Interne besluitvormingsstructuur BNG Bank

Transcriptie

1 Rapport Interne besluitvormingsstructuur BNG Bank Koninginnegracht AA Den Haag T Contactpersoon Rietveld A. T F [email protected] BNG Bank is een handelsnaam van BNG Bank N.V., statutair gevestigd te Den Haag, KvK-nummer

2 Versietabel Versie Omschrijving Stand van zaken per Verwerking aangepast ALCO-mandaat per april 2019, conform besluit DO

3 Inhoud 1 Samenvatting 4 2 Raad van Bestuur (RvB) Opdracht Vergaderfrequentie Deelnemers en stemrecht Terugkerende agendapunten 6 3 Directieoverleg (DO) Opdracht Vergaderfrequentie Deelnemers en stemrecht Terugkerende agendapunten 8 4 Asset & Liability Committee (ALCO) Opdracht Vergaderfrequentie Deelnemers en stemrecht Terugkerende agendapunten 10 5 Overige RvB-commissies Kredietcommissie (KC) Commissie Kapitaalbeleid en Financiële Regelgeving (CKFR) Commissie Financiële Tegenpartijen (CFT) Investment Committee (IC) Commissie Duurzaamheid (CieDu) 14 6 Managementoverleg (MO) 15 Bijlage: procedure agenda s/vergaderstukken RvB/DO/ALCO 16 Bijlage: format vergaderstukken RvB/DO/ALCO 17

4 1 Samenvatting De Raad van Bestuur (RvB) is verantwoordelijk voor het besturen van de onderneming. De gezamenlijke taak en verantwoordelijkheden van de leden van de RvB en de werkwijze van de RvB zijn neergelegd in het Reglement Raad van Bestuur, dat is gepubliceerd op de website van de bank. Ter ondersteuning bij de uitvoering van zijn opdracht heeft de RvB een interne besluitvormingsstructuur ingesteld. Deze besluitvormingsstructuur kent als verbijzonderde RvB-vergadering het Directieoverleg (DO). Besluiten van het DO zijn besluiten van de RvB. 4 van 17 Daarnaast zijn er de volgende RvB-commissies: Asset & Liability Committee (ALCO); Kredietcommissie (KC); Commissie Kapitaalbeleid en Financiële Regelgeving (CKFR); Commissie Financiële Tegenpartijen (CFT); Investment Committee (IC); Commissie Duurzaamheid (CieDu). Deze commissies hebben een aantal specifieke opdrachten. Voor iedere commissie is één lid van de RvB in het bijzonder verantwoordelijk. De RvB-commissies werken op tactisch niveau en adviseren de RvB ter zake van het hun toegewezen aandachtsgebied over het te voeren beleid. De KC werkt daarnaast ook op operationeel niveau, omdat deze commissie een rol heeft in de goedkeuring van solvabiliteitsplichtige kredieten. Het Managementoverleg (MO) bestaat uit alle managers van BNG Bank. In het MO bespreekt de RvB onderwerpen waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden. Ook komen interne rapportages, vraagstukken van de deelnemers en dergelijke aan de orde. Het MO is een afstemmingsorgaan en maakt formeel geen deel uit van de interne besluitvormingsstructuur. Voor alle genoemde organen is voorzien in een adequate secretariaatsvoering, maar van MO-vergaderingen worden geen verslagen gemaakt. Dit document beschrijft de opdracht, vergaderfrequentie, deelnemers en, waar relevant, het stemrecht van de organen die deel uitmaken van de interne besluitvormingsstructuur, alsmede van het MO. Voor de vergaderingen van RvB, DO en ALCO zijn overzichten van terugkerende agendapunten opgenomen.

5 2 Raad van Bestuur (RvB) 2.1 Opdracht De RvB heeft als opdracht het besturen van de onderneming, hetgeen inhoudt de verantwoordelijkheid voor het opstellen en vaststellen van de strategie en de strategische doelstellingen van de vennootschap en voor de realisatie van de strategische doelstellingen; voorts het afleggen van verantwoording aan de Raad van Commissarissen (RvC) en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA), de verantwoordelijkheid voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, voor de beheersing van de risico s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en voor de financiering van de vennootschap. 5 van 17 Toelichting Strategie en strategische doelstellingen: bepalen van de strategie en het algemene beleid; ontwikkeling van een langetermijnvisie op de activiteiten van de bank, gelet op de economische ontwikkelingen in Nederland en Europa, zodat BNG Bank adequaat kan inspelen op kansen en bedreigingen; uitwerken van de strategie in een jaarlijkse planbrief met meerjarige organisatiedoelstellingen en targets voor margecreatie en kwaliteitsbeheer; handhaving (monitoring, discipline) van de vastgestelde planbrief en jaarplannen door kwartaalbespreking en de gestelde normen ten behoeve van DO, ALCO en RvB-commissies; verzorgen van public affairs: vroegtijdige beleidsbeïnvloeding (bij wie, waar, wanneer etc. zichtbaar zijn); normstelling ten behoeve van DO, ALCO en RvB-commissies. Verantwoording aan RvC en AVA: rapportage aan de RvC en zijn commissies; rapportage aan de AVA; verzorgen van aandeelhouderscommunicatie. Risico s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten: zorgdragen dat verantwoordelijkheden worden toebedeeld en nageleefd. Bij afwijkingen passende maatregelen treffen; zorgen voor een op de strategie en strategische doelstellingen van de bank toegesneden risk appetite; zorgen voor adequate corporate governance en corporate informatiehuishouding: besluitvormingsproces; zorgen voor adequate bestuursinformatie: afstand naar medewerkers klein houden; behandelen van onderwerpen waarover niet in de lijn wordt besloten, inclusief onderwerpen die worden geëscaleerd vanuit de lijn, de processen en de commissies. 2.2 Vergaderfrequentie De RvB vergadert wekelijks op dinsdag.

6 2.3 Deelnemers en stemrecht Deelnemers: leden RvB, secretaris RvB. De leden RvB hebben stemrecht. 2.4 Terugkerende agendapunten Onderwerpen die door de RvB worden behandeld zijn onder meer: Strategie, strategisch risico en planvorming Strategie BNG Bank Deelstrategie HR Strategieproces Strategische risicoanalyse Planbrief RvB Jaarplan en budget Backlog ALCO-beleid Market Risk & ALM Policy Liquidity & Funding Risk Policy RvB- en RvC-zaken Werving/selectie van nieuwe bestuurders en commissarissen Geschiktheidstoets beoogde bestuurders en commissarissen Programma van permanente educatie (invulling, evaluatie) Beloningsbeleid RvB incl. uitvoering Beloningsregeling RvC 1x p4j Remuneratierapport Zelfevaluatie RvC Conceptagenda s RvC en RvC-commissies Follow-up RvC en RvC-commissies Personele aangelegenheden Ondernemingsraad Organisatieaanpassingen Beloningsbeleid medewerkers incl. uitvoering Goedkeuring vaste arbeidscontracten Overig Periodiek overleg met grootaandeelhouder 4x pj Onderwerpen die worden geëscaleerd vanuit de lijn 6 van 17

7 3 Directieoverleg (DO) 3.1 Opdracht Het DO heeft als opdracht de opstelling en vaststelling van het organisatiebeleid, binnen de kaders van de strategie en de strategische doelstellingen van de vennootschap, de opstelling en vaststelling en de monitoring van het commerciële beleid, binnen de beperkingen van de risk appetite, alsmede de aansturing van de algemene gang van zaken en van projecten. 7 van 17 Toelichting Organisatiebeleid: afstemmen effectieve en efficiënte bedrijfsvoering (voorbeelden: organisatie operationele beheersing, opheffen procesinefficiënties); aansturen van acties gericht op de beheersing van het operationele risico; (voorbeelden: FR-rapportage IAD, In Control Statements, Risk report, Complianceverslag, Incidentenrapportage). Commercieel beleid: vaststellen van kaders voor kredietverlening, betalingsverkeer, participaties, investeringen en creditportfolio transacties (binnen het kader van balanssturing) / binnen- en buitenland; vaststellen van methoden / modellen / systemen ten behoeve van resultaatmeting, balansbeheer, credit portfolio management en credit risk control; allocatie van kapitaal aan de verschillende solvabiliteitsplichtige activa; vaststellen van de BNG-curve. vaststellen van de informatievoorziening aan het DO; toelichting door de directeur Public Finance, respectievelijk de directeur Treasury & Capital Markets op de resultaten van het gevoerde beleid; monitoring van resultaten en risicobeheersing (limieten) in de afgelopen maandsperiode op basis van rapportage door de afdeling Risk Management. Algemene gang van zaken: klankborden over strategische thema s en inhoud strategie; afstemmen over uitwerking van strategie in planbrief RvB (voorbeelden: meerjarenvisie, jaarplannen, budget); monitoring voortgang door middel van bedrijfsrapportages (voorbeelden: maand-, kwartaal- en jaarverslagen, verbijzonderde rapportages); besluitvorming over bankbrede projecten en monitoring van de voortgang voorbespreken van specifieke agendapunten voor vergaderingen van de RvC en de RvC-commissies. 3.2 Vergaderfrequentie Het DO vergadert elke tweede en vierde dinsdag van de maand en verder zoveel vaker als nodig is.

8 3.3 Deelnemers en stemrecht Deelnemers: leden RvB, directeur Treasury & Capital Markets, directeur Public Finance, directeur Processing, hoofd Risk Management, hoofd Finance & Control, hoofd Data- en Informatiemanagement, hoofd PZ, secretaris RvB. De leden RvB hebben stemrecht, de andere deelnemers aan het overleg hebben een adviserende stem. Vervanging: geen. 8 van Terugkerende agendapunten Het DO behandelt onder meer de volgende onderwerpen. Organisatiebeleid Corporate governance Besturingsmodel BNG Bank Three lines of defense (3LoD) ICAAP Kapitalisatie- en dividendbeleid Recovery Plan Risicobeheersing algemeen: Risk Appetite Statement Risk Governance Framework Risk Report 1x pk In Control Statements Operationeel risico: Operational risk policy ICT Risicomanagementbeleid Uitgebrachte IAD-eindrapporten 1x pm Klachtenrapportage 1x pk Incidentenrapportage 1x pk Kwartaalrapportage Security 1x pk Risk Control Self Assessment (RCSA) + follow-up rapportage 1x pk Follow-up rapportage IAD 3x pj Compliance: Compliance Management Framework Jaarprogramma Compliance & Integriteit (C&I) Complianceverslag CDD-beleid Integriteitsbeleid Commercieel beleid Policy Papers Volkshuisvesting en Gezondheidszorg Prijsmodel Commerciële rapportage 1x pm Update funding- en BNG Pricing Curve 1x pm Kredietrisico: Credit Risk Management Framework 1x p2j

9 Kredietrisicobeleid Interne ratingmodellen (governance, validatie) Limieten en targets kredietrisico Monitoring kredietlimieten en targets 1x pk Kredietrisico en Solvabiliteitsmonitor 1x pm Algemene gang van zaken Strategie, strategisch risico en planvorming: Strategie Deelstrategie HR Deelstrategie IT Strategische risicoanalyse Duurzaamheidsbeleid Planbrief RvB Jaarplan en budget Backlog Afdelingsjaarplannen Interne en externe verslaggeving: Maandverslag 1x pm Directieverslag 1x pk Halfjaarbericht 1x phj Jaarverslag Pillar 3 disclosure Audit plan en board report externe accountant Management Letter IAD Verandertrajecten: Governance verandertrajecten Hoofdpuntenrapport 1x pk Veranderportfolio / Q5 planning 1x pk Raad van Commissarissen: Vergaderstukken Audit Committee, Risk Committee, RvC Agenda en vergaderstukken AVA 9 van 17

10 4 Asset & Liability Committee (ALCO) 4.1 Opdracht Opdracht van het ALCO is het adviseren van de RvB over het asset & liability beleid en besluitvorming over de actieve ALCO-positie binnen de kaders van dit beleid.. Het ALCO heeft bijzondere aandacht voor de beheersing van rente- en liquiditeitsrisico en monitort resultaten en beheersing van het marktrisico (limieten). 10 van 17 Het ALCO heeft tot taak: het adviseren over het asset & liability beleid (waaronder marktrisico- en liquiditeitsrisicolimieten); het vaststellen van methoden, modellen en systemen ten behoeve van markten liquiditeitsrisico; het vaststellen van de rentevisie voor de komende periode (regulier: 1 maand) en de vertaling van de rentevisie naar de actieve ALCO-positie; het monitoren van resultaten en risicobeheersing in de afgelopen periode (maand) op basis van een rapportage die opgesteld wordt door de afdeling Risk Management; het monitoren van het resultaat van het gevoerde actieve ALCO-positiebeleid in de afgelopen periode in relatie tot de rentevisie in de voorgaande vergadering en de renteontwikkeling de besluitvorming bij het overschrijden van limieten (accepteren tijdelijke overschrijding versus besluit om positie te wijzigen). 4.2 Vergaderfrequentie Het ALCO vergadert elke derde dinsdag van de maand en verder zoveel vaker als nodig is. 4.3 Deelnemers en stemrecht Deelnemers zijn: CFO (voorzitter), CRO, directeur Treasury & Capital Markets, hoofd Risk Management en economist SEO. Stemrecht: alle deelnemers hebben stemrecht. Besluitvorming vindt plaats met meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Als een van de deelnemers daarom vraagt, zal escalatie van de besluitvorming naar de RvB plaatsvinden. Formele besluitvorming over ALCOadviezen vindt plaats in de RvB. Vervanging: hoofd ALM (plv. hoofd Risk Management), hoofd Geldmarkt en Treasury (plv. directeur Treasury & Capital Markets), beleidsspecialist SEO (plv. economist SEO). 4.4 Terugkerende agendapunten De volgende onderwerpen worden periodiek in het ALCO behandeld.

11 Marktrisico Market Risk & ALM Policy Market Risk dashboard & covernote 1x pm Performanceresultaaat ALCO & Treasury book Liquiditeitsrisico Liquidity & Funding Risk Policy Liquidity: Liquiditeitsrisicolimieten, triggers early warnings en overige informatiegetallen Beleid liquiditeitsportefeuille ILAAP package, waaronder: o Reader s Manual o Liquidity Adequacy Statement o Qualitative Self Assessment template o Beschrijving scenario s en aannames o Stress testing Liquidity Risk dashboard & covernote 1x pm Funding: Funding Plan Uitvoering Funding Plan Evaluatie Contingency Funding Plan triggers Contingency Funding Plan Feedback target rapportage Funding Plan 1x pk Funding dashboard 1x pk Capital markets funding 1x pm Rentevisie en vaststelling ALCO-targets Rentvisie SEO 1x pm Rentevisie Treasury 1x pm Reactie Risk Management/ALM op voorgestelde ALCO-targets 1x pm Overig Resultaatprognose 1x pm Scenario s IFRS 9 1x pk Depot- en onderpandsrapportage 1x pk 11 van 17

12 5 Overige RvB-commissies 5.1 Kredietcommissie (KC) Opdracht Opdracht van de KC is het nemen van kredietbesluiten en het geven van adviezen met betrekking tot het beleid ten behoeve van het mitigeren van kredietrisico. De KC heeft tot taak: te adviseren over beleidsuitgangspunten, methoden voor kredietrisicobeheersing en procedures en afspraken aangaande de kredietorganisatie; de beoordeling van rapportages van kredietrisico, inclusief monitoring limieten, ten behoeve van RvB; te besluiten over kredietvoorstellen en revisievoorstellen op basis van de daartoe strekkende procedures en binnen de vastgestelde limieten. Adviezen inzake verbonden markt, juridisch en operationeel risico en adviezen inzake de risicorendementsverhouding van individuele posten kunnen hier onderdeel van uitmaken; te besluiten over het risicoprofiel van een debiteur naar aanleiding van onvoorziene negatieve wijzigingen in juridische status, bijvoorbeeld als gevolg van een wijziging in de eigendomsverhouding, of significante verslechtering van de financiële ontwikkeling; in te spelen op gesignaleerde actuele ontwikkelingen die invloed hebben op het risicoprofiel van de debiteurenportefeuille van BNG Bank. 12 van 17 Vergaderfrequentie De KC vergadert wekelijks en verder zoveel vaker als nodig is. Deelnemers en stemrecht Deelnemers zijn: een lid van de RvB (CRO), commercieel manager Public Finance, hoofd Kredietrisicobeoordeling, vertegenwoordiger Portefeuillebeheer (in voorkomende gevallen). Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit, met escalatiemogelijkheid naar de RvB. Voor alle deelnemers zijn in voorkomende gevallen vervangers beschikbaar. 5.2 Commissie Kapitaalbeleid en Financiële Regelgeving (CKFR) Opdracht Opdracht van de CKFR is het geven van adviezen in relatie tot het kapitaalbeleid en het nemen van besluiten over de toedeling van kapitaal aan de diverse bedrijfsonderdelen van de bank binnen een door de RvB vast te stellen kader. De CKFR heeft tot taak: te adviseren inzake beleid en methoden ten behoeve van een toereikend kapitaal, de inzet van kapitaal binnen de kaders van het jaarlijkse jaarplan van de bank en het voorzien in extra benodigd kapitaal en (op termijn) over de inzet van balansruimte; in opdracht van de RvB te adviseren over de implementatie van nieuwe regelgeving op het terrein van solvabiliteit en liquiditeit en over onderwerpen van financieel-technische aard; te adviseren over het beleid inzake interne stress testing; rapportages in relatie tot kapitaal te beoordelen, waaronder het monitoren van

13 de risk weighted assets in relatie tot de BIS tier 1-ratio, alsmede de balansruimte in relatie tot de leverage ratio; te adviseren over beleidsvoorstellen en rapportages op het vlak van nieuwe financiële regelgeving en onderwerpen waarvoor een discipline-overstijgende afstemming nodig of wenselijk is; te communiceren over beleidsuitgangspunten. De CKFR kan werkgroepen instellen ten behoeve van een tijdelijke opdracht met een specifiek karakter. Het voorzitterschap van een werkgroep zal worden vervuld door een van de commissieleden. 13 van 17 Vergaderfrequentie De CKFR vergadert in principe eens per kwartaal, maar de frequentie kan naar behoefte worden aangepast. Deelnemers en stemrecht Deelnemers zijn: een lid van de RvB (CFO), hoofd Capital Management, hoofd Finance & Control, hoofd Portefeuillebeheer, hoofd Risk Management en business manager Product & Portfolio Management. Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit, met escalatiemogelijkheid naar de RvB. 5.3 Commissie Financiële Tegenpartijen (CFT) Opdracht Opdracht van de CFT is de beheersing van risico s die samenhangen met de financiële tegenpartijen. De CFT heeft tot taak: te adviseren over beleidsuitgangspunten, methoden voor risicobeheersing en procedures en afspraken aangaande de organisatie; beleidsuitgangspunten adequaat en toegankelijk vast te leggen en informatievoorziening hierover te verzorgen aan andere geledingen binnen de bank; vastgestelde limieten op basis van een periodieke terugrapportage te bekrachtigen; te besluiten over follow-up naar aanleiding van (dreigende) problemen bij een tegenpartij en/of (dreigende) limietoverschrijding. Vergaderfrequentie De CFT vergadert maandelijks en verder zoveel vaker als nodig is. Deelnemers en stemrecht Deelnemers zijn: een lid van de RvB (CRO), directeur Treasury & Capital Markets, hoofd Kredietrisicobeoordeling, hoofd Geldmarkt & Treasury, een bedrijfsjurist en een vertegenwoordiger van Risk Management. Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit (lid RvB, directeur Treasury & Capital Markets, hoofd Kredietrisicobeoordeling, vertegenwoordiger Risk Management), met escalatiemogelijkheid naar de RvB.

14 5.4 Investment Committee (IC) Opdracht Opdracht van het IC is de opbouw van een gediversifieerde beleggingsportefeuille in AAA-rated securitised notes met als doel het realiseren van additioneel rendement ten opzichte van de normprijs, zonder het op de boeken nemen van wezenlijk extra kredietrisico. Het IC heeft tot taak: toezicht te houden op de liquiditeitsportefeuille en te adviseren over het beleid ten aan zien van deze portefeuille; toezicht te houden op de beleggingsportefeuille, binnen het risicoprofiel van de bank; te adviseren over het beleid ten aanzien van de beleggingsportefeuille. 14 van 17 Vergaderfrequentie Het IC komt ongeveer eenmaal per maand bijeen en verder zoveel vaker als nodig is. Deelnemers en stemrecht Deelnemers zijn: een lid van de RvB (CFO), directeur Treasury & Capital Markets, hoofd Portefeuillebeheer, hoofd Kredietrisicobeoordeling, senior portefeuillebeheerder en vertegenwoordigers van Finance & Control en Risk Management. Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit (lid RvB, directeur Treasury & Capital Markets, hoofd Kredietrisicobeoordeling, vertegenwoordiger Risk Management), met escalatiemogelijkheid naar de RvB. 5.5 Commissie Duurzaamheid (CieDu) Opdracht Opdracht van de CieDu is het stimuleren van de organisatie om activiteiten te ontplooien op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo), met als doel de realisatie van de mvo-doelstellingen van de bank. De CieDu heeft tot taak: voorgestelde activiteiten op het gebied van mvo te beoordelen en hierover te adviseren; besluitvorming in de RvB hierover voor te bereiden; te monitoren, evalueren en rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot mvo door de bank, in relatie tot de doelstellingen en waar nodig acties initiëren om deze doelstellingen te bereiken; en de interne en externe communicatie-uitingen te coördineren van inzake mvo, waaronder de maatschappelijke passages in het jaarverslag. Vergaderfrequentie De CieDu vergadert in principe elke maand en verder zoveel vaker als nodig is. Deelnemers Deelnemers zijn: een lid van de RvB (CFO), beleidsspecialist SEO en aangewezen vertegenwoordigers van PF, TR, Processing, Risk Management en Marketing & Communicatie. De vertegenwoordigers van PF, TR en Processing kunnen zich, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, laten vergezellen door een materiedeskundige.

15 6 Managementoverleg (MO) Opdracht Opdracht van het MO is de (voor)bespreking van relevante onderwerpen uit het organisatiebeleid, het commerciële beleid en het asset- & liability beleid, waarover de RvB in een aantal gevallen nog moet besluiten, alsmede de afstemming over actuele onderwerpen, vraagstukken van de deelnemers en onderwerpen die de deelnemers zelf inbrengen. 15 van 17 Toelichting Onderwerpen ter (voor)bespreking: strategie en strategische doelstellingen (voorbeelden: planbrief, jaarplan); relevante beleidsonderwerpen (voorbeelden: cultuur en gedrag, uitvoering HRstrategie). Onderwerpen ter afstemming: actuele onderwerpen (voorbeelden: nieuwe producten, duurzaamheidsinitiatieven); lopende thema s en projecten (voorbeelden: AVG, Brexit). Vergaderfrequentie Het MO vergadert zesmaal per jaar, in principe elke eerste dinsdag van de maanden februari, april, juni, september oktober en december (maar af te stemmen op planning van te bespreken onderwerpen). De vergaderingen van april, juni, oktober en december worden voorbereid door arbitrair samengestelde groepjes. Deelnemers Deelnemers: leden RvB, alle overige leidinggevenden en 3 afgevaardigden van Public Finance (naast de directeur en business manager Public Finance). Vervanging: geen.

16 Bijlage: procedure agenda s/vergaderstukken RvB/DO/ALCO De vaste vergaderdag van de RvB, het DO en ACLO is de dinsdag. Om het opstellen van agenda's en het verspreiden van de vergaderstukken goed te laten verlopen, hanteert SEO de volgende procedure. Aankondiging van agendapunten/vergaderstukken: agendapunten/vergaderstukken moeten uiterlijk op de woensdag in de voorafgaande week voor uur zijn aangemeld bij RvB_bestuurssecretariaat (documenttitel + documentnummer); agendapunten/vergaderstukken die te laat worden aangekondigd mogen door SEO worden geweigerd. 16 van 17 Deadline voor aanlevering van vergaderstukken: vergaderstukken moeten uiterlijk donderdag om uur in de voorafgaande week worden aangeleverd bij RvB_bestuurssecretariaat; stukken die na de deadline worden aangeleverd, mogen door SEO worden geweigerd. Eisen aan vergaderstukken: de volgende edocs-groepen moeten minimaal toegang hebben: Leidinggevenden (leesrecht), Secretaresses (leesrecht), RvB_bestuurssecretariaat (full access); stukken die bestemd zijn voor de RvC of een commissie van de RvC moeten beginnen met een managementsamenvatting + gevraagde besluitvorming. Ontbreekt een managementsamenvatting + gevraagde besluitvorming, dan zal SEO vragen deze alsnog aan te leveren. Dit zijn de algemene regels. In individuele gevallen kunnen uitzonderingen worden afgesproken, ter beoordeling aan SEO. Uitgangspunt daarbij is: geen onnodige bureaucratie.

17 Bijlage: format vergaderstukken RvB/DO/ALCO Alle aanleveraars van vergaderstukken bestemd voor RvB, DO en ALCO (en RvC en RvC-commissies) dienen aan hun stukken een aanbiedingsnotitie vooraf te laten gaan, dan wel deze in hun stukken te integreren. Stukken zonder aanbiedingsnotitie mogen door het Secretariaat RvB worden geweigerd. In het template (# ) wordt de minimaal vereiste informatie genoemd en toegelicht: Aan DO/RvB/ALCO/RvC/RvC-commissie <datum> Indien doc. naar RvC of RvC-commissie moet: in de adressering zowel DO of RvB vermelden als RvC. 17 van 17 Betreft Vul hier het onderwerp van bespreking in. Gevraagde besluitvorming Beschrijf wat van het gremium verwacht wordt (ter besluitvorming / ter bespreking / ter kennisneming) en verwoord kort en krachtig de inhoud van het gevraagde besluit, de bespreking of kennisneming. Kern Beschrijf de aanleiding en achtergrond en benoem de hoofdpunten. In deze passage alleen de kernpunten beschrijven. Afstemming Geef aan met wie deze notitie is afgestemd (afdelingen / personen / extern) en ook of er afwijkende meningen zijn. Consequenties Wat zijn de gevolgen - indien relevant - op de volgende gebieden: budget / personeel / processen / projecten / stakeholders / reputatie (niet uitputtend). Vervolgstappen Beschrijf hier de vervolgstappen, inclusief tijdslijnen en verantwoordelijken. Hieronder is begrepen of het document naar de RvC (of een commissie daarvan) doorgeleid moet worden, zodat de besluitvormingsprocedure transparant is (dit geldt ook voor standaard rapportages zoals bijvoorbeeld directieverslag en risk report). NB 1: Deze 5 blokken dienen te passen op de eerste 2 pagina s; in aansluiting daarop is ruimte voor onderbouwing, afwegingen en toelichting. NB 2: Voor stukken die niet op de agenda worden geplaatst, maar uitsluitend onderaan de agenda ter kennisgeving worden opgevoerd gelden geen vormvereisten.