Instructie ABDO-formulieren. Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid

Transcriptie

1 Instructie ABDO-formulieren Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid 1

2 Inhoud Inleiding Formulieren voor bedrijf Formulieren voor veiligheidsonderzoeken Overige formulieren 2

3 Inleiding Om te werken aan een opdracht met bijzondere informatie (vitaal / gerubriceerd) van het ministerie van Defensie, dient een bedrijf te voldoen aan de Algemene Beveiligingseisen voor Defensieopdrachten (ABDO). Om de ABDO-status te verkrijgen, moet het bedrijf een aantal formulieren invullen. 3

4 Inleiding Bij vragen of twijfel kunt u contact opnemen met het Bureau Industrieveiligheid van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst: - indussec@mindef.nl - Telefoon: Fax: Postadres Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid Postbus ES Den Haag 4

5 Inleiding Behalve het formulier voor de veiligheidsonderzoeken, zijn alle relevante ABDO-formulieren op het internet geplaatst op de onderstaande website: Let op dat eventuele ondertekening altijd met pen moet gebeuren, ook bij digitaal ingevulde formulieren. De formulieren kunnen dus niet per naar het Bureau Industrieveiligheid worden gestuurd. 5

6 Hoofdmenu Formulieren voor bedrijven: Inschakeling ABDO bedrijf Aanmelding sub-contractant Formulieren Veiligheidsonderzoeken: Invullen veiligheidonderzoek Verklaring omtrent Geheimhouding Aanvragen Niet-Nederlanders Overige formulieren : NATO Beveiligingsinstructie Einde Presentatie: EINDE 6

7 Inschakeling bedrijf ABDO Invullen van formulieren van ABDO Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst 7

8 Autorisatie formulier De defensie-opdrachtgever dient bij elke vitale / gerubriceerde defensie-opdracht een verklaring tot autorisatie door de Directeur van de MIVD te laten afgeven. Wanneer de procedures voor het toekennen van een autorisatie zijn afgerond en de MIVD heeft ingestemd wordt de autorisatie voor het behandelen van bijzondere informatie aan het bedrijf verleend. 8

9 Beveiligingsfunctionaris Defensie eist dat één persoon binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de informatieveiligheid: de beveiligingsfunctionaris. Het bedrijf meldt de beveiligingsfunctionaris aan door middel van een brief naar Bureau Industrieveiligheid met daarop de tekst: Met ingang van [datum] zal [naam voorgedragen beveiligingsfunctionaris] de functie van beveiligingsfunctionaris vervullen. Meer informatie staat in het document Taken beveiligingsfunctionaris. 9

10 Bijzondere informatie Defensie duidt de vertrouwelijke informatie aan als bijzondere informatie. De mate van gevoeligheid wordt aangegeven door middel van de rubricering. Nederland kent drie niveaus van rubriceringen: - Staatsgeheim Zeer Geheim (Stg. Zeer Geheim) - Staatsgeheim Geheim (Stg. Geheim) - Staatsgeheim Confidentieel (Stg. Confidentieel) Om toegang tot een gerubriceerd document te krijgen, moet iemand een zogeheten vertrouwensfunctie hebben. 10

11 Vertrouwensfunctie Iemand die toegang kan hebben tot bijzondere informatie vervult een vertrouwensfunctie. Iemand kan pas een vertrouwensfunctie vervullen als hij of zij een veiligheidsonderzoek heeft ondergaan. De zwaarte van het onderzoek is afhankelijk van de mate van gevoeligheid van de informatie zoals aangegeven door de rubricering. De aanwijzing vertrouwensfuncties geeft het maximale aantal vertrouwensfuncties weer. 11

12 Besluit aanwijzing vertrouwensfuncties Naam van het bedrijf Geef per werkveld aan hoeveel vertrouwens functies er komen Administratief kolom nummer, onder Geef in de wordt de rubricering toegekend aan hoeveel vertrouwens functies er per werkveld komen 12

13 Aanwijzing vertrouwensfuncties De beveiligingsfunctionaris bepaalt in overleg met een inspecteur van het Bureau Industrieveiligheid het besluit aanwijzing vertrouwensfuncties. Het ingevulde besluit wordt opgestuurd naar het Bureau Industrieveiligheid. Ter bevestiging wordt een ondertekende versie naar het bedrijf teruggestuurd. 13

14 Verklaring eigendom Bureau Industrieveiligheid wil eenmalig een verklaring namens het bedrijf ontvangen, over wie het bedrijf momenteel in eigendom heeft. Het bedrijf geeft dit aan op de verklaring eigendom: 14

15 Samenvatting Voor het inschakelen van een bedrijf ten behoeve van de ABDO-status, moeten de volgende zaken worden opgestuurd naar het Bureau Industrieveiligheid: Door defensie-opdrachtgever - Het Autorisatie formulier Door het bedrijf - Benoeming beveiligingsfunctionaris - Besluit aanwijzing vertrouwensfuncties - Verklaring eigendom 15

16 Aanmelden sub-contractant Invullen van het formulier Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid 16

17 Aanmelding sub-contractant Als een bedrijf een ander bedrijf inschakelt bij een gerubriceerde defensieopdracht, dient dat bij Bureau Industrieveiligheid bekend gesteld te worden door middel van het formulier inschakelen subcontractor. Ook als de subcontractant al bekend is bij het Bureau Industrieveiligheid. 17

18 Aandachtspunten Zoals bij alle formulieren is het belangrijk dat deze aanmelding volledig wordt ingevuld. Onjuist of onvolledig invullen zorgt voor vertraging van de procedure. Aanmelding van sub-contractanten geschiedt per opdracht. Het kan dus gebeuren dat een bedrijf meermaals door middel van dit formulier wordt aangemeld. 18

19 Formulieren veiligheidsonderzoek Invullen van de formulieren Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid 19

20 Inleiding Het invullen van een formulier voor een veiligheidsonderzoek is voor veel mensen geen alledaagse bezigheid. Daarom is deze handleiding samengesteld, bedoeld als houvast bij het invullen van de formulieren, die u stap-voor-stap door de formulieren leidt. Behalve de DF 139 a - deel 1 en 2 zijn alle formulieren op de website van het Bureau Industrieveiligheid te vinden, of bij het bureau aan te vragen. 20

21 Aandachtspunten Alvast enkele aandachtspunten voor het invullen: De MIVD neemt onjuist of onvolledig ingevulde formulieren niet in behandeling! Laat geen ruimten op het formulier leeg, vul bij niet-relevante zaken NVT in. Let op dat formulieren niet met potlood ingevuld mogen zijn. Digitaal ingevulde of gekopieerde formulieren alsnog met pen ondertekenen. 21

22 Aanvragen veiligheidsonderzoek Het eerste blad van de invulformulieren is de daadwerkelijke aanvraag voor het veiligheidonderzoek. De beveiligingsfunctionaris* vult deze aanvraag in. De officiële naam van het formulier is DF 139a - deel 1. *: voor beveiligingsfunctionaris, kunt u ook sub-beveiligingsfunctionaris lezen 22

23 Aanvragen veiligheidsonderzoek Rechts bovenin vult u de werkgeverscode in, die door Bureau Industrieveiligheid wordt Vul toegekend de gegevens van het bedrijf in, of zet een stempel van het bedrijf, namens welke het onderzoek wordt aangevraagd Vul hier de gegevens in van de te onderzoeken persoon 23

24 Aanvragen veiligheidsonderzoek Omcirkel voor welke organisatie de opdracht gedaan wordt: BS: Vul hier bestuursstaf het categorie/ functienummer in. KM: marine KL: landmacht KLu: luchtmacht KMar: marechaussee CDC: commando dienstencentrum DMO: defensie materieel organisatie DTO: defensie telematica organiatie 24

25 Categorie/functienummer Het categorie/ functienummer is te herleiden uit de aanwijzing vertrouwensfuncties: in de rijen staan de categorieën, in de kolommen de functienummers. Hier volgt het voorbeeld van een automatiseringsmedewerker op niveau Stg. Geheim: het categorie/functienum mer is dan F

26 Aanvragen veiligheidsonderzoek Geef, hoewel het functienummer de hoogte van het Kruis hier aan dat het onderzoek al gaat Geef om hier tewerkstelling aan voor aangeeft, de hoogte op welk een project vertrouwensfunctie. medewerker De de van het onderzoek aan: ingangsdatum gescreend moet is de A (vermoedelijke) worden, is Stg. Zeer voorzien geheim van B startdatum een is Stg. omschrijving Geheim van het van project. de werkzaamheden. C is Stg. Confidentieel D en E zijn alleen van toepassing bij projecten voor de marechaussee. 26

27 Aanvragen veiligheidsonderzoek De aanvrager is de werkgever waar de vertrouwensfunctionaris werkt. Bij naam moet de beveiligingsfunctionaris staan. Bij functie : beveiligingsfunctionaris. Vergeet ook de handtekening niet. 27

28 Veiligheidsonderzoek De te onderzoeken persoon ontvangt van de beveiligingsfunctionaris: het invulformulier, ontdaan van de aanvraag (het voorblad) de witte enveloppe de brochure de vertrouwensfunctie & het veiligheidsonderzoek. 28

29 Veiligheidsonderzoek Hier volgen enkele aandachtspunten voor het invullen van het daadwerkelijke veiligheidsonderzoek. Als eerste worden persoonsgegevens gevraagd, zowel van de betrokkene als van diens naaste familieleden en eventuele medebewoners. 29

30 Veiligheidsonderzoek Indien een curriculum vitae (CV) van de persoon beschikbaar is, mag deze bijgevoegd worden in plaats van het invullen van punten 10 en Door u bezochte onderwijsinstellingen (na het basisonderwijs) 11. Achtereenvolgende (ook huidige) werkgevers, hier ook vermelden of u reeds eerder bij het Ministerie van Defensie heeft gewerkt (inclusief eventuele dienstplicht). Indien u werkzaam bent geweest bij de overheid tevens uw burger-/militair registratienummer vermelden. 30

31 Veiligheidsonderzoek Geef bij punt 12 bij twijfel altijd het verblijf in dit soort landen aan. 12. Gegevens betreffende verblijf in landen met een niet-democratisch (dictatoriaal) regime, landen in een gewapend conflict of burgeroorlog dan wel contacten met personen uit dergelijke landen. 13. (Belangen-) verenigingen, clubs, organisaties, groeperingen waarvan u lid bent of bent geweest. Geef bij punt 13 bij voorkeur maatschappelijke organisaties aan, bijvoorbeeld politieke groeperingen of belangengroepen. 31

32 Veiligheidsonderzoek Geef bij punt 14 drie referenten op. Een referent mag geen familie van de te onderzoeken persoon zijn. Het is raadzaam de referenten te waarschuwen dat ze mogelijk in het kader van een veiligheidsonderzoek benaderd kunnen worden. 14. Referenties, personen van wie verwacht mag worden dat zij, omdat zij u in voldoende mate kennen, een objectief oordeel over u kunnen uitspreken. Geen naaste familieleden. 32

33 Veiligheidsonderzoek Bij punt 15 geeft de betrokken persoon aan of hij of zij met justitie in aanraking is gekomen. 15. Overige vragen. 16. Opmerkingen/aanvullingen b.v. toelichting of aanvulling op één der voorgaande rubrieken onder verwijzing naar het desbetreffende rubrieknummer. Toelichtingen op alle gegeven antwoorden kunnen bij punt 16 gegeven worden. 33

34 Veiligheidsonderzoek Een handtekening bij punt 17 geeft ook toestemming voor eventuele vervolgonderzoeken. Meer informatie over het onderzoek is te vinden in de bijgevoegde brochure het veiligheidsonderzoek. 17. Verklaring van instemming Zonder handtekening wordt het formulier niet in behandeling genomen! 34

35 Het vervolg De te onderzoeken persoon levert het ingevulde formulier in bij de beveiligingsfunctionaris in de dichtgeplakte witte enveloppe, met op de enveloppe de datum, naam en handtekening van de betrokkene. De beveiligingsfunctionaris stopt de witte enveloppe in de bruine enveloppe, samen met het aanvraagformulier (DF 139a, deel 1) en een kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). De te frankeren bruine enveloppe wordt naar het Bureau Industrieveiligheid gestuurd. 35

36 Het vervolg Vanaf het moment dat de formulieren bij de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst ontvangen en geregistreerd zijn, begint de wettelijke periode van acht weken, waarbinnen het onderzoek moet zijn afgerond. 36

37 Gunstige uitslag veiligheidsonderzoek Als de uitslag van het veiligheidsonderzoek gunstig is, ontvangt de aanvrager (de beveiligingsfunctionaris) na uiterlijk 8 weken een verklaring van geen bezwaar (VGB): De persoon in kwestie mag de vertrouwensfunctie vervullen. De VGB dient altijd binnen het bedrijf aanwezig te zijn. Het is raadzaam de persoon in kwestie een kopie van de VGB mee te geven als hij of zij naar een defensielocatie gaat om werkzaamheden te verrichten. 37

38 Ongunstige uitslag veiligheidsonderzoek Als de uitslag van het veiligheidsonderzoek ongunstig is, ontvangt de aanvrager (de beveiligingsfunctionaris) geen bericht. De persoon in kwestie ontvangt een voornemen tot weigering: hij of zij heeft de kans te om te reageren op de bevindingen van het onderzoek. Pas na een eventuele toelichting wordt de definitieve uitslag bepaald. De beveiligingsfunctionaris zal in verband met de privacy van de te onderzoeken persoon geen informatie over het onderzoek ontvangen. Meer informatie staat in de brochure de vertrouwensfunctie & het veiligheidsonderzoek. 38

39 Overige zaken veiligheidsonderzoek De verklaring van geen bezwaar (VGB) is maximaal vijf jaar geldig, of gedurende de periode dat de persoon in kwestie een vertrouwensfunctie vervult bij het zelfde bedrijf. De VGB hoort bij een vertrouwensfunctie. Bij wisseling van functie kan het nodig zijn een nieuw onderzoek aan te vragen. De VGB vervalt: Als door het bedrijf geen gerubriceerde defensie-opdrachten meer worden uitgevoerd. Als de persoon het bedrijf verlaat. 39

40 Samenvatting de beveiligingsfunctionaris vult de aanvraag voor het veiligheidsonderzoek in ontvangt de witte enveloppe met inhoud stuurt de bruine enveloppe met inhoud (1. de van datum, naam en handtekening van betrokkene voorziene witte enveloppe met formulier, 2. het ingevulde aanvraag, 3. kopie geldig legitimatiebewijs) op naar Bureau Industrieveiligheid ontvangt de verklaringen van geen bezwaar en beheert deze stuurt zonodig het verzoek om beoordeling voor niet-nederlanders op, voorafgaand aan het veiligheidsonderzoek 40

41 Samenvatting de te onderzoeken persoon vult het formulier voor het veiligheidsonderzoek in, voorzien van handtekening ontvangt kopie van de verklaring van geen bezwaar van de beveiligingsfunctionaris 41

42 Verklaring met betrekking tot de geheimhoudingsplicht Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst 42

43 Verklaring geheimhouding Dit Het Zoals formulier voor de dient wijst meeste door de individuele iedereen op werknemer andere een vertrouwensfunctie formulieren op diens verantwoordelijkheden geldt, is van inzake dit te formulier worden. het omgaan Net als de ondertekend verklaring met ook een bijzondere Engelstalige van geen informatie. bezwaar Het is het vijf verschuift versie jaar beschikbaar. geldig. de verantwoording De beveiligingsfunctionaris bedrijf naar beheert de individu. het van het ondertekende formulier, het wordt niet opgestuurd naar het Bureau Industrieveiligheid. 43

44 Verklaring geheimhouding Bij bedrijven die opdrachten doen niet hoger dan niveau departementaal vertrouwelijk, is dit het enige formulier dat de betrokken werknemers dienen in te vullen. Er wordt door Bureau Industrieveiligheid regelmatig gecontroleerd op de aanwezigheid van de ondertekende formulieren bij de bedrijven. 44

45 Verzoek niet-nederlander Invullen van het formulier Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid 45

46 Verzoek niet-nederlander Om Niet-Nederlanders voor een niet-nederlander die korter dan (iemand vijf jaar in die Nederland niet in het wonen, bezit van een moeten Nederlands een formulier paspoort voor is) een een veiligheidsonderzoek aan invullen te dat vragen, afkomstig moet is uit een het land van beveiligingsfunctionaris herkomst. Deze formulieren een zijn verzoek via het Bureau indienen. Industrieveiligheid Dit is het verzoek verkrijgbaar. tot plaatsing van niet- Nederlanders op een vertrouwensfunctie. 46

47 Aandachtspunten Zoals bij alle formulieren is het belangrijk dat dit verzoek volledig wordt ingevuld. Onjuist of onvolledig invullen zorgt voor vertraging van het veiligheidsonderzoek. Omdat in het geval van niet-nederlanders navraag over de persoon gedaan wordt bij buitenlandse partnerdiensten, is de kans groot dat de termijn van acht weken voor een veiligheidsonderzoek overschreden zal worden. 47

48 NAVO beveiligingsinstructie Invullen van de NAVO beveiligingsinstructie Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst Bureau Industrieveiligheid 48

49 NAVO Beveiligingsinstructie Indien medewerkers aan NAVOprojecten zullen werken, dienen zij de NAVO beveiligingsinstructie te ondertekenen. Net zoals de verklaring geheimhoudingsplicht, beheert de beveiligingsfunctionaris de ondertekende formulieren. Ze worden dus niet opgestuurd naar het Bureau Industrieveiligheid. 49