KIAR /Club Builder Handboek

Transcriptie

1 KIAR /Club Builder Handboek

2

3 Inhoudstafel Waartoe dient dit handboek? 4 De doelstellingen 5 De visie 6 Het doel 7 Kiwanis international de geschiedenis 8-9 De eerste club per land in Europa De structuur van kiwanis international 12 De structuur van de Europese Federatie 13 De structuur van een district 14 De structuur van een club 15 Algemene informatie 16 Wie zijn ze en hoe worden ze benoemd 17 Verantwoordelijkheden en onkosten 18 Samenwerking met de rest van de organisatie 19 De procedure voor het oprichten van een nieuwe club (5 stappen) 20 Kiwanis international de geschiedenis 26

4 Waartoe dient dit handboek?? Een KIAR/Club Builder die zowel in de districten als in de regio s buiten district actief is, moet goed op de hoogte zijn van onze organisatie en van zijn/haar verantwoordelijkheid om nieuwe Kiwanis clubs te kunnen oprichten. Goed opgeleide KIAR s/club Builders zijn de troef voor een succesvolle expansie van onze organisatie. Dit handboek werd samengesteld om je te assisteren in je functie van KIAR/Club Builder. 4 KIAR / Club Builders Handboek

5 De doelstellingen Het stellen van menselijke en geestelijke waarden boven de materiële. Het aanmoedigen van de dagelijkse toepassing van de Gulden Regel: Behandel een ander zoals je zelf door hem behandeld wilt worden. Het bevorderen van de aanvaarding en toepassing van hogere sociale, zakelijke en professionele maatstaven. Het tot stand brengen, door woord en daad, van een meer ontwikkelde, meer actieve en meer dienstvaardige maatschappij. Het vinden, langs de Kiwanis clubs om, van de weg naar duurzame vriendschap, naar onbaatzuchtige dienstverlening en naar het uitbouwen van een betere samenleving. Het samenwerken om gezonde opvattingen en edele idealen na te streven en in stand te houden, die meer eerlijkheid, rechtvaardigheid, vaderlandsliefde en goede wil met zich brengen. KIAR / Club Builders Handboek 5

6 De visie Wat wij willen dat Kiwanis International s werelds grootste service organisatie wordt die zowel volwassenen als jongeren engageert om de kinderen van deze wereld te helpen. 6 KIAR / Club Builders Handboek

7 Het doel Waarom wij bestaan Kiwanis International is een wereldwijde organisatie waar vrouwen en mannen in clubverband kinderen dienen en leiderschap bij jongeren stimuleren door middel van een sociaal en zakelijk netwerk. KIAR / Club Builders Handboek 7

8 In Augustus 1914, in DETROIT, besloot Allen BROWNE om een club op te richten die voornamelijk een business club moest worden. De club werd KIWANIS genoemd, een fonetische omschrijving van een Indiaans woord gebruikt door de Ochipew-stam, NUN KEE WANIS, wat veralgemeend kan worden tot: Laat zien wie en wat je bent. Source: Dimensions of Service The Kiwanis Story by L.A. Hapgood. Kiwanis International Conventie in NASHVILLE Afgevaardigden aanvaarden een strategisch plan tot 2005 en verhogen de bijdragen met 50 %. Het eerste Kiwanis International Service Center wordt geopend in Gent, België Internationale Conventie in Las Vegas verkiest de eerste Europeaan als Internationale President KIEF Conventie in Reykjavik, IJsland. Nieuwe KIEF-Statuten worden aanvaard Internationale Conventie in Nice, Frankrijk. Het Jodiumtekort Programma, IDD, wordt voorgesteld Europese Conventie in LAUSANNE, Zwitserland, KIE wordt nu de Europese Federatie van Kiwanis International, KIEF januari, 75e verjaardag van KIWANIS INTERNATIONAL Internationale Conventie in Seattle, de structuur van de Federatie wordt aanvaard Internationale Conventie in WASHINGTON, DC. Vrouwelijk lidmaatschap in Kiwanis International Kiwanis International Europe K.I.E. wordt opgestart. 8 KIAR / Club Builders Handboek

9 Kiwanis International de geschiedenis Belangrijke data 21 januari Charter van KC-Detroit De eerste club ter wereld november Charter van KC-Hamilton, Canada mei 4e Internationale Conventie in BIRMINGHAM, Alabama. De Kiwanians kopen de organisatie over van Allan BROWNE voor US $. Dit is het echte begin met nadruk op sociale acties en service e Internationale Conventie in PORTLAND. Er zijn nu 267 clubs leden. Het Magazine noemt KIWANIS MAGAZINE. Het motto WE BUILD wordt aangenomen e Internationale Conventie in DENVER, de belangrijkste conventie. De naam KIWANIS INTERNATIONAL wordt aangenomen. Een nieuwe constitutie en nieuwe regels worden goedgekeurd. De 6 objectieven van Kiwanis worden aangenomen en zijn tot op heden ongewijzigd gebleven e Internationale Conventie in TORONTO Er zijn nu 5000 clubs. Een wereldwijde expansie naar alle landen toe wordt aanvaard, met vrijheid van vereniging en spreken De eerste club buiten Noord-Amerika wordt georganiseerd op 15 mei: KC TIJUANA, Mexico juni. De eerste samenkomst van Europese clubs met het doel een Europese Organisatie op te richten De eerste club in Azië/Stille Zuidzee wordt georganiseerd op 11 juli: KC MANILA, De Filippijnen. De eerste club in Europa wordt georganiseerd op 25 februari: KC WENEN, Oostenrijk. KIAR / Club Builders Handboek 9

10 IJsland Reykjavik Hekla De eerste club per land in Europa Færøer Reykjavik Hekla Ierland Blarney - Cork Verenigd Koninkrijk Harlow België Brussel Neder Amste 12.1 Luxem Luxem 13.0 Frankri Metz Portugal Figuera da Foz Spanje Madrid Princesa Andorra Principauté d Andorra KIAR / Club Builders Handboek

11 Finland Tampere Noorwegen Oslo Zweden Karlstadt Estland Keila land rdam 1.65 burg burg.69 Duitsland jk Frankfurt Zwitserland Basel Liechtenstein Liechtenstein Italië Milano Centro Monaco Monaco Denemarken Frederikssund Dania Tsjechische Republiek Brno Slovakije Oostenrijk Bratislava Wenen Slovenië Kroatië Ljubljana Zagreb Polen Gdansk Hongarije Miskolc Joegoslavië Beograd Litouwen Vilnius Roemenië Satu Mare Bulgarije Sofia Republiek Macedonië Skopje Turkije Ankara Kazakhstan Taraz (Zuid-oost Rusland) Rusland The Urals (Zuid-oost Rusland) Griekenland Athene KIAR / Club Builders Handboek 11

12 Kiwanis International De Clubs Internationale Conventie Delegate Body Kiwanis Internationaal Bestuur Internationaal Bureau Indianapolis International Council Kiwanis International Foundation Internationale Comités Regional Service Center Europe Gent, België 5 Regio s Regio I U.S.A. 28 Districten Regio II Canada en de Caraïben 2 Districten Regio III Europese Federatie 9 Districten Clubs buiten District Regio IV Asia-Pacific Conferentie 7 Districten Clubs buiten District Regio V Latijns Amerika 1 District Andere regio s in de wereld Divisies Clubs Divisies Clubs Divisies Clubs Divisies Clubs Divisies Clubs 12 KIAR / Club Builders Handboek

13 De europese federatie De Clubs De Europese conventie Algemene vergadering Het bestuur President President Elect Immediate Past President 2 Vice Presidents Secretaris, benoemd door de President De Europese Council Het BESTUUR en de GOUVERNEURS Districten Divisies Clubs Clubs buiten district Districted clubs Austria no.1 BelgiumLuxemburg no. 2 Iceland-Faroes no. 3 Norden no. 4 Switzerland-Lichtenstein no.5 Italy no.6 The Netherlands no. 7 Germany no.8 France-Monaco no 9 Afgevaardigden op de Algemene Vergadering v/d Federatie. Drie afgevaardigden per club. Delegates at large: gekozen Federatie Officieren, Past Europese Presidenten en Past Gouverneurs. KIAR / Club Builders Handboek 13

14 Het district De Clubs District congres Algemene vergadering District bestuur * Commissies Divisies Clubs *Leden van het district bestuur Gouverneur Gouverneur-Elect Immediate Past-Gouverneur Secretaris Schatbewaarder Luitenant Gouverneurs AFGEVAARDIGDEN op de Algemene Vergadering van het District. Drie afgevaardigden per club. Delegates at large: District Bestuur en Past Gouverneurs. De commissies zijn permanente werkgroepen die door de Gouverneur worden samengesteld. 14 KIAR / Club Builders Handboek

15 De Club Het bestuur President Vice-President Secretaris Penningmeester President-Elect Imm.Past-President Trustees (Directors) Trustee Trustee Trustee Trustee Commissie Commissie Commissie Commissie Trustee Commissie De clubleden KIAR / Club Builders Handboek 15

16 Algemene informatie Kiwanis International Regional Service Center - Europe Leiekaai 25D B-9000 GENT, België Tel.: +32 (9) Fax: +32 (9) Naam en functie Telefoon adres Eyjolfur SIGURDSSON +32-9/ sigurdsson@kiwanis-rsc.be General Director Anne-Marie VANDENABEELE +32-9/ vandenabeele@kiwanis-rsc.be Assistant Director Wim CLOOTS +32-9/ cloots@kiwanis-rsc.be Director of Field Operations Europe Lydia IVANOW +32-9/ ivanow@kiwanis-rsc.be Manager Member Services Non-districted Charlotte LAPOUILLE +32-9/ lapouille@kiwanis-rsc.be Administrative Secretary Maureen DANCKAERT +32-9/ danckaert@kiwanis-rsc.be Administrative Secretary Open van: maandag tot vrijdag van 8.30 uur tot uur 16 KIAR / Club Builders Handboek

17 Wie zijn ze en hoe worden ze benoemd? Alle personen die betrokken zijn bij het oprichten van nieuwe clubs worden onder één noemer New Club Builders genoemd. De functie die daarbij het wijdst verspreid is binnen de districten, is die van KIAR. Een KIAR is een Kiwanis International Accredited Representative die Kiwanis International vertegenwoordigt in een bepaalde regio en er verantwoordelijk is voor het oprichten van nieuwe clubs en de uitbreiding van het ledenaantal in het algemeen. De inhoud van dit handboek behelst voornamelijk de verantwoordelijkheden omtrent het oprichten van nieuwe clubs. Men zal hier voornamelijk spreken van KIAR s, maar het handboek blijft niettenmin van toepassing voor alle functies die gepaard gaan met New Club Building. KIAR s zijn: Vrijwilligers: KIAR s zijn vertegenwoordigers van KI. Zij zijn onbezoldigde werknemers van Kiwanis International die enkel vergoed worden voor de onkosten die gepaard gaan met het oprichten van nieuwe clubs. Ervaren en goed opgeleide Kiwanians: In hun rol van informatiebron naar potentiele nieuwe leden toe, moeten KIAR s goed op de hoogte zijn van het leven binnen een club, de geschiedenis, de visie en de doelstellingen van Kiwanis. Gemotiveerde Kiwanians: Een nieuwe, sterke club oprichten is geen sinecure. Men moet mensen overtuigen, vandaar dat men rekening moet houden met eventuele ontgoochelingen. Daarbij komt nog dat een KIAR veel tijd spendeert aan het bijwonen van vergaderingen, het bezoeken van mensen, de opvolgings-procedures en zomeer. Het is veeleisend maar lonend, eens een goede basisstructuur op punt staat. Hoe worden KIAR s benoemd? Zij worden voorgesteld ter benoeming door de District Chairman van het Comité voor New Club Building/ Expansie & Ontwikkeling of de Lt- Gouverneur. In het geval er een systeem bestaat waarbij er per divisie één KIAR optreedt, zal de Lt. Gouverneur hem/haar naar voor brengen; in andere gevallen zal de Chairman van het Districtscomité voor New Club Building/Expansie & Ontwikkeling de namen van volwaardige kandidaten voorleggen aan de Gouverneur. Aangesteld door de Gouverneur: Aangezien de Gouverneur de eindverantwoordelijke is voor expansie binnen het district, zal hij/zij beslissen wie er het expansieteam zal vervoegen. Bevestigd door Kiwanis International: De KIAR is een vertegenwoordiger van KI binnen het District. Daarom moet zijn benoeming bevestigd worden door Kiwanis International, in hoofde van het Regional Service Centre-Europe. Na zijn/haar opleiding en na bevestiging door het RSC-E, zal de KIAR zijn/haar insigne ontvangen. Duur van het mandaat: In principe worden KIAR s benoemd voor één jaar, met de mogelijkheid om dit mandaat ieder jaar te hernieuwen. Kiwanis International vindt het raadzaam om de KIAR s deze functie minimum drie jaar te laten uitoefenen, zodat men een zekere continuïteit kan garanderen. Een jaarlijkse herverkiezing laat het Districtbestuur toe om tussen te komen indien de KIAR zijn taak niet naar behoren uitoefent. KIAR / Club Builders Handboek 17

18 Verantwoordelijkheden en onkosten Op zoek naar mogelijkheden Een goede KIAR is constant op zoek naar mogelijkheden om nieuwe clubs op te richten binnen zijn vastgelegde regio. Daarom moet hij/zij bij voorkeur beschikken over een wijdverspreid netwerk van contactpersonen in die regio. Het vinden van sleutelpersonen Dit brede relatie- en kennissennetwerk moet hem/haar in staat stellen om een enthousiast kandidaat-lid te vinden dat zelf over goede relaties beschikt. In zijn/haar positie als middelpunt van de nieuwe club zal deze kandidaat een cruciale rol spelen in het aantrekken van andere leden. Een informatieve vergadering beleggen De KIAR zal een informatie-sessie organiseren en leiden voor geïnteresseerde kandidaat-leden en hij/zij zal vanuit die groep een kern vormen. Deze kern is de eerste stap naar het oprichten van een nieuwe club. De kern begeleiden De KIAR zal deze kern begeleiden tot het moment waarop deze als club kan georganiseerd worden. Hij/zij zal de vergaderingen van deze kern bijwonen en zal goede contacten onderhouden met de verschillende leden. Hij/zij zal fungeren als sleutelpersoon om vragen te beantwoorden en meer gedetailleerde uitleg te verstrekken over de organisatie. Hij/zij zal ook ingrijpen als de algemene interesse zou verminderen. Motivatie en persoonlijke inspanning zijn absolute vereisten voor een KIAR die deze procedure tot een goed einde wil brengen. Hij/zij moet een actief iemand zijn die ten volle begrijpt dat het oprichten van een nieuwe club inhoudt dat men extra werk verricht en veel onderweg is. In ruil voor de tijd en de inspanningen die de KIAR levert, zal hij/zij een speciale voldoening ervaren. Het organiseren van een nieuwe club is voor een Kiwanian het meest lonende resultaat dat hij/zij kan bekomen, waarbij we ook zijn/haar hechte relatie met de leden van de nieuwe club op lange termijn niet mogen vergeten Onkosten worden vergoed in de vorm van een vastgesteld bedrag, dat ieder jaar door het Regional Service Centre Europe bepaald wordt. De KIAR wordt bij het begin van het jaar ingelicht over dat bedrag. Vanaf het moment dat de club georganiseerd is, wordt deze som aan het district betaald, die op zijn beurt de KIAR vergoedt die instond voor de oprichting van de club in kwestie. Een club wordt beschouwd als georganiseerd op het moment dat een formulier met de officiële aanvraag voor Organisatie werd gestuurd naar het RSC-E en dat de Charter-bijdrage werd betaald. 18 KIAR / Club Builders Handboek

19 Samenwerking met de rest van de organisatie Peter/sponsor club(s) Eén van de eerste taken van een KIAR bestaat erin om, op het moment dat hij/zij een groep kandidaat-leden samenbrengt, op zoek te gaan naar een peter/sponsor club. Een peter/sponsor club is noodzakelijk als men de nieuwe club officieel aan Kiwanis International voorstelt. Maar een peter/sponsor club kan een veel grotere rol spelen. Deze club heeft meestal zijn lokaal in dezelfde buurt en kan op die manier gemakkelijker nieuwe leden aanbrengen of zelfs een sleutelfiguur vinden. De peter/sponsor club kan de kandidaatleden introduceren in het Kiwanis clubleven door hen bijvoorbeeld uit te nodigen op zijn vergaderingen. De peter/sponsor club kan ook een sleutelrol spelen wat betreft de integratie van de nieuwe club in de Divisie. Zelfs als de nieuwe club reeds georganiseerd en gecharterd is, blijft de peter/sponsor club het contact behouden. Op die manier kan hij assisteren als de eerste problemen rijzen. De KIAR heeft er dus alle belang bij om een goed contact met de peter/sponsor club te onderhouden. Een goede peter/sponsor club staat garant voor een goed opgeleide en een goed gesteunde club die een lang leven zal beschoren zijn. Divisie De verantwoordelijkheden van clubs die nog in oprichting zijn, verschilt aanzienlijk van die van de reeds bestaande clubs. Op de dag van de organisatie wordt de club de verantwoordelijkheid van de Luitenant- Gouverneur. In de praktijk echter zal de club zich ook tot de KIAR blijven wenden, dankzij de goede relatie die inmiddels met hem/haar werd opgebouwd. Een goede samenwerking tussen de Lt. Gouverneur en de KIAR is dan ook essentieel. Alles zal vlotter verlopen als de Lt. Gouverneur van bij het begin betrokken is bij de kerngroep. Hij/zij kan de eerste contacten leggen tijdens een bezoek aan hun vergadering. Het komt er dus op neer dat de KIAR verantwoordelijk is tot op het moment dat de club georganiseerd wordt. District De KIAR zal nauw samenwerken met het districtcomité voor expansie, in die zin dat alle inspanningen optimaal gecoördineerd worden en dat ze passen in het expansieplan van het district. Daarom ook is de KIAR verondersteld om zijn medewerking te verlenen bij het jaarlijks herzien van het districtplan voor het oprichten van nieuwe clubs. Aangezien hij/zij door de Gouverneur officieel werd benoemd, zal de KIAR de Gouverneur regelmatig op de hoogte houden van de stand van zaken binnen zijn/haar regio. Daarbij zal hij nauw samenwerken met de Voorzitter van het Comité voor Expansie, met de Lt-Gouverneur en de Gouverneur. Het District zal jaarlijks een opleidingssessie organiseren voor alle KIAR s. Regional Service Center Vanaf zal het European Service Centre ieder jaar een opleiding organiseren inzake expansie en het oprichten van nieuwe clubs. De Voorzitter van het District Comité en de trainer van de KIAR s zullen beiden telkens uitgenodigd worden om deel te nemen aan deze conferentie. Tijdens deze conferenties zullen er telkens drie doelstellingen centraal staan: Opleiding van de Kiwanians die in hun district verantwoordelijk zijn voor de opleiding van de KIAR s. Bespreking van de toekomst van ons ledenaantal binnen Europa: wie willen we graag als lid zien van onze organisatie, hoe gaan we ons toeleggen op gemengde clubs, op vrouwelijk lidmaatschap en het rekruteren van jonge professionals. We zullen ons concentreren op de nood aan een planning op lange termijn voor wat betreft het oprichten van nieuwe clubs in ons district. We zullen het hebben over de opstelling ervan en over de specifieke punten waarmee rekening moet worden gehouden. KIAR / Club Builders Handboek 19

20 De procedure voor het oprichten van een nieuwe club (5 stappen) 1. Rekrutering en selectie van een Sleutelfiguur Het vinden van een Sleutelfiguur is essentieel als je succesvol wilt zijn bij het oprichten van een nieuwe club. Hij/zij zal jouw contactpersoon zijn, eens de kern wordt samengebracht.. Wat is een Sleutelfiguur? De Sleutelfiguur is iemand die, door zijn/haar sociale standing en prestige, dankzij zijn/haar verspreid netwerk aan contacten en zijn/haar motivatie om Kiwanian te worden, de spilfiguur zal worden bij het oprichten van de nieuwe club. Hij/zij zal nieuwe kandidaat-leden aanbrengen en zal, samen met de KIAR, de allereerste informatieve vergadering organiseren. Deze persoon is in vele gevallen ook Stichtend Voorzitter van de desbetreffende club. Hoe kiest men een Sleutelfiguur? In het hele oprichtingsproces van de nieuwe club zou dit weleens de belangrijkste stap kunnen zijn. Er zijn een aantal mogelijkheden: Zoek een groep potentiële Kiwanians binnen de gemeenschap waar je een nieuwe club wilt oprichten. Binnen deze groep kies je iemand uit die bereid en ook in staat is om de rol van Sleutelfiguur op zich te nemen. OF Zoek eerst een Sleutelfiguur Gebruik zijn/haar contacten om een kern samen te brengen OF Probeer een ervaren Kiwanian te vinden die bereid is zijn eigen club te verlaten om te fungeren Sleutelfiguur en Stichtend Voorzitter van de nieuwe club. Zijn/haar club zal dan waarschijnlijk ook peter/sponsor club worden. Hoe vindt men een Sleutelfiguur? Er zijn verschillende manieren om zo n sleutelfiguur te vinden. Verschillende methoden kunnen vanzelfsprekend ook samen toegepast worden: Contacteer de leden van de clubs uit de buurt. Dit is de methode waarvoor men het vaakst opteert. Kiwanians uit de buurt hebben vaak goede contacten via familie of zakenrelaties. Soms kunnen zij zelfs onmiddellijk een Sleutelfiguur aanduiden. Gepersonaliseerde brieven De KIAR richt een gepersonaliseerd schrijven aan zijn/haar klanten en relaties waarbij hij/zij hen uitnodigt voor een informatieve vergadering. Tijdens deze bijeenkomst kan hij/zij al een Sleutelfiguur aanduiden. Contacten met de lokale autoriteiten In dit geval kan de KIAR de burgemeester, de notaris of een aantal schepenen contacteren en om hun medewerking verzoeken. Deze methode kent meer succes in de kleine en middelgrote steden. Contacten met de Ronde Tafel en de Kamer van Koophandel voor Jongeren Leden van de Ronde Tafel moeten hun club verlaten op de leeftijd van 41. Deze mensen zijn reeds actief op het gebied van dienstverlening en zoeken een alternatief. Daarom ook moeten zij beschouwd worden als potentiële nieuwe leden voor reeds bestaande clubs. 20 KIAR / Club Builders Handboek

21 2. Eerste vergadering Wie en waar? Via de hiervoor vermelde kanalen zal de KIAR een aantal geïnteresseerde kandidaat- Kiwanisleden samenbrengen tijdens een eerste informatieve vergadering. Het is belangrijk dat daarbij niet alleen de KIAR als Kiwanian aanwezig is, maar ook de Lt-Gouverneur en de Voorzitters van de peter/sponsor clubs. Deze vergadering gaat best door in een aparte en rustige zaal van een goed en gerenomeerd restaurant. Bij voorkeur wordt ook vooraf reeds een menu opgesteld. Wie zal deze eerste vergadering leiden? De KIAR is die avond de leider. Hij/zij zal de vergadering leiden, de aanwezigen voorstellen en een introductie verzorgen over Kiwanis. Dit wil echter niet zeggen dat alleen hij/zij de hele avond het woord zal voeren. Het is belangrijk dat er ruimte gecreëerd wordt voor discussie en vragen, in een dynamische atmosfeer. Voorstelling van Kiwanis in het algemeen Nadat alle aanwezigen voorgesteld werden, begint de KIAR zijn/haar introductie over Kiwanis. In eerste instantie wordt dan een stukje geschiedenis naar voor gebracht, gevolgd door meer uitleg over ons motto, de zes doelstellingen en de objectieven van onze organisatie. Deze items moeten heel duidelijk zijn na deze vergadering. Tijdens zijn/haar presentatie, moet de KIAR ook voldoende tijd spenderen aan de structuur van Kiwanis International, het District en de Divisie. De Lt-Gouverneur kan meer informatie verstrekken als men over de Divisie spreekt. Het Leven binnen de Club Na deze algemene informatie kan de conversatie overgeschakeld worden op het leven binnen de club. Aangezien dit waarschijnlijk het onderwerp is dat de aanwezigen het meest interesseert, kan daar meer tijd aan besteed worden. De KIAR kan dan, in samenspraak met de afgevaardigden van de sponsor/peter clubs, in detail het functioneren van de club bespreken, evenals de activiteiten, de structuur en de organisatie van de club en de positie die een club inneemt in de lokale gemeenschap. Er kunnen voorbeelden gegeven worden van succesvolle sociale projecten. Andere interessante punten zijn de verkiezingen van het Clubbestuur, de manier waarop nieuwe leden gerecruteerd en aanvaard worden, het soort leden dat men zoekt, enzomeer. Dit is ook het moment waarop het minder formele aspect van het clubleven kan besproken worden. De onderlinge vriendschap tussen leden, die de ruggegraat vormt van een goede club, kan voor deze kandidaat-leden één van de meest aantrekkelijke aspecten zijn van het lidmaatschap. Een dynamische vergadering Het is heel belangrijk dat deze hele introductie op een dynamische manier wordt gebracht. Niets is namelijke saaier dan een ellenlange ex cathedra speech. Zorg ervoor dat de algemene informatie beknopt maar duidelijk is. In een later stadium kan dan meer in detail getreden worden. Wanneer men spreekt over het clubleven, zorg er dan ook voor dat de aanwezige Kiwanians deel kunnen nemen aan het gesprek en dat er ruimte is voor discussie en vragen. Kiwanis documentatie Om uw voordracht op te luisteren, kan beelmateriaal héél interessant zijn. Zo kan onder meer het nieuwe marketing materiaal van Kiwanis, de Directories, het Europees magazine, de handboeken voor clubofficieren, district magazines en Kiwanigrammen van clubs uit de buurt nuttig illustratiemateriaal zijn. KIAR / Club Builders Handboek 21

22 Verantwoordelijkheden van de Club Het is héél belangrijk dat een club van bij het begin reeds zijn verplichtingen ten opzichte van de Divisie, het District en Kiwanis International kent. De KIAR zal in detail het bedrag van de jaarlijkse bijdragen aan Kiwanis International en de Europese Federatie uiteenzetten, evenals de bijdragen aan het district de administratieve verplichtingen tegenover het district en het Regional Service Center Europe. Alle mogelijke misverstanden hieromtrent dienen vermeden te worden. De volgende stappen Na deze eerste vergadering zullen de geïnteresseerden uitgenodigd worden op een aantal vergaderingen (zie hieronder). Het is belangrijk dat men hen de procedure uitlegt die zal gevolgd worden met het oog op het oprichten van een nieuwe club. Ieder van hen zal verzocht worden om mensen uit zijn/haar kennissen- of werkkring te contacteren en hen mee te brengen naar een volgende vergadering. 3. Van de eerste vergadering tot de organisatie Hier volgt een voorbeeld van een vergaderingsschema, dat echter niet bindend is. De eerste 10 leden Tweede vergadering Deze wordt niet later dan 3 tot 4 weken na de informatieve sessie gehouden. Daarbij dienen de KIAR, de Lt. Gouverneur of een afgevaardigde van de peter/sponsor club aanwezig te zijn. Zij zullen dan meer informatie over de organisatie verstrekken. Als zij nog niet werden aangesteld, kunnen de toekomstige leiders van deze groep bij deze bevestigd worden. Eén van de te bespreken topics is het rekruteren van nieuwe leden. Derde, vierde en vijfde vergadering Het is belangrijk dat er regelmatig vergaderingen worden gehouden (om de twee of drie weken), om aldus te wennen aan het aspect vergaderen. Nieuwe mensen die uitgenodigd werden, moeten voorgesteld worden en er moet gezocht worden naar een naam voor de nieuwe club. Verdere informatie over de structuur en de doelstellingen van onze organisatie moet verstrekt worden. Vanaf het moment dat er tien leden zijn, kan de club zijn eerste officiële vergadering houden waar de stichtende officieren, de naam en het lokaal van de club worden bevestigd. De Luitenant Gouverneur, de KIAR en de Voorzitter van de peter/sponsor club dienen deze vergadering bij te wonen. Van 10 tot 20 leden Vanaf nu is het belangrijk om op regelmatige basis twee vergaderingen per maand te houden. De KIAR hoeft niet steeds daarbij aanwezig te zijn, maar de aanwezigheid van een ervaren Kiwanian is wel aan te raden, zij het 22 KIAR / Club Builders Handboek

23 de Luitenant Gouverneur of een afgevaardigde van de sponsor/peter club. Tijdens deze periode komt het erop aan de eerste doelstelling niet uit het oog te verliezen, nl. nieuwe leden rekruteren om aldus het aantal van 20 te bereiken. Ondertussen dient men de volgende punten in acht te nemen: Het opstellen van een Kiwanigram Het samenstellen van verschillende comités Het zoeken naar en uitnodigen van sprekers. Dat kan evengoed één van de leden zijn die over zijn/haar professionele activiteiten praat = een spontane manier om de leden kennis met elkaar te laten maken. Het opstellen van een of meerdere sociale projecten Informatie over te betalen lidgelden aan Kiwanis International, de Europese Federatie, het District en de Club. Tijdens de laatste vergaderingen kunnen de volgende punten meer in detail uitgewerkt worden: Informatie over Statuten Het eerste, niet al te ingewikkeld, sociaal project kan opgestart worden Het Bestuur en de Voorzitters van Commissies (waaronder sociale, expansie, feest, ) kunnen benoemd of verkozen worden. 4. Organisatie Vanaf het moment dat de club 20 leden telt, kan hij georganiseerd worden. Kiwanis International vindt het echter raadzaam om meer leden te rekruteren. Op die manier wordt het een sterke club die betand is tegen mogelijk ledenverlies. Voorbereidende vergadering Vul het formulier genaamd Aanvraag voor Officiële Organisatie in, in aanwezigheid van de Lt Gouverneur en de Voorzitter van de peter/sponsor club. Schrijf de Charter bijdrage over naar het RSC-E Stuur het zorgvuldig ingevuld formulier en de charter bijdrage naar het RSC-E Leg een datum vast voor de officiële overhandiging van het Certificaat van Organisatie. Stuur uitnodigingen voor het Organisatiefeest naar alle naburige Kiwanisclubs, naar de Divisie- en de Districtofficieren, naar andere gasten, prominenten van de stad en de pers. Certificaat van Organisatie Nadat het formulier en de charter bijdrage in het bezit zijn van het RSC-E, zal KI het officiële Certificaat van Organisatie opmaken en toesturen. Dit certificaat zal door de Lt. Gouverneur overhandigd worden aan de club. De club kan deze gelegenheid vieren met een galabal of een kleine ceremonie. Het galabal kan later plaatsvinden bij de overhandiging van de Charter. In het geval dat de organisatie gepaard gaat met een galabal, is die avond van het grootste belang: de geboorte van een nieuwe Kiwanis club wordt hier officieel aangekondigd aan de lokale gemeenschap. KIAR / Club Builders Handboek 23

24 Zorg ervoor dat hiervoor een mooie lokatie wordt gekozen, met het nodige comfort en de nodige standing. Probeer zoveel mogelijk gasten te verwelkomen: peter/sponsor clubs, andere Kiwanis clubs uit de omgeving, prominenten van de stad en de pers De rol die de KIAR speelt die avond is belangrijk: hij/zij is het hoofd van het Protocol, hij/zij zal de nieuwe club toespreken en een kort overzicht geven van de geschiedenis, de visie en het doel van Kiwanis. Hij/zij zal ook de genodigden introduceren. Mogelijk schema voor een Organisatie feest Verwelkoming door de KIAR Introductie van de gasten door de KIAR Als er belangrijke gasten aanwezig zijn (de burgemeester, de gouverneur, afgevaardigden van Kiwanis International), dan kunnen zij de nieuwe club toespreken Een kort overzicht van de geschiedenis, de visie en het doel van Kiwanis door de KIAR Overhandiging van het Certificaat door de Lt. Gouverneur aan de nieuwe Voorzitter Overhandiging van het lint aan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester Overhandiging van het Kiwanis insigne aan elk lid Toespraak door de Lt Gouverneur Toespraak door de Voorzitter van de club Nu is de nieuwe club officieel georganiseerd en wordt hij aldus erkend door Kiwanis International. Alle leden hebben nu alle rechten van Kiwanians waar ook ter wereld. 5. Charter Officieel moet een club 20 leden tellen om z n charter te kunnen ontvangen, er wordt echter sterk benadrukt dat een minimum van 25 leden aangewezen is om een sterke club te creëren. Voorbereidingen Vervolledig het formulier: Aanvraag voor Charter en stuur het naar het RSC-E Vul het formulier in om het clubvaandel, de klok en de hamer te bestellen en laat dit ondertekenen door de peter/sponsor club. Wanneer die bestelling geplaatst wordt, hou er dan rekening mee dat de leveringstermijn soms zes weken kan bedragen. Hou dit indachtig als de datum voor het charterfeest wordt vastgelegd. Stuur een gepersonaliseerde uitnodiging naar de Gouverneur, de Lt. Gouverneur, de peter/sponsor clubs, de burgemeester en andere prominenten van de stad, internationale gasten en de pers. Organiseer het diner en het entertainment voor het galabal. Indien nodig, voorzie ook accommodatie. Galabal Dit eenmalig en uniek galabal zal aan de buitenwereld tonen dat er een nieuwe Kiwanis club is! Zoek zorgvuldig een toepasselijke lokatie met voldoende standing en charisma Zorg voor een goede verwelkoming, een maaltijd, decoratie, entertainment en muziek Mogelijk schema voor een galabal De Luitenant Gouverneur is normaliter de gastheer/vrouw van het galabal, bijgestaan door de KIAR. 24 KIAR / Club Builders Handboek

25 Hij/zij zal alle aanwezige Kiwanians verwelkomen en andere gasten introduceren. Belangrijke gasten kunnen dan kort de nieuwe club toespreken. Nadat hij/zij zelf door de Lt Gouverneur geïntroduceerd werd, zal de Voorzitter alle leden van zijn/haar club individueel voorstellen De Gouverneur overhandigt de Charter officieel aan de Club Voorzitter. De Voorzitter van de peterclub overhandigt officieel de clubvlag, de klok en de hamer aan de Club Voorzitter Toespraak door de nieuwe Club Voorzitter Toespraak door de Gouverneur Toespraak door de Burgemeester Slotbemerkingen door de Lt Gouverneur en uitnodiging voor het Galabal. Tussendoor kan er entertainment of dansgelegenheid voorzien worden. KIAR / Club Builders Handboek 25

26 Kiwanis International De Geschiedenis 1914 augustus: Toen het allemaal begon Allen S. Browne begint zakenlui uit Detroit te recruteren om een nieuw soort club op te richten; Joe Prance, een kleermaker, wordt de allereerste Kiwanian. Nadat een eerste voorstel voor de naam van de organisatie wordt verworpen, wordt geopteerd voor Kiwanis, een afkorting van het lokale Indiaans-Amerikaanse NunKee-wanis, wat staat voor Laat zien wie en wat je bent januari: KC Detroit Officiële verjaardag van Kiwanis: de Detroit Groep (200 leden) ontvangt een collectieve charter van de staat Michigan Oktober: er wordt een tweede club georganiseerd in Cleveland (135 leden) november: KC Hamilton Er zijn reeds 32 clubs georganiseerd, waaronder ook de Kiwanis Club van Hamilton, Ontario (Canada) De eerste conventie in Cleveland: een basisregelementering wordt aangenomen 1918: een totaal ledenaantal van ongeveer leden verspreid over 83 clubs mei: Internationale Conventie in Birmingham (Alabama) Kiwanis koopt de organisatie af van Allen Browne Tijdens de conventie van Birmingham en na lange en harde onderhandelingen komt er een nieuwe overeenkomst: de Kiwanisleden kunnen de organisatie afkopen van Allen Browne voor US$, op voorwaarde dat zij dat binnen de 24 uur doen Het geld wordt ingezameld binnen het uur. Kiwanis heeft nu ongeveer leden in 150 clubs. 1920: het motto We Build wordt aangenomen Het Kiwanismotto We Build wordt naar voren gebracht door Roe Fulkerson, de eerste redacteur van het Kiwanis magazine. 1924: Conventie in Denver De 6 Doelstellingen van Kiwanis International Tijdens de Conventie van Denver, Colorado, wordt de naam Kiwanis International aangenomen, evenals de 6 Doelstellingen van Kiwanis International. De groei van Kiwanis gaat gestaag verder: er zijn nu leden. 1930: Noord Amerika telt nu Kiwanisleden Er zijn 30 Field Service Representatives (FSR) die verantwoordelijk zijn voor het oprichten van nieuwe clubs. 1961: Internationale Conventie in Toronto De uitbreiding buiten Noord-Amerika wordt door de afgevaardigden goedgekeurd; de wereldwijde expansie wordt aanvaard 26 KIAR / Club Builders Handboek

27 mei: KC Tijuana De eerste club buiten Noord-Amerika wordt georganiseerd in Mexico Daarop volgt in december de club van Nassau in de Caraïben februari: KC Vienna De eerste Europese club, gesponsord door KC Cleveland Basel en Brussel volgen in april, Zürich in september juli: KC Manila De eerste club in Azië en de Stille Zuidzee 1966: 4 districten in Europa Belgium-Luxembourg-France-Monaco- Netherlands Austria-Germany Switzerland-Liechtenstein-Italy Norden-Iceland 1968: Kiwanis International Europa is geboren Er wordt een Europees bureau geopend in Zürich dat zowel de zaken voor KI als voor KIE afhandelt; de kost van deze operatie wordt gedragen door de Europese Kiwanisleden die enkel aan KIE lidgelden betalen, niet aan KI. KI beschouwt KIE als een voorlopige oplossing, vandaar dat KIE nooit erkend wordt in de Statuten en Reglementen van KI. De Europese clubs hebben op dat moment geen stemrecht tijdens de internationale conventies en aangezien zij geen lidgelden betalen aan KI kunnen zij ook geen candidaten afvaardigen voor het Internationale Bestuur. De Europese clubs willen dezelfde status als alle andere Kiwanis clubs in de wereld, maar willen terzelfdertijd hun Europese organisatie niet opgeven Oktober Alle Europese clubs verkrijgen dezelfde status en maken vanaf nu deel uit van Kiwanis International. Bijgevolg moeten zij nu wel lidgelden betalen aan KI. Tot op heden bedroegen de KIE lidgelden 42 CHF; nu worden van dit bedrag de KI lidgelden afgetrokken, waarna het resterende bedrag naar KIE gaat. Na lange inspanningen van de Europeanen om ook een Trustee in het Internationaal Bestuur te hebben, staat KI toe dat KIE een gegarandeerde zetel heeft. De verkiezing van deze Trustee zal plaatsvinden tijdens de Europese Conventie. Deze gelijkwaardige status brengt veel goeds teweeg: de clubs krijgen nu meer service van KI, de club-officieren en de district gouverneurs worden opgeleid, er wordt vertaald in verschillende talen, enz Deze succesrijke Europese inspanningen hebben zelfs gunstige gevolgen voor de andere delen van de wereld Juli: Internationale Conventie in Washington Vrouwelijk Lidmaatschap wordt aangenomen Dit is het resultaat van een conflict dat uitmondde in een rechtszaak tussen KC Ridgewood (New Jersey) en Kiwanis International. 6 maanden na de conventie zijn er al vrouwelijke Kiwanisleden (dertien jaar later zijn dat er al ). 1988: Oprichting van de Europese Federatie Het bureau wordt opgesplitst tussen een KI bureau en een KIE bureau. De Europese Federatie wordt erkend in de Statuten & Reglementen van KI. KIAR / Club Builders Handboek 27

28 1993 Juni: Internationale Conventie in Nice Het Iodine Deficiency Disorders (IDD) Program wordt aangenomen Een project in samenwerking met UNICEF dat aandoeningen door jodiumtekort virtueel de wereld wil uithelpen. De kost van dit project bedraagt 75 miljoen US$ Juni: KIEF Conventie in Reykjavik Nieuwe KIEF-Statuten worden aangenomen Tijdens de Internationale Conventie in Las Vegas wordt de allereerste Europeaan als Internationale President verkozen Juni: Kiwanis Internationale Conventie in Nashville De afgevaardigden nemen een strategisch plan aan dat loopt tot 2005 en verhogen de lidgelden met 50 %, d.w.z. van US$ 18 naar 27 om Kiwanis International nieuw leven in te blazen, Tegen 2005 moet het ledenaantal toegenomen zijn met nieuwe leden: Noord- Amerika staat voor , Azië voor , Europa voor en Latijns Amerika voor Europa kan nu 2 Trustees afvaardigen voor het International Bestuur, voor Azië en de Stille Zuidzee zijn dat er ook 2, voor Canada 1. Een zesde Trustee ook afkomstig uit één van deze drie regio s moet verkozen worden door alle afgevaardigden, met uitzondering van de Amerikanen December: Opening van het Europese Service Center in Gent, België Juni: KIEF Conventie in Oostende KIEF en KIF (Kiwanis International Foundation) tekenen een overeenkomst: alle gelden die in Europa in naam van de KIF worden ingezameld, zullen in een speciaal Europees fonds gestort worden om toekomstige projecten op het Europese Continent te steunen. 28 KIAR / Club Builders Handboek

29 Oktober KIAR / Club Builders Handboek 29

30 November KIAR / Club Builders Handboek

31 December KIAR / Club Builders Handboek 31

32 Januari KIAR / Club Builders Handboek

33 Februari KIAR / Club Builders Handboek 33

34 Maart KIAR / Club Builders Handboek

35 April KIAR / Club Builders Handboek 35

36 Mei KIAR / Club Builders Handboek

37 Juni KIAR / Club Builders Handboek 37

38 Juli KIAR / Club Builders Handboek

39 Augustus KIAR / Club Builders Handboek 39

40 September KIAR / Club Builders Handboek