Intercollegiale toetsing

Transcriptie

1 Rapport Intercollegiale toetsing Datum audit: 8 november 2013 Auditor: mr. B.J.R.Wünsch Naam/plaats kantoor: Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen Contactpersoon: mr. C. Doppenberg Conclusie: Uit de stukken die ik heb ingezien en uit de gesprekken die ik met verschillende medewerkers heb gevoerd concludeer ik dat de opdrachtcyclus zeer professioneel wordt afgewerkt, waarbij aan de wettelijke voor schriften een adequate invulling wordt gegeven. Op het kantoor is veel aandacht voor kwaliteit- en integriteitgerelateerde vraagstukken. De bevindingen betreffen het kantoor en de daaraan verbonden (kandidaat-)notarissen. Ondertekening: Datum 15 november 2013 Auditor Auditbureau, 20 november 2013

2 BEVINDINGEN VORIGE AUDIT In de rapportage van de vorige toetsing werden de volgende zaken opgenomen: Positief punt(en): Het kwaliteitshandboek wordt goed bijgehouden en er wordt strikt volgens het kwaliteitshandboek gewerkt. De notarissen geven er blijk van dat zij zeer hechten aan een kwalitatief hoogstaande en integere ambtsbediening. Aandachtspunt(en): Het ware wenselijk dat vragenformulieren van het ministerie van justitie volledig worden ingevuld en indien enigszins mogelijk getekend worden door de cliënt op het notariskantoor en te allen tijde ook door de notaris worden getekend, alvorens de formulieren digitaal aan het ministerie van justitie worden toegezonden. Notities van de gesprekken met cliënten betreffende testamenten kunnen uitvoeriger zijn; nu bestaan ze nagenoeg geheel uit standaard afvinklijsten HET ONDERZOEK: Algemeen Het doel van de peer review is niet alleen toetsing van kwaliteit en integriteit (peer review) op het notariskantoor, maar ook het bespreken van dilemma s waar de notarissen en de medewerkers tijdens de uitoefening van de praktijk mee in aanraking komen. De inhoud van de beroepsuitoefening staat hierbij centraal. Tijdens de auditdag is met de notarissen Doppenberg, Schoot en Kamps en met een drietal medewerkers gesproken. De vooraf verkregen informatie betrof: - info website notariskantoor; - de ingevulde vragenlijst; - de bijbehorende organigram. I KANTOORONDERZOEK Inleiding De notarispraktijk wordt gevoerd op 2 vestigingen in Doetinchem. De vestiging gelegen aan de rand van Doetinchem op een industrieterrein wikkelt voornamelijk alle onroerend goed transacties af, maar ook de eenvoudige familierechtzaken, veelal onder het door het kantoor gevoerde label van Basisnotaris. Notaris Schoot heeft onlangs één van de eerste HEMA samenlevingscontracten op die vestiging verleden. Daarnaast is er een vestiging gelegen aan de rand van het centrum van Doetinchem. Hier zit de adviespraktijk onder het label Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen ( VWDK), vinden de meeste besprekingen plaats en worden alle overige akten opgemaakt en verleden. Het inleidende gesprek is met de notarissen Doppenberg, Kamps en Schoot gezamenlijk gevoerd. Notaris Niesink was op de auditdag beperkt aanwezig. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 2

3 De notarissen hebben allen een ander aandachtsgebied. Notaris Doppenberg is naast verantwoordelijk voor de kwaliteit ook degene die de familierechtpraktijk aanstuurde en hij is veel aanwezig op de Basisnotarissen vestiging. Inmiddels heeft de net tot notaris benoemde kandidaat-notaris Koers de werkzaamheden van notaris Doppenberg, die per 1 januari 2014 defungeert, binnen de familierechtpraktijk en Basisnotarissen overgenomen. Notaris Schoot is naast de inhoudelijk verantwoordelijke voor de commerciële vastgoedpraktijk ook degene die naast notaris Niesink het financiële reilen en zeilen van het kantoor bewaakt. Notaris Kamps is op diverse notariële rechtsgebieden actief, behalve commercieel vastgoed. Daarnaast heeft hij PR in zijn portefeuille. De omzet van het kantoor komt voor 50% uit de onroerend goed praktijk, voor 16 % uit de ondernemingspraktijk en voor 34 % uit de familiepraktijk. Het aantal gepasseerde akten van kantoor is de afgelopen jaren gehalveerd. Aangezien de omzet in de adviespraktijk is toegenomen haalt het kantoor nog steeds de begrote omzet. Er zijn zelfs vacatures voor 2 kandidaat-notarissen op het kantoor. Kantoorvisie Het kantoor handelt vanuit de visie dat men professioneel onderneemt. Kwaliteit gaat voor kwantiteit. Maak waar wat je zegt. Zo wordt na het passeren gevraagd of de klant 100% tevreden was. Als deze dan aangeeft dat niet te zijn dan krijgt hij/zij de betaalde notariskosten terug. Volgens de notarissen is in de afgelopen 3 jaar 3 keer een bedrag terugbetaald. Daarnaast streven de notarissen er naar voorlopers te zijn. Dit is ook de reden dat zij meedoen met het HEMAinitiatief. Uit het inleidende gesprek blijkt dat de notarissen enthousiast invulling geven aan de mogelijkheden die er op commercieel gebied zijn. Er is maandelijks op maandagavond een inloopspreekuur en elke maandagavond is er een avondopenstelling. Binnenkort geeft een van de notarissen een web seminar. Regelmatig worden er lezingen op allerlei terrein verzorgd. Voor particulieren, maar ook voor dienstverleners. Onlangs heeft het kantoor het 8 e vastgoedcongres georganiseerd. Er is een Duitse medewerker aangetrokken en momenteel krijgt een aantal medewerkers in de avonduren een cursus Duits om zo de Duitse markt te kunnen bedienen. Ook wordt gezocht naar samenwerkingsmogelijkheden. Het NICO samenwerkingsverband is daar een voorbeeld van. Dit verband bestaat al sinds 1999, maar is onlangs geformaliseerd (vereniging). Het biedt naast collectieve inkoop ook de mogelijkheid tot een interne benchmark. Zo worden de gemiddelde akteprijs, winst per medewerker en kosten voor literatuur met die van de aangesloten kantoren vergeleken. Daarnaast worden diverse zaken, zoals bijvoorbeeld de vormgeving van de website, gezamenlijk opgepakt. Dilemma Echte ethische dilemma s of vragen hadden de notarissen niet. Wel werd gediscussieerd over de wijze waarop je de diverse labels van het kantoor gescheiden kunt houden. Uit het gesprek bleek dat verschillende vestigingen daar wel toe kunnen bijdragen, maar dat er toch ook een grijs gebied is. Help je de klant toch tegen basistarief, maar met VWDK advies als blijkt dat de vraag ingewikkelder is dan BASIS? Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 3

4 Kantoororganisatie Het kantoorgebouw aan de rand van het centrum (het label VWDK-notarissen) maakt onderdeel uit van een bedrijfsverzamelgebouw. Er is een ruime parkeerplaats aan de achterkant. Op de begane grond ligt een centrale receptie, die vanaf de voorkant en de achterkant van het gebouw te bereiken is. Er zijn 2 verdiepingen, die zowel met de trap als met de lift te bereiken zijn. De verschillende secties zijn over de begane grond en verdiepingen verdeeld. Elke laag heeft een passeer-en spreekkamer, notaris, secretariaat en medewerkers. Op de begane grond zijn een wachtruimte en wachtkamer ingericht. Bij het kantoorgebouw van Basisnotarissen liggen de ontvangstruimten, de passeerkamer en de werkkamers op de eerste verdieping. Ten tijde van het bezoek waren er 2 medewerkers aanwezig. De zaken komen binnen via de mail, internet per telefoon of post. Voorafgaand aan een gesprek maakt een secretaresse aan de hand van de verstrekte en reeds bekende gegevens een gespreksdossier met de vereiste checklists aan. Voor een bespreking wordt binnen het kantoor ruim de tijd genomen. Uit de gesprekken en uit de geraadpleegde agenda bleek dat dit doorgaans een uur is. Na het gesprek met de betreffend (kandidaat-) notaris worden de adviezen gemaakt, ontwerpakten uitgewerkt door de medewerkers en de benodigde recherches verricht. Werkoverleggen waaraan de verschillende dossierbehandelaars deelnemen, vinden doorgaans per sectie, maar ook centraal regelmatig plaats. Ook worden actualiteiten bijgehouden. Als er iets het melden waard is wordt dit besproken. De secretaresses maken de afspraken en bereiden deze voor door een dossier aan te maken. Zij verrichten verder diverse secretariële werkzaamheden. Alle medewerkers zien het belang in van het leveren van kwaliteit. In de geraadpleegde dossiers viel de compleetheid en de uniformiteit op. Het aanwezige uitgeprinte kwaliteitshandboek zag er keurig en up-to- date uit. Hierover is in het eindgesprek dan ook een compliment gemaakt. Alle recherches gebeuren via het computersysteem semi-automatisch. De behandelaar controleert de recherches in betreffend dossier. In alle dossiers is een ingevulde en geparafeerde checklist aanwezig. Aanwezige gelden worden hierop aangetekend. Slechts als het benodigde geld aanwezig is wordt een akte gepasseerd. Dit bleek ook uit de geraadpleegde dossiers. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 4

5 Automatisering Het kantoor maakt voor de automatisering gebruik van Quantaris. De recherches worden grotendeels geautomatiseerd via dit systeem uitgevoerd. Uit de geraadpleegde dossiers en de daarbij behorende checklists bleek dat het beleid van het kantoor is de GBA recherches, indien een dossier langer dan een maand loopt, na een maand te herhalen. Het repertorium wordt per week uitgedraaid, al houdt een van de secretaresses ook dagelijks een kladrepertorium bij. Tijdens de gesprekken bleek dat het kantoor binnenkort meedoet aan de pilot waarbij de registratie digitaal kan worden aangeleverd. Het kantoor beschikt over een website waar zeer veel informatie te vinden is. Ook de klanttevredenheidsresultaten zijn zichtbaar op de website. De verleende opdracht/voorlichting De opdrachten van bestaande klanten komen via de telefoon, per mail, internet en soms per post binnen. De medewerkers zijn alert op bijzonderheden en raadplegen indien nodig de (kandidaat)notarissen. Bij Basisnotaris wordt een vaststaand eindbedrag gehanteerd. Bij VWDK werkt men met een uurtarief, hierover wordt in de correspondentie duidelijkheid verschaft. Het kantoor heeft vrijwel niet te maken met cliënten die de Nederlandse taal niet beheersen, al is er wel het voornemen zich verder te specialiseren in dienstverlening voor de Duitse markt. Voorlichting aan cliënten vindt zowel mondeling als schriftelijk plaats. Uit de geraadpleegde dossiers bleek dat consequent wordt gewerkt met checklists en uitgebreide aantekeningen en dat per zaak uitvoerig schriftelijk op verschillende facetten wordt ingegaan. Daarnaast bleek uit de geraadpleegde agenda dat er ruim de tijd voor besprekingen en passeerafspraken wordt ingepland. Uitvoering en afronding Het kantoor maakt in de correspondentie uitvoerig gebruik van toelichtingen. De dossiers zijn digitaal raadpleegbaar en men werkt consequent met checklists. Deze checklists waren telkens ingevuld en geparafeerd in de dossiers aanwezig. Hieruit bleek tevens dat het kantoor actief een klantprofiel en het daarbij behorende risico schetst. De ontwerpen van de akten worden voorbereid en uitgewerkt door een van de medewerkers of de klerken. Zij verrichten ook alle benodigde recherches. Uit de dossiers blijkt dat de begeleidende brieven en de gemaakte aantekeningen zeer uitgebreid zijn. Er wordt door iedereen binnen het kantoor tijd geschreven. In de dossiers worden alle benodigde en vereiste recherches verricht. Tijdens het dossieronderzoek bleken in alle onroerend goed dossiers alle recherches aanwezig te zijn. Uit een dossier van een verklaring van erfrecht bleek dat de toelichtende brief uitstekend op de specifieke situatie was toegespitst. Uit de verschillende gesprekken bleek dat de uiteindelijke uitboekingen van de gelden gebeurt door een van de notarissen en dat daar een 6 ogen principe op van toepassing is. Vooraf worden de gelden door een van de boekhoudkundige medewerkers ingevoerd, terwijl een andere deze klaarzet en fiatteert. Daarna kan de notaris na eventuele controle en goedkeuring door andere notaris uitboeken. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 5

6 Bij het inzien van de dossiers bleken alle in de akten gemelde stukken ook inderdaad aangehecht te zijn. Aan een aandelenoverdracht was een niet gelegaliseerde volmacht aangehecht. Uit alle andere bekeken dossiers bleek dat bij volmachten een tekst wordt opgenomen waaruit blijkt dat de volmacht of gelegaliseerd is of in bijzijn van een medewerker was getekend. In een gesprek met betreffend notaris is hiervoor de aandacht gevraagd. Het betrof een geval van ondertekening waarbij de notaris zelf aanwezig was, maar verzuimd had dit op volmacht te vermelden. Besef van integriteit en kwaliteit De kennis van de (kandidaat-)notarissen en medewerkers wordt op peil gehouden door het deelnemen aan en geven van diverse cursussen. Uit de diverse gesprekken kwam naar voren dat er meer dan voldoende ruimte is binnen het kantoor de kennis op peil te houden. Hiervoor is dan ook in het eindgesprek een compliment aan de notarissen gemaakt. Uiteindelijk staat goed opgeleid personeel aan de wieg van goede kwaliteit. Daarnaast wordt er binnen het kantoor actief gewerkt met het kwaliteitshandboek. Alle checklists worden actief ingevuld. De medewerkers die ik tijdens de audit heb gesproken waren allen enthousiast over deze werkwijze. Het handboek is een levend document en wordt voortdurend bijgehouden. Notaris Doppenberg is hiervoor uiteindelijk verantwoordelijk. Aangezien hij defungeert per 1 januari 2014 is in het eindgesprek de aandacht gevraagd voor de overname van deze werkzaamheden. Het kwaliteitsbeleid is nu goed in de organisatie verankerd, maar ook in de toekomst zal hieraan blijvend aandacht dienen te worden besteed. DOSSIERONDERZOEK Er zijn 17 minuutakten bekeken. Deze zagen er allen goed verzorgd uit. Het onderzoek betrof de navolgende minuutakten: Notaris Doppenberg VVE 1048 testament 1311 kadasterverklaring (inschrijving koopovereenkomst) oprichting BV 801 hypotheek 290 partiële verdeling Notaris Kamps aandelenoverdracht 1137 testament huwelijksvoorwaarden 536 statutenwijziging Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 6

7 Notaris Niesink verdeling na samenleving 601 levering partiële verdeling Notaris Schoot hypotheek 644 levering levenstestament 404 levering Van deze akten is een aantal dossiers in het geautomatiseerde systeem bekeken, daarnaast is het gepasseerde HEMA testament bekeken. Uit een dossier van levenstestament bleek dat in de tekst opgenomen was dat betreffend levenstestament, vanwege de rechtszekerheid, alleen kon worden herroepen bij een akte opgemaakt door de bewaarder van de minuutakte. Tijdens het eindgesprek is dit aan de orde gesteld. Inmiddels is er een register voor levenstestamenten en zou een dergelijke clausule niet meer behoeven te worden opgenomen. Daarnaast viel de tekst van de akte van huwelijksvoorwaarden in positieve zin op. De tekst was goed leesbaar, met heldere kopjes en overwegingen vooraf. Hiervoor is notaris Kamps tijdens de auditdag een compliment gemaakt. EINDGESPREK EN CONCLUSIES Het eindgesprek vond in bijzijn van de notarissen Schoot en Doppenberg plaats. Hierin kwam aan de orde dat de minuten er piekfijn uitzien en dat er op de inhoud van de dossiers weinig aan te merken valt. Daarbij viel in positieve zin het gebruik van zeer uitgebreide brieven per soort ontwerpakte op, die toch geheel gepersonifiseerd werden verzonden. Ook het gebruik van de checklists in alle dossiers lijkt te leiden tot een overzichtelijk en gecontroleerd proces. Er is daarnaast gesproken over de tekst in de levenstestamenten, waarbij de akte alleen bij minuutakte verleden voor de bewaarder van de minuutakte kan worden herroepen. De notarissen zouden hiernaar kijken en de modelakte eventueel aanpassen. Over de akte van aandelenoverdracht waarbij verzuimd was de legalisatie te melden is eveneens tijdens het eindgesprek gesproken. Volgens de notarissen zou dit niet moeten voorkomen, omdat de legalisatietekst al vooraf op de volmacht behoort te worden vermeld. In elk geval zullen ze hieraan in de toekomst aandacht besteden. De ruimte die aan alle personeelsleden wordt gegund voor het volgen van opleidingen is tijdens het eindgesprek uitvoerig besproken en gecomplimenteerd. In dat opzicht is het kantoor een voorbeeld voor andere notariskantoren. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 7

8 Positieve punten: Uitgebreide persoonlijke toelichting bij ontwerpakten. Ver doorgevoerd gebruik van checklists en kwaliteitshandboek. Zeer veel ruimte voor het volgen van opleidingen. Aandachtspunt: De auditor heeft niets kunnen ontdekken wat in dat kader de moeite van het vermelden waard is. De kwaliteit van de werkzaamheden is nu heel erg hoog, de auditor hoopt dat het kantoor deze mooie kwaliteit vast kan houden wanneer de werkzaamheden in het kader van de opvolging door anderen worden overgenomen. Verbetertraject: Niet van toepassing. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. 8