OPLEVERKWALITEIT MUTATIEWONINGEN

Transcriptie

1 OPLEVERKWALITEIT MUTATIEWONINGEN

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Wanden en plafond Vloeren Ramen, deuren en toebehoren Keuken Badkamer & toilet Installaties Voor- & achtertuin Schoonmaak Overnames Advies Bijlage: Opleverkwaliteit in beeld

3 1. Inleiding Aanleiding & doelstelling Sinds enige tijd worden de mutaties door zowel de technisch beheerder als de verhuurmedewerker uitgevoerd. Voorheen voerde alleen de technisch beheerder deze werkzaamheden uit. Omdat er nu meerdere medewerkers betrokken zijn, is het belangrijk een eenduidig kwaliteitsbeleid te hanteren, zodat de eisen voor iedere vertrekkende huurder gelijk zijn. In deze beleidsnotitie wordt daarom de opleverkwaliteit van onze mutatiewoningen vastgelegd. Er wordt beschreven welke onderdelen in een woning aan welke eisen bij een oplevering moeten voldoen. Tevens is vastgelegd hoe wij omgaan met het ter overname aanbieden van roerende zaken. Kernwaarden Bij het opstellen van de opleverkwaliteit is rekening gehouden met onze kernwaarden. De 4 kernwaarden maken onze organisatie herkenbaar en vormen een leidraad voor ons gedrag en de keuzes die wij maken. In de kernwaarden ligt verankerd dat wij een betrokken woningcorporatie zijn die dicht bij haar huurders staat, met een sociaal hart ín en vóór Roermond. - De brug in ons logo symboliseert verbinding, dit is erg breed. Wij zijn gericht op onze omgeving en als lokaal verankerde maatschappelijke organisatie leggen wij een sterke verbinding met onze huurders en samenwerkingspartners. - Wij weten wat er speelt in onze omgeving en zijn toegankelijk. We staan dicht bij onze huurders en daar zijn wij trots op! - Onze medewerkers zijn proactief, betrokken en vangen signalen op. Omdat onze organisatie korte lijnen kent, kunnen wij slagvaardig handelen en zijn wij een goede samenwerkingspartner. - Bewuste keuzes zorgen ervoor dat wij weten waar we voor staan en onze keuzes verantwoorden we op transparante wijze. Ons gezicht is naar buiten gekeerd en wij betrekken bewoners en samenwerkingspartners bij het maken van onze keuzes. Afspraken worden nagekomen en onze manier van communiceren is duidelijk en voor iedereen te begrijpen. Deze vier kernwaarden hebben geleid tot de formulering van onze missie. 2

4 Werkwijze Het vaststellen van de opleverkwaliteit is tot stand gekomen door meerdere sessies te houden met de afdeling Techniek en de afdeling Wonen. In gezamenlijkheid zijn de eisen waaraan wij de woning toetsen bij het opleveren door de vertrekkende huurder opgesteld. Daarnaast heeft er overleg plaatsgevonden met collega corporatie Wonen Zuid om onze standaarden te vergelijken met die van Wonen Zuid om zodoende te bepalen of aanvullingen of aanpassingen wenselijk zijn. Ook is navraag gedaan bij commerciële verhuurders, helaas hebben zij ons niet van informatie kunnen voorzien. Ten slotte zijn de oplevereisen besproken met de Teamleider Wonen. 3

5 2. Wanden en plafond Waar moet het aan voldoen? - Beschadigingen herstellen. - Gaatjes dichten. o Met professioneel vulmiddel. o o Pluggen moeten verwijderd worden. Wand moet glad zijn; overtollig vulmiddel verwijderen d.m.v. een vochtige spons. - Behangklaar opleveren. o Geen motieven (geen grote opdrukken of fotobehang). o Reliëf: alleen een fijne structuur en in een lichte kleur. - Stucwerk: alleen een fijne korrel is toegestaan. - Steenstrips / betimmeringen / ornamenten: moeten verwijderd worden. - Kleur: de wanden en plafonds moeten in een lichte kleur opgeleverd worden. Bij de voorcontrole wordt bepaald of de wandkleur aan de verhuurbaarheid bijdraagt. Zo nee dan mag de kleur niet op de wanden en/ of plafond achterblijven. - Stickers: mogen niet achterblijven. Overnames De gordijnrails is alleen een overnamepost en behoort niet tot de woning. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 4

6 3. Vloeren Waar moet het aan voldoen? - De vloerbekleding is eigendom van de huurder en mag niet in de woning achterblijven. Mag wel ter overname worden aangeboden. - De oorspronkelijke plinten? moeten in de woning aanwezig zijn, maar hoeven niet bevestigd te zijn. - De trap moet vrij zijn van vloerbekleding. Na verwijdering van de vloerbedekking mogen geen lijmresten meer zichtbaar zijn. - Tegelvloer mag niet in de woning achterblijven, alleen ter overname. Overnames - Laminaat, tegelvloer, trapbekleding, vinyl e.d. mogen ter overname aangeboden worden. - Alleen indien er een ZAV aanwezig is (voor de benodigde onderdelen). - In de ondervloer mag geen asbest zitten. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 5

7 4. Ramen, deuren en toebehoren Waar moet het aan voldoen? - Schoon. - Deuren: o Opleveren zonder beschadigingen. o Lichte kleur. - Vensterbanken: o Zonder in het oog springende beschadigingen. o In de oorspronkelijke kleur. - Hang- en sluitwerk: o o - Kozijnen: o o o Zijn er gebreken, deze worden op kosten van Woningstichting Domus hersteld indien er sprake is van slijtage. Is sprake van opzet / vandalisme dan is de reparatie op kosten van de (vertrekkende) huurder. Zijn er gebreken aan het hang- en sluitwerk en heeft de vertrekkende huurder een servicecontract dan wordt e.e.a. hersteld via het servicecontract. Zo niet? Dan worden de herstelkosten in rekening gebracht bij de vertrekkende huurder. Aan de buitenzijde mag door de huurder niks veranderd worden. Is dit wel het geval? Dan moet het teruggebracht worden in de originele staat. Gaatjes (t.b.v. rolgordijntjes e.d.) moeten dichtgemaakt zijn. Kozijnen moeten aan de binnenzijde in een egaal lichte kleur worden opgeleverd. - Ramen: o Zichtbaar vuil moet verwijderd worden. o Raamfolie s moeten weggehaald worden. - Dauerluftung: o Het rooster moet stofvrij zijn. o Compleet en werkend opleveren. Overnames - Deuren in een donkere tint worden niet als overnamepost geaccepteerd. - Raamkozijnen mogen in een donkere kleur ter overname worden aangeboden mits dit aan de verhuurbaarheid bijdraagt. - Raamfolie s mogen ter overname aangeboden worden. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 6

8 5. Keuken Waar moet het aan voldoen? - Keuken moet compleet en functionerend zijn. Een keuken bestaat uit een keukenblok met 3 onderkastjes (met frontje) waarvan er 2 een lade hebben, aanrechtblad, spoelbak met kraan en 3 bovenkastjes (met frontje). - Schoon: o Stofvrij. o Geen etensresten. o Kalkvrij. o Vetvrij. - Zonder beschadigingen. - Goed functionerende deurtjes en lades. - Overmatige slijtage (bijv. door vocht en pannen), dit wordt hersteld door Woningstichting Domus. Kosten hiervan worden doorbelast aan de huurder, op basis van de restwaarde. - Tegelwerk: o Gebroken tegels moet hersteld worden, kosten voor rekening huurder. o Mogen geen gaatjes in tegels geboord zijn, dit wordt hersteld voor rekening van huurder. o Tegels mogen niet overschilderd worden. Overnames - Schilderwerk tegels; dit is geen overnamepost. - Apparatuur / uitbreiding keuken: dit is van de bewoner zelf. Mag ter overname aangeboden worden, mits er een goedgekeurde ZAV aanvraag is. In het sociale segment worden deze zaken niet door Woningstichting Domus overgenomen. In duurdere huur kan dit wel, mits het aan de verhuurbaarheid bijdraagt. Vervolgens is het een onderdeel van de woning. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 7

9 6. Badkamer & toilet Waar moet het aan voldoen? - De badkamer moet compleet en functionerend zijn. De badkamer bestaat uit een wasbak met kraan, spiegel en planchet. Er is een doucheruimte met kraan (die bevestigd is aan de muur). Eventueel is er een toilet op de badkamer. In sommige woningen en appartementen is er een wasmachineaansluiting op de badkamer. Tevens moet er afzuiging zijn. - Het toilet moet compleet en functionerend zijn en bestaat uit een toiletpot met bril en deksel. Daar waar er een fonteintje is moet er ook een kraan aanwezig zijn. - Schoon. - Kalkvrij. - Schimmelvrij. - Radiatoren moeten in lichte kleur zijn uitgevoerd en roestvrij zijn. - Geen gaatjes in het tegelwerk. - Kitnaden moeten schoon zijn. Is dit niet het geval (en probleem voor de verhuurbaarheid) dan vervangen we de kitnaden op rekening van Woningstichting Domus. - Er mogen geen onderdelen ontbreken; aanwezig moet zijn: o Douchestang, -slang en kop. o Wc-bril. o Planchet. o Kranen. o Aansluitingen wasmachine. o Sanitair. - De badkamer en toilet moeten zonder beschadigingen worden opgeleverd. Overnames - Indien een radiator in een donkere kleur is geschilderd mag deze niet ter overname worden aangeboden en moet de vertrekkende huurder deze in een lichte kleur overschilderen. - Het schilderen van tegels en voegen is niet toegestaan en mag dus niet ter overname worden aangeboden. - Apparatuur / uitbreiding badkamer en toilet: dit is van de bewoner zelf. Mag ter overname aangeboden worden, mits er een goedgekeurde ZAV aanvraag is. In het sociale segment worden deze zaken niet door Woningstichting Domus overgenomen. In duurdere huur kan dit wel, mits het aan de verhuurbaarheid bijdraagt. Vervolgens is het een onderdeel van de woning. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 8

10 7. Installaties Waar moet het aan voldoen? - Radiatoren & leidingwerk: o Schoon. o Onbeschadigd en roestvrij. o Lichte kleur. - CV Ketel: o Moet functioneren. o Vulset moet aanwezig zijn. Slang. Ontluchtingssleutel (indien van toepassing). Vulsleutel (indien van toepassing). - Meterkast: o Functionerende stroompunten. o Controleren of vertrekkende huurder niet is afgesloten van stroom, water en gas. Bij VC aanmanen tot actie. Bij EC Woningstichting Domus onderneemt actie, zodat nieuwe huurder hier geen hinder van ondervindt. Gemaakte kosten worden via de eindafrekening bij vertrekkende huurder in rekening gebracht. - Schakelmateriaal: o Onbeschadigd. o Schoon. o Centraaldoosdeksel en kroonsteentjes (plafondlichtpunt) moeten aanwezig zijn. - Mechanische afzuiging: o Schone ventielen. o Schone filters in WTW installaties. o Compleet en functionerend achterlaten. Overnames - De radiatoren en het leidingwerk mogen niet in een donkere kleur zijn geschilderd. Dit mag niet ter overname worden aangeboden. - Het schakelmateriaal mag niet geschilderd zijn, dit is geen overnamepost. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 9

11 8. Voor- en achtertuin Waar moet het aan voldoen? - Er moet in de achtertuin een tegelterras van 1,80m diep (met opsluitband) aanwezig zijn. - De tuin moet netjes onderhouden zijn, er mag geen onkruid groeien. - In de voortuin moet vanaf de straatzijde naar de voordeur een pad ( 1m breed met opsluitband) aanwezig zijn. - In de achtertuin moet vanuit het terras naar de berging / achter uitgang een pad van 1 m breed (met opzetband) aanwezig zijn. - Gevelbegroeiing is niet toegestaan. - Bomen / struiken: o Moet levensvatbaar zijn o Mag max. 3 m hoog zijn o Hoger als 3 m dan moet de vertrekkende huurder deze o verwijderen (inclusief wortels en stronken) Was de boom / strook bij aanvang huurovereenkomst van de vertrekkende huurder al hoger dan 3 m? Dan behoort deze tot de woning en is het eigendom van Woningstichting Domus en ligt ook de onderhoudsverplichting bij Woningstichting Domus. Bij mutatie betekent dat e.e.a. dan gerooid wordt. - Gras moet gemaaid zijn (richtlijn, max. 5cm hoog), er mag ook geen onkruid in groeien. Overnames - Een vijver mag niet ter overname aangeboden worden (vanwege de veiligheid, kans op schade en omdat het een grote ingreep is om de tuin naderhand weer te herstellen). De vijver moet verwijderd worden en het gat moet opgevuld worden met tuinaarde. - Aanbouwen, tuinhuisjes, prieeltjes e.d.: dit is van de bewoner zelf. Mag ter overname aangeboden worden, mits er een goedgekeurde ZAV aanvraag is. In het sociale segment worden deze zaken niet door WSD overgenomen. In duurdere huur kan dit wel, mits het aan de verhuurbaarheid bijdraagt. Vervolgens is het een onderdeel van de woning. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 10

12 9. Schoonmaak Waar moet het aan voldoen? - Woning moet stofvrij opgeleverd worden. Kan er met een vinger een streep over het oppervlak getrokken worden (waarna dit zichtbaar is)? Dan is de woning niet stofvrij opgeleverd. Dit wordt dan op rekening van de vertrekkende huurder schoongemaakt. - Geen spinraggen - Vetvrij (leidingen en kasten e.d.) - Badkamer, keuken en toilet moeten gepoetst zijn o Deze moet kalkvrij zijn o Mogen geen gebruikssporen aanwezig zijn - De ramen moeten gewassen zijn; zo dat het zicht niet belemmerd wordt. Mag bijv. geen vogelpoep op het raam zitten. - Nicotineaanslag o Wordt er tijdens de VC nicotineaanslag geconstateerd? Dan moet de vertrekkende huurder dit schoonmaken / verwijderen. o Wanden + plafond moeten licht en behangklaar opgeleverd worden. o Schakelmateriaal moet schoon opgeleverd worden. Blijkt het bij de EC niet meer schoon te krijgen? Dan vervangt Woningstichting Domus deze op rekening van de huurder o Deuren en kozijnen moeten ook zonder nicotineaanslag opgeleverd worden. Overnames Het niet netjes / schoon opleveren van de woning mag nooit een overnamepost zijn. Nicotineaanslag wordt niet als overnamepost geaccepteerd. Wat wel en wat niet? Als bijlage is een overzicht toegevoegd met foto s waarop te zien is hoe een woning wel en niet opgeleverd kan worden. 11

13 10. Overnames In dit hoofdstuk staan de algemene bepalingen met betrekking tot het aanbieden van overnames door vertrekkende huurders. Hetgeen in de voorgaande hoofdstukken is beschreven, vormt een aanvulling op onderstaande informatie. Verhuurbaarheid Alleen die zaken die bijdragen aan de verhuurbaarheid van de woning mogen ter overname worden aangeboden. Of dit het geval is, wordt bepaald door Woningstichting Domus. Sociale verhuur Voor de sociale huurwoningen geldt dat er tijdens de eindcontrole door de vertrekkende huurder geen overnames achtergelaten mogen worden. Op het moment dat er dan een toewijzing lopende is, mag de overname nog achterblijven totdat hier helderheid over bestaat. Na de eindcontrole worden de overnames niet meer aangeboden aan een nieuwe kandidaat en wordt de woning leeg opgeleverd. Commerciële verhuur Bij commerciële verhuur mag, mits het aan de verhuurbaarheid bijdraagt, de overnames tot 6 weken na de eindcontrole in de woning achterblijven. Na 6 weken zal er opnieuw een eindcontrole plaatsvinden, waarop gekeken wordt of de woning in correcte staat is opgeleverd na het verwijderen van de overnamespullen (zodat er geen onduidelijkheden zijn omtrent eventuele beschadigingen door het verwijderen van de overnames). Geadviseerd wordt om deze 2 e eindcontrole reeds tijdens de 1 e eindcontrole in te plannen en een en ander ook vast te leggen op het eindcontroleformulier. 12

14 11. Advies Ten eerste is het verzoek akkoord te gaan met het nieuwe mutatiebeleid (zoals dit in voorgaande hoofdstukken is beschreven), zodat dit vanaf 1 januari 2018 in werking kan treden. Daarnaast zijn er tijdens het opstellen van dit mutatiebeleid, door gesprekken met de afdeling Wonen en afdeling Techniek, een aantal punten naar voren gekomen die het proces kunnen verbeteren. Naar aanleiding daarvan worden onderstaande voorstellen gedaan. Geadviseerd wordt met deze voorstellen akkoord te gaan. Datum verhuur nieuwe huurder Op dit moment wordt de woning, indien er een geschikte kandidaat is, aansluitend verhuurd. Het nadeel hiervan is dat de opzichter enige druk kan voelen om de woning zo van de vertrekkende huurder te accepteren ook al voldoet de woning niet aan onze eisen. Is de woning niet correct opgeleverd dan moet de verhuur aan de nieuwe huurder uitgesteld worden en dit zorgt zowel voor interne problemen (huurovereenkomst moet aangepast worden), maar kan ook problemen voor de nieuwe huurder opleveren. Daarom wordt nu vaak oogluikend toegestaan dat de woning niet geheel conform onze maatstaven wordt opgeleverd, zodat het proces kan doorgaan. Echter, niet het proces maar de klant moet centraal staan. Wanneer de woning in slechte opleverstaat wordt overgedragen aan de nieuwe huurder kan dit voor problemen zorgen, omdat de nieuwe huurder dan niet tevreden is over de opleverkwaliteit en er door ons dan alsnog werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Woningstichting Domus maakt hiermee geen goede eerste indruk naar de nieuwe huurder toe en dit kan een negatieve impact hebben op de relatie tussen ons en de nieuwe huurder. Hij of zij zal immers eerder onthouden dat de woning in deze staat door ons aan hem is overgedragen dan dit veroorzaakt is door de vertrekkende huurder. Het voorstel is daarom om de woning niet meer gelijk aansluitend te verhuren, maar 2 dagen 1 na de eindcontrole pas te verhuren. Op die manier heeft de technisch beheer de tijd om, indien nodig, de woning in correcte opleverstaat te laten brengen. Belangrijk hierbij is wel dat de aannemer flexibel is en op korte termijn een werknemer kan inschakelen om de benodigde werkzaamheden uit te voeren. Vervolgens kan de woning in goede staat aan de nieuwe huurder worden overgedragen. Een andere mogelijkheid die het onderzoeken waard is, is te kijken of met de aannemer afspraken gemaakt kunnen worden over het aanwezig zijn bij de vooren eindcontrole of na de eindcontrole een mutatiecheck uit te voeren. Informatieverschaffing Om de vertrekkende huurder vooraf goed te informeren over de te verwachten opleverstaat is het voorstel om aan de bevestiging van de huuropzegging hierover extra informatie toe te voegen. Het mutatiebeleid wordt hierin dan beschreven met goed fout foto s. Door met goed fout foto s te werken maken wij de verwachtingen naar de vertrekkende huurder toe duidelijk. Daarnaast is dit een 1 Hier wordt er uitgegaan van kleine werkzaamheden die relatief snel (binnen 1 dag) uitgevoerd kunnen worden. Is er meer tijd nodig om de woning in nette staat op te leveren, dan moet het overdragen aan de nieuwe huurder verzet worden. 13

15 goede manier om mensen niet kunnen lezen te informeren. Daarnaast kunnen we dit toevoegen op de website bij de informatie over het opzeggen van de huur. Legaliseren ontbrekende ZAV aanvragen Op dit moment is niet altijd duidelijk of er voor aangebrachte woningaanpassingen (inclusief laminaatvloeren) goedgekeurde ZAV s aanwezig zijn. Het voorstel is daarom om in 2018 een legalisatieactie uit te voeren. Hierbij krijgen alle huurders de kans om de woningaanpassing (en vloer) via een ZAV aanvraag te legaliseren. Bij mutatie wordt vervolgens gekeken of er een ZAV aanwezig is. Is dit niet geval dan bestaat er alleen het meeneemrecht en mag de woningaanpassing niet in de woning achterblijven of ter overname aangeboden worden. Uniforme formulieren Op dit moment worden tijdens de vooren eindcontrole formulieren gebruikt waarop handmatig opmerkingen door de medewerker genoteerd worden (over werkzaamheden die nog uitgevoerd moeten worden om de woning netjes op te leveren). Dit is dus persoonsgebonden en niet uniform. Met de afdeling Wonen en de afdeling Techniek is daarom besproken om één uniform afvinkformulier op te stellen waarop alle eerder beschreven onderdelen staan en die dus ook gecontroleerd moeten worden tijdens de vooren eindcontrole. Omdat het mutatieproces in een werkgroep binnen Nexus opnieuw vorm gegeven wordt is dit een goed moment om de formulieren geheel opnieuw te ontwikkelen. Evaluatie Het proces is op papier beschreven en nog niet in de praktijk is gebracht. Het voorstel om na een periode van 6 maanden (nadat het mutatiebeleid in werking is getreden) dit beleid te evalueren om te zien of het op bepaalde punten nog aangepast moet worden. 14

16 Bijlage: Opleverkwaliteit in beeld In onderstaand overzicht staat per onderdeel wat wel en niet geaccepteerd wordt bij het opleveren van een woning, Wanden & plafond Wel Niet 15