Aanmelding voor inschrijving in het Gentse basisonderwijs

Transcriptie

1 Aanmelding voor inschrijving in het Gentse basisonderwijs Besluit goedgekeurd door de Algemene Vergadering van het LOP Gent Basisonderwijs 22 september 2008 Onderhavig besluit beoogt de toepassing binnen het LOP Gent Basisonderwijs van de mogelijkheid die door de aanpassing van het GOK-decreet dd geboden wordt om aanmeldingsperiodes te organiseren. De bedoeling hierbij is om wachtrijen en zgn. kampeertoestanden n.a.v. de inschrijvingen in basisscholen te vermijden. Het hiernavolgende besluit sluit aan bij de bestaande afspraken binnen het LOP-Gent Basisonderwijs betreffende de organisatie van gemeenschappelijke inschrijvingsperiodes en breidt die afspraken uit. Alle eerder gemaakte afspraken binnen het LOP Gent Basisonderwijs die niet door het hiernavolgend besluit gewijzigd worden, blijven behouden. Terminologie In het hiernavolgend besluit dient onder de volgende termen verstaan te worden: Aanmelden / aanmelding: het kenbaar maken van de intentie tot inschrijving in een school voor gewoon basisonderwijs binnen het werkingsgebied van het LOP Gent Basisonderwijs. Aanmeldingsperiode of aanmeldingstermijn: periode die voorafgaat aan de inschrijvingsperiode en waarbinnen ouders de intentie tot inschrijving kenbaar kunnen maken, zoals bepaald in het GOK-decreet. Broers en zussen: alle wettelijke broers en zussen alsook alle kinderen verblijvend in dezelfde leefeenheid, zoals bedoeld in het GOK-decreet. Coördinatievergadering (CV): orgaan binnen het LOP Gent Basisonderwijs dat de besluitvorming binnen het LOP Gent Basisonderwijs voorbereidt en voor bepaalde categorieën van beslissingen bevoegdheidsdelegatie heeft verkregen, zoals bepaald in het huishoudelijk reglement van het LOP Gent Basisonderwijs. GOK-decreet: het gelijke onderwijskansendecreet I van 28/06/2002 zoals gewijzigd bij de decreten van 14/02/2003, 30/04/2004, 7/05/2004, 15/07/2005, 7/06/2007 en 25/06/2008. Leerlingengroep: aantal leerlingen dat samen voor een bepaalde periode eenzelfde opvoedings- of onderwijsactiviteit volgt (leerjaar, leefgroep, ), zoals bepaald in het decreet Basisonderwijs van 25/02/1997 art. 3,28. LOP: het Lokaal Overlegplatform Gent Basisonderwijs. Maximumcapaciteit: het aantal leerlingen dat maximaal ingeschreven kan worden in een school, vestigingsplaats, onderwijsniveau, leerjaar of leerlingengroep, al naargelang van het niveau waarop de maximumcapaciteit door het schoolbestuur bepaald werd. Wanneer in de tekst van onderhavig besluit verwezen wordt naar de maximumcapaciteit van de leerlingengroep wordt steeds bedoeld: de maximumcapaciteit op het niveau zoals door het schoolbestuur bepaald. 1

2 Inschrijvingsperiode: periode waarbinnen een leerling effectief ingeschreven kan worden, zoals bepaald in het GOK-decreet. Naast de reguliere inschrijvingsperiode worden twee voorrangsperiodes onderscheiden. Onderwijsniveau / niveau: kleuteronderwijs resp. lager onderwijs. Ouders: de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de leerling onder hun bewaring hebben (zoals bepaald in het decreet basisonderwijs van 25/02/1997). Rangordening: procedure waarbij aan leerlingen een volgnummer toegekend wordt, waarbij een lager volgnummer wijst op een hogere positie in de rangordening en dus een hogere prioriteit bij inschrijving. Reguliere inschrijvingsperiode: inschrijvingsperiode volgend op de voorrangsperiode voor broers en zussen en de voorrangsperiode voor GOK- resp. niet-gokleerlingen. School: elke school voor gewoon basisonderwijs gelegen in het werkingsgebied van het LOP Gent Basisonderwijs m.i.v. de zelfstandige kleuter- of lagere scholen Schoolbestuur: het schoolbestuur van een school voor gewoon basisonderwijs met vestigingsplaatsen binnen het werkingsgebied van het LOP Gent Basisonderwijs Vestigingsplaats (VP): elke vestigingsplaats (van een school voor gewoon basisonderwijs) gelegen in het werkingsgebied van het LOP Gent Basisonderwijs Vooraf aangemelde leerling: leerling voor wie de ouders tijdens een aanmeldingsperiode de intentie tot inschrijving kenbaar gemaakt hebben, i.t.t. nieuw aangemelde leerlingen, zijnde leerlingen die pas tijdens de inschrijvingsperiode zelf aangemeld worden. Voorrangsperiode: inschrijvingsperiode waarin aan een bepaalde categorie leerlingen voorrang van inschrijving wordt gegeven, zoals bepaald in het GOK-decreet. 2

3 Overzicht Art. 1 Art. 2 Art. 3 Art. 4 Art. 5 Art. 6 Art. 7 Art. 8 Art. 9 De organisatie van gemeenschappelijke aanmeldingsperiodes Centrale registratie van de aanmeldingen De rangordening van centraal aangemelde leerlingen Aanmelding bij verschillende scholen of vestigingsplaatsen Gelijktijdige aanmelding van verscheidene kinderen uit éénzelfde gezin Verandering van schoolkeuze tijdens de aanmeldingsperiode Communicatie van de rangordening naar ouders, scholen en niet-onderwijsverstrekkende organisaties Het akkoord van de ouders met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school Bevestiging van inschrijving, weigering en toekenning van vrijkomende plaatsen Art. 10 De aanmelding van leerlingen met een attest voor buitengewoon onderwijs Art. 11 Betwistingen Art. 12 Bekendmaking Art. 13 Evaluatie door het LOP Art. 14 Overige bepalingen 3

4 Ter aanvulling van de bestaande afspraken rond de organisatie van gemeenschappelijke inschrijvingsperiodes, voor het laatst gewijzigd tijdens de Algemene Vergadering van het LOP van 22 september 2008 en rekening houdend met de geldende decretale bepalingen, wordt binnen het LOP overeengekomen wat volgt: Art. 1 De organisatie van gemeenschappelijke aanmeldingsperiodes 1.1 Voorafgaand aan een inschrijvingsperiode wordt een aanmeldingsperiode ingericht. Binnen een aanmeldingsperiode kunnen ouders hun intentie tot inschrijving van een leerling kenbaar maken. De leerling wordt geregistreerd als zijnde aangemeld, met specificatie van de vestigingsplaats, het onderwijsniveau en de leerlingengroep. Zij krijgen op basis van het hierna in art. 3 bepaalde criterium een volgnummer toegekend en worden bij de aanvang van de inschrijvingsperiode voorzover aan de wettelijke en verder in art. 9 bepaalde voorwaarden is voldaan - in volgorde van die rangordening hetzij ingeschreven, hetzij geweigerd. De leerling wordt geweigerd wanneer wegens het bereikt hebben van de maximumcapaciteit in de betreffende leerlingengroep geen plaatsen meer beschikbaar zijn. 1.2 De volgnummers die worden toegekend aan leerlingen die pas tijdens de inschrijvingsperiode zelf aangemeld worden, volgen op het laatste van de volgnummers die aan de vooraf aangemelde leerlingen toegekend werden. Conform de geldende decretale bepalingen, blijft voor aanmeldingen tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiode, het chronologieprincipe van kracht. D.w.z. dat leerlingen die eerst tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiode aangemeld worden, ingeschreven worden in de volgorde van aanmelding, tot voor de betreffende leerlingengroep de maximumcapaciteit bereikt is. 1.3 Aanmeldingsperioden beginnen voor alle basisscholen binnen het werkingsgebied van het LOP op dezelfde dag, met name op de 14de kalenderdag voorafgaand aan de start van de betreffende inschrijvingsperiode. Elke aanmeldingsperiode wordt afgesloten om s middags op de dag vóór het begin van de betreffende inschrijvingsperiode Het LOP verleent aan de Coördinatievergadering (CV) de bevoegdheid om begin en einde van een aanmeldingsperiode te wijzigingen indien daar organisatorische of technische redenen voor zijn. Een eventuele wijziging in begin- of eindmoment van een aanmeldingsperiode wordt door de CV ten laatste 15 kalenderdagen voor het oorspronkelijk vastgelegde beginmoment aan het LOP en aan het publiek meegedeeld. 1.4 Artikelen 1.1 en 1.3 zijn van toepassing op: de voorrangsperiodes voor GOK- resp. niet-gok-leerlingen, de reguliere inschrijvingsperiodes. 4

5 1.5 De organisatie van aanmeldingsperiodes geldt voor alle scholen en vestigingsplaatsen van scholen voor gewoon basisonderwijs binnen het werkingsgebied van het LOP, ongeacht de vraag of de betreffende vestigingsplaats of school in het verleden leerlingen heeft moeten weigeren wegens onvoldoende capaciteit. Art. 2 Centrale registratie van de aanmeldingen 2.1 Aanmeldingen die tijdens een in artikel 1 vermelde aanmeldingsperiode gebeuren, worden opgenomen in een centraal, elektronisch aanmeldingsregister dat onder het toezicht van het LOP staat De toegang tot het centraal aanmeldingsregister gebeurt via een speciaal daartoe aangemaakte website Die website is zo opgebouwd dat de vrije schoolkeuze van de ouders ten volle gewaarborgd wordt. 2.2 Deze centrale registratie zal mogelijk zijn: online vanuit de school waar een leerling aangemeld wordt, online door tussenkomst van één van de niet-onderwijsverstrekkende organisaties die bij het LOP aangesloten zijn en hiervoor door het LOP aangeduid worden, met name: Kompas, de Integratiedienst (ID), het Intercultureel Netwerk Gent (ING), online door de ouders zelf, via een particuliere of publiek toegankelijke internettoegang, online door tussenkomst van de persoon die door het LOP als aanspreekpunt aangewezen werd. 2.3 Het LOP verleent bevoegdheidsdelegatie aan de CV om de lijst van nietonderwijsverstrekkende organisaties waarlangs ouders hun kind kunnen aanmelden, te wijzigen. 2.4 De centrale registratie via een school of via één van de aangeduide, nietonderwijsverstrekkende organisaties is gratis. De school c.q. organisatie staat in voor de uitvoering van de registratie of voor de begeleiding ervan De niet-onderwijsverstrekkende organisaties die ouders bijstaan bij de registratie van een aanmelding, nemen een strikt neutrale houding aan t.a.v. de schoolkeuze die de ouders maken. Zij respecteren de vertrouwelijkheid van de gegevens die hen door de ouders verstrekt worden. 2.5 Het LOP neemt alle technische en andere maatregelen (o.m. beveiliging via paswoorden) die nodig zijn om de publieke toegankelijkheid of verspreiding te verhinderen van de persoonsgebonden gegevens van leerlingen en hun ouders die in het kader van de centrale registratie van aanmeldingen worden verzameld en opgeslagen. Het LOP onderneemt in dat verband ook de nodige stappen om te voldoen aan de wettelijke bepalingen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 5

6 2.5.1 De gegevensverzameling bij leerlingen en hun ouders wordt beperkt tot wat noodzakelijk is om (1) de aangemelde leerling en de aanmeldende persoon te kunnen identificeren en (2) na het afsluiten van de aanmeldingsperiode desgevallend te kunnen overgaan tot de effectieve inschrijving van leerlingen. Deze gegevens zijn: a) de naam van de leerling, b) het rijksregisternummer van de leerling, c) de geboorteplaats en datum van de leerling, d) naam, adres en contactgegevens (telefoonnummer, GSM-nummer, adres) van de ouder die de aanmelding verricht, e) naam en adres van de school en van de vestigingsplaats en de leerlingengroep waarvoor aangemeld wordt, f) de wettelijke verblijfplaats van de leerling (domicilie), g) de feitelijke verblijfplaats (adres) van de leerling tijdens schooldagen, alsook de naam en de contactgegevens (telefoonnummer, GSM-nummer, adres) van de persoon of instelling bij wie of waar de leerling tijdens schooldagen gewoonlijk verblijft, h) een verklaring betreffende de GOK-indicatoren waaraan de leerling beantwoordt, i) een verklaring dat de leerling wel/niet beschikt over een attest voor buitengewoon onderwijs, met in voorkomend geval specificatie van het type buitengewoon onderwijs waarvoor een attest opgemaakt werd Het gebruik van het rijksregisternummer is afhankelijk van de goedkeuring door de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer Het LOP verleent bevoegdheidsdelegatie aan de CV om de lijst van gegevens vermeld in art bij te sturen De gegevens die in het kader van de centrale registratie van aanmeldingen tijdens een aanmeldingsperiode over een leerling en zijn ouders verzameld worden, worden enkel aangewend met het oog op (1) het bepalen van de identiteit van de leerling en de persoon die aanmeldt, (2) het bepalen van een rangorde van de leerling met het oog op inschrijving in een basisschool binnen het werkingsgebied van het LOP, (3) de eigenlijke inschrijving c.q. weigering van inschrijving van de leerling, (4) de kennisgeving hiervan aan de ouders of wettige voogd van de leerling en in geval van weigering ook aan de voorzitter van het LOP, (5) de nodige statistische verwerkingen met het oog op de decretaal verplichte evaluatie van de aanmeldingsprocedure. Bij de rapportage van die evaluatie wordt erover gewaakt dat individuele identificatie van leerlingen of hun ouders onmogelijk is. 6

7 2.5.5 De individuele persoonsgebonden gegevens die nodig zijn om na afloop van de aanmeldingsperiode hetzij de inschrijving, hetzij de weigering van een leerling te kunnen realiseren worden enkel doorgegeven aan de school die de inschrijving resp. de weigering effectief realiseert; het doorgeven aan derden is niet toegestaan Elke school krijgt een eigen paswoord waarmee de door het schoolbestuur aangeduide verantwoordelijke de gegevens met betrekking tot de eigen school op de website kan controleren, aanvullen en eventueel corrigeren. Dat paswoord geeft geen toegang tot individuele leerlinggegevens, behalve diegene die in overeenstemming met art nodig zijn om na afloop van de aanmeldingsperiode de inschrijvingen resp. weigeringen te kunnen realiseren De in overeenstemming met art aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties krijgen elk een eigen paswoord waarmee de door hen aangeduide personen de dossiers van de leerlingen die via hen aangemeld worden, kunnen beheren. Dit beheer betreft het aanbrengen van wijzigingen en het raadplegen van de rangordeningsresultaten op verzoek van de ouders Aan elke ouder die een kind aanmeldt, wordt een eigen paswoord verstrekt dat enkel toegang biedt tot het aanmeldingsdossier van het kind dat door die de ouder aangemeld werd De gegevens die in het kader van de centrale registratie van aanmeldingen werden verzameld, worden vernietigd ten laatste op de laatste dag van het schooljaar waarvoor de aanmelding tot inschrijven geldt. 2.6 De aanmelding wordt pas aanvaard als uit de opgegeven gegevens blijkt dat de aangemelde leerling voldoet aan de decretale voorwaarden die voor de betreffende inschrijvingsperiode gelden (b.v. voldoen aan de leeftijdsvoorwaarden, voldoen aan de GOK-criteria bij aanmelding voorafgaand aan een GOK-voorrangsperiode). 2.7 Volgend op de registratie van een aanmelding ontvangen de ouders vanuit het centraal aanmeldingsregister een document dat de registratie van de aanmelding bevestigt Dit document bevat ook een registratiecode en een paswoord waarmee de ouders tijdens de duur van de aanmeldingsperiode wijzigingen kunnen aanbrengen aan de aanmelding die ze hebben verricht De ouders ontvangen het document dat de aanmelding bevestigt, hezij: a) door het bij hen thuis zelf vanuit de website te downloaden, b) van de school waar de aanmelding plaats vond, c) van de niet-onderwijsverstrekkende organisatie via dewelke de aanmelding gebeurde, 7

8 d) van de persoon die door het LOP als aanspreekpunt is aangewezen als de aanmelding via het aanspreekpunt gebeurde. 2.8 De verificatie van de gegevens die bij de aanmelding worden verstrekt, gebeurt principieel achteraf en door de school die de inschrijving realiseert, op het moment dat de ouders hun wens tot inschrijving van hun kind persoonlijk in de school komen bevestigen (zie artikel 9) De ouders verklaren bij de aanmelding op erewoord dat de gegevens die ze verstrekken juist zijn. Zij onderschrijven dat ze kennis hebben van de bepaling dat bij onjuiste informatieverstrekking het rangnummer dat hun kind krijgt, ongeldig wordt Ingeval de aanmelding in een school of via één van de door het LOP aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties gebeurt, kan die school resp. organisatie de verstrekte gegevens onmiddellijk verifiëren Er wordt vanuit de website een automatische controle voorzien op onbestaande adressen. 2.9 Kinderen zonder wettige verblijfplaats in België kunnen tijdens een aanmeldingsperiode alleen in een school, via het aanspreekpunt van het LOP of via één van de aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties aangemeld worden en niet via een particuliere of publiek toegankelijke internettoegang. Voor de aanmelding van die kinderen wordt een aangepaste procedure voor de identificatie van kind en aanmeldende persoon uitgewerkt Het LOP verleent bevoegheidsdelegatie aan de Coördinatievergadering om de softwareproducent en de webmaster aan te duiden die zullen instaan voor de aanmaak en het dagelijkse beheer van het centrale aanmeldingsregister en de bijbehorende website en software De kosten voor de aanmaak en het beheer van het centraal aanmeldingsregister en van de website worden door de stad Gent en het LOP gedragen. Art. 3 De rangordening van centraal aangemelde leerlingen 3.1 Na afsluiting van een aanmeldingsperiode wordt per school / vestigingsplaats en daarbinnen per leerlingengroep een rangordening gemaakt van de leerlingen die werden aangemeld. 3.2 Deze rangordening gebeurt op geautomatiseerde, computergestuurde wijze, door middel van een softwarepakket dat in opdracht van het LOP wordt ontwikkeld en waarin de in artikel 2 genoemde website en het centraal aanmeldingsregister geïntegreerd zijn. 3.3 De rangordening gebeurt op basis van het principe wandelafstand school verblijfplaats van de leerling, waarbij leerlingen voor wie die afstand korter is, hoger in de rangordening geplaatst worden. 8

9 3.3.1 Dit rangordecriterium wordt gemotiveerd vanuit de vaststelling enerzijds dat een aantal Gentse basisscholen met beperkte capaciteit verhoudingsgewijs veel leerlingen van (ver) buiten hun onmiddellijke omgeving aantrekken, waardoor vaak leerlingen uit de onmiddellijke omgeving er geen plaats meer vinden en anderzijds de vaststelling dat voor de meeste ouders nabijheid een belangrijk criterium is voor de keuze van een basisschool, in het bijzonder als het om een school voor de allerjongste kleuters gaat. Aan zoveel mogelijk ouders de mogelijkheid bieden om voor hun jonge kinderen een school in de nabijheid van hun verblijfplaats te kiezen, verhoogt de kansen dat voor het vervoer naar en van school voor milieuvriendelijke transportmiddelen gekozen wordt en draagt aldus bij tot de leefbaarheid van de stad; het versterkt bovendien het sociale weefsel in de buurt: basisscholen vormen immers ook een ontmoetingsplaats voor kinderen én voor ouders. Met name kansarme kinderen en hun ouders, die vaker in sociaal isolement leven, maken daardoor ook meer kansen op sociale contacten en op integratie, wat op zijn beurt bevorderend werkt voor de realisatie van gelijke onderwijskansen. Bovenal is de afstand tussen school en verblijfplaats een objectief criterium, waarin de rangordepositie op objectieve gronden verkregen wordt en niet beïnvloed wordt door de grotere of mindere mate waarin ouders de mogelijkheid hebben er als eerste bij te zijn. Technisch gezien is de bepaling van een afstand bovendien op een eenvoudige, transparante en betrouwbare wijze na te gaan. Ten slotte sluit dit criterium geen enkele leerling op voorhand uit. Het heeft alleen een effect wanneer binnen een school of vestigingsplaats voor de betreffende leerlingengroep reeds tijdens een aanmeldingsperiode de vooropgestelde capaciteit bereikt wordt Als verblijfplaats wordt, naar keuze van de ouders, in aanmerking genomen: a) de wettige verblijfplaats (domicilie) van de leerling, óf b) de wettige verblijfplaats van de persoon die de leerling in rechte of in feite onder bewaring heeft, óf c) het internaat waarin de leerling tijdens schooldagen verblijft. Onder in feite onder bewaring hebben moet in dit verband begrepen worden dat het kind tijdens schooldagen gewoonlijk bij die persoon op dat adres overnacht Ingeval een leerling volgens de criteria vermeld in art meer dan één verblijfplaats heeft, dienen de ouders één ervan aan te duiden als de verblijfplaats die bij de rangordening in rekening gebracht zal worden De bepaling van de afstand tussen school en verblijfplaats gebeurt met behulp van een geografisch informatiesysteem (GIS) op basis van 9

10 de adressen, aan de hand van een methode die volgens de actueel beste, beschikbare technologie de werkelijke kortste wandelafstand het best benadert. Het LOP verleent bevoegdheidsdelegatie aan de CV om in overleg met de softwareproducent en GIS-experts de precieze methode voor afstandsbepaling te bepalen Ingeval voor twee of meer leerlingen die niet tot hetzelfde gezin behoren en die voor dezelfde leerlingengroep in dezelfde school / vestigingsplaats aangemeld worden, de volgens art berekende afstand tussen school en verblijfplaats exact dezelfde is, wordt de onderlinge rangorde van de betreffende leerlingen door middel van elektronische lottrekking bepaald, d.w.z door middel van een algoritme dat aan elk van de betreffende leerlingen op puur toevallige wijze een volgnummer toekent Kinderen die tot hetzelfde gezin behoren en in dezelfde rangordening opgenomen dienen te worden, krijgen hetzelfde volgnummer toegekend. Het daarop volgende volgnummer schuift met evenveel eenheden op als er kinderen zijn die hetzelfde volgnummer toegewezen kregen. M.a.w. als n kinderen het volgnummer r kregen, is het eerstvolgende volgnummer r+n Voor kinderen zonder wettige verblijfplaats in België wordt als afstand school - verblijfplaats de mediaan genomen van de afstand school - verblijfplaats voor alle kinderen die voor dezelfde leerlingengroep in dezelfde vestigingsplaats aangemeld werden. 3.4 Voor elke aanmeldingsperiode sluit het eerst toegekende volgnummer aan op het laatst toegekende volgnummer in de onmiddellijk voorafgaande inschrijvingsperiode Teneinde de leerlingen die tijdens een navolgende aanmeldingsperiode aangemeld worden, een volgnummer te kunnen toekennen, geven de scholen de dag na het afsluiten van elke voorrangsperiode per leergroep aan het LOP / het centraal aanmeldingsregister door hoeveel leerlingen ingeschreven en hoeveel leerlingen geweigerd werden, en in geval een voorrangsperiode voor GOK- of niet-gokleerlingen ingericht wordt ook hoeveel leerlingen niet ingeschreven konden worden omdat het maximum percentage GOK- resp. niet-gok-leerlingen bereikt werd Leerlingen die na afloop van de aanmeldingsperiode voorafgaand aan een voorrangsperiode voor GOK- of niet-gok-leerlingen niet ingeschreven kunnen worden omdat in de leerlingengroep het vooropgestelde percentage GOK- resp. niet-gok-leerlingen bereikt werd, behouden hun volgnummer als GOK- resp. niet-gok-leerling zolang de voorrangsperiode loopt en kunnen op grond daarvan 10

11 tijdens de duur van de voorrangsperiode vrijkomende plaatsen innemen (zie art. 9.3). Kunnen zij tegen het einde van de voorrangsperiode in de betreffende school / VP niet ingeschreven worden, dan worden zij automatisch opgenomen in de aanmeldingslijst voor de eerstvolgende reguliere inschrijvingsperiode. Na afloop van aanmeldingsperiode voorafgaand aan de reguliere inschrijvingsperiode worden zij samen met de andere leerlingen die voor de reguliere inschrijvingsperiode aangemeld werden, in een nieuwe rangschikking opgenomen en krijgen zij een nieuw volgnummer op basis van de procedure beschreven in art tot Art. 4 Aanmelding bij verschillende scholen of vestigingsplaatsen 4.1 Tijdens de duur van een aanmeldingsperiode kunnen leerlingen bij meer dan één school of vestigingsplaats worden aangemeld. In dat geval dienen de ouders een volgorde van voorkeur aan te geven. Het is daarbij niet toegestaan om twee of meer scholen of vestigingsplaatsen een gelijke voorkeursrang te geven. In de mate dat de capaciteit van de betrokken scholen/ vestigingsplaatsen en het criterium bepaald in artikel 3.3 dat toelaten, wordt er voor elke leerling naar gestreefd een inschrijving te realiseren in de school die de hoogst mogelijke voorkeur van de ouders heeft. 4.2 De ouders verklaren er zich akkoord mee dat ingeval in één van de aangeduide scholen/vestigingsplaatsen een inschrijving gerealiseerd kan worden, alle aanmeldingen bij scholen/vestigingsplaatsen die in hun voorkeurorde een lagere rang innemen, automatisch vervallen. 4.3 Aan een leerling die voor meer dan één school of vestigingsplaats aangemeld werd, wordt na het afsluiten van de aanmeldingsperiode voor maximaal één school en vestigingsplaats een volgnummer toegekend dat uitzicht biedt op inschrijving. Daarbij wordt rekening gehouden met (1) de voorkeurorde die de ouders opgegeven hebben, (2) de capaciteit van de betrokken leerlingengroep in de betrokken scholen / vestigingsplaatsen, (3) het rangordecriterium vermeld in art. 3.3 en ingeval de aanmelding een GOK- resp. niet-gok-voorrangsperiode betreft (4) het vooropgestelde maximum percentage GOK- resp. niet-gok-leerlingen. Hierbij wordt een procedure gevolgd waarbij verschillende rondes (iteraties) doorlopen worden. De procedure gaat als volgt: In een eerste iteratie krijgt elke leerling voor elke school/ vestigingsplaats x waarvoor hij/zij aangemeld werd een primair volgnummer r 1 (x) Voor leerlingen die voor meer dan één school/vestigingsplaats aangemeld werden, wordt een dubbele oplijsting gemaakt van: (a) enerzijds alle primaire volgnummers die uitzicht bieden op een inschrijving, d.w.z. alle r 1 (x) waarvoor geldt: r 1 (x) c(x) 11

12 waarin c(x) de maximum capaciteit van de betreffende leerlingengroep in school of vestigingsplaats x is; (b) anderzijds alle primaire volgnummers die geen uitzicht bieden op een inschrijving, d.w.z. alle r 1 (x) waarvoor geldt: r 1 (x) > c(x) Voor leerlingen die voor meer dan één school/vestigingsplaats aangemeld werden, worden van alle r 1 (x) c(x) enkel de r 1 (x) behouden voor de school/vestigingsplaats die het hoogst gerangschikt staat in de voorkeurorde van de ouders. Alle volgnummers voor scholen/ vestigingsplaatsen die in die voorkeurorde een lagere plaats innemen, worden vrijgegeven; d.w.z. die leerlingen worden conform art. 4.2 niet langer als aangemeld beschouwd voor scholen/vestigingsplaatsen met een lagere voorkeur bij de ouders. Die leerlingen behouden wél nog de primaire volgnummers die géén uitzicht bieden op een inschrijving, voor scholen/vestigingsplaatsen die een hogere plaats innemen in de voorkeurorde van de ouders Alle leerlingen worden opnieuw gerangschikt, volgens het criterium bepaald in art Dit levert voor elke leerling een nieuwe reeks volgnummers r 2 (x) op. Doordat in de voorgaande fase een aantal volgnummers vrijgegeven werden, schuiven sommige leerlingen nu één of meer rangen op naar voor, m.a.w. r 2 (x) r 1 (x). Sommige leerlingen die op basis van r 1 (x) geen uitzicht op inschrijving hadden, hebben dat voor dezelfde school/vestigingsplaats met r 2 (x) nu wel. Sommige leerlingen die voor meerdere scholen/ vestigingsplaatsen aangemeld werden, hebben nu terug meer dan één r 2 (x) die uitzicht bieden op inschrijving De procedures beschreven in art , en worden opnieuw toegepast totdat elke leerling maximaal nog één volgnummer r n (x) heeft dat uitzicht biedt op inschrijving, d.w.z. een r n (x) waarvoor geldt r n (x) c(x). Als dat criterium bereikt is, hebben sommige leerlingen wel nog één of meer r n (x) die geen uitzicht bieden op inschrijven. Sommige leerlingen hebben geen enkele r n (x) die wel uitzicht biedt op inschrijving. 4.4 Wanneer voor een voorrangsperiode voor GOK- resp. niet-gok-leerlingen voor een leergroep een maximum percentage in te schrijven GOK- resp. niet-gok-leerlingen vooropgesteld werd, dan wordt in de formules vermeld in art. 4.3 de term c(x) vervangen door het aantal leerlingen dat met dat maximum percentage overeenkomt. 12

13 Art. 5 Gelijktijdige aanmelding van verscheidene kinderen uit éénzelfde gezin 5.1 Ouders die voor meer dan één kind een nieuwe inschrijving wensen, kunnen die kinderen gelijktijdig aanmelden. Zij dienen daarbij een keuze te maken tussen a) de optie om alle kinderen in dezelfde school te laten inschrijven, b) de optie om voor elk kind afzonderlijk de school te vinden die het best bij hun voorkeur aansluit. 5.2 Met het oog op de realisatie van optie (a) in art. 5.1 wordt de rangordeningsprocedure beschreven in art. 4.3 aangepast in die zin dat a) voor de betrokken gelijktijdig aangemelde kinderen uit eenzelfde gezin een rangnummer r n (x) c(x) slechts beschouwd wordt als uitzicht biedend op een inschrijving als voor alle aangemelde kinderen uit dat gezin geldt r n (x) c(x), b) nadat voor alle gelijktijdig aangemelde kinderen uit eenzelfde gezin nog maximaal één volgnummer overblijft dat uitzicht biedt op een inschrijving in dezelfde school en vestigingsplaats, alle nog niet ingenomen volgnummers vrijgegeven worden en de procedure vermeld onder tot verder gezet wordt voor alle afzonderlijk aangemelde leerlingen. 5.3 Art. 5.1 en 5.2 zijn van toepassing op alle kinderen uit eenzelfde gezin of leefeenheid zoals bedoeld in het GOK-decreet bij de bepalingen inzake de voorrangsregeling voor broers en zussen. 5.4 Het LOP verleent bevoegdheidsdelegatie aan de CV om de procedure beschreven in art. 4.3 en 5.2 technisch verder uit te werken in overleg met de softwareproducent. Art. 6 Verandering van schoolkeuze tijdens een aanmeldingsperiode 6.1 Zolang een aanmeldingsperiode loopt, kunnen de ouders hun schoolkeuze en voorkeurorde veranderen. Dit kan (1) met gebruik van hun registratiecode en paswoord rechtstreeks via de website waarlangs de centrale registratie verloopt, (2) via aanmelding bij een andere school, via één van de aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties of via het aanspreekpunt van het LOP. In dat laatste geval zal de website de boodschap geven dat de betreffende leerling reeds bij een andere school werd aangemeld en zal gevraagd worden of de eerder gedane aanmelding geannuleerd moet worden of dat er een volgorde van voorkeur (art.4) moet worden toegevoegd. 6.2 Ouders die na het afsluiten van een aanmeldingsperiode hun schoolkeuze nog willen veranderen, dienen hun kind tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiode bij de school van hun nieuwe keuze voor inschrijving aan te melden. De leerling wordt bij die laatste school als een nieuw aangemelde leerling beschouwd. 13

14 Art. 7 Communicatie van de rangordening naar ouders, scholen en niet-onderwijsverstrekkende organisaties 7.1 Bij elke aanmelding wordt aan de ouders meegedeeld vanaf wanneer zij kennis kunnen nemen van de resultaten van de rangordening. Die mededeling wordt gedaan door de school of de niet-onderwijsverstrekkende organisatie die de aanmelding registreert en staat ook op het document dat de aanmelding bevestigt. Deze mededeling wordt door het LOP ondersteund door middel van algemene communicatie via de pers, folders, e.d. zoals verder bepaald in artikel Ouders nemen zelf het initiatief om kennis te nemen van de rangordeningsresultaten, hetzij a) door met hun paswoord in te loggen op de website, b) door contact op te nemen met de niet-onderwijsverstrekkende organisatie die de registratie van de aanmelding uitvoerde, c) door zich aan te bieden bij de school waar de aanmelding plaats vond, d) door contact op te nemen met het aanspreekpunt van het LOP. 7.3 Naargelang van de resultaten van de rangordening ontvangen de ouders, a) een document dat vermeldt in welke school / vestigingsplaats hun kind ingeschreven kan worden, met vermelding van het rangnummer; b) in toepassing van art. 4.2 en 4.3, voor elke school / vestigingsplaats waar het kind niet ingeschreven kan worden en die een hogere plaats inneemt in de voorkeurorde van de ouders dan de school / vestigingsplaats waar het kind wél ingeschreven kan worden: een (afschrift van) het weigeringsdocument, met vermelding van rangnummer. Op basis van dat rangnummer kunnen de ouders tot de tiende schooldag na het begin van het schooljaar waarvoor ingeschreven werd, een eventueel vrijgekomen plaats opeisen; c) een attest dat, in toepassing van art , bevestigt dat de leerling automatisch aangemeld zal worden voor inschrijving tijdens de reguliere inschrijvingsperiode. De genoemde documenten bevatten ook de nodige informatie i.v.m. het verdere verloop van de inschrijvingsprocedure en eventuele praktische schikkingen terzake. Die documenten kunnen tegen bewijs van ontvangst opgehaald worden bij de instantie waar de aanmelding plaats vond (school, niet-onderwijsverstrekkende organisatie, aanspreekpunt van het LOP) of door de ouders zelf na invoeren van hun paswoord en na aanklikken van de knop bevestiging van ontvangst gedownload worden vanuit de website. Het weigeringsdocument kan door de ouders ook steeds opgehaald worden bij de school die de inschrijving heeft moeten weigeren (zie artikel 9.2). 7.4 Na het beëindigen van de rangordeningsprocedure en vóór de aanvang van de inschrijvingsperiode kunnen de scholen vanop de website per vestigings- 14

15 plaats en per leerlingengroep een gerangordende lijst downloaden van leerlingen die zich voor hun school aangemeld hebben, met per leerling de aanduiding van: hun rangnummer, of ze ingeschreven of geweigerd dienen te worden, dan wel (bij aanmelding voor de GOK/niet-GOK-voorrangsperiode) of hun aanmelding omgezet wordt in een aanmelding voor de reguliere inschrijvingsperiode. Deze lijsten dienen overgenomen of ingevoegd te worden in het inschrijvingsregister van de school. Voor elk van de leerlingen op die lijsten kan de school vanuit de website ook de documenten downloaden die conform art. 9 overhandigd dienen te worden aan de ouders die zich bij de school aanbieden (inschrijvingsattest, weigeringsattest, bevestiging van aanmelding voor de reguliere inschrijvingsperiode). 7.5 Via hun paswoord hebben de niet-onderwijsverstrekkende organisaties op de website toegang tot de aanmeldingsdossiers van de leerlingen die via hen aangemeld werden. Zij kunnen vanuit de website met betrekking tot die kinderen de volgende documenten downloaden en uitprinten om aan de ouders te overhandigen: a) een document dat vermeldt in welke school / vestigingsplaats hun kind ingeschreven kan worden, met vermelding van het rangnummer; b) voor elke school / vestigingsplaats die een hogere plaats inneemt in de voorkeurorde van de ouders en waar het kind niet ingeschreven kan worden: een (afschrift van) het weigeringsdocument, met vermelding van rangnummer. Op basis van dat rangnummer kunnen de ouders tot de tiende schooldag na het begin van het schooljaar waarvoor ingeschreven werd, een eventueel vrijgekomen plaats opeisen. Art. 8 Het akkoord van de ouders met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school 8.1 Conform het GOK-decreet kan een inschrijving slechts effectief gerealiseerd worden nadat de ouders schriftelijk hun akkoord hebben betuigd met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school. Ouders dienen hun schriftelijk akkoord te geven op het ogenblik dat zij na afloop van de aanmeldingsperiode de inschrijving van hun kind op de school bevestigen, conform hiernavolgend art Teneinde ouders in de gelegenheid te stellen tijdens een aanmeldingsperiode een gemotiveerde schoolkeuze te maken, verrichten de scholen voorafgaand aan of bij het begin van een aanmeldingsperiode de nodige inspanningen om hun pedagogisch project en schoolreglement bij de ouders van mogelijke nieuwe leerlingen bekend te maken. 15

16 Art. 9 Bevestiging van inschrijving, weigering en toekenning van vrijkomende plaatsen 9.1 Voor leerlingen die een volgnummer r n (x) kregen dat uitzicht biedt op inschrijving, dient de wens tot inschrijving in de school waarvoor dat volgnummer verkregen werd, door de ouders bevestigd te worden door zich binnen de tien schooldagen na het begin van de eigenlijke inschrijvingsperiode persoonlijk bij de school aan te bieden Conform art en 7.4 stelt het LOP vanuit het centrale aanmeldingsregister aan de betreffende school alle gegevens ter beschikking die nodig zijn om de inschrijving te realiseren Conform de geldende decretale bepalingen, wordt de inschrijving pas effectief gerealiseerd nadat (1) de ouders zich schriftelijk akkoord hebben verklaard met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school en (2) de geldigheid van de verklaringen die bij de aanmelding werden afgelegd door de school werden geverifieerd De juistheid van het opgegeven adres wordt nagegaan door middel van een kaartlezer waarmee het adres afgelezen kan worden van de chip op de SIS-kaart van het kind en van de identiteitskaart van de ouder die de wens tot inschrijving komt bevestigen Werd als verblijfplaats van het kind het adres opgegeven van een persoon bij wie het kind niet gedomicilieerd is maar bij wie het kind feitelijk verblijft, dan dient deze persoon bij de bevestiging van de wens tot inschrijving aanwezig te zijn en de eigen identiteitskaart bij zich te hebben. Die persoon verklaart op erewoord dat het kind tijdens schooldagen feitelijk bij hem/haar verblijft en dat hij/zij kennis heeft dat daaronder verstaan wordt dat het kind tijdens schooldagen gewoonlijk bij hem/haar overnacht Voor kinderen die in een internaat verblijven, dient het verblijf of de inschrijving in het internaat door de verantwoordelijke van het internaat bevestigd te worden De ouders van vooraf aangemelde leerlingen voor wie een inschrijving effectief gerealiseerd wordt, krijgen conform de geldende afspraken binnen het LOP van de school een attest van inschrijving. Voor die vooraf aangemelde leerlingen kan zo n volledig op naam ingevuld inschrijvingsattest vanuit de website gedownload en uitgeprint worden van zodra de leerling op de website als ingeschreven wordt aangevinkt. Het betreffende document bevat, behalve de clausule waarin de ouders zich akkoord verklaren met het pedagogisch project en het schoolreglement van de school en de 16

17 verklaring dat alle verstrekte informatie correct is, ook andere nuttige inlichtingen, b.v. ingeval van kleuters die voor het eerst naar school gaan, de instapdata die voor het kind gelden Met het oog op de decretaal verplichte jaarlijkse evaluatie van de regeling inzake de aanmelding van leerlingen, wordt elke effectieve inschrijving van een vooraf aangemelde leerling centraal geregistreerd. N.a.v. deze registratie komt het attest van inschrijving beschikbaar waarvan sprake in art Vooraf aangemelde leerlingen die geweigerd dienen te worden omdat voor de betreffende leerlingengroep de maximumcapaciteit bereikt werd, worden in het inschrijvingsregister van de school opgenomen, met de vermelding geweigerd wegens vol Aan de ouders die zich hiervoor bij de school aanbieden, wordt na ondertekening ervan door de directie en tegen afgifte van bewijs van ontvangst - het weigeringsdocument overhandigd dat vanuit het centraal aanmeldingsregister aangemaakt werd en door de school via de website gedownload kan worden De ouders die zich niet bij de school aanbieden worden geacht een geldig afschrift van het weigeringsdocument ontvangen te hebben via één van de aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties of via het aanspreekpunt van het LOP, óf zelf een afschrift van het weigeringsdocument gedownload te hebben van de website. De door het aanspreekpunt of de aangeduide niet-onderwijsverstrekkende organisaties verzamelde ontvangstbewijzen resp. de elektronische registratie van de berichten bevestiging van ontvangst vormen hiervan het bewijs Het afschrift van het weigeringsdocument dat volgens de geldende decretale verplichtingen aan de voorzitter van het LOP bezorgd dient te worden, wordt automatisch vanuit het centraal aanmeldingsregister aan de voorzitter bezorgd. Een elektronisch door de voorzitter naar de betrokken school verstuurd bericht bevestiging van ontvangst geldt als bewijs van ontvangst. 9.3 Komen er in de loop van een GOK- of niet-gok-voorrangsperiode plaatsen vrij omdat de wens tot inschrijving van één of meer vooraf aangemelde leerlingen tijdens de voorziene periode van tien schooldagen (art. 9.1) na de opening van de GOK- resp. niet-gok-voorrangsperiode niet bevestigd werd of omdat een eerder gerealiseerde inschrijving ondertussen geannuleerd werd, dan worden de vrijgekomen plaatsen in volgorde van hun volgnummer toegewezen aan: a) de vooraf aangemelde GOK- resp. niet-gok-leerlingen die wegens het bereikt hebben van het maximum percentage GOK- resp. niet-gokleerlingen nog niet ingeschreven konden worden, 17

18 b) de vooraf aangemelde GOK- resp. niet-gok-leerlingen die wegens het bereikt hebben van de maximumcapaciteit geweigerd dienden te worden, c) de nieuw aangemelde GOK- resp. niet-gok-leerlingen die wegens het bereikt hebben van de maximum capaciteit geweigerd dienden te worden. De school neemt contact op met de ouders van de betreffende leerlingen, die hun wens tot inschrijving onmiddellijk dienen te bevestigen. De inschrijving van de leerlingen vernoemd onder (a) en (b) wordt door middel van het aanvinken van de betreffende leerling op de website centraal geregistreerd. Bij inschrijving worden leerlingen vernoemd onder (a) voor de betreffende school / vestigingsplaats meteen uit de aanmeldingslijst voor de reguliere inschrijvingsperiode verwijderd. 9.4 Conform de geldende decretale bepalingen worden plaatsen die tijdens de reguliere inschrijvingsperiode vrijkomen tot en met de tiende schooldag na de aanvang het schooljaar waarvoor ingeschreven werd, toegewezen aan eerder geweigerde leerlingen. Daarbij wordt rekening gehouden met het volgnummer dat de leerlingen naar aanleiding van hun aanmelding kregen. Met het oog op de verplichte jaarlijkse evaluatie van de regeling inzake aanmelding, wordt de inschrijving van eerder geweigerde leerlingen die vooraf aangemeld werden, door middel van het aanvinken van de betreffende leerling op de website, centraal geregistreerd. Art. 10 De aanmelding van leerlingen met een attest voor buitengewoon onderwijs 10.1 Bij de aanmelding dienen de ouders te verklaren of voor hun kind al dan niet een attest voor buitengewoon onderwijs uitgeschreven werd, met aanduiding van het type buitengewoon onderwijs dat in het attest vermeld staat Leerlingen met een attest voor buitengewoon onderwijs van type 1 tot 7, die tijdens een aanmeldingsperiode aangemeld worden, worden mee opgenomen in de rangordeningprocedure beschreven in art. 4.3 en 5.2. Bij de effectieve inschrijving gelden de betreffende bepalingen van GOK- -decreet, waaronder meer bepaald de mogelijkheid tot inschrijving onder de ontbindende voorwaarde dat de school over voldoende draagkracht beschikt om te voldoen aan de noden van de leerling Voor scholen voor buitengewoon onderwijs worden geen aanmeldingsperiodes georganiseerd. Aanmelding bij een school voor buitengewoon onderwijs kan bijgevolg enkel tijdens de voorziene inschrijvingsperiodes. Voor inschrijvingen in het buitengewoon onderwijs gelden wel alle andere regels inzake inschrijvingen, zoals bepaald in het GOK-decreet, evenals alle andere afspraken die daaromtrent binnen het LOP gemaakt werden. 18

19 Art. 11 Betwistingen Voor alle betwistingen die zich voordoen n.a.v. de toepassing van de regeling inzake aanmeldingsperiodes zoals bepaald in artikelen 1 tot 10 kan de bemiddelingscel van het LOP aangesproken worden. Dat geldt meer in het bijzonder voor betwistingen in verband met: a) de verblijfplaats van de leerling of andere informatie die bij de aanmelding verstrekt werd, b) de afstand school - verblijfplaats. Art. 12 Bekendmaking 12.1 Het LOP staat in voor de bekendmaking van de in artikelen 1 tot 11 vermelde gemeenschappelijke afspraken bij het brede publiek, in het bijzonder de ouders van kinderen die op het grondgebied van de Stad Gent wonen. Het LOP hanteert daartoe verschillende kanalen, waaronder het Gentse Stadsmagazine, berichten in de plaatselijke pers en een brief gericht aan alle ouders gedomicilieerd op het grondgebied van de Stad Gent, met één of meer kinderen die in het beoogde schooljaar voor het eerst naar school kunnen gaan Communicatie over deze afspraken naar de pers verloopt uitsluitend via de voorzitter van het LOP. Het LOP ondersteunt de inspanningen van alle LOP-partners (scholen en niet-onderwijspartners) om de afspraken inzake voorafgaandelijke aanmelding bekend te maken bij de ouders die tot hun achterban of doelgroep behoren. Art. 13 Evaluatie door het LOP 13.1 In overeenstemming met de geldende decretale bepalingen evalueert het LOP jaarlijks de afspraken vermeld onder art. 1 tot 12. Tot de elementen in die evaluatie behoren minstens: het functioneren van de instrumenten die met het oog op de uitvoering werden ontwikkeld (website, database, software voor rangordening ), per inschrijvingsperiode en afzonderlijk voor de scholen met en zonder vooraf bepaalde capaciteit, een overzicht van de aanmeldingen, de op grond daarvan effectief gerealiseerde inschrijvingen resp. weigeringen en de verhouding tot het totale aantal gerealiseerde inschrijvingen / weigeringen tot en met één maand na het begin van het betreffende schooljaar, de reacties van ouders op het rangordecriterium en op de praktische organisatie van de aanmelding en het aantal klachten dat n.a.v. regeling inzake aanmelding in het algemeen en het rangordecriterium in het bijzonder werd ingediend bij het LOP of bij de Commissie Leerlingenrechten en de uitkomst van eventuele procedures bij de Commissie Leerlingenrechten, 19

20 de ervaringen van de scholen met betrekking tot de praktische organisatie van de uitgewerkte regeling in het algemeen, en van de centrale registratie en de implicaties inzake inschrijving c.q. weigering in het bijzonder Voor de uitvoering van de evaluatie en de rapportering ervan verleent het LOP bevoegdheidsdelegatie aan de Coördinatievergadering Conform de geldende decretale bepalingen wordt de jaarlijkse evaluatie vóór 1 november aan de Vlaamse Regering bezorgd. Daaraan voorafgaand wordt ze ter informatie aan alle leden van het LOP voorgelegd. Art. 14 Overige bepalingen 14.1 De afspraken in artikelen 1 tot 13 gelden vanaf de inschrijvingen voor het schooljaar De afspraken in artikelen 1 tot 13 worden enkel van kracht in zoverre de nodige software, website en database, vermeld in art. 2 en 3, tijdig en naar behoren functioneren. Die software en website worden vooraf grondig getest Onder voorbehoud van vervulling van de voorwaarden vermeld in art blijven de afspraken in artikelen 1 tot 13 gelden zolang (1) de decretale basis ervoor aanwezig is en (2) ze niet door nieuwe afspraken binnen het LOP gewijzigd worden. 20