Uitleencatalogus Gemeentelijk materiaal

Transcriptie

1 een uitgave van de Duffelse uitleendienst jaar 2015 Gemeentelijk materiaal In deze catalogus kan u alle materialen terugvinden die je als vereniging of organisatie kan lenen bij de gemeentelijke uitleendient UITLEENDIENST GEMEENTESTRAAT DUFFEL [email protected] 015/

2 Gemeentelijk uitleenreglement voor materialen, lokalen en domeinen I Algemeen Art. 1 In het hiernavolgend reglement wordt onder de aanvrager verstaan : gemeentelijke diensten en instellingen; scholen, gevestigd in de gemeente Duffel; verenigingen, erkend door het gemeentebestuur; verenigingen, aangesloten bij een door het gemeentebestuur erkende adviesraad; Duffelse instellingen, afhangend van erkende godsdiensten; muziekgroepjes waarvan minstens 1 lid in Duffel woont; organisatoren van niet-commerciële socio-culturele activiteiten door of ten bate van de Duffelse bevolking. Art. 2 Het gemeentebestuur stelt de in bijgevoegde inventaris opgenomen materialen, lokalen en domeinen ter beschikking van de aanvrager. Deze inventaris geeft een overzicht van de materialen, de domeinen en de lokalen voor eenmalig, regelmatig en permanent gebruik, en waarvoor het gebruikt kan worden, samen met de verschillende aanvraagformulieren. Deze inventaris wordt jaarlijks in de maand december door het college van burgemeester en schepenen aangepast en/of aangevuld indien nodig. II Aanvragen Art. 3 De aanvragen gebeuren uitsluitend via de aanvraagformulieren. Alle andere aanvragen of onvolledig ingevulde aanvragen kunnen niet behandeld worden. De aanvraagformulieren vermelden waar nodig de specifieke voorwaarden voor gebruik van de diverse materialen, lokalen en domeinen. II. 1. Materialen Art. 4 Controle op het gebruik van materialen en de hoeveelheid van het effectief gebruikt materiaal door het gemeentebestuur is mogelijk. Indien wordt vastgesteld dat een aanvrager stelselmatig overbodig materiaal aanvraagt, kan bij de goedkeuring beslist worden om de opgegeven aantallen te verminderen. 2

3 II. 1. a. Feestmateriaal Art. 5 De aanvragen voor feestmateriaal kunnen ten vroegste 1 jaar, en moeten uiterlijk 21 dagen voor de aanvang van de activiteit ingediend worden. Aanvragen tussen 21 en uiterlijk 10 dagen voor de aanvang van de activiteit worden behandeld en voor zover beschikbaar - toegewezen. Aanvragen na 10 dagen voor de aanvang van de activiteit worden niet behandeld. Het ter beschikking stellen van feestmateriaal wordt beperkt tot maximum 14 dagen. Een langere termijn kan enkel toegestaan worden indien de aanvraag voldoende gemotiveerd is en mits voorafgaande goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. Deze aanvraag moet het college van burgemeester en schepenen bereiken uiterlijk 8 weken vóór de aanvang van de activiteit. Indien zou blijken dat er onvoldoende feestmateriaal in voorraad is, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om bijkomend materiaal te huren bij derden. Het huren bij derden kan enkel toegestaan worden indien de aanvraag de uitleendienst bereikt uiterlijk 21 dagen vóór de aanvang van de activiteit. Voor later ingediende aanvragen wordt in geen geval nog feestmateriaal elders gehuurd. II. 1. b. Sport- en spelmateriaal Art. 6 De aanvragen voor sport- en spelmateriaal kunnen ten vroegste 1 jaar, en moeten uiterlijk 8 dagen voor de aanvang van de activiteit ingediend worden. Dit materiaal is enkel ter beschikking in de periode van 1 september tot 30 juni. Het sport- en spelmateriaal moet zelf afgehaald worden op de gemeentelijke cultuur-, jeugd- en sportdienst. Het ter beschikking stellen van sport- en spelmateriaal wordt beperkt tot maximum 14 dagen. Een langere termijn kan enkel toegestaan worden indien de aanvraag voldoende gemotiveerd is en mits voorafgaande goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. Deze aanvraag moet het college van burgemeester en schepenen bereiken uiterlijk 8 weken vóór de aanvang van de activiteit. 3

4 II. 2. Lokalen & domeinen Art. 7 Het ter beschikking stellen van lokalen en domeinen kan geschieden voor eenmalig, regelmatig of permanent gebruik. De inventaris bepaalt deze categorieën voor de lokalen en domeinen en waarvoor deze gebruikt kunnen worden. 1 De aanvragen voor eenmalig gebruik kunnen ten vroegste 1 jaar en moeten uiterlijk 8 dagen voor de aanvang van de activiteit ingediend worden. Indien het aangevraagde lokaal of domein door een regelmatige gebruiker is ingenomen, voegt de aanvrager een schriftelijk akkoord tussen de aanvrager en de regelmatige gebruiker bij de aanvraag. Dit schriftelijk akkoord moet minstens 21 dagen voor de activiteit ondertekend worden. Het gemeentebestuur stelt hiervoor een formulier ter beschikking. Het ter beschikking stellen van lokalen en domeinen voor eenmalig gebruik wordt beperkt tot maximum 14 dagen. Een langere termijn kan enkel toegestaan worden indien de aanvraag voldoende gemotiveerd is en mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen. Deze aanvraag moet het college van burgemeester en schepenen bereiken uiterlijk 8 weken vóór de aanvang van de activiteit. 2 Het ter beschikking stellen van lokalen en domeinen voor regelmatig gebruik kan enkel, indien de aanvrager op regelmatige basis wenst gebruik te maken van een lokaal of domein, en dit minstens één maal per maand op een vast tijdstip. De periode van ter beschikking stellen van lokalen en domeinen voor regelmatig gebruik loopt jaarlijks van 1 september tot en met 30 juni van het daaropvolgende jaar. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om deze termijn te verlengen tot 31 augustus. Het gemeentebestuur kan vragen om het door jou gereserveerde lokaal af te staan voor gemeentelijke activiteiten. 4

5 De aanvragen dienen jaarlijks ingediend te worden in de periode tussen ontvangst van het formulier door de aanvrager en uiterlijk 1 juni. Ten laatste op 1 augustus daaropvolgend ontvangt de aanvrager de bevestiging of men al dan niet kan beschikken over het aangevraagde lokaal of domein. Het aangevraagd lokaal wordt voor het komende werkjaar toegewezen aan de aanvrager en voor het daaropvolgende werkjaar voorlopig gereserveerd. Het lokaal wordt dan voor dat daaropvolgende werkjaar definitief toegewezen aan de aanvrager op voorwaarde dat de aanvraag tijdig, volledig en duidelijk ingediend werd en de werking blijft bestaan. Indien tijdens de periode waarin een lokaal of domein ter beschikking wordt gesteld blijkt dat een andere aanvrager gebruik wenst te maken van dit lokaal of domein, is dit enkel mogelijk mits schriftelijk akkoord van beide partijen. Dit schriftelijk akkoord moet minstens 21 dagen voor de activiteit ondertekend worden. ndien het gemeentebestuur of een gemeentelijke instelling voor bepaalde activiteiten gebruik dient te maken van dit lokaal of domein, moet het hiervoor vrijgegeven worden. 3 De periode van ter beschikking stellen van lokalen voor permanent gebruik loopt jaarlijks van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende jaar. De aanvragen dienen jaarlijks ingediend te worden in de periode tussen ontvangst van het formulier door de aanvrager en uiterlijk 1 juni. Ten laatste op 1 augustus daaropvolgend ontvangt de aanvrager de bevestiging of men al dan niet kan beschikken over het aangevraagde lokaal. Indien het gemeentebestuur of een gemeentelijke instelling voor bepaalde activiteiten gebruik dient te maken van dit lokaal, moet het lokaal hiervoor vrijgegeven worden. 5

6 II. 3. Materialen, lokalen & domeinen Art. 8 Tenzij anders vermeld in dit reglement, worden al de geldige aanvragen behandeld en door de uitleendienst toegewezen volgens tijdstip van ontvangst. Een overzicht van toegewezen materialen, lokalen en domeinen wordt ter kennisgeving overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. III Algemene voorwaarden Art. 9 Indien de aanvrager geheel of gedeeltelijk kan beschikken over het gevraagde, dient bij het inrichten van activiteiten op al de aankondigingen, uitnodigingen, programma s, aanplakbiljetten e.d. het logo van Uit in Duffel en ingericht met de steun van het gemeentebestuur vermeld te worden. Art. 10 Het feestmateriaal dat tijdig aangevraagd werd, wordt door de gemeentelijke technische dienst ter plaatse gebracht. De aanvrager is verantwoordelijk voor het materiaal vanaf het tijdstip van levering. Gebreken of tekorten aan materialen, lokalen of domeinen dienen vóór de aanvang van de activiteit telefonisch of via mail gemeld te worden bij de gemeentelijke uitleendienst of bij de gemeentelijke technische dienst. Geen kennisgeving van gebreken of tekorten houdt in dat de aanvrager het materiaal, lokaal of domein in goede staat ontvangen heeft. De aanvrager wordt verondersteld het gebruik, plaatsen en monteren, en de behandeling van de materialen te kennen. De uitleendienst zal, indien gevraagd, het nodige technisch advies verstrekken voor het correcte gebruik ervan. Art De aanvrager is verantwoordelijk en aansprakelijk voor beschadiging, verlies, diefstal, van de materialen, lokalen of domeinen. De aanvrager wordt aangeraden een verzekering af te sluiten. Er moet altijd een meerderjarige contactpersoon worden meegedeeld op het aanvraagformulier. 6

7 2 De aanvrager moet de materialen, lokalen of domeinen in goede staat houden en op de juiste manier gebruiken. Materiaal dient in verzorgde staat terug te worden verzameld. Lokalen en domeinen dienen na de activiteit te worden opgeruimd. Indien deze afspraken niet nageleefd werden, worden onkosten aan de aanvrager aangerekend: o.m. werkuren gemeentelijke technische dienst en poetsdienst. De kostprijs per begonnen werkuur bedraagt 30 EUR, dit bedrag is gebaseerd op de gezondheidsindex van december 2012 en zal jaarlijks volgens het indexcijfer van de maand december aangepast worden. De aanvrager ontvangt hiervan een schuldvordering, en dient deze binnen de dertig dagen te betalen; zoniet wordt de aanvrager vanaf dat ogenblik volledig uitgesloten van het recht van gebruik van gemeentelijke materialen, lokalen of domeinen, en dit tot de verschuldigde onkosten betaald zijn. De uitsluiting geldt tevens voor op dat ogenblik reeds aangevraagde en toegewezen materialen, lokalen of domeinen, die onmiddellijk geannuleerd zullen worden. 3 Het materiaal, lokaal of domein wordt na gebruik door een medewerker van het gemeentebestuur nagekeken op eventuele beschadigingen en/of tekorten. Indien schade wordt vastgesteld, wordt een onkostennota opgemaakt. De schuldvordering wordt overgemaakt aan de aanvrager. Voor de betaling gelden dezelfde voorwaarden zoals hiervoor bepaald onder 2. 4 Bij verlies van materiaal wordt de actuele nieuwwaarde van het materiaal of van gelijkwaardig materiaal aangerekend. Voor de betaling gelden dezelfde voorwaarden zoals hiervoor bepaald onder 2. 5 Bij herhaalde beschadiging of verlies van materiaal of beschadiging van lokalen of domeinen kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat de aanvrager voor een termijn van maximum 12 maanden geen beroep kan doen op gemeentelijke materialen, lokalen of domeinen. 7

8 6 Bij gebruik van de polyvalente De Locht, waarbij drank geschonken wordt, dient de aanvrager ten laatste 45 dagen na de activiteit een kopie van de factuur van de verbruikte dranken te bezorgen aan het gemeentebestuur. Zoniet wordt de aanvrager vanaf dat ogenblik volledig uitgesloten van het recht van gebruik van gemeentelijke materialen, lokalen of domeinen, en dit tot de gevraagde factuur bezorgd is. De uitsluiting geldt tevens voor op dat ogenblik reeds aangevraagde en toegewezen materialen, lokalen of domeinen, die onmiddellijk geannuleerd zullen worden. Art. 12 De aanvrager verbindt er zich toe het materiaal, lokaal of domein in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. In geval van verdere uitlening of verhuring kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat de aanvrager voor een termijn van maximum 12 maanden geen beroep kan doen op gemeentelijke materialen, lokalen of domeinen. IV Slotbepalingen Art. 13 De aanvrager verbindt zich ertoe dit reglement te kennen en na te leven. Art. 14 Betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement moeten bij aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen, uiterlijk vijf werkdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Art. 15 Voor alle betwiste of in dit reglement niet voorziene gevallen is het college van burgemeester en schepenen bevoegd beslissingen te treffen. Art. 16 Dit reglement treedt in werking na goedkeuring door de gemeenteraad. 8

9 Inhoud Materialen Kunststofstoelen pagina 12 Rode klapstoelen pagina 12 Houten tafeltjes pagina 13 Receptietafels pagina 13 Schraagplanken met steun pagina 14 Scoutstafels pagina 14 Witte tentoonstellingspanelen pagina 15 Houten tentoonstellingspanelen pagina 15 Grote wc-wagen pagina 16 Kleine wc-wagen pagina 16 Vlaggenpalen pagina 17 Wimpels pagina 17 Vlaggen pagina 18 Podiumelementen pagina 18 Houten podiumtrapje pagina 19 Diftar container pagina 19 Nadarafsluiting pagina 20 Bordeaux tentjes pagina 20 Verdeelkast elektriciteit pagina 21 Haspels pagina 21 TL Lampen pagina 22 Waterslangen pagina 22 Herbruikbare drinkbekers pagina 23 Herbruikbare jeneverbekers pagina 23 Fuifbox pagina 24 Lcd-projector (beamer) pagina 24 Projectiescherm pagina 25 9

10 Materiaal 10

11 Nuttige info: - De materialen zijn pas gereserveerd indien er een bevestiging is verstuurd. - Kijk steeds de bevestiging na! - Vraag enkel aan wat je nodig hebt! Indien blijkt dat je meermaals materiaal niet gebruikt hebt, dan kunnen we het gevraagde aantal verminderen. - We veronderstellen dat er bij de levering iemand van de organisatoren aanwezig is. Indien niet, dan gaan we er vanuit dat het materiaal in goede staat is afgeleverd. - Voor een exact tijdstip van levering kan je contact opnemen met de verantwoordelijke van de dienst vervoer op het nummer De aanvrager is verantwoordelijk voor het materiaal vanaf het tijdstip van levering tot aan de ophaling. - Een groot aantal materialen levert de gemeente aan op een kar of op een aanhangwagen. - Plaats alle materialen PROPER en NETJES terug zoals ze geleverd zijn. Uitleendienst Gelijkvloers gemeentehuis Gemeentestraat Duffel [email protected] Technisch Centrum Duffel Norbertijnerlei Duffel [email protected] 11

12 Kunststofstoelen - Stapelen per 15 Rode klapstoelen - Dichtgeklapt op wagentje in dezelfde richting stapelen (poten passen in hoeken van kar) -Stapelen per 40 12

13 Houten tafels - Inklapbaar Receptietafels - Stapelen max. per 7 op kar 13

14 Schraagplanken met steun - Afmetingen: 1.50 m of 2.30 m - Stapelen per soort Scoutstafels - Afmetingen: 2.20 m op 0.75 m - Stapelen per max 15 op kar - Na gebruik tafels poetsen! 14

15 Witte tentoonstellingspanelen - Om te kleven Houten tentoonstellingspanelen - Om te prikken 15

16 Grote wc-wagen - Ga na of er water, elektriciteit en riolering op de leveringsplaats aanwezig is. - Je moet de wc-wagen na gebruik volledig poetsen. - Je moet het toiletpapier, de zeep en de schoonmaakmiddelen zelf voorzien. - Bij vriestemperaturen de wagen continu verwarmen. - Sleutelbox met ele-kabel afhalen en terugbrengen bij de uitleendienst. Kleine wc-wagen - Ga na of er water, elektriciteit en riolering op de leveringsplaats aan wezig is. - Je moet de wc-wagen na gebruik volledig poetsen. - Je moet het toiletpapier, de zeep en de schoonmaakmiddelen zelf voorzien. - Bij vriestemperaturen de wagen continu verwarmen. - Sleutelbox met ele-kabel afhalen en terugbrengen bij de uitleendienst. 16

17 Vlaggenpalen - Voor wimpels en/of vlaggen - De medewerkers van de technische dienst plaatsen de vlaggepalen. Wimpels - Duffel / België / Vlaanderen 17

18 Vlaggen - België / Duffel / Europa / Vlaanderen Podiumelementen Afmetingen: 1 m op 2 m - In hoogte verstelbaar (60 cm tot 100 cm) - Gebruik op harde ondergrond - Niet geschikt als danspodium - Voorzie een ringsleutel 13 om de poten te verstellen. Opgelet: bij afbraak beginnen bij laatst opgesteld element! 18

19 Houten trapje - Opstapje voor podium. 3 treden Diftar Container Diftar: 240 L L -Ledigings- en verwerkingskost vallen ten laste van de aanvrager. Juiste prijzen kunnen opgevraagd worden bij de milieudienst. -Aan het onthaal van het gemeentehuis kan je extra piek-, pmd- en roze zakken aankopen. 19

20 Nadarafsluiting Afmetingen: 2 m en 2.5 m - Nadars bij elkaar verzamelen - In de juiste richting plaatsen Bordeaux braderijtentjes Afmetingen 3 m x 4 m - Gebruik de handleiding om tentjes op te stellen! - Plooi het zeil netjes en correct op. - Geschikt als hamburger, friet, bonnetjes of tentoonstellingskraampje. Maak hier geen grote zittent van! 20

21 Elektriciteitskast keuze uit 32A of 63A - keuringsbewijs kan je steeds opvragen bij het technisch centrum - Vergeet niet door te geven of je een ele-kabel nodig hebt (van stopcontact tot kast)! Haspels Keuze uit 20 m of 40 m 21

22 TL-lampen - Kan dienen als verlichting in tent. Waterslangen 22

23 Herbruikbare drinkbekers - De bekers gespoeld terug in de bakken plaatsen. Afhalen/terugbrengen op de Locht. 1 bak => 420 bekers Lees het gemeentelijk reglement voor herbruikbare bekers goed na! Herbruikbare jeneverglaasjes - De bekers gespoeld terug in de bakken plaatsen. Afhalen/terugbrengen terugbrengen naar de locht. 1 bak => 200 bekers Lees het gemeentelijk reglement voor herbruikbare bekers goed na! 23

24 Fuifbox - Afhalen/terugbrengen op de uitleendienst. Inhoud: - polsbandjes voor fuifgangers (+16 en/of +18) - 2 walkie-talkies - 2 fluovestjes - 1 zaklamp - branddeken -EHBO-materiaal - wegwerphandschoenen Beamer - Afhalen/terugbrengen op de uitleendienst 24

25 Wit projectiescherm Afmetingen: 1.20 m op 1.20 m - Afhalen/terugbrengen op de uitleendienst 25