Reglement Risk Committee Delta Lloyd N.V.

Transcriptie

1 Delta Lloyd N.V. 13 mei 2015

2 INLEIDING SAMENSTELLING TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VERGADERINGEN RAPPORTAGE AAN DE RVC DIVERSEN /5 13 mei 2015

3 INLEIDING 0.1 Dit reglement is opgesteld door de RvC ingevolge artikel 5.3 van het Reglement van de RvC. 0.2 De Risk Committee is een vaste Commissie van de RvC. 0.3 De betekenis van een aantal, al dan niet met een hoofdletter geschreven begrippen die in dit reglement worden gehanteerd maar hierin niet zijn gedefinieerd hebben de betekenis die daaraan is gegeven in het Reglement van de RvC en de daarbij als Bijlage 1 opgenomen begrippenlijst. 1. SAMENSTELLING 1.1. De Risk Committee bestaat uit ten minste vier leden. Alle leden van de Risk Committee dienen lid te zijn van de RvC. Alle leden van de Risk Committee dienen onafhankelijk te zijn in de zin van artikel 1.5 van het Reglement van de RvC, met uitzondering van maximaal één lid. 1.2 Van de Risk Committee maakt ten minste één financieel expert deel uit, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel administratief/accounting terrein bij beursgenoteerde vennootschappen of bij andere grote rechtspersonen. 1.3 De leden van de Risk Committee worden door de RvC benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de RvC. De RvC wijst één van de leden van de Risk Committee aan als voorzitter van de Risk Committee. Het voorzitterschap van de Risk Committee wordt niet vervuld door de voorzitter van de RvC, noch door een voormalig lid van de RvB. 1.4 De zittingsduur van een lid van de Risk Committee hangt in beginsel af van hoe de RvC en de overige Commissies van tijd tot tijd zijn samengesteld. Een lidmaatschap van de Risk Committee eindigt van rechtswege op het moment dat van het betreffende lid het lidmaatschap van de RvC eindigt. 1.5 De secretaris van de Vennootschap is tevens secretaris van de Risk Committee. De secretaris van de Vennootschap kan zijn taken uit hoofde van dit reglement, of onderdelen daarvan, delegeren aan een door hem in overleg met de voorzitter van de Risk Committee benoemde plaatsvervanger. 2. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN 2.1. De Risk Committee bereidt, binnen haar taakgebied, de besluitvorming van de RvC voor en adviseert de RvC, met dien verstande dat de voltallige RvC collectief verantwoordelijk blijft voor de vervulling van zijn taak. 2.2 De Risk Committee kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de RvC uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de RvC als geheel kan uitoefenen. 2.3 De Risk Committee richt zich in ieder geval op het toezicht op de RvB ten aanzien van: a) het profiel van de financiële en niet-financiële risico s van de Vennootschap, in het bijzonder of op strategisch niveau kapitaalallocatie, beleggingsbeleid en liquiditeitsbeslag in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid en de voor het Enterprise Risk Management vastgestelde volwassenheid-/rijpheidsniveau; en b) het beheer van de financiële en niet-financiële risico s van de Vennootschap, exclusief de evaluatie van de Klokkenluiderregeling van de Vennootschap. 2.4 De Risk Committee bespreekt met de RvB de belangrijkste financiële risico s waaraan de Vennootschap is blootgesteld en de door de RvB genomen stappen om de risico s te monitoren en beheersen, inclusief het risicobeoordelings- en risicobeheersingsbeleid. 2.5 Ieder lid van de Risk Committee heeft toegang tot de boeken, gegevens en kantoren van de Vennootschap en de bevoegdheid gesprekken te voeren met leidinggevenden en werknemers van de Vennootschap, voorzover dit nodig is voor of dienstig kan zijn aan een goede vervulling van zijn taak. Een lid van de Risk Committee oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van de Risk Committee en de secretaris. 2.6 De Risk Committee kan zich voorts bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan of voorlichten door één of meer door haar aan te stellen deskundigen tegen een met de Risk Committee overeen te komen vergoeding die ten laste van de Vennootschap komt. 3 3/5 13 mei 2015

4 3. VERGADERINGEN 3.1. De Risk Committee vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de Risk Committee. De Risk Committee vergadert ten minste vier maal per jaar Vergaderingen van de Risk Committee worden in beginsel bijeengeroepen door de secretaris van de Vennootschap, in overleg met de voorzitter van de Risk Committee. Behoudens in spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter van de Risk Committee, wordt de agenda voor de vergadering ten minste zeven kalenderdagen voor de vergadering toegezonden aan de leden van de Risk Committee. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd De voorzitter van de Risk Committee bepaalt de agenda en leidt de vergadering van de Risk Committee en draagt zorg voor en bevordert actief het goed functioneren van de Risk Committee 3.4. Één lid van de RvB zal aanwezig zijn bij alle vergaderingen van de Risk Committee. Op verzoek van de Risk Committee zijn de voorzitter van de RvB, de CRO, de CFO, de directeur Group Actuarial and Risk Management en/of de directeur Group Integrity bij haar vergaderingen aanwezig. Daarnaast kunnen onafhankelijke deskundigen worden uitgenodigd om vergaderingen van de Risk Committee bij te wonen. Ieder lid van de RvC kan de vergaderingen van de Risk Committee bijwonen. Het in dit lid bepaalde laat onverlet dat de Risk Committee kan besluiten een vergadering te beleggen waarbij uitsluitend de leden van de Risk Committee aanwezig zijn De Risk Committee kan van iedere leidinggevende of werknemer van de Vennootschap, haar externe juridische adviseurs of de Externe accountant verlangen dat deze een vergadering van de Risk Committee bijwoont of overlegt met leden of adviseurs van de Risk Committee Bij de uitoefening van haar taken en bevoegdheden streven de leden naar het bereiken van consensus. Wanneer geen consensus kan worden bereikt, wordt de afwijkende mening vermeld in het verslag van de Risk Committee aan de RvC Van het verhandelde in een vergadering van de Risk Committee wordt een verslag opgemaakt door de secretaris of een andere daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon. 4. RAPPORTAGE AAN DE RVC 4.1. De Risk Committee dient de RvC duidelijk en tijdig te informeren omtrent de wijze waarop zij van gedelegeerde bevoegdheden gebruik heeft gemaakt en van belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder haar verantwoordelijkheden De Risk Committee verschaft aan de RvC een verslag van haar beraadslagingen, bevindingen en aanbevelingen. De verslagen van vergaderingen van de Risk Committee worden zo spoedig mogelijk na de vergaderingen verspreid onder alle leden van de RvC Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de Risk Committee nadere informatie aan de RvC tijdens vergaderingen van de RvC omtrent de resultaten van de besprekingen van de Risk Committee Ieder lid van de RvC heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de Risk Committee. Een lid van de RvC oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van de Risk Committee en de secretaris. 5. DIVERSEN 5.1. Op verzoek van de voorzitter van de RvC is de voorzitter van de Risk Committee (of enig ander lid van de Risk Committee) beschikbaar om tijdens de jaarlijkse AvA vragen te beantwoorden omtrent de werkzaamheden van de Risk Committee De RvC kan incidenteel instemmen met niet-naleving van dit reglement, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving De Risk Committee toetst en beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit reglement, brengt verslag uit van deze beoordeling aan de RvC en doet zo nodig wijzigingsvoorstellen aan de RvC De RvC kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de Risk Committee toegekende bevoegdheden herroepen. 4 4/5 13 mei 2015

5 5.5. De artikelen 29.4 tot en met 29.8 van het Reglement van de RvC zijn van overeenkomstige toepassing op de Risk Committee, waarbij een in genoemde artikelen vermelde bevoegdheid van de RvC of de voorzitter van de RvC ook voor toepassing van het onderhavige reglement zal gelden als een bevoegdheid van de RvC respectievelijk de voorzitter van de RvC Het jaarlijkse Verslag van de RvC, als bedoeld in artikel 9.2 van het Reglement van de RvC, vermeldt de samenstelling van de Risk Committee, het aantal vergaderingen van de Risk Committee en de belangrijkste aldaar aan de orde gekomen onderwerpen Dit reglement en de samenstelling van de Risk Committee zijn op de website van de Vennootschap geplaatst. ***** 5 5/5 13 mei 2015