Inhoudsopgave: 1 Beleid en Organisatie. 2 Uitvoeren van werk. 1.1 Kwaliteitsbeleid. 1.2 Taak Examencentrum NBC. 1.3 Organisatieschema NBC

Transcriptie

1 1

2 Inhoudsopgave: 1 Beleid en Organisatie 1.1 Kwaliteitsbeleid 1.2 Taak Examencentrum NBC 1.3 Organisatieschema NBC 1.4 Functie-omschrijvingen 1.5 Organisatie kwaliteitssysteem Opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies Houden van interne audits Evalueren van het kwaliteitssysteem Klachten Inzage gemaakt werk door examenkandidaten Verrichten van een klanttevredenheidsonderzoek 1.6 Opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen 1.7 Ophalen van toetsen via Toetscenter 2 Uitvoeren van werk 2.1 Primaire processen Aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 1) Uitvoeren voorbereiding (deel 1) Beoordelen voorbereiding (deel 1) Aanmelden kandidaat voor de praktijktoetsing (deel 2) Aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 2) Afmelden van kandidaten (deel 2) Opstellen jaarplanning examens Uitvoeren van praktijkexamentoetsen (deel 2) Verwerken, archiveren en vernietigen van examentoetsresultaten en Examendagdossiers Pagina 2 van 98

3 2.2 Ondersteunende processen Aantrekken, instrueren en inzetten van beoordelaars Beheren van documenten gebruikt voor examentoetsen Geheimhouding Handelen bij calamiteiten Afvoer van gereed product uit NBC 2.3 Werkplek examenkandidaten Pagina 3 van 98

4 1. BELEID EN ORGANISATIE Pagina 4 van 98

5 1.1. Kwaliteitsbeleid Het Kwaliteitsbeleid van het Examencentrum NBC is erop gericht dat alle werkzaamheden en functies worden uitgevoerd volgens de hierna beschreven procedures. Onder verantwoordelijkheid van de functiehouder kunnen werkzaamheden door andere, voldoende gekwalificeerde, personen worden uitgevoerd. Het kwaliteitshandboek examinering is een geïntegreerd geheel met gedeelde verantwoordelijkheden. Daar waar in dit document sprake is van een documentkenmerk: onderwijsinstelling kan vorm en inhoud van dit bepaalde document per onderwijsinstelling afwijken. Procedurestappen welke onder de verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling vallen kunnen reeds, qua vorm en inhoud, zijn beschreven in het fingerende onderwijs examen reglement van de onderwijsinstelling. Dit maakt dat bepaalde procedurestappen per onderwijsinstelling kunnen variëren. Dit laat onverlet dat er wel gehandeld dient te worden conform de beschreven procedurestappen per procedure. Pagina 5 van 98

6 1.2. Taak Examencentrum NBC Via het Examencentrum organiseert het Nederlands Bakkerij Centrum in opdracht van de sociale partners de praktijktoetsing van leerlingen in het bakkersberoepsonderwijs. Dit voor zowel de BOL- als de BBL-opleidingen. Het Examencentrum neemt het gehele jaar door examentoetsen af in twee goed geoutilleerde banketbakkerijen en één goed geoutilleerde broodbakkerij. De examentoetsen en Proeven worden afgenomen door gecertificeerde beoordelaars. De beoordelingscommissie bestaat uit twee personen. Een beoordelaar uit de bakkerijbranche en een beoordelaar uit het onderwijsveld. De beoordelaar uit de bakkerijbranche vervult de functie van Voorzitter/Beoordelaar. De beoordelaar uit het onderwijsveld, zijnde een docent die verbonden is aan de bakkersopleiding, vervult de functie van Beoordelaar. De Stichting Landelijke Examenbank Brood en Banket (SLEBB),onderdeel van Examenwerk, ontwikkelt en valideert de exameninstrumenten. In de SLEBB participeren zowel het onderwijs als het bedrijfsleven. Er wordt door de betrokken partijen alleen gebruik gemaakt van door de SLEBB gevalideerde beoordelings- en examentoetsinstrumenten. Hierbij is de garantie dat gevalideerde beoordelings- en exameninstrumenten; voldoen aan de standaarden van de Onderwijsinspectie; 100% dekking en aansluiting geven op de kwalificatieprofielen; aangepast worden volgens de geldende normen. Middels een uitvoeringscontract verbinden de onderwijsinstellingen zich om de uitvoering van de praktijktoetsing op de examenlocatie te Wageningen plaats te laten vinden. Hierna te noemen examencentrum. Binnen het examencentrum worden de werkzaamheden en functies vervuld conform het Kwaliteitshandboek. Zo weten de onderwijsinstellingen en de branche zich verzekerd van kwalitatief goede en deugdelijke examens volgens een landelijke norm. Pagina 6 van 98

7 1.3. Organisatieschema NBC Directie P&O Control & Beheer Financiële administratie Klantenservice Automatisering Intern Beheer Directiesecretariaat Quality Assurance Kennisspecialisten incl. projectmanager Marketing & Voorlichting Marktdiensten Scholing & Training Stichting Voedsel Veiligheid Wageningen Manager Scholing & Training Examencoördinator Examenbegeleider Administratief medewerker Schoonmaak begeleider Technisch verzorger Pagina 7 van 98

8 1.4. Functieomschrijvingen Doel: Deze omschrijving beoogt inzicht te geven in het doel van de functies opgenomen in het organisatieschema van het examencentrum NBC. Per functie wordt een kleine beschrijving gegeven. Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijk is de Directeur. Definitie: Functieprofiel: beschrijving van inhoud van de functie, gewenst kennisniveau, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van de functiehouder. Beheer van de functieprofielen valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling P&O. Pagina 8 van 98

9 Unitmanager S&V/Hoofd afdeling Doel van de functie: Het Hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor het realiseren en initiëren van doelstellingen met betrekking tot opzet van procedures en systemen om te komen tot een verantwoorde examinering. Uitvoering: geeft leiding aan de medewerkers van het Examencentrum; geeft sturing aan de bijbehorende processen en systemen op hoofdlijnen; onderhoudt klantcontacten (relatiebeheer) en bevordert de samenwerking met brancheorganisaties, onderwijsveld, bedrijven, enz. Examencoördinator Doel van de functie: Het verrichten van administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van de examens. Uitvoering: Neemt, indien nodig, praktijkexamens af ; geeft functioneel leiding aan de medewerkers van het Examencentrum; draagt zorg voor de implementatie en uitvoering van het kwaliteitszorgsysteem tbv. de examinering; Effectueert een op de wensen van de branche en het onderwijsveld afgestemd examenaanbod, inclusief examenprocedures Is inhoudelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg van de examinering. Onderhoudt klantcontacten en bevordert de samenwerking met betrokken partijen (onderwijsinstellingen, kandidaten, enz) Examenbegeleider Doel van de functie: Ondersteuning geven bij de organisatie, technische uitvoering en afsluiting van de examens. Pagina 9 van 98

10 Uitvoering: De examenbegeleider houdt tijdens de praktijkexamens toezicht of de beoordeling conform de richtlijnen plaats vindt en maakt hierbij aantekeningen. Na afloop van het praktijkexamen vergelijkt hij zijn bevindingen met die van de beoordelaars. Bij geconstateerde onregelmatigheden is hij gerechtigd de beoordelaar hierop aan te spreken en hiervan rapportage te doen bij de Examencoördinator. De examencoördinator is gerechtigd hiervan rapportage te doen richting de aangaande onderwijsinstelling. De doelstelling hiervan is de kwaliteit en uniformiteit te handhaven in samenwerking met de beoordelingscommissie. o Voor het handhaven van de uniformiteit (organisatie, procedures) hebben de adviezen een dwingend karakter o Voor het bewaken van de kwaliteit (beoordelen van examenkandidaten) een adviserend karakter (zie ook Uitvoering). Brengt en houdt de examenbakkerijen en daaraan gerelateerde ruimten technisch en functioneel in de juiste conditie. Zorgt voor de aanwezigheid van voldoende grondstoffen, dit betreft inkoop, voorraadbeheer, distributie en productie. Verricht klein technisch onderhoud. Implementeert het kwaliteitszorgsysteem t.b.v. het afnemen van de examens. Deelt de examenbakkerijen in en start deze op en geeft zonodig instructie ten aanzien hiervan aan anderen. Begeleidt beoordelingscommissies en fungeert als vraagbaak tijdens de beoordeling van de praktijkexamens. Bewaakt de voortgang van de examens conform de daarvoor opgestelde regels Bij afsluiting van de praktijkexamens controleert hij de gevolgde beoordelingscriteria van de beoordelingscommissie en geeft de beoordelingscommissie advies maar treedt niet corrigerend op voor wat betreft de beoordeling. Verricht administratieve taken voortvloeiend uit de hierboven genoemde werkzaamheden Technisch verzorger Doel van de functie: Technische ondersteuning geven bij de organisatie en uitvoering van de praktijkexamens. Uitvoering: Geeft technische ondersteuning in de broodbakkerij. Geeft technische ondersteuning aan de examenbegeleider. Pagina 10 van 98

11 Met betrekking tot de broodbakkerij: Bewaakt de voortgang van de examens conform de daarvoor opgestelde regels. Verricht klein preventief technisch onderhoud. Implementeert het kwaliteitszorgsysteem t.b.v. het afnemen van de examens. Deelt de examenbakkerij in en start deze op en geeft zonodig instructie ten aanzien hiervan aan anderen. Begeleidt beoordelingscommissies en fungeert als vraagbaak tijdens de beoordeling van de praktijkexamens. Bij afsluiting van de praktijkexamens controleert hij het examendossier. Of de beoordelingscriteria juist zijn gevolgd, de beoordeling voldoende is gemotiveerd en afgetekend. Administratief medewerkster: Doel van de functie: Administratieve ondersteuning geven bij de organisatie en uitvoering van de examens. Uitvoering: invoeren examenaanvragen; uitnodigen voorzitters beoordelingscommissies, afmeldingen aannemen en voor vervanging zorgen; up-to-date houden van diverse adressenbestanden; uitdraaien en complementeren van examendossiers. Schoonmaakbegeleider Doel van de functie: Ondersteuning en sturing geven in de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden door examenkandidaten. Uitvoering: geeft sturing aan examenkandidaten met betrekking tot het schoonmaakproces; voert schoonmaakwerkzaamheden uit conform schoonmaakplan en afspraak; controleert de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden door examenkandidaten op gewenst resultaat; Geeft corrigerende aanwijzingen opdat het gewenste resultaat door examenkandidaten wordt behaald; overlegt zijn bevindingen met de examencommissie. Pagina 11 van 98

12 1.5. Organisatie kwaliteitssysteem Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de procedures en werkinstructies worden opgesteld, gewijzigd en geïmplementeerd. Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de implementatie en beheer van deze procedure. Definitie: Beheerder: de Beheerder is de functionaris, werkzaam bij NBC, die verantwoordelijk is voor de inhoud, implementatie en beheer van een of meer procedures. Pagina 12 van 98

13 Procedure ROC WDV Directeur OWGB Beheerder NBC procedures 1 Start procedure 2 Voorstellen doen 3 Advies vragen 4 Laten beoordelen op uitvoerbaarheid 5 Besluit 6 Verzoek tot wijziging 7 Procedures schrijven of wijzigen 8 Procedures ondertekenen 9 Procedures implementeren 10 Einde procedure Pagina 13 van 98

14 Beschrijving van de procedure Start procedure 2 Voorstellen doen Elk ROC (OWGB) of NBC kan voorstellen doen tot: het opstellen van nieuwe procedures en werkinstructies; het wijzigen van bestaande procedures en werkinstructies. Voorstellen worden ingediend bij de voorzitter van de WDV. 3 Advies De voorzitter van de WDV draagt er zorg voor dat het voorstel ter advisering wordt aangeboden aan de OWGB (Onderwijs Groep Bakkerij) De OWGB voert het ingediende voorstel op als agendapunt in de eerstvolgende vergadering. Tijdens de vergadering wordt een termijn bepaald waarbinnen de leden van de OWGB kunnen reageren op het voorstel. Al naar gelang de uitkomst zal de voorzitter van de OWGB, schriftelijk, advies uitbrengen aan de voorzitter van de WDV en de Directeur NBC, voorzien van bijlage voorstel. 4 Beoordelen uitvoerbaarheid De voorzitter van de WDV draagt er zorg voor dat het voorstel ter beoordeling wordt aangeboden aan de Directeur van het NBC. De Directeur van NBC beoordeelt haalbaarheid en uitvoerbaarheid van het voorstel en stelt, indien nodig, met de voorzitter van de WDV een termijn vast waarbinnen gereageerd dient te worden op het voorstel. De Directeur van het NBC beoordeelt of: met de procedure de gewenste kwaliteit kan worden bereikt; de procedure eenduidig en volledig is; de procedure aansluit op andere procedures: de procedure geen onaanvaardbare kosten consequenties heeft. Al naar gelang de uitkomst zal de Directeur van het NBC, schriftelijk, zijn besluit met betrekking tot de uitvoerbaarheid geven aan de voorzitter van de WDV, voorzitter OWGB en de Beheerder. De Beheerder archiveert de schriftelijke beslissing. 5 Besluit tot wijziging De WDV voert het voorstel op als agendapunt in de eerstvolgende vergadering. Tijdens de vergadering wordt een termijn bepaald waarbinnen de leden van de WDV kunnen reageren op het voorstel. Basis voor de besluitvorming zijn: advies van de OWGB; besluit van de Directeur NBC. Pagina 14 van 98

15 6 Verzoek tot wijziging Afhankelijk van de besluitvorming kan er, door de voorzitter van de WDV, een verzoek tot wijziging worden ingediend bij de beheerder 7 Procedures schrijven of wijzigen De Beheerder van de procedure schrijft/wijzigt de procedure. Hij geeft de procedure vorm overeenkomstig de vormgeving van de gebruikelijke procedures in het kwaliteitssysteem. De Beheerder voorziet de procedure van het juiste code en revisienummer. 8 Procedures ondertekenen Als de procedure is aangepast en voorzien van code en revisienummer paraferen de Beheerder, voorzitter WDV en Directeur NBC de procedure. 9 Procedures implementeren De Beheerder zorgt voor implementatie van de procedure. Dit betekent dat: Alle gebruikers (ROC s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten, een digitaal en schriftelijk exemplaar krijgen van de nieuwe of gewijzigde procedure. Alle gebruikers (ROC s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten verantwoordelijk zijn voor de vernietiging van de oude procedure. De Beheerder de nieuwe of gewijzigde procedure in een regulier afdelingsoverleg onder de aandacht brengt. 10 Einde procedure Pagina 15 van 98

16 Procedure voor het houden van interne audits Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe gebruikers (ROC en NBC) het kwaliteitssysteem periodiek op het functioneren laat controleren. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definities: Auditor: diegene die de audit uitvoert. Auditee: diegene die geaudit wordt. Pagina 16 van 98

17 Procedure WDV OWGB Auditor Auditee NBC 1 Start procedure 2 Intern auditprogramma opstellen 3 Advies 4 Advies verwerken 5 Audit uitvoeren 6 Auditrapport opstellen 7 Auditrapport voorleggen aan de auditee 8 Auditrapport voorleggen aan de Beheerder 9 Veranderingen doorvoeren 10 Archiveren 11 Einde procedure Pagina 17 van 98

18 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Intern auditprogramma opstellen Jaarlijks stelt de WDV het doel van de audit vast. En bepaald welke onderdelen de audit moet bevatten (programma eisen). Vaste onderdelen van de audit zijn: Duur van de audit vaststellen. Kennis van het kwaliteitssysteem in het algemeen vaststellen en van de procedures die betrekking hebben op de werkzaamheden van de betrokkenen. Wijzigingen in het kwaliteitssysteem, relevant voor de werkzaamheden van de betrokkenen, nagaan. Controle van de werkzaamheden overeenkomstig procedures en vaststelling van knelpunten. Actiepunten op basis van geconstateerde knelpunten vaststellen. Verbeteringen voor de betrokkenen of de organisatie vaststellen. Doel en onderdelen vormen samen het audit-programma Bij het vaststellen van het auditprogramma wordt rekening gehouden met: Mutaties in de organisatie (procedures, werkprocessen). Knelpunten in de organisatie op basis van afwijkingen, klachten en verbeteringen. Een minimale auditfrequentie van 1x per jaar. De audit kan uitgevoerd worden op basis van een vragenlijst. Deze lijst kan voor of na de audit aangevuld/gewijzigd worden. Het auditprogramma houdt rekening met eventuele audits door derden. 3. Advies Dit auditprogramma zal voor uitvoering in een vergadering van de OWGB besproken worden waarbij de OWGB gelegenheid wordt gegeven advies uit te brengen. 4. Advies verwerken De WDV zal het uitgebrachte advies in overweging nemen bij het tot stand komen van het definitieve auditprogramma. De WDV informeert de OWGB over het definitieve auditprogramma. 5. Audit uitvoeren Het auditteam dat de audit in opdracht en op aanwijzing van de WDV verricht, bestaat uit minimaal drie personen: De Beheerder. Een Auditor uit de bakkerij branche (of een daartoe bevoegd extern deskundige). Pagina 18 van 98

19 Een Auditor uit het onderwijsveld (of een daartoe bevoegd extern deskundige) Bij het samenstellen van het auditteam wordt rekening gehouden met de procedures die gecontroleerd gaan worden. De audit wordt onder leiding van de Auditor uit de branche of diens afgevaardigde uitgevoerd. De audit duurt maximaal één dagdeel. Basis voor de audit is het door de WDV opgestelde auditprogramma, waarin doel en eisen zijn vastgelegd. Hierbij wordt de auditor de vrijheid gelaten in de uitvoering. De Auditor uit het onderwijsveld noteert de knelpunten en verbeterpunten. 6. Auditrapport opstellen Onder verantwoordelijkheid van de Auditor uit het onderwijs wordt het auditrapport opgesteld. Dit rapport omvat minimaal: Een omschrijving van de audit. Een rapportage met bevindingen. Voorstellen tot verbeteringen en correcties van werkzaamheden. Voorstellen tot verbeteringen van de procedures. 7. Auditrapport voorleggen aan de Auditee De Auditor uit het onderwijsveld legt het auditrapport voor aan de Auditee. Zo nodig stelt de Auditee wijzigingen voor. 8. Auditrapport voorleggen aan de Beheerder De Auditor legt het auditrapport voor aan de Beheerder. De geconstateerde tekortkomingen worden, indien mogelijk samen met verbetervoorstellen, nader besproken. De Beheerder en de Directeur NBC ondertekenen het uiteindelijke auditrapport. 9. Veranderingen doorvoeren Indien er verbetervoorstellen zijn overeengekomen en het noodzakelijk is dat er een procedure wordt opgesteld en of gewijzigd, zorgt de Auditor uit het onderwijsveld er voor dat deze verbetervoorstellen worden ingebracht bij de WDV. Hierna zal gehandeld worden conform procedure Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies van het kwaliteitshandboek. 10. Archiveren De Auditor verspreidt een kopie van het getekend rapport onder de Auditee en de gebruikers (ROC s) van de Auditee en archiveert het origineel. De ROC s en de Beheerder bewaren de auditrapporten minimaal drie jaar. 11. Einde procedure Pagina 19 van 98

20 Procedure voor de evaluatie van het kwaliteitssysteem Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de evaluatie van het kwaliteitssysteem plaatsvindt. Verantwoordelijkheden: De ROC s zijn verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definities: Pagina 20 van 98

21 Procedure OWGB & WDV Beheerder 1 Start procedure 2 Vergadering houden 3 Functioneren beoordelen 4 Voortgang bewaken 5 Einde procedure Pagina 21 van 98

22 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Vergadering houden Minimaal éénmaal per jaar zal in een gezamenlijke vergadering van OWGB, WDV en Beheerder aandacht worden geschonken aan de beoordeling van het functioneren van het kwaliteitssysteem. Hierbij is de meerderheid van de leden aanwezig. 3. Functioneren beoordelen Tijdens deze vergaderingen wordt het functioneren van het kwaliteitssysteem beoordeeld. Het gaat dan over: Analyse van de resultaten van de gehouden audits (procedure ). Analyse van de geregistreerde klachten. Analyse van de voorstellen tot verbetering van het functioneren van het kwaliteitssysteem. Eventueel komt aan de orde: Voortgang verbeteracties. Auditprogramma voor de komende periode. Resultaten van audits door derden. In de gezamenlijke vergadering kunnen voorstellen voor aanpassing en of wijziging van het kwaliteitshandboek gedaan worden. Hierna zal gehandeld worden conform procedure Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies van het kwaliteitshandboek. 4. Voortgang bewaken De voorzitter van de OWGB bewaakt de voortgang van de te nemen acties, zoals voorgesteld worden in de gezamenlijke vergadering en rapporteert hier desgewenst over. 5. Einde procedure Pagina 22 van 98

23 Procedure klachten Doel: Deze procedure beoogt de verwerking en afhandeling van klachten te beschrijven. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie: Klacht: een door de kandidaat aangetekend beroep bij de Examencommissie van de onderwijsinstelling. De Examencommissie van de onderwijsinstelling stelt de klacht op schrift en dient deze in bij NBC. Examencommissie: Een door het bestuur van de onderwijsinstelling benoemd orgaan. De Examencommissie heeft als taak het totale proces van ontwikkeling, planning, afnamen, vaststelling, uitslag en de evaluatie van examens te bewaken. De examencommissie kan haar verantwoordelijkheden delegeren naar afdelingen en of personen, maar kan hierbij geen afstand doen van zijn eigen verantwoordelijkheid. Pagina 23 van 98

24 Procedure Klacht beoordelen Examencommissie onderwijs instelling Betrokken partij 2 Vaststellen verandwoordelijkheid 3 Klachten 4 Onderzoeken 5 Besluit tot reactie 6 Verzenden antwoord klacht 7 Einde procedure Pagina 24 van 98

25 Beschrijving van de procedure Klacht beoordelen De Examencommissie van de onderwijsinstelling beoordeelt of de klacht van de kandidaat gegrond is. Hierbij heeft de examencommissie een onderzoekplicht en past hoor en wederhoor toe met betrokken partijen. Als hieruit blijkt dat de klacht gegrond is, wordt deze op schrift gesteld. 2. Vaststellen verantwoordelijkheid Bij de examinering zijn diverse partijen betrokken ROC, OWGB, WDV en NBC. De Examencommissie van de onderwijsinstelling stelt vast welke partij verantwoordelijkheid draagt. 3. Klachten Indien het een gegronde klacht betreft zorgt de Examencommissie van de onderwijsinstelling dat de betrokken partij de klacht ontvangt. 4. Onderzoeken De betrokken partij zal een besluit nemen met betrekking tot de ontvangen klacht nadat de partij zich intern heeft geïnformeerd. Indien de betrokken partij het NBC examencentrum betreft zal de Manager Scholing&Training een besluit nemen over de klacht nadat hij zich intern heeft geïnformeerd. 5. Besluit tot reactie De betrokken partij is zich er van bewust dat in het belang van de betrokken kandidaat een snelle afhandeling gewenst is. 6. Verzenden antwoord klacht De betrokken partij zal een reactie schrijven aan de examencommissie van de desbetreffende Onderwijsinstelling. Indien de betrokken partij het NBC examencentrum betreft zal de Manager Scholing&Training een reactie schrijven aan de Examencommissie van de desbetreffende Onderwijsinstelling. De complete briefwisseling zal hij zorgvuldig archiveren. Jaarlijks zal het NBC examencentrum inzicht geven in de klachten met betrekking tot het examencentum. Klachten is een onderdeel van het jaarverslag van het examencentrum. 7. Einde procedure Pagina 25 van 98

26 Procedure inzage gebruikte beoordelingsinstrumenten door examenkandidaten Doel: Deze procedure beoogt weer te geven op welke manier een examenkandidaat de formulieren van een reeds afgelegd examens kan inzien. Verwijzing andere procedures: Mocht deze procedure leiden tot een klacht van welke aard dan ook, zie dan Procedure Klachten (1.5.4.). Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen Examencommissie, toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz. Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Definitie: Beoordelingsinstrumenten: gevalideerd beoordelings- en verslagformulier welke gebruikt worden bij de toetsing. Kandidaat(toets)dossier: fysiek of digitaal medium voor opslag van beoordelingen en toetsuitslagen. Pagina 26 van 98

27 Procedure Onderwijs- instelling Medewerker Onderwijsinstelling 1 Start procedure 2 Aanmelding inzage beoordelen 3 Afspraak maken 4 Inzage 5 Eventuele opmerkingen over inhoud noteren 6 Beoordelen en verzenden van de opmerkingen 7 Einde procedure Pagina 27 van 98

28 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Aanmelding inzage beoordelen De onderwijsinstelling beoordeelt of de aanvraag tot inzage gegrond is. 3. Afspraak maken De onderwijsinstelling maakt binnen 10 werkdagen, na, een afspraak met de medewerker van de onderwijsinstelling. Er wordt een datum en tijdstip bepaald waarop de gemaakte voortgangstoets of proeve ter inzage ligt. 4. Inzage De medewerker van de onderwijsinstelling heeft mandaat van de onderwijsinstelling en krijgt inzage in een afgeschermde ruimte. De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt van de onderwijsinstelling het kandidaat(toets)dossier en tekent een verklaring van geheimhouding. Tijdens de inzage is het niet toegestaan opdrachten en dergelijke op schrift te stellen, of anderzijds te kopiëren op welke wijze dan ook. Met het kandidaat(toets)dossier mag de afgesloten ruimte niet worden verlaten. 5. Opmerkingen inhoudelijk Opmerkingen kunnen worden gemaakt op de verstrekte versie van de voortgangstoets of proeve. 6. Beoordelen en verzenden van de opmerkingen. De opmerkingen worden beoordeeld. Indien van toepassing wordt een kopie van de gemaakte opmerkingen, digitaal dan wel schriftelijk, voorgelegd aan de onderwijsinstellling. Mocht deze procedure leiden tot een klacht van welke aard dan ook, zal gehandeld worden volgens de Procedure Klachten (1.5.4.). 7. Einde procedure Pagina 28 van 98

29 Procedure voor het verrichten van een klanttevredenheidsonderzoek Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe het Examencentrum NBC in samenwerking met de scholen (WDV) een klanttevredenheid onderzoek uitvoert. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Procedure voor het houden van interne audits (1.5.2.). Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Pagina 29 van 98

30 Procedure Start procedure Manager Beheerder WDV Scholing & Training 2 Selectie van te bevragen klantengroepen 3 Selectie maken van onderzoeksvragen 4 Enqueteren van de klanten 5 Maken van een onderzoeksrapport 6 Voorstellen tot bijstelling procedures 7 Einde procedure Pagina 30 van 98

31 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Selectie van te bevragen klantengroepen De Manager Scholing&Training maakt, na overleg met de voorzitter van de WDV, een voorstel welke groep onderzocht kan worden op hun tevredenheid en op welke manier er wordt geënquêteerd. 3. Selectie maken van onderzoeksvragen De Beheerder selecteert in overleg met de Manager Scholing&Training de benodigde onderzoeksvragen. Deze vragen zijn o.a. geïnspireerd door de klachtenafhandeling. Het heeft de voorkeur om daar waar klachten over zijn nader te onderzoeken. De Manager Scholing&Training legt het klanttevredenheid onderzoek ter advisering voor aan de WDV, en bepaalt met de voorzitter van de WDV op welke termijn advies uitgebracht dient te worden. 4. Enquêteren van de klanten De Beheerder zorgt ervoor dat de juiste klanten de juiste vragen krijgen te beantwoorden conform gemaakte afspraken. Afhankelijk van de te bevragen groep klanten kan het enquêteren op diverse manieren. Bijvoorbeeld per post, per , via een internetapplicatie of via interviews. De enquêteresultaten worden opgemaakt nadat het aantal afgesproken enquêtes is afgenomen. 5. Maken van een onderzoeksrapport De Beheerder stelt een onderzoeksrapport op. Dit rapport beschrijft: De wijze van enquêteren. De steekproefgrootte en samenstelling. De respons. De resultaten. Conclusies en aanbevelingen (bv. SWOT-analyse). Alle vragen met de scores (als bijlage). De Beheerder zorgt dat dit rapport wordt voorgelegd aan de OWGB. Pagina 31 van 98

32 6. Voorstellen tot bijstelling procedures De Beheerder of de WDV kunnen op grond van het onderzoeksrapport eventueel voorstellen doen tot opstellen en of wijziging van de procedures. Hierna zal gehandeld worden conform procedure Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies van het kwaliteitshandboek. Ook kan de WDV tot de conclusie komen dat de procedures niet op de juiste wijze werden gevolgd en of de enquête niet of onvoldoende vorm is gegeven volgens de gemaakte afspraken. Dit kan leiden tot het opstarten van de procedure voor het houden van interne audits, conform procedure Procedure voor het houden van interne audits. 7. Einde procedure Pagina 32 van 98

33 1.6. Procedure voor het opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen Doel: Deze procedure beoogt een uniforme manier van opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen. Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie: Overeenkomst: standaardovereenkomst tussen NBC en de onderwijsinstelling betreffende externe toetsing. Pagina 33 van 98

34 Procedure Start procedure Manager Scholing& Training Hoofd C.I.B 2 Invullen standaardovereenkomst 3 beoordelen overeenkomst 4 Bijstellen overeenkomst 5 Tekenen overeenkomst 6 Archiveren overeenkomst 7 Factureren 8 Einde procedure Pagina 34 van 98

35 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Invullen standaardovereenkomst De Manager Scholing&Training vult de standaardovereenkomst betreffende de examinering in. Hij vult de volgende gegevens in: Naam van bevoegde van de contractpartij (onderwijsinstelling). Beroeps Opleidende Leerweg (BOL)/Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) 3. Beoordelen overeenkomst Het Hoofd Control en Intern Beheer (CIB) beoordeelt de overeenkomst. Eventuele op- en/of aanmerkingen worden besproken met het de Manager Scholing&Training. 4. Bijstelling overeenkomst De Manager Scholing&Training stelt de overeenkomst bij op grond van de open/of aanmerkingen van het Hoofd CIB. 5. Tekenen overeenkomst De Manager Scholing&Training stuurt de definitieve overeenkomst ter ondertekening naar de verantwoordelijke functionaris van de onderwijsinstelling waarmee de overeenkomst wordt gesloten. Deze getekende overeenkomst wordt ook door de directeur van NBC getekend. 6. Archiveren overeenkomst Het Hoofd CIB archiveert de gesloten overeenkomst voorzien van handtekeningen in het contractregister. 7. Factureren De activiteiten uit de overeenkomst worden uitgevoerd. De Manager Scholing&Training geeft het Hoofd CIB bericht op het moment dat de activiteiten zijn beëindigd. Het Hoofd CIB maakt de factuur op en verstuurt deze naar de verantwoordelijke functionaris van de onderwijsinstelling waarmee de overeenkomst is gesloten. 8. Einde procedure Pagina 35 van 98

36 1.7 Procedure voor het ophalen van ontwikkelingsgericht (formatief) of kwalificerend (summatief) toetsinstrumenten via TSS (toetsservicesysteem) Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de examentoetsen via Toetscenter worden opgehaald en gearchiveerd. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz.. Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Definitie: TSS: internetapplicatie voor het distribueren van examentoetsen welk beheerd wordt door Kenwerk. Dit systeem bevat door de SLEBB ontwikkelde en gevalideerde toetsen en of Proeven. Pagina 36 van 98

37 Procedure 1.7. Onderwijs instelling 1 Start procedure 2 Examentoetsen ophalen 3 Digitale opslag 4 Beheer bestanden 5 Einde procedure Pagina 37 van 98

38 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Examentoetsen ophalen Examentoetsen kunnen van Toetscenter en of QMP gedownload worden door een daarvoor bevoegd persoon van de onderwijsinstelling. Het downloaden van toetsen en Proeven vindt plaats met een bij Kenwerk verkregen wachtwoord en inlogcode. 3. Digitale opslag De onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat de gedownloade bestanden (examenproducten) alleen worden opgeslagen als dit noodzakelijk is. 4. Beheer gedownloade bestanden De opgeslagen bestanden blijven onder beheer van de daarvoor bevoegde persoon en of afdeling van de onderwijsinstelling. Hij/zij draagt zorg dat eventuele veranderingen, wijzigingen of nieuwe toetsinstrumenten in de digitale opslag worden doorgevoerd. 5. Einde procedure Pagina 38 van 98

39 2. UITVOERING VAN HET WERK Pagina 39 van 98

40 2.1. Primaire processen Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel 1 Doel: Deze procedure beoogt dat het aanmelden van kandidaten voor de aanvraag van de voorbereiding (deel1) voor een toets of Proeve. Het organiseren en uitwerken van de voorbereiding vindt plaats op de onderwijsinstelling. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz.. Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Relevante documenten: Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar Examentool_deel1 Intakelijst Kopie dyslexie of discalculie of aanverwante stoornissen Aanmeldingsformulier (Kenmerk:EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC ) Definitie: Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren. Pagina 40 van 98

41 Procedure Start procedure Onderwijsinstelling Medewerker onderwijsinstelling 2 Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren 3 Ontvangst en beoordelen ingevulde aanmeldingsformulieren 4 Archiveren aanmeldingsformulier 5 Bepalen toetstijdstip 6 Aanmaken kandidaat (toets) dossier 7 Oproepen kandidaten 8 Einde procedure Pagina 41 van 98

42 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren De onderwijsinstelling stelt op verzoek van een medewerker van de onderwijsinstelling het aanmeldingsformulier, kenmerk; EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC, beschikbaar. De kandidaat moet voldoen aan de door de Onderwijsinstelling gestelde voorwaarden in het Onderwijs Examen Reglement (OER) van de betreffende Onderwijsinstelling. 3. Ontvangst en beoordeling ingevulde aanmeldingsformulieren De onderwijsinstelling ontvangt de ingevulde aanmeldingsformulieren en beoordeelt of de aanmeldingsformulieren volledig zijn ingevuld en beslist of deze kunnen worden verwerkt of dat ze terug worden gegeven aan de medewerker van de onderwijsinstelling. 4. Archiveren aanmeldingsformulier De onderwijsinstelling archiveert de geaccepteerde aanmeldingsformulieren. 5. Bepalen toetstijdstip De onderwijsinstelling bepaalt, al dan niet in overleg met de medewerker van de onderwijsinstelling een toetsdatum of tijdstip waarop de kandidaat of kandidaten in de gelegenheid gesteld worden deel 1 uit te voeren. Afhankelijk van wat beschreven is in het examenreglement van de onderwijinstelling kan dit op individuele of groepsbasis of een combinatie hiervan. Bij het bepalen van een toetsdatum of tijdstip heeft het de voorkeur rekeninging te houden met: Voorkeur toetsdatum en tijdsstip Beschikbaarheid toetsruimte Aantal werkplekken 6. Aanmaken kandidaat(toets)dossier De onderwijsinstelling stelt het kandidaat(toets)dossier samen. In het kandidaat(toets)dossier zitten de volgende documenten: Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar Examentool_deel1 Intakelijst (registratie overeenkomstig het fingerende examenreglement van de onderwijsinstelling) Kopie dyslexie of discalculie of aanverwante stoornissen Pagina 42 van 98

43 7. Oproepen kandidaten De onderwijsinstelling informeert de kandidaat, de wijze is conform hetgeen beschreven is in het examenreglement van de onderwijsinstelling. De informatie dient minmaal de toetsdatum en toetstijdstip te bevatten waarop de kandidaat in de gelegenheid wordt gesteld deel 1 uit te voeren. 8. Einde procedure Pagina 43 van 98

44 Procedure voor het uitvoeren voorbereiding deel 1 Doel: Deze procedure beoogt de uitvoering van het afnemen van deel 1 voorbereiding op de onderwijslocatie te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach, toezichthouder enz.. Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Relevante documenten: Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar Examentool_deel1 Intakelijst Kopie dyslexie of discalculy of aanverwante stoornissen Definitie: Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren. Pagina 44 van 98

45 Procedure Start procedure Onderwijsinstelling Medewerker onderwijsinstelling 2 Voorbereiding 3 Intake kandidaten 4 Begeleiden en instructie 5 Examenstukken verzamelen 6 Complementeren kandidaat(toets)dossier 7 Einde procedure Pagina 45 van 98

46 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Voorbereiding De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt vooraf de benodigde examenbescheiden van de onderwijsinstelling. De medewerker van de onderwijsinstelling controleert voorafgaand aan de toetsing, de ruimte, het functioneren van alle ICT benodigdheden. De medewerker van de onderwijsinstelling kent elke kandidaat, vooraf, een bepaalde werkplek toe. Overeenkomstig deze indeling wordt de werkplek van de bij de betreffende kandidaat behorende examenbescheiden voorzien. 3. Intake kandidaten De medewerker van de onderwijsinstelling verzorgt de intake van de kandidaten die voor de uitvoering van de voorbereiding deel 1 komen. Dit conform hetgeen is beschreven in het vigerende examenreglement van de onderwijsinstelling. De medewerker van de onderwijsinstelling: Controleert de legitimatie van de kandidaten Neemt de oproepbrief in en vernietigt deze Laat de kandidaat tekenen op de intakelijst Verwijst de kandidaat naar een werkplek 4. Begeleiding en instructie kandidaten De medewerker van de onderwijsinstelling geeft instructie met betrekking tot het gebruik van de Examentool_deel1. Hierbij valt de denken aan: Openen van de examentool Invullen van de examentool (Naam kandidaat) Opslaan van de examentool Afdrukken van de examentool De tijdsduur Verlaten van het lokaal Wat wel en niet mag worden gevraagd De medewerker van de onderwijsinstelling overhandigt de toetsbescheiden aan de kandidaat en geeft aan wanneer er gestart mag worden. Tijdens de uitvoering is de medewerker van de onderwijsinstelling aanwezig in de toetsruimte en ziet er op toe dat er geen onbevoegde personen binnenkomen en er rust heerst. 5. Examenbescheiden verzamelen De medewerker van de onderwijsinstelling verzamelt, na afloop en per kandidaat: De uitgewerkte examentool deel 1 De toetsinstrumenten Pagina 46 van 98

47 6. Complementeren kandidaat(toets)dossier De medewerker van de onderwijsinstelling overhandigt de examenbescheiden aan de onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling zorgt dat de examenbescheiden worden opgenomen in het kandidaat(toets)dossier van de betreffende kandidaat. 7. Einde procedure Pagina 47 van 98

48 Procedure voor het beoordelen van voorbereiding deel 1 Doel: Deze procedure beoogt de uitvoering van het beoordelen van deel 1 voorbereiding op de onderwijslocatie te beschrijven. Verwijzingen naar andere procedures: Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel Procedure voor het uitvoeren voorbereiding deel 1 Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach, toezichthouder enz.. Relevante documenten: Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar Examentool_deel1 Intakelijst Kopie dyslexie of discalculy of aanverwante stoornissen Definitie: Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren. Pagina 48 van 98

49 Procedure Start procedure Onderwijsinstelling Medwerker onderwijsinstelling 2 Voorbereiding 3 Beoordelen 4 Examenstukken verzamelen 5 Beoordelen 6 Einde procedure Pagina 49 van 98

50 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Voorbereiding De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt vooraf de te beoordelen examenbescheiden uit het kandidaat(toets)dossier van de onderwijsinstelling, waaronder: De uitgewerkte examentool deel 1 De toetsinstrumenten 3. Beoordelen De medewerker van de onderwijsinstelling controleert de uitwerking van deel 1 op inhoud en uitvoerbaarheid, conform onderstaande punten: Controle kandidaatgegevens (NAW, opleiding en fase) Samenstelling van de opdracht conform het gestelde in het toetsinstrument Aantal of gewicht per opdracht conform de vereiste hoeveelheden Benodigd aantal sterren conform het gestelde in het toetsinstrument Receptuur overeenkomstig uitkomst (juist be/omgerekend) Juiste receptuur en grondstof keuze Grondstoffen zijn standaard aanwezig bij NBC Werkwijze is voldoende uitgewerkt Gemaakte planning is conform de werkelijkheid en uitvoerbaar Benodigde materialen, machines en gereedschappen zijn aangevinkt Bij de specificaties is aangegeven aan welke kenmerken het product moet voldoen De medewerker van de onderwijsinstelling geeft eventuele tekortkomingen aan op de checklist. Indien geen tekortkomingen worden geconstateerd tekent de medewerker voor akkoord. 4. Examenbescheiden verzamelen De medewerker van de onderwijsinstelling levert de gecontroleerde examenbescheiden samen met de ingevulde checklist weer in bij de onderwijsinstelling. 5. Beoordelen Bij geconstateerde tekortkomingen bepaald de onderwijsinstelling of de voorbereiding aangepast dan wel overnieuw gemaakt moet worden. Mocht deze procedure leiden tot het overnieuw maken van de voorbereiding deel 1 dan zal gehandeld worden volgens Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel 1 en Procedure voor het uitvoeren voorbereiding deel 1 6. Einde procedure Pagina 50 van 98

51 Procedure voor het aanmelden kandidaat door de onderwijsinstelling voor de praktijktoetsing (uitvoering deel 2) Doel: Deze procedure beoogt het aanmelden van kandidaten, door de onderwijsinstelling, voor de uitvoering (deel 2) te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz.. Relevante documenten: Beoordelingsformulieren voorzitter en beoordelaar Verslagformulier Uitgewerkte Examentool_deel1 Aanmeldingsformulier, kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC Definitie: Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren. Pagina 51 van 98

52 Procedure Start procedure Onderwijs- NBC Kandidaat instelling Examencentrum 2 Registreren aanmelding 3 Archiveren aanmelding 4 Aanmelden 5 Registreren examendatum 6 Informeren Kandidaat 7 Einde Procedure Pagina 52 van 98

53 Beschrijving van de procedure Start procedure De onderwijsinstelling controleert of het aanmeldingsformulier volledig en leesbaar is ingevuld. Niet juist ingevulde aanmeldingsformulieren worden niet in behandeling genomen. 2. Registreren aanmelding De onderwijsinstelling registreert in een daarvoor bedoeld systeem, dat de kandidaat wordt aangemeld bij het examencentrum voor externe toetsing. 3. Archiveren De onderwijsinstelling zorgt dat er een kopie van het aanmeldingsformulier wordt opgeslagen in het kandidaat(toets)dossier. 4. Aanmelden De onderwijsinstelling clustert, in overleg met de medewerker van de onderwijsinstelling, de aanmeldingsformulieren tot een groep. Daarnaast is er de mogelijkheid voor de onderwijsinstelling de kandidaten individueel, afhankelijk van zijn of haar ontwikkelingssnelheid aan te melden. De onderwijsinstelling zorgt dat per kandidaat de volgende bescheiden worden verstuurd naar de examenlocatie: Per post: Volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier (vermelding van gemaakte afspraken met betrekking tot een bepaalde examendatum) Beoordelingsformulieren voorzitter (Voorzien van naam kandidaat) Beoordelingsformulieren beoordelaar (Voorzien van naam kandidaat) Verslagformulier (Voorzien van naam kandidaat) Per Uitgewerkte voorbereiding deel 1 kandidaat 5. Registreren examendatum Conform de procedure Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 2) ontvangt de onderwijsinstelling informatie betreffende de ingeplande examendag. De onderwijsinstelling registreert en archiveert in een daarvoor bedoeld systeem, wanneer de kandidaat is ingepland voor de uitvoering van zijn toetsing. Pagina 53 van 98

54 6. Informeren kandidaten De onderwijsinstelling informeert de kandidaat met betrekking tot de ingeplande examendatum. Wijze waarop is beschreven in het vigerende onderwijsexamenreglement van de onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling zorgt dat de voortgang van de aanmelding wordt gecontroleerd en gearchiveerd in het kandidaat(toets)dossier. 7. Eind procedure Pagina 54 van 98

55 Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (uitvoering deel 2) Doel: Deze procedure beoogt dat het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten op eenzelfde, eenduidige wijze plaatsvindt. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Relevante documenten: Aanmeldingsformulier, kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC Oproepbrief Begeleidend schrijven. Definitie: Examendagdossier: enveloppe met alle voor de examentoets benodigde formulieren. Pagina 55 van 98

56 Procedure Start procedure Examen coördinator Medewerker Examenadministratie 2 Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren 3 Ontvangst ingevulde aanmeldingsformulieren 4 Beoordeling van de aanmelding 5 Invoeren aanmelding in de computer 6 Archiveren aanmeldingsformulier 7 Invullen geplande examendag 8 Aanmaken examendagdossier 9 Eindcontrole examendagdossier 10 Oproepen kandidaten 11 Einde procedure Pagina 56 van 98

57 Beschrijving van de procedure Start procedure 2. Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren De Medewerker examenadministratie stelt op verzoek van de onderwijsinstellingen aanmeldingsformulieren met als kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC beschikbaar. 3. Ontvangst ingevulde aanmeldingsformulieren De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) ontvangt de ingevulde aanmeldingsformulieren. Aanmeldingsformulieren worden gedateerd op datum van ontvangst. 4. Beoordeling van de aanmelding De Examencoördinator beoordeelt of de aanmeldingsformulieren volledig zijn ingevuld en beslist of ze ingevoerd kunnen worden in de computer of dat ze teruggezonden worden naar de afzender. 5. Invoeren aanmelding in de computer De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) voert de gegevens in de computer in. Het computerprogramma controleert of de aanmelding rechtmatig is. Bij gebleken onjuistheid zendt de Examencoördinator de onjuiste aanmelding terug naar de onderwijsinstelling. 6. Archiveren aanmeldingsformulier De Examencoördinator archiveert de geaccepteerde aanmeldingsformulieren per uitstroomprofiel op voortgangstoetsing (basis of gevorderd) of proeve (competent) op volgorde van binnenkomst. 7. Invullen geplande examendag De Examencoördinator clustert de aanmeldingsformulieren tot een examengroep waarin kerntaken en beoordelingscontext (basis,gevorderd,competent) op elkaar aansluiten. Uitgangspunt is dat de differentiatie in de beoordelingscontext zo klein mogelijk wordt gehouden. Hierbij houdt hij rekening met de maximale capaciteit per examenbakkerij, met de productgroepen (zoals brood, banket, chocolade en ijs) en controleert hij of er geen kandidaten worden beoordeeld door een docent van de eigen onderwijsinstelling. Pagina 57 van 98