Handleiding voor afdelingsbesturen 2014

Transcriptie

1 Handleiding voor afdelingsbesturen 2014 Activiteitenplan Begroting Verslaglegging Financiën

2 2

3 1. Woord vooraf 5 2. Overzicht belangrijke data 7 3. De financiële cyclus: van kaderbrief tot jaarverslag 9 4. Indienen van het activiteitenplan Opstellen van de begroting en toelichting rubrieken Voor de secretaris Verzekeringen Vrijwilligerswerk en de belasting Verantwoording De bankrekening Centraal Bureau Fondsenwerving Richtlijnen voor fondsenwerving door de afdelingen Routing verzoeken door derden 37 Bijlagen Op het Vrijwilligersplein vindt u 18 bijlagen 3

4 4

5 In deze Handleiding vindt u informatie over het opstellen van het jaarlijkse activiteitenplan, de daarbij behorende begroting en andere informatie over afdelingsfinanciën. Nieuw is het hoofdstuk voor de secretaris met informatie over beschikbare materialen, gebruik van het Vrijwilligersplein, de webwinkels, webmail, de registratie van vrijwilligers en het archiveren van stukken. Alzheimer Nederland vormt samen met de 52 regionale afdelingen en het landelijk bureau één organisatie. Juist door onze gezamenlijke inspanningen zijn we landelijk en regionaal actief en goed zichtbaar en bereiken we mooie resultaten op het gebied van belangenbehartiging in de 80 dementieketens en in de 225 Alzheimer Cafés en Alzheimer Theehuizen. De missie van de beleidsperiode luidt: We willen dementie voorkomen of genezen. En tot die tijd blijven we ons sterk maken voor hulp die de kwaliteit van leven voor mensen met dementie en hun omgeving verbetert. Voor nu en voor de toekomst. De focus ligt op vier hoofddoelen: 1. Moment van voorkomen of genezen sneller dichterbij brengen. 2. Verbeteren van de kwaliteit van leven, voor nu en voor straks. 3. Inspireren en mobiliseren van meer mensen en middelen. 4. Versterken van onze organisatie als aanvoerder van de strijd. Het afdelingsbestuur bepaalt binnen de gestelde inhoudelijke en financiële kaders de activiteiten voor het komende jaar. De kaders worden bepaald door de landelijke doelstellingen zoals geformuleerd in de Beleidsvisie De activiteiten van het basispakket zijn in het activiteitenplan ondergebracht in de vier beleidsdoelen en er worden suggesties gegeven voor een (nieuwe) invulling van de activiteit. We kiezen als organisatie meer dan ooit voor een voortrekkersrol; als landelijk aanvoerder gaan we voorop en geven we sturing. We willen voor iedereen een herkenbaar boegbeeld van de strijd tegen dementie zijn. Uiteraard zetten we in op een goede kwaliteit van leven voor mensen met dementie en hun naasten. Dit zet ons in 2014 voor een extra uitdaging: de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 en de transitie van AWBZ naar Wmo. Alzheimer Nederland wil zoveel mogelijk krachten winnen en verbinden. Iedereen kan meedoen, ook mensen met dementie zelf. We zullen iedereen nodig hebben als ambassadeur, donateur, vrijwilliger, medewerker, beleidsmaker of vriend. Ook het bedrijfsleven en lokale ondernemers, winkeliers, politie of brandweer zullen we aanspreken. Want in een meer dementievriendelijke gemeenschap kunnen we niemand missen. Samen werken we aan een betere toekomst voor mensen met dementie en hun omgeving. Daarbij werken we niet alleen voor, maar ook nadrukkelijk met mensen met dementie. Lokale kracht mobiliseren dat kunnen we alleen in samenwerking met u! Wij wensen u veel succes met uw werk binnen de afdeling. Bij vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met uw coördinator regionale activiteiten of coördinerend medewerker. Met vriendelijke groet, Alzheimer Nederland Gea Broekema-Procházka directeur/bestuurder 5

6 6

7 Onderstaand vindt u alle belangrijke data, genoemd in deze handleiding, overzichtelijk op een rijtje. Taak Door Uiterste Pagina datum Schriftelijk verzoek aanpassing geraamd Voorzitter kaderbedrag 2014 indienen. Indienen activiteitenplan en begroting bij Voorzitter coördinator/ coördinerend medewerker. Realisatie gehele jaar aan de coördinator Regionale Penningmeester activiteiten of coördinerend medewerker sturen. Bevoorschotting afdeling eerste halfjaar. Financiële administratie Insturen verslag activiteiten geheel 2013 Secretaris aan coördinator of coördinerend medewerker. Bericht gehele of gedeeltelijke goedkeuring Managers H&I/ B&Z Activiteitenplan. Bijstelling op het activiteitenplan/begroting. Voorzitter Insturen halfjaarlijkse afrekening aan coördinator of Penningmeester coördinerend medewerker sturen. Insturen halfjaarverslag activiteiten aan coördinator Secretaris of coördinerend medewerker. Kan naar keuze ook één maal per jaar. Bevoorschotting tweede halfjaar. Financiële administratie Kaderbrief t.b.v Directeur/bestuurder

8 8

9 In het verlengde van de Beleidsvisie is een meerjarenbegroting opgesteld. Voor het komende jaar heeft de Raad van Toezicht de jaarbegroting vastgesteld. Voor wat betreft de toekenning van de budgeten per afdeling zijn wij verder gegaan volgens de in 2010 ingezette lijn. De kaderbedragen worden vastgesteld op basis van: het aantal mensen met dementie in uw regio; het aantal vrijwilligers en Alzheimer Cafés in het werkgebied van uw afdeling; de realisatie van uw activiteitenplan in de voorgaande twee jaren; de historisch gegroeide kaderbedragen Kaderbrief afdelingen Elke afdeling krijgt eind oktober de kaderbrief ondertekend door de managers Belangenbehartiging en zorgvernieuwing en Hulp en Informatie met daarin het voorlopig kaderbedrag voor het volgend boekjaar. 3.2 Activiteitenplan en begroting Elke afdeling stelt jaarlijks een activiteitenplan op met als uitgangspunt de beleidsvisie en de wensen en ontwikkelingen binnen de regio. De coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker kan daarbij helpen. Het format (stramien) vergemakkelijkt het beschrijven van de activiteiten. Het format vindt u als bijlage 1 op het Vrijwilligersplein onder het hoofdstuk Bestuur. U bespreekt samen met de coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker uw activiteitenplan en begroting. Hij/zij geeft binnen het gestelde kader zijn/haar fiat. Wanneer het activiteitenplan en de begroting zijn opgesteld stuurt u ze voor 31 januari 2014 toe aan uw coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker. Deze draagt zorg voor verdere verwerking in de administratie en legt een en ander ter beoordeling voor aan de managers Belangenbehartiging & Zorgvernieuwing en Hulp & Informatie. Wij streven hierbij naar continuïteit van de lopende activiteiten. 3.3 Goedkeuringsbrief Voor eind februari ontvangt u de goedkeuringsbrief van het activiteitenplan en de begroting met daarin vermeld het definitieve kaderbedrag dat voor de afdeling is begroot. Afdelingen die in de loop van het boekjaar extra financiën nodig hebben voor nieuwe initiatieven bovenop de begroting kunnen een schriftelijk verzoek voor aanvullende financiering indienen bij hun coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker. Nieuwe initiatieven dienen een wezenlijke bijdrage te leveren aan (een van) de vier doelstellingen. Na het maken van een goede afweging ontvangt de afdeling bericht. De activiteit kan alleen starten als het verzoek is toegewezen. 3.4 Verantwoording (jaarrekening en jaarverslag) Alzheimer Nederland heeft het CBF keurmerk en dient op verantwoorde wijze haar geld te besteden en legt daarover publiekelijk verantwoording af. Dit geldt evenzeer voor de besteding van de gelden in de afdelingen. De afdeling dient op twee momenten in het jaar verantwoording af te leggen: Over het eerste halfjaar (uiterlijk op 31 juli). Over het tweede halfjaar (uiterlijk op 31 januari). Voor beide rapportages zijn formats beschikbaar. Deze vindt u op het Vrijwilligersplein bij Bestuur als bijlage 2 en 3. 9

10 De financiële rapportages moeten worden voorzien van de handtekeningen van de penningmeester, secretaris en voorzitter waarna ze voorgelegd worden aan de coördinator Regionale Activiteiten of coördinerend medewerker. Na diens akkoord stuurt de coördinator of coördinerend medewerker de rapportage door naar de financiële administratie. 3.5 Financieel archief afdelingen De afdelingen archiveren hun financiële stukken. De penningmeester en het bestuur zijn verantwoordelijk voor de administratie van de afdeling. Er vindt indien noodzakelijk afstemming plaats tussen penningmeester van een afdeling, de coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker en de financiële administratie. Afdelingen dienen administratie zeven jaar lang te bewaren (fiscale bewaarplicht). 3.6 Controlecyclus De financiële controlecyclus van de regionale afdelingen ziet er als volgt uit: 1. De penningmeester stelt de financiële rapportages op en en het bestuur/ de voorzitter controleren de financiële stukken van de afdeling en leggen gezamenlijk verantwoording aan het landelijke bureau. 2. De financiële stukken worden: - per mail verstuurd naar de regiocoördinator of coördinerend medewerker. Dit is inclusief het financieel format. - op papier ondertekend door het dagelijks bestuur of gescand per mail verstuurd naar Alzheimer Nederland t.a.v. het secretariaat afdelingen. 3. De coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker ziet er op toe dat de regionale afdeling tijdig verantwoording aflegt en beoordeelt deze rapportages op rechtmatigheid en doelmatigheid. Jaarlijks bezoeken medewerkers en/of managers van het landelijk bureau tien steekproefsgewijs geselecteerde afdelingen om de financiën te controleren. Afdelingen worden hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Op basis van de resultaten worden gerichte of algemene verbeteringen doorgevoerd. 4. Op verzoek van de teamleider financiën kan de financiële administratie of een hiertoe gemachtigd persoon buiten de reguliere controles om een controle uitvoeren op de financiële administratie van een of meer afdelingen. 10

11 4.1 Format Het format voor het invullen van het activiteitenplan vindt u op het Vrijwilligersplein onder Bestuur. U moet hiervoor inloggen. Zie bijlage 1: Activiteitenplan De inloggegevens zijn bij u bekend of kunt u opvragen via de coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker. 4.2 Algemeen In het format is in de rechterkolom plaats om uw activiteiten en doelen te beschrijven. 4.3 Het begroten van de activiteiten volgens het basispakket De activiteiten van de afdeling moeten passen binnen de visie en doelstellingen van Alzheimer Nederland. Dit omdat Alzheimer Nederland uniform naar buiten wil treden door in elke regio een vergelijkbaar pakket activiteiten aan te bieden. I Moment van voorkomen of genezen dichterbij brengen a) Subsidie en Fondsenwerving ( II Verbeteren van de levenskwaliteit van mensen met dementie en hun omgeving a) Alzheimer Café/Alzheimer Theehuis b) Belangenbehartiging c) Overige afdelingsactiviteiten III Inspireren en mobiliseren van meer mensen en middelen a) PR b) Voorlichting c) Standwerk d) Wereld Alzheimer Dag e) Inspireren en mobiliseren van donateurs en (collecte-)vrijwilligers (optioneel) f) Netwerk opbouwen en onderhouden IV Versterken van onze organisatie als aanvoerder van de strijd tegen dementie a) Teambuilding/ bestuursactiviteiten b) Kennis en ervaringen uitwisselen en delen c) Evaluatie van bestuur, zelfreflectie en vrijwilligersbeleid (optioneel) Ad II a. Alzheimer Café gefinancierd door derden. Kijk voor de leidraad op het Vrijwilligersplein bij Alzheimer Café. Het afdelingsbestuur doet, in samenwerking met de werkgroep, zoveel mogelijk een beroep op externe financiering, zoals de Wmo, regionale fondsen, serviceclubs en lokale ondernemers. Voor elk café in uw regio vult u een apart vel in. U kunt de pagina s eenvoudig kopiëren door met uw muis in de linkerbovenhoek van de tabel te gaan staan. Dan wordt het pijltje een vierkant met vier pijltjes. Met de rechtermuisknop klikt u op kopiëren. Ga met uw muis onder de tabel staan (niet in de tabel) en klik op plakken. De achterste pagina van het format is leeg en kunt u gebruiken voor eventuele andere activiteiten die niet in het overzicht genoemd zijn. Personele kosten Alzheimer Nederland financiert geen personele kosten voor het Alzheimer Café/Theehuis. In een convenant legt u met de deelnemende partijen vast op welke wijze zorg- en welzijnsaanbieders participeren in het Alzheimer Café of Alzheimer Theehuis. (Momenteel ontwikkelt Alzheimer Nederland een standaard model convenant Alzheimer Cafe/Theehuis dat u in een later stadium op het Vrijwilligersplein vindt. Wij houden u op de hoogte). 11

12 Voor de te volgen route bij het aanvragen van subsidie via de Wmo heeft Alzheimer Nederland een aparte notitie opgesteld. Kijk voor meer informatie op het Vrijwilligersplein. U moet hiervoor op de bekende wijze inloggen en kijken onder Bestuur, Wmo zaken. U kunt voor advies ook contact opnemen met uw coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker. Het afdelingsbestuur of een vertegenwoordiger dient de begroting in bij de gemeente of samenwerkende gemeenten en mogelijk andere geldschieters. Uitgangspunt voor de aanvraag bij de gemeente is de aanspraak op prestatievelden in de Wmo. Voor een toelichting over prestatievelden verwijzen wij u ook naar Wmo zaken op het Vrijwilligersplein. Het afdelingsbestuur neemt de begroting mee in het activiteitenplan en dient deze in bij het landelijk bureau. Alzheimer Nederland staat alleen dan garant wanneer deze binnen het door het landelijk bureau vastgestelde begrotingskader valt van de betreffende afdeling. De kosten die Alzheimer Nederland voor het Alzheimer Café op zich kan nemen, zijn: Algemene kosten b.v. porti, een bloemetje voor de spreker en gasten, aankleding, muziek, kosten inregelen en/of huur geluidsinstallatie, onkostenvergoeding voor sprekers. Workshops/trainingen voor vrijwilligers van het Alzheimer Café (geen kosten voor afdeling begroten). Reiskosten voor b.v. training gesprekleiders, studiedagen van vrijwilligers, of bezoek aan andere Alzheimer Cafés. Zaalhuur, koffie bij binnenkomst, koekje, borrelnootje, blokje kaas of iets dergelijks. Drukwerk/materialen. Met drukwerk wordt het kopieerwerk bedoeld voor flyers en posters van het Alzheimer Café een overzicht hiervan met de beschikbare formats vindt u in het handboek Alzheimer Café. Er is geen budget voor het maken van een eigen Alzheimer Caféfolder of advertentiekosten. Formats vindt u op het Vrijwilligersplein bij Alzheimer Café. Papier is beschikbaar via de webwinkel materialen. N.B. Het Alzheimer Café wordt gedragen door meerdere instellingen en dit betekent dat ook de kosten door deze instellingen gelijkelijk gedragen dienen te worden. Brochures bestellen Met ingang van 1 september 2013 bieden wij de brochures aan bezoekers van Alzheimer Cafés en van bijeenkomsten van de afdelingen gratis aan. Bestelgemachtigden kunnen de brochures (zij het gelimiteerd) bestellen via de webwinkel. Bij de brochures zit een brief waarin wij de ontvanger vragen om een vrijwillige bijdrage. We hopen hiermee aan te sluiten op de wens van de afdelingen en Alzheimer Cafés en hopen op een groter bereik. Belangrijke informatie met betrekking tot betaling van muzikanten in het Alzheimer Café, staat in bijlage 6: Gageverklaring voor artiesten. Ad II b Belangenbehartiging De kosten voor de belangenbehartiging kunt u met behulp van onderstaande informatie begroten. Aspecten om rekening mee te houden: Alzheimer Nederland en haar afdelingen kunnen nooit verantwoordelijk zijn voor financiën van de dementieketens. Zij zijn dus geen partij in deze. Wij nemen deel aan de dementieketen als belangenbehartiger. Materialen en hulpmiddelen voor belangenbehartiging staan op het Vrijwilligersplein, of Deze zijn te downloaden. Andere materialen van Alzheimer Nederland zijn gratis bij het team belangenbehartiging aan te vragen. Op de belangenbehartigingpagina in het activiteitenplan vindt u de rubriek Eventuele opbrengsten niet. Mogelijk gaat de projectgroep in uw regio financiële middelen werven voor de financiering van de projectleider en het realiseren van plannen in de implementatiefase. In het kader van een activiteit, voortvloeiend uit de belangenbehartiging, kan een afdelingsbestuur regionaal wel subsidie aanvragen. De bijeenkomsten van de projectgroep worden door de projectleider van de regio georganiseerd. Ze worden evenals de projectleider van de regio door de zorgaanbieders bekostigd. 12

13 Begroten belangenbehartiging: Algemene kosten, bijvoorbeeld porti, kopieerkosten, zaalhuur voor panels, catering, reiskosten, of een attentie voor panelleden. Scholing vrijwilligers (geen kosten voor afdeling). Reiskosten van belangenbehartigers. Publiciteitskosten. Overige kosten. NB: Alzheimer Nederland is nooit een financiële partner in een keten. Ad III a Public Relations De Public Relations (PR) voor de activiteiten is onderdeel van het basispakket en wordt ingezet rond de activiteiten. PR is het stelselmatig bevorderen van het wederzijds begrip tussen een organisatie en haar publieksgroepen. Het voornaamste doel van PR is het bestendigen of scheppen van een goed imago en naamsbekendheid. De voornaamste gereedschappen van PR zijn direct contact met de doelgroep via eigen middelen, het inzetten van massamedia (vrije of betaalde publiciteit) en het beïnvloeden van opinieleiders uit de doelgroep. Middelen die afdelingen kunnen gebruiken zijn folders, artikelen, posters, advertenties, promoties. Speciale gebeurtenissen en activiteiten uit het basispakket kunnen gebruikt worden in de PR. Via het Vrijwilligersplein zijn formats beschikbaar. Via de webwinkel materialen het papier. Op het Vrijwilligersplein vindt u bij PR informatie over de huisstijl en de pagina Sociale media. Ad III b Voorlichting Lezingen en informatiebijeenkomsten worden lokaal en regionaal aangeboden. Ondersteuning d.m.v. bijvoorbeeld een training wordt geboden door het landelijk bureau voor de voorlichters/lezinggevers. Als richtlijn voor het geven van voorlichting was afgesproken dat we voor een lezing 60,- exclusief reiskosten vragen. Vanaf nu kijken we vooral naar de doelgroep aan wie de voorlichting gegeven wordt, want ieder contact telt. Is de doelgroep in staat om een financiële bijdrage te leveren of kan de doelgroep ons juist ons helpen vrijwilligers te zoeken? Bij elke aanvraag voor een voorlichting wordt daarom besproken wat de vrager kan bieden aan Alzheimer Nederland: vrijwilligers, geld, sms-actie, facilitaire ondersteuning bij een café, een giftbox neerzetten of collectanten. Eventuele kosten voor een afdeling bestaan dus alleen uit reiskosten voor de training voor voorlichters. Via het landelijk bureau en via de webwinkel materialen is er voorlichtingsmateriaal beschikbaar. De dvd box DementieEnDan die u ontving is bij voorlichtingsactiviteiten goed te gebruiken. Voorlichting migranten Hier neemt u een bedrag op voor voorlichtingsactiviteiten voor migranten. Per voorlichting begroot u (voor de voorlichter, reiskosten, huurkosten van de locatie, laptop, beamer en geluidsboxen). Vanuit het landelijk bureau zijn getrainde voorlichters van allochtone afkomst inzetbaar (voor van oorsprong Turkse, Marokkaanse, Chinese en Surinaamse personen) om voorlichting binnen uw afdeling te verzorgen. U kunt hiervoor contact opnemen met het landelijk bureau. Een voorlichting bestaat uit een bijeenkomst van twee tot drie uur (inclusief pauze). De voorlichter geeft informatie in de eigen taal en heeft ook informatiemateriaal bij zich van Alzheimer Nederland, deels in de eigen taal. Tijdens de bijeenkomst is het gewenst dat er ook een hulpverlener uit de regio (van de eigen taal) aanwezig is voor de verwijzing en mogelijke nazorg. Ad III d Wereld Alzheimer Dag Wereld Alzheimer Dag (WAD) valt zowel in het activiteitenplan als in de begroting onder het basispakket. Achterliggende gedachte is dat op en rond deze dag wereldwijd activiteiten georganiseerd worden om in de media de aandacht te vestigen op dementie en de gevolgen van de ziekte voor patiënt en mantelzorger. Het streven is te komen tot een landelijke activiteit WAD Overige regionale activiteiten Ook deze activiteiten moeten bijdragen aan de doelen van de beleidsvisie Hieronder vallen alle andere activiteiten van de afdeling, die worden ondergebracht bij een van de hoofddoelen van het activiteitenplan. U kunt deze activiteiten begroten via het stramien activiteitenplan dat u op het Vrijwilligersplein vindt. 13

14 4.6 Kosten per activiteit In het activiteitenplan wordt per activiteit aangegeven welke kosten worden begroot. Algemene kosten Onder deze rubriek vallen alle kosten die niet in de daarop volgende rubrieken vallen zoals portokosten. Reiskosten studiedagen Alzheimer Nederland biedt haar vrijwilligers kosteloos studiedagen en trainingen aan. De door de vrijwilliger gemaakte reiskosten worden door de afdeling begroot. Reiskosten t.b.v. activiteiten Onder deze rubriek vallen de reiskosten die gemaakt worden ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van de activiteit zelf zowel door vrijwilligers als bijvoorbeeld gastsprekers. 14

15 5.1 Format Voor het opstellen van de begroting is een format (stramien) gemaakt dat u invult in Excel. De begroting wordt met het activiteitenplan ingeleverd. NB.: Bovenaan de begroting vult u de naam van uw afdeling in. In het format staan aan de linkerkant de activiteiten gerangschikt onder de hoofddoelstellingen uit het Beleidsplan : I Moment van voorkomen of genezen dichterbij brengen Fondsenwervende activiteit II Verbeteren van levenskwaliteit voor mensen Alzheimer Café Belangenbehartiging III Inspireren en mobiliseren van meer mensen en middelen PR Voorlichting Standwerk Wereld Alzheimer Dag Inspireren en mobiliseren van donateurs en vrijwilligers Netwerk opbouwen en onderhouden IV Versterken van onze organisatie als aanvoerder in de strijd tegen dementie Teambuilding Kennis en ervaring uitwisselen en delen Evaluatie van Bestuur Daaronder staan het blok Algemene kosten en het blok Geraamde opbrengsten. Aan de rechterkant van het formulier staan drie kolommen Jaar, Januari-Juni en Juli-December. De totaal begrote kosten voor het hele jaar worden gevormd door de begrote kosten voor de periode januari tot en met juni plus die voor de periode juli tot en met december. Toelichting bij het invullen van het begrotingsformat U vindt het format als bijlage twee op het Vrijwilligersplein bij Bestuur. De inloggegevens zijn bij u bekend of kunt u opvragen via de coördinator Regionale activiteiten/coördinerend medewerker. 5.2 Kostenrubrieken In het activiteitenplan staan per activiteit onder aan de pagina twee vakken. In het linkervak vermeldt u de totale begrote kosten van deze activiteit, in het rechtervak de eventuele geschatte opbrengsten. In 2012 is het collecteprotocol ook voor de afdelingen van kracht geworden (bijlage 14). De definitieve versie is aan de penningmeesters van de afdelingen toegezonden. Het is de bedoeling dat de kosten van alle activiteiten per soort bij elkaar worden opgeteld tot een totaalbedrag. 15

16 Voorbeelden: De reiskosten die gemaakt worden voor de projecten belangenbehartiging telt u bij elkaar op en noteert u in de rubriek reiskosten bij belangenbehartiging. Zaalhuur en cateringkosten die zullen worden gemaakt voor de activiteit Voorlichting telt u bij elkaar op en noteert u in de rubriek Zaalhuur/catering bij Voorlichting. 5.3 Reiskosten Als het mogelijk is, wordt samen reizen met de auto of het gebruik van openbaar vervoer op prijs gesteld. Reiskosten die worden gemaakt voor het uitvoeren van activiteiten kunnen worden begroot bij de activiteiten zelf onder Reiskosten. Bijvoorbeeld: Reiskosten die vrijwilligers maken voor hun werk bij een Alzheimer Café worden begroot op de pagina van het betreffende café onder Reiskosten. Reiskosten die gemaakt worden in het kader van studiedagen of trainingen ten behoeve van een bepaalde activiteit worden bij de desbetreffende activiteit geboekt onder Reiskosten. Reiskosten die bestuursleden maken voor meer algemene activiteiten zoals het regionaal overleg of deelname aan landelijke panels/werkgroepen worden geboekt bij reiskosten onder Kennis en ervaring uitwisselen en delen. Reiskosten voor deelname aan de Vrijwilligersdag worden voor alle deelnemende vrijwilligers geboekt als reiskosten onder Kennis en ervaring uitwisselen en delen. Reizen met eigen vervoer De vergoeding voor autokosten is 0,29 cent per kilometer. Reizen met het openbaar vervoer wordt vergoed op basis van openbaar vervoer 2 e klas. Persoonlijke OV-chipkaart Als u een persoonlijke OV chipkaart hebt kunt u via Mijn OV-chipkaart het transactie overzicht van uw persoonlijke kaart bekijken. Als u uw kosten wilt declareren kan dat met een persoonlijke OV-chipkaart. Maak eerst een account aan op Om te declareren logt u in en klikt u door op transactie overzicht en print dit uit. Hier leest u hoe u de declaratie maakt. N.B.: U krijgt het totaaloverzicht van al uw OV-reizen niet via Daar kunt u alleen informatie krijgen m.b.t. uw treinreizen. Anonieme OV-chipkaart Hebt u een anonieme OV-chipkaart dan kunt u geen account aanmaken. Bij de balie van diverse vervoersaanbieders op de stations en bij een ov-chipkaart automaat (de gele machines in diverse winkels) kunt u de laatste tien transacties (enkele reizen) uitprinten. 5.4 Studiedagen, workshops en trainingen Studiedagen en workshops Voor de studiedagen en workshops van Alzheimer Nederland hoeven alleen de reiskosten voor de deelnemers te worden begroot. Bij Belangenbehartiging begroot u deze kosten onder Scholing vrijwilligers ; bij de overige activiteiten onder Reiskosten. De reiskosten voor de introductiedag van nieuwe vrijwilligers begroot u bij Reiskosten onder Kennis en ervaring uitwisselen en delen. 5.5 Teambuilding Voor vrijwilligers die binnen de afdeling actief zijn, zijn persoonlijke contacten met de andere afdelingsvrijwilligers en waardering voor hun werk erg belangrijk. Het bestuur bepaalt zelf hoe men het onderlinge contact en de teamgeest stimuleert. U kunt hiervoor per vrijwilliger een bedrag tot een maximum van 30,- opnemen in de begroting. 16

17 Attenties vrijwilligers Voor attenties bij ziekte, jubileum of afscheid kunt u een bedrag begroten onder deze rubriek. Door Alzheimer Nederland verstrekte attenties bij gelegenheid van een afscheid van een vrijwilliger zijn in proportie met de aard, omvang en duur van het vrijwilligerswerk en zijn niet hoger dan 50,-. Het is van belang i.v.m. uw begroting dat de mutaties van vrijwilligers goed worden bijgehouden. Geef ze ook door aan het landelijk secretariaat van de afdelingen opdat ze stroken met onze vrijwilligersadministratie. 5.6 Evaluatie van bestuur Soms is het goed om met het afdelingsbestuur een (extra) bijeenkomst te organiseren waarin gekeken wordt naar het eigen functioneren. Zit iedereen (nog) op de juiste plaats en doen we de juiste dingen? 5.7 Algemene kosten Algemene kosten worden apart van de projectkosten begroot. Hiervoor zijn zeven rubrieken aangegeven: zaalhuur/catering, kantoorartikelen, porto/telefoon/adsl, reiskosten, computer/laptop, bankkosten en diversen/secretariële ondersteuning. Zaalhuur/catering Hieronder vallen de zaalhuur en de kosten voor catering bij bestuursvergaderingen. Kantoorartikelen We adviseren bestuursleden van de afdeling die kosten maken voor de aanschaf van papier en cartridges om deze te declareren. Temeer nu er steeds meer per digitale post verstuurd wordt. Apparatuur Afdelingen beschikken soms over audio- en videoapparatuur. U draagt er zorg voor deze apparatuur bij Alzheimer Nederland aan te melden. Zie hoofdstuk Verzekeringen op pagina 23. Porto/telefoon Als het afdelingssecretariaat werkt via webmail van Alzheimer Nederland dan kunt u de kosten voor de internetverbinding (ongeveer 30,- per maand) begroten. Reiskosten Hieronder vallen reiskosten die bestuursleden maken voor het bijwonen van bijeenkomsten in de regio of bij Alzheimer Nederland en die samenhangen met het bestuurswerk. Ook reiskosten voor de landelijke vrijwilligersdag en de introductiedag voor nieuwe vrijwilligers kunnen hier worden begroot. Computer/laptop Afdelingen kunnen onder in de begroting aangeven of ze een computer nodig hebben voor hun afdelingsadministratie. Per afdeling kan één computer of laptop worden aangeschaft. De afdeling krijgt hiervoor een bedrag van 1.000,-. Dit bedrag is inclusief de aanschaf van het MS-office pakket. Er wordt van uitgegaan dat de computer eens in de vier jaar vervangen wordt. Onder het kopje toelichting van de begroting graag informatie toevoegen.. Belangrijk is dat de computer op de aangegeven wijze (zie het hoofdstuk Verzekeringen op blz. 23) verzekerd wordt zodat deze in geval van diefstal e.d. vervangen kan worden. Bankkosten De bankafschriften met bijlagen worden naar de penningmeester gestuurd. Daarnaast ontvangt Alzheimer Nederland een afschrift zonder bijlage. Voor het toezenden van de afschriften brengt de Rabobank kosten in rekening. Deze kosten worden afgeschreven van de rekening van de afdeling. De kosten hiervan kunnen in de begroting worden opgenomen onder bankkosten. Het bedrag aan bankkosten ligt doorgaans tussen de 50,- en 80,- per jaar. Dit is afhankelijk van het aantal afschriften dat men ontvangt. Kosten kunnen worden bespaard door overschrijvingen zo veel mogelijk gelijktijdig in te sturen of via internetbankieren. Het tarief voor het ontvangen van afschriften op papier is per 1 januari ,70 per stuk. 17

18 Diversen/Secretariële ondersteuning Een afdeling die veel verschillende activiteiten organiseert en daarvoor geen vrijwilliger voor het secretariaat kan vinden, kan hiervoor secretariaatscapaciteit inkopen bij een externe organisatie. Een regionale afdeling is geen rechtspersoon en kan niet zelfstandig een contract aangaan. Een contract moet altijd getekend worden door de directeur/bestuurder. Deze secretariaatscapaciteit kan worden begroot onder de post diversen. Voorwaarden voor het inhuren van secretariaatswerk: De aard van het werk is secretarieel De afspraak geldt steeds voor één begrotingsjaar Het bedrag dat daarvoor per jaar in de begroting kan worden opgenomen is maximaal 2.000,-. Afspraken met de externe organisatie worden tevoren schriftelijk vastgelegd. Daarin wordt opgenomen: Met welke instantie de afspraak gemaakt wordt. Wat de werkzaamheden inhouden. Wie de werkzaamheden uitvoert. Dat de afspraak voor één jaar geldt Er kan geen sprake zijn van nacalculatie. Dat een gespecificeerde nota van gemaakte uren gestuurd wordt. Bestellingen Webwinkel materialen door afdelingen en Alzheimer Cafés Elke afdelingssecretaris en iemand van het Alzheimer Café krijgen een unieke inlogcode. Deze code mag niet worden uitgegeven aan onbevoegden! Met de inlogcode bent u bestelgemachtigde en hebt u toegang tot de webwinkel materialen. Zo kunt u informatie- en promotiemateriaal bestellen. Door het gebruik van de code hoeft u niet direct te betalen. De kosten worden op naam van de afdeling of het Alzheimer Café verrekend via het landelijk bureau. Mutaties van de bestelgemachtigde s.v.p. per mail doorgeven aan: n.vanschaik-veldhuizen@alzheimer-nederland.nl van de Publieksservice. NB: Bestel niet meer dan u nodig hebt. U begrijpt dat er veel geld gemoeid is met al ons informatiemateriaal. U kunt beter nabestellen dan een voorraad hebben die op een zeker moment niet meer actueel is. 5.8 Verdeling van kosten over het jaar Voor het centrale financiële beleid is het belangrijk te weten of begrote kosten gelijkmatig over het jaar gemaakt worden of dat ze merendeels in het eerste of in het tweede halfjaar vallen. Als niet duidelijk is hoe de kosten zich over het jaar verdelen, kan het totaalbedrag het beste in gelijke delen per half jaar worden begroot. De halfjaarlijkse bedragen worden door het Excel-computerprogramma automatisch opgeteld in de vetomrande totaalkolom. Als de kosten voor een activiteit hoger zijn in het eerste of tweede halfjaar, zoals bijvoorbeeld voor Wereld Alzheimer Dag in het tweede halfjaar, kan dat worden gespecificeerd. 5.9 Opbrengsten Geraamde opbrengsten activiteiten De geraamde opbrengsten bij de diverse activiteiten worden in de daarvoor bestemde rubrieken genoteerd. De geraamde opbrengsten bij bijvoorbeeld de activiteit Standwerk wordt opgeteld bij de andere begrote opbrengsten van de diverse activiteiten bij Voorlichting. Het totaalbedrag komt te staan bij opbrengsten Voorlichting. Bij de overige rubrieken, Fondsenwerving, Alzheimer Café, Belangenbehartiging en Wereld Alzheimer Dag gaat het precies zo. Subsidies In het financieel format is een tabblad subsidies opgenomen. Vul hier de gevraagde gegevens in; zo ontstaat een handig overzicht. Het bestuur dient een kopie van de toezegging naar het secretariaat 18

19 afdelingen van het landelijk bureau te sturen en deze, plus de achterliggende aanvraag, in het afdelingsarchief te bewaren. Op het eerste tabblad van het format vult u bij opbrengsten het totaal in bij de juiste rubriek. Bij subsidies gaat het meestal om projectsubsidies van organisaties als de provincie of gemeenten (Wmo). Als de subsidie of sponsorbijdrage verbonden is aan een project of Alzheimer Café, vermeld deze dan onder de desbetreffende rubriek. Giften en bijdragen (geoormerkte gelden) Bij giften/bijdragen kunnen bijvoorbeeld financiële bijdragen van particulieren of serviceclubs worden vermeld. Hier kunnen ook sponsorbijdragen van particuliere instellingen of regionale bedrijven worden genoemd. Als de afdeling bijdragen ontvangt ten behoeve van activiteiten die (ook) na afloop van het begrotingsjaar plaatsvinden, verzoeken wij u dit onder Toelichting ontvangen giften,. aan te geven. Deze gelden zullen dan ten behoeve van die activiteit worden geoormerkt. Eind voorjaar 2013 zullen de financiële stukken zodanig worden aangepast dat ook deze geoormerkte gelden zichtbaar worden in de jaarstukken. Voor nadere uitleg en instructie verwijs ik u naar het financieel format. Mocht u nog vragen hebben over het financiële format, neem dan contact op met Mohamed Botan, medewerker financiële administratie: m.botan@alzheimer-nederland.nl Tekenbevoegdheid rekening afdeling en bankpas In verband met een correcte administratie van de tekenbevoegde- en de bankpashouder per afdeling bij de Rabobank en de Financiële administratie, vragen we u om deze gegevens onderaan het begrotingsformulier in het financieel format in te vullen. Voor meer informatie over tekenbevoegdheid: zie paragraaf 10.7 en Opmerkingen Op het begrotingsformulier is een kader Opmerkingen gemaakt. Het is belangrijk dat u invult van wie, ten behoeve waarvan, u welk bedrag aan subsidie, sponsoring of gift hebt ontvangen. Aarzel niet om ook suggesties, vragen of opmerkingen van andere aard met betrekking tot de begroting hierin op te nemen. Alle toelichting is welkom. 19

20 Tijdens de landelijke bijeenkomsten van de secretarissen is de vraag gekomen voor een handboek voor het bestuurssecretariaat. In dit hoofdstuk worden- de belangrijkste werkzaamheden van de secretaris beschreven. Dit hoofdstuk is bedoeld als handreiking voor de (nieuwe) secretaris ten aanzien van voorkomende werkzaamheden, bestelprocedures en de vindplaatsen van handige formats. De secretaris wordt gekozen door het afdelingsbestuur en benoemd door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland, voor een periode van maximaal twee maal vier jaar. Tegelijkertijd met de benoemingsbrief ontvangt de secretaris een machtiging voor een bedrag tot vijfduizend euro, inloggegevens voor de webmail van de afdeling en inlogcodes voor de twee webwinkels (webwinkel materialen en webwinkel drukwerk) en het Vrijwilligersplein. Onderstaand staan de belangrijkste zaken voor de secretaris op een rijtje. 6.1 Het Vrijwilligersplein Op de website van Alzheimer Nederland is een speciaal gedeelte voor vrijwilligers van Alzheimer Nederland, het zogenaamde Vrijwilligersplein. Door in te loggen komt u op het Vrijwilligersplein. Het advies is om tijd te nemen om te gaan zwerven op het Vrijwilligersplein en het u eigen te maken. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste pagina s die u als secretaris nodig heeft. 6.2 Bestuur Op de homepage ziet u de knop bestuur met daaronder heel veel informatie die u gedurende uw zittingsperiode in meer en mindere mate gebruikt. Ook een actueel overzicht van belangrijke data voor het insturen van stukken vindt u op deze pagina. Onder het kopje voor de secretaris vindt u onder andere een voorbeeld van een postlijst 6.3 Organisatie/vrijwilligersbeleid Onder de knop Organisatie/vrijwilligersbeleid vindt u het Handboek vrijwilligers met daarin o.a. de taakomschrijving van de secretaris. 6.4 Public relations Onder deze knop vindt u o.a. informatie over de huisstijl van Alzheimer Nederland en de verwijzing naar de site voor het maken en bestellen van drukwerk zoals de afdelingsfolder ( zie punt 6.9) en een overzicht van de beschikbare materialen. U kunt er allerhande sjablonen downloaden, nodig voor het maken van een (vergader)agenda, notulen, brieven, flyers, naambadges en vindt er informatie over het bestellen van visitekaartjes, briefpapier en enveloppen met de gegevens van de afdeling erop. Briefpapier en enveloppen kunt u ieder kwartaal voor de deadline bestellen. Waar het voorraden van dit soort artikelen betreft adviseren we voldoende te bestellen waarbij u rekening houdt met mailingen e.d., die op stapel staan. 6.5 Alzheimer Café Er zijn afdelingen waarbij de afspraak is dat de secretaris ook de materialen voor het Alzheimer Café maakt en bestelt. Onder de knop Alzheimer Café vindt u de benodigde formats. De materialen zijn te bestellen in de webwinkel waarvan u bestelgemachtigde bent. 6.5 Voorlichting Onder deze knop staat uitgebreide informatie over lezingen en de beschikbare informatieven (vlugschriften) voor het Alzheimer Café. 20

21 6.6 Webmail Alzheimer Nederland heeft voor elke afdeling een webmailadres beschikbaar (bijvoorbeeld: Bij het aantreden van een nieuwe secretaris worden de inloggegevens verstrekt. Alle communicatie vanuit Alzheimer Nederland verloopt via naar dit adres. Aan de secretaris de taak om berichten te verspreiden onder de juiste personen, waar nodig te agenderen voor de bestuursvergadering en te archiveren. De link voor webmail is: Meer informatie over het gebruik van webmail vindt u via de hulpfunctie of via: Webwinkel materialen In de benoemingsbrief worden de gegevens om in te loggen in de webwinkel verstrekt. De secretaris bestelt voor het bestuur materialen zoals briefpapier, informatiefolders, brochures en pr-materialen. Een overzicht van de materialen die in de webwinkel materialen te vinden zijn vindt u op het Vrijwilligersplein bij PR. Inloggen webwinkel materialen U komt in het inlogscherm van de webwinkel door op de homepage van Alzheimer Nederland ( rechtsboven te klikken op inloggen vrijwilligers. U kunt kiezen of u inlogt voor de webwinkel materialen (links in uw scherm) of voor het Vrijwilligersplein. De webwinkel materialen wijst u vanzelf door de bestelprocedure. Bestellingen heeft u binnen vijf werkdagen op het besteladres binnen. Naambadges In de webwinkel kunt u naambadges en de bijbehorende stickervellen bestellen. Voor het maken van de badges vindt u een stramien op het Vrijwilligersplein. Bij Public Relations, sjablonen nieuwe huisstijl, badges. Brochures Voor geïnteresseerden zijn er drie mogelijkheden om aan brochures te komen: Als gratis download via de website; Gratis via het Alzheimer Café en bijeenkomsten van afdelingen (inclusief brief met vraag om een vrijwillige bijdrage); Bestellen via de webwinkel. Hiervoor moeten de mensen de brochure en verzendkosten betalen. Voor vragen over de webwinkel neemt u contact op met Nelly van Schaik van de Publieksservice via n.vanschaik-veldhuizen@alzheimer-nederland.nl of Webwinkel drukwerk Afdelingsbrochure De secretaris draagt zorg voor het maken en bestellen van de afdelingsfolder. Een informatieve folder in huisstijl met de activiteiten van uw afdeling en informatie over dementie en Alzheimer Nederland. Er zijn jaarlijks twee momenten waarop u de afdelingsbrochure kunt maken en bestellen: 1 februari en 1 augustus. Kijk op het tabblad Public Relations op het Vrijwilligersplein en klik op materialen nieuwe huisstijl. Zo komt u bij de inlogpagina. De inloggegevens zijn in bezit van alle secretarissen. NB: deze inloggegevens zijn niet hetzelfde als die van de webwinkel materialen. Het programma leidt u per pagina door het proces heen en u kunt uw teksten en wijzigingen invoeren. Tip: sla na elke pagina u wijzigingen op. Na het doorlopen van alle stappen wordt uw bestelling klaargezet. Na de deadline controleren we de folder op inhoud. Daarna worden de folders in combinatie gedrukt, dat bespaart enorm veel kosten. Voor vragen over de afdelingsbrochure neemt u contact op met Ron Wiebolt, secretariaat afdelingen, via r.wiebolt@alzheimer-nederland.nl of (ma., di. en donderdag). 21

22 Visitekaartjes Voor bestuursleden die veel externe contacten hebben is het mogelijk om visitekaartjes op naam te bestellen via de link op het Vrijwilligersplein. Voor de andere bestuursleden kunnen algemene visitekaartjes besteld worden met de gegevens van de afdeling. (Zie het Vrijwilligersplein bij public relations, afdelingsfolders en visitekaartjes). Momenteel zijn er meer producten in ontwikkeling die in de webwinkel drukwerk verkrijgbaar worden. Wij houden u op de hoogte Registratie afdelingsvrijwilligers Een actueel gegevensbestand is voor de afdelingen maar ook voor Alzheimer Nederland van groot belang. Alzheimer Nederland registreert sinds 2012 de gegevens van vrijwilligers in Plexus. Vanaf eind 2013 zullen de gegevens die wij in Plexus hebben staan gecontroleerd worden. Alle vrijwilligers die in dit systeem geregistreerd staan worden schriftelijk uitgenodigd zelf hun gegevens te actualiseren. Vervolgens wordt een overzicht van deze gegevens aan de secretarissen gestuurd met de vraag de dan bij ons bekende gegevens te controleren en aan te vullen. Het streven is dat in het stadium daarna de secretaris via een online portal wijzingen betreffende de afdelingsvrijwilligers kan doorgeven. Tot die tijd vragen wij van de secretarissen om nieuwe vrijwilligers en mutaties per mail door te geven. Om zorg te dragen voor een correcte registratie van vrijwilligers is het van belang gebruik te maken van het aanmeldingsformulier nieuwe vrijwilliger (op het Vrijwilligersplein bij Bestuur, bijlage 18). De vrijwilliger kan dit formulier zelf invullen en aan u terug sturen. Vervolgens mailt u het door naar: n.vanschaik-veldhuizen@alzheimer-nederland.nl. De nieuwe vrijwilliger wordt na inschrijving verwelkomt d.m.v. een brief namens de directeur/bestuurder, waarbij hij/zij informatie ontvangt over het Vrijwilligersplein, e-learning en de introductiedag nieuwe vrijwilligers. Vanaf het moment van inschrijving ontvangt de vrijwilliger ook het magazine Alz,, uitnodigingen voor trainingen, het digitale Bulletin Afdelingen en een uitnodiging voor de Vrijwilligersdag Archivering van afdelingsstukken De secretaris beheert het afdelingsarchief. Enkel stukken/documenten van de afdeling worden (digitaal) gearchiveerd. Verslagen, vergaderstukken, het activiteitenplan, de begroting en andere financiële stukken op jaartal en datum. Ingekomen stukken kunt u een postnummer geven en onder het overzicht van ingekomen post archiveren. Een voorbeeld van een postlijst vindt u op het Vrijwilligersplein bij Bestuur voor de secretaris. Stukken die u ontvangt van Alzheimer Nederland hebben een nummer en worden op het landelijk bureau gearchiveerd. Belangrijke brieven zijn de kaderbrief en de brief met het toegekende jaarbedrag. Stukken van de afdelingen dienen zeven jaar bewaard te worden. Tip.: Maak minimaal maandelijks een back-up van het digitale archief. 22

23 In de begroting hoeft geen bedrag voor verzekering te worden opgenomen. 7.1 Collectieve landelijke verzekering Een groot deel van alle 408 gemeenten in ons land heeft haar vrijwilligers sinds 1 januari 2009 collectief verzekerd via de vrijwilligerspolis van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) (peildatum ). Iedere gemeente kan vrijwilligers collectief verzekeren tegen risico's die zij lopen bij de uitoefening van hun vrijwilligerswerk. De gemeente ontvangt hiervoor gelden van de Rijksoverheid. Voor vrijwilligersorganisaties als Alzheimer Nederland heeft het als bijkomend voordeel dat er kosten kunnen worden bespaard. De regeling heeft een looptijd van vier jaar. Het is op dit moment niet duidelijk wat er na die vier jaar zal gebeuren. In het laatste jaar van de regeling is een evaluatie met betrokken partijen gepland. Bij veranderingen zullen wij dit in het Bulletin Afdelingen melden. Als vrijwilliger hoeft u zich niet bij uw gemeente aan te melden: registratie als vrijwilliger bij Alzheimer Nederland volstaat. Voor de afhandeling van claims kunt u in de meeste gevallen terecht op de website van uw gemeente. Sommige gemeenten doen (nog) niet mee en een enkele gemeente had historisch een dergelijke verzekering al elders geregeld. Daar kunnen afwijkende condities gelden. De deelnemende gemeenten zijn via internet traceerbaar. Voor vrijwilligers is het een vooruitgang omdat er nu één pakket in heel Nederland geldt. Bovendien kunnen vrijwilligers bij schade en/of ongeval vanaf nu altijd bij hun eigen gemeente terecht. Let op: in geval van een schadeclaim neemt u in alle gevallen in eerste instantie contact op met uw gemeente. Voor deze verzekeringen geldt dat andere verzekeringsdekkingen (particulier/zakelijk) voor aanspraken op deze collectieve verzekering gaan. De gemeente zal in voorkomende gevallen contact zoeken met uw eigen verzekeraar. 7.2 Aanvullende verzekering Alzheimer Nederland Het pakket dat onder de collectieve landelijke vrijwilligersverzekering valt, is op onderdelen beperkter dan het oorspronkelijke pakket van Alzheimer Nederland. Met onze verzekeraar is daarom afgesproken dat de bestaande verzekering van Alzheimer Nederland wordt omgezet in een aanvullende verzekering die dekking biedt tot het niveau van de oude verzekering. Aanvullende informatie over de verzekering vindt u in het Handboek Vrijwilligers. Hebt u nog vragen over de verzekering dan neemt u contact op met onze adviseur Vrijwilligersbeleid via w.richter@alzheimer-nederland.nl. 7.3 Verzekering materialen Daarnaast is er een collectieve verzekering voor materialen die eigendom zijn van de afdelingen. Daar bij kunt u denken aan een computer en audio- of videoapparatuur. Goederen van de afdeling zijn verzekerd als u aan het secretariaat afdelingen van Alzheimer Nederland doorgeeft en opstuurt: om wat voor apparatuur het gaat; merk en serienummer; aankoopdatum; aankoopbedrag; de originele aankoopbon. Het is raadzaam als afdeling hiervan een kopie te bewaren. De verzekering stelt eisen ten aanzien van het achter slot bewaren van de apparatuur en deskundig gebruik. 23

24 24

25 8.1 Algemeen Bij de onkostenvergoeding voor vrijwilligers kennen we in Nederland twee vergoedingsregimes: 1. vergoeding van daadwerkelijk gemaakte kosten ten behoeve van het vrijwilligerswerk en; 2. de vrijwilligersvergoeding. Bij de eerste mogelijkheid worden alle onkosten verband houdende met de uitoefening van het vrijwilligerswerk vergoed. Voor de vergoeding van werkelijk gemaakte kosten geldt geen limiet. Is het totale jaarbedrag ontvangen aan vergoeding hoger dan 1500,- dan dient de vrijwilliger dit bedrag te vermelden op zijn/haar aangifteformulier inkomstenbelasting. Over deze vergoeding hoeft echter geen belasting te worden betaald mits u met onderliggende bewijsstukken kunt aantonen dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn ten behoeve van het vrijwilligerswerk. Bij de tweede mogelijkheid kiest de organisatie ervoor de vrijwilliger een standaardbedrag uit te keren als tegemoetkoming in de kosten danwel ter vergoeding. 8.2 Alzheimer Nederland In de nota Vrijwilligersbeleid van mei 2007 heeft Alzheimer Nederland haar definitie van vrijwilligerswerk als volgt bepaald: Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht, voor anderen of de samenleving kosteloos en onbaatzuchtig wordt verricht. Voor het vrijwilligerswerk ontvangen vrijwilligers geen geldelijke vergoeding, wel worden daadwerkelijk gemaakte onkosten vergoed. Zoals ook vermeld in haar Huishoudelijk reglement, hanteert Alzheimer Nederland dus de eerste van de hierboven genoemde vergoedingsregimes. De regels rondom de vrijwilligersvergoeding zijn de laatste tijd aan verandering onderhevig. Dus hebt u nog vragen over de fiscale aspecten van uw vrijwilligerswerk neemt u dan contact op met de adviseur Vrijwilligersbeleid via w.richter@alzheimer-nederland.nl. U kunt ook terecht op de website van de Belastingdienst: 25

26 26

27 9.1 Toelichting bij het invullen van de (half)jaarlijkse afrekeningen De afdeling wordt tweemaal per jaar naar verantwoording van inkomsten en uitgaven gevraagd. De eerste keer over het eerste half jaar, de tweede keer over het hele boekjaar, zijnde de jaarafrekening. Hiervoor gebruikt u het stramien van de begroting die u in de loop van het jaar verder invult met de uitgaven en inkomsten. Het bestuur van een afdeling kan de eerste halfjaarlijkse afrekening gebruiken om de begroting voor het komende jaar meer onderbouwd te kunnen indienen. Voor de Financiële administratie is de informatie belangrijk om zicht te houden op de uitputting van het totale budget van de regionale afdelingen. Daarnaast draagt de informatie uit de realisatie bij aan een goede budgettering voor het volgende jaar Financieel format U vindt het financieel format, een Exelbestand, in bijlage twee op het tabblad Bestuur op het Vrijwilligersplein. U moet hiervoor inloggen. De inloggegevens zijn bij u bekend of kunt u opvragen via de coördinator regionale activiteiten/ c.q. coördinerend medewerker Werkwijze Het financieel format volgt de opzet van de Begroting. Voor de afrekening telt u de verschillende werkelijk gemaakte kosten (rubrieken) bij elkaar op die bij de activiteiten horen. Dit doet u ieder half jaar. Het gaat dus om de kosten die gemaakt zijn in de 1 e periode januari tot en met juni, of de 2 e periode juli tot en met december. Algemene kosten worden apart van de projectkosten afgerekend. Hiervoor zijn dezelfde posten als in de begroting gehanteerd: zaalhuur/catering, kantoorartikelen, porto/telefoon, reiskosten, bankkosten, computer/laptop en diversen/secretariële ondersteuning. Voor opmerkingen is bij de halfjaarlijkse afrekening, even als bij de begroting, ruimte gereserveerd. Wilt u daar s.v.p. aangeven van wie, ten behoeve waarvan, u welk bedrag aan subsidie, sponsoring of gift hebt ontvangen of nog tegoed hebt? Wilt u, indien de afdeling een legaat ontvangt, dit hier ook vermelden? Indien u van de uitgaven over december een schatting hebt gemaakt, vermeldt u dat dan hier even. Aarzel niet om suggesties, vragen of opmerkingen hierin op te nemen. Alle toelichting is welkom Saldo kasgeld Bij de jaarafrekening wordt gevraagd om het saldo van het kasgeld per 31 december op te nemen. Dit verbetert de aansluiting tussen de mutaties op de bankrekeningen en de feitelijke realisatie. In het financieel format is daarvoor een aparte ruimte opgenomen: de tabbladen realisatie Rabo en realisatie kas. Het saldo van het boekjaar wordt voor iedere afdeling op 1 januari op 0,- gezet. tenzij de looptijd van verkregen subsidies over de jaargrens heengaat. Het resterende subsidiebedrag wordt als overlopende verplichting vastgelegd. Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben op het voorgaande boekjaar, ongeacht de dag waarop deze kosten en opbrengsten worden betaald of ontvangen. Wanneer de opbrengsten of de kosten in belangrijke mate worden beïnvloed door opbrengsten of kosten die aan een ander boekjaar moeten worden toegerekend, wordt daarvan melding gemaakt in de toelichting. 27