiemodel istandaarden heeft als doel om alle informatie over de istandaarden overzichtelijk weer te geven. Vanuit een algemene hoofdpagina geeft het informatiemodel toegang tot het domeinspecifieke model van elke istandaard. Informatiemodel Alle istandaarden hebben een eigen informatiemodel per release. De release die op dat moment in productie is, is altijd beschikbaar. Daarnaast wordt een nieuw informatiemodel gepubliceerd wanneer de specificaties van de eerstvolgende release zijn opgeleverd. In het model worden bedrijfsregels, berichtspecificaties en processen van de gegevensuitwisseling weergegeven.

9 16 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 17 Het nut van het informatiemodel Het Informatiemodel istandaarden maakt de samenhang binnen de gegevensuitwisseling duidelijk. Het brengt de complete systematiek van istandaarden in kaart door processen, bedrijfsregels en berichtspecificaties aan elkaar te relateren. Ook geeft het informatie over de standaard zelf en beschrijft het alle gegevenselementen en bedrijfsregels op een uniforme manier. Van het Informatiemodel istandaarden komt een nieuwe versie beschikbaar zodra de technische specificaties beschikbaar zijn, meestal op 1 juli van elk jaar. De publicatie van specificaties vindt plaats minimaal zes maanden voorafgaand aan de invoering van een nieuwe release. Bij een revisierelease wordt er een periode van drie maanden gerekend tussen publicatie en implementatie van specificaties. Een model is definitief als de nieuwe versie daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Het Informatiemodel istandaarden helpt softwareleveranciers hun producten te bouwen, de gegevensuitwisseling te analyseren, en te duiden waarom welke informatie wordt verstuurd. In het hoofdmenu van het Informatiemodel istandaarden staan voor elke release: Zorginstituut Nederland heeft de ontwerptaak van een referentiemodel op zich genomen. Het Referentiemodel zorg en ondersteuning verwijst naar informatie die deels of geheel gelijk is in de standaarden. Het model maakt duidelijk welke informatie in de standaarden referent ofwel deels of geheel gelijk is. Zo kan elk domeinspecifiek informatiemodel zo veel mogelijk op de andere modellen aansluiten. Dat draagt bij aan een efficiënte werkwijze en administratieve lastenverlichting voor alle partijen. Processen: per proces worden berichten en betrokken partijen weergegeven. primair proces (beoordelen, toeleiden, leveren) financiering (declaratie, eigen bijdrage) sturing en controle Regels: uitgangspunten, bedrijfsregels, technische regels, invulinstructies, constraints en condities. Berichten: in de berichtspecificaties worden alle berichten, hun omschrijving en toelichting weergegeven. Gegevens: bevat een overzicht van alle datatypen en codelijsten die binnen de berichten van een istandaard gebruikt worden. Casuïstiek: hierin wordt de toepassing van de istandaarden voor specifieke situaties beschreven. Het Referentiemodel Aanbieders van zorg en ondersteuning, gemeenten, zorgkantoren en andere partijen wisselen steeds vaker informatie uit tussen de domeinen. Daarbij is het van belang dat de basisgegevens bij elke partij correct en zoveel mogelijk uniform worden geregistreerd, ongeacht het domein.

10 18 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 19 Meer informatie over de berichtnamen en hun toelichting vindt u in de hoofdstukken over Wlz, Wmo en Jeugdwet. Wat is een bericht? Een bericht is een verzameling gegevens die samen een logisch geheel ofwel een mededeling vormen. Een bericht bevat gecodeerde gegevens over een cliënt in het zorgproces, en dat kan gaan over bijvoorbeeld zorgtoewijzing of declaratie. Elk bericht bevat een aantal basisblokken ofwel klassen. Voorbeelden zijn Client, Indicatie en Prestatie. Binnen ieder basisblok worden een aantal eigenschappen, ofwel elementen, opgenomen. Bijvoorbeeld voor Client worden standaardelementen zoals naam, geslacht, BSN en geboorte datum gecommuniceerd. Uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt via een veilige infrastructuur. Ze vormen de basis van een bericht. 4 Gegevensuitwisseling Gegevensuitwisseling, informatiestromen en gegevenselementen: het zijn begrippen die veelvuldig voorkomen in de informatievoorziening. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de gegevensuitwisseling en we geven een voorbeeld daarvan. Van informatiestroom naar gegevens In de zorg en ondersteuning bestaan informatiestromen tussen alle partijen: CAK, CIZ, zorgkantoren, gemeenten en zorgaanbieders. Deze informatiestromen ondersteunen de uitvoerings- en administratieve processen die de partijen moeten volgen om zorg en ondersteuning te verlenen. Per informatiestroom zijn er verschillende berichten gedefinieerd die de communicatie-momenten tussen de partijen weergeven. Technisch betekent dit dat de informatiestandaard per informatiestroom beschrijft welke berichten er zijn, welke gegevenselementen deze berichten bevatten en welke (technische) afspraken hierover zijn gemaakt. Dit resulteert uiteindelijk in een berichtdefinitie en berichtspecificatie. Niet elke partij heeft te maken met alle berichten die er bestaan. Met welke gegevens partijen in aanraking komen, hangt af van afspraken en de (wettelijke) rol die een partij speelt. Wat is een heenbericht? Het 'heenbericht' bevat de informatie of melding die moet worden doorgegeven aan de ontvangende partij. Een heenbericht is het eerste bericht voor bijvoorbeeld de 'aanvraag zorg' of een declaratie. Het heenbericht wordt beantwoord met een retourbericht. Wat is een retourbericht? istandaarden werken zo dat de ontvanger van ieder heenbericht een 'retourbericht' verstuurt aan de zender. In het retourbericht staat of het ontvangen bericht in orde is of dat het technische of inhoudelijke fouten bevat en welke dat zijn. De inhoudelijke controle, en een deel van de technische, moet worden uitgevoerd door de ontvanger. Het doel van een retourbericht is enerzijds de goede ontvangst van het heenbericht bevestigen, anderzijds informeert de ontvangende partij met het retourbericht de zender van het heenbericht over de technische en inhoudelijke kwaliteit. Dit laatste is alleen van toepassing als er sprake is van afkeuring van een bericht. Een partij die een bericht ontvangt, beantwoordt dat bericht altijd binnen de geldende termijn met het bijbehorende retourbericht.

11 20 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 21 Nadat een partij een retourbericht heeft ontvangen dat fouten op een heenbericht bevat, levert deze partij in het nieuwe, gecorrigeerde bericht alleen gegevens opnieuw aan over cliënten over wie fouten geconstateerd zijn. Voorbeeld technisch bericht Het informatieverkeer verloopt elektronisch en op basis van afspraken en landelijk vastgestelde standaarden. Het voorbeeldbericht op deze pagina geeft een indruk van hoe een technisch bericht eruitziet. Het is geschreven in XML (extensible Markup Language). XML is vrij gemakkelijk te lezen, omdat er achter ieder element een tekst staat. In het bericht ziet u direct de gegevens van afzender, ontvanger, dagtekening, cliëntinformatie (BSN, cliëntnummer, geboortedatum et cetera). <jw301:bericht xmlns= xmlns:ijw= xmlns:jw301= schema/2_0> <jw301:header> <jw301:berichtspecificatie> <ijw:code>436</ijw:code> <ijw:versie>2</ijw:versie> <ijw:subversie>0</ijw:subversie> </jw301:berichtspecificatie> <jw301:afzender>384</jw301:afzender> <jw301:ontvanger> </jw301:ontvanger> <jw301:berichtidentificatie> <ijw:identificatie> </ijw:identificatie> <ijw:dagtekening> </ijw:dagtekening> <ijw:tekenset>1</ijw:tekenset> </jw301:berichtidentificatie> </jw301:header> <jw301:clienten> <jw301:client> <jw301:bsn> </jw301:bsn> <jw301:geheimeclient>2</jw301:geheime-client> <jw301:clientnummer> </jw301:- Clientnummer> <jw301:geboortedatum> <ijw:datum> </ijw:datum> </jw301:geboortedatum> <jw301:geslacht>1</jw301:geslacht> <jw301:burgerlijkestaat>1</jw301:burgerlijkestaat> <jw301:naam> <ijw:geslachtsnaam> <ijw:naam>groot</ijw:naam> <ijw:voorvoegsel>de</ijw:voorvoegsel> <ijw:naamcode>1</ijw:naamcode> </ijw:geslachtsnaam> <ijw:voorletters>kl</ijw:voorletters> <ijw:naamcode>1</ijw:naamcode> </jw301:naam> <jw301:leefeenheid>9</jw301:leefeenheid> <jw301:communicatie> <ijw:vorm>1</ijw:vorm> <ijw:taal>engels</ijw:taal> </jw301:communicatie> <jw301:beschikking> <jw301:beschikkingnummer> </ jw301:beschikkingnummer> <jw301:grondslagen> <ijw:grondslag01>04</ijw:grondslag01> </jw301:grondslagen> <jw301:afgiftedatum> </jw301:afgiftedatum> <jw301:ingangsdatum> </jw301:ingangsdatum> <jw301:einddatum> </jw301:einddatum> <jw301:beschikteproducten> <jw301:beschiktproduct> <jw301:product> <ijw:categorie>45</ijw:categorie> <ijw:code>45a04</ijw:code> </jw301:product> <jw301:ingangsdatum> </jw301: Ingangsdatum> Hoe worden berichten uitgewisseld? De uitwisseling vindt elektronisch plaats. Het proces van uitwisseling in de Wlz verschilt van de processen binnen de Wmo en Jeugdwet. In de domeinspecifieke hoofdstukken is overzichtelijk weergegeven hoe de berichten worden uitgewisseld in de domeinen. 5 Modules, website en Servicedesk Dit hoofdstuk gaat over informatie en ondersteuning. Waar kunt u terecht voor implementatiemiddelen, meer informatie en met vragen over istandaarden? Informatie en ondersteuning Op de istandaarden-website ( vindt u alle informatie over de lopende en komende releases. Met nieuwsberichten, RSS en tweets blijft u op de hoogte van nieuwe publicaties en ontwikkelingen. Daarnaast bieden modules de diverse doelgroepen ondersteuning. Welke organisaties gaan over welke informatie? U kunt de partijen in het hoofdstuk Van voorbereiding naar uitvoering benaderen met vragen over hun expertise. De Servicedesk istandaarden van Zorginstituut Nederland beantwoordt alle vragen over alle istandaarden. Inhoudelijk schakelt de Servicedesk indien nodig met partijen in het veld voor de formulering van een goed antwoord op uw vraag. Bent u een zorgaanbieder met vragen over de aansluiting op het VECOZO schakelpunt (VSP) dan kunt u bij hun supportafdeling terecht. Werkt u bij een gemeente en hebt u vragen over aansluiting op het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk)? Dan kunt u terecht bij het Inlichtingenbureau. Alle contactgegevens vindt u achterin deze uitgave. Modules: handige implementatiemiddelen Modules op bieden hulp bij het gebruik, de inrichting en de doorontwikkeling van istandaarden. Softwareleveranciers kunnen bijvoorbeeld hun producten testen en valideren. Soms hebt u een inlog code nodig om een module te gebruiken.

12 22 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 23 U vindt de modules achter het tabblad Modules op Decentrale Validatiemodule Deze module maakt het mogelijk om berichten te testen op inhoudelijke en technische juistheid. De Validatiemodule is bedoeld voor aanbieders van zorg en ondersteuning, zorgkantoren, gemeenten, softwareleveranciers, het CAK en het CIZ. Deze module is een hulpmiddel bij de software- en bedrijfsprocesmatige ontwikkeling van istandaarden. De module is niet bedoeld voor productiedoeleinden. Tabelbeheer Met deze module kunnen zorgkantoren de Wlz-AGB-codes van zorgaanbieders beheren. Inloggen in de module maakt het mogelijk om mutaties door te voeren in de Wlz-AGB-codelijst. De module is bedoeld voor partijen die bij de Wlz betrokken zijn. Regionale Wachtlijstmodule Deze module is bedoeld voor zorgkantoren. In opdracht van het ministerie van VWS publiceert Zorginstituut Nederland elke maand een gedetailleerd overzicht van het aantal wachtenden op langdurige zorg. Dat gebeurt 0p basis van informatie die de zorgkantoren via de module aanleveren. U vindt de wachtlijsten via het tabblad Wachtlijsten op Accountbeheer Met deze module kunt u al uw istandaarden-accountgegevens onderhouden en aanpassen. Groene Vink Module Via deze module schrijven softwareleveranciers zich in voor de Groene Vink en ze doorlopen de testscenario s. De Groene Vink De Groene Vink is een kwaliteitsborging voor softwareleveranciers en partijen in het werkveld die gebruikmaken van istandaarden. De Groene Vink is geen officiële certificering of keurmerk van het softwaresysteem, maar een erkenning dat hun software berichten genereert die aan de

13 24 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 25 eisen voldoen. Het geeft de zekerheid dat iwlz-, iwmo- of ijw-berichten die binnen hun systeem gegenereerd worden, in orde zijn. Zorginstituut Nederland reikt de Groene Vink uit aan partijen in het werkveld en softwareleveranciers van zowel gemeenten, zorgkantoren als zorgaanbieders. 6 iwlz Dit hoofdstuk gaat specifiek over iwlz. Testvoorziening istandaarden (TiS) TiS is een online-simulatieomgeving voor softwareleveranciers. Zij kunnen hun producten testen in de rol van elke partij die deelneemt aan het istandaarden-berichtenverkeer, en zo nodig verbeteren. Het is bedoeld als ondersteuning bij de implementatie van nieuwe releases van istandaarden. Proces Betrokken partijen Berichtdefinities Beoordelen CIZ zorgkantoren IO31> <IO32 Toeleiden Zorgkantoren onderling* ZK33> <ZK34 Toeleiden Zorgkantoren onderling ZK35> <ZK36 Toeleiden Zorgkantoren onderling ZK39> <ZK310 Toeleiden Zorgkantoren onderling ZK31> <ZK32 Toeleiden Zorgaanbieder Zorgkantoor AW33> <AW34 Leveren Zorgaanbieder Zorgkantoor AW35> <AW36 Leveren Zorgaanbieder Zorgkantoor AW39> <AW310 Declareren Zorgaanbieder Zorgkantoor AW319> <AW320 Eigen bijdrage Zorgkantoor CAK CA317> <CA318 Eigen bijdrage Zorgkantoor CAK CA319> <CA320 Wachtlijstinformatie Zorgkantoren ZIN AW317> <AW318 SVB Zorgkantoor SVB BAB ** en TKB *** * Zorgkantoren versturen en ontvangen deze berichten ** Budget afsluiting bericht (BAB) ***Toekenningsbeschikking (TKB) De partijen die werken met iwlz Bij iwlz zijn het CAK, het CIZ, zorgkantoren en zorgaanbieders betrokken. Zij wisselen gegevens met elkaar uit over cliënten die een beroep doen op de Wlz. De iwlz-berichten en hun plek in het proces In de tabel ziet u welke berichtdefinities horen bij welk proces, en welke partijen daarbij betrokken zijn.

14 26 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 27 7 iwmo Dit hoofdstuk gaat specifiek over iwmo. Proces Betrokken partijen Berichtdefinities Verzoek om toewijzing Gemeente Zorgaanbieder WMO315> <WMO316 Toewijzen Gemeente Zorgaanbieder WMO301> <WMO302 Leveren Gemeente Zorgaanbieder WMO305> <WMO306 Leveren Gemeente Zorgaanbieder WMO307> <WMO308 Declareren Gemeente Zorgaanbieder WMO303> <WMO304 Eigenbijdrage Gemeente CAK HV Eigenbijdrage Zorgaanbieder CAK ZA SVB Gemeente SVB BAB * en TKB ** * Budget afsluiting bericht (BAB) **Toekenningsbeschikking (TKB) Zorgkantoren ondeling ZK33 > < ZK34 ZK35 > < ZK36 ZK39 > < ZK310 CA317 > < CA318 CAK Zorgkantoor < TKB SVB BAB > CA319 > < CA320 AW317> < IO31 IO32 > Zorginstituut Nederland < AW318 < AW33 AW34 > < AW35 AW36 > < AW39 AW310 > < AW319 AW320 > Indicatieorgaan (CIZ) < ZK32 ZK31 > Zorgaanbieder De partijen die werken met iwmo Bij iwmo zijn gemeenten, aanbieders van zorg en ondersteuning en het CAK betrokken. Zij wisselen gegevens met elkaar uit over cliënten die een beroep doen op de Wmo. In de tabel ziet u welke berichtdefinities horen bij welk proces, en welke partijen daarbij betrokken zijn. De berichten in de Wmo en hun plek in het proces In de tabel staan de berichten die gemeenten en aanbieders van zorg en ondersteuning uitwisselen. Wat zijn productcodes? Productcodes zijn de omschrijvingen van producten en diensten zoals Wmo-aanbieders en gemeenten die met elkaar afspreken. De afspraken maken onderdeel uit van de inkoopafspraken in het contract. In de Wmo bestaat een standaardproductcodelijst. Deze lijst wordt ten zeerste aanbevolen, maar de standaard laat de ruimte om ervan af te wijken. Indien er afwijkende codes worden gebruikt, moeten gemeenten die lijsten zelf beheren en delen met aanbieders.

15 28 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 29 CAK < ZA <TKB HV > BAB> Gemeente WMO301 > < WMO 302 WMO303 > < WMO304 WMO305 > < WMO 306 WMO307 > < WMO308 WMO315 > < WMO316 Zorgaanbieder SVB iwmo zoveel mogelijk op dezelfde manier gebruiken Beleidsvrijheid kan haaks komen te staan op een eenduidige uitvoering van de Wmo. Om te zorgen dat er zo min mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop gemeenten iwmo een plek geven in hun organisatie, zijn twee belangrijke initiatieven genomen: Handreiking Uitvoeringsvarianten Gemeenten kunnen bij de inrichting van hun Wmo-processen een keuze maken uit drie uitvoeringsvarianten: outputgericht, resultaatgericht en taakgericht. De drie varianten worden aangeboden om te zorgen dat zo min mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop de iwmo-standaard wordt geïmplementeerd. Ze staan beschreven in het document Uitvoerings varianten iwmo en ijw, dat u op vindt. Het document helpt bovendien de hoeveelheid maatwerk voor software leveranciers te beperken, wat kosten kan verlagen en een soepele implementatie van iwmo stimuleert.

16 30 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 31 Standaardproductcodelijst Gemeenten en zorgaanbieders zijn vrij in hun keuze voor de productcodes die zij gebruiken. Vanaf 1 januari 2016 kan gebruikgemaakt worden van de standaardproductcodelijst. Deze standaardlijst draagt bij aan een betere standaardisatie bij Wmo-implementatie. Ook deze tabellen kunt u inzien via 8 ijw Dit hoofdstuk gaat specifiek over ijw. Proces Betrokken partijen Berichtdefinities Verzoek om toewijzing Gemeente Zorgaanbieder JW315> <JW316 Toewijzing Gemeente Zorgaanbieder JW301> <JW302 Leveren Gemeente Zorgaanbieder JW305> <JW306 Leveren Gemeente Zorgaanbieder JW307> <JW308 Declareren Gemeente Zorgaanbieder JW303> <JW304 SVB Gemeente SVB BAB * en TKB * * Budget afsluiting bericht (BAB) ** Toekenningsbeschikking (TKB) De partijen die werken met ijw Bij ijw zijn gemeenten en aanbieders van zorg en ondersteuning betrokken. Zij wisselen gegevens met elkaar uit over cliënten die een beroep doen op de Jeugdwet. In de tabel ziet u welke berichtdefinities horen bij welk proces, en welke partijen daarbij betrokken zijn. De berichten in de Jeugdwet en hun plek in het proces In de tabel staan de berichten die gemeenten en aanbieders van zorg en ondersteuning uitwisselen. Gemeenten stemmen berichten over eigen bijdragen zelf af met het CAK. Wat zijn productcodes? Productcodes zijn de omschrijvingen van producten en diensten zoals Jeugdwet-aanbieders en gemeenten die met elkaar afspreken. De afspraken maken onderdeel uit van de inkoopafspraken in het contract. Voor de Jeugdwet bestaat een standaardproductcodelijst. Deze lijst wordt ten zeerste aanbevolen, maar de standaard laat de ruimte om ervan af te wijken. Indien er afwijkende codes worden gebruikt, moeten gemeenten die lijsten zelf beheren en delen met aanbieders. U vindt de lijst in het Informatiemodel istandaarden (ijw).

17 32 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 33 Gemeente <TKB BAB> JW301 > < JW302 JW303 > < JW304 JW305 > < JW306 JW307 > < JW308 JW315 > < JW316 JW321 > < JW322 Zorgaanbieder SVB ijw zoveel mogelijk op dezelfde manier gebruiken Beleidsvrijheid kan haaks komen te staan op een eenduidige uitvoering van de Jeugdwet. Om te zorgen dat er zo min mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop gemeenten ijw een plek geven in hun organisatie, zijn er twee belangrijke initiatieven genomen: Handreiking Uitvoeringsvarianten Gemeenten kunnen bij de inrichting van hun Jeugdwet-processen een keuze maken uit drie uitvoeringsvarianten: outputgericht, resultaatgericht en taakgericht. De drie varianten worden aangeboden om te zorgen dat zo min mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop de ijw-standaard wordt geïmplementeerd. Ze staan beschreven in het document Uitvoeringsvarianten iwmo en ijw, dat u op vindt. Het document helpt bovendien de hoeveelheid maatwerk voor softwareleveranciers te beperken, wat kosten kan verlagen en een soepele implementatie van ijw stimuleert. Standaardproductcodelijst Gemeenten en aanbieders van zorg en ondersteuning zijn vrij in hun keuze voor de productcodes die zij gebruiken. Vanaf 1 januari 2016 kunt u gebruikmaken van een standaardproductcodelijst. De lijst draagt bij aan een betere standaardisatie en aan lagere administratie bij Jeugdwet-implementatie. U kunt de standaardproductcodelijst voor ijw inzien via Samenloop van de wetten Sinds de transitie in de langdurige zorg zijn de Wmo en Jeugdwet gedecentraliseerd naar gemeentelijk niveau. Het betekent dat gemeenten uitvoerder zijn van de Wmo en Jeugdwet. De directie Maatschappelijke ondersteuning van het ministerie van VWS geeft het wettelijk kader aan. De verantwoordelijkheid voor het beleid, de uitvoering en de informatievoorziening ligt bij de gemeenten. In zowel de Wmo als de Jeugdwet vindt de gegevensuitwisseling plaats tussen aanbieders van zorg en ondersteuning en gemeenten.

18 34 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 35 Op bepaalde punten vertonen de Wmo en de Jeugdwet gelijkenissen, maar ze kennen ook verschillen. Een belangrijk verschil tussen de Wmo en de Jeugdwet is bijvoorbeeld dat de Jeugdwet meer wettelijke kaders kent dan de Wmo. De samenhang van wetten kan betekenen dat cliënten soms geen aanspraak kunnen maken op zorg en ondersteuning. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een cliënt met een Wlz-indicatie geen gebruik mag maken van bepaalde Wmo-voorzieningen. 9 Totstandkoming en onderhoud van istandaarden istandaarden worden release-gewijs uitgebracht. Tijdens een lopende release wordt alvast gewerkt aan de volgende release. In aanloop tot de besluitvorming denken alle betrokken partijen mee over de functionele en technische specificaties waaraan de nieuwe versies van istandaarden moeten voldoen. Wat is een jaarlijkse release? In principe publiceert Zorginstituut Nederland jaarlijks een nieuwe release voor alle istandaarden. De wijzigingen in deze release komen voort uit: Frequente vragen aan de Servicedesk istandaarden Wijzigingsverzoeken van betrokken partijen Wijzigingen op basis van de Werkagenda van het Ketenbureau i-sociaal Domein Beleidswijzigingen van het ministerie van VWS Verbeteringen door ontwikkelingen op het gebied van gegevensuitwisseling Overige meldingen Op de wensenlijst, die Zorginstituut Nederland beheert, staan alle punten waarvan bekeken wordt of ze een plek kunnen krijgen in de volgende release. Jaarlijkse releases komen tot stand volgens een vast proces. Het leidt tot publicatie van een release. Elke standaard heeft een stuurgroep die de inhoud van de jaarlijkse release vaststelt. De besluitvorming gebeurt op basis van een voorstel van Zorginstituut Nederland, met een advies van de referentiegroep. In principe wordt eind maart van het voorgaande jaar de inhoud van de release vastgesteld. Daarna wordt in negen maanden naar de publicatie van de release toegewerkt: drie maanden om tot de specificaties te komen, drie maanden om te bouwen en drie maanden om te testen.

19 36 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 37 De specificaties van jaarlijkse releases worden zes maanden vóór publicatie van de release bekendgemaakt. Het verloop van een jaarlijkse release Elke jaarlijkse release verloopt volgens een vaste planning. De nummering van istandaarden: 1.0, 1.1 en 2.0 De cijfers geven de versie aan en een nieuwe versie betekent een nieuwe nummering. Een nieuwe versie staat beter bekend als een release. Iedere istandaard heeft zijn eigen releaseproces en dus een eigen nummer. Bijvoorbeeld aanpassing van een codelijst. Samen met de betrokken partijen stelt Zorginstituut Nederland vast of aan zulke wijzigingen een revisierelease gewijd wordt. Op de hoogte blijven van de jaarlijkse release Via nieuwsberichten op en via Twitter worden gebruikers regelmatig op de hoogte gebracht van de status van releases, en eventuele veranderingen. Daarnaast worden per release op overzichtspagina s alle documenten verzameld zodat altijd een actueel overzicht aanwezig is. Soorten releases Er bestaan drie typen releases: Major release Bijvoorbeeld van 1.0 naar 2.0, of van 2.0 naar 3.0. Deze release is van grote omvang. Naast reguliere verbeteringen vinden grote veranderingen en uitbreidingen plaats. Het kenmerk van een major release is de behoorlijke impact op uitvoerings- en administratieve processen. Major releases worden apart gepland omdat ze vragen om een grondige voorbereiding en gedegen plan van aanpak voor de implementatie. Minor release Bijvoorbeeld van 1.0 naar 1.1, of van 1.1 naar 1.2. Deze release staat bekend als normale release. Het is vanzelfsprekend dat jaarlijks nieuwe ontwikkelingen op het gebied van functionele en technische specificaties voor komen, bijvoorbeeld vanwege beleidswijzigingen. Die worden meegenomen in een minor release. Revisierelease Bijvoorbeeld van 1.0 naar Deze release is een herziening van de lopende release en vindt plaats binnen een jaarlijkse release. De impact van deze release is minimaal. Revisiereleases komen voort uit beleidsveranderingen of uit herstel van fouten dat niet kan wachten tot de eerstkomende jaarlijkse release. Het zijn kleine wijzigingen die minimale of geen impact hebben op de software en de uitvoeringsof administratieve processen.

20 38 Van goede zorg verzekerd Van goede zorg verzekerd 39 Contactgegevens Zorginstituut Nederland Servicedesk istandaarden (020) Vektis Beheerder declaratieberichten (030) Hebt u vragen, tips of suggesties over deze uitgave? Neemt u dan contact op met Team Informatiestandaarden via info@istandaarden.nl Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Klantcontactcentrum algemeen (070) informatiecentrum@vng.nl Inlichtingenbureau Servicedesk voor gemeenten servicedesk@inlichtingenbureau.nl VECOZO Support voor zorgaanbieders (013) support@vecozo.nl

21 Dit is een uitgave van Zorginstituut Nederland April 2019