VCL-CERT_Rev.03. Rev 01. p.1 / p.18

Transcriptie

1 VCL-CERT_Rev.03 p.1 / p.18

2 1. Scope Afkortingen Revisie historiek Opbouw Begrippen Verborgen kolommen Lijstbereik Tabbladen voor de gebruiker Tab1 General TAB2 Legende TAB3 en volgende ISO_ en de Kwalificatielijst Overige TABs xxxxx Hist Quick start Algemeen Aanvraag bij VCL Registreren Inloggen De eerste maal De daarop volgende keren Aan de slag met SharePoint Snelcursus SharePoint Overzicht Enkele handige tools Alarm melding in geval mijn lijst wordt aangevuld Aan de slag met VCL-CERT Snelcursus VCL-CERT Overzicht Lees/Read of Bewerken/edit-modus Edit in Excel online Edit in Excel VCL-CERT helpt jou De beschrijving van de proef Het geldigheidsgebied v/e kwalificatie Verlengingen opvolgen Alamering Oude kwalificaties verplaatsen naar historiek Kwalificatie verwijderen Kwalificatie in archief Overige mogelijkheden p.2 / p.18

3 8.1. Niet-VCL kwalificatie toevoegen FIGUUR 1: VERBORGEN KOLOMMEN... 5 FIGUUR 2: VCL-CERT - LIJSTBEREIK... 5 FIGUUR 3:VCL-CERT - VRIJ RIJEN ONDERAAN DE LIJST... 5 FIGUUR 4: UITNODIGING VAN HET VCL OP JOUW PERSOONLIJKE SITE - SHAREPOINT... 7 FIGUUR 5: SHAREPOINT STARTSCHERM... 8 FIGUUR 6: VCL-CERT STARTSCHERM... 8 FIGUUR 7: SHAREPOINT - VERSCHILLENDE DELEN IN JE SCHERM FIGUUR 8: SHAREPOINT - TOOLS KNOPPEN FIGUUR 9: SHAREPOINT LINT ALERT ME FIGUUR 10: SHAREPOINT - RUBRIEKEN FIGUUR 11: SHAREPOINT - WERKVELD FIGUUR 12: INSTELLEN ALERT ME FIGUUR 13: VOORSTEL ALERT ME INSTELLINGEN FIGUUR 14: VCL-CERT VERSCHILLENDE DELEN FIGUUR 15: INTERNET BROWSER 'VORIGE' FIGUUR 16: OPEN VCL-CERT 1) EXCEL OF 2) EXCEL ONLINE FIGUUR 17: BESCHIKBARE TABBLADEN FIGUUR 18: OPEN VCL-CERT 1) EXCEL OF 2) EXCEL ONLINE FIGUUR 19: VCL-CERT - KWALIFICATIE - ESSENTIËLE VARIABELEN FIGUUR 20: VCL-CERT GELDIGHEIDSGEBIED ESSENTIËLE VARIABELEN FIGUUR 21: VCL-CERT - VERLENGINGEN FIGUUR 22: LASSERS NAAR HISTORIEK PLAATSSEN, ENKEL MOGELIJK IN EDIT MODUS EXCEL (NIET EXCEL-ONLINE) FIGUUR 23: INVOEGEN VAN NIET VCL-KWALIFICATIES p.3 / p.18

4 1. SCOPE Dit document: - heeft enerzijds als doel de gebruiker te helpen met aanmelden op het on-line platform (SharePoint) - fungeert anderzijds als handleiding hoe je moet werken met de Exceltool VCL-CERT van zodra je ingelogd bent. 2. AFKORTINGEN LK RMK WPS/LMB SP-OO VCL-CERT Lasserkwalificatie Rechter Muis Knop Welding Procedure Specification / Las Methode Beschrijving SharePoint Office Outlook Exceltool die jouw lasserkwalificatielijst vormt 3. REVISIE HISTORIEK Deze handleiding is geschreven voor VCL-CERT Revisie 06 Rev.n Aanpassing document 01 Klaar voor testfase 02 Aanvullen van Overige TABs xxxxx Hist Revisie historiek gemaakt + 8.1Niet-VCL kwalificatie toevoegen 02 NEW Handleiding herwerken naar de nieuwe ACCESS-versie + Inloggen op server 03 Inloggen en werken in SharePoint + VCL-CERT p.4 / p.18

5 4. OPBOUW 4.1. BEGRIPPEN VERBORGEN KOLOMMEN Sommige kolommen zijn, om het overzicht te behouden, verborgen. Je kan deze terug weergeven m.b.v.. Figuur 1: Verborgen kolommen Dit is o.a. gedaan in TAB3 en volgende ISO_ en de Kwalificatielijst. Opmerking: Als er hierop volgend een verwijzing wordt gemaakt naar kolommen in een tabblad van VCL-CERT, dan zijn dit steeds de kolommen van het tabblad ISO_9606_1. Je kant hetzelfde doortrekken voor de overige standaarden (=tabbladen) LIJSTBEREIK De kolommen B BE worden beschouwd als de kwalificatielijst. Binnen dit bereik mogen er noch kolommen toegevoegd, noch verwijderd worden. Doe je dit wel, dan zullen toekomstige updates foutief verlopen. Figuur 2: VCL-CERT - Lijstbereik Als je alle opentrekt zal je merken dat dit een groot aantal kolommen zijn. Alles hierbuiten zijn vrije velden alsook de rijen onderaan de lijst. VAST Geen kolommen verwijderen toevoegen VRIJE RUIMTE VRIJE RUIMTE Figuur 3:VCL-CERT - Vrij rijen onderaan de lijst Let op : voor info in de vrije ruimte zie hieronder p Kwalificatie in archief. p.5 / p.18

6 4.2. TABBLADEN VOOR DE GEBRUIKER TAB1 GENERAL Dit tabblad houdt bij op welke template jouw lasserkwalificatielijst is gebaseerd. Dit kan interessant zijn in geval er een nieuwe versie uitkomt. Hierin kan je ook instellen op hoeveel dagen je de alarmfunctie wil laten intreden zie hieronder p TAB2 LEGENDE In dit tabblad vind je de betekenissen terug van alle afkortingen en begrippen, die gebruikt worden in de EN ISO 9606, dit zowel in het NL als het EN. Hier hoeft de gebruiker niet in te werken maar hij kan dit wel raadplegen TAB3 EN VOLGENDE ISO_ EN DE KWALIFICATIELIJST Deze tabbladen vormen de eigenlijke kwalificatielijst. Het aantal tabbladen die volgen kan variëren van organisatie tot organisatie maar zal nooit meer zijn dan. - ISO ISO ISO ASMEIX_Welder - (op aanvraag) Dit zijn de (meest) courante standaarden waarin het VCL lassers kwalificeert voor zijn klanten. Deze tabbladen vormen het werkterrein van de gebruiker. Hierin kan hij filteren en sorteren zonder de resultaten te beïnvloeden. Opmerking: Als er in de hierop volgend paragrafen verwijzingen worden gemaakt via kolomnummers naar de Excel dan gaat dit als wijze van voorbeeld specifiek over het tabblad ISO_ Je kan hetzelfde doortrekken voor de overige standaarden (=tabs) Tab3 bevat 4 groepen aan kolommen die info bevatten over: 1. Algemene zaken 2. De proef 3. Het geldigheidsgebied (v/d proef) 4. De verlenging Dit zijn functies die verderop worden toegelicht (zie hieronder p VCL-CERT helpt jou). Let Op: Het is niet toegestaan BINNEN het lijstbereid (zie p ) van deze tabbladen, kolommen noch toe te voegen, noch te verwijderen. Dit maakt het verder aanvullen van toekomstige kwalificaties onmogelijk. De kolommen uiterst rechts kunnen WEL perfect gebruikt worden als vrijr ruimte. o ISO : vanaf kolom BE o ISO : vanaf kolom AY o ISO 14732: vanaf kolom BT o ASMEIX_Welder: vanaf kolom AT o p.6 / p.18

7 OVERIGE TABS XXXXX HIST Dit tabblad wordt gebruikt om de kwalificaties in op te slagen, die hun 3/2/6jaar (voor respectievelijk ISO_9606-1, ISO_ en ISO_14732 ) uit hebben gedaan of degene die vervallen zijn o.w.v. laattijdige verlenging. Het dient als een archief of een historiek van niet-actuele kwalificaties. Hoe je de kwalificatie overzet is vrij eenvoudig maar, hebben we voor alle duidelijkheid hieronder p Kwalificatie in archief toegelicht. 5. QUICK START 5.1. ALGEMEEN SharePoint is een online platform, in essentie te beschrijven als een harde schijf die online ter beschikking wordt gesteld in de vorm van een site. VCL-CERT is als een Excel-bestand hierop terug te vinden. Opmerking: strikt gezien heb je geen office-programma s nodig. Alles draait op online-versies van office, tenzij je enkele specifieke acties wil kunnen uitvoeren zie hieronder p AANVRAAG BIJ VCL Overleg intern de voorwaarde en condities van VCL-CERT. Zie hiervoor de flyers VCL-CERT te vinden op onze site of stuur een naar info@v-c-l.be. Een keuze gemaakt? stuur daan een - Naar: dries.bleyenbergh@v-c-l.be - Voeg in cc toe: de verantwoordelijke coördinator(s) of de perso(o)n(en) die contact staan met het VCL. - Met onderwerp: Toegang tot VCL-CERT + Firma naam - Met: De vraag toegang te hebben tot jouw VCL-CERT en voor welk adres(sen) dit ingesteld dient te worden REGISTREREN Van zodra het VCL mee voor het beheer van je lasserkwalificaties zorgt, krijg je een terug. Deze mail bevat een link waarmee je toegang krijgt op jouw persoonlijke site op SharePoint. Hou deze goed bij. Figuur 4: Uitnodiging van het VCL op jouw persoonlijke site - SharePoint De link laat je toe in te loggen op twee manieren, gebaseerd op de vraag: werk je met een outlook- -adres? : 1) JA in geval je: een bestaand outlook account heb bij firma s die werken met outlook is dit het firma- -adres - Neem je werk-outlook-adres - Het wachtwoord is datgene dat je gebruikt voor je outlook-mailing p.7 / p.18

8 2) NEEN in geval je: werkt met een NIET outlook- -adres en dit wil gebruiken voor je outook-account / Je maakt een outlook-account maar met je eigen adres! Vul je voor- en achternaam in en kies een wachtwoord 5.4. INLOGGEN Uit de vorige stap kan je onmiddellijk toegang krijgen op SharePoint en VCL-CERT via: 1. Continue of, 2. terug op de link te klikken in de die je eerder (zie Figuur 4) werd toegestuurd, Opmerking: Sla deze link op in jouw internet-favorieten en hou de goed bij DE EERSTE MAAL Na het inloggen krijg je het volgende startscherm, Figuur 5: SharePoint Startscherm waarin je onmiddellijk jouw kwalificaties kan raadplegen met VCL-CERT. Wanneer je hierop klikt, opent VCL-CERT standaard in jouw internetbrowser m.b.v. Open-office (gratis online versie van Excel) en krijg je het volgende beginscherm. Figuur 6: VCL-CERT Startscherm p.8 / p.18

9 Dit bestand zal dan verder aangroeien, wanneer je nieuwe lassers laat kwalificeren of lassers bijkomend laat kwalificeren. Hoe je hier verder mee aan de slag gaat zie je p DE DAAROP VOLGENDE KEREN Van zodra je nieuwe lassers laat kwalificeren of lassers bijkomend laat kwalificeren, krijg je een met de melding dat er een update is geweest (voor de Alert zie hieronder p ). VCL heeft dan automatisch in je bestaande Excel de nieuwe kwalificaties toegevoegd aan jouw lijst. Je kan deze bekijken door jouw site te openen m.b.v.: - de link die je hebt opgeslagen met de eerste log-in, - de die je eerder ontving (zie hierboven p8 5.4 Inloggen) Vervolgens kan je: - Aan de slag met SharePoint p10 6 Als je meer gedetailleerde uitleg wil over SharePoint. - Aan de slag met VCL-CERT p13 7 Als je onmiddellijk je lasserkwalificatielijst wil raadplegen 5.7. FLOWCHARTS Zie bijlage Visio VCL-CERT klant handleiding_01 of vraag deze op bij het VCL dries.bleyenbergh@v-c-l.be. met vermelding: Visio VCL-CERT klant handleiding_01 p.9 / p.18

10 6. AAN DE SLAG MET SHAREPOINT 6.1. SNELCURSUS SHAREPOINT OVERZICHT Na het inloggen volgens p8 5.4 krijg je toegang tot SharePoint. Je komt steeds op het begin-(home-)scherm terecht en dit ziet er als volgt uit. Figuur 7: SharePoint - verschillende delen in je scherm DEEL 1 Tool/knoppen Je hebt rechts boven enkele tools / knoppen. De belangrijkste is het radertje. In eerste instantie hoef je hier niet te zijn. Figuur 8: SharePoint - Tools knoppen DEEL 2 Lint Bovenaan vind je het office lint terug, die verschijnt als je op Browse en Page klikt. Van Browse moet je, je niet al te veel aantrekken. Page daarentegen laat toe enkele setting in te stellen. Figuur 9: SharePoint Lint Alert Me Van al de mogelijk opties is Alert Me de interessantste zie (voor de Alert zie hieronder p ). p.10 / p.18

11 DEEL 3 Rubrieken Links heb je de verschillende rubrieken, waarvan 1. in eerste instantie de belangrijkste is: 1. Documents 2. Recycle Bin Figuur 10: SharePoint - Rubrieken DEEL 4 Naam v/d subsite (= Firmanaam) Midden boven vind je, je firma naam terug om aan te geven dat dit jouw sub-site is. DEEL 5 Werkveld Midden heb je het werkveld van de gebruiker. Deze bestaat uit: 1. een werkbalk 2. Zoek/filter opties 3. Een overzicht / de lijst aan documenten In eerste instantie heb je aan de zoekfunctie niet veel gezien er maar één document in je werkveld terug te Figuur 11: SharePoint - Werkveld vinden is. Klik je op VCL-CERT dan open je jouw lasserkwalificatielijst. Hoe je hier mee werkt vind je terug hieronder p13 7 Aan de slag met VCL-CERT. p.11 / p.18

12 6.2. ENKELE HANDIGE TOOLS ALARM MELDING IN GEVAL MIJN LIJST WORDT AANGEVULD Van al de mogelijk opties is Alert me de interessantste. Ga (via links) naar de rubriek Documents, Klik in het lint van Page op Alert me, Kies voor onderstaande instellingen. Figuur 12: Instellen Alert Me Geef hier jouw adres op Figuur 13: Voorstel Alert me instellingen p.12 / p.18

13 7. AAN DE SLAG MET VCL-CERT 7.1. SNELCURSUS VCL-CERT OVERZICHT Na het inloggen volgens p8 5.4 en in SharePoint, onder de rubriek Documents, VCL-CERT aangeklikt te hebben, opent VCL-CERT zich in een online (gratis) versie van Excel. Dit zou er als volgt moeten uitzien. Figuur 14: VCL-CERT verschillende delen Hier kan je volgende delen onderscheiden: DEEL 1 Werkbalk - Links VCL, laat toe terug te gaan naar het beginscherm van SharePoint. Gebruik niet Vorige in je webbrowser! Figuur 15: Internet browser 'Vorige' - Midden VCL-CERT is de naam van het bestand dat je open hebt staan - Rechts krijg je de mogelijkheden om VCL-CERT: o te printen, o te bewerken, Figuur 16: Open VCL-CERT 1) Excel of 2) Excel online p.13 / p.18

14 DEEL 2 VCL-CERT: de lasserkwalificatielijst Dit is het eigenlijk werkveld van de eindgebruiker. Per standaard (EN ISO / -2 / EN ISO / ) heb je een tabblad waarin je de lassers kunt terug vinden die hierin een kwalificatie hebben behaald alsook welke kwalificaties dit zijn. Meer uitleg en details hoe je hiermee moet werken vind je terug zie hieronder p VCL-CERT helpt jou DEEL 3 Tabbladen Net zoals Excel heeft VCL-CERT verschillende tabbladen. Je kan hiertussen navigeren, voor details zie hierboven p6 4.2 De Tabbladen die je beschikbaar hebt, variëren van firma tot firma afhankelijk van de norm volgens dewelke je jouw lassers kwalificeert. Figuur 17: Beschikbare tabbladen 7.2. LEES/READ OF BEWERKEN/EDIT-MODUS Bij het openen van VCL-CERT volgens 7.1 kom je standaard in de lees-modus terug. Deze modus laat toe: - te navigeren over de verschillende tabbladen die ter beschikking zijn (voor tabbladen zie 4.2). - te filteren en te sorteren in een tabblad (voor elk tabblad). Afhankelijk van wat de doelstelling is (zie 7.3) kan je filteren/sorteren op Naam, Essentiële variabele(n), geldigheidsgebied(en), Aankomende verlengingen, Wil je echter dingen gaan; registreren / toevoegen / aanmerken / verplaatsen, dan moet je overgaan naar de Edit / Bewerken modus. Je kan kiezen voor 1) bewerken in Excel of 2) bewerken in Excel Online. Beide keuzes zijn mogelijk. Optie 1) geeft je iets meer mogelijkheden Figuur 18: Open VCL-CERT 1) Excel of 2) Excel online Acties EDIT IN EXCEL ONLINE EDIT IN EXCEL Registreren 7.6 Verlengingen opvolgen JA JA Toevoegen 8.1 Niet-VCL kwalificatie toevoegen JA JA Aanmerken Opmerkingen maken buiten het lijstbereik JA JA Verplaatsen Kwalificatie in archief NEE JA 7.3. VCL-CERT HELPT JOU Open VCL-CERT en ga bijv. naar TAB 3 of volgende ( ISO_9606_1 - Kwalificatielijst volgens EN ISO ). Hierin kan je: 1. de beschrijving van de proef vinden 2. het geldigheidsgebied van een kwalificatie vinden 3. de verlengingen opvolgen 4. oude/vervallen kwalificaties in historiek plaatsen Deze 4 onderdelen vind je terug in elk normentabblad zie hierboven p Elk onderdeel heeft zijn specifieke functie die hieronder worden toegelicht 7.4. DE BESCHRIJVING VAN DE PROEF In TAB 3 en volgende ( ISO_9606_1 - Kwalificatielijst) vind je de beschrijving van de uitgevoerde proef terug onder de verborgen kolommen N proces tot Z Lasuitvoering (i.g.v. ISO_9606-1). Het zijn de essentiële variabelen volgens EN ISO en samen vormen deze kolommen de groep KWALIFICATIE. Je kan deze verborgen kolommen weergeven m.b.v. het 2e ter hoogte van kolom AA. p.14 / p.18

15 Figuur 19: VCL-CERT - Kwalificatie - Essentiële variabelen 1 e HULP: Door te filteren op de essentiële variabelen kan je kwalificaties zoeken voor nieuwe lassers of een lasser die bijkomend gekwalificeerd moet conform de filtercriteria 7.5. HET GELDIGHEIDSGEBIED V/E KWALIFICATIE In TAB 3 en volgende ( ISO_9606_1 - Kwalificatielijst) vind je onder de groep GELDIGHEIDSGEBIED het geldigheidsgebied van elke essentiële variabel terug. De verborgen kolommen AA proces tot AK 37 Lasuitvoering (i.g.v. ISO_9606-1) kan je weergeven m.b.v. het 3e ter hoogte van kolom AL. Figuur 20: VCL-CERT Geldigheidsgebied Essentiële variabelen 2 e HULP: Door te filteren op de geldigheidsgebieden kan je lassers zoeken voor nieuwe lassers of een lasser die bijkomend gekwalificeerd moet conform de filtercriteria p.15 / p.18

16 7.6. VERLENGINGEN OPVOLGEN Kolom AL Verloopt op tot BC Rapport1 laat je toe de verlenging op te volgen, opgesplitst in: - Kolom AM 5 e verlenging tot BC Rapport1 Deze 3x5 (=15) kolommen tonen je 3 gegevens (datum, initialen, rapport) van de 5 verlengingen die 6 maandelijks nodig zijn om je lasserkwalificatie 3 jaar te laten gelden. Je start uiterst rechts met kolom BA 1 e verlenging. Deze kolom geeft de datum waarop je eerste verlenging gebeurt. Wanneer deze datum te gemoed komt: 1. teken dan het certificaat (Optioneel) 2. vul de initialen in van de VLC in kolom BB Initials 1 3. vul een rapportn in kolom BC Rapport1 Indien er geen rapportverwijzing is, (dit is immers niet verplicht i.g.v. EN ISO a certificaten geleverd door het VCL,) gebruik dan Ok om te verlengen. Herhaal dit voor de 2 e (kolom AX tot AZ ), 3 e (kolom AU tot AW), 4 e, 5 e verlenging. 3 e HULP: Op deze manier kan je zeer snel en in één globaal overzicht jouw lasserkwalificaties verlengen. Zonder elk certificaat in de hand te nemen. - Kolom AM Kolom AM zegt je wanneer de eerst volgende verlenging dient te gebeuren, Zo weet je steeds of je het certificaat moet verlengen en voor de hele lijst hoeveel certificaten je moeten verlengen. Opmerking: kolom AN geeft aan welk rapport de huidige keuring heeft gedekt ALAMERING Om de verlening visueel duidelijk te maken, is er een kleurcode ingebouwd. Dit moet de gebruiker nog eens extra helpen bij deze taak. De kleuren werken alarmerend. Van Safe (=groen) tot Actie (=rood). Volgende legende geldt: Groen OK Geelgroen OK (nog een maand tijd om te verlengen) Geel is OK (nog een halve maand tijd om te verlengen) Oranje OK (nog een kwart maand tijd om te verlengen) Rood nok (over tijd) Figuur 21: VCL-CERT - Verlengingen 4 e HULP: Je kan de actuele status van je certificaat beheren en opvolgen, en zo vermijden dat de geldigheid wordt overschreden. p.16 / p.18

17 7.7. OUDE KWALIFICATIES VERPLAATSEN NAAR HISTORIEK Wanneer de 3jaar voor EN ISO (of 2jaar voor EN ISO / 6jaar voor EN ISO 14732) geldigheid van een certificaat verstreken is of in geval de verlenging halfjaarlijks om één of andere reden (ziekte) niet is kunnen gebeuren, wordt het certificaat non-actief. Je kan: 1. deze kwalificatie verwijderen 2. deze kwalificatie verplaatsen naar het archief KWALIFICATIE VERWIJDEREN - je selecteert de volledige lijn die je wil verwijderen door de klikken op de rijnummer in de grijze kantlijn van het Excel tabblad - klikt RMK - kies in het pop-up-menu Verwijderen KWALIFICATIE IN ARCHIEF Ga naar het lint (takenbalk) van je Excel en onder Lasserbeheer vind je de knop Naar Historiek. Figuur 22: Lassers naar historiek plaatssen, enkel mogelijk in EDIT modus EXCEL (niet excel-online) Klik hierop en hiermee worden de verjaarde kwalificaties (langer dan 3 jaar) verplaatst (GEEN kopie) naar het tab XXXX_HIST. Let op: - Dit is enkel in een Excel programma (lokaal) mogelijk niet in Excel-online! - Alle info buiten het lijst bereik (de kolommen B KeuringID en BC Rapport1 ) wordt niet mee verplaatst! p.17 / p.18

18 8. OVERIGE MOGELIJKHEDEN 8.1. NIET-VCL KWALIFICATIE TOEVOEGEN Onder TAB3 en volgende ISO_ en de Kwalificatielijst : - Selecteer je uiterst rechts door te slepen over de rijnummer een aantal rijen VOLLEDIG, - voeg je een aantal rijen toe m.b.v. RMK invoegen: Figuur 23: Invoegen van niet VCL-kwalificaties - Vervolgens open je alle verborgen kolommen m.b.v. het 1e, - Vul dan alle info in die je kan terug vinden op het certificaat. LET OP: Kolom B KeuringID moet je invullen om de Excel deftig te laten werken. Vul iets fictiefs in. Om je hiermee aan de gang te kunnen zetten geven we je de volgende richtlijnen mee: - kolom E tot M zijn voorzien voor de algemene info - in kolom N tot Z schrijf je de proef-info die kan terug vinden - in kolom AA tot AK plaats je de info die je kan terugvinden omtrent het geldigheidsgebied. - In kolom AL vul je de vervaldatum in van het certificaat (= +3jaar voor EN ISO / +2Jaar voor EN ISO / +6jaar voor EN ISO 14732) p.18 / p.18