Handleiding order.bmfabrics.com

Transcriptie

1 Handleiding order.bmfabrics.com (online confectie uitrekenen, offertes maken en bestellen) de eerste stappen

2 2 Inhoudsopgave 2 1. REGISTREREN; GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD AANVRAGEN 3 2. DE EERSTE STAPPEN 5 2a. Het aanpassen van de verkoopprijzen 5 2.b Van inkoopprijzen naar verkoopprijzen 6 3. EXTRA OPTIES 8 3.c Wachtwoord wijzigen EEN CONFECTIE OPDRACHT INVOEREN 11 4.c Een opdracht versturen 14 4.d Verzonden orders wijzigen 15 4.e De status van uw opdrachten TOEVOEGEN VAN EEN VREEMDE STOFFEN EN -LEVERANCIERS 16 5.a Automatisch inlezen van niet-boelaert leveranciers en -stoffen 16 5.b Handmatig instellen van niet-boelaert leveranciers en -stoffen 16 5.c Opvoeren stofeigenschappen WACHTWOORD VERGETEN? 21

3 3 Handleiding ingebruikname order.bmfabrics.com 1. REGISTREREN; GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD AANVRAGEN Als klant van bmfabrics en/of Dussk kunt u gratis gebruik maken van ons WoonTotaal web portaal via order.bmfabrics.com. Via deze toepassing is het mogelijk op eenvoudige wijze online uw confectie te berekenen, offreren en te bestellen. Om toegang tot ons web portaal te krijgen, dient u zich éénmalig vooraf te registreren. Om u te registreren, typt u in uw webbrowser Het is mogelijk dat u Microsoft Silverlight moet installeren alvorens gebruik te kunnen maken van ons web portaal. De installatie gebeurt automatisch als u daarvoor akkoord geeft. U krijgt dan volgend scherm. U kiest linksonder op het scherm voor [Registreren], waarna een nieuw scherm opent om uw gegevens in te vullen. Vul hier uw bedrijfsgegevens in en vink aan ik ga akkoord met de voorwaarden van:.... Druk op [Registreren], waarna uw aanvraag naar ons wordt verzonden.

4 4 U ontvangt dan een bevestiging van uw registratieaanvraag via de mail. 1 à 2 werkdagen na goedkeuring van uw aanvraag, ontvangt u na uw inloggegevens (inlog-/bedrijfsnaam, gebruikersnaam en wachtwoord) per mail. (NB. Dit wachtwoord kunt u later zelf wijzigen, zie 3.b).

5 5 2. DE EERSTE STAPPEN 2a. Het aanpassen van de verkoopprijzen Als u orders.bmfabrics.com voor het eerst opent, dan wordt u gewezen op het belang van het wijzigen van de verkoopprijzen. Dit is een vereiste wanneer u het programma ook wilt gebruiken voor het aanmaken van offertes voor uw klanten. Wanneer u uw verkoopprijzen niet instelt, zal WoonTotaal u onderstaande melding blijven geven bij het inloggen. U kunt dit uitzetten door de melding linksonder aan te vinken en vervolgens te kiezen voor [OK] ( Deze melding niet meer weergeven ). Het aanpassen van uw verkoopprijzen Het platform biedt u de mogelijkheid om zelf uw verkoopprijzen te bepalen. Ga hiervoor naar [Instellingen] en selecteer Verkoopprijzen.

6 6 Bovenin het scherm staan een aantal velden waar de marges van de diverse prijzen, per leverancier en/of per categorie, ingevoerd kunnen worden. Tevens kunt u aangeven hoe de verkoopprijzen moeten worden afgerond. Klik op de balk achter Leverancier of Categorie om de gewenste leverancier en categorie te selecteren. Nadat u de gewenste waarden heeft ingevuld, klikt u op de knop [Bereken Verkoopprijzen]. WoonTotaal berekent dan uw verkoopprijzen en slaat deze prijzen voor u op in de database. Hieronder worden de verschillende invoervelden toegelicht. Stoffen- en confectiekosten/verkoopprijzen Normaal gesproken brengt bmfabrics u per order twee bedragen in rekening, die u -met uw marge- wenst door te berekenen aan uw klanten: 1. De kosten voor de stof 2. De kosten voor de confectie Uw inkoopprijs voor stoffen en confectie vindt u in de kolom Inkoop. Deze inkoopprijzen kunnen door WoonTotaal worden omgerekend naar uw eigen verkoopprijzen. Hiervoor kunt u een marge (factor) opgeven en een afronding invullen. 2.b Van inkoopprijzen naar verkoopprijzen Eerst vermenigvuldigt WoonTotaal de inkoopprijs met de ingevulde factor. De uitkomst van deze vermenigvuldiging levert zelden een mooi getal op achter de komma. WoonTotaal maakt het mogelijk om zelf de afronding van het getal achter de komma te bepalen. U kunt kiezen uit twee mogelijkheden: het bedrag laten eindigen op een specifiek aantal centen óf op een veelvoud daarvan. Stel u hanteert een marge van 250 % op uw inkoopinkoopprijs van de stof. Daarnaast wenst u de verkoopprijzen van de stof altijd laten eindigen op 95 cent. Voor het berekenen van de verkoopprijzen van de confectie hanteert u een kleinere marge, stel 210%, waarbij de prijzen moeten worden afgerond op een veelvoud van 25 cent.

7 7 Voorbeelden met afronden van de berekende bedragen: I. Afronden eindigend op: Om alle verkoopprijzen bijvoorbeeld te laten eindigen op 95 cent, vult u 95 in bij het veld Afronden. Stel uw inkoop is 6.48 en u heeft een factor ingesteld van 200%. WoonTotaal berekent dan de volgende verkoopprijs: 6,48 x 200% = 12,96, waarbij uw verkoopprijs dan 13,95 wordt. II. Afronden op een veelvoud van: Om alle prijzen af te ronden op een veelvoud van 25 cent, vult u de waarde 25 in bij het veld Afronden. Stel uw inkoop is 6,23 en u heeft een factor ingesteld van 200%. WoonTotaal berekent dan de volgende verkoopprijs: 6,23 x 200% = 12,46. Door de ingestelde afronding op een veelvoud van 25, wordt 12,46 afgerond naar 12,50. 2.c Activeren verkoopprijzen Door te klikken op de knop [Bereken Verkoopprijzen] berekent WoonTotaal de verkoopprijs aan de hand van de ingestelde waarden. Let op: dit kan, afhankelijk van de hoeveelheid prijzen, enkele minuten duren. U kunt dit verkorten door enkel een specifieke categorie of slechts de prijzen van één dealer tegelijk te berekenen. Let op: uw verkoopprijzen zijn prijzen inclusief BTW. U bent nu in principe klaar om uw eerste confectie order/offerte in te geven.

8 8 3. EXTRA OPTIES 3.a Het instellen van uw eigen standaarden Binnen WoonTotaal heeft u de mogelijkheid voor een groot aantal opties, de meest door u gehanteerde instellingen, te standaardiseren. Dit werkt sneller en voorkomt fouten. De standaarden die u hier in WoonTotaal opgeeft, worden eveneens als confectievoorkeuren opgeslagen in jouwgordijn.nl/.be* * Dit is van toepassing voor dealers die gebruik maken van de affiliate webshop en/of instore module van jouwgordijn.nl/.be. Rechts bovenin de portal ziet u enkele opties, klik op [Instellingen], waarna u in de linker kolom kiest voor Productvoorkeuren. Voorkeuren die u hier kunt standaardiseren zijn onder meer: - het plooipercentage/de vloeite per plooisoort en per type gordijn, - de keuze voor een dubbele of enkele onderzoom voor overgordijnen en/of vitrages, - het al dan niet standaardgebruik van loodjes in de zijzomen. En zo kunt u nog veel meer instellen. Keer weer terug naar het hoofdscherm door rechts bovenin op [Home] te klikken.

9 9 3.b Medewerkers opvoeren, rechten toekennen en wachtwoorden aanpassen Rechts bovenin de portal ziet u enkele opties, klik op [Instellingen], waarna u in de linker kolom kiest voor Medewerkers. Voer hier uw medewerkers op, waarbij u de mogelijkheid heeft iedereen afzonderlijke rechten toe te kennen. Dit maakt het werken met WoonTotaal wel veilig, maar vooral overzichtelijker. Bij de keuze van medewerkerstype krijgt u twee mogelijkheden; [Administrator] en [Verkoper]. Belangrijk te weten is dat de Verkoper beperkt is in zijn/haar rechten. Zo zal hij/zij bijvoorbeeld niet in staat zijn om verkoopprijzen te berekenen en/of te wijzigen.

10 10 3.c Wachtwoord wijzigen Om uw eigen wachtwoord of dat van een medewerker te wijzigen, selecteert u de betreffende medewerker en klikt op [Medewerker wijzigen]. Nu verschijnt het volgende scherm: Voer hier het nieuwe wachtwoord in bij het vak Wachtwoord en het vak Wachtwoord nogmaals. Voer ook het huidige wachtwoord in waarmee u nu ingelogd bent. Klik daarna op [Wijzigen]. Keer weer terug naar het hoofdscherm door rechts bovenin op [Home] te klikken.

11 11 4. EEN CONFECTIE OPDRACHT INVOEREN 4.a Een opdracht aanmaken Na het inloggen in WoonTotaal, wordt automatisch het hoofdscherm geopend. o Optie 1 stelt u in staat om een offerte of opdracht aan te maken o Met optie 2 optie kunt u een eerder aangemaakte offerte of opdracht openen en o Bij optie 3 heeft u de gelegenheid om een aangemaakte order te verzenden naar uw leverancier. U kunt vanuit het programma weer terugkeren naar dit hoofdscherm door rechts bovenin op [Home] te klikken. 4.b Een confectie opdracht invoeren Klik nu op [Nieuwe opdracht]. Klik op de knop met het groene plusje om een nieuwe klant aan te maken of op het verrekijkertje indien u de klant reeds eerder heeft opgevoerd (zie de afbeelding hieronder). Bij het uitbrengen van een offerte, is het raadzaam het klantenfiche zo volledig mogelijk invullen. De achternaam van de klant zal worden opgenomen als commissienaam (NB. deze is aanpasbaar in het confectiescherm).

12 12 U begint met het invoeren van de naam van de ruimte. Typ bijvoorbeeld Living linker raam en druk op <Enter> of <Tab>. De cursor verplaatst zich naar de kolom Product. Rechts in deze kolom verschijnt een knopje waarmee u een menu kunt openen waaruit u uw keuze kunt maken met de muis.

13 13 U kunt ook sneller een Product selecteren door bijvoorbeeld de tekst gor in te typen. WoonTotaal opent een lijst met Producten waarin deze tekst voorkomt. Met de <Enter> toets selecteert u de bovenste uit de lijst. Met de pijltjes toetsen kunt u ook een Product in de lijst selecteren. Druk nu op <Enter> om te kiezen voor Gordijn, Met vliesband. De cursor verplaatst naar de kolom Artikel. U kunt meerdere stoffen gebruiken voor het geplooide gordijn. Naast de basisstof kunt u ook nog een voering kiezen, of een rand/bies van een andere kleur. In ons voorbeeld gaan we uit van één stof voor dit gordijn, namelijk de Adana, C/Raven. U kunt deze snel selecteren door de tekst Adana,C in te typen in de materiaalkolom. Druk vervolgens op <Enter> om het zoeken te starten. WoonTotaal vindt de Adana, Raven en verplaatst de cursor naar de breedtekolom. Geef een breedte van 345 cm in en druk op <Enter>. Geef de hoogte een waarde van 234 en druk weer op <Enter>. WoonTotaal heeft nu alle benodigde gegevens om het gordijn te kunnen berekenen. Het volgende scherm wordt getoond:

14 14 Onderin kunt u de beschikbare velden aanpassen. Verander bijvoorbeeld het plooitype naar een enkele plooi en kies voor een dubbele onderzoom. Bij elke wijziging rekent WoonTotaal het gordijn opnieuw door en worden de prijzen voor stof en confectie aangepast. 4.c Een opdracht versturen Opdrachten die gereed worden gemeld met behulp van de [Order gereed] knop, worden niet direct verzonden naar uw leverancier. U wordt nog eenmaal in de gelegenheid gesteld om de opdracht te controleren. Hiervoor kiest u de optie [Opdracht controleren/bestellen] in het hoofdscherm:

15 15 De orders die u zojuist heeft aangemaakt zijn in dit scherm opgenomen. Onderin uw beeld wordt een samenvatting weergegeven met de gegevens van de klant en de details van de orderregels. Met de knop [Volledig scherm] boven in uw beeld, kunt u deze samenvatting scherm vullend weergeven en eventueel afdrukken. Na controle zijn er drie mogelijk acties: 1. Als u ziet dat het order een fout bevat, klikt u op [Correctie vereist]. WoonTotaal vraagt u de bijzonderheden in te typen en vergrendelt vervolgens het order. Deze kan alleen nog worden verstuurd door het order te openen, aan te passen en vervolgens op [Order gereed] te klikken. 2. Nadat blijkt dat het order goed is ingevoerd, kunt u deze verzenden met de knop [Opdracht goedkeuren]. WoonTotaal vraagt om een bevestiging en verstuurt het order vervolgens naar uw leverancier. 3. Tenslotte stelt de knop [Opdracht annuleren] u in staat om de opdracht volledig af te keuren. Het order wordt niet verzonden en kan ook niet meer worden gewijzigd. 4.d Verzonden orders wijzigen Het kan voorkomen dat u toch nog een wijziging wilt aanbrengen in een order dat al is verzonden. Dit kan alleen in overleg met uw leverancier. Staat de productiestatus de te maken wijziging nog toe, dan kan het order door de leverancier worden geannuleerd. Zodra deze wijziging is aangebracht, kunt u het order openen en aanpassen. Wanneer u vervolgens weer op [Order gereed] klikt, worden de gewijzigde orderregels opnieuw verzonden. 4.e De status van uw opdrachten Naast de orderinvoer en -verzending, geeft WoonTotaal Silver u ook de status van de lopende opdrachten, via de knop recht bovenin [ i Status opvragen]. U kunt zoeken op ordernummer, maakwijze, stofnaam, commissie en status.

16 16 5. TOEVOEGEN VAN VREEMDE STOFFEN EN ANDERE LEVERANCIERS Naast stoffen van bmfabrics en Dussk, kunt u er ook voor kiezen om andere stoffen bij ons te laten confectioneren. Om dit te kunnen doen, dient u zowel de leverancier als de niet-bmfabrics stof in het systeem in te voeren. Het systeem zal zowel de leverancier als de stof afzonderlijk van elkaar onthouden. U kunt er voor kiezen de leveranciers en de stoffen afzonderlijk per keer op te voeren, maar wij bieden u ook de mogelijkheid een (volledige) collectie van een andere partij automatisch te laten inlezen. 5.a Automatisch inlezen van andere leveranciers en vreemde stoffen Wij kunnen voor u andere leveranciers en niet-bmfabrics stoffen automatisch laten inlezen. U dient enkel een door ons opgestelde Excel- of csv-file te laten invullen bij uw leverancier. U kan deze file bij ons opvragen. Nadat uw leverancier de file ingevuld heeft en u de volledigheid en correctheid ervan bevestigd heeft, kunnen wij die in uw WoonTotaal account inladen. Als u maar 1 of enkele stoffen wilt invoeren, kan dat uiteraard ook manueel. U vindt de info hierover onder 5,b handmatig instellen van andere stoffen(leveranciers) dan BM Fabrics. Let op: U bent zelf verantwoordelijk voor (het actualiseren van) deze gegevens. 5.b Handmatig instellen van andere leveranciers en vreemde stoffen Ga hiervoor naar [Instellingen] en selecteer Leveranciers. Per leverancier vult u eenmaal alle gegevens in en kies vervolgens voor [Opslaan]. U kunt nu onder deze leverancier niet-bmfabrics stoffen opvoeren via Artikel bij een orderregel.

17 17 Klik bij Artikel op het pijltje en vervolgens op het verrekijkertje. Het scherm om een artikel te selecteren wordt nu geopend. Klik vervolgens op [Artikel toevoegen], waarna het onderstaande scherm zich opent. 5.c Opvoeren stofeigenschappen Het scherm bestaat uit drie schermen; Algemeen, Overig en Voorraad. Wij raden u aan alleen de eerste twee tabbladen in te vullen. Hoe vollediger u de tabbladen invult hoe zorgvuldiger de berekening en correcter de offerte zal zijn. Tabblad Algemeen

18 18 Categorie: Leverancier: Dit is een niet-wijzigbare optie; deze staat standaard op Gordijnstoffen. Hier staan de leveranciers waaruit u kunt kiezen. Naast bmfabrics en Dussk treft u hier de door u ingevoerde leveranciers aan. Algemeen Artikelnummer: Naam: Kleur: Samenstelling: Reiniging: Soort: Opmaak: Hier vult u het artikelnummer van de stof in die u wenst in te voeren. Gebruik bij voorkeur hetzelfde artikelnummer als de leverancier hanteert voor dit artikel. Hier vult u de naam of een korte omschrijving van de stof in. Gebruik bij voorkeur dezelfde naam als de leverancier hanteert voor dit artikel. Hier geeft u de kleuromschrijving in. Gebruik hier bij voorkeur dezelfde kleuromschrijving als de leverancier hanteert voor dit artikel. Hier geeft u kort weer uit welke soort stoffen de gordijnstof bestaat. Hier kunt u kiezen welke wassymbolen er van toepassing zijn op de gordijnstof. Deze worden ook getoond op een offerte. Hier kiest u welke soort stof van toepassing is. U kunt kiezen uit: Weefstof, Velours, Chenille, Vinyl, Inbetween, Vitrage, Transparant, Molton, Weefstof verduisterend, Gemetalliseerd, Taft, Zijde en Organza. Bij opmaak geeft u in wat voor type gordijnstof het betreft. U heeft de opties: Banen, Kamerhoog, KH loodkoord, Valletje, Onder afgewerkt, Model vitrage. Afmetingen Eenheid: Standaard staat deze optie op centimeter. Deze kunt u het best ongewijzigd laten, daar alle andere gordijnstoffen ook in deze eenheid opgenomen zijn.

19 19 Breedte: Ptr. lengte: Ptr. breedte: Hier geeft u de breedte van de banenstof, respectievelijk de hoogte van de kamerhoge stof in. De bovenstaande instelbare eenheid is op dit veld van toepassing. Hier geeft u de hoogte van uw patroon in. Mocht er geen patroon van toepassing zijn, dan is het raadzaam om het cijfer nul (0) in te geven. De bovenstaande instelbare eenheid is op dit veld van toepassing. Hier geeft u de breedte van uw patroon in. Mocht er geen patroon van toepassing zijn, dan is het raadzaam om het cijfer nul (0) in te geven. De bovenstaande instelbare eenheid is op dit veld van toepassing. Verkoop Eenheid: Standaard staat deze optie op meter. Deze kunt u het best ongewijzigd laten, daar alle andere gordijnstoffen ook in deze eenheid opgenomen zijn. Verkoopprijs: Hier geeft u de verkoopprijs (consumentenprijs, dus incl. 21% BTW) in per eenheid. De bovenstaande instelbare eenheid is op dit veld van toepassing. Inkoop Eenheid: Verkoopprijs: Standaard staat deze optie op meter. Deze kunt u het best ongewijzigd laten, daar alle andere gordijnstoffen ook in deze eenheid opgenomen zijn. Hier geeft u de inkoopprijs (excl. BTW) in per eenheid. De bovenstaande instelbare eenheid is op dit veld van toepassing.

20 20 Tabblad Overig Bij dit tabblad kunt u stofeigenschappen meegeven. Ook hier geldt hoe vollediger de gegevens, des te nauwkeuriger alle output. U kunt doormiddel van de vinkjes aangeven welke eigenschappen behoren tot de opgevoerde stof. Door middel de knop [Opslaan] legt u de (stof)gegevens vast en kunt u direct verder met het vervolledigen van het order.

21 21 6. WACHTWOORD VERGETEN? Mocht u of uw medewerkers uw wachtwoord vergeten zijn, dan kan dit via het beginscherm eenvoudig opnieuw aangevraagd worden. Via zijn/haar vaste adres ontvangt de gebruiker per een nieuw wachtwoord. Veel succes! Bmfabrics Team confectie confectie@bmfabrics.com