Stel uw draaiboek samen

Transcriptie

1 Stel uw draaiboek samen Tips voor een geslaagde opendeurdag Stel u de vraag, waarom wenst onze onderneming een opendeurdag te organiseren? Om meer klanten te bereiken, om bepaalde producten of diensten te promoten, om de productie ver te bevorderen, Beantwoord deze vraag eerlijk, het is uw vertrekpunt naar een geslaagd evenement. Stel het programma af op de sterkste mogelijkheden van uw onderneming. De bezoekers hebben liever een beperkt programma dat goed in elkaar zit, dan een minder goed uitgebreid programma! Voor welke sector wenst u een opendeurdag te organiseren? Een informatierijke industrie opendeurdag, Een informatiegerichte opendeurdag naar producten van een handelaar. Een opendeurdag van een vereniging of school. Een opendeurdag voor een sector uit de gemeente. Een koopzondag of thema verkoopdag voor een shoppingcenter of voor een hele winkelstraat. Wij ondersteunen u hierin! De voorbereiding naar uw succesvolle opendeurdag PRAKTISCHE VOORBEREIDING Ga zelf enkele keren naar een andere opendeurdag en leer ervan, wat zijn de positieve en negatieve punten die u als bezoeker kon ervaren. UW VOORBEREIDING Zorg steeds voor een fijne en veilige sfeer, biedt een sterk programma met inhoud zodat uw mogelijke bezoekers het de moeite waard vinden om te komen kijken.

2 Laat bezoekers proeven hoe het er bij u aan toe gaat. Weet dat bezoekers sneller afhaken als er geen actie te zien is op uw opendeurdag! Maar vergeet zeker niet de veiligheid rondom uw activiteiten in acht te nemen.. Begin tijdig aan een te doe lijst, wij raden de ondernemers aan een maand of vier op voorhand te starten. Weet dat het belangrijk is om goed voorbereid te zijn. VOOR WELKE BEZOEKERS WENST U EEN OPENDEURDAG TE ORGANISEREN? Over het algemeen zijn de helft van uw bezoekers reeds bestaande klanten, familieleden, vrienden en kennissen. De anderen helft kan worden ingedeeld in eventueel toekomstige klanten uit uw eigen gemeente en bezoekers uit een verdere regio. STEM UW PROGRAMMA EROP AF Gebruik de sterkste troeven van uw onderneming! Uw opendeurdag moet als visitekaartje fungeren voor te toekomst. WEEG DISCUTIEPUNTEN OP VOORHAND AF Mogen bezoekers met hun kinderen aan de activiteiten deelnemen? Ja/nee Moeten de bezoekers zich wel of niet inschrijven? Weet dat een inschrijving een drempel creëert en dit geeft uw opendeurdag een minder open karakter. Het enige voordeel dat u hieraan heeft is dat een breder inzicht krijgt hoe druk/rustig het zal worden. Hoe gaan we alles aanpakken? TOON UW VERNIEUWINGEN AAN Heeft uw onderneming een aantal vernieuwingen ondergaan? Een nieuwe afdeling, nieuwe producten laat het zien. BOEI UW BEZOEKERS Laat uw bezoekers niet aan hun lot over, zorg voor gekwalificeerde en gemotiveerde personeelsleden die uw bezoekers opvangen en informeren. Presenteer uw onderneming in zijn mooiste kleedje. Zorg voor extra betrokkenheid en sfeer Stippel een volledig parcour uit zodat iedere bezoeker een overzicht krijgt van de werking van uw onderneming.

3 Zijn er machines waar geen personeel aanwezig kan zijn? Plaats dan op al deze machines informatiekaarten met de werking van de machine. Vul dode plaatsen op met een aantrekkelijk informatiepaneel. Tip! Informatiepanelen met foto's van projecten krijgen steeds veel waardering. Laat zo gecontroleerd in uw kaarten kijken. Organiseer ook iets leuks voor de kinderen en kondig dit ook aan. BV. Een kleurwedstrijd van 3 tot 8 jaar, een springkasteel, DENK STEEDS AAN UW VEILIGHEIDSMAATREGELINGEN Ga de dag voor de opendeurdag grondig te werk en kijk of alles tot in de puntjes af is. Liggen er geen obstakels in uw route, staat uw noodplan echt op punt UW RANDANNIMATIE EN SFEER ZIJN ZEER BELANGRIJK Een opendeurdag houden is niet goedkoop maar de kostprijs weegt niet op tegen de return die u terug kunt krijgen. Wij zorgen er al voor dat de bekendmakingskosten van uw opendeur campagne niet de spuigaten uit loopt. Zo kunt u meer investeren in de inhoud van uw opendeurdag! Verwelkom uw bezoekers. Creëer een geweldige sfeer. Vergeet niet te netwerken terwijl u de bezoekers culinair met heerlijke hapjes en drankjes verwent. Verwen de kinderen, zo bereikt u tevreden ouders. Weet kinderen zijn de toekomst van uw onderneming! Sluit uw opendeurdag af met een presentje. Plaats een infostandje waar de bezoekers hun gegevens kunnen achterlaten. Organiseer een wedstrijd waarbij de winnaar op uw website bekend gemaakt zal worden. Hierdoor trekt u ook nog eens bezoekers naar uw website! ZORG VOOR EXTRA SFEER EN BETROKKENHEID ONDER UW PERSONEEL De sfeer tijdens uw opendeurdag kan ook de interesse van nieuw personeel opwekken. Vergeet daarom niet op het eind van uw parcour een informatiebord te plaatsen met eventuele vacatures. Uw draaiboek Een draaiboek is een houvast bij de voorbereiding van uw opendeurdag. Wat moet er gebeuren, wie is verantwoordelijk en wat als er iets gebeurt

4 Zorg voor een hoofdverantwoordelijke die het draaiboek goed kent en die op de dag zelf het overzicht houdt. Een voorbeeld van een voorbereidingsdraaiboek ziet er als volgt uit: - Organisatiecomité samenstellen ( +/- 4 maand op voorhand ) - Datums vast leggen voor de bestuursvergaderingen - Aanwijzen van een hoofdverantwoordelijke - Datum en tijdstip van de opendeurdag vaststellen ( neem zeker een kijkje op de kalender van opendeurendag.be en kijk of u niet kunt mee doen aan een gezamenlijke regionale opendeurdag) - Samenstellen van een sterk programma - Stel uw reclamedragers 2 maand op voorhand samen en bestel deze dan ook. Het beste is dat u uw spandoeken en reclamemogelijkheden 1 maand op voorhand begint te publiceren. Schrijf regelmatig nieuwsberichtgevingen over het verloop naar uw opendeurdag, uw ondernemerspagina op opendeurendag.be helpt u hierbij! Vraag met regelmaat aan uw contacten, vrienden en kennissen op de sociale media om uw berichtgevingen te liken en of ze deze eventueel verder willen delen. Peil eens of er in uw regio al mensen zijn die over uw opendeurdag praten. - Ga uw draaiboek enkele dagen voor uw opendeurdag door met de vrijwilligers en personeel. - Ga een dag voor de opendeurdag van start gaat alles nog eens grondig na. - Afsluiting van uw opendeurdag Verwerk de gegevens uit de infostand. Maak de winnaar bekend van de prijsvraag of kleurwedstrijd. - Stel een berichtgeving samen hoe de opendeurdag is verlopen en plaats deze in de digitale krant invlaanderen.be - Vergader nog een laatste keer en bespreek de negatieve en positieve punten met het team - Vergeet het personeel en de klanten niet te bedanken. Stel een plan samen naargelang uw budget Vergeet niet een B plan op te stellen bij slecht weer of voor eventuele noodsituaties. - Huishoudelijke regels opstellen - Ruimtelijk indelingsplan maken - Een parkeerplan samenstellen - Uitnodigingen gasten/relaties en pers - Alle communicatiematerialen voorbereiden - Welkom tekst samenstellen - Infopanelen met afbeeldingen samenstellen, drukken en verspreiden - Badges medewerkers en bewegwijzering maken - Eventueel badges voor de bezoekers aanmaken - Evaluatieformulier, waardering bezoekers opstellen en drukken - Programma checken, aanpassen en vastleggen indien nodig - Persbericht maken en uitsturen - Persuitnodigingen versturen - Schriftelijke voorinstructies voor uw medewerkers samenstellen

5 - Presentje vrijwilligers regelen - Inkopen catering en meegeef tasjes bezoekers samenstellen - Geldkistje met wisselgeld voor catering regelen - Openings- & sluitingsspeech voorbereiden Waar moet u aan denken? Personeel lijst samenstellen en eventueel bijkomend personeel inhuren voor: - Opbouw & afbraak - Het leiden van de dagactiviteiten, demonstraties - Wie is de spreker die de bezoekers verwelkomt - Schoonmaakploeg - Cateringploeg - Opvang bijzondere gasten/relaties - Opvang kinderanimatie - Opvang pers - Fotograaf - Parkeerregelaars. - Mensen die verantwoordelijk zijn voor bewegwijzering - Mensen voor de EHBO - Veiligheidspersoneel Aanvragen voor grotere opendeurdagen Vergunning bij de gemeente, brandweer afspreken Sponsoren zoeken en verwennen. Eventuele producenten benaderen, definitieve afspraken & standen organiseren Indien van toepassing Kinderactiviteiten organiseren voor de dag zelf Geluidsapparatuur, tenten, standen, toiletten inhuren Stel een dag planning samen Ons programma: op../../ openen wij onze opendeurdag met praatje door de voorzitter of een bekend persoon Demonstratieronde Demonstratieronde Lunch pauze geef bv aan wat u culinair te bieden heeft

6 13.00 Namiddag demonstratieronde Namiddag demonstratieronde Workshop Sluiten wij onze open deurendag Een opendeurdag van een handelaar, shoppingcenter of een hele winkelstraat Creëer van uw opendeurdag een kleine huisbeurs. Het succes is verzekerd! Tip! Betrek uw leveranciers bij uw opendeurdag, misschien willen deze wel een standje plaatsen en wat extra uitleg geven of willen ze dat een bepaald product in de schijnwerpers moet komen te staan. Profiteer hiervan want meestal delen ze mee in de kosten. INFORMEER UW BEZOEKERS Tip! Maak de opendeurdag niet te commercieel en zorg voor sfeer. - Neem tijd voor uw bezoekers en geef ze uw volle aandacht - Biedt voor al uw producenten uit uw winkel een professionele uitleg - Schenk ze bv. een korting bon zodat de klant terug komt tijdens de komende dagen of geef ze een directe korting bij aankoop van een product of dienst. - Serveer een hapje en een drankje Wat zijn de voordelen om een gezamenlijke regionale opendeurdag te organiseren? In vergelijking met een klassieke opendeurdag biedt de deelname aan een gezamenlijke regionale opendeurdag veel meer kans nieuwe klanten ook van de randgemeenten te ontmoeten waar u totaal nog geen binding mee heeft, zodat u op korte termijn heel veel return terug kunt krijgen. U kunt nog meer besparen op doelgerichte bekendheidsreclame zodat u meer kunt investeren in uw eigenlijke opendeurdag. Bij een gezamenlijke opendeurdagen is de kans veel groter dat de gemeente zich ook inzet want ook de gemeente kan van een gezamenlijke opendeurdag profiteren om zich te profileren. Het team van de opendeurendag spreekt voor u de gemeenten aan.

7 Door samen te werken kunnen wij in overleg met de deelnemende ondernemingen ook een grotere prijswedstrijd samen stellen of gezamenlijke kortingsbonnen aanbieden De mogelijkheden zijn eigenlijk onbeperkt, samenwerken is de boodschap! Al onze netwerken dragen samenwerken en innovatie hoog in het vaandel. Zouden er nog bijkomende vragen zijn of heeft u hulp nodig, dan staat ons team voor u paraat. Het opendeurendag team, redactie@opendeurendag.be