Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie

Transcriptie

1 Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie CJM //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Contactpersoon: Janne Vermeesch T T subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer Wie komt in aanmerking voor deze projectsubsidie? Verenigingen komen in aanmerking voor subsidiëring als ze: - verenigingen zonder winstoogmerk zijn die voldoen aan de algemene voorwaarden uit het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid (artikel 17, 1) - erkend zijn door de Vlaamse overheid of een lokaal bestuur. De subsidieaanvraag kan worden ingediend door een afzonderlijke vereniging of door een vereniging die optreedt als trekker van een samenwerkingsverband of netwerk. Welke subsidie kunt u krijgen? Per project kunt u maximaal ontvangen. De subsidie kan zowel aan personeelsals aan werkingskosten worden besteed. Aan wie en wanneer bezorgt u deze subsidieaanvraag? Vul deze subsidieaanvraag elektronisch in en stuur ze, samen met de bijlagen, uiterlijk op 15 juli 2018 naar het adres dat bovenaan op dit formulier staat. De datum van het bericht geldt als indiendatum. U hoeft de aanvraag niet te ondertekenen. Als u bepaalde bijlagen niet via e- mail kunt bezorgen, mag u ze met de post opsturen naar Janne Vermeesch op het bovenstaande adres. Verstuur die bijlagen op hetzelfde moment als het e- mailbericht met uw aanvraag. Waar kunt u terecht voor meer informatie? Meer informatie vindt u in de projectoproep op In deze richtingaanwijzer geeft Formaat toelichting en advies bij het invullen van het aanvraagformulier voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie. We beginnen met een aantal algemene tips, daarna gaan we dieper in op de verschillende onderdelen van het formulier. Tips van Formaat staan in een groen kader. Deze richtingaanwijzer is adviserend. Tools van Formaat vind je in geel gemarkeerd. Gebruik deze o.a. om de begroting te maken. Belangrijke zaken staat in het rood aangeduid. Belangrijk: - Indienen tot 15 juli Projecten kunnen ten vroegste op 1 november 2018 starten en eindigen uiterlijk op 31 december Algemene tips: - Meer info over deze projectoproep vind je hier. Het masterplan voor Diversiteit in/en het jeugdwerk ( ) vind je hier. - Richt jouw verhaal aan een buitenstaander. Wie het dossier leest kent jouw context niet. Maak duidelijk waar ideeën of vaststellingen vandaan komen. Wanneer je namen van partners, projecten, methoden of disciplines vermeldt, geef je er best ook kort duiding bij. - Wees concreet en to the point. Een lang dossier is niet per sé beter. Geef duiding bij toegepaste methodes maar blijf to the point dit is een subsidieaanvraag waarin je vooral moet aangeven wat je zult doen met de aangevraagde middelen. Durf ook keuzes maken met het voorliggende budget kan je niét alles doen en niet iedereen bedienen. Scherpe en afgebakende keuzes maken jouw idee duidelijker, krachtiger, overtuigender (en uiteindelijk jouw project misschien zelfs beter). Lees de oproep aandachtig voor u dit formulier invult. Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met Janne Vermeesch, tel , janne.vermeesch@cjsm.vlaanderen.be of met Jan Deduytsche, tel , jan.deduytsche@cjsm.vlaanderen.be.

2 Gegevens van de aanvragende vereniging 1 Wie dient de subsidieaanvraag in? een vereniging die optreedt binnen een samenwerkingsverband of netwerk. Ga naar vraag 2. een afzonderlijke vereniging. Ga naar vraag 3. Indien je als samenwerkingsverband wenst in te dienen: zorg dat er een intentieverklaring is van de betrokken partijen. Een intentieverklaring hoeft niet veel meer te bevatten dan een korte beschrijving van het project en de boodschap dat de partijen zich engageren om hiervoor samen te werken en een gedeeld dossier in te dienen. 2 Vul de gegevens in van de andere verenigingen in het samenwerkingsverband of netwerk. naam gemeente of stad Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 2 van 10

3 3 Vul de gegevens van de aanvragende vereniging in. Alleen als uw organisatie het statuut van vereniging zonder winstoogmerk heeft, komt ze in aanmerking voor subsidiëring. Als de algemene vergadering wijzigingen in de statuten heeft goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, voegt u een kopie van die wijzigingen bij dit formulier. officiële naam ondernemingsnummer.. straat en nummer postnummer en gemeente telefoon tijdens kantooruren adres IBAN BIC 4 Vul de gegevens van de contactpersoon voor dit project in. voor- en achternaam functie in de vereniging telefoon- of gsm-nummer adres 5 Omschrijf bondig de algemene werking en de doelstellingen van uw vereniging. Beschrijf voornamelijk de werking van het jeugdhuis en verwijs eventueel naar de lopende projecten. Je hoeft deze niet in detail uit te leggen, maar het kan handig zijn om een idee te geven wat er nog gebeurt in het jeugdhuis. 6 Kruis aan door welke instantie uw vereniging erkend is. Voeg een bewijsstuk daarvan bij dit formulier. een lokaal bestuur. Vermeld de naam van de gemeente of stad die uw vereniging erkend heeft. Dit bewijsstuk kan zijn: een concessie, subsidiedossier, convenant of iets anders dat bewijst dat het jeugdhuis wordt erkend/ondersteund door de lokale overheid. de Vlaamse overheid. Vermeld het departement of agentschap dat uw vereniging erkend heeft. Dit is voor de meeste jeugdhuizen niet van toepassing: subsidiëring vanuit de Vlaamse Overheid staat niet noodzakelijk gelijk aan erkenning. 7 Heeft uw vereniging nog een project ingediend voor deze subsidiëring? ja. Vermeld de naam van het project. nee Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 3 van 10

4 Gegevens van het project Omschrijving en planning 8 Geef een bondige omschrijving van het project. Licht toe wat het project inhoudt en wat u concreet gaat doen. Een aantal alinea s zijn hier voldoende om kort te beschrijven hoe het project er zal uit zien. Focus op de grote lijnen. Ga nog niet te veel in detail wat betreft doelstellingen, doelgroepen Dit kan je kwijt onder de vragen die volgen. Het volgende kan hier aan bod komen: - Waar staat het jeugdhuis voor en waarom een project rond integratie? - Wat is de uitgangssituatie, de uitdaging of het probleem dat je met het project wil aanpakken? - Hoe ga je dat in grote lijnen doen, welke disciplines of methodes, welke grote mijlpalen voorzie je doorheen het project? - Wat is het eindresultaat na het project, wat heb je bereikt, wat is er veranderd? Belangrijke informatie uit de projectoproep: Het is een pluspunt indien er cofinanciering (bv. ook de inzet van eigen personeel of werkingsbudget) voorzien wordt. Als de vereniging al subsidies van een overheid (lokaal, bovenlokaal, Vlaams, Europees) krijgt voor haar werking of deelaspecten ervan, dan moet dit zowel in het inhoudelijke voorstel, als in de begroting duidelijk zichtbaar zijn Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 4 van 10

5 9 Geef een concrete timing en planning van het project. Het project kan starten tussen 1 november 2018 en 1 januari Het moet uiterlijk op 31 december 2020 afgerond zijn. Vermeld de volledige periode waarop de subsidie betrekking heeft, inclusief de voorbereiding en verwerking. Alleen de kosten die u na de toezegging van de subsidie maakt (op zijn vroegst vanaf 1 november 2018), komen in aanmerking voor subsidiëring. Geef maand per maand weer hoe je project evolueert, besteed voldoende aandacht aan de grote mijlpalen en hoe het traject er uit ziet voor en na deze mijlpalen. De subsidiegever lijkt hier ook te peilen naar wat je zal doen om de organisatie voor te bereiden op je project en om je project af te ronden, ook als dit buiten de periode november 2018 december 2020 valt. Voorbeelden voorbereiding: Aanwerven personeel, oproep voor deelnemers, begeleiders, vrijwilligers, acties naar de buurt en stakeholders, Voorbeelden verwerking: Wat ga je doen met de resultaten van het project, hoe zorg je er voor dat de opgedane kennis en methoden binnen de organisatie blijven,. 10 Wat zijn de doelstellingen van het project? Omschrijf de motivatie voor het project. Geef aan waarom u het project wilt realiseren en wat u op het einde van het project bereikt wilt hebben. Als motivatie kan je eventueel verwijzen naar de doelstellingen van het jeugdhuis of de reële behoefte die je detecteert (deze kan je nog verdiepen onder punt 17). Deze aanvraag wordt ook beoordeeld op de link met de doelstellingen van het Masterplan Diversiteit in/en het jeugdwerk. Het hoofddoel is dat het jeugdwerk uiteindelijk de superdiverse samenleving zal weerspiegelen en bijdraagt tot sociale cohesie. Binnen het Masterplan worden er twee algemene kerndoelstellingen geformuleerd: 1. Meer en meer gelijke mogelijkheden 2. Meer sociale integratie Deze doelstellingen gaan enerzijds over het organiseren van een groter en breder jeugdwerkaanbod; meer divers publiek bereiken, ontmoeting faciliteren, inspelen op de leefwereld van veel verschillende kinderen en jongeren Anderzijds gaat het over het bijdragen aan meer sociale cohesie in de samenleving; kansen creëren voor de evenredige vertegenwoordiging van verschillende groepen, participatief samenstellen van een divers aanbod... Start met kwalitatieve doelstellingen en maak die concreter met een aantal kwantitatieve doelstellingen die daaruit volgen. Kwalitatieve doelstellingen zeggen iets over de bredere resultaten die je wil bereiken maar zijn eerder subjectief en moeilijker meetbaar. Je kan hier o.a. benoemen aan welk soort competenties je wil werken, benoemen wat het eindproduct of resultaat van je project is, welke zaken je wil te weten komen, wat je met het jeugdhuis wil bereiken Een bijvoorbeeld: Het jeugdhuis bereikt diverse jongeren uit de buurt. Een kwantitatieve doelstellingen die daaruit volgen, kunnen dan zijn: We organiseren een pop-up-jeugdhuis op elk van de 5 pleintjes in de buurt en het jeugdhuis werkt samen met scholen x en y uit de omgeving en alle activiteiten van het project zijn gratis, zodat iedereen kan deelnemen. De kwantitatieve doelstellingen vertellen dus iets over hoe je het realiseren van de kwalitatieve doelstellingen aanpakt. Deze werkwijze maakt het evalueren eenvoudiger de bereikte kwantitatieve doelstellingen geven je een indicatie over de mate waarin je de kwalitatieve doelstelling hebt behaald. Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 5 van 10

6 Criteria 11 Nadat gecontroleerd is of de subsidieaanvraag ontvankelijk is, wordt de inhoud van het project getoetst aan een aantal beoordelingscriteria. Lees aandachtig de toelichting bij die criteria in de projectoproep (punt 2.1 tot en met 2.4) voor u de onderstaande vragen beantwoordt. Het is belangrijk dat alle elementen uit de toelichting in uw antwoorden aan bod komen. Dit is geen invulvraag, maar een reminder om de projectoproep nog eens goed te bekijken. Uitgebreide versie zie link, maar hier alvast de belangrijkste criteria. Vragen 12 tot 16 peilen specifiek naar deze zaken Kennis van de jeugdsector en van samenleven in diversiteit. Focus op sociale integratie - Organisaties die werken met kinderen en jongeren tot maximaal 30 jaar (met focus op migratie, LGTB, kinderen en jongeren in armoede, instellingen, kinderen en jongeren met een handicap - Samenwerking met minstens één bestaande jeugdwerkorganisatie Dit zijn twee van de belangrijkste criteria. Je kansen om een project binnen te halen vergroten dus door een partner te zoeken met expertise rond dit thema. - Link met doelstellingen masterplan Diversiteit in/en het jeugdwerk - Samenwerking met minstens één organisatie die de doelgroep van kinderen in kwetsbare situaties al bereikt en hier in een belangrijke expertise heeft opgebouwd 2.2. Planmatige en doelgerichte aanpak van het project en de geboden garanties voor een kwaliteitsvolle uitvoering van het project - Mate waarin de maatschappelijke nood werd aangetoond - Uitgewerkte weergave van de projectaanpak waarbij participatie met doelgroep wordt aangetoond - Realistische planning en aandacht voor tussentijdse evaluatie - Verduidelijking dat de aangevraagde middelen in verhouding zijn met de beoogde resultaten 2.3. Duurzaam, creatief en overdraagbaar: verderzetting na de projectperiode - Hoe biedt het project een meerwaarde voor de reguliere werking, hoe verdiept het bestaande initiatieven - Hoe worden producten, ontwikkelde methodieken of ander materiaal ontsloten? - Hoe worden de resultaten duurzaam verankerd na het project 2.4. De mate waarin samengewerkt wordt met lokale besturen en andere partners op het terrein - Samenwerking met andere organisaties en sectoren in de regio - Overleg met lokaal bestuur/besturen 12 Op welke manier zal het project de focus leggen op sociale integratie? Geef meer specifiek aan hoe het project zal focussen op het samenleven in diversiteit in samenwerking met de jeugd(werk)sector. Leg daarbij een link naar de visie van het Masterplan diversiteit in/en het jeugdwerk. (Zie ook 2.1.) - Hoe maak je alle activiteiten maximaal toegankelijk voor iedereen en specifieke doelgroepen? Welke methodieken en werkvormen hanteer je? - Welke ontmoeting en/of samenwerking zet je op? Uit het Masterplan: Gemeenschappelijke doelen (bv. sportplezier) of noden (bv. infrastructuur delen) zijn hierbij belangrijke hefbomen. 13 Licht toe hoe u het project planmatig en doelgericht aanpakt en een kwaliteitsvolle uitvoering van het project garandeert. Geef ook aan hoe u een tussentijdse evaluatie uitvoert. (Zie ook 2.2) - Hoe garandeer je dat de doelstellingen worden gehaald, welke concrete acties koppel je daar aan? (vb. voor doelstelling x werken we samen met een expertisepartner, vb. voor actie x gaan we een vooronderzoek doen) - Hoe evalueer je of de doelstellingen van het project worden gehaald, ook tussentijds? Verbind je doelstellingen, acties, tewerkstelling, duidelijk aan budgetten Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 6 van 10

7 14 Licht toe hoe u de doelgroep betrekt in de verschillende fases van het project. - Wie is de doelgroep? - Waar vind je de doelgroep? - Op welke manier kunnen zij participeren? - Op welk niveau kunnen zij participeren? (deelnemen aan geïnformeerd worden geraadpleegd worden coproduceren zelf een onderdeel van het project uitvoeren volledig zelf beslissen). - Heb aandacht voor de verschillende fases: voorbereiding, opstart, eigenlijk project, tussentijdse evaluatie, afronding, evaluatie, nazorg. 15 Omschrijf op welke manier het project een meerwaarde kan bieden voor de reguliere werking of een bestaand initiatief verder uitdiept. - Op welk vlak kan dit project een meerwaarde zijn voor de reguliere werking? (voor het activiteitenaanbod, bereik, vrijwilligerswerking, netwerk op zakelijk of communicatief vlak) - Op welke manier kan je een bestaand project verbeteren of er verder aandacht aan geven? 16 Geef de naam van de partners met wie u voor dit project samenwerkt en beschrijf kort de aard van de samenwerking. naam van de partner aard van de samenwerking of ondersteuning, rol binnen het project De samenwerking met partners is één van de voornaamste criteria van deze projectoproep. Echte partnerschappen starten met het samen formuleren van doelstellingen. Geef hier aan wat de meerwaarde is van de samenwerking met partner X of Y. Dit kan gaan over gedeelde expertise, sponsoring, subsidiëring, communicatie, netwerk, gezamenlijke projecten, logistieke ondersteuning Omschrijf de reële behoefte waarop dit project een antwoord biedt. - Wat is de reële nood, waarom moet dit project er komen? - Waar en wie stelt deze nood vast? Op welke manier is het probleem gedetecteerd? 18 Op welke manier is het project duurzaam en overdraagbaar? Punt 18 draait om het duurzaam verankeren van het project in je organisatie of in het opgebouwd partnerschap. Toon hier aan welke acties je zal ondernemen om dit te verzekeren. - Op welke manier kan je het project verankeren in je organisatie? Dat kan door verderzetting met andere middelen, inbedding in het regulier of aangepast aanbod - Ontwikkel je bepaalde producten, methodieken of ander materiaal dat ook na het project kan gebruikt worden? Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 7 van 10

8 19 Op welke manier zullen resultaten of ontwikkeld materiaal voor een breder publiek ontsloten worden? Een ondersteunende doelstelling in het Masterplan is onderzoek en monitoring. Het is belangrijk dat de bevindingen en producten uit deze projecten kunnen gedeeld worden met derden. Ook moet de vereniging bereid zijn om opgedane expertise te delen op bijvoorbeeld studiedagen. - Hoe kan je de resultaten van het project delen en er voor zorgen dat er iets gedaan wordt met opgedane kennis, methodieken binnen je netwerk? Naar organisaties buiten de sector? - Plan in hoe je de resultaten en het materiaal zal bijhouden. Financiële gegevens Raming van de uitgaven 20 Geef een raming van de uitgaven voor het project. Som alle uitgaven op die aan het project verbonden zijn. Dat kunnen zowel werkings- als personeelskosten zijn. In de kolom uitgaven specificeert u de uitgave. Bij toelichting geeft u een verantwoording of nadere omschrijving van de uitgave. uitgaven toelichting bedrag werkingskosten Werkingskosten zijn alle kosten verbonden aan de uitvoering van het project, behalve kosten verbonden aan de tewerkstelling. Werkingskosten zijn o.a.: kosten voor drukwerk en communicatie, vergoedingen (KVR, vrijwilligers, freelance), productiekosten, huur, catering, aankoop materiaal, secretariaatskosten, verzekeringen, telefonie, energie, auteursrechten, kosten sociaal secretariaat, boekhoudkosten, vormingskosten, etc. Tip: Je begroting wordt overzichtelijker wanneer je werkt in categorieën volgens aard van kosten en niet o.b.v. kosten verbonden aan specifieke activiteiten. Tip: gebruik de tool eenvoudige begroting-kasboek werkingskosten van Formaat. Je vindt deze op Google Drive via deze link. Maak een account op Drive en een kopie van de tool als je die zelf wil gebruiken. personeelskosten Personeelskosten zijn kosten verbonden aan de tewerkstelling van personeel dat bij de vzw in dienst is, rechtstreeks (arbeidscontract) of als interim (via interimkantoor, sociaal bureau voor kunstenaars). Voor deze kosten is er tussen het jeugdhuis en het personeel waarvoor de kosten worden gemaakt, altijd een relatie met een arbeidscontract. Let op! Freelancecontracten, kosten van het sociaal secretariaat en kosten m.b.t. vorming en opleiding zijn werkingskosten totaal van de uitgaven De personeelskost omvat: - Brutoloon - Enkel en dubbel vakantiegeld - Eindejaarspremie - Bedrijfsvoorheffing - Arbeidsongevallenverzekering - Woon-werkverkeer - Eventueel extralegale voordelen zoals eco-cheques of maaltijdcheques Tip: Laat een loonsimulatie opmaken door het sociaal secretariaat. Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 8 van 10

9 Raming van de inkomsten 21 Geef een raming van de inkomsten van het project. Geef zowel de te verwachten of aangevraagde subsidies als andere te verwachten of verworven inkomsten. Bij Departement Cultuur, Jeugd en Media vult u het bedrag in dat u met deze aanvraag wilt ontvangen. inkomsten subsidies afdeling, team, entiteit of naam bedrag Departement Cultuur, Jeugd en Media andere organisatie van de Vlaamse overheid gemeentebestuur Vlaamse Gemeenschapscommissie federale overheid Europese overheid Tip: de overheid geeft duidelijk aan dat cofinanciering positief wordt beoordeeld. Dit kan via eigen middelen en via middelen ingebracht door partners en overheden. Tip: zorg dat de inkomsten en uitgaven in evenwicht eindigen. Het is niet de bedoeling dat je winst maakt. andere inkomsten Eindig beschrijving je met een of naam tekort, vul dan aan met eigen middelen bedrag tot je in evenwicht eindigt of bespaar op uitgaven. privésponsoring inkomsten van het project eigen middelen andere middelen totaal van de inkomsten 22 Vul de gegevens in van de subsidies van andere overheden die u hebt vermeld bij vraag 21. Bij beslissing vermeldt u de datum waarop u weet of u de subsidie zult krijgen. naam van de overheid subsidiebedrag Waarvoor wordt de subsidie aangewend? beslissing Bij te voegen bewijsstukken 23 Verzamel de bewijsstukken die u voor de beantwoording van vraag 3 en 6 eventueel bij dit formulier moet voegen. 24 Voeg bij dit formulier ook een document waaruit blijkt dat uw vereniging een overleg met een gemeentebestuur heeft gehad. Dat kan bijvoorbeeld een kopie van een bericht zijn. Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 9 van 10

10 25 Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. Geef telkens aan hoe u het bewijsstuk bezorgt. een kopie van de wijzigingen in de statuten via met de post een attest van erkenning door het lokaal bestuur of de Vlaamse overheid via met de post een document waaruit blijkt dat uw vereniging een overleg met een gemeentebestuur heeft gehad via met de post Verklaring 26 Vul de onderstaande verklaring in. De verklaring moet worden ingevuld door een lid van de raad van bestuur. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid zijn ingevuld. Ik verklaar dat ik de Vlaamse overheid op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze subsidieaanvraag. datum voor- en achternaam functie in de vereniging dag maand jaar Hoe gaat het verder met uw subsidieaanvraag? 27 Uw subsidie wordt beoordeeld door een jury die is samengesteld uit ambtenaren en een externe deskundige. Op basis van het advies van de jury beslist de minister uiterlijk op 20 september 2018 of hij uw project al dan niet subsidieert. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media brengt u met een brief op de hoogte van de beslissing van de minister en van de eventueel toegekende subsidie. Privacywaarborg 28 Het Departement Cultuur, Jeugd en Media verwerkt uw persoonsgegevens om te bepalen of u in aanmerking komt voor een subsidie. Als u niet wilt dat we uw gegevens verwerken, kunt u dat melden door te mailen naar subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be. We kunnen dan mogelijk niet onderzoeken of u in aanmerking komt voor de subsidie. U kunt ook altijd mailen om te vragen welke persoonsgegevens we verwerken en u kunt ze laten verbeteren of verwijderen. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat we uw gegevens niet meedelen aan iemand die er geen recht op heeft. Als u vragen hebt over de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u mailen naar janne.vermeesch@cjsm.vlaanderen.be of jan.deduytsche@cjsm.vlaanderen.be. Bent u het niet eens met de manier waarop we uw gegevens verwerken, dan kunt u zich wenden tot de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer/gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel). Ons beleid op het vlak van gegevensverwerking vindt u op Aanvraag van een subsidie voor een project Masterplan diversiteit - sociale integratie - pagina 10 van 10