opvangwijzer buitenschoolse opvang 4-12 jaar Welkom bij Kinderopvang Baarn

Transcriptie

1 opvangwijzer buitenschoolse opvang 4-12 jaar Welkom bij Kinderopvang Baarn Februari 2014

2 Reguliere buitenschoolse opvang Eerste kennismaking Binnenkort gaat uw kind naar één van onze buitenschoolse opvang vestigingen. Ongeveer drie weken voor plaatsing nodigt de mentor van uw kind u uit voor een kennismakingsgesprek. De mentor is één van de leidsters van de groep en uw eerste aanspreekpunt. Uw kind kan vóór plaatsing enkele keren kosteloos wennen. Zes weken na plaatsing zal de mentor u uitnodigen voor een evaluatiegesprek. Openingstijden De buitenschoolse opvang is tijdens de 40 reguliere schoolweken geopend op maandag, dinsdag en donderdag van uur en op woensdag en vrijdag van uur. U kunt uw kind vanaf uur ophalen. Tijdens de twaalf schoolvakantieweken en tijdens officiële studiedagen is de buitenschoolse opvang open van uur. Brengen kan tussen uur en tussen en en halen na uur. Alle vestigingen bieden tegen betaling een verlengde openingstijd tot uur. Veiligheid Wanneer u uw kind niet zelf komt ophalen, wilt u dit dan vooraf aan de leid(st)ers melden. Uit veiligheidsoverwegingen geven wij uw kind niet mee aan voor ons onbekende personen. Vestiging de Kleine Stad is voorzien van een elektronische toegangscontrole. U ontvangt tijdens de kennismaking een persoonsgebonden tag, waarmee de deur te ontgrendelen is. Wij verzoeken u deuren en hekken goed achter u te sluiten. Afwijkende schooltijden/toeslag De Koningin Wilhelminaschool heeft een afwijkende schooltijd op maandag voor groep een. De Gaspard de Coligny heeft een afwijkende schooltijd op dinsdag voor groep een en twee. De Montinischool heeft een afwijkende schooltijd op maandag, dinsdag en donderdag de eerste zes weken bij start van de basisschool. Het is alleen op maandag mogelijk gebruik maken van een vroeg dagdeel namelijk van uur tegen een extra toeslag. Vervoersbeleid Uw kind wordt, afhankelijk van de afstand, met de taxi, stint, de (bak)fiets of lopend van school naar de vestiging gebracht. Indien uw kind binnen een straal van een kilometer op school zit, wordt zij door de leid(st)er opgehaald en lopen zij samen naar de buitenschoolse opvang. De oudste kinderen mogen in overleg met u zelfstandig naar de buitenschoolse opvang komen. Voor een zo effectief en veilig mogelijk vervoer van kinderen naar en van school heeft Kinderopvang Baarn een taxiprotocol opgesteld. Voeding Al het benodigde eten en drinken is op de buitenschoolse opvang aanwezig. In geval van allergie en/of dieet is het noodzakelijk dat u de leid(st)ers hiervan op de hoogte stelt. Het kan zijn dat bij een bijzonder dieet u de voeding van uw kind zelf mee dient te nemen. Overlegt u hierover met de leid(st)ers. Wij werken volgens de hygiënecode van de Voedsel en Warenwet Autoriteit. Overdracht leidster ouder(s) Als u uw kind komt halen, zal de leid(st)er van de groep u vertellen hoe het die dag met uw kind is gegaan. Wij vinden het ook prettig, dat u bij belangrijke gebeurtenissen aan de leid(st)er overdraagt. Jaarlijks, rond de verjaardag van uw kind, wordt door de mentor een observatieverslag gemaakt en wordt u uitgenodigd voor een oudergesprek, waarin de ontwikkeling en het welbevinden van uw kind worden besproken. Voor een goede begeleiding van uw kind raden wij u aan gebruik te maken van deze mogelijkheid. Ziekte/verhindering Als uw kind ziek is of om een andere reden niet kan komen, verzoeken wij u dit s morgens voor uur in te spreken op het antwoordapparaat van de buitenschoolse opvang via telefoonnummer: Vergeet u s.v.p. nooit uw kind tijdig af te melden! Als u weet dat uw kind een besmettelijke ziekte heeft, verzoeken wij u dit te melden. U kunt met de leid(st)er overleggen als u twijfelt of u uw kind kunt brengen. 1

3 Als uw kind op de buitenschoolse opvang ziek wordt, werken wij volgens de richtlijnen van de GGD en onze eigen werkinstructie Richtlijnen halen/weren van een ziek kind. In dit geval en ook als uw kind zich buiten deze richtlijnen- duidelijk niet lekker voelt, nemen wij contact met u op. Het is daarom belangrijk dat één van de ouders altijd bereikbaar is. Als dat niet het geval is, kunt u een noodnummer bij ons achter laten. Sluitingsdata Onze vestigingen zijn gesloten tijdens de officieel erkende landelijke feestdagen en één studiedag voor medewerkers. U wordt hierover tijdig geïnformeerd. Het is niet mogelijk om deze dagen te ruilen. Kosteloze afname Uw kind mag per kalenderjaar 2014 éénmalig extra op de eigen contractdag(en) kosteloos komen, indien het een studiedag is. Het aantal uren maakt niet uit (Goede vrijdag en de dag na Hemelvaart vallen hier ook onder, ook al betreft dit geen studiedag). De overige extra uren worden in rekening gebracht. Ouders met een flexibele plaatsingsovereenkomst mogen vier uur extra kosteloos komen. Deze regeling geldt niet voor vakantieovereenkomsten. Per kalenderjaar 2015 vervalt de kosteloze afname. Studiedagen Tijdens de officiële studiedagen van de basisscholen in Baarn is de buitenschoolse opvang van uur geopend. Via het aanvraagformulier studiedagen, dat tijdig op de groep van uw kind hangt, kunt aangeven of u extra opvang nodig heeft. De afdeling Planning & Klantrelaties houdt voor u het gebruik van de kosteloze afname bij. U kunt alleen kosteloos gebruik maken van de buitenschoolse opvang op de eigen contractdag(en). Stamgroep Uw kind is geplaatst in de bij het contract aangegeven stamgroep. Indien het kindaantal het toelaat, kunnen groepen samengevoegd worden tot één groep, rekening houdend met een afgestemde kind-leidster ratio, waarbij een medewerker van de eigen stamgroep aanwezig is. Dit is onder andere van toepassing tijdens minder bezette middagen als woensdag en vrijdag, vakanties en studiedagen. Kinderen kunnen voor activiteiten binnenshuis en buitenshuis de stamgroep verlaten, wel blijft de kind-leidster ratio voor het totaal aantal kinderen van kracht. Aan het begin of einde van de dag zal uw kind mogelijk in een andere groep verblijven, hierbij is altijd een medewerker van de eigen stamgroep aanwezig. Bij flexibele of incidentele opvang kan worden afgeweken van de stamgroep. Vakantie Circa twee maanden voor iedere vakantie kunt u via de website een digitaal vakantieformulier invullen. U ontvangt hierover een mailbericht. Uw kind is - zonder dat u extra hoeft te betalen - welkom op de gehele contractueel afgesproken dag. Ruilen of extra dagdelen Als u een dag(deel) wilt ruilen, kunt u dit aanvragen bij de leid(st)er van uw groep. Ruilen is mogelijk binnen twee kalendermaanden, mits er plaats is op de dag waarop u uw kind wilt brengen. Ook als u uw kind een extra dag(deel) wilt laten komen, vraagt u dit aan bij de leid(st)er van uw groep. Indien het dagdeel op een andere groep plaatsvind dan de eigen stamgroep zal dit met u worden overlegt, u plaatst een paraaf ter akkoord op de extra dagdelen/ruilen lijst. Voor flexibele plaatsen geldt deze regel niet, gezien er geen gebruik wordt gemaakt van reguliere dagdelen. Sporten bij de BSO Er worden volop sportactiviteiten bij onze BSO georganiseerd. Ouder(s)/verzorger(s) krijgen hierover regelmatig bericht en kunnen hun kinderen opgeven. Het vervoer hiervan wordt door ons geregeld. Er wordt soms een kleine bijdrage gevraagd voor een activiteit. Sportvervoer voor kinderen vanaf zeven jaar Voor ouders met kinderen vanaf zeven jaar, die zelf sporten op een reguliere BSO middag kunnen wij het vervoer naar de (sport)club regelen. Hiervoor wordt in een contract taxivervoer naar (sport)club, vastgelegd wat de afspraken zijn en wordt het vervoer met de taxi door de vestigingsmanager geregeld. 2

4 Verlenging plaatsingsovereenkomst De buitenschoolse opvang stopt contractueel aan het eind van de maand waarin uw kind twaalf jaar wordt. Als uw kind nog niet naar het vervolg onderwijs gaat, kunt u verlenging van de plaatsingsovereenkomst aanvragen bij de afdeling Planning & Klantrelaties. U ontvangt een aanhangsel bij de plaatsingsovereenkomst. Alleen opvang tijdens vakantie en/of studiedagen Vakantie Tijdens de twaalf schoolvakantieweken is de buitenschoolse opvang open van uur. Brengen kan tussen uur en tussen Halen na uur. Circa twee maanden voor iedere vakantie kunt u via de website een digitaal vakantieformulier invullen. U ontvangt hierover een mailbericht. Alle vestigingen bieden tegen betaling een verlengde openingstijd tot uur. Studiedagen Tijdens officiële studiedagen van de basisscholen in Baarn is de buitenschoolse opvang open van uur. Brengen kan tussen uur en tussen Halen na uur. U kunt een studiedag telefonisch of per mail bij de vestigingsmanager van uw vestiging aanvragen. De leid(st)er verzoekt u een paraaf op het studiedagenformulier te zetten. Alle vestigingen bieden tegen betaling een verlengde openingstijd tot uur. Voorschoolse opvang Openingstijden De voorschoolse opvang is geopend van uur tijdens de 40 reguliere schoolweken. De uiterlijke brengtijd is uur. De opvang vindt plaats op vestiging de Kleine Stad, ongeacht op welke basisschool uw kind zit. Tijdens de schoolvakanties die gelden voor de basisscholen is de voorschoolse opvang gesloten. Voeding De kinderen kunnen om uur gezamenlijk ontbijten onder begeleiding van de leid(st)er. Al het benodigde eten en drinken is aanwezig. Vervoer Uw kind wordt, afhankelijk van de afstand, met de taxi, stint, de (bak)fiets of lopend naar school gebracht. De oudste kinderen mogen in overleg met u, zelf naar school. Tarieven Het tarief van de voorschoolse opvang wordt berekend per dagdeel van 1 ½ uur. Het tarief is gebaseerd op opvang tijdens de 40 schoolweken. Het jaartarief is verdeeld over 12 maanden. Het tarief is inclusief eten, drinken en exclusief het taxivervoer naar school. Strippenkaart U kunt een strippenkaart voor incidentele VSO aanvragen bij de afdeling Planning & Klantrelaties. Nà betaling ontvangt u de 5-strippenkaart. U kunt u aanvraag indienen een dag vóór het gebruik van uw strip via of bso@kinderopvangbaarn.nl. Algemeen Financieel Tarieven Reguliere opvang: Het tarief van de buitenschoolse opvang wordt berekend over 51 weken. Dit ter compensatie van de feestdagen. U betaalt het contractueel overeengekomen aantal dagdelen buitenschoolse opvang, ook als uw kind een dag ziek is of geen gebruik maakt van de opvang door vakantie. Vakantieopvang op uw eigen contractueel afgesproken dag(en) is hierbij inbegrepen. 3

5 Een dagdeel tijdens de 40 schoolweken bestaat uit 3 uur korte middag uur of 6 uur lange middag uur. Een dag tijdens de 12 vakantieweken bestaat altijd uit 10 uur uur. Voorbeeld opbouw tarieven bij één korte middag: 40 schoolweken x 3 uur=120 uur 11 vakantieweken x 10 uur=110 uur (1 week minder i.v.m. de compensatie van de feestdagen) 230 uur per jaar:12 maanden=19 uur gemiddeld per maand Flexibele opvang: U betaalt het contractueel overeengekomen aantal uren buitenschoolse opvang. Dit is ten minste 12 uur per maand. Deze uren kunnen in overleg met de vestigingsmanager worden ingepland, waarbij geldt dat ze in dagdelen van drie of zes uur moeten worden afgenomen. Als u meer uren nodig heeft dan per maand afgesproken, betaalt u hiervoor extra. Dit kan het geval zijn tijdens vakanties, als uw kind een hele dag in plaats van een dagdeel nodig heeft. In dit geval bestaat een dagdeel, de ochtend of middag, uit 5 uur. Het tarief voor bovengenoemde opvang is inclusief vervoer, eten, drinken en diverse activiteiten. Het bedrag van de maandfactuur is een gemiddelde en daarom altijd hetzelfde. Alleen vakantieopvang: U betaalt voor de dagdelen waarop uw kind gebruik maakt van de opvang tijdens vakanties of studiedagen. Een dagdeel, de ochtend of middag, bestaat uit 5 uur. Kinderopvangtoeslag De overheid betaalt een deel van de kosten voor kinderopvang in de vorm van kinderopvangtoeslag. Deze toeslag kunt u aanvragen bij de Belastingdienst via Voor het indienen van de aanvraag heeft u de gegevens van de door ons toegezonden offerte nodig. Als u hulp nodig heeft bij het indienen of wijzigen van de aanvraag, kunt u contact opnemen met de afdeling Financiën (zie contactgegevens op pagina 6). Machtiging Wij stellen het afgeven van een machtiging voor automatische incasso verplicht. Wij verzoeken u daarvoor het met de plaatsingsovereenkomst meegestuurde - machtigingsformulier in te vullen en retourneren. Indien u geen machtiging afgeeft wordt uw maandelijkse kinderopvangfactuur verhoogt met 2,50. Wij incasseren rond de eerste werkdag van de maand. Indien de incasso retour komt zal deze in de tweede ronde, na de 20 e van de maand nogmaals worden geïncasseerd. Indien u het niet eens bent met de afschrijving heeft u acht weken de tijd om de bank de opdracht te geven het bedrag terug te boeken. Facturatie In de laatste week van elke maand ontvangt u per mail een factuur voor de komende maand. Deze factuur dient per eerste van de nieuwe maand te zijn betaald, daarna bent u in verzuim. Op grond van artikel 7 lid 5 van de Algemene Voorwaarden kan Kinderopvang Baarn de plaatsing per direct beëindigen als twee maanden opvang is afgenomen, waarvoor niet is betaald. Indien de factuur niet binnen de gestelde termijn is betaald, geven wij dit uit handen aan het incassobureau. Hierbij geldt een minimum bedrag van 40,- aan extra kosten. Dit op basis van de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten. Jaarlijkse aanpassing van de tarieven De plaatsingsovereenkomst loopt tot de in de overeenkomst genoemde einddatum. Het tarief voor de opvang wijzigt echter jaarlijks, afhankelijk van inflatie, CAO en overheidsbepalingen. Ieder jaar in oktober ontvangt u de tarieven voor het komende kalenderjaar. Jaaroverzicht belastingdienst Elk jaar in januari ontvangt u per mail het belastingjaaroverzicht van het jaar daarvoor. Wijzigen en opzeggen Wijzigen van dag(delen) Het contractueel wijzigen van dagdelen kunt u telefonisch of per mail aanvragen bij de afdeling Planning & Klantrelaties. Wijzigingen kunnen ingaan per iedere dag van de maand. 4

6 Voor het (contractueel) ruilen van dagdelen ontvangt u een bevestigingsbrief. Voor uitbreiding van dagdelen ontvangt u een aanhangsel bij de plaatsingsovereenkomst. Voor vermindering van dagdelen geldt een opzegtermijn van een maand. U ontvangt een aanhangsel bij de plaatsingsovereenkomst. Annuleren Wanneer u de overeengekomen kinderopvang binnen één maand voor aanvang van uw plaatsingsovereenkomst annuleert, bent u één maand opvangkosten verschuldigd. Opzeggen De opzegtermijn is een maand. U kunt opzeggen op iedere dag van de maand. Opzeggen kan alleen schriftelijk of per mail. U ontvangt hiervan een schriftelijke bevestiging. Als u de kinderopvang wilt beëindigen per contractuele einddatum, hoeft u niets te doen. U ontvangt automatisch een schriftelijke bevestiging. Overige informatie Contactgegevens/informatie per mail Uit milieuoverwegingen en om kosten te besparen, versturen wij facturen en brieven aan ouders zoveel mogelijk per mail. Wij vragen u daarom ons één adres per gezin door te geven dat wij kunnen gebruiken voor het sturen van de factuur en overige informatie. Als uw kind geplaatst is bij één van onze kinderdagverblijven, ontvangt u van ons een inlogcode voor onze website. Wij plaatsen regelmatig informatie op de website, die alleen toegankelijk is voor ouders. U wordt hierop geattendeerd door middel van een mail en kunt vervolgens inloggen met uw code. Als uw adres, telefoonnummer of mailadres wijzigt, verzoeken wij u dit door te geven aan de afdeling Planning & Klantrelaties. In verband met uw bereikbaarheid is het van belang dat u een wijziging van uw telefoonnummer ook aan de leid(st)ers van uw groep doorgeeft. U ontvangt ieder jaar per kind een NAW-formulier van de afdeling Planning & Klantrelaties voor de jaarlijkse controle en/of aanvulling van uw contactgegevens. Oudercommissie (OC)/Centrale Ouderraad(COR) Op iedere vestiging is een OC actief. Zij handelen naar aanleiding van het model reglement van BOINK (Belangenorganisatie Ouders in de Kinderopvang) waarvan zij lid zijn. De leden van de OC zijn ouders van kinderen van Kinderopvang Baarn. De OC organiseert jaarlijks een ouderavond en overlegt periodiek met de vestigingsmanagers over zaken die de vestiging betreffen. Vertegenwoordigers van de verschillende OC s vormen samen de COR en brengen advies uit aan de directie met betrekking tot beleidswijzigingen. Externe vertrouwenspersoon Vertrouwelijke zaken die te maken hebben met de kinderopvang kunt u bespreken met mevr. J. Harkema. Dit betreft voornamelijk zaken op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Als vertrouwenspersoon heeft mevr. J. Harkema een geheimhoudingsplicht. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan. In sommige situaties (zoals seksuele intimidatie, vermoeden van misbruik, mishandeling) zal het noodzakelijk zijn om de klacht na overleg met de ouder/verzorger te melden bij de directie zodat er verdere stappen ondernomen kunnen worden. Mevr. J. Harkema is te bereiken via of via Nieuwsblad Alle vestigingen geven drie keer per jaar een eigen nieuwsblad uit in samenwerking met de betreffende OC. Kwaliteitsbeleid Kinderopvang Baarn hanteert een kwaliteitsnorm gericht op een vloeiend verloop van de uitvoering van afspraken en processen. We hebben onze volledige kwaliteitsnorm beschreven in een handboek dat geldt voor de hele organisatie. Ons beleid, de protocollen en formulieren zijn hieraan gekoppeld en hierdoor worden producten en processen goed op elkaar aangesloten. We hebben een intern auditteam dat jaarlijks de uitvoering van het handboek toetst op de gemaakte afspraken. 5

7 GGD en Brandweercontrole Conform de richtlijnen van de Wet Kinderopvang worden al onze vestigingen jaarlijks door de brandweer en GGD gecontroleerd op wettelijke normen met betrekking tot veiligheid, gezondheid en hygiëne. In alle vestigingen werken medewerkers die het actuele certificaat Bedrijfs- HulpVerlening (BHV) hebben. Periodiek houden al onze vestigingen (onaangekondigde) ontruimingsoefeningen. Verzekering Kinderopvang Baarn heeft een ongevallenverzekering afgesloten voor alle kinderen die gebruik maken van de kinderopvang. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het stukgaan of kwijtraken van kleding en/of meegebrachte eigendommen van het kind. Uiteraard gaan wij wel zorgvuldig met uw spullen om. Wij adviseren u om zelf een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Calamiteiten Kinderopvang Baarn behoudt zich het recht voor om, in zeer uitzonderlijke gevallen, wijzigingen in de plaatsingsovereenkomst door te voeren met betrekking tot vestigingen en/of groepen. Dit kan het geval zijn bij uitbreiding en/of opheffing van een vestiging en/of groep. Kinderopvang Baarn behoudt zich ook het recht voor om, in zeer uitzonderlijke gevallen, de plaatsingsovereenkomst te verbreken. Dit kan het geval zijn bij een ontoelaatbare situatie of als de verstandhouding niet meer correct is. Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) Kinderopvang Baarn voert iedere twee jaar een klanttevredenheidsonderzoek uit onder ouder(s)/verzorger(s). De resultaten van dit onderzoek worden besproken met o.a. de oudercommissies en worden gepubliceerd in het Nieuwsblad van de vestigingen. Waar mogelijk worden de bevindingen meegenomen in de beleidsvoorstellen en uiteindelijk in het beleid. Klachtenregeling Hoe goed wij ook ons best doen, het kan altijd gebeuren dat u iets ervaart waar u zich niet in kunt vinden. U kunt uw ongenoegen informeel kenbaar maken bij de desbetreffende medewerker of manager. Als u er niet uitkomt en u wilt formeel een klacht indienen, dan kunt u een brief schrijven aan de directie of een klachtenformulier invullen. Mocht ook dit niet leiden tot een goede oplossing tussen u en de organisatie, kunt u zich richten tot de stichting Klachtencommissie Kinderopvang (skk), Uiteraard kunt u zich ook rechtstreeks richten tot de skk, info@klachtkinderopvang.nl. Aanvullende informatie op onze website In deze opvangwijzer vindt u de belangrijkste informatie. Aanvullende informatie kunt u vinden op onze website pedagogisch beleid pedagogische werkplannen en inspectierapporten van de GGD per vestiging werkinstructie Richtlijnen halen/weren ziek kind protocol ziekte en medisch handelen resultaten klanttevredenheidsonderzoek (KTO) privacy protocol opleidingseisen medewerkers stage beleid kind-leid(st)er ratio beleid Kinderopvang Baarn n.a.v. rapport Gunning verslag Risico Inventarisatie Veiligheid en Gezondheid (Ri&E) hygiënecode Voedsel en Warenwet Autoriteit klachtenprocedure/klachtenformulier/skk algemene voorwaarden Brancheorganisatie Kinderopvang taxiprotocol 6

8 Contact met Kinderopvang Baarn Buitenschoolse opvang de Kleine Stad Telefoon: Mail: de Uitkijck Telefoon: Mail: SpeelKids Telefoon: Mail: afdeling Planning & Klantrelaties Telefoon: Mail: afdeling Financiën Telefoon: Mail: Centraal kantoor Telefoon : Mail: info@kinderopvangbaarn.nl 7