Corporate Klokkenluidersbeleid

Transcriptie

1 AUTEUR Aslan, Kerabi and Ahner, Nicole Corporate Compliance & Integrity VERSIE 1.0 STATUS Definitief PAGINA 1 van 10 Corporate Klokkenluidersbeleid

2 PAGINA 2 van 10 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Toepassingsgebied en doel Verantwoordelijkheden Definities 4 2. Rechten en plichten Rechten van melders Plichten van melders Plichten van TenneT 5 3. Meldings- en onderzoeksproces Plichten van TenneT Onderzoek Twijfels omtrent leden van de Raad van Commissarissen Twijfels omtrent een Regional Compliance & Integrity Officer 8 4. Administratieve zaken Dossiervorming Monitoring en rapportage 8 5. Informatie 8 6. Trainingen 9 7. Overige zaken 9 8. Bijlage Definities Rechten en plichten van melders 10

3 PAGINA 3 van Inleiding 1.1 Achtergrond Integriteit is één van de kernwaarden van TenneT. Voor TenneT is het van belang dat ons handelen integer is en dat de geldende wetgeving in Nederland en Duitsland wordt nageleefd. TenneT vereist van al haar werknemers, zelfstandige medewerkers, vrijwilligers, flexwerkers, stagiairs en onafhankelijke (onder)aannemers dat zij de hoogste integriteitsnormen hanteren. In overeenstemming met de Gedragscode is dit Corporate Klokkenluidersbeleid (het beleid ) essentieel en maakt het deel uit van de beleids- en richtlijnen gericht op het respecteren van alle geldende wet- en regelgeving in de rechtsgebieden waar TenneT actief is. De in dit beleid opgenomen regels zijn van toepassing op iedereen die bij TenneT in dienst is of die door TenneT is gecontracteerd (in beide gevallen werknemer ). Het intern melden van (een vermoeden van) crimineel of onethisch gedrag door of binnen TenneT is een belangrijke voorwaarde voor de handhaving van gepast professioneel gedrag. In het belang van een open dialoog worden werknemers aangemoedigd dergelijk gedrag te bespreken met en/of te melden aan hun directe leidinggevende of indirect leidinggevende. Daarnaast kan een werknemer dergelijk gedrag bespreken met en/of melden aan de Regional Compliance & Integrity Officer, de Vertrouwenspersoon of via een daartoe aangewezen rapportagekanaal. 1.2 Toepassingsgebied en doel Dit beleid is van toepassing op TenneT Holding B.V. en de aan haar gelieerde bedrijven (bedrijven waarin TenneT Holding B.V. een direct of indirect belang heeft van meer dan 50%, meer dan 50% van het stemrecht heeft of op een andere wijze de bedrijfsactiviteiten aanstuurt) (gezamenlijk "TenneT"). Dit beleid biedt richtlijnen voor werknemers bij de melding van een incident, ook als dit anoniem gebeurt. TenneT waarborgt een aantal rechten voor werknemers, waaronder bescherming tegen vergelding. 1.3 Verantwoordelijkheden De Regional Compliance & Integrity Officers zijn verantwoordelijk voor de implementatie van dit beleid binnen het respectievelijke land waarvoor ze verantwoordelijk zijn, alsmede voor het ter goedkeuring indienen van voorstellen aan de Raad van Bestuur van TenneT Holding B.V. en de ondernemingsraad betreffende mogelijke aanpassingen van dit beleid wanneer dit wenselijk of noodzakelijk is. De Regional Compliance & Integrity Officers hebben ten aanzien van dit beleid een adviserende en ondersteunende rol.

4 PAGINA 4 van Definities Anoniem Een melder is anoniem als zijn/haar identiteit bij geen enkele werknemer bekend is. Aangewezen rapportagekanaal Een onafhankelijk kanaal voor melders om een incident extern, al dan niet, anoniem te melden. Onderzoek Het onderzoek naar een incident onder leiding van de Regional Compliance & Integrity Officer. Incident Een feitelijke of vermoedelijke onregelmatigheid of misstand (bijv. zaken betreffende boekhouding, interne boekhoudcontroles of audits, witwaspraktijken, concurrentiegerelateerde zaken, voorkennis, belangenverstrengeling, schending van vertrouwelijkheid of privacy (bijv. van klanten), omkoping of corruptie, diefstal of fraude)) die gevolgen heeft of kan hebben voor TenneT en die kan leiden of daadwerkelijk leidt tot overtreding van TenneT s gedragscode en beleid en richtlijnen, dan wel van geldende wet- of regelgeving in het land waar het incident plaatsheeft. Regional Compliance & Integrity Officer De Regional Compliance & Integrity Officers van TenneT, met inbegrip van de Lead Compliance & Integrity Officer. Vergelding Vergelding is elke vorm van benadeling van een melder naar aanleiding van het melden of aanhangig maken van het incident, dan wel van elke andere werknemer die informatie verstrekt, door wiens toedoen informatie wordt verstrekt of die op enige andere wijze meewerkt aan een onderzoek. Voorbeelden van dergelijke benadeling zijn onder meer intimidatie, bedreiging, ontslag of demotie, inperking van secundaire arbeidsvoorwaarden, overplaatsing naar een ander organisatieonderdeel, aanpassing van werktijden of standplaats of een wijziging van verantwoordelijkheden. Vertrouwenspersoon 1 Degene die door de Chief Executive Officer is aangewezen om als zodanig voor die betreffende vennootschap te fungeren en bescherming geniet tegen iedere vorm van benadeling indien hij/zij in overeenstemming met dit beleid zijn/haar functie als vertrouwenspersoon uitoefent. Melder Een werknemer die een incident meldt of aanhangig maakt. 1 Deze functie bestaat hedendaags alleen in Nederland, derhalve is de rol van vertrouwenspersoon enkel van toepassing in Nederland.

5 PAGINA 5 van Rechten en plichten 2.1 Rechten van melders Melders worden aangemoedigd een incident te melden bij hun directe leidinggevende of de indirect leidinggevende, de Regional Compliance & Integrity Officer of de Vertrouwenspersoon. Melders kunnen hun (in)direct leidinggevende, de Regional Compliance & Integrity Officer of de Vertrouwenspersoon advies vragen alvorens ze een incident melden. Indien een melder zich ongemakkelijk voelt over het melden van een incident en anoniem wil blijven, kan hij/zij het incident melden via het nog te implementeren aangewezen rapportagekanaal door te en of te bellen. Totdat het aangewezen rapportagekanaal is geïmplementeerd voor incidentmeldingen kunnen de volgende s gebruikt worden om een incident te melden via te melden: kerabi.aslan@tennet.eu voor incidenten in Nederland en nicole.ahner@tennet.eu voor incidenten in Duitsland. 2 Een melding kan anoniem gedaan worden door gebruik te maken van een gencrypte publieke dienst zoals: Plichten van melders Melders kunnen een incident melden bij hun (in)direct leidinggevende, de Regional Compliance & Integrity Officer of bij de Vertrouwenspersoon, of via het aangewezen rapportagekanaal ( rapportagekanalen ). Een melding dient alle relevante informatie te bevatten en de melder moet de vertrouwelijkheid van de kwestie respecteren. Melders wordt verzocht in te gaan op alle redelijke verzoeken ter verduidelijking van feiten en/of omstandigheden, (nadere) informatieverzoeken en medewerking tijdens een onderzoek. Gebrek aan informatie kan reden zijn om geen onderzoek in te stellen en/of te concluderen dat het incident geen feitelijke onderbouwing kent. Een functionaris (met uitzondering van de Vertrouwenspersoon, die een onafhankelijke positie heeft) bij wie een incident wordt gemeld wordt aangemoedigd de verantwoordelijke Regional Compliance & Integrity Officer hiervan zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is in kennis te stellen, zodat deze advies kan geven en/of maatregelen kan nemen ten aanzien van het incident. 2.3 Plichten van TenneT TenneT maakt het voor melders op eenvoudige wijze mogelijk om incidenten te melden. Daarnaast wordt een werknemer en/of melder die informatie meldt, of door wiens toedoen informatie wordt verstrekt of die op enige andere wijze meewerkt aan een incidentmelding, door TenneT tegen ieder vorm van vergelding 2 Deze s worden gelezen door de verantwoordelijke Regional Compliance & Integrity Officers.

6 PAGINA 6 van 10 beschermd. De vertrouwelijkheid van de identiteit van een melder en de vertrouwelijkheid van de details van een incident zullen door TenneT te allen tijde worden beschermd en gerespecteerd. Deze vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gedeeld indien dat noodzakelijk is, en alleen met personen die de informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. Uitgezonderd situaties waarin TenneT wettelijk verplicht is vertrouwelijke informatie vrij te geven. Bij het delen van informatie wordt de toepasselijke privacy- en de bedrijfswetgeving in acht genomen. Ook werknemers die zijn beschuldigd van het veroorzaken van een incident worden door TenneT beschermd tegen elke vorm van benadeling tot het tegendeel van zijn/haar onschuld bewezen is. Iedereen die enige vorm van vergelding heeft ondervonden in verband met een overtreding van dit beleid wordt aangeraden dit onmiddellijk te melden aan een Regional Compliance & Integrity Officer, de Regional Compliance & Integrity Officer zal de verantwoordelijke Local Board en de Lead Compliance & Integrity Officer informeren. De Lead Compliance & Integrity Officer moet de Chief Executive Officer informeren en raadplegen en, indien de kwestie een bestuurslid betreft, de Audit Risk & Compliance Committee van de Raad van Commissarissen. De werknemer kan ook elke vorm van vergelding melden via de rapportagekanalen, die zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk (met uitzondering van de Vertrouwenspersoon, die een onafhankelijke positie heeft) de Regional Compliance & Integrity Officer hieromtrent dient in te lichten. 3. Meldings- en onderzoeksproces 3.1 Plichten van TenneT De Regional Compliance & Integrity Officer dient aan de melder te bevestigen dat de melding van het incident is ontvangen. De Regional Compliance & Integrity Officer dient de melder te laten weten of het incident binnen het toepassingsgebied van dit beleid valt en de melder te informeren over de toepasselijke rechten, plichten en beschermende maatregelen. De Regional Compliance & Integrity Officer stuurt de melder binnen vier weken een ontvangstbevestiging inclusief een beknopte omschrijving van het incident en een besluit betreffende de ontvankelijkheid van de melding, waardoor het incident al dan niet verder zal worden onderzocht. De Regional Compliance & Integrity Officer zal de Local Board Member van de verantwoordelijke entiteit informeren over de ontvangst van een voor onderzoek ontvankelijk verklaard incident zonder de identiteit van de melder mede te delen. Als een Local Board Member, of de Local Board onderwerp is van een voor onderzoek ontvankelijk verklaard incident, dan zal de Regional Compliance & Integrity Officer de Local Raad van Commissarissen informeren. Als een Local Raad van Commissaris of de Local Raad van Commissarissen onderwerp is van een voor onderzoek ontvankelijk verklaard incident, dan zal de

7 PAGINA 7 van 10 Regional Compliance & Integrity Officer de Local Board informeren. De Lead Compliance & Integrity Officer informeert de Chief Executive Officer over de ontvangst van een voor onderzoek ontvankelijk verklaard incident, zonder de identiteit van de melder bekend te maken. Dit in overeenstemming met para. 4.1 van de Corporate Compliance & Integrity Policy. Indien de Chief Executive Officer of een ander bestuurslid van de Executive Board onderwerp is van een voor onderzoek ontvankelijk verklaard incident, dient de Lead Compliance & Integrity Officer de Audit Risk & Compliance Committee van de Raad van Commissarissen in te lichten. De melder kan de Regional Compliance & Integrity Officer verzoeken op de hoogte te worden gesteld van de voortgang van het onderzoek. De Regional Compliance & Integrity Officer kan besluiten daarvan af te zien als hij/zij van mening is dat dergelijke informatie vertrouwelijk is of het onderzoek kan hinderen. Ingeval hierover een onoplosbaar mening van verschil is tussen de Regional Compliance & Integrity Officer en de melder, is de Local Board bevoegd hierover een besluit te nemen. De Regional Compliance & Integrity Officer kan de melder of andere betrokken werknemer(s) uitnodigen om het ontvankelijk verklaarde incident persoonlijk te bespreken. De Regional Compliance & Integrity Officer doet wat redelijkerwijs mogelijk is om de melder binnen een redelijke termijn schriftelijk te informeren (afhankelijk van de complexiteit van het incident) over het standpunt dat aangaande het gemelde incident is ingenomen. Hierbij worden de maatregelen aangegeven die naar aanleiding van de melding zijn genomen. 3.2 Onderzoek Onderzoeken worden conform onderdeel D van de Corporate Compliance & Integriteitsbeleid en toepasselijke wetgeving uitgevoerd en in aanvulling de in de toekomst vastgestelde Corporate monitoring & onderzoeksbeleid. 3.3 Twijfels omtrent leden van de Raad van Commissarissen Indien het incident een lid van de Raad van Commissarissen van TenneT betreft, dient de Lead Compliance & Integrity Officer de zaak te melden aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen van TenneT. Indien de voorzitter van de Raad van Commissarissen van TenneT het onderwerp van een dergelijk incident is, meldt de Lead Compliance & Integrity Officer de zaak aan de vicevoorzitter van de Raad van Commissarissen van TenneT of, indien deze afwezig is, aan het langstzittende lid van de Raad van Commissarissen.

8 PAGINA 8 van Twijfels omtrent een Regional Compliance & Integrity Officer Indien het incident een Regional Compliance & Integrity Officer betreft, dient de melder het incident te melden aan een ander rapportagekanaal (met uitzondering van het aangewezen rapportagekanaal) en daarbij te benoemen dat de melding een Regional Compliance & Integrity Officer betreft. Dit rapportagekanaal (met uitzondering van de Vertrouwenspersoon, die een onafhankelijke positie heeft) dient de Local Board in te lichten, die zorgt dat het onderzoek in overeenstemming met dit beleid wordt uitgevoerd. 4. Administratieve zaken 4.1 Dossiervorming TenneT houdt dossiers bij van alle naar aanleiding van dit beleid uitgevoerde activiteiten en alle ontvangen rapporten en informatie. Dergelijke dossiers kunnen bestaan uit verslagen van eerste contacten, transcripties van besprekingen over het (vermeende) incident en alle feiten van een onderzoek. Alle meldingsdossiers dienen minimaal als vertrouwelijk te worden aangemerkt en behandeld. Meldingsdossiers moeten conform de toepasselijke wet- en/of regelgeving worden bewaard en vernietigd, waaronder lokale eisen met betrekking tot privacy en de bewaring en vernietiging van documenten. Niettegenstaande het voorgaande dient de verslaglegging van een onderzoek plaats te vinden in overeenstemming met het relevante TenneT-beleid. 4.2 Monitoring en rapportage De Regional Compliance & Integrity Officers dienen, met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving, te zorgen voor een adequaat tracerings- en monitoringprogramma om te verifiëren of aan de eisen van dit beleid wordt voldaan en onderzoeken correct worden verricht. Indien van toepassing zullen ze dit beleid actualiseren. De Lead Compliance & Integrity Officer dient per kwartaal aan de Executive Board en de Audit Risk & Compliance Committee van de Raad van Commissarissen verslag uit te brengen over de uitvoering van en, zo nodig de status van dit beleid. 5. Informatie In geval van vragen of twijfel over de inhoud van dit beleid kunnen werknemers contact opnemen met hun (in)directe leidinggevende en/of de verantwoordelijke Regional Compliance & Integrity Officer.

9 PAGINA 9 van Trainingen De Regional Compliance & Integrity Officer dient proactief, dan wel op verzoek van een afdeling, trainingen en workshops te verzorgen om werknemers kennis te laten maken met dit beleid. 7. Overige zaken Met de inwerkingtreding van dit beleid vervalt de Klokkenluidersregeling (versiedatum 31 december 2004). 8. Bijlage Huis voor Klokkenluiders in Nederland Deze Bijlage bevat aanvullende definities, rechten en plichten die alleen gelden voor werknemers van TenneT in Nederland ( NL-werknemers ) voor het in overeenstemming brengen van het Klokkenluidersbeleid van TenneT met de Nederlandse Wet Huis voor Klokkenluiders. 8.1 Definities Werkgever Een in Nederland gevestigde rechtspersoon van TenneT. NL-werknemer De in Nederland werkzame persoon of aannemer, met een aan Nederlands recht onderhevige arbeids- of leveringsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd met een in Nederland gevestigde rechtspersoon van TenneT, dan wel elke persoon of onderneming die op vrijwillige basis voor TenneT werkt. Zorgen over een misstand De zorgen zijn op redelijke gronden gestoeld en komen voort uit kennis die de NL-werknemer heeft opgedaan in het kader van het werk voor zijn/haar werkgever of komen voort uit kennis die de NLwerknemer heeft opgedaan in het kader van werkzaamheden binnen een andere onderneming of organisatie, en het maatschappelijk belang is in het geding vanwege een: a. (dreigende) schending van een wettelijke bepaling; b. (dreigend) risico voor de volksgezondheid; c. (dreigend) risico voor de veiligheid van mensen; d. (dreigend) risico van milieuschade; e. (dreigend) risico voor het naar behoren functioneren van de organisatie als gevolg van onjuist handelen of niet-handelen. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, zoals beschreven in Artikel 3a(2) van de Wet Huis voor Klokkenluiders (

10 PAGINA 10 van 10 Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders De afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders, zoals beschreven in Artikel 3a(2) van de Wet Huis voor Klokkenluiders ( 8.2 Rechten en plichten van melders Informatie, advies en ondersteuning voor de NL-werknemer Een NL-werknemer kan het Huis voor Klokkenluiders consulteren voor informatie, advies en ondersteuning in geval van zorgen over (vermoedelijke) misstanden. Externe rapportage Een NL-werknemer kan een externe melding indienen over een (vermoedelijke) misstand. Deze melding kan bij het Huis voor Klokkenluiders worden ingediend, maar alleen nadat een interne melding is gedaan conform het Corporate Klokkenluidersbeleid van TenneT, onder de volgende voorwaarden: De werkgever heeft deze melding niet naar behoren afgehandeld, of de NL-werknemer is het niet eens met de uitkomst van het interne onderzoek; en de NL-werknemer heeft de werkgever geïnformeerd dat hij het niet eens is met de procedure of de uitkomst en de werkgever handelt deze kennisgeving niet naar behoren af. Indien van de NL-werknemer niet redelijkerwijs kan worden verlangd dat hij/zij eerst een interne melding indient, kan hij/zij direct een externe melding indienen bij het Huis voor Klokkenluiders.