Twents Voorjaarskamp 2015 Deelnemersvoorwaarden Twents Voorjaarskamp

Transcriptie

1 Twents Voorjaarskamp 2015 Deelnemersvoorwaarden Twents Voorjaarskamp versie , 16 februari 2015 Begrippen Begrip Deelnemer Jeugdlid Leiding Medewerker Deelnemer weekend Deelnemer dag TVK Bestuur, organisatie Speltak Bezoekers, genodigden Inschrijver, contactpersoon I-vents Terrein Kamprust Uitleg Alle inschreven personen die deelnemen en meewerken of anderziens een rol vervullen aan het TVK (jeugdleden, leiding en medewerkers) Jeugdlid van een speltak (bevers, welpen, scouts, explorers, stam) Leider, begeleider, leiding, of anderziens een persoon die verantwoordelijk is voor de jeugdleden van een speltak tijdens het TVK. Deelnemers die een taak tijdens het TVK uitvoeren, anders dan die van leiding. Jeugdleden, leiding en medewerkers die volgens hun programma blijven overnachten tijdens het TVK. Jeugdleden, leiding en medewerkers die volgens hun programma alleen op zaterdag deelnemen aan het TVK. Twents Voorjaarskamp De bestuursleden van de TVK organisatie Een groep leiding en jeugdleden die samen deelnemen aan het TVK Genodigden van het bestuur en medewerkers die programma onderdelen komen bezoeken. De persoon die de inschrijving voor een speltak of groep medewerkers verzorgt. Eigenaar van het terrein van TVK 2015 gehouden wordt. De plek waar het TVK 2015 gehouden wordt (Zuidkamp te Enschede) Dit betekent dat er geen geluid wordt gemaakt die de naburige/omliggende deelnemers en bewoners als hinderlijk ervaren. Maak hier zelf afspraken over en houdt rekening met elkaar.

2 1. Algemene voorwaarden 1. Het Twents Voorjaarskamp (TVK) 2015 wordt gehouden in aan de Zuidkamp te Enschede van vrijdag 29 mei t/m zondag 31 mei Data aankomst en vertrek: a. Aankomst voor (bege)leiders van speltakken is mogelijk vanaf vrijdag 29 mei 2015 vanaf 12:00 uur voor de opbouw. Aankomst van jeugdleden vanaf vrijdag 29 mei 19:00 uur. b. Aankomst voor medewerkers is mogelijk vanaf donderdag 28 mei :00 uur. c. Speltakken en medewerkers dienen uiterlijk op zondag 31 mei 2015 om 17:30 uur zich te hebben afgemeld bij de organisatie en het terrein te hebben verlaten. Bezoekers/leiding/jeugdleden die zich voor openingstijd of na sluitingstijd op het terrein bevinden, zullen worden verwijderd, tenzij het bestuur dit toelaat. 3. Deelname is mogelijk per groep of individueel. Van de groep die zich aanmeld moeten alle deelnemers geregistreerd lid van Scouting Nederland zijn. (Buitenlandse deelnemers zijn lid van de WOSM of WAGGGS via hun landelijke organisatie.) 4. Doelgroep: a. Deelname is mogelijk voor alle Scouts en is dus niet leeftijdsgebonden. Wel is er een adviesleeftijd van 5+. b. Deelname is voor jeugdleden alleen mogelijk in groepsverband. Deelname is voor medewerkers en leiding mogelijk in groepsverband en individueel. c. Deelname door jeugdleden tot de leeftijd van 18 jaar is alleen mogelijk onder begeleiding van een volwassen scoutinglid. d. Bij deelname is men altijd geregistreerd lid van Scouting Nederland. 5. De organisatie hanteert als richtlijn, voor het aantal leiding, een verhouding van 1 leiding op 8 jeugdleden. 2. Inschrijving 1. De inschrijving voor het TVK 2015 gebeurt in groepsverband of individueel door middel van MijnTVK op de website van het TVK 2015: De inschrijving is beschikbaar tot 9 mei Inschrijvingen worden alleen geaccepteerd indien het maximale aantal deelnemers nog niet bereikt is. 2. Inschrijving in groepsverband: a. De groep of speleenheid wordt ingeschreven door een eigen contactpersoon. Bij deze inschrijving wordt op het inschrijfformulier het aantal jeugdleden (jonger dan 18 jaar) en leiding aangegeven. b. De contactpersoon is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens en is ook aanwezig tijdens het evenement. c. De contactpersoon verklaart dat hij/zij bevoegd is namens de deelnemers op te treden. d. Het inschrijving dient uiterlijk 9 mei 2015 volledig te zijn voltooid. 3. Individueel inschrijven:

3 a. Het is mogelijk individueel in te schrijven via dezelfde website tot 9 mei Deze deelnemer wordt dan ook beschouwd als contactpersoon voor een groep met 1 deelnemer. 4. De contactpersoon van een speltak is verantwoordelijk voor aanvullende gegevens van de deelnemers (huisarts, ziektekostenpolis etc.). Deze gegevens worden niet door de organisatie geregistreerd. Een gezondheidsformulier is te downloaden via de site van Scouting Nederland ( 5. Wijziging van de inschrijving: Indien u het aantal deelnemers wenst te wijzigen, dan is dat mogelijk tot 9 mei In geval van annulering: zie Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de contactpersoon een automatische bevestiging van de inschrijving. 7. Uw inschrijving is pas definitief na betaling van het totale verschuldigde bedrag aan deelnemersbijdrage. 8. Een aanmelding kan geannuleerd worden onder de volgende voorwaarden: a. de kosten van annuleren tot 9 mei zijn: kosteloos; b. de kosten van annuleren tussen 9 mei en 15 mei zijn: 50% van de overeengekomen prijs (o.b.v. het aantal deelnemers zoals geregistreerd in MijnTVK op 9 mei 2015); c. de kosten van annuleren na 15 mei: 100% van de overeengekomen prijs; prijs (o.b.v. het aantal deelnemers zoals geregistreerd in MijnTVK op 9 mei 2015); 9. Bij aankomst op het kampterrein: a. vindt controle plaats van de persoonsgegevens welke door middel van de online inschrijving bij de organisatie bekend zijn en van de aantallen; b. moet elke deelnemende groep, of individueel deelnemende, de deelnemerslijst controleren en of compleet maken. 3. Betaling 1. Alle leiding en medewerkers betalen de kostprijs voor hun deelname. 2. Alle jeugdleden betalen voor hun deelname. 3. De volgende deelnemersbijdragen gelden voor deelname aan TVK 2015: i. Dagdeelname bevers/welpen/scouts/explorers: 9 ii. Dagdeelname roverscouts/plusscouts/leiding/medewerkers: 3,- iii. Weekenddeelname bevers/welpen: 16,- euro (zaterdag & zondag) iv. Weekenddeelname welpen/scouts/explorers: 20,- euro (vrijdag zondag) v. Weekenddeelname roverscouts/plusscouts/leiding/medewerkers: 9,-. (vrijdag/zaterdag zondag) 4. In de deelnemersbijdrage is inbegrepen: Kampterrein, voorzieningen en een volledig programma-aanbod. 5. Niet inbegrepen is: Het vervoer van deelnemers en hun materialen naar en van het kampterrein; verzekeringen; voeding 6. De deelnemersbijdrage dient uiterlijk op 15 mei 2015 overgemaakt te worden op rekening: NL62INGB t.n.v J. de Boer onder vermelding van het

4 factuurnummer, naam speltak en naam groep. De contactpersoon is er verantwoordelijk voor dat de deelnemersbijdrage uiterlijk op 15 mei 2015 voldaan is. 7. Bij wijzigingen in het aantal deelnemers na 15 mei 2015, dient het verschil in deelnemersbijdrage uiterlijk op 6 juni 2014 voldaan te zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan zullen er extra kosten in rekening worden gebracht. 8. Indien de deelnemersbijdrage niet is voldaan op 15 mei 2015 dan geldt een administratieve toeslag van 2,50 per deelnemer. Tot een maximale toeslag van 25,- per aangemelde speltak. 4. Verzekering 1. Voor Nederlandse scouting deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA verzekering van Scouting Nederland van kracht. Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst kan via het Landelijk Service Centrum van Scouting Nederland een reis- en bagageverzekering worden afgesloten. De volledige informatie hierover is te vinden op de site van Scouting Nederland ( 2. Niet Scouting deelnemers dienen zich zelf te verzekeren. 3. Scouting Nederland noch de organisatie noch I-vents noch bestuurders van het TVK 2015 kunnen aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging van goederen, of persoonlijk letsel van deelnemers tijdens het TVK 2015 of gedurende de reis van en naar het evenement. 5. Kampeer reglement 1. Volg altijd de instructies op van de organisatie (alle medewerkers en bestuurders). 2. Op het terrein geld er een kamprust van 00:00 tot 07:00 uur. 3. Parkeren is mogelijk in de buurt van het TVK terrein. Het is mogelijk om de auto leeg te pakken op een laad en los plek op het terrein. Het is niet toegestaan om campers, caravans, bussen, vrachtwagens of andere grote voertuigen op het terrein mee te nemen. 4. Iedere ingeschreven speltak, dient te beschikken over een goedgekeurde, gevulde brandblusser van de klasse ABC. Deze brandblusser dient op de kampeerplek tijdens het TVK 2015 onder handbereik te zijn. Individuele deelnemers wordt aangeraden om ook de beschikking te hebben over een brandblusser in de nabijheid van hun tent, maar dit is niet verplicht. 5. Er kan worden gecontroleerd of gasflessen en aangesloten toestellen veilig zijn. Er zal dan worden gecontroleerd op: a. gasfles: houdbaarheidsdatum mag niet zijn overschreden. b. slang: moet oranje zijn, mag niet langer dan 5 meter zijn en niet ouder dan 2 jaar (2012). c. drukregelaar: mag niet ouder zijn dan 5 jaar (2010). 6. Het gehele terrein is van vrijdag 29 mei :00 uur tot zondag 31 mei 14:30 uur autovrij en het is dus niet toegestaan om met voertuigen op het terrein te rijden. Uitzonderingen hierop vormen auto s met een schriftelijke ontheffing van de organisatie.

5 7. Huisdieren zijn tijdens het TVK 2015 niet toegestaan, uitgezonderd aangelijnde honden. 8. Afwaswater mag niet in het open veld of op oppervlakte water worden geloosd. 9. Het is niet toegestaan op het terrein van het TVK 2015 te graven. 10. Open vuur is in principe verboden. Barbecueën en fakkels vallen ook onder open vuur, en zijn dus ook niet toegestaan/zullen per direct uitgemaakt moeten worden. Uitzonderingen: zie Alleen deelnemers, deelnemende speltakken en medewerkers met een schriftelijke ontheffing van de organisatie mogen open vuur maken, mits een brandblusser van klasse ABC, een emmer water en een emmer zand aanwezig zijn bij het vuur. Het open vuur moet tenminste een afstand van 30 centimeter hebben van de grond. 12. Roken is alleen toegestaan op de aangegeven rooklocaties en niet in het bijzijn van jeugdleden. 13. Het verkopen van eten, drinken en of andere zaken door speltakken is verboden en kan leiden tot verwijdering van het terrein. 14. Het is niet toegestaan om glas(werk) mee te nemen. 15. Het is toegestaan om per persoon, ouder dan 18 jaar, maximaal 1 liter licht alcoholische drank (bier, wijn) mee te nemen naar het TVK Het meebrengen en nuttigen van sterk alcoholische dranken horen niet thuis op het TVK Bezit en consumptie van drank en sigaretten door personen jonger dan 18 jaar is bij wet verboden. Hierop wordt door speltakken en organisatie toegezien. 17. De plaats van kamperen wordt aangegeven door de organisatie. 18. Aanwijzingen van de organisatie moeten strikt worden opgevolgd. 19. Per deelnemer is er maximaal 6 m2 kampeerruimte beschikbaar. Te grote tenten en party tenten kunnen worden geweigerd, ook nadat ze al zijn opgezet. 20. Het is niet toegestaan apparatuur mee te nemen en te gebruiken die anderen kan hinderen (geluid, milieu, licht). Het meenemen en gebruiken van aggregaten, accu s of muziekinstallaties, is dus niet toegestaan, en zullen in bewaring worden genomen. 21. Op het kampeerterrein is geen stroom aanwezig. Op het centrale terrein is een telefoonlaadpunt aanwezig. 22. Het is verboden stroom af te tappen, omdat dit grote risico s in kan houden. Mocht dit wel gebeuren dan word dit gezien als diefstal van stroom en word hier naar opgetreden. 23. Bij het vertrek controleert de organisatie het kampeerterrein in aanwezigheid van de deelnemers. Meld daarom tijdig je vertrek bij de organisatie. 24. Gooi je afval weg op je eigen kampterrein. Laat afval niet achter op het terrein, zowel tijdens als bij het vertrek na het evenement. Bij overtredingen worden de verwijderkosten op de deelnemer of de deelnemende groep verhaald. 25. Al het afval van je speltak of groep moet je zelf afvoeren van het TVK Bij overlast of hinderlijk gedrag zal worden opgetreden. Van dit optreden worden het landelijk bestuur van Scouting Nederland en de eigen Scoutinggroep in kennis gesteld. 27. Het in het bezit zijn en/of gebruiken van een waterpijp, soft- en/of harddrugs is verboden en leidt tot onmiddellijke verwijdering van het terrein. Van deze verwijdering worden het landelijk bestuur van Scouting Nederland en de eigen Scoutinggroep in kennis gesteld. 28. In het geval van vernieling en/of diefstal van eigendommen van de organisatie van het TVK 2015, zal aangifte gedaan worden bij de politie.

6 29. In alle gevallen die niet binnen deze kampregels vallen en conflicten hierover beslist de organisatie van het TVK Deze beslissingen zijn bindend. Van conflicten en beslissingen wordt het landelijk bestuur van Scouting Nederland in kennis gesteld. 30. Het is niet toegestaan om middelen, of accessoires van deze middelen, mee te brengen naar het evenement waarmee portofoonverkeer kan worden beluisterd of gestoord. Alleen de organisatie van het evenement bepaald wie deze middelen in zijn bezit mag hebben of gebruiken of indien nodig een ontheffing op deze regel krijgen. Mensen die toch van deze middelen in het bezit hebben tijdens het TVK 2015 gaan automatisch akkoord met het op verzoek inleveren bij de organisatie van deze middelen en kunnen dit na afloop van het evenement weer ophalen. 31. De contactpersoon voor het evenement heeft de taak om zorg te dragen dat alle deelnemers kennis nemen van deze kampregels en deze correct naleeft. 6. Overige voorwaarden 1. Scouting Nederland, I-vents en het TVK hebben het recht om beeldmateriaal dat tijdens het evenement gemaakt wordt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming of financiële tegemoetkoming van en aan de deelnemer. Scouting Nederland, I-vents het TVK behouden zich het recht voor om het maken van eigen beeldmateriaal door de deelnemers op specifieke momenten te weigeren. 2. Om het TVK 2015 in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. De organisatie behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer van TVK Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op terugbetaling van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels zijn terug te vinden op de website van het TVK 2015: 3. De organisatie kan bij te lage deelnemers aantallen, calamiteiten, bijzondere situaties of overmacht ten alle tijden besluiten het evenement geheel of gedeeltelijk te annuleren. Besluit hiertoe ligt bij de organisatie. De organisatie zal in dat geval een alternatief aanbieden aan de deelnemers voor op een later tijdstip. Bij gedeeltelijke annulering (dus na de start van het evenement) kan een compensatie worden geboden maar is teruggaaf van de deelnemersbijdrage niet aan de orde. 4. Terugbetaling van de deelnemersbijdrage is in voorkomende gevallen op grond van zwaarwegende redenen mogelijk. De beslissing hiervoor ligt altijd bij de organisatie van het TVK. Voor verzoek tot terugbetaling dient een schriftelijke aanvraag te worden ingediend bij de organisatie van het TVK. 5. Door inschrijving en deelname aan het TVK 2015 wordt verondersteld dat de deelnemer op de hoogte is van alle daarmee samenhangende voorwaarden geldend voor dit specifieke evenement, alsook die van Scouting Nederland. Door deelname aan het TVK 2015 gaat de deelnemer hier nadrukkelijk mee akkoord en zijn de aanvullende regels onverkort van toepassing. 6. Het gebruik van de aangeboden faciliteiten op het terrein is op eigen risico van de gebruiker. De TVK organisatie, Scouting Nederland en I-vents kunnen niet aansprakelijk

7 worden gesteld voor enige schade die voortvloeit uit het gebruiken van de aangeboden faciliteiten. 7. De deelnemers vrijwaren de TVK organisatie, Scouting Nederland en I-vents aanspraken met betrekking tot privacy wanneer er sprake is van verdenking van een illegale activiteit. 8. Reclame uitingen voor bedrijven zonder schriftelijke toestemming van de organisatie zijn verboden, hieronder vallen banners, vlaggen, borden etc. 9. De beveiliging is bevoegd visitatie (controle op bagage) uit te voeren, de deelnemer gaat hiermee akkoord door zich in te schrijven. 10. De beveiliging heeft het recht om bij vermoeden van een illegale activiteit een onderzoek in te stellen. Hierbij kan informatie middels een interview worden verkregen. De deelnemer machtigt de organisatie om samen te werken met gerechtelijke autoriteiten in het onderzoeken van vermeende illegale activiteiten. 11. De contactpersoon is er verantwoordelijk voor dat alle deelnemers kennisnemen van deze voorwaarden en de kampregels en zal ook mede moeten toezien op de juiste naleving hiervan door de deelnemers. Prijswijzigingen voorbehouden.