DIENSTNOTA 2003/03 Toepassingsgebied: ALGEMEEN. COÖRDINERENDE BEGELEIDINGSPERMANENTIE vanuit campus De Zilten

Transcriptie

1 DIENSTNOTA 2003/03 Toepassingsgebied: ALGEMEEN COÖRDINERENDE BEGELEIDINGSPERMANENTIE vanuit campus De Zilten 1. Situering Het Pedagogisch Ondersteuningsteam (POT) speelt een coördinerende rol in de uitbouw van de verschillende permanentieopdrachten voor de verschillende campussen. Een belangrijke opdracht is de pedagogische permanentie op campus De Zilten en campus Ten Bunderen. Medewerkers met begeleidingspermanentie voorzien echter ook mee de receptie- en onthaalfunctie (campus De Zilten) op momenten dat de mensen van de administratie niet meer aanwezig zijn. Ze fungeren ook als draaischijf voor de technische en medische permanentie en kunnen op die manier ook betrokken worden bij vragen vanuit Ten Bunderen en de volwassenenwerking. Let wel: zorgteams lossen zoveel als mogelijk zelf de praktische problemen op. 2. De verschillende opdrachten op een rijtje De begeleidingspermanentie op campus Ten Bunderen behelst de aanwezigheid in de werking van een begeleider van het POT tussen 17 en 22 uur op weekdagen (uitz. schoolvakanties en feestdagen). De begeleidingspermanentie op campus De Zilten neemt verschillende taken op zich: 2.1 Deelname in receptie en onthaal De receptie wordt door de mensen van de administratie bemand: - op weekdagen tijdens het schooljaar o van maandag tot donderdag van 7.30u tot 19u o op vrijdag van 7.30u tot 17.00u - op weekdagen tijdens de vakantie o van 7.30u tot 17.00u o de eerste en de laatste week van de zomervakantie van 7.30u tot 18.00u o op brugdagen (voor of na feestdag) van 7.30u tot 17.00u Op het moment dat de mensen van de administratie niet aanwezig zijn, zorgt het POT voor de receptie- en onthaalfunctie. Concreet betekent dit dat hij of zij de telefonische oproepen beantwoordt en de mensen ontvangt die zich op het domein aanmelden. Het is dan ook cruciaal dat de permanentie op de campus aanwezig is, enkel in zeer uitzonderlijke situaties kan van deze regel worden afgeweken, mits overleg met de directiepermanentie. 1/6

2 2.2 Oproepen van de technische permanentie De mensen van de technische dienst zijn elke weekdag aanwezig tussen 7.30u en 16.00u. Buiten deze uren melden de begeleiders een technisch mankement op De Zilten of Ten Bunderen aan de begeleidingspermanentie. Deze schat de DRINGENDheid van de melding in en weegt af in hoeverre een onmiddellijk ingrijpen noodzakelijk is. Indien nodig wordt de technische permanentie opgeroepen. 2.3 Oproepen van de medische permanentie De verpleegkundigen zijn aanwezig: - op weekdagen tijdens het schooljaar o van maandag tot vrijdag van 7.30u tot 16.30u - tijdens de vakantie o In de werkverdeling bij de verpleegkundigen wordt gepoogd dat er dagelijks iemand aanwezig is. Indien dit bepaalde weken omwille van ziekte of verlof niet realiseerbaar is, wordt voorkeur gegeven aan aanwezigheid op maandag en vrijdag. Buiten deze uren verwittigen begeleiders bij een medisch probleem op De Zilten of Ten Bunderen de begeleidingspermanentie. De persoon van permanentie (of in afspraak iemand van het zorgteam) neemt contact op met de groepspraktijk ECHO (Ten Bunderen) of De Wijngaard (dr. Lemiengre) (De Zilten) of met de dokter van wacht. Het spreekt voor zich dat in zéér dringende situaties de reguliere diensten (112) rechtstreeks kunnen worden gecontacteerd. Steeds wordt echter de permanentie verwittigd, die dit aan het directielid van permanentie meldt. In geval van ziekenhuisopnames of bij ernstige crisissituaties wordt de kinderpsychiater geraadpleegd. Het raadplegen van de psychiater gebeurt steeds via de directiepermanentie (zie ook DN dringende ziekenhuisopname). 2.4 De pedagogische permanentie en interventie TeejO Het Pedagogisch Ondersteuningsteam opereert vanuit TeejO en neemt beide opdrachten op zich. De personeelsbezetting is wisselend van begeleiders en van aantal aanwezige begeleiders (zie pt 3) De pedagogische permanentie De pedagogische permanentie heeft als belangrijkste opdracht aanwezig én beschikbaar te zijn. Het is dan ook belangrijk om als begeleidingspermanentie langs te lopen in de verschillende werkingen om zo te voelen hoe de sfeer is. Op die manier weten begeleiders ook wie van permanentie is, wat de toegankelijkheid van de permanentie verhoogt. Indien langsgaan in leefgroepen meer onrust dan rust creëert of het aantal jongeren in TeejO groot is, wordt niet langsgegaan in de leefgroepen. Begeleiders kunnen bij vragen, onduidelijkheden of moeilijke situaties beroep doen op deze permanentie. De permanentie is tussen 17.00u en 22.30u. steeds via de GSM te bereiken. Het is van cruciaal belang dat begeleiders zich gesteund weten door de begeleidingspermanentie. De begeleidingspermanentie zoekt samen met de begeleiders een antwoord op de gestelde vraag. 2/6

3 2.4.2 Interventie TeejO Bij crisissen kunnen de leefgroepen de permanentie oproepen via het noodnummer; deze oproep gebeurt wanneer het nummer 5 op het toestel ingedrukt wordt. Op dat moment komt iemand van het POT ter plaatse en neemt de leiding bij het hanteren van de crisissituatie. Afhankelijk van het moment kan de begeleidingspermanentie ook een tweede signaal geven via het noodnummer en zo andere mensen oproepen. Bij een ernstige crisis kan de begeleider indien het duidelijk is dat onmiddellijke tussenkomst van Teejo nodig is, ook een tweede maal het noodnummer intikken. (Even tijd laten tussen de twee oproepen!). Mogelijks zijn bij deze tussenkomst tijdelijke afzonderingsmaatregelen nodig (voor meer info verwijzen we naar de procedure tijdelijke afzonderingsmaatregelen - KHB PRO ) Leefgroepen VIA en Parkhuis beschikken over een personenalarm. Wanneer het noodzakelijk is dat er beroep wordt gedaan op de begeleidingspermanentie, gebruiken de begeleiders van die leefgroepen in eerste instantie de hierboven beschreven afspraken. Wanneer - omwille van een ernstig agressie-incident - het niet meer haalbaar is om het noodnummer te bellen, wordt het personenalarm (dat de begeleiders bij zich dragen) geactiveerd. Wanneer dit personenalarm wordt ingeschakeld, krijgt iemand van het POT een signaal op de gsm van het personenalarm. De persoon begeeft zich onmiddellijk naar leefgroep Via / Parkhuis om ondersteuning te bieden. Ondertussen neemt hij de telefoon op en luistert om de situatie bij aankomst te kunnen inschatten. Gedurende de schoolweken zijn het de teejobegeleiders die de gsm van maandagmorgen tot vrijdag in de vooravond bij zich houden en de oproepen beantwoorden. Om 22u30 wordt de gsm door Teejo gebracht naar de nachtwaker van pav Nazorg Communicatie naar ouders In geval van een ernstige crisis spreekt de persoon van begeleidingspermanentie steeds af wie van het zorgteam zo snel mogelijk met de ouders communiceert. Nazorg in de leefgroepen Crisissen zijn situaties die even kunnen blijven hangen. Het is dan ook van groot belang voldoende tijd en aandacht te besteden aan de begeleiders die de crisissituatie meemaakten. Dit kan de avond zelf, maar even goed de volgende dag. De opstart van een checklist (personeel als slachtoffer van agressie, zie DN psychosociaal welzijn, checkfiche OGGW) dient ook steeds aan de betreffende teamcoaches te worden geadviseerd. Overleg met het betrokken zorgteam De crisis wordt weergegeven in het digitaal logboek (indien nodig aangevuld in een aan het betrokken zorgteam). Het is de verwachting dat de teamcoach de volgende dag met iemand van het POT contact opneemt om de situatie nogmaals toe te lichten en te overleggen in hoeverre een opvolggesprek (al of niet met de begeleiders) nodig is. De coaches van het zorgteam zijn verantwoordelijk voor het (laten) opmaken van een checkfiche OGGW. Bij afwezigheid van de teamcoaches kan iemand anders van het zorgteam deze taak op zich nemen. 3/6

4 3. Wie staat wanneer in voor de begeleidingspermanentie? 3.1 Op weekdagen De begeleiders van het Pedagogisch Ondersteuningsteam, op dienst in TeejO, doen de begeleidingspermanentie Weekdagen in schoolperiodes Tussen 7.00u en 8.30u De nachtbegeleider met permanentietaken legt GSM en sleutels in TeejO en doet overdracht met de aanwezige begeleider(s). Tussen 7.00u en 8.30u is het P.O.T. van permanentie voor de gehele organisatie. Er zijn 2 medewerkers aanwezig. Tussen 8.30u en 17u is er iemand van het zorgteam van permanentie die de crisisoproep GSM draagt en is de POT begeleider eveneens via de twee keer de 5 induwen -procedure oproepbaar. Tussen 17.00u en 22.30u De persoon van begeleidingspermanentie beschikt over de sleutelbos, de GSM van permanentie (en eventueel de permanentiemap). Het aantal aanwezige medewerkers in het POT is: 3 tussen 17u en 20u30 2 tussen 20u30 en 22u 1 vanaf 22u Tussen 22.30u en 7.30u neemt de nachtbegeleider met permanentieopdracht de permanentietaken over. Nachtbegeleiders kunnen elkaar indien nodig steeds via GSM of via de telefoon in de slaapgang bereiken. Indien zij het nodig achten, roept de nachtbegeleider met permanentieopdracht de inslapende begeleider van de time-out unit op via de telefoon in de kamer of de leefgroep. De time-out begeleider neemt op dat moment de coördinatie van de acties over. Hij of zij neemt indien nodig contact op met de directiepermanentie Weekdagen in schoolvakanties Er is steeds iemand aanwezig van het POT tussen 7u en 23u (tussen 9u en 22u zijn er 2 medewerkers op dienst). Vanaf 22.30u neemt de nachtbegeleider met permanentieopdracht de permanentietaken over. 3.2 Tijdens het weekend Vanaf vrijdag om 17u tot maandag 8 uur is steeds iemand van het POT aanwezig. Het aantal aanwezige medewerkers in het POT is: 2 tussen 17u en 23u 1 tussen 23u en 10u 2 tussen 10u en 13u 1 tussen 13u en 17u 3.3 Op feestdagen Er is steeds iemand aanwezig van het POT tussen 7u30 en 23u. Het aantal aanwezige medewerkers in het POT is: 1 tussen 7u30 en 10u 2 tussen 10u en 13u 1 tussen 13u en 17u 2 tussen 17u en 22u30 1 tot 23u Daarna neemt de nachtbegeleider met permanentieopdracht over. 4/6

5 4. Directiepermanentie De mensen van begeleidingspermanentie, de nachtbegeleider met permanentieopdracht of de inslapende time-outbegeleider kunnen indien ze dit nodig of nuttig achten ook de directiepermanentie telefonisch consulteren. De directiepermanentie wordt evenwel STEEDS geconsulteerd of geïnformeerd bij: - inschakelen van hulpdiensten (politie, brandweer, ambulance) - bij brand of inbraak - dringende ziekenhuisopnames van cliënten - verdwijningen van cliënten - bij ernstige agressie-incidenten - bij het gebruik van de beveiligingskamer of gesloten kamer - bij groot en/of ernstig technisch defect - als de pers onze voorziening contacteert - bij bezoek van een inspecteur Via de directiepermanentie kan de kinderpsychiater worden geconsulteerd. Bij ziekenhuisopnames contacteert de directiepermanentie steeds de kinderpsychiater. 5. Bereikbaarheid De begeleidingspermanentie is bereikbaar: - bij vragen of gewone meldingen: tel of in dringende situaties: via het noodnummer: het nummer 5 intoetsen op het telefoontoestel De mensen van technische of informatica permanentie zijn door begeleidingspermanentie of nachtbegeleider met permanentiefunctie bereikbaar op hun GSM. Het nummer is te vinden op intranet / permanentie. De directiepermanentie is bereikbaar op hun verkorte nummering (zie intranet/permanentie). 6. Communicatie, communicatie, communicatie Briefing De persoon van begeleidingspermanentie heeft elke weekdag een briefingmoment met de nachtbegeleider met permanentieopdracht op gebouw 5 omstreeks 22.30u. Tussen 7.00 en 7.30u een overdrachtsmoment tussen de nachtbegeleider met permanentieopdracht en de begeleider van het POT, in de time-out leefgroep. Digitaal logboek De persoon van het POT en de nachtbegeleider met begeleidingspermanentie noteren de nodige informatie met betrekking tot de week, het weekend en de vakantiedagen in het digitaal logboek en deelt dit met het betrokken zorgteam. R/minderjarigenwerking/permanentie/interventie en map begeleidingspermanentie De algemene informatie is daarop te vinden. De map begeleidingspermanentie met dezelfde uitgeprinte informatie is te vinden in het bureau van TeejO. 5/6

6 Mail Indien relevant en rekening houdend met privacy of efficiëntie, stuurt de persoon van begeleidingspermanentie eventueel een naar de betrokken personeelsleden, zodat de situatie de volgende dag op een goede manier kan worden opgevolgd. Hij doet dit ook aan hen die betrokken zijn en geen toegang tot het digitaal logboek hebben. (bv. medische dienst bij medische verzorging of doktersbezoek, personeelsdienst bij ziekte personeelslid). Ga langs in de leefgroep! Als er iets ernstigs gebeurde, is het zinvol om s anderendaags langs te gaan bij de betrokken coaches en de leefgroep. De bedoeling van dit bezoekje is tweeledig: enerzijds om de gestelde interventies kort te evalueren en anderzijds kan het een belangrijke steun of waardering betekenen voor de betrokken medewerkers. Communicatie naar ouders Indien een jongere betrokken is in een crisissituatie wordt steeds overwogen om de ouders te verwittigen. Indien een jongere na een interventie in de time-out unit terechtkomt, worden de ouders steeds verwittigd door iemand van het zorgteam. Op die manier proberen we ervoor te zorgen dat ouders zo goed en objectief mogelijk geïnformeerd worden over de gebeurtenis. Ronny Maertens Verantwoordelijke directie Sigrid Pollentier Bijlage 1: - Belangrijke telefoonnummers campus De Zilten. 6/6