Beleidsdocument

Transcriptie

1 Beleidsdocument Beleidsdocument Overleg Christelijke Studentenverenigingen Groningen, waarbij aangesloten zijn: ATV, C.S.F.R., GSV, Host-IFES, Ichthus Groningen en NSG. Dagelijks Bestuur (DB) : Voorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris Intern Commissaris Extern dhr. K. Sluiter (C.S.F.R. Groningen) mej. D. A. M. Dijksterhuis (Ichthus Groningen) mej. S. L. Mulder (GSV) dhr. F. R. de Vos (ATV) mej. M. H. Groen (N.S.G.)

2 Inhoud Voorwoord Doel, missie, visie en doelstellingen Beleid - bestuurlijk 1) Dagelijks bestuur 2) Contact met AB 3) Functiespecifiek beleid Beleid - extern Nawoord 1) Activiteiten 2) Public Relations 3) Partijen buiten het O.C.S.G. 4) Open Dagen RUG / Hanzehogeschool

3 Voorwoord "Wees allen eensgezind, leef met elkaar mee, heb elkaar lief als broeders en zusters, wees barmhartig en bereid de minste te zijn." 1 Petrus 3:8 Waarde lezer, In uw handen heeft u het beleidsdocument Dit beleidsdocument is geschreven door het Dagelijks Bestuur van het Overleg Christelijke Studentenverenigingen Groningen. In dit beleid kunt u meer informatie vinden over de structuur van de stichting, de werkzaamheden van de bestuursleden en over de plannen voor het komende jaar. Mede namens mijn bestuursgenoten hoop ik op een mooi en succesvol jaar, waarin veel studenten met elkaar verbonden worden en meer en meer mensen in aanraking mogen komen met onze Heer, Jezus Christus. Een hartelijke groet, mede namens mijn bestuursgenoten, Karl Sluiter Voorzitter dagelijks bestuur O.C.S.G

4 Doel, missie, visie en doelstellingen Het O.C.S.G. is een stichting die de belangen van zes christelijke studentenverenigingen in Groningen behartigt. Hieronder zijn de officiële doelen en de daaruit voortvloeiende missie van de stichting te vinden. Daarna volgt een visie van het DB en de daaruit voortkomende doelstellingen voor het komende jaar. Doel Statutair gezien heeft het O.C.S.G. de volgende doelen: a) Jezus Christus bekend te maken bij iedere student in Groningen b) overleg creëren tussen de aangesloten leden c) de belangen van de christelijke studenten in Groningen te behartigen d) het (doen) organiseren van evenementen voor leden van de zes Groningse studentenverenigingen: 1) Ad Tempus Vitae 2) Gereformeerde Studenten Vereniging 3) Navigators Studentenvereniging Groningen 4) Christelijke Studenten Vereniging Ichthus Groningen 5) HOST-IFES 6) C.S.F.R. Groningen - Yir'at 'Adonay e) het in contact brengen van de leden van genoemde zes studentenverenigingen met elkaar; alsmede f) het (financieel) ondersteunen van zes genoemde studentenverenigingen. Missie Het door organiseren van diverse activiteiten samenbrengen van christelijke studenten in Groningen, om zo onderling te verbroederen en meer te leren over (hun relatie met) God. Tevens wordt samenwerking tussen de verschillende studentenverenigingen gestimuleerd. Middels de activiteiten wordt daarnaast gestreefd naar het meer en meer bekend maken van Jezus Christus in de stad. Visie Het O.C.S.G. faciliteert overleg tussen de besturen van de verschillende aangesloten christelijke studentenverenigingen middels een vergadering die elke twee, dan wel drie weken gehouden wordt. Op deze manier kunnen de verenigingen inzicht krijgen in elkaars structuur en activiteiten. Naast deze vergaderingen organiseert het O.C.S.G. op regelmatige basis diverse activiteiten voor de onderlinge verbroedering van de leden van de aangesloten verenigingen. Activiteiten als de jaarlijks terugkerende bijbelquiz en kerstdienst staan open voor alle studenten in de stad en op deze manier kunnen Jezus en Zijn werk in de stad bekend gemaakt worden.

5 Doelstellingen Continuïteit In de afgelopen jaren zijn activiteiten van het O.C.S.G. drukbezocht gebleken. Het is daarom zaak om deze activiteiten in een eventueel grootsere vorm voort te zetten. Hierbij kan gedacht worden aan een grote locatie voor de activiteit, maar ook aan uitbreiding door extra elementen als bijvoorbeeld een maaltijd toe te voegen. Het continueren van bestaande activiteiten zorgt voor bekendheid onder de leden van de verenigingen; het worden vaste waarden in het collegejaar. Daarnaast dient verder gewerkt te worden aan professionalisering in de vorm van verbeterde overdrachtsdocumentatie. Hierbij wordt gedacht aan zowel de mondelinge, als de schriftelijke overdracht. Interne profilering Veel van de leden worden bereikt via berichten in de verenigingsmail of poster of de Facebook van het O.C.S.G. Het effect dat leden van het DB op de leden van hun eigen vereniging hebben is echter waarschijnlijk nog groter. Het is daarom van essentieel belang dat de leden van de verenigingen de voor hun verantwoordelijke persoon in het DB als aanspreekpunt zien. Naast de inzet van de leden van het DB dienen ook de leden van het AB enthousiast te zijn en te spreken over de activiteiten die door het O.C.S.G. georganiseerd worden. Externe profilering Om de naamsbekendheid van het O.C.S.G. ook buiten de christelijke verenigingen te vergroten dient contact onderhouden te worden met diverse externe partijen. Dit kunnen partijen zijn die dezelfde structuur als het O.C.S.G. kennen, zoals B.O.C.S. in Utrecht en O.C.S.V.A. in Amsterdam, maar ook partijen die meer algemeen voor studenten staan zoals de diverse fracties in de U-raad. Geschikt voor dit contact zijn in de eerste plaats persoonlijke afspraken, veelal met de Commissaris Extern. Daarnaast kan op constitutieborrels contact gehouden worden met deze partijen. Partijen binnen de stad Groningen hebben de voorkeur boven landelijke contacten, simpelweg omdat hier meer concreets mee besproken kan worden. Daarnaast hebben stichtingen in andere steden een dusdanig andere structuur dat dit verwarrend kan worden. Activiteiten Zoals eerder besproken zorgen bijvoorbeeld de bijbelquiz en de kerstdienst voor vaste waarden in het collegejaar. Dit is zowel voor continuïteit als naamsbekendheid van belang. Bestaande activiteiten zullen daarom gecontinueerd worden, eventueel in grootsere vorm. Naast deze bestaande activiteiten zal onder de voorlopige noemer 'Project X' een nieuwe activiteit gelanceerd worden. De activiteiten die het O.C.S.G. organiseert zijn in principe toegankelijk voor alle studenten in de stad. Middels posters in de Universiteitsbibliotheek, de Hanze Hogeschool en andere plekken in de stad worden naast christelijke ook niet-christelijke studenten benadert om één van de activiteiten te bezoeken. Hiermee kan worden gestreefd naar de doelstelling om Jezus Christus bekend te maken in de stad.

6 Beleid - bestuurlijk Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur is het uitvoerend bestuur van het O.C.S.G. In overleg met het algemeen bestuur (AB) bedenken zij plannen en brengen deze plannen ten uitvoer. Dit komt neer op het tweewekelijks vergaderen, het organiseren van de activiteiten en het leiden van deze activiteiten. Een hechte band is voor een goed bestuur noodzakelijk. Het dagelijks bestuur gaat daarom op informele manier met elkaar om, door bijvoorbeeld samen te eten of te borrelen. Het uitdragen van een enthousiaste houding richting het O.C.S.G. is goed voor het beeld dat de leden van de aangesloten verenigingen hebben van het O.C.S.G. Het feit dat vijf van de zes betrokken partijen dit jaar een bestuurslid voor het DB leveren is positief. Op deze manier kan het grootste deel van de aangesloten leden bereikt worden via een 'eigen' DB'er. Voor het volgende bestuursjaar wil het huidige DB er dan ook voor zorgen dat deze verdeling wederom het geval is. Contact met het algemeen bestuur Het algemeen bestuur (AB) bestaat uit een vertegenwoordiger van elke aangesloten vereniging en daarbij de voorzitter en commissaris intern van het DB. Deze samenstelling vergadert op regelmatige basis, dat wil zeggen eens per twee of drie weken. Tijdens deze vergaderingen worden activiteiten van de aangesloten verenigingen besproken, is ruimte om te praten over problemen en uitdagingen die de bestuurders tegenkomen en worden de activiteiten die door het DB georganiseerd worden besproken en geëvalueerd. De naam van de stichting geeft reeds grote waarde aan dit overleg. Het is daarom van groot belang dat de leden van het AB zich voorbereiden op de vergaderingen. Velen weten meer dan één, en het faciliteren van het delen van deze kennis is een van de grootste taken van het O.C.S.G. Anderzijds dient het DB de vergaderingen van het AB achteraf goed door te spreken en hieruit voor haar relevante actiepunten te filteren. Op deze manier blijven verwachtingen van het AB en het DB richting elkaar gescherpt. Het AB is naast overleg ook een geschikt podium voor initiatieven als Happietaria, Outreach, Veritas, Alpha en de Passionweek. Commissieleden van deze initiatieven kunnen op een AB-vergadering langskomen om de bestuurders van het AB te enthousiasmeren voor en te informeren over de activiteiten. Op deze manier wordt een maximaal aantal studenten in de stad bereikt. Functiespecifiek beleid Voorzitter - dhr. Karl Sluiter De Voorzitter heeft een belangrijke taak binnen het O.C.S.G. Hoewel de voorzitter weinig 'direct uitvoerende' taken heeft, is het zorgen voor structuur en regelmaat binnen de besturen van groot belang. Het leiden van de vergaderingen van zowel AB als DB is één van de grootste taken. Het zorgen voor een goede agenda, goede sfeer en efficiënte invulling van de vergaderingen zijn kerntaken. Het zorgen voor een goede sfeer binnen de vergaderingen zorgt ervoor dat het bestuur gemotiveerd en enthousiast blijft, wat zorgt voor een betere planning van activiteiten. Het enthousiasme dat uitgestraald wordt zorgt voor een beter imago, zowel voor het O.C.S.G. als voor de vacatures voor nieuwe bestuursleden. Over het

7 algemeen wordt een goede sfeer bevorderd als er een open sfeer is tussen de leden van het DB. De voorzitter heeft hier zicht op en zorgt dat alle leden van het DB hun taken uitvoeren. Mocht dit niet het geval zijn kan hij hen hier op aanspreken. Mijn persoonlijke drive om het O.C.S.G. te leiden ligt vooral in het feit dat ik graag wil dat studenten samen sterk staan richting een vaak onbegrijpende buitenwereld. Samen zijn we deel van het Lichaam van Jezus en dat moet zo uitgestraald worden. Het organiseren en een positief DB zijn hiervan uitingen. Secretaris - mej. Djoeke Dijksterhuis De Secretaris is de eerste contactpersoon van het O.C.S.G. Vrijwel alle correspondentie verloopt via de secretaris. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor het notuleren tijdens de DB-vergaderingen en het bijhouden van het archief. Verder schrijft de secretaris de almanakstukjes voor de verenigingen en andere stukken zoals promotieteksten voor in de wekelijkse verenigingsmails, op Facebook of op de site. Ten slotte is de secretaris algemeen bestuurslid en voert als dusdanig taken uit bij het organiseren van evenementen van het O.C.S.G. Dit jaar hoop ik een gestructureerde secretaris te zijn, voornamelijk door correct maar bondig te notuleren en door een betrouwbaar contactpersoon te zijn. Na overleg met mijn bestuursgenoten wil ik ingekomen stukken snel en volledig beantwoorden en duidelijke afspraken maken. Verder hoop ik dit jaar door mijn enthousiasme veel leden van het O.C.S.G. naar de diverse activiteiten te krijgen, voornamelijk door persoonlijk contact met mede- Ichthianen en de promotiestukjes in de verenigingsmails. Door leuke stukjes te schrijven voor alle almanakken hoop ik onze naamsbekendheid te vergroten, alsmede door aanwezigheid op borrels en andere activiteiten. Penningmeester - mej. Simone Mulder De Penningmeester zorgt voor een goede verdeling van het geld dat het O.C.S.G. binnenkrijgt en beheert daarnaast de rekening van de stichting. Voor de verdeling van het geld wordt aan het begin van het jaar een begroting opgesteld. De door het DB gemaakte plannen worden voorzien van een financieel overzicht, dat moet worden goedgekeurd door het AB. Ook zorgt de penningmeester voor de aanvraag van subsidie bij het SKLO en de inning van giften door de aangesloten verenigingen. Gedurende het jaar is de penningmeester bezig met het overzicht houden op wat er binnenkomt en uitgegeven wordt. Dit jaar zal ik ervoor zorgen dat de financiën van het O.C.S.G. goed op orde zijn. Ik zal mijn bestuur sturen op de juiste weg, met het maken van keuzes over locaties en andere uitgaven. Op deze manier zorgen we dat we het geld van onze leden en het SKLO goed benutten. Daarbij vind ik het belangrijk dat we mooie locaties regelen waar heel mensen ontvangen kunnen worden, hier zal ik dan ook de nadruk op leggen en minder op aanverwante zaken. Bij het SKLO hoop ik dit jaar het belang van de activiteiten aan te kaarten, zodat we mooie christelijke verbroederende activiteiten kunnen blijven organiseren. Verder hoop ik dit jaar het overdrachtsdocument uit te kunnen breiden. Hierin wil ik de financiële verantwoordelijkheden van de projecten Happietaria Sing-in, Outreach en de Passionweek verwerken, zodat dit voortaan duidelijk is.

8 Commissaris Intern - dhr. Florian de Vos De Commissaris Intern is voor een aantal dingen verantwoordelijk in het Dagelijks Bestuur. Allereerst notuleert de commissaris intern bij de vergaderingen van het Algemeen Bestuur zorgt ervoor zorgt dat deze notulen bij de andere bestuursleden van het Algemeen Bestuur terecht komen. In deze notulen staat wat er is gezegd door de externi van alle verenigingen, andere aanwezige bestuurders en gasten. Verder is de commissaris intern verantwoordelijk voor het contact tussen de aangesloten verenigingen en communicatie over bijvoorbeeld evenementen. Het contact tussen de verenigingen zal vooral op de vergaderingen met het Algemeen Bestuur plaatsvinden. In deze vergaderingen wordt besproken hoe het gaat binnen de verenigingen en of het O.C.S.G. kan helpen met problemen of juist met het organiseren dan wel promoten van evenementen. Ook zien we elkaar vaak bij constitutieborrels, waar we dan niet alleen de externi zien, maar ook de rest van de besturen. Ook is het voor verenigingen altijd mogelijk om mij te bellen of te mailen als er vragen of opmerkingen zijn. Wanneer er nog contact tussen mij en de verenigingen nodig is over bijvoorbeeld evenementen, is het altijd mogelijk om dit te bespreken. Ook wil ik het enthousiasme en de activiteit van Ad Tempus Vitae vergroten. De afgelopen jaren was dit niet heel erg groot en ik ga mijn uiterste best ervoor doen om dit weer te vergroten. Ik wil mij dan ook volledig en vol enthousiasme inzetten voor het O.C.S.G., de verenigingen en natuurlijk voor God. Commissaris Extern - mej. Marthe Groen De Commissaris Extern heeft contact met verenigingen en organisaties die buiten de aangesloten verenigingen van het O.C.S.G. vallen. Dit contact verloopt per mail, nieuwsbrieven, persoonlijke afspraken en ontmoetingen op evenementen. De persoonlijke afspraken worden gemaakt met SOG, Calimero, Gsp en SKLO. Tijdens deze momenten zullen de wederzijdse banden versterkt worden en er zal worden besproken wat beide partijen voor elkaar kunnen betekenen. Dit zorgt voor naamsbekendheid van het O.C.S.G. en het biedt mogelijkheden om de externe contacten uit te breiden. Wanneer meer externe partijen weten wat het O.C.S.G. is en waar het voor staat, zullen meer studenten in Groningen in contact komen met de christelijke studentenverenigingen die Groningen rijk is. Als Commissaris Extern wil ik mij inzetten om het O.C.S.G. bekend te maken aan de externe contacten. Middels persoonlijk contact wil ik het belang van het O.C.S.G. bekend maken aan de partijen met wie het O.C.S.G. in contact staat. Door middel van informele afspraken, wil ik een band opbouwen met de vertegenwoordigers van de externe partijen. Daarnaast wil ik mij verdiepen in het uitbreiden van de externe contacten. Zo wil ik kijken met welke partijen het O.C.S.G. nog niet in contact staat. Wanneer blijkt dat het nuttig kan zijn om contact te hebben met deze partijen, wil ik mij inzetten om in contact te komen met deze partijen. Ik wil het contact met het Passionteam, Happietaria Management Team en Outreach overzichtelijk laten verlopen. Dit doe ik door af te spreken met de voorzitter en/of een andere contactpersoon. Door regelmatig contact wil ik ervoor zorgen dat beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten en welke partij voor welk onderdeel van een activiteit verantwoordelijk is.

9 Als laatste vind ik het belangrijk dat leden van de aangesloten verenigingen enthousiast zijn over het O.C.S.G. Verder wil ik ervoor zorgen dat leden bekend worden met de diversiteit aan christelijke studentenverenigingen in de stad Groningen. Ik wil ervoor zorgen dat de leden van de aangesloten verenigingen bekend zijn met het O.C.S.G. en dat ze het belang inzien van het verbroederen onderling. Dit ga ik doen door voornamelijk persoonlijk contact.

10 Beleid - extern Activiteiten De activiteiten die door het O.C.S.G. georganiseerd worden hebben als doel het gevoel van verbondenheid onder de leden van de betrokken verenigingen te versterken. Hierin dragen de activiteiten bij aan een sfeer waarin de leden de diversiteit van de verenigingen waarderen en vooroordelen plaatsmaken voor wederzijdse acceptatie. Ook kan het gevoel van saamhorigheid stimulerend werken voor de opkomst bij en medewerking aan projecten als Happietaria, Outreach en de Passionweek. Voor het organiseren heeft het DB de volgende voorwaarden voor elke activiteit opgesteld: - de in de statuten vastgelegde missionaire doelstellingen van het O.C.S.G. moeten in het oog gehouden worden. - er dient bijgedragen te worden aan de verbroedering tussen de leden van de aangesloten studentenverenigingen. - activiteiten dienen toegankelijk te zijn voor alle leden van de aangesloten verenigingen. - activiteiten mogen inhoudelijk dan wel planningtechnisch niet overlappen met bestaande activiteiten van de aangesloten verenigingen. Elke activiteit dient aan de hand van deze criteria samengesteld te worden. Als blijkt dat hieraan niet voldaan kan worden moet de activiteit gewijzigd dan wel geschrapt worden. Public Relations Om de naamsbekendheid dit jaar te vergroten zoekt het DB persoonlijk contact met de leden van alle aangesloten verenigingen. Op deze manier leren zij de leden van het DB kennen en daarmee het O.C.S.G. Dit kan onder andere bewerkstelligd worden door het gezamenlijk verschijnen op borrels, vergaderingen en andere activiteiten van de verenigingen. Het vergroten van de naamsbekendheid kan leiden tot een grotere opkomst bij de door het O.C.S.G. georganiseerde activiteiten, wat tot een grotere kans op verwezenlijking van de doelen leidt. Op deze manier kunnen leden enthousiast gemaakt worden voor contact met leden van andere verenigingen. Contacten Christelijke studentenverenigingen Alle christelijke verenigingen in Groningen zijn aangesloten bij het O.C.S.G. Het is daarom logisch dat met deze verenigingen een regelmatig contact bestaat. Voorbeeld hiervan is het overleg met het AB. Van buitenstaanders is veel onbegrip voor het christendom, vaak veroorzaakt door de grote verdeeldheid onderling. Dit onbegrip kan bestreden worden door het O.C.S.G. Onderling begrip voor elkaars verenigingen kan leiden tot een betere uitstraling naar de buitenwereld. Dit begrip kan gekweekt worden door het doel van verbroedering.

11 Seculiere studentenverenigingen Het contact met seculiere studentenverenigingen komt vooral naar voren op constitutieborrels. Het DB bezoekt deze borrels en kan op deze manier in gesprek raken met geïnteresseerden van buiten de eigen ledenkring. Naast de borrels is er voor leden van de aangesloten verenigingen altijd de oproep om niet-christelijke kennissen mee te nemen naar de door het O.C.S.G. georganiseerde activiteiten. Het uitdragen van het geloof via bijvoorbeeld de kerstdienst is een goed middel om hen te bereiken. Overige partijen Naast het contact met al dan niet christelijke studentenverenigingen zijn er ook andere externe partijen waarmee het DB van het O.C.S.G. contact onderhoudt. Deze contacten zijn goed voor het verspreiden van naamsbekendheid en promotie van activiteiten. De contacten verlopen via constitutieborrels, mailverkeer en persoonlijke afspraken met de Commissaris Extern. Er is contact met de volgende externe partijen: - Broederoverleg Christelijke Studenten (B.O.C.S., Utrecht) - Contractus - Groninger Studentenplatform voor levensbeschouwing (GSp) - Lijst Calimero - Lijst Sterk - Overleg Christelijke Studentenverenigingen Amsterdam (O.C.S.V.A.) - StudentenKoepel Levensbeschouwelijke Organisaties (SKLO, Groningen) - Studenten Organisatie Groningen (SOG) - Studium Generale Het meest warme contact zal het DB onderhouden met de plaatselijke partijen in Groningen. Middels dit contact is de kans het grootst om de doelstellingen te halen die hiervoor genoemd zijn. Open Dagen RUG / Hanzehogeschool Het contact met Contractus zal dit jaar in het teken staan van overleg over 'hun' vorm van promotie op Open Dagen van de Universiteit / Hanzehogeschool. Hieronder een beschrijving. Uit de vergaderingen van het Algemeen Bestuur kwam naar voren dat aanwezigheid bij Open Dagen van de Rijksuniversiteit / Hanzehogeschool over het algemeen negatief gewaardeerd wordt. De opkomst is bij de aangesloten verenigingen vaak laag en het kost van leden relatief veel tijd en moeite om op de dag aanwezig te zijn. Naar aanleiding van bovengenoemde problematiek kwam het idee naar voren om de aangesloten verenigingen namens het O.C.S.G. te promoten. Er zal dan niet specifiek voor één van de verenigingen gepromoot worden, maar meer voor het überhaupt lid worden van een van de christelijke verenigingen. Ingezet kan worden op de verrijking van het studentenleven middels een christelijke vereniging die bij het potentiële lid past. Er kan gebruik gemaakt worden van het promotiemateriaal van alle aangesloten verenigingen. Er zal namens het O.C.S.G. in elk geval een bestuurslid van het DB aanwezig zijn en verder wordt een beroep gedaan op de leden van de aangesloten verenigingen. Over een exacte invulling van de dag wordt in overleg met de aangesloten verenigingen en hun publiciteitscommissies overleg gepleegd.

12 Nawoord Vol vertrouwen kijkt het DB uit naar een succesvol jaar. Een jaar waarin verbroedering floreert, het O.C.S.G. een vastere waarde wordt in het Groningse studentenleven en waarin meer mensen Jezus Christus vinden als hun Heer. Middels dit beleid hebben wij u op de hoogte gesteld van de theoretische onderbouwing van het door het O.C.S.G. gevoerde beleid, maar uw steun is komend jaar hard nodig. Motiveer uw leden, betrek hen bij het O.C.S.G. en maak dit jaar samen met ons het beste jaar ooit. Een hartelijke groet, Karl Sluiter Djoeke Dijksterhuis Simone Mulder Florian de Vos Marthe Groen Dagelijks Bestuur van het O.C.S.G