Notulen 9 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen 4. Lijst van benodigdheden, met name food

Transcriptie

1 Notulen 9 Datum: Plaats: Stout Tijd: uur Afwezig: Peter Kieboom, Heyme Goedkoop, Willem Overbeek (was er wel voor de foto) Hans Steenkist, Marjolein Mostert, Eja Kuipers, Frans Braaksma, Ed en Joop komen later, Dirk Korevaar komt niet. 1. Opening De voorzitter heet ons welkom, uur. Dirk Ambagtsheer wist niet dat er gisteren geen vergadering was, heel slordig dat we geen rekening met hem gehouden hadden. Arjan dringt erop aan dat we een team vormen. Er worden fouten gemaakt, maar laten we elkaar er niet op afrekenen. We kunnen geen mens meer missen! 2. Mededelingen - Hans Steenkist gaat niet mee. Hij voelt zich in een aantal zaken gepasseerd. - Eddy vd Meegdenburg doet in het pinksterweekend niet mee, maar blijft wel bij de zaak betrokken. De reden dat hij niet meegaat is privé. De dag van het park blijft hij trekken. - Ben Holster is vanavond aanwezig. Helaas kan hij vanwege rugproblemen niet mee als cameraman. Ben vervangt Ed nu als coördinator van team 2. We gaan wel proberen om met beide busjes een camera mee te geven, zodat we toch een herinnering hebben. - Er wordt geprobeerd een life-verbinding met Merweradio tot stand te brengen tijdens de Roparun. - Dirk Korevaar probeert volgende keer in ieder geval aanwezig te zijn. Hij moet in ieder geval een keer met de routeplanners overleggen. 3. Notulen Annemiek heet De Groot en niet De Ruiter. 87 Arjan zorgt voor nummers voor lopers. Ook hesjes worden door hem verzorgd. (12x) De fietsers doen de nummers op de vlag. 106 Bij 1 uitvaller, gewoon doorgaan, bij meerdere uitvallers, verdelen per busje. 107 M&M zullen deze zaken nu samen regelen. Cees zorgt voor EHBO materiaal voor de busjes 4. Lijst van benodigdheden, met name food We gebruiken als uitgangspunt de lijst van de politie ZHZ. Hannie had een gesprek met Ed Pruin, die de catering daar enkele jaren verzorgde. Onder ander uit dit gesprek kwamen de volgende zaken:

2 Ze werken veel met voorverpakt eten: pannenkoeken, bami en macaroni. Wij gaan dat ook doen. De maaltijden worden opgewarmd in pannen met water en daarna zo nodig opgebakken. Hannie kan pannen van Pedaja lenen, Dirk A zorgt een gasstel. In de camper zit ook een kooktoestel. In onze lijst staat volle melk, ook Monique adviseert halfvol. Veranderen. Carel heeft een sponsor voor groente en fruit. Annemiek en Hannie geven hem een boodschappenbriefje mee. Wat eten de niet-lopers op zaterdag? Zij zoeken het voor het voor zichzelf uit. Geadviseerd wordt door de politie om gewoon 1x per dag warm te eten. Eventueel Monique nog bellen. Eten we ook op maandag warm? Nee. Sportdrank i.o.m. de lopers: wat willen jullie? Denk aan adviezen Monique. 75 liter water is genoeg, we krijgen 2 treetjes cola van de organisatie. We kiezen voor Extran (2 smaken), waarschijnlijk bestellen bij Sander a.d. Wiel. Filterzakjes, opscheplepels en houten lepels toevoegen aan LvB. (zitten deels in de camper) Toevoegen aan voedingslijst: krentenbollen, bambix 5. Cateringonderwerpen Ook o.a. uit het gesprek met Ed Pruin bleek: We hebben een grote koelkast voor de voorraad nodig. - Arjan Handig is het als in de busjes een koelbox aangesloten wordt op de sigarettenaansteker voor water, sportdrank, lunchpakketten e.d. We nemen 2 campingkoelkasten mee. Familie de Groot en Joop Renaud zorgen ervoor. Een magnetron gebruikt de politie eigenlijk niet. Een koffiezetapparaat en een waterkoker zijn onontbeerlijk. Misschien is het ook raadzaam meer thermoskannen mee te nemen. 1 per busje betekent weinig koffie! Cees zorgt voor thermoskannen. De aggregaat moet toereikend zijn voor alle apparaten en moet ver van de vrachtwagen staan, dus kabelhaspels zijn noodzakelijk. - Arjan. Dirk komt met een vrachtwagen met 2 containers. 1 voor alle benodigdheden en een zitje, 1 als slaapgelegenheid. Deze laatste staat op ruime afstand. Helaas mag er geen vrachtwagen met aanhanger mee, maar we nemen de gok. Arjan controleert hoe zwaar de aggregaat is, daarna kunnen we besluiten of we een koffiezetapparaat en een waterkoker meenemen. Mag er wel een camper mee? Zie wedstrijdreglement. Het mag niet, maar Eja zal zich als toerist gedragen. Wie doet de boodschappen? Met wie moet de afspraak gemaakt worden bij s lands grootste? Eja, Hannie en Annemiek zullen de boodschappen doen, Frank legt voor hen de contacten. 6. Fietsplan De fietsgroep moet nog bij elkaar komen, maar er moeten besluiten afspraken gemaakt worden o.a. over:

3 Waar plaatsen we de wedstrijdnummers? Op de vlag. Hoeveel fietsen nemen we mee, team vooruit had op elk busje een reservefiets. (Wim en Frans leveren een imperial) Iemand zou voor het laatste stuk in Nederland fietsen komen brengen. Reservefiets in de vrachtwagen. Is er een handige fietsenmakers bij elk busje? Genoeg. Nemen we nog vouwfietsen mee zoals Mariska onlangs adviseerde? Afhankelijk van het aanbod. Hoe komen we aan een hesje EN-471. Arjan levert ze. Wat gaan we precies als verlichting gebruiken? Lopers en fietsers zorgen voor de eigen verlichting. Joop laat mooie koplampjes zien. Is het ook te doen om de geplastificeerde kaartjes in het donker te lezen? Welke fietser gaat vooral route bepalen, welke fietser is vooral mental coach van de loper? In fietsvergadering bespreken. Is het niet verstandig om een keer in het pikkedonker met een paar lopers en met de complete groep te oefenen? Het is nieuwe maan tijdens de Roparun. Vooral team 2 krijgt met het donker te maken. Zij overwegen nog een nachttraining. Gaan we a.s. zaterdag het hele eind fietsen als training? Nee, er zijn gewijzigde plannen. Hoe worden de verbindingen tussen de 3 groepen en de verkenner en het busje geregeld? Via mobieltjes en Frans heeft een walkie-talkie. Arjan kan hopelijk voor portofoons zorgen. WILLEM: VUL JIJ DE LVB AAN MET BEHULP VAN DEZE NOTULEN? 7. Oefendag 13 mei We vertrekken vanaf de club 8.00 uur. Groep 1 gaat van St. Annatunnel tot de Nederlandse grens. Team 2 start vlak voor Bergen op Zoom en gaat tot de Tilleborg (455,7 km). Daarna gaan we naar Oude Tonge, we ontmoeten elkaar daar. Daarna gaan we naar Willemstad. We kijken daar of de gescheiden weg van auto/loper redelijk uitkomt qua tijd. Vanuit Oude Tonge moet team 2 in het Ropaweekend snel naar de volgende wisselplaats in verband met het filegevaar. We zoeken een andere wisselplaats bij Westmaas (507,9 wordt 505,6 km) Iedereen zorgt zaterdag voor eigen eten en drinken. Wie gaan definitief mee? Team 1: Frank, Arjan, Peter, Hans, Carel, Harm, met de camper. -> Harm en Hans wisselen elkaar af als fietser/chauffeur. Team 2: Bert, Jan, Joop, Willem, Frans, Wim, Dirk, met een busje van de zaak van Wim. -> Ben en Frans moeten nog een keer samen een stuk route rijden om te leren samenwerken, eventueel met Wim. Wim zal zaterdag de chauffeur assisteren. We gaan in de officiële kleding. Lopers denken niet na, maar lopen alleen maar., dus niet bemoeien met route, wissels enz. Frank, Frans en Wim zijn de baas, kritische opmerkingen komen op de volgende vergaderingen aan de orde.

4 Annemiek en Hannie vergaderen in een andere ruimte verder over alle zaken betreffende catering. 8. Verslag routeverkenning - De routeverkenning van afgelopen zaterdag is goed verlopen. - Kan in Bergen op Zoom de vrachtwagen parkeren? Bij de routeverkenning is gebleken dat dit niet kan. Bert Burgman geeft aan dat we volgens planning lopen, we enkele uren over hebben. Frank zal nagaan of we met z n allen een periode rust mogen nemen. (dit naar aanleiding van een artikel in het reglement, waarin staat dat ten alle tijden 1 loper op de weg moet zijn) Als we gelegenheid hebben in Bergen op Zoom een poosje te verpozen, zullen de mensen van de vrachtwagen ook opgehaald moeten worden. - Wim vraagt zich af of we het punt vrienden van Sofia (235,6 km) niet met beide bussen kunnen bezoeken. Als gebaar voor degenen die dit organiseren is het wenselijk. Besluit: we proberen met beide bussen dit punt te bezoeken. - Doen we iets opvallends op de laatste 300 m? Vlaggen van Strikt en ABC? Een vlag van Prins? We betalen niks! Formaat: 5x1 meter. Carel zoekt uit of Prins dit wil doen. 9. Stand van zaken sponsoring De sponsorloop heeft 5000 opgeleverd! 10. Stand van Zaken loten + oplossing We hebben nog 30 boekjes. Op 20 mei gaat Ed loten verkopen op de voetbal. Harm gaat ook nog een poging doen. We moeten proberen de loten kwijt te raken, dan zullen we de netto doelstelling halen!!!!! 11. De dag van het park Martijn Muller zal gevraagd worden een flyer te maken. Die gaan we rondbrengen. Dit zal gebeuren op woensdag 24 mei, vanaf het clubhuis. Ook het Kompas en Merweradio zullen gebruikt worden voor PR. Frank zorgt voor flyers, Ed voor een kaart. Harm stelt voor om ook flyers bij de winkels neer te leggen. A.s. zaterdag komt er een verhaal in de Dortenaar. Daarin komt ook reclame voor De dag van het park. Morgen zal Frank Henk vd Leur bellen om afspraken te maken over de dag. Korfbalclub Merwede heeft deze dag een toernooi.. Ed heeft een stuk van het parkeerterrein voor ons gereserveerd bij de gemeente en zal voor afzetting zorgen. De leden van ABC zullen echt sportief moeten worden en per fiets naar de training moeten komen. Ook moeten zij verder enthousiast gemaakt worden voor dit gebeuren. We doen een stempelkaart (alleen voor kinderen) met: Bord schieten (Joop), muizenmeppen (Hannie, Janie), blikgooien (Harm), spiegeltekenen (Hannie, Jany), springkussen? De stempelkaart wordt door Cees gemaakt.

5 - Rad van Avontuur. (Arjan, Dirk, Heyme) Harm heeft al verschillende sponsoren voor prijzen gevonden. Ed zal zorgen voor de lootjes, 10 boekjes. We zullen op elk heel uur draaien. Arjan zorgt voor lotenverkopers. We zoeken ook grote prijzen: Heyme is al over de brug gekomen met een mooie prijs. - Spijker slaan (Frank). - Pannenkoeken bakken. (Ed) We kunnen niet aan de wetgeving voldoen. De hygiëne is een probleem. Mariska oppert dat zwager Sander misschien voor oplossingen kan zorgen. Arjan zal Sander morgen bellen en daarna een beslissing nemen. - Steigerpijp hangen. (Jan) Misschien is het handig een atletiekklok te regelen. Harm zal dit proberen te regelen. Cees maakt een stellage, mogelijk met 2 hangplaatsen. Joop heeft nog krasloten als prijs. - Taart gooien. (Frank en Peter) - Springkussen. (Ed, Marjolein, Mariska) Waar gaan we dit apparaat neerzetten? Op de parkeerplaats, daaromheen wat kraampjes of in het park? Besluit: Frank en Ed meten de zaak op en nemen een besluit. - Rijden op ponnies en dergelijke. - Snoep verkopen. (Marieke) - Rommelmarkt. We verzamelen allerlei spullen, we verzamelen het bij Frank op de zaak, vrijdag te voren wordt het geprijsd, zaterdagochtend vroeg moet het in de kramen opgesteld worden. Ed zoekt een verkoper. - Loten verkopen. Andere zaken: reclame voor de Roparun, de DVD in het clubgebouw afspelen. We hebben klaarovers nodig en mensen die helpen in het park. (Hans, Cees, Annemiek, Ben, Mieke R) Niet aanwezig op deze dag: Frans, Joop, Marjolein en Dirk komen later. Extra aanwezig: Jany Bakker, Marieke Holster, Mieke Renaud. Harm deelt mee dat hij al diverse prijzen bij elkaar heeft gescharreld! 12. Wedstrijdreglement. Joop zal mailtjes voor Dirk en Mariska doorgeven. Frans.Braaksma@versatel.nl zal hopelijk ook weer mail kunnen ontvangen. Indien dit niet lukt, zal Jan Bogerd hem informeren. Iedereen heeft het wedstrijdreglement gelezen.. Volgende vergadering staat dit weer op de agenda. Arjan benadrukt dat we allen kennis hebben van dit reglement, VOORAL DE MENSEN DIE NIET OP DE VERGADERING ZIJN worden hier via de notulen op gewezen. Door domme dingen te doen, kunnen individuele leden het team benadelen, zelfs het team uit de wedstrijd halen. Kom volgende keer met vragen en opmerkingen! 13. Datum volgende vergadering. 23 mei bij Stout, aanvang uur.

6 Gestreefd wordt om op zaterdag 3 juni om 8.00 uur bij ABC te zijn een fotosessie te organiseren. Een collega van Bert zou misschien voor foto s kunnen zorgen. 14. Rondvraag Arjan: Iedereen moet de gegevensverzamelaar invullen en bij Frank inleveren. Afsprakenlijst roparun ABC Nr. Vg Wat Wie Tijd 2 1 Trainingen op dinsdag, soms donderdag, programma maken HK+P Maanden 17 2 Kijk voor welk benodigdheden uit het grijze vak PVA je kan zorgen Allen Mei 40 3 Deelname aan diverse lopen. Allen Divers 59 5 Bij verhindering selectieloop: trainer aanspreken lopers Feb/mei 68 5 Plan van aanpak digitaal uitwerken CK, WO mei 74 6 Sponsors worden aan betaling herinnerd J, F e.a zsm 77 6 A.s. dinsdag laatste test lopers Nog Op 27/5 is de fancy fair o.l.v. Ed en Jan Allen 27/ De PR voor de fancy fair moet worden gestroomlijnd F en A Voor 27/ Aanwezigheid tijdens de training wordt geregistreerd P Divers 86 7 Er wordt een gestuurd naar de sponsoren met een bedankje en info Frank apr 87 7 In het donker moeten door lopers en fietsers hesjes van een norm hedragen A jun worden Iedereen moet het wedstrijdreglement lezen Allen Apr/mei 97 7 Testloop: 13 mei, vertrek 8.00 uur vanaf clubgebouw Allen 13/ Iedereen raadpleegt de Bertsite voor de Lijst van Benodigdheden e.a., toevoegen, Allen apr actuele gegevens zoals mobiele nummers! 99 8 Lees relevante informatie in mededelingen van Arjan en op de Bertsite Allen Apr/mei De ondersteunende diensten worden nog voorzien van een t-shirt Frank 10 mei Henk van der Leur wordt geïnformeerd ivm catering Frank zsm Prijzen verzamelen voor fancy fair Harm/Bert H mei Inschakelen ABC bij fancy fair en rommelmarkt Arjan mei Mariska en Marjolein nemen initiatief betreffende (para)medische zaken M&MA zsm De voedingslijst wordt doorgesproken met Monique AG zsm Sander a.d. Wiel wordt gevraagd om sportdrank te leveren D + Ma zsm LVB aanvullen a.d.h.v. notulen punt 4, 5 en 6 WO zsm Het vermogen van de aggregaat wordt gecontroleerd A zsm De cateringdames verzorgen de boodschappen, Frank maakt afspraken HA, AG, F jun Tijdens de loop bezoeken we vrienden van Sofia Team 1 en 2 jun Gevraagd wordt af Prins een gratis vlag kan leveren voor de finish Carel 12/ Een flyer over de dag van het park wordt verspreid in Sliedrecht allen 24/ Kompas en Merweradio inschakelen bij dag van het park A + F zsm Sander wordt gevraagd om advies bij het onderdeel pannenkoek bakken A 12/ Er wordt een stellage gemaakt voor het steigerpijphangen BA Er wordt een geschikte plaats voor het springkussen gezocht F + E 12/ Er wordt een marktkoopman gezocht voor de rommelmarkt E 12/ Mails worden doorgegeven aan MA, D en FB J en JB divers De gegevensverzamelaar invullen en bij Frank inleveren allen zsm A = Arjan HK = Harm BH = Bert H C = Carel HA = Hannie E = Ed F = Frank P = Peter HG= Heyme BB=Bert B J = Joop HH = Hans H AG = Annemiek M = Marjolein MA= Mariska BA= Cees JB = Jan W = Wim WO = Willem O D = Dirk A FB = Frans DK = Dirk K