Statutaire Algemene Vergadering

Transcriptie

1 1 Koninklijke Vereniging van Oprustgestelde Officieren Oost-Vlaanderen K.V.O.O.-O.Vl Vereniging zonder winstoogmerk Ondernemingsnummer: Voorzitter GenMaj b.d. Van Steenlandt François Oudenaardegoed Drongen Tel: 09/ Penningmeester Maj v/h Vlw b.d. F. Nelis Smidsestraat Gent. Tel Bankrek Secretaris Kol vh Vlw SBH b.d. De Mol Guy Emiel Claeyslaan Gent tel Vergaderingen Staf Provincie Oost-Vlaanderen, Gaspar De Crayerstraat 2, 9000 GENT MG A 1 ste Verdiep, Lokaal A72 Plaats: Roskam te Merelbeke Datum: 14 maart 2012 Uur: 11.00u Dagorde: 1. Verwelkoming door de Voorzitter: Statutaire Algemene Vergadering De voorzitter heet alle aanwezigen van harte welkom en dankt hen voor de interesse die zij betonen voor de Vereniging. Hij stelt vast dat er 38 leden aanwezig zijn en telt 9 volmachten. Het quorum van 2/3 van de 47 effectieve leden, voorkomend op de lijst neergelegd bij de Rechtbank van Koophandel, zijnde 31, is dus bereikt. Er kan bijgevolg wettelijk vergaderd worden. Hij opent dan ook de officiële vergadering met een overzicht van de dagorde. 2. Herdenking van de overleden leden: De aanwezigen worden door de voorzitter verzocht om recht te staan en een minuut stilte te bewaren ter nagedachtenis van de leden die het voorbije jaar en in het begin van dit jaar van ons zijn heengegaan. Het betreft hier de collega Philemon Eeckhout en Jozef Schuddinck. 3. Goedkeuring van de notulen SAV - 16 maart 2011 : Deze notulen, die na de SAV van 16 maart 2011 in het IB werden gepubliceerd, worden eenparig en zonder opmerkingen goedgekeurd. 4. Activiteitenverslag 2011 door de Voorzitter: Het totaal van de deelneming aan de ledenvergaderingen in 2011 bedroeg 218 (226 in 2010) of dus 8 eenheden minder dan in Voor de activiteiten bedroeg de opkomst 715 (730 in 2010) of dus 15 eenheden minder dan in bevestigt de neerwaartse tendens die is ingezet sinds 2009 (waar globaal aantal jaarlijkse deelnames aan vergadering & activiteiten voor het eerst onder de kaap van 1000 dook) De oorzaak van deze stelselmatige daling kan niet enkel te wijten zijn aan de vergrijzing alleen, maar is wellicht ook het gevolg van de aard van de ingerichte activiteiten. We stellen inderdaad vast dat de grootste deelnames genoteerd worden bij voordrachten (cfr februari en december met respectievelijk 75 en 83 deelnemers) en de culinaire activiteiten (nieuwjaarsreceptie 113, BBQ 93, traditiemaaltijd 131). 1

2 2 Daartegenover staat dat bezoeken steeds minder deelnemers lokken, met in 2011 als absoluut dieptepunt het bezoek aan ACLAGRO met amper 9 deelnemers. Een en ander bewijst dus dat de resultaten van de enquête uitgevoerd in 2002 vandaag, 10 jaar later, niet meer relevant zijn en dat het wellicht nuttig zou zijn in de toekomst een nieuwe bevraging te organiseren om nog beter de wensen van onze leden te kunnen voldoen. De AV gaat akkoord met het organiseren van een rondvraag bij de leden. De wens om een evenwicht te bewaren tussen dinsdagen en donderdagen voor het inrichten van activiteiten werd in 2011 niet volledig gerespecteerd. 4 activiteiten vonden plaats op een dinsdag en 6 op een donderdag. De overblijvende activiteiten SAV en Academische zitting vonden plaats op respectievelijk een woensdag en een maandag. 5. Financieel verslag door de Penningmeester: De Penningmeester brengt verslag uit van de evolutie van het vermogen van de vereniging, de staat van ontvangsten en uitgaven 2011, de inkomsten en uitgaven in het kader van de activiteiten 2011, de dotatie, het E fonds, de goederen en het materieel, en de budgettaire werkelijkheid Hij verdeelt de betreffende lijsten en tabellen uit aan de aanwezigen. Uit zijn verslag blijkt dat het verschil tussen de globale ontvangsten 2011 en de globale uitgaven in dat jaar een batig saldo opleveren van 5097,53. Dit is vooral te wijten aan het feit van het niet herbeleggen van 2000 aan kasbons en de tussenkomst van Nationaal in de kosten van de academische zitting ( 2.614,85). Zonder deze beide operaties zou de verhoging beperkt gebleven zijn tot 482,68. De penningmeester geeft nog een overzicht van de evolutie van het financiële vermogen tussen 2000 en Daaruit blijkt dat de stelselmatige afbouw van het vermogen in 2011 is omgezet in een nieuwe opbouw. ( vermogen 2010: 7893, vermogen 2011: ) 6. Verslag van de Kascontroleurs : De Voorzitter geeft het woord aan Leon Leskens en Lucien Aelterman, die de controle van de boekhouding uitvoerden. Uit het controleverslag verslag blijkt dat de boekhouding correct is bijgehouden en dat alle bewijsstukken konden worden voorgelegd. Er werd geen enkele anomalie vastgesteld. De penningmeester wordt hiervoor veel lof toegezwaaid en van harte gefeliciteerd. Na voorlezing van het verslag vraagt de voorzitter aan de aanwezigen kwijting te willen verlenen aan de Raad van Bestuur voor de boekhouding 2011, wat met algemeen handgeklap gebeurt. 7. Goedkeuring budgettaire vooruitzichten 2012: De voorzitter deelt mee dat de actuele penningmeester Filip Nelis einde mandaat is en zich niet herverkiesbaar stelt als penningmeester. Hij stelt zich wel kandidaat voor het ambt van gewoon bestuurder. 2

3 3 De voorzitter stelt aan de AV voor Marc Baelen als nieuwe penningmeester te willen aanvaarden en de maatschappelijke zetel over te brengen van de Smisestraat GENT naar de Joannes Schinckdreef 51 te 9031 Drongen. Marc Baelen wordt hierdoor de facto Lasthebber en Gevolmachtigde op de rekening van KVOO-OVl. Marc Baelen zal in zijn functie worden bijgestaan door Willy Van Damme, tweede Lasthebber en Gevolmachtigde op de rekening KVOO-OVl. De AV aanvaardt eenparig deze voorstellen. Daarop verleent de voorzitter het woord aan de Marc Baelen voor het voorstellen van de budgettaire vooruitzichten Er wordt aan de AV gevraagd dat, gezien de gecreëerde budgettaire ruimte in 2011, aan de Raad van bestuur volmacht zou gegeven worden om, in de loop van 2012 en afhankelijk van de evolutie van de financiële markten, een vermindering van het vermogen met maximum 1000 te beslissen. Dit bedrag zal dan voorzien worden voor tussenkomst van de kas bij sommige gelegenheden. Voorbeelden: de autobussen bij uitstappen geheel of gedeeltelijk door de kas laten betalen of de toast op de Koning tijdens de traditiemaaltijd. De voorgestelde budgettaire vooruitzichten worden, inbegrepen de mogelijke afbouw van het vermogen met maximum 1000, door de voltallige vergadering aanvaard. 8. Aanstellen van 2 kascontroleurs: Volgende effectieve leden van de vereniging die geen lid zijn van de raad van bestuur geven zich vrijwillig op en worden dan ook door de AV benoemd tot kascommissarissen voor 2012: Dieudonné Vandenabeele en Robert Van Der Sluys. 9. Voorgestelde agendapunten Lidgeld toegetreden leden Zoals voorzien in Art 10 van het huishoudelijk reglement, bepaalt de SAV het bedrag van het lidgeld voor de toegetreden leden (sympathisanten). De SAV beslist het lidgeld 2013 onveranderd te laten op 20 (twintig Euro). Problematiek van het IB Er zijn de laatste tijd heel wat klachten over het IB. Is nochtans een grote uitgavenpost in het jaarlijks budget! Er zijn twee grote probleemgebieden : - het komt te laat (verzending?) - de inhoud onvolledig (gebrek aan controle) soms te uitgebreid? (geen voorschriften) Oplossing: te bestuderen door een kleine werkgroep op nationaal niveau. Die is vandaag onbestaand. 3

4 4 De voorzitter stelt eveneens voor, binnen de kring Oost-Vlaanderen een enquête te organiseren om na te gaan wie het Informatiebulletin (IB)verder via de post wenst te ontvangen en wie niet, wetende dat dit document ook via internet kan gedownload worden. De AV gaat akkoord met dit voorstel Verkiezing van nieuwe leden voor de Raad van Bestuur Marc Baelen (1 ste Ondervoorzitter), Dieter Christophe (2 de ondervoorzitter), Filip Nelis (Penningmeester), Guy Weysen (Web-master) en Michel Wybo (bestuurder) zijn einde mandaat en stelden zich herkiesbaar, door tijdig hun kandidatuur overeenkomstig de statuten en de voorschriften van het huishoudelijk reglement in te dienen. Er werden geen nieuwe kandidaturen voor de functie van bestuurder ontvangen. Op vraag van de Voorzitter worden de hierboven vermelde kandidaat bestuurders, met handgeklap aanvaard voor een nieuwe ambtstermijn van 3 (drie) jaar. 10. Mededelingen van de voorzitter De Voorzitter vermeldt de resultaten van een nieuwe werkgroep statuten op nationaal niveau: er zullen aan de AV 2012 voorstellen gedaan worden tot wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement. Het is mogelijk dat een zo talrijk mogelijke deelname aan die AV op dat ogenblik zal gevraagd worden. De wijzigingen omvatten: - de mogelijkheid voor een VZW om in haar geheel toe te treden tot KVOO, mits het vervullen van enkele voorwaarden (niet van toepassing in Oost-Vlaanderen), - Het lidgeld (ongewijzigd bedrag) kan (indien gewenst) geïnd worden door de lokale kring en doorgestort worden naar het nationaal niveau. Dit systeem is vanaf dit jaar reeds in voege in Oost-Vlaanderen. 12. Slotbeschouwingen door de Voorzitter: De Voorzitter spreekt de wens uit dat de opkomst in 2012, zowel voor de ledenvergaderingen als voor de activiteiten opnieuw in stijgende lijn zou mogen gaan. Hij dankt de leden van de Raad van Bestuur voor hun inzet, medewerking en voor hun enthousiaste collegialiteit in het voorbije jaar. De Raad van Bestuur is tevreden over het globaal resultaat De Voorzitter dankt al diegenen die op de een of de andere manier een positieve bijdrage hebben geleverd aan het succes van onze vereniging in het voorbije jaar. Hij dankt ook de aanwezigen voor het vlotte verloop van de vergadering. De voorzitter sluit de algemene vergadering en nodigt de aanwezigen vriendelijk uit op de receptie en de lunch. Zoals door de statuten voorzien trekt de Raad van Bestuur zich even terug voor het verdelen van de bestuurdersfuncties. 4

5 5 Tijdens de Receptie wordt de volgende GEWIJZIGDE Raad van Bestuur aan de leden voorgesteld: Voorzitter: François Van Steenlandt Eerste ondervoorzitter: Dieter Christophe Tweede ondervoorzitter: André Vermeiren Penningmeester: Marc Baelen (Lasthebber Gevolmachtigde) Adjunct-penningmeester: Willy Van Damme (Lasthebber Gevolmachtigde) Secretaris: Guy De Mol Webmaster: Guy Weysen Bestuurders: Filip Nelis, Carlos Engels, Philippe Barbaix, Michel Wybo. 5