EINDPRODUKT VERVOERMANAGEMENT BIJ ZIEKENHUIZEN

Transcriptie

1

2 EINDPRODUKT VERVOERMANAGEMENT BIJ ZIEKENHUIZEN INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Doelstelling Aanpak Indeling rapportage KARAKTERISTIEK VAN DE SECTOR De doelgroep afgeakend , Spreiding en capaciteit ziekenhuizen Kwalitatieve gegevens Omvang van de moiliteit., ERVARINGEN MET PILOT-PROJECTEN 3.1 Rijnstate Ziekenhuis , Ziekenhuizen in het Noorden Zorginstellingen in de Rijn- en Bollenstreek St Elisaeth Ziekenhuis , Antonius ziekenhuis en Oudenrijn Ziekenhuis., Dijkzigt Rotterdam , LEERPUNTEN Checklist , Leerpunten , , ACTIVITEITEN IN BIJLAGE 1 SAMENSTELLING WERKGROEP BIJLAGE 2 CHECKLIST INFORMATIEVERZAMELING,, ,.,,. Ministerie van Verkeer en Waterstaat inforniatie en Documentatie Postus EX Den Haag Tel, / Fax

3 1 INLEIDING 1.1 Doelstelling In dit eindrapport wordt verslag gedaan van de werkgroep vervoermanagement ij ziekenhuizen (zie ijlage 1). In 1995 heeft de werkgroep initiatieven opgezet en uitgevoerd om tot een doelgroepgerichte enadering te komen. Het leidend principe is "leren door concrete ervaringen uit de praktijk". Daarvan afgeleid zijn de doelstellingen van de werkgroep als volgt geconcretiseerd: w Het opzetten van pilotprojecten met etrekking tot vervoermanagement ij ziekenhuizen en leren van de ervaringen met deze projecten. Het vertalen van de ervaringen in leerpunten ij het enaderen van ziekenhuizen. Het eoordelen van de mogelijkheden en eperkingen om de ziekenhuissector als geheel te enaderen. 1.2 Aanpak Het project is als volgt vorm en inhoud gegeven. Op initiatief van Petra Delsing van de directie IP is een werkgroep ingesteld met een aantal medewerkers van de regionale directies en AVV. Op asis van literatuurgegevens is de sector verkend en zijn moiliteitsaspecten in kaart geracht. Door de regionale medewerkers zijn ij zes ziekenhuizen pilotprojecten opgezet. De werkgroep heeft leerpunten met etrekking tot de aanpak geformuleerd. Deze leerpunten konden op asis van het uitwisselen van ervaringen worden verwoord. Op asis van de leerpunten is door AVV een checklist ontwikkeld waarmee in de toekomst de enadering van ziekenhuizen kan worden ondersteund. Op asis van de ontwikkelingen tijdens het project zijn de mogelijkheden voor een ranche-rede aanpak voor onderzocht en zijn acties daartoe in gang gezet. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 1 FEBRUARI 1996

4 1.3 Indeling rapportage In hoofdstuk 2 wordt de sector ziekenhuizen in hoofdlijnen eschreven. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de pilotprojecten vanuit de optiek van de regionale medewerkers vervoermanagement. In hoofdstuk 4 worden de leerpunten weergegeven aan de hand van de door AW ontwikkelde checklist voor de enadering van ziekenhuizen. Tenslotte worden de activiteiten voor 1996 geschetst. 2 KARAKTERISTIEK VAN DE SECTOR 2.1 De doelgroep afgeakend Binnen de gezondheidszorg vormen de ziekenhuizen een onderdeel van de intramurale ( = innen muren ) instellingen. Deze instellingen kunnen worden onderscheiden naar een aantal categorieën, namelijk: - ziekenhuis; - psychiatrisch ziekenhuis; - inrichting voor verstandelijk gehandicapten; - inrichting voor zintuig lijk-geha ndica pten; - verpleeghuis; - medisch kindertehuis; - medisch kleuterdagverlijf. Voor de doelgroepenadering voor vervoermanagement is vanuit pragmatische overwegingen gekozen voor ziekenhuizen. Binnen deze doelgroep vallen algemene, academische en categorale ziekenhuizen. (Categorale ziekenhuizen zijn estemd voor een epaalde categorie patiënten zoals een kinderziekenhuis of randwondencentrum. 1 De werkgroep heeft gekozen voor deze doelgroep op asis van de volgende overwegingen: Het moiliteitspatroon: ziekenhuizen genereren in verhouding tot de overige doelgroepen meer moiliteit, met name door poliklinische ehandelingen en ezoekers; Prolemen: er werd verondersteld dat zich langzaam maar zeker ereikaarheidsprolemen ij ziekenhuizen gaan voor doen. Koepelorganisaties: ziekenhuizen heen specifieke koepels en communicatiekanalen waarmee een rancherede aanpak kansrijk kan zijn. Spreiding en capaciteit Ziekenhuizen De verdeling van het aantal ziekenhuizen per provincie komt ruwweg overeen met de verdeling van het aantal edden (= de capaciteit van een ziekenhuis). Bij de erekening van het aantal toegestane edden voor de algemene, academische en categorale ziekenhuizen wordt door het NZi VM BIJ ZIEKENHUIZEN 2 FEBRUARI 1996

5 een norm gehanteerd van maximaal 3,4 edden per 1000 inwoners. leder ziekenhuis epaalt zelf welk aantal edden gereserveerd wordt voor de dagverpleging (dit etekent een opname die wel een ed maar geen overnachting vergt). In onderstaande tael wordt duidelijk wat de totaalaantallen zijn van het aantal edden per provincie. In het licht van de moiliteitsprolematiek is het eddental relevant als indicator voor de verplaatsingen die samenhangen met ziekenhuisezoek. GRONINGEN FRIESLAND DRENTHE OVERIJSSEL GELDERLAND UTRECHT NOORD-HOLLAND ZUID-HOLLAND ZEELAND NOORD-BRABANT LIMBURG FLEVOLAND Polikliniekezoek Het totaal aantal polikliniekezoeken voor algemene en academische ziekenhuizen te zamen edraagt maar liefst 22 miljoen per jaar en er is sprake van groei. In de afgelopen tien jaar is het polikliniekezoek ij algemene met 8% en ij academische ziekenhuizen met ijna 25% gestegen. Personeelssterkte De personeelssterkte van algemene ziekenhuizen edraagt circa werknemers. Bij de acht academische ziekenhuizen zijn personen in vaste dienst. De verdeling tussen full-timers en part-timers ij ziekenhuizen is ongeveer fifty-fifty. Part-timers werken gemiddeld 24 uur per week. Van de werknemers ij ziekenhuizen is tussen de 75% en 80% vrouw. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 3 FEBRUARI 1996

6 2.3 Kwalitatieve gegevens Ziekenhuizen heen de afgelopen jaren met veel veranderingen te maken gehad die samenhangen met: - het verzekeringswezen; - de financiering; - de wet- en regelgeving. schaalvergrotingen in de vorm van fusies, samenwerkingsveranden en onderlinge netwerken vinden plaats. Ook is er sprake van verdere profilering van functies, aandacht voor strategisch eleid en toenemende flexiiliteit op organisatorisch terrein. Er wordt meer overgelaten aan de marktwerking tussen de aanieders van zorg, de verzekeraar en geruikers. Het is duidelijk dat ziekenhuizen meer met elkaar concurreren en zich nadrukkelijker naar de 'klant' profileren. Dit lijkt uit: - 'hotels' voor ezoekers; - enadrukken van specialiteiten; - verhoging van service-niveau in kamers, catering, etc; - nieuwe medische technieken uituiten; - Ronald MacDonaldhuizen; - meewerken aan tv-programma's als vorm van reclame. Dit heeft tot gevolg dat het steeds minder vanzelfsprekend wordt dat een patiënt kiest voor het dichtstijzijnde ziekenhuis. Dit leidt tot een opwaartse druk op de moiliteit. Organisatie en personeel De NZf (Nederlandse Zorgfederatie) is de koepel van werkgevers in de intramurale zorg. De NZf estaat uit een viertal verenigingen waarvan de NVZ (Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) de elangen van de algemene ziekenhuizen vertegenwoordigt. Ook het NZi (Nationaal Ziekenhuis Instituut) is een relevante organisatie en richt zich op het management van instellingen in de zorgsector. Het personeel van algemene ziekenhuizen valt onder de CAO die de NZf afsluit voor de gehele intramurale zorgsector. Met is dat de op één na grootste CAO van Nederland. De NZf speelt geen rol in de CAO van de academische ziekenhuizen. De totstandkoming van de areidsvoorwaarden voor personeel in de ziekenhuissector is dus tamelijk complex door de organisatiestructuur van de sector en door het groot aantal etrokken actoren. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 4 FEBRUARI 1996

7 2.4 Omvang van de moiliteit Over de omvang van de moiliteit die door ziekenhuizen wordt gegenereerd is momenteel weinig ekend. Geaseerd op de eerder eschreven gegevens maken we enkele aannames. De schattingen gaan uit van de moiliteit die wordt gegenereerd door: personeel; ezoekers (van opgenomen patiënten); dagverpleging & polikliniekezoeken. Voor elke categorie wordt een formule gedefinieerd en een erekening van het aantal (geschatte) personenkilometers gemaakt. Personeel De omrekeningsformule voor moiliteit van personeel is opgeouwd uit drie variaelen: 1. aantal werkzame personen; 2. gemiddeld aantal kilometers per dag (gesteld op 20 km oftewel een woon-werkafstand van gemiddeld 1 O km); 3. aantal werkdagen (200 voor full-timers en 120 voor parttimers - uit de literatuur lijkt dat deze laatsten gemiddeld 24 uur oer week werken -1. Parttime x 20 x 120 = Fulltime x 20 x 200 = TOTAAL 156 mln km 260 mln km 41 6 mln km personenkilometers Bezoekers De omrekeningsformule voor de moiliteit die gegenereerd wordt door ezoekers is opgeouwd uit de volgende variaelen: 1. het totaal aantal edden (62.500); 2, de ezettingsgraad van de edden (75%); 3. het aantal ezoekers per ezet ed (twee ezoekers per patiënt per dag; 4. gemiddeld aantal kilometers per dag (ligt ij academische ziekenhuizen hoger dan ij algemene en wordt gemiddeld gesteld op 25 km); 5. aantal ezoekdagen (gesteld op 360). VM BIJ ZIEKENHUIZEN 5 FEBRUARI 1996

8 Het geraamde aantal ezoekerskilometers per jaar is: x 3/4 x 2 x 25 x 360 = 845 mln personenkilometers De moiliteit van ezoekers is dus meer dan het duele van het personeel van ziekenhuizen. Hierij dient te worden opgemerkt dat de aannames conservatief zijn. De afstand die ezoekers afleggen is gesteld op 25 km totaal, heen en terug. In de praktijk.za1 dat aantal, zeker ij streekziekenhuizen, veel hoger liggen. Het aantal ezoekers van twee per dag per patiënt etekent ij twee ezoekuren gemiddeld één ezoeker per ezoekuur. Dagverpleging & polikliniekezoeken Het aantal polikliniekezoeken en dagverplegingen is zeer groot. De moiliteit die daarmee samenhangt lijkt uit de formule die is samengesteld uit de volgende variaelen: aantal poliklinische ezoeken per jaar ( ); aantal dagverplegingen per jaar ( ); patiënt plus ezoeker (egeleider (1,9 ezoek per dag); gemiddeld aantal kilometers per ezoek (gesteld op 25 km). II II ( ) x 1,9 x 25 = 1.O7 mld & 1 mld pers.km Totale moiliteit Het aantal totaal gegenereerde reizigerskilometers door ziekenhuizen wordt op asis van het voorafgaande conservatief geraamd op 2,3 miljard personenkilometers per jaar. Nogmaals wordt opgemerkt dat de gemiddelde verplaatsingsafstanden (heen en terug) met 20 kilometer voor personeel en 25 km voor ezoekers soer zijn geraamd. Duidelijk is dat patienten en hun ezoekers verantwoordelijk zijn voor een veelvoud van de door personeel (woon-werk) gegenereerde moiliteit. Als we uitgaan van de " kerncijfers moiliteit 1 994" edraagt het aandeel; van door ziekenhuizen gegenereerde personenmoiliteit 1,3% van de totale personenmoiliteit in Nederland. Hierij wordt opgemerkt dat ziekenhuizen ook een omvangrijke goederenstroom genereren. Hiervan zijn geen cijfers ekend, maar aangenomen wordt dat de aan- en afvoer van goederen een elangrijk effect heeft op de verkeersafwikkeling in de omgeving van een zie ken huis 6 FEBRUARI 1996

9 3 ERVARINGEN MET PILOTPROJECTEN 3.1 RWS Oost: Rijnstate ziekenhuis In eerste instantie was de aanleiding tot dit project de verhuizing van drie ziekenhuizen op verschillende lokaties naar één (grote) locatie. De aanpak zou als volgt zijn: - O-meting; - aanevelingen; - RVCC deelname; - ezoekersstromen. Het centrale doel was het onnodige autogeruik ij de ezoekersstromen terug te dringen en vcc-activiteiten te stimuleren. In de praktijk echter vond er wel een heroriëntatie van de vervoerstromen plaats, maar werd niet de juiste locatie gekozen. De gekozen locatie heeft een dunne OVlijn, het was een merkwaardig esluit. Waarschijnlijk heeft de invloed van de specialisten in de esluitvorming hierij een rol gespeeld. Naast RWS-Oost en Rijnstate zijn de volgende instanties etrokken ij het project: de vervoerregio; de werkgroep VRAM; SIP / VCC(R); de gemeente Arnhem; de provincie en de vervoeraanieders. Tot nu toe zijn alle reiskosten van het personeel ingetrokken en iedereen krijgt een persoonlijk reisadvies. Verder is er epaald wie wel en wie geen parkeerplaats à 25,- per maand krijgt. Dit zijn er 285 van de f 1200 employées. Recent heeft het Rijnstate ziekenhuis initiatieven ondernomen om een collectief aanvullend vervoersysteem voor polikliniek patiënten op te zetten. Een aanieder van vervoer heeft hiervoor een offerte gehonoreerd gekregen. Daarij ontstonden enige prolemen rond de tariefstelling cq kaartsoort met het ministerie van Verkeer en Waterstaat. De asisveronderstellingen met etrekking tot het succes van het project zijn gedeeltelijk uitgekomen. De keuze van de nieuwe locatie is verre van optimaal. Gegeven deze keuze was het feit dat er een nieuwe huisvesting moest worden geregeld een goede gelegenheid om vervoermanagement onder de aandacht te rengen. Verder speelde de houding van de directeur van Rijnstate een elangrijke rol in het project. Met name met het collectief aanvullend patiënten vervoer zag de directeur mogelijkheden om de servicegraad aan de patiënten te verhogen en mede hierdoor het innovatief imago van het ziekenhuis inhoud te geven. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 7 FEBRUARI 1996

10 3.2 Ziekenhuizen in het Noorden Binnen RWS Noord-Nederland is een eenvoudige en doeltreffende methode eschikaar om edrijven te enaderen. Tevens was er een ewezen goede methode voor het stimuleren van carpoolen ontwikkeld. Vanuit de werkgroep scholen en ziekenhuizen heeft RWS Noord het initiatief genomen om de vijftien ziekenhuizen in het Noorden te enaderen. De ziekenhuizen worden via een rief in kennis gesteld van de mogelijkheid om met RWS-Noord een oriënterend gesprek te voeren. Vervolgens zijn de ziekenhuizen kort daarna telefonisch enaderd. Het is opvallend dat met twaalf ziekenhuizen een afspraak tot stand kwam. De gesprekken vonden plaats met uiteenlopende functionarissen. Meestal etrof het hoofden van facilitaire- of hoteldiensten. In de gesprekken wordt aan de hand van een checklist op snelle en directe wijze een analyse van de vervoersituatie gemaakt. Het leek dat er zich vrijwel geen parkeerprolemen voordeden. De alternatieven op openaar vervoergeied waren ontoereikend, zodat carpoolen in vrijwel elk ziekenhuis als reëel alternatief overleef. Met acht ziekenhuizen zijn afspraken gemaakt om het carpoolen te stimuleren. Van de twaalf enaderde ziekenhuizen zijn er eind decemer 1995 daadwerkelijk vier gestart (Assen, Hoogeveen, Meppel en Sneek). Stadskanaal en Winschoten hadden al moeten starten. Van de rest is het onduidelijk wanneer en of ze nog wel mee doen. Bij deze ziekenhuizen heeft RWS een totaalpakket carpoolen aangeoden. Het gaat hierij om' enquêtes, artikelen voor het personeelslad en posters. Tevens is de inschrijving in een carpoolregister gefaciliteerd. De verwachtingen van het project zijn uitgekomen. Een eenvoudige en simpele enadering van vervoersprolemen werkt goed. Het aantal positieve reacties van de ziekenhuizen naar aanleiding van de eerste rief was zelfs meer dan verwacht. 3.3 Zorginstellingen in de Rijn -en Bollenstreek De regio Rijn- en Bollenstreek wordt onder andere gekenmerkt door een groot aantal medische instellingen van allerlei aard. Op initiatief van Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland en van de stichting Rijnland Moiel is decemer 1995 een ijeenkomst georganiseerd voor 15 instellingen, die alle typen ziekenhuizen vertegenwoordigen en die verspreid over de regio gevestigd zijn. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 8 FEBRUARI 1996

11 Tijdens deze ijeenkomst is informatie verstrekt over vervoermanagement in het algemeen, de mogelijke oplossingen en zijn alle wensen en klachten geïnventariseerd. Op een enkele uitzondering na zal de stichting Rijnland Moiel met alle vertegenwoordigende instellingen afspraken maken om de individuele wensen, plannen en ehoeften op het geied van vervoermanagement te concretiseren en waar mogelijk te implementeren. De instellingen, die niet voor de ijeenkomst uitgenodigd waren, zullen alsnog individueel enaderd worden. In de Rijn- en Bollenstreek is geleken dat de prolematiek up het geied van verkeer- en vervoer steeds nijpender wordt en dat de interesse ij het management van de medische instellingen om via vervoermanagement een poging te wagen om het hoofd te ieden aan deze prolematiek groot is. 3.4 RWS Noord-Braant: St Elisaeth Ziekenhuis De aanleiding van het contact tussen RWS en het ziekenhuis in septemer 1994, is het vervoerplan (1994) van het St Elisaeth Ziekenhuis dat zich voornamelijk richt op personeel met kantooruren. In een aantal gesprekken tussen RWS en de heer Manders (PZ), kwam de vraag aan de orde of gestart kan worden met een volgende fase, namelijk een aanpak voor personeel met onregelmatige diensten. Uit de groep personeel met onregelmatige diensten wordt een doelgroep geselecteerd; er wordt niet gekozen voor één vervoersalternatief, in principe wordt gekeken naar alle alternatieven. Vervolgens wordt getracht een vooronderzoek te starten. Het vooronderzoek richt zich op de eisen die gesteld moeten worden aan oplossingen voor alternatieve vervoerwijzen voor ziekenhuispersoneel met onregelmatige diensten; zijn er oplossingen die aan deze eisen voldoen? Op asis van het vooronderzoek wordt een eslissing genomen over een eventueel vervolg. Vervolg kan zijn implementatie van een kansrijke oplossing, een haalaarheidsonderzoek, het opstellen van een (deel)vervoerpian, e.d. Twee externe ureau's heen geoffreerd voor het vooronderzoek. De opzet is gericht op het etrekken van het personeel ij het analyseren van het proleem en het zoeken van oplossingen. De offertes worden in eerste instantie eide niet acceptael gevonden. Het management heeft twijfels ij de voorgestelde aanpak. Enerzijds spelen de kosten een rol en anderzijds is men onzeker of men de oplossingen van het personeel kan honoreren. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 9 FEBRUARI 1996

12 In feruari vond er een gesprek plaats tussen het ziekenhuis, RWS en het ureau dat de voorkeur genoot. Daarin zijn de aarzelingen van het management overwonnen. De door het ureau voorgestelde aanpak is als volgt: - indeling doelgroep; - inventariseren situatie doelgroep en verkenning oplossingsrichtingen; - selectie deelnemers aan rainstormsessies met personeel; - rapportage. RWS etaalt het vooronderzoek en het ziekenhuis de implementatie. Het proces kost RWS en het ziekenhuis relatief veel tijd. Positieve effecten van acties uit vervoerplan fase 1 (personeel met kantooruren) versterkten het vertrouwen. De rol van RWS als 'kritische deskundige' is voor het management een elangrijke conditie om het project te starten. Het onderzoek is uiteindelijk uitgevoerd conform de voorgestelde aanpak. De elangrijkste resultaten zijn: hier een stukje uit nachtzusters op de fiets De resultaten zijn vastgelegd in het rapport "Nachtzusters op de fiets". 3.5 Antonius Ziekenhuis en het Oudenrijn Ziekenhuis te Utrecht AI geruime tijd zijn er contacten met het Antonius ziekenhuis (Nieuwegein) op het geied van carpool matching, omdat zij hemelsreed 100 m van het RWS-geouw verwijderd zijn. Uit die contacten, die liepen via onze eigen vervoerscoördinator en een medewerker van de afdeling P&O van het ziekenhuis, zijn enkele succesvolle pools ontstaan. Via het hoofd P&O heeft RWS-collega Prak weleens geproeerd het ziekenhuis te ewegen tot een redere aanpak. Op zich werd hier wel enthousiast op gereageerd, doch werd er de voorkeur aan gegeven om mee te doen wanneer alle edrijven in Nieuwegein-centrum enaderd zouden worden. Geheel toevallig hoorden wij dat de civiele dienst van het Antonius samen met het Oudenrijn ziekenhuis een onderzoek had laten uitvoeren naar de herkomst van parkeerders. In Nieuwegein wordt namelijk overwogen om etaald parkeren in te voeren en het Antonius vreest hierdoor een geweldige parkeeroverlast. Het Oudenrijn heeft al geruime tijd parkeerprolemen, omdat ze een klein eigen terrein heen en midden in een woonwijk gevestigd zijn....i. Ministerie van Verkeer en Waterstaat Informatie en Documentatie Postus EX iicn Haag VM BIJ ZIEKENHUIZEN 10 --,-.FEBRUARI 1996

13 Via het ureau dat het onderzoek heeft uitgevoerd is RWS ij de civiele dienst terecht gekomen en heeft geproeerd het hoofd hiervan te enthousiasmeren voor een onderzoek naar een systeem van aanvullend collectief vervoer voor poliklinische patiënten, dat op epaalde dagen op epaalde assen aangeoden zou kunnen worden. Om de potenties te optimaliseren zouden afspraken met patiënten.uit een epaalde regio ook zoveel mogelijk naar epaalde dagen geclusterd moeten worden. Terwijl RWS en een adviesureau aan het ecijferen waren wat zo'n onderzoek zou moeten gaan kosten heeft de civiele dienst zonder medeweten van de anderen enige vervoeraanieders enaderd. De vraag was wat de exploitatie van een dergelijk systeem zou moeten gaan kosten. Het onderzoek is egroot op ,- ervan uitgaande dat er dan een operationeel plan op tafel zou liggen, waarij alles dus ook financiering, deelname zorgverzekeraars e.d. uitgewerkt zou zijn. Het Antonius had inmiddels een antwoord van enige vervoeraanieders en dit kwam erop neer dat in het gunstigste geval gerekend moest worden op een ton exploitatietekort. De uitgangspunten waarop deze schatting was geaseerd zijn ons nooit ekend gemaakt, doch het vermoeden estaat dat dit zeer uit de losse pols is geweest. Het hoofd civiele dienst houdt er soms een wat merkwaardige manier van concluderen op na en in de onderhavige zaak concludeerde hij dat wanneer het rijk ereid was een ton op tafel te leggen voor een onderzoek dit ook wel esteed kon worden voor het afdekken van de exploitatie gedurende het eerste jaar. De argumentatie onzerzijds was dat de regelgeving ons elet ij te dragen in exploitatietekorten van vervoersystemen en dat het fundament voor de proef nog niet gelegd was zodat de proef op voorhand grote kans zou heen te mislukken; werd maar lastig en niet steekhoudend gevonden. Na de nodige gesprekken is overeen gekomen dat de zaak voorgelegd zou worden aan de Raad van Bestuur en eerlijk gezegd had RWS de hoop dat daar de redelijkheid van onze argumentatie zou worden ingezien. Helaas het pakte anders uit en de RvB heeft alles afgelazen. 3.6 Dijkzigt Rotterdam Op 22 feruari 1995 ezocht de werkgroep het Academisch Ziekenhuis in Rotterdam (AZR). Het doel van het ezoek was om, ais werkgroep VM ij ziekenhuizen te leren wat er speelt 'in een dergelijk ziekenhuis en op welke wijze vervoermanagement daarij kan aansluiten. We werden ontvangen door Geert Haksteen, Hoofd van de facilitaire diensten en enkele collega's van hem. Het ziekenhuis is kortgeleden gefuseerd met het Sofia Kinderziekenhuis, waarvan de nieuwouw recentelijk is afgerond. Het ziekenhuis heeft circa 1200 edden en dagehandelingen. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 11 FEBRUARI 1996

14 Het aantal personeelsleden is ongeveer Het exploitatie udget van het ziekenhuis is 700 mln. gld. per jaar waarvan een deel wordt uitgegeven aan de inkoop van allerlei medische enodigdheden. De organisatie wordt geleid door een Raad van Bestuur estaande uit 3 mensen. Verder is de organisatie vrij "plat" georganiseerd. Op dit moment wordt innen het AZR, vervoermanagement niet gecoördineerd innen één afdeling. De diverse aspecten van VM worden door verschillende afdelingen ehartigd (of krijgen üerhaupt geen aandacht). Na een rondleiding vindt de discussie plaats tussen VenW en het AZR. Er lijken een tweetal elangrijke zaken te spelen. Ten eerste lijkt dat het ziekenhuis in 1992 heeft meegedaan aan een geiedsgewijze enadering van vervoermanagement. Hoofd Personeel Zaken, Gerrit de Waardt herinnert zich dat hij voor een elachelijk lage prijs een enquête kon laten doen onder zijn werknemers. De enquête is uitgevoerd en heeft een lijvig rapport opgeleverd. De raad van estuur heeft destijds geen aanleiding gezien om verder te gaan met het vervoersplan. De Waardt zegt dat hij verder ook niets meer gehoord heeft van het adviesureau dat de enquête heeft gedaan en/of de gemeente of rijkswaterstaat. Bij het naar voren rengen van het VCC, is De Waardt met name op het geied van OV-aonnementen geïnteresseerd. Hij zegt dat hij ij het geruik van kortingsregelingen twee mensen extra nodig heeft voor de administratieve rompslomp. Als het VCC daarij kan helpen is dat een toegevoegde waarde voor hem. Even later verteld Geert Haksteen dat hij op maandag 20 feruari met de Raad van Bestuur heeft gesproken over de parkeerprolemen ij het ziekenhuis. Zij overwegen om etaald parkeren in te voeren voor het personeel om zodoende meer ruimte te ieden voor de patiënten en ezoekers. Het idee is om het personeel de eerste 300 gulden op jaarasis te geven om dan vervolgens mensen die een parkeerkaart willen heen f300,= te laten etalen. Er wordt even hardop gerainstormd over een mogelijk project innen het AZR. Opvallend is dat men desgevraagd geen noodzaak ziet in financiële ondersteuning vanuit VenW. "Als we het elangrijk vinden dan heen we er geld voor over", wordt gezegd. Wat men wel graag wil van VenW is kennis over situaties elders. Hoe gaan andere ziekenhuizen hier mee om? Het ezoek aan het Dijkzigt Ziekenhuis op 22 feruari 1995 heeft een vervolg gekregen. Het contact tussen het VCC Rijnmond en het Dijkzigt Ziekenhuis is vernieuwd en het ziekenhuis is inmiddels lid geworden. In de Rijnmond zijn de ziekenhuizen verenigd in de Stichting Samenwerkende Rijnmond Ziekenhuizen (SRZ). De SRZ zijn allen lid geworden van het VCC Rijnmond en de directeur is lid van het estuur van het VCC. VM BIJ ZIEKENHUIZEN Ministerie van Verkeer en Watentaat Informatie en Documentatie POSt!~US ~!,30 FX Den Iiaag Tel S6 / Fax FEBRUARI i996 c.-w~-w-*-

15 Verder heeft de SRZ in samenwerking met Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland, het initiatief genomen om een systeem van collectief vervoer op te zetten voor het vervoer van patiënten en hun egeleiders naar en van de ziekenhuizen in de Rijnmond. Hiertoe is een stuurgroep en een werkgroep opgericht, waarin onder andere zitting heen de vertegenwoordigers van: Directies van ziekenhuizen Openaar vervoer edrijven Taxiedrijven Zorgverzekeraars Amulance-vervoerders Stadsregio Rotterdam Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland Er wordt gestreefd naar een operationeel systeem in VM BIJ ZIEKENHUIZEN 13 FEBRUARI 1996

16 4 LEERPUNTEN 4.1 Checklist Uit de uitwisseling van ervaringen is geleken dat geen "one est way" van enaderen estaat. De situatie ij de ziekenhuizen en de persoonlijke stijl van de regionale medewerker vervoermanagement epalen in sterke mate de effectiviteit van de acties. Op asis van deze conclusies is door Tanja Koolen van AVV een checklist (zie ijlage 2) ontwikkeld waarmee de enadering van een ziekenhuis wordt ondersteund. De checklist is geaseerd op de gedachte dat in de verschillende stadia van de enadering kan worden toegewerkt naar een effectieve inzet van vervoermanagement. De checklist is in de ijlage weergegeven. 4.2 Leerpunten Vanuit de ervaringen van de werkgroep worden de volgende aandachtspunten voor een effectieve enadering geformuleerd. F Ziekenhuizen veroorzaken een enorme moiliteit door: personeel (areidsintensief door veel part timers en onregelmatige diensten); dagehandelingen; ezoekers; leveranciers. Het maakt voor vervoermanagement uit of het gaat om een streekziekenhuis of een stadsziekenhuis. Een streekziekenhuis heeft meestal eperkte ereikaarheidprolemen. Alternatieven zoals openaar vervoer zijn vaak van onvoldoende niveau. Carpoolen is een goede mogelijkheid als alternatief voor autosolisme. Een stadsziekenhuis krijgt in toenemende mate te maken met parkeerprolemen. Verder lijken de gesprekspartners uit de ranche het op prijs te stellen dat zij als streek- of stadsziekenhuis worden herkend. De este aanspreekpunten zijn de directie, het hoofd personeelszaken en het hoofd facilitaire diensten. Het is afhankelijk van de grootte van het ziekenhuis en het enthousiasme van de functionaris wie het este aanspreekpunt is. Een relevant netwerk innen de sector vormen de regionale ijeenkomst van hoofden facilitaire diensten. In de loop van het jaar worden de regionale medewerkers steeds vaker enaderd door ziekenhuizen. Binnen het netwerk hoofden facilitaire diensten is de informatie verspreid. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 14 FEBRUARI 1996

17 t t Besluiten worden doorgaans niet vanuit het centrale apparaat cq de directie van het ziekenhuis genomen. De invloed van specialisten en de vertegenwoordigers van het personeel is groot. Een centrale directie zal vaak via consensus proeren eslissingen omtrent vervoermanagement te nemen. Er dient dus rekening te worden gehouden met de elangen van meerdere partijen en een relatief lange doorlooptijd. Als je niet precies weet wat er speelt ij de ziekenhuizen ga er dan naar toe en vraag het ze. Zeker op middel management niveau waardeert men de interesse en wordt je gastvrij ontvangen. Het verdient aanevelingen om ij een afspraak met medewerkers van het ziekenhuis tijd in te ruimen om de verkeerssituatie te aanschouwen. Het is verstandig om er van uit te gaan dat ieder ziekenhuis in feite doet aan vervoermanagement, zelfs al kent men het egrip niet. De diverse aandachtsgeieden zoals parkeren, reiskosten, OV-aonnementen, contacten met OV-edrijven worden dan vaak door verschillende afdelingen ehartigd. Proeer ij het stimuleren van VM ij ziekenhuizen in deze situatie zoveel mogelijk etrokkenen aan tafel te krijgen en vraag naar wat ze nu doen (in plaats van wat ze geacht worden te doen). Ze zullen dan vervolgens aan je vragen of ze het eter kunnen doen. Men stelt hulp van amtenaren van VenW op prijs vanwege ojectiviteit, ervaring uit de praktijk ij andere ziekenhuizen (en edrijven) en de vakinhoudelijk kennis. Parkeerprolemen ij ziekenhuizen heen te maken met patiënten en ezoekers. Patiënten en ezoekers worden steeds meer gezien als klanten die kunnen kiezen om wel of niet van de diensten van het ziekenhuis geruik te maken. Daarom worden parkeerprolemen ij ziekenhuizen een aandachtspunt voor het topmanagement. De ereidheid om maatregelen te nemen ter reductie van het autogeruik van het personeel is in deze context zeker aanwezig. Bij reële prolemen spelen de susidiemogelijkheden van VenW vrijwel geen rol. Men is dan zeker ereid om zelf te investeren. Ziekenhuizen die nog geen prolemen ervaren, kunnen wellicht gewezen worden op de voordelen van vervoermanagement om de prolemen voor te zijn. Dit kan dan in het kader van effectief moiliteitseleid, milieu, imago-veretering, klantvriendelijkheid, goed personeelseleid etc. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 15 FEBRUARI 1996

18 5 ACTIVITEITEN IN 1996 Op asis van de pilotprojecten concludeerde de werkgroep dat er aanleiding is om in 1996 een ranche-rede activiteit te ontwikkelen voor ziekenhuizen. De resultaten van de werkgroep zijn voorgelegd aan een aantal sleutelfiguren uit de sector. Deze onderschreven de mogelijkheden om in 1996 vervoermanagement onder de aandacht van de doelgroep te rengen. Het organiseren van een seminar met follow-up mogelijkheden zou daarvan een concrete uitwerking zijn. Dit zal waarschijnlijk een exclusieve ijeenkomst worden, gericht op estuurders van Ziekenhuizen. (Eind mei/egin juni; uur inclusief diner). Inmiddels (feruari 1996) is een initiatiefcommite gevormd van drie ziekenhuisestuurders, die samen met V&W en met assistentie van Zorgconsult (een in ziekenhuizen zeer ekende adviseur) vorm en invulling van het congres zullen epalen. VM BIJ ZIEKENHUIZEN 16 FEBRUARI 1996

19 BIJLAGE 1 SAMENSTELLING VAN DE WERKGROEP Naam Orsanisatie Mw. P. Delsing Dhr. J. Ansems Dhr. M. Claus. Mw. E. Geurts Mw. D. de Jong Ministerie van Verkeer en Waterstaat RWS regiodirectie Utrecht RWS regiodirectie Oost RWS regiodirectie Noord Braant RWS regiodirectie Noord Nederland I Dhr. B. de Jong Mw. T. Koolen Dhr. L. Koridon Dhr. J. Mens Dhr. W. Harnas RWS regiodirectie Noord Braant Adviesdienst Verkeer en Vervoer RWS regiodirectie Oost RWS regiodirectie Zuid Holland BSH, management consultants

20 ~ O ~~ ~ ~~ BIJLAGE 2 CHECKLIST INFORMATIEVERZAMELING O Provincie O Gemeente 1 O Dagladen O Vakladen ziekenhuis Jaarverslag O Anders, namelijk... O Randvoorwaarden V.U. Volksgezondheid O Belangrijke werknemersorganisaties O Sleutelfiguren O Functie ziekenhuis O Anders, namelijk... O Inspelen op prolemen O Aanieden op kansen O Werken aan oplossingen O Benut exterm druk O Anders, namelijk... Vf Wat waslis de aanleiding voor Interesse wm O Verhuizing O Fusie O Verwachte wetgeving O (Toekomstige) parkeerprolemen O Overlast omgeving O Bereikaarheid O imago O Klantgerichtheid. O Anders, namellik... Waar Egt de ehoefte vh ziekenhuis tav vm: O Financiële ondersteuning O Kennis over situatie elders O Ondersteuning ij ontwikkelen vervoerplan O Vm als ruil- of machtsoject O Bieden van extra personele voorzieningen O Acute parkeerprolemen O Activiteit in het kader van ezuinigingen O Anders, namelijk... Vervokient verzamel ie informatie over de interne situatie mt: Hoe kan het ziekenhuis worden gekarakteriseerd O Functie O Ligging, lokatie O Huisvesting, nl... O Aantal edden,.. O Aantal personeelsleden O Exploitatieudget O Specialismen O Algemene ereikaarheid O Ontsluiting OV O Anders, namelijk Geef aan welke partijen hoeveel moiliteit genereren O Personeel.. voltijd.. parttime.. onregelmatige diensten O Vrijwilligers O Polikliniek O Dagverpleging O Bezoekers O Leveranciers O Anders, namelijk.. Wat zijn de meest relevante partilen: O Facilitaire dienst O Inteme huisvesting O Technische dienst O Personeelszaken O Raad van Bestuur O Medische afdelingen O Leveranciers O Anders, namelijk..... Dan wordt het tijd de moiliteit in kaart te Wat is de prioriteit in aanpak O Personeel O Vrijwilligers O Dagverpleging O Bezoekers O Polikliniekezoekers O Leveranciers O Anders, namelijk..... Beschrijf aok de volgende zaken: O Machts- en verantwoordelijkheidsverdeling O Benader partij met meeste macht (intern) O Aard en frequentie relevante overiegprocedures O Opstellen t.o.v. omgeving O Gewenst imago O Inhoud en taakverdeling V&V eleid O Intermediairen, ZOBIS o.a. zorgverzekeraars O Areidsvoorwaarden O Waar liggen kansen voor vm? O Welke prolemen roept vm op? igen: Hoe zou gaal een planning eruit gaan zien O Verdere etrokkenheid Rijkswaterstaat o Taakverdeling o Afspraken O Welke stap als eerste zetten? o Amitienivo O Kritische aslismomenten O Dooriooptijd O Geld O Binnen welke tijdshoriron eerste resultaten? O Anders, namelijk... T. Koclsn, AVV aug. 199