Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 1

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT 13 maart 2014 van T.V. de Lissevoort te Nuenen. Artikel 1: Algemeen. Het Huishoudelijk Reglement regelt, voorzover nog nodig, de toepassing van de in de Statuten opgenomen bepalingen, alsmede de verdere inrichting, organisatie en leiding van de vereniging. Artikel 2: Lidmaatschap/Deelnemerschap (zie art. 5/7 van de Statuten). Aanmelding dient te geschieden op een door het bestuur aan te wijzen adres. Bij aanname worden de volgende prioriteiten in acht genomen: a. Indien leden-/juniordeelnemersbestand uit ca. 10% of meer niet-nuenenaren bestaat: aa. inwoners van Nuenen c.a. en gezinsleden. ab. overigen. b. Indien leden-/juniordeelnemersbestand uit minder dan ca. 10% niet-nuenenaren bestaat is de datum van inschrijving op de wachtlijst bepalend, totdat het percentage van ca. 10% niet- Nuenenaren is bereikt; op dat moment treedt regeling a. weer in werking. Beroep tegen eventuele afwijzing is mogelijk bij de eerstvolgende ledenvergadering, die, met een meerderheid van 2/3 deel der geldig uitgebrachte stemmen (schriftelijk) tot toelating kan besluiten. Een lid kan bij het bestuur het voorstel indienen een aspirantlid toe te laten zonder bovengenoemde of andere vigerende prioriteitstellingen in acht te nemen. Het bestuur zal dit voorstel uitvoeren, als alle bestuursleden zich hiermee kunnen verenigen. Artikel 3: Prioriteiten lidmaatschap/deelnemerschap. Zolang het aantal nieuwe aanmeldingen groter is dan het verschil tussen het werkelijke ledenbestand en het normledental, kan een belangstellende zich op de wachtlijst laten inschrijven. De aanmelding zal met voorrang worden behandeld, als wachtlijstleden ouder zijn dan 64 jaar. Ook worden junioren met voorrang aangenomen, totdat 25% van het totale ledenbestand uit junioren bestaat. Buiten de wachtlijstadministratie om kunnen nieuwe leden worden aangenomen, wanneer: a. Personen naar de gemeente Nuenen c.a. zijn verhuisd en tot het moment van de verhuizing lid waren van een andere tennisvereniging en van de KNLTB. De aanvraag kan worden behandeld, als zij hebben gewoond buiten het gebied, globaal begrensd door de gemeentegrenzen van Trilburg, s Hertogenbosch, Nijmegen, Venlo, Roermond en Reusel. b. Personen in Nuenen c.a. zijn komen wonen, komende vanuit het buitenland. Deze dienen dan wel aantoonbaar lid te zijn geweest van en tennisvereniging in het buitenland. c. Personen om medische of sociale redenen een lidmaatschap vragen. Ter verduidelijking betekent dit, dat personen wèl op de wachtlijst worden geplaatst, die: d. Naar de gemeente Nuenen c.a. zijn verhuisd en hebben gewoond binnen het in punt a. genoemde gebied en niet in de onder punt e. genoemde gemeenten. e. Naar de gemeente Nuenen c.a. zijn verhuisd en die hebben gewoond in Eindhoven, Geldrop, Heeze, Leende, Waalre, Veldhoven, Best, Son en Breugel, Lieshout, Helmond en Mierlo. Artikel 4: Adresverandering. De leden/deelnemers zijn verplicht adresveranderingen binnen 14 dagen schriftelijk door te geven aan het secretariaat of de ledenadministratie. Artikel 5: Ledenvergadering. Per jaar wordt minimaal één ledenvergadering gehouden, die Algemene LedenVergadering (ALV) wordt genoemd. De notulen worden minimaal in beknopte vorm gepubliceerd. De meer uitgebreide aantekeningen kunnen tot twee maanden na de vergadering bij de secretaris ter inzage worden opgevraagd. Indien een individueel lid/deelnemer wenst of leden/deelnemers wensen, dat een voorstel Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 1

2 gepubliceerd en op de agenda van de ledenvergadering geplaatst wordt, moet dit voorstel ten minste 6 weken voor de ledenvergadering schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. Artikel 6: Bestuursvergaderingen. Het bestuur vergadert op regelmatig vastgestelde tijden en verder zo vaak als de voorzitter of 2/5 deel van de bestuursleden dit nodig acht. De bestuursvergaderingen zijn niet openbaar. Een bestuursvergadering kan alleen geldige besluiten nemen indien de meerderheid daarbij aanwezig is. In andere gevallen wordt binnen 14 dagen schriftelijk een nieuwe vergadering bijeengeroepen die, ongeacht het aantal aanwezigen, rechtsgeldig kan besluiten. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter. Voorstellen van leden, voor behandeling in de bestuursvergadering, kunnen te allen tijde bij de secretaris worden ingediend. Hij draagt zorg voor de registratie en behandeling in een van de komende bestuursvergaderingen. Artikel 7: Bestuur. De dagelijkse leiding van de vereniging berust bij het bestuur, bestaande uit ten minste voorzitter, secretaris, penningmeester alsmede minimaal 2 en maximaal 5 leden. Alle leden worden rechtstreeks in functie gekozen, doch functieverschuivingen blijven mogelijk (art. 13). In urgente gevallen, die niet tot de volgende bestuursvergadering kunnen wachten, beslissen de voorzitter alsmede 2 andere bestuursleden, die de onderhavige zaken doorgaans behartigen, in onderling overleg. Van zo n besluit worden de andere bestuursleden zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht. Zie verder art. 18 t/m 20 van de statuten. Artikel 8: Voorzitter. De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven o.a. door het leiden van vergaderingen. Hij zal toezien op een juiste naleving en uitvoering van de bepalingen in statuten en huishoudelijk reglement. Hij vertegenwoordigt de vereniging bij alle officiële gelegenheden. Bij verhindering treedt de plv. voorzitter resp. een ander lid van het bestuur in zijn plaats. Artikel 9: Secretaris. De secretaris voert de administratie van de vereniging, alsmede de correspondentie, maakt notulen en een jaarverslag, draagt zorg voor het verenigingsarchief en dient steeds over een recent leden- /deelnemersregister te beschikken. Voorzover nodig laat hij zich voor bepaalde taken door anderen bijstaan. Artikel 10: Penningmeester. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de geldmiddelen. Hij draagt zorg voor een nauwkeurige vastlegging en verantwoording van alle binnenkomende en uitgaande gelden. Brengt regelmatig verslag uit aan het bestuur en de algemene vergadering en dient tijdig de begroting in. Geeft te allen tijde inzage in de boeken wanneer de kascommissie en/of het bestuur daarom vraagt. Zie ook art. 15 van het Huishoudelijk Reglement. Alle rekeningen en declaraties moeten eerst worden gefiatteerd door een bestuurslid, die de betreffende zaak heeft behartigd, alvorens deze voor betaling bij de penningmeester worden aangeboden. Voor kasopnames, alsmede betalingen die per transactie een bedrag van 300,- te boven gaan en die niet gerelateerd zijn aan de directe bedrijfsvoering van het paviljoen (zoals bijvoorbeeld inkoop van dranken e.d.) en/of geen directe betalingen van de penningmeester aan gecontracteerden van de vereniging betreffen dienen behalve gebudgetteerd ook voor akkoord getekend te worden door minimaal 2 bestuursleden. Voor bedragen van meer dan 300,- dient ook minimaal één offerte ten grondslag te liggen. Artikel 11: Overige bestuursfuncties. De taken van de overige bestuursleden worden bij de kandidaatstelling bekend gemaakt. Indien tussentijds bestuursleden aftreden resp. afwezig zijn, worden die taken door een of meer van de overige bestuursleden waargenomen. E.e.a. met in acht name van art. 18 van de statuten. Voorzover nodig laat ieder bestuurslid zich voor bepaalde taken door anderen bijstaan. Artikel 12: Aftredingschema bestuursleden. Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 2

3 a. De voorzitter treedt ieder jaar af, doch is herkiesbaar (zie ook art. 13 van het Huishoudelijk Reglement). b. Het even jaar treden af de secretaris alsmede 2 leden, doch zijn herkiesbaar. c. Het oneven jaar treden af de penningmeester alsmede de 2 of 3 overige leden, doch zijn herkiesbaar. d. Bij wijzigende omstandigheden in de bestuurssamenstelling zullen tijdig logische procedurewijzigingen bekend worden gemaakt. e. De ledenvergadering kan te allen tijde een bestuurslid ontslag verlenen met meerderheid van stemmen. Het betreffende bestuurslid dient onmiddellijk af te treden en de onder zijn beschikking zijnde bescheiden zo snel mogelijk en ordentelijk geschikt over te dragen aan het bestuur. Artikel 13: Bestuursverkiezing. Alle leden worden in functie kandidaat gesteld en als zodanig gekozen. Indien tijdens een zittingsperiode blijkt, dat functieverschuiving wenselijk zou zijn dan kan dit in overleg geschieden tot aan de eerstvolgende ledenvergadering. Over functies, waarvoor slechts één kandidaat is gesteld, wordt niet gestemd. In het andere geval is degene, die bij de eerste schriftelijke stemming het grootste aantal stemmen behaalt, gekozen. Bij gelijk aantal stemmen wordt over de desbetreffende kandidaten opnieuw gestemd. Geeft dit geen uitslag dan beslist het lot. Na een zittingsperiode van 5 jaren, wordt alleen voor de voorzitter de verkiezingsprocedure als volgt: de voorzitter dient bij de eerste stemming minstens een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen te behalen. Haalt hij dit niet dan treedt hij automatisch als kandidaat voorzitter terug. Blijven er dan nog meer kandidaten over dan volgt een herstemming, waarna degene met het grootste aantal behaalde geldige stemmen is gekozen. Bij staking van stemmen wordt opnieuw gekozen tussen de kandidaten met een gelijk aantal stemmen. Geeft dit wederom geen uitslag dan beslist het lot. Een voorzitter wiens mandaat niet wordt verlengd, blijft de betreffende vergadering leiden tot en met de sluiting. Eerst daarna draagt hij zijn mandaat over aan zijn opvolger. Artikel 14: Stemopnemers. Voor elke schriftelijke stemming worden 3 stemopnemers benoemd, die de biljetten verzamelen, controleren en de stemmen tellen. Ongeldige stemmen zijn: a. blanco stemmen. b. Ondertekende stembriefjes. c. Stembriefjes die een persoon niet duidelijke aanwijzen. d. Stembriefjes, die een groter of kleiner aantal namen geven dan de te verkiezen persoon of personen. Artikel 15: Kascommissie. De kascommissie bestaat uit drie stemgerechtigde leden, alsmede twee reserveleden en wordt gekozen in de jaarvergadering. Zij is belast met het nazien van de administratie en de kas van de penningmeester en brengt ten minste 8 dagen voor de jaarvergadering hierover een verslag uit aan het bestuur, die dit verslag bekend maakt op de jaarvergadering Bij tussentijds aftreden van de penningmeester brengt zij verslag uit binnen een week na haar onderzoek, hetwelk binnen 14 dagen na het ontstaan van de vacature moet hebben plaats gehad. Op grond van dit verslag stelt het bestuur aan de desbetreffende vergadering voor de aftredende penningmeester al dan niet te dechargeren. Noch leden van het bestuur noch anderen, die namens de vereniging financiële verplichtingen aangaan mogen lid zijn van de kascommissie. Artikel 16: Organisatiestructuur. Naast het bestuur zijn binnen de vereniging meerdere commissies en functionarissen werkzaam. In het schema van de Structuur TV de Lissevoort is de organisatorische samenhang weergegeven (zie hieronder). Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 3

4 STRUCTUUR TENNISVERENIGING "DE LISSEVOORT" te Nuenen A l g e m e n e L e d e n V e r g a d e r i n g Technische Zaken Jeugdzaken/ Toernooien Paviljoenbeheer A l g e m e e n B e s t u u r Secretaris Voorzitter Penningmeester D a g e l i j k s B e s t u u r Accommodatiebeheer Competitiezaken Training Jeugdcommssie/ Toernooicommissies Administratieve Zaken Financiële administratie Sponsorcommissie Paviljoencommissie Accommodatiecommissie Leden- en wachtlijstadministratie Game/Informatie gids-redactie Websitebeheer Nieuwsbrief Artikel 17: Competitie. De deelname aan de diverse competities en de te maken kosten worden jaarlijks door het bestuur bepaald en ter goedkeuring opgenomen in de voordrachtbegroting. Er wordt verder rekening gehouden met de navolgende criteria: a. Redelijke verdeling van de baancapaciteit tussen competitie- en niet-competitiespelers. b. De competitiespelers behoren representatief te zijn voor de goede naam van de vereniging; zij dienen enthousiast, sportief en met volledige inzet voor het team te spelen. c. Het spelpeil van de competitiespelers moet in overeenstemming zijn met de klasse waarin ze worden ingeschreven. Artikel 18: Natuurlijke personen met beperkte speelrechten. Personen, die op de wachtlijst staan, kunnen tegen een vergoeding en onder beperkte omstandigheden en speeltijden gebruik maken van de verenigingsbanen. Het aantal toe te laten personen en de voorwaarden worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Artikel 19: Contributie. Deze wordt jaarlijks voor elke categorie in de jaarvergadering vastgesteld. Eerst na ontvangst van de contributie wordt de lidmaatschaps-/deelnemerskaart uitgereikt. Bij wanbetaling kan het bestuur, na aanmaning, overgaan tot ontzetting en/of incasso met verhoging van kosten. Artikel 20: Afmelding. Afmelding dient uiterlijk te geschieden vóór 1 december van het lopende verenigingsjaar aan het in art. 2 van het Huishoudelijk Reglement bedoelde adres. Een afmelding, die later binnenkomt, schuift automatisch door naar het volgende verenigingsjaar en derhalve blijft men dan nog één jaar contributie verschuldigd. Artikel 21: Inschrijfgeld. Dit is een eenmalige bijdrage, die direct bij inschrijving moet worden voldaan. De hoogte van het bedrag wordt jaarlijks door de ledenvergadering vastgesteld. Artikel 22: Toernooien. De vereniging zal jaarlijks een aantal toernooien organiseren, teneinde de sportieve rivaliteit en onderlinge krachtmetingen te bevorderen. Artikel 23: Tenue. De leden/deelnemers zijn verplicht bij oefening en wedstrijden in passende tenniskleding uit te komen. Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 4

5 Artikel 24: Introductie. In principe hebben alleen leden en jeugddeelnemers van T.V. de Lissevoort het recht om op de buitenbanen de vereniging te spelen (behalve de lidmaatschappen genoemd in artikelen 28, 29 en 31 van het Huishoudelijk Reglement). Om het voor niet-leden mogelijk te maken om op de buitenbanen van de vereniging te mogen spelen is de introductieregeling ingevoerd. Ieder lid/jeugddeelnemer heeft het recht maximaal drie personen te introduceren d.m.v. het kopen van op naam gestelde en op datum gewaarmerkte introductiebewijzen. De introducé s mogen uitsluitend spelen met of tegen degene, die hen heeft geïntroduceerd (dus op één baan) gedurende een bepaald dagdeel. Zie ook art. 25 van het Huishoudelijk Reglement. De introductieregeling is niet bedoeld voor het regelmatig of structureel spelen van een niet-lid op het park van T.V. De Lissevoort. Het aantal keren per verenigingsjaar dat een niet-lid geïntroduceerd mag worden is beperkt. Het bestuur bepaalt jaarlijks hoeveel keer nietleden geïntroduceerd mogen worden. Dit wordt medegedeeld op de website van de vereniging, in een van de maandelijkse Nieuwsbrieven en/of in de jaarlijkse Infogids. De tarieven van de introductiekaarten worden eveneens per verenigingsjaar vastgesteld en worden vermeld in de genoemde verenigingsmedia. Artikel 25: Spelen met niet-leden/deelnemers. Van een lid/deelnemer, die speelt met één of meer niet-leden/deelnemers, die zonder geldig introductiebewijs op de baan vertoeft (vertoeven), wordt, zonder dat dit verdere maatregelen uitsluit, de lidmaatschapskaart ingenomen. Deze kaart zal, na betaling van 15,- bij de penningmeester, weer verkrijgbaar zijn. De leden van het bestuur, de parkbeheerder en andere door het bestuur aan te wijzen personen, zijn bevoegd tot het innemen van het pasje. Artikel 26: Tennislessen. Om tennislessen te kunnen geven of te ontvangen op het park van T.V. de Lissevoort moet men in principe betalend lid/jeugdlid zijn van de vereniging (zie ook artikelen 28, 29 en 31 van het Huishoudelijk Reglement). Een uitzondering op deze regel kan worden gemaakt voor beginnende jeugdige niet-leden die zich ingeschreven hebben voor de eerste lesperiode behorende tot de nieuwe (vanaf september 2013) opzet van de jeugdtraining (opsplitsing in drie trainingsblokken). Voor verdere details zie de Infogids 2014 en/of de website van de vereniging. De tarieven van lidmaatschap en van training worden per trainingsjaar vastgesteld en bekend gemaakt op de website, via een van de maandelijkse Nieuwsbrieven en/of in de jaarlijkse Infogids. Het bestuur sluit jaarlijks contracten af met zelfstandige tennisleraren dan wel tennisscholen voor het geven van tennislessen (training) op het park van onze vereniging. Het is niet toegestaan, dat een lid/ trainer (noch iemand anders) tegen betaling tennislessen geeft of ontvangt op de banen van de vereniging zonder voorafgaande toestemming. Artikel 27: In en externe publiciteit. Beiden vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur, die deze taken kan delegeren. De kosten hieraan verbonden zullen ter goedkeuring worden opgenomen in de voordrachtbegroting. Artikel 28: Medisch lidmaatschap. Wanneer men om medische redenen niet meer dan wel voor kortere of langere tijd niet kan tennissen, kan men, indien vóór 1 maart aangevraagd: a. Het lidmaatschap/juniordeelnemerschap laten beëindigen met restitutie van de contributie (denk aan wachtlijst), verminderd met een door het bestuur te bepalen bedrag ter bestrijding van gemaakte kosten dan wel b. Medisch lid/deelnemer worden tegen een jaarlijks door het bestuur vast te stellen bedrag (zie ook art. 29). Met bijbetaling kan men later in het seizoen weer spelen. Wanneer een medisch lidmaatschap gedurende het seizoen wordt aangevraagd, doch vóór 1 juli, kan men: Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 5

6 c. Medisch lid/deelnemer worden (zie ook art. 29), waarbij naar rato een gedeelte van de contributie kan worden gerestitueerd. Bepalend voor het vaststellen van bovengenoemde tijdstippen is het moment van inleveren of van uitreiken van de lidmaatschaps- of deelnemerskaart bij of door de ledenadministratie. Het bestuur heeft het recht om een medische verklaring te vragen. Artikel 29: Niet-spelende leden/deelnemers (om andere dan medische redenen). Leden/deelnemers, die om andere dan medische redenen, niet van hun speelrechten gebruik willen of kunnen maken, kunnen niet-spelend lid/deelnemer worden. Zij blijven niet-spelend lid/deelnemer tot het moment, dat zij zelf weer een aanvraag tot spelend lid/deelnemer indienen. Zij dienen deze vorm van lidmaat-/deelnemerschap vóór 1 december schriftelijk aan te vragen bij de ledenadministratie. Gedurende een seizoen kan hierop niet worden teruggekomen. Deze leden/deelnemers betalen een jaarlijks door het bestuur vast te stellen, aangepaste contributie. Artikel 30: Studentleden. Het gewone lidmaat-/deelnemerschap kan worden omgezet in een studentenlidmaat-/deelnemerschap. Voorwaarde voor dit studentenlidmaat-/deelnemerschap zijn: a. Woonachtig zijn in een gemeente op een afstand van minimaal 25 km. van de gemeente Nuenen. b. Op het moment van aanvragen een dagstudie volgen. c. Niet ouder zijn dan 26 jaar. d. Het studentenlidmaat-/deelnemerschap dient ieder jaar opnieuw schriftelijk bij de ledenadministratie te worden aangevraagd vóór 1 december van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop het studentenlidmaat-/deelnemerschap betrekking heeft. Deze leden/deelnemers betalen een jaarlijks door het bestuur vast te stellen aangepaste contributie. Artikel 31: Vrijwilligerleden. Wanneer iemand, 17 jaar oud op 1 januari of ouder, niet (meer) kan of wil tennissen en toch lid wil zijn/blijven van de vereniging dan kan men zich als vrijwilligerlid aanmelden. Men is dan wel lid van de vereniging doch niet van de KNLTB, waardoor men geen ledenpasje ontvangt en derhalve ook niet mag tennissen. Voorwaarde is wel, dat men actief moet zijn in een functie in de vereniging, hetgeen betekent, dat wanneer men zijn/haar werkzaamheden stopt ook geen vrijwilligerlid meer kan zijn. Artikel 32: Rechten en plichten. Als lid/deelnemer mag men gebruik maken van de diverse speelmogelijkheden en andere accommodatie faciliteiten. Daarbij moet men echter op het navolgende letten: a. Het is verboden kinderen, die geen juniorlid zijn op de baan resp. scheidsrechterstoel toe te laten. b. De banen op het eerste verzoek voor onderhoud te ontruimen. c. De banen alleen met ondiep geprofileerde tennisschoenen te betreden. d. Alle medewerking tot een goed onderhoud te verlenen aan de mensen, die daarmee zijn belast en hen in de dagelijkse omgang als medeleden te beschouwen. e. Als er zich moeilijkheden op de baan voordoen, de regeling hiervan onmiddellijk aan het bestuur overdragen. f. Auto s, fietsen e.d. op de daarvoor bestemde plaatsen te parkeren. g. Honden aan de lijn te houden; beter is zelfs om ze thuis te laten. h. Aangebrachte schade direct te melden aan het bestuur. Niet de vereniging, maar hij die de schade veroorzaakt heeft is hiervoor aansprakelijk. i. Direct na het spelen de lidmaatschap-/deelnemerskaart uit het baanreserveringsysteem te halen. Aan overtreders kan eventueel een boete worden opgelegd. Tevens worden voor zoekgeraakte kaarten, slechts bij uitzondering en tegen betaling van een onkostenvergoeding, duplicaten verstrekt. j. Ieder lid/deelnemer dient zich stipt te houden aan de geldende baanreserverings- en behandelingsmethoden, die jaarlijks door het bestuur worden vastgesteld. Artikel 33: Slotbepalingen. Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 6

7 Waar in dit Huishoudelijk Reglement alleen in de hij-vorm wordt gesproken, geldt dit uiteraard in voorkomende gevallen ook voor een zij. Ieder lid/deelnemer wordt geacht de bepalingen van de Statuten, van dit Huishoudelijk Reglement alsmede alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen en er zich naar te gedragen. Per gezin wordt één exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijke Reglement uitgereikt. Op verzoek kan men een extra exemplaar verkrijgen bij de secretaris. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking direct na de goedkeuring door de algemene ledenvergadering van 24 november 1977, laatstelijk gewijzigd in de ledenvergadering van 13 maart Dit Huishoudelijk Reglement kan steeds in elke ledenvergadering gewijzigd en/of uitgebreid worden door 2/3 deel van de aanwezige stemgerechtigde leden. In alle gevallen, waarin niet op een of andere manier is voorzien, beslist het bestuur. Tennisvereniging de Lissevoort - Nuenen 7