Bestuurlijke Eindrapportage. Project Versterking Bevolkingszorg

Transcriptie

1 Bestuurlijke Eindrapportage Project Versterking Bevolkingszorg Versie 29 aug 2017

2 Inhoud 1. Project in context...3 Strategische Agenda...3 Achtergrond en aanleiding project...3 Doelstelling project: implementatie BZOO 2.0 stimuleren...3 Op te leveren producten Verantwoording...5 Uitgevoerde activiteiten en opbrengsten...5 Doelrealisatie Afronding en doorontwikkeling...8 Afronding...8 Doorontwikkeling bevolkingszorg. Hoe verder?...8 2

3 1. Project in context Strategische Agenda Op 16 mei 2014 heeft het Veiligheidsberaad de Strategische Agenda Versterking veiligheidsregio s vastgesteld (hierna: Strategische Agenda). Deze Strategische Agenda voorziet in een gemeenschappelijke ambitie van de 25 veiligheidsregio s om bij te dragen aan de doorontwikkeling van en de harmonisatie tussen de veiligheidsregio s. De agenda heeft een looptijd van ruim twee jaar, tot juli De hoofddoelstelling is als volgt geformuleerd: Nederland veiliger door het voorkomen en tegengaan van maatschappelijk ontwrichting. Voor de uitwerking van deze hoofddoelstelling zijn twee componenten nodig, namelijk het versterken van de risicobeheersing en het versterken van de crisisbeheersing. Dit zijn de strategische doelen, die richting geven aan de aan de concrete inspanningen die geleverd moeten worden. Omdat deze doelstellingen een hoog abstractieniveau kennen, heeft het Veiligheidsberaad ervoor gekozen om via zes projecten met een landelijke scope te werken aan de ontwikkeling van de risicobeheersing en crisisbeheersing. Het project Versterking Bevolkingszorg is één van die zes projecten en wil zorg dragen voor een flinke stap voorwaarts in de nadere concretisering van die ambitie. Achtergrond en aanleiding project De veiligheidsregio s delen met elkaar een visie over de bevolkingszorg in Nederland; Bevolkingszorg Op Orde (BZOO). Deze visie is vertaald in referenties ten aanzien van het leveren van taken, producten en diensten aan burgers zoals opgetekend in de rapportage BZOO 2.0 ( ). De veiligheidsregio s hebben met elkaar afgesproken zicht te houden op de voortgang van de ontwikkeling. De ambitie is om BZOO2.0 als gemeenschappelijke referentie te nemen en daarmee in Nederland de bevolkingszorg doelmatiger en doeltreffender te organiseren; minder complex en eigentijds. Iets wat noodzakelijk is voor een kolom die niet dagelijks ervaring opdoet met het verlenen van spoedeisende hulp. Belangrijk uitgangspunt van BZOO is dat de bevolkingszorg de zelfredzaamheid van betrokkenen zoveel mogelijk faciliteert, zodat de bevolkingszorg zich vooral kan richten op betrokkenen die deze zorg ook echt nodig hebben. De overheid bereidt zich daartoe voor tot een realistisch zorgniveau. In situaties waar dat realistisch zorgniveau wordt overschreden, wordt de bevolkingszorg op basis van veerkracht en improvisatie geleverd. Doelstelling project: implementatie BZOO 2.0 stimuleren Het project Versterking Bevolkingszorg had tot doel om de ontwikkeling van bevolkingszorg vanuit een landelijke dimensie tijdelijk extra te stimuleren met kennis en inzicht door het organiseren van verbinding, dialoog tussen de veiligheidsregio s. Het project bestond enerzijds uit het ondersteunen van de implementatie BZOO 2.0 en anderzijds het creëren van(gemeenschappelijk) inzicht in het verloop van de implementatie (de voortgang). 3

4 Op te leveren producten Het project richtte zich op de volgende producten: 1. Overzichten met aandachtspunten en best practices: tijdens interactieve bijeenkomsten (van meerdere veiligheidsregio s) worden aandachtspunten en bestpractices verzameld, dan wel in gezamenlijkheid ontwikkeld. Deze worden overzichtelijk weergegeven in maandelijkse documenten waarna deze actief verspreid wordt. Beoogd gebruik hiervan was tweeledig: Leren van elkaars ervaringen rondom de implementatie. Gemeenten en regio s kunnen dit gebruiken om hun programma s verder in te richten, draaiboeken aan te passen, oefeningen anders vorm te geven en/of evaluatieformats aan te passen. 1 Op basis van dit document worden -via de stuurgroep Vakbekwaamheidtekstsuggesties aangeleverd aan het IFV, die verantwoordelijk is voor de actualisatie van de opleidingsproducten bevolkingszorg. 2. Voortgangsverslag: in alle veiligheidsregio s vindt daarna een visitatie plaats rondom de implementatie van BZOO. Op basis daarvan wordt een voortgangsverslag opgesteld voor zowel het Veiligheidsberaad als de ministeries van VenJ en BZK). Vanzelfsprekend is het voortgangsverslag ook input voor gemeenten, provincies en Veiligheidsregio s zelf. 1 Opgemerkt wordt dat de interactieve werkvorm op zichzelf ook de doorontwikkeling van de oranje kolom vanuit de visie BZOO stimuleert. 4

5 2. Verantwoording Uitgevoerde activiteiten en opbrengsten Het project is uitgevoerd in twee fasen; 1) interregionale bijeenkomsten (eind ) 2) Audits per veiligheidsregio (2017). Fase 1: Interregionale bijeenkomsten (oktober september 2016) Het ondersteunen van de implementatie heeft plaatsgevonden door het houden van interregionale bijeenkomsten. Aan deze sessies namen verschillende gemeentelijke en/of regionale functionarissen deel van maximaal drie regio s. De sessies zijn voorgesproken met de deelnemende regio s zodat zij zelf konden aangeven welke onderwerpen zij tijdens de sessie wilden bespreken en/of welke producten of instrumenten zij nader zouden willen uitwerken. Tijdens de bijeenkomsten werd kennis, ervaring en practices met betrekking tot de implementatie van BZOO met elkaar gedeeld. In een enkel geval is gesproken over (mogelijke) concrete versterkingsproducten en/of -instrumenten. Interregionale sessies die hebben plaatsgevonden: Fryslân en Groningen (13 okt 2015) Kennemerland en Hollands Midden (28 okt 2015) Midden West Brabant, Zuid-Holland Zuid, Zeeland en Rotterdam-Rijnmond (10 febr 2016) Haaglanden (11 febr 2016) Gelderland Midden en Gelderland Zuid (3 maart 2016) Brabant Zuid-Oost, Brabant Noord en Noord- en Oost Gelderland (30 maart 2016) Flevoland, Gooi & Vechtstreek en Utrecht (13 april 2016) Limburg-Noord en Limburg-Zuid (18 mei 2016) Twente en IJsselland (23 mei 2016) Noord Holland-Noord en Zaanstreek-Waterland (15 juni 2016) Amsterdam-Amstelland en Drenthe (6 september 2016) Producten gereed Van vrijwel alle sessies is een kort verslag gemaakt. De belangrijkste tips, (knel)punten en/of concrete versterkingsproducten zijn hierin opgenomen. De verslagen zijn verspreid via mail aan de betreffende regio s en ook op de website van de Strategische Agenda geplaatst ( Daarmee is voldaan aan het beoogde resultaat van de eerste fase. Deelnemers waren over het algemeen positief over de methodiek en over de stimulans, die hiervan uitging. Fase 2: visitatie per veiligheidsregio (oktober feb 2017) Door middel van een visitatie per veiligheidsregio werd beoogd de voortgang van de implementatie van BZOO 2.0 inzichtelijk te maken. Ter voorbereiding op deze visitatie hebben alle regio s in de zomer van 2016 reeds een vragenlijst ontvangen. De vragenlijst vormde de basis voor het voeren van een gesprek. Het plannen/organiseren van de visitaties in de veiligheidsregio s verliep echter moeizaam. Deze gekozen methodiek bleek onvoldoende aan te slaan en weinig positieve energie te genereren. Dat heeft er mede toe geleid dat deze fase werd stopgezet en niet alle veiligheidsregio s zijn bezocht. Dit onder het motto: Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald. 5

6 Producten gedeeltelijk gereed Van de regio s, die wel zijn bezocht is een korte rapportage opgesteld, gebaseerd op de door de regio ingevulde vragenlijst, beschikbare planvorming, andere documentatie van de regio en het gesprek. Die rapportage is in eerste instantie bedoeld om de regio zelf inzicht te geven in de stand van zaken. De rapportages zijn aangeboden aan de gesprekspartners. Daarmee werd voor hen het proces afgerond. Bedoeld was de 25 rapportages als input te gebruiken om een geaggregeerd landelijk beeld te schetsen (voortgangsrapportage). De portefeuillehouder Bevolkingszorg in het Dagelijks Bestuur Veiligheidsberaad kan daarmee zijn collega s in het Veiligheidsberaad informeren over de ontwikkelingen en voortgang. Het eerste beeld, gedestilleerd uit ongeveer de helft van de regio s- geeft een eerste inhoudelijke aanzet en op basis van de opgedane ervaringenadvies voor toekomstige monitoring na beëindiging van het project. Doelrealisatie Ambitie van het project was de implementatie van BZOO 2.0 (tijdelijk) te ondersteunen en de voortgang inzichtelijk te maken. Het eerste doel is voldoende gerealiseerd en het tweede doel vraagt een vervolg - in aangepaste vorm. Uit dit project is immers veel te leren, zowel inhoudelijk als procesmatig. Ieder van de betrokkenen kan eigen lessen halen uit de wijze waarop het project is verlopen. De bevindingen stimuleren én prikkelen. Resultaat is ook dat de leden van het project, de LOCB, het LNB en commissie ieder vanuit hun eigen perspectief geëvalueerd hebben om lessen te trekken voor toekomstige ontwikkelingen. Daar wordt in deze eindrapportage niet verder op ingegaan. De evaluaties en ervaringen worden in hun eigen context van betekenis voorzien. Er zijn echter wel enkele generieke lessen te leren, die ook voor volgende trajecten, programma s of projecten kunnen gelden. Geen project met meetbare resultaten, maar een beweging op gang helpen. Doel van het project was de implementatie van BZOO te stimuleren. De vraag is echter of je een visie (een gedachtegoed) überhaupt kunt implementeren, laat staan via een projectmatige aanpak. Organisatieontwikkelingen zijn incrementele complex dynamische bewegingen, die niet in eindresultaten of lineaire processen (projecten) zijn te definiëren. Daarmee krijgt het woord implementatie in een netwerksysteem een te ambigue karakter. Vooral als er meerdere organisaties met hun eigen geschiedenis, tempo, financiering, risico- en bevolkingsprofiel en (bestuurs) cultuur in het spel betrokken zijn. Eigenaarschap, verantwoordelijkheid en verantwoording dicht bij elkaar houden. De prestatie op het vlak van de bevolkingszorg is (wettelijk) een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Vanzelfsprekend ondersteunen de veiligheidsregio s daarin (en de steun vanuit landelijke optiek ligt daar nog weer achter), maar het is aan de gemeenten welke keuzes daarin worden gemaakt. (tempo, financiering, prioritering etc.) Als de opgave bij de gemeenten ligt, zal daar ook moeten worden aangesloten voor de doorontwikkeling van de bevolkingszorg. De gemeenten (en burgers) zijn wellicht iets te veel op de achtergrond gebleven. Houd oog voor diversiteit Bevolkingszorg heeft in iedere veiligheidsregio andere accenten en kleur. Dat leidt weer tot verschillende organisatievormen, die wel hetzelfde willen bereiken. Sommige veiligheidsregio s hebben een vast team dat werkt ter ondersteuning van de gemeenten, anderen organiseren het ad hoc. Ook de rol van de coördinerend gemeentesecretaris wordt verschillend ingevuld. Het belang van deze diversiteit, die ook zijn positieve werking heeft op verdere doorontwikkeling, is in het project te weinig uit de verf gekomen. 6

7 Behoud het goede: interregionale sessies zijn waardevol De interregionale sessies (fase 1) van het project werden door de betrokkenen als waardevol gezien. Het met elkaar spreken over het onderwerp bevolkingszorg is belangrijk. Zo ontstaat een duurzame bottom-up beweging, die verder reikt dan het tijdelijke project. Aangegeven werd bijvoorbeeld dat men te weinig de tijd neemt om met een wat grotere groep betrokkenen inhoudelijk over de bevolkingszorg te spreken. Ook spraken sommigen de intentie uit om ideeën, die tijdens de sessies werden aangedragen nader uit te werken. Daarnaast zei men het nuttig te vinden met de buurregio s door te spreken over dit onderwerp. Allemaal positieve energie, die als bron kan dienen voor verdere doorontwikkeling en groeiende harmonisatie ten aanzien van bevolkingszorg. 7

8 3. Afronding en doorontwikkeling Ontwikkelingen volgen en waarderen in een netwerksysteem vereist een eigentijdse aanpak. De gekozen (verticaal ingestoken) methodiek bleek onvoldoende te voldoen aan de verwachtingen en creëerde onvoldoende draagvlak. Horizontale (zelf)evaluaties in combinatie met kwalitatief ingestoken peer-audits zullen waarschijnlijk beter aanslaan en de beweging van samen op weg versterken. Dit blijkt ook uit de waardering voor de lopende visitatiecyclus op het niveau van de veiligheidsregio s (project Kwaliteit en Vergelijkbaarheid ). Het ligt voor de hand om hierbij te gaan aansluiten. Hierna wordt aangegeven welk ontwikkelproces wordt voorgestaan. Afronding Het is belangrijk met elkaar de afronding van het project te markeren. Deze Bestuurlijke Eindrapportage vormt daartoe de basis. Deze zal worden aangeboden aan het Veiligheidsberaad op 6 oktober De concrete resultaten c.q. opbrengsten (waaronder de z.g. best practices) zullen worden geborgd bij het IFV (kennisbank) zodat die beschikbaar zijn voor alle veiligheidsregio s. Het project heeft beweging veroorzaakt. Er was rug- (fase 1) en tegenwind (fase 2); beide ervaringen hebben tot waardevolle lessen geleid en inzichten voor de (nabije) toekomst. Belangrijk is de conclusie dat de visie BZOO leeft in de regio s en dat iedere regio op een bij hun passende wijze en tempo ermee aan de slag is gegaan. Een beweging om ervaringen uit te wisselen tussen regio s, is op gang gekomen en er is bereidheid ontstaan om elkaar in interregionaal verband te gaan spiegelen en stimuleren. Doorontwikkeling bevolkingszorg. Hoe verder? De samenleving staat niet stil en dus zal de bevolkingszorg zich continu moeten blijven aanpassen aan de veranderende landelijke, regionale en lokale samenleving, tot aan het niveau van de wijk, buurt of het dorp. Zoals gezegd gaat het daarbij om een beweging met een stevige collectieve gedeelde koers op het wat (BZOO) en voldoende ruimte in het hoe, wanneer en tempo. De lokale context vormt daarbij een stevig ontwikkelingskader. Eigenaarschap c.q. governance hoort te liggen bij de gemeentelijke gremia (bestuur, politiek, ambtenaren en burgers). Tot deze verantwoordelijkheid behoort ook het actief zoeken van samenwerking op regionaal en landelijk niveau en wel in deze volgorde. Belangrijk onderdeel van de visie (BZOO) bestaat uit het betrekken van burgers en lokale partners (ook van andere maatschappelijke sectoren) bij de bevolkingszorg. Wellicht is de tijd rijp om daar nu meer de focus op te leggen. Van project naar een duurzaam proces. Zowel uit opgedane ervaringen en lessen uit dit project (zie vorige hoofdstuk) als ook eigentijdse veranderkundige inzichten ten aanzien van de ontwikkeling van netwerkorganisaties blijkt dat het vervolg meer als een incrementeel proces vormgegeven zou moeten worden. Uitgangspunten in deze aanpak zijn; Visie BZOO moet richting én ruimte blijven geven. Ervaringen bij relevante gebeurtenissen en incidenten (zowel bij feitelijk inzet als bij oefeningen) verdienen aandacht, lering en (zelf)reflectie. De inhoud (waaronder vakmanschap) centraal (zowel bij professionals als burgers) Groei door kwalitatief ontwikkelen en leren in plaats van kwantitatief verantwoorden. Bevorderen van horizontale sturing en samenwerking. Gebruik maken van bestaande energie rond de interregionale bijeenkomsten Verantwoordelijkheid hebben en eigenaarschap voelen horen bij elkaar. 8

9 Voorgesteld wordt de aandachtspunten en lessen vanuit de diverse regio s te bundelen in een gespreksnotitie en die als input voor een interregionale dialoog rond de doorontwikkeling van bevolkingszorg te gebruiken. Voorop staat dat elke regio uit deze dialoog haalt wat voor zijn of haar regio van belang is en dat kan gebruiken voor het eigen ontwikkelproces. Te plannen interregionale bijeenkomsten zullen ervoor moeten zorgen dat er tussen de regio s een horizontale collegiale toetsing en gedeelde betekenisgeving op gang komt. Proces op hoofdlijnen Stap 1: opstellen gespreksnotitie Het is gewenst de inhoudelijke opbrengsten (aandachtspunten en lessen vanuit de diverse regio s) zo snel mogelijk ter kennisname te brengen aan de regio s. Hiermee worden de inhoudelijke opbrengsten bedoeld, zoals die in de verslagen van interregionale sessies en visitaties naar voren is gekomen. Deze notitie wordt in de maand oktober opgesteld door een werkgroep onder leiding van de ambtelijk portefeuillehouders van het Landelijk Netwerk Bevolkingszorg en de Raad Directeuren Veiligheidsregio s. Stap 2: interregionale dialoog De gespreksnotitie wordt vervolgens als input gebruikt voor een interregionale dialoog rond de doorontwikkeling van bevolkingszorg. Voorgesteld wordt circa 8 bijeenkomsten te organiseren. Doel van deze interregionale dialoog is met elkaar de aandachtspunten en lessen te delen en eventueel te verrijken 2. Genodigden voor deze interregionale dialoog zijn onder meer coördinerend gemeentesecretarissen, directeuren van veiligheidsregio s en coördinatoren bevolkingszorg. Voorgesteld wordt interregionale bijeenkomsten waarbij functionarissen van buurregio s bij elkaar komen. Vanwege de bekendheid met elkaar, ligt er al een basis om met elkaar in gesprek te gaan, elkaar te helpen en verder te spreken over de doorontwikkeling in de eigen regio s. Belangrijk is dat een open gesprek ontstaat en met elkaar en van elkaar geleerd kan worden. Het aanleren en oefenen in methodieken als appreciative enquiry kunnen daarbij helpen. Voorstel is beide ambtelijk portefeuillehouders (LNB en LO CB) gezamenlijk zorg te laten dragen voor een adequate voorbereiding en begeleiding van deze dialoog. Zij zullen daartoe de randvoorwaarden en condities dienen te scheppen. Beoogd doel van deze bijeenkomsten is dat de doorontwikkeling van de bevolkingszorg in de eigen regio wordt ondersteund en verder gewerkt wordt aan de implementatie van de visie BZOO. Deze bijeenkomsten kunnen mogelijk ook bijdragen aan het versterken van interregionale netwerken en de doorontwikkeling van landelijke netwerken. Stap 3: voortgangsnotitie Door middel van een beknopte voortgangsnotitie wordt teruggeblikt op de ontwikkeling van de bevolkingszorg in brede zin en het gebruik van de visie BZOO in het bijzonder. Deze voortgangsnotitie focust vooral op de inhoudelijke thema s die bij de doorontwikkeling van de bevolkingszorg door gemeenten en veiligheidsregio s belangrijk worden geacht. Deze notitie wordt afgestemd met Landelijk Netwerk Bevolkingszorg, de Raad van Directeuren 2 De verwachting is dat de ervaringen van de visitatie in de twaalf veiligheidsregio s redelijk overeen komen, met ervaringen elders, maar het is goed deze verder te verdiepen en te verrijken. 9

10 Veiligheidsregio s en het Landelijk Overleg Coördinatoren Bevolkingszorg en van een advies voorzien door het Veiligheidsberaad, alvorens deze wordt aangeboden aan de gemeenten. Stap 4. Borging in de kwaliteitscyclus veiligheidsregio s De ervaringen en opbrengsten in dit project worden verbonden met de ontwikkelingen binnen het kwaliteitsstelsel van de veiligheidsregio s. In een nieuwe cyclus kan de ontwikkeling van bevolkingszorg mogelijk een plek krijgen bij de visitaties. Financiën Voorgesteld wordt om de vervolgstap te bekostigen vanuit en binnen het resterende budget voor het reeds afgeronde project Versterking Bevolkingszorg. Project Budget kosten Gerealiseerde kosten Restant PRO