Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke

Transcriptie

1 sector cultuur Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke 1. De culturele infrastructuur Het gebruiksreglement is van toepassing op het gemeenschapscentrum Middelkerke dat verschillende gebouwen met zalen omvat. Het gaat niet om sportinfrastructuur. Er worden sluitingsperiodes voorzien van 24/12 t.e.m. 26/12 en van 31/12 t.e.m. 02/1 van elk kalenderjaar. Er worden geen dieren toegelaten (met uitzondering van geleide honden voor mindervaliden) in de culturele infrastructuur, met uitzondering van de tentoonstellingszaal in de alidris. Enkel het ollege van urgemeester en Schepenen kan uitzonderingen op dit reglement toestaan. Het ollege beslist over alle gebruik dat gebeurlijk niet uitdrukkelijk in dit reglement voorkomt. 2. Overzicht van alle zalen/lokalen bedoeld in dit reglement Naam gebouw Adresgegevens Inrichting Zaaltypes Reservatie en boeking entrum De Zwerver Dorpsstraat Leffinge Tel.: fax: polyvalente zaal 1 foyer 1 artiestenfoyer 2 artiestenloges 1 vergader- en regieruimte A entrum De alidris Strandlaan Westende Tel.: Fax: cafetaria 1 tentoonstellingszaal 1 recreatiezaal 3 vergaderzalen 1 lokaal refter (logies) 1 lokaal manuele expressie 1 lokaal kunsteducatie Zaal Slijpe:Ter Zelte Odiel Spruyttestraat Slijpe Tel.: zaal + keuken 1 opbergruimte drank 1 lokaal (KO) Zaal Mannekensvere ruggesteenweg 83/ Mannekensvere 1 zaal + keuken Zaal Schore: Scora Lekestraat Schore 1 zaal + keuken populierenlaan Middelkerke - T F cultuurdienst@middelkerke.be

2 Gemeente-school Leffinge onte Pierstraat Leffinge 1 refter 1 turnzaal + toiletten 1 hal 1 speelplaats Gemeenteschool Lombardsijde Schoolstraat Lombardsijde 1 zaal 1 refter speelplaats Gemeenteschool Westende Henri Jasparlaan Westende 1 zaal 1 turnzaal entrum De alidris Strandlaan Westende 1 grootkeuken Sociaal Atelier: tel.: Gemeente-school Slijpe Odiel Spruyttestraat Slijpe Tel.: refter 3. De Tarieven 3.1 Gebruikerscategorieën Zalen van het gemeenschapscentrum kunnen geboekt worden door alle meerderjarigen, ook namens een vereniging of organisatie. Voor de prijsbepaling worden gebruikers in 3 categorieën onderverdeeld. ategorie 1 ategorie 2 ategorie 3 Verenigingen aangesloten bij een adviesorgaan, gemeentelijke diensten, OMW, VVV en scholen, politieke partijen, telkens van Middelkerke. Verenigingen en organisaties niet aangesloten bij een adviesorgaan, inwoners telkens van Middelkerke en logies van de alidris. Verenigingen, organisaties en personen van buiten Middelkerke en alle commerciële activiteiten ook van categorie 1 en 2. Activiteiten van private aard (bijvoorbeeld privé-feesten zoals huwelijken, jubilea, ) worden voor alle categorieën uitgesloten. 3.2 Tarieven Het tarief per dag voor een zaal/lokaal is afhankelijk van de categorie gebruiker en het zaaltype. Tarieven uit onderstaande tabel kunnen aangevuld worden met extra dienstverlening (zie punt 5) De gebruiker betaalt eveneens een borgsom van 250 bij de boeking van een zaal voor een fuifactiviteit. Dit kan via cash geld of via cheque. De borgsom wordt na de activiteit integraal teruggegeven. ij eventuele schade wordt door het schepencollege beslist hoeveel er van de borgsom wordt ingehouden om de schade te vergoeden (zie punt 9). cat. 1 cat. 2 cat. 3 Zaaltype A gratis 120,00 720,00 Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.2

3 Zaaltype gratis 40,00 240,00 Zaaltype gratis 5,00 30,00 (gew. Gr 13/07/ )] ij oprichting van een autonoom gemeentebedrijf zal het gemeentebedrijf in het kader van de haar toegewezen taak door de gemeente een tarievenstructuur toepassen, vastgelegd door de gemeente en gebaseerd op de volgende principes: ategorie 1 wordt maximaal het tarief van categorie 2 De gemeente zal bij wijze van toelage de betaling van het vastgestelde tarief voldoen voor de gebruikers van categorie Extra dienstverleningen Diensten cat. 1 cat. 2 cat. 3 Opkuis, opbergen (1) 20,00/u 20,00/u 20,00/u Tweede aanmaning bij niet betaling Aangetekend schrijven bij niet 7,50 27,90 7,50 27,90 7,50 27,90 betaling (1) Kosten voortvloeiend bij niet naleven van het huishoudelijk reglement. 4. Een zaal/lokaal in optie nemen Een zaal/lokaal kan in optie genomen worden met een maximum van drie opties per gebruiker per kalenderjaar. Opties blijven geldig zolang er geen 2 de aanvraag komt voor dezelfde datum. ij een 2 de aanvraag neemt de cultuurdienst contact op met de 1 ste aanvrager die dan maximum 24 uur de tijd krijgt om zijn optie definitief te maken. Opgelet: Opties vervallen 6 weken voor de gevraagde datum. Enkel een schriftelijke aanvraag maakt een optie tot een definitieve boeking! 5. Een zaal/lokaal boeken Een zaal/lokaal kan ten laatste 3 weken voor de datum van een activiteit geboekt worden! 5.1 De werkwijze van boeken Een zaal/lokaal kan enkel schriftelijk geboekt worden d.m.v. van het formulier te verkrijgen bij de cultuurdienst en via de website. De werkwijze is in principe de volgende: Telefonisch kan geïnformeerd worden bij de cultuurdienst of een zaal /lokaal vrij is. Formulier invullen en bezorgen aan de cultuurdienst. Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.3

4 De cultuurdienst bezorgt een bevestiging van de boeking, gekoppeld aan een factuur (indien van toepassing). Het verschuldigd bedrag dient te worden betaald binnen de 30 dagen na ontvangst en ten laatste voor de aanvang van de activiteit. Een betalingsbewijs van de bank samen met de bevestiging van de cultuurdienst zorgen voor een geldig bewijs van toegang tot de zaal en/of het verkrijgen van een sleutel. De huishoudelijke reglementen omschrijven hoe en wanneer er contact moet opgenomen worden met de verantwoordelijken van de zalen voor toegang, sleutel, materieel en alle andere noodzakelijke informatie voor een vlot verloop van een activiteit. ij niet betaling wordt de gebruiker de toegang ontzegd. Het gemeentebestuur kan sluitingsdagen voorzien en bepaalde periodes vastleggen voor onderhoudswerken. 5.2 Het boeken van een zaal/lokaal voor tentoonstellingen Naast de gebruikelijke werkwijze van boeken van een zaal neemt men voor een tentoonstelling contact op met de cultuurdienst i.v.m. de opstellingen, opbouw en afbraak,...zo kan men streven naar een goede spreiding voor tentoonstellingen over het hele jaar. Een zaaltype A kan maximum 10 opeenvolgende dagen (2 weekend inbegrepen) geboekt worden voor een tentoonstelling, op- en afbouw niet inbegrepen. Het gebruik van de cafetaria in entrum De alidris of de foyer in entrum De randing aansluitend bij een tentoonstelling kan 1 dag gratis bijgeboekt worden. 5.3 Het boeken van een zaal/lokaal van een school Indien men een zaal van een school wenst te boeken zal de cultuurdienst een positief advies opvragen bij de directie alvorens de aanvraag verder af te werken. Vervolgens worden er afspraken gemaakt over de sleutel en de toegang tot het gebouw. 5.4 Het boeken van een zaal voor een fuif Enkel gebruikers van categorie 1 en 2 kunnen een zaal boeken voor het organiseren van een fuif met maximum van 1 fuif per vereniging per jaar. De cultuurdienst moet erover waken dat het totaal van 12 fuiven per kalenderjaar per gebouw niet wordt overschreden. Naast de gebruikelijke werkwijze van boeken van een zaal is het aangewezen om voor een fuif een afspraak te maken met de cultuurdienst. Fuiven worden enkel toegelaten in entrum De Zwerver, entrum De randing, Zaal Ter Zelte, Zaal Mannekensvere en Zaal Schore. Het sluitingsuur wordt bepaald op 3 u. ij de aanvraag van een fuif dient er vooraf een affiche te worden bezorgd aan de cultuurdienst. Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.4

5 5.5 Het boeken van een zaal voor een eetfestijn Het gebruik van een vuurbron in alle gebouwen is verboden. ij bereidingen van maaltijden met bijkomende vuurbron in de nabijheid van een gebouw, dienen twee brandblusapparaten te worden ontleend bij de brandweer. 5.6 Het boeken van een zaal voor een toneelopvoering Enkel een erkende Middelkerkse toneelvereniging kan voor een eigen productie een zaaltype A boeken voor maximum twee opeenvolgende weekends. Toneelrepetities met opbouw van decor kunnen in de voorafgaande week, waarbij na iedere repetitie het voortoneel dient vrijgemaakt te worden en het toneeldoek gesloten. Voor afbouw krijgt de vereniging twee aansluitende werkdagen op de laatste vertoning. 5.7 Het boeken van een zaal/ lokaal voor vast gebruik Een zaal/lokaal kan aangevraagd worden voor een jaarwerking van een vereniging met wekelijks of maandelijks gebruik. Een eerste aanvraag gebeurt in overleg met de cultuurdienst. Vanaf een tweede werkingsjaar neemt de cultuurdienst zelf initiatief en bundelt de aanvragen in mei voor elk daarop volgend cultureel jaar (september-juni) door het aanvraagformulier vast gebruik naar de verenigingen toe te sturen. Deze aanvragen moeten voor 30 juni van elk jaar ingevuld en ondertekend door de verantwoordelijke bestuursleden bezorgd worden op de cultuurdienst. Een aanvraag voor het vast gebruik van een zaal/lokaal tijdens het weekend blijft uitzonderlijk en maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke beslissing van het gemeentebestuur. De criteria: cultureel, educatie en doelgroep worden hierbij gehanteerd. Opgelet: Een éénmalige activiteit/ tentoonstelling krijgt in alle zalen/lokalen voorrang op de vast activiteiten. Vast gebruik kan niet op feestdagen. Aanvragers van deze zalen voor een jaarwerking moeten zich bewust zijn van deze voorrangsregel en rekening houden met mogelijke onderbrekingen in hun jaarwerking. Elke onderbreking van een vast gebruik omwille van deze voorrangsregel wordt voordien gemeld door de cultuurdienst. 6. Een zaal/lokaal annuleren Als men de ter beschikking gestelde zalen niet annuleert, een week voor de eigenlijke activiteit, dan betaalt de gebruiker een annulatiekost van 25. In geval de lokalen, door onvoorziene omstandigheden, niet beschikbaar zijn tijdens de huurperiode, zal de huurder de reeds gestorte huurprijs terugbetaald krijgen. De huurder heeft geen recht op schadevergoeding. Het ollege van urgemeester en Schepenen houdt zich het recht voor de eventueel reeds verleende toelatingen in te trekken voor de activiteiten die plaats hebben 1 week voor en 1 week na gemeente-, Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.5

6 provincie-, gemeenschaps-, nationale of Europese verkiezingen, zonder de verplichting van betalen van schadevergoeding. Reeds betaalde huurgelden en borgen worden teruggestort. 7. Taksen, verzekeringen en andere verantwoordelijkheden Op de cultuurdienst kan men terecht voor bijkomende informatie betreffende dit onderdeel. 7.1 Algemeen De gebruiker verplicht er zich toe te voldoen aan alle voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake politie en brandbeveiligingsreglementeringen en inzake alle andere reglementeringen die betrekking hebben op de geplande activiteiten. De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de fiscale verplichtingen op het gebied van inhouding van bedrijfsvoorheffing op vergoedingen betaald aan binnenlandse en buitenlandse artiesten en het indienen van de ingeschreven loonlijsten en/of Sabam Sabam wordt betaald door de gebruiker van de culturele infrastructuur. Deze formulieren zijn te bekomen in de cultuurdienst of te vinden wij de website van Sabam De billijke vergoeding Deze vergoeding voor de uitvoerende artiesten is van toepassing op alle gespeelde muziek tijdens een fuif, een pauze, een activiteit met achtergrondmuziek en wordt ingedeeld in verschillende categorieën. Het gemeentebestuur gaat meerdere jaarabonnementen aan. Voor activiteiten met muziek en dans in de polyvalente zaal van entrum De Zwerver en entrum De randing (kelderzaal De randing o.v.b. goedkeuring) sluit het gemeentebestuur een jaarabonnement af. De gebruiker moet deze billijke vergoeding niet betalen. In enkele zalen en voor bepaalde activiteiten moet de billijke vergoeding wel nog aangevraagd en betaald worden door de gebruiker: Nog aan te vragen en te betalen Voor activiteiten met muziek en dans in entrum De alidris, Zaal Ter Zelte, Zaal Mannekensvere, Zaal Lombardsijde, Zaal Scora. 7.4 randverzekering De zalen en lokalen zijn verzekerd met afstand van verhaal ten voordele van de huurder voor het inrichten van niet commerciële activiteiten voor wat de brandverzekering betreft. Dit betekent dat de brandverzekeraar van het gemeentebestuur, bij eventuele schade ontstaan tijdens de verhuring van een zaal aan een vereniging, de schade zondermeer ten laste neemt en de uitgekeerde vergoeding niet terugvordert van de toevallige vereniging. De verzekering van de gemeente dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de huurder en is in geval van optredens, fuiven, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen, aanbevolen. 7.5 urgerlijke aansprakelijkheid De gemeentelijke polis dekt geen burgerlijke aansprakelijkheid noch voortvloeiend uit eigen of gehuurd materieel door de gebruiker noch lichamelijke ongevallen van het personeel of de vrijwilligers van de gebruiker. Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.6

7 Het nemen van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is in geval van optredens, fuiven, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen, aanbevolen. Het gemeentebestuur kan ter zake een kopie opvragen van de desbetreffende verzekeringspolissen. 8. Schadevaststelling of inbreuken op het gebruikers- of huishoudelijk reglement ij schade na gebruik van een zaal/lokaal aan infrastructuur, materieel, technische uitrusting en andere is volgende werkwijze van toepassing De cultuurdienst neemt contact op met de gebruiker en licht hem in over de vastgestelde schade. De gebruiker wordt bij betwisting uitgenodigd om ter plaatse de schade te komen bekijken. De vaststellingen worden ofwel door de gebruiker voor akkoord getekend waarop een schadeverslag en een factuur zullen volgen ofwel voor niet akkoord ondertekend met de vermelding van de reden. Een blijvende onenigheid over een schadevaststelling, maakt het onderwerp uit van een verslag aan en een beslissing van het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur kan gepaste maatregelen beslissen, gaande van het factureren van de herstellingskosten, tot het uitsluiten van de gebruiker voor een bepaalde periode. 9. Materieel ontlenen 9.1 Materieel van een zaal/gebouw Elk gebouw van het gemeenschapscentrum is in min of meerdere mate uitgerust met materieel dat kan ontleend worden tijdens de gebruiksperiode. Een inventaris zit vervat in de technische fiches per gebouw. Het ontlenen wordt geregeld door het huishoudelijk reglement per gebouw. Voor informatie en formulieren kan men terecht op de cultuurdienst en bij de zaalverantwoordelijken van de drie centra. 9.2 Materieel van de gemeente epaald materieel dat niet voorzien is in een zaal/lokaal kan bijkomend worden uitgeleend via de technische sector van de gemeente. Formulieren met de opsomming van het soort materieel dat ontleend kan worden en de procedure, zijn te verkrijgen op de cultuurdienst, de werf, de technische sector en via de gemeentelijke website. Neem steeds eerst contact op met de zaalverantwoordelijke of iemand van de cultuurdienst om te informeren welk materieel beschikbaar is per zaal/lokaal. 10. Orde en netheid Alle regels i.v.m. orde, veiligheid, netheid en brandpreventie maken deel uit van het huishoudelijk reglement per gebouw. Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.7

8 11. Het schenken van dranken Het leveringsrecht en het schenkrecht maken het onderwerp uit van de huishoudelijke reglementen per gebouw. Informeer steeds bij de cultuurdienst, de zaalwachter of de concessionarissen over de te maken afspraken hieromtrent. 12. Publiciteit Affiches en folders in de zalen van het gemeenschapscentrum moeten voldoen aan de taalwetgeving en hebben betrekking op het sociaal-culturele leven in de regio. Ze worden aanvaard in de zalen van het gemeenschapscentrum na akkoord van de cultuurdienst. Het bevestigen van de affiches mag enkel op de voorziene plaatsen met bevestigingsmateriaal dat geen beschadigingen veroorzaakt. In alle communicatie, persberichten, affiches en andere drukwerken vermeldt de gebruiker uitsluitend de geldende officiële naam van het betreffende entrum (zie pagina 1 en 2 voor de juiste benamingen). Reglementaire historiek: GR 08/02/2007(16) Hervaststelling Voor intern gebruik: Datum inwerkingtreding: 01/01/2007 ontactpersoon: Interne referentie: ea Nollet ul/cul/gemeenschapscentrum ijgewerkt op: 08/02/2007 Gebruiksreglement van het gemeenschapscentrum Middelkerke p.8