Specifieke EDUgroepenteamsites Web Parts

Transcriptie

1 Specifieke EDUgroepenteamsites Web Parts In dit deel vind je een beschrijving van enkele Web Parts (vaak op basis van lijsten) die specifiek zijn voor EDUgroepen sites. Hoe een Web Part toe te voegen staat beschreven in Uitleg over Webonderdelen. Aankondigingen / Announcements Met het webonderdeel Aankondigingen / Announcements doe je korte mededelingen naar je Teamleden. De functionaliteit is vergelijkbaar met die van een prikbord. Mededelingen van een paar regels tekst om snel informatie met elkaar te delen. Het Web Part Aankondigingen is gebaseerd op de Lijst Aankondigingen. Dit webonderdeel is dan ook te vinden in de categorie Lijsten en Bibliotheken. Indien webonderdeel nog niet aanwezig, maak dan eerst de Lijst Aankondigingen aan via Siteacties, Meer opties, Aankondigingen Een Aankondiging plaatsen Ga naar de Lijst of het Webonderdeel Aankondigingen. Klik op Nieuwe aankondiging toevoegen / Add New Announcement. 1. Vul de benodigde velden in. Titel is logischerwijs een verplicht veld. Dit vormt het onderwerp van de mededeling. 2. Boven het veld Titel is er in de grijze balk een knop Bestand bijvoegen / Attach File. Net als bij een bericht kan hier een document als bijlage worden toegevoegd. 1

2 3. Hoofdtekst is een verdere beschrijving van de mededeling. De teksteditor heeft de benodigde functies voor opmaak zoals vet, cursief, kleur, hyperlinks, gebruik van afbeeldingen. De functies van dit tekstveld werkt nagenoeg gelijk als die binnen het Webonderdeel Inhoudseditor (Content Editor Web Part) 4. Verloopt / Expires geeft de mogelijkheid om een einddatum aan het bericht mee te geven. Deze datum geeft dan aan vanaf wanneer het bericht niet meer gepubliceerd (dus niet meer zichtbaar) is. 5. Klik op Opslaan om de mededeling te bewaren/publiceren. Agenda / Calendar (Events) Met Agenda kun je activiteiten invoeren die betrekking hebben op je Teamsite. Zoals bijvoorbeeld vergaderingen, workshops, bijeenkomsten. Agenda is uiteraard erg praktisch om als teamkalender te gebruiken. Nuttige functionaliteit daarboven op is dat de online agenda s in EDUgroepen sites ook via Microsoft Outlook te openen zijn. Net als veel andere webonderdelen is het Web Part Agenda gebaseerd op de Lijst Agenda. Indien niet aanwezig, maak dan eerst de Lijst Agenda aan via Siteacties, Meer opties, Agenda. Vervolgens is het ook als webonderdeel toe te voegen aan de pagina van je teamsite. 1. Sleep indien nodig het Web Part Agenda op je site. (zie Webonderdelen op je teamsite ). 2. Via Geselecteerde weergave / Selected View van het Webonderdeel (en natuurlijk ook de Lijst) kun je de afspraken als een Agenda tonen zoals in Outlook, of als een eenvoudig lijstje met afspraken en gebeurtenissen. 3. Via De huidige weergave bewerken / Edit the Current View kun je aanpassen welke kolommen er uit de lijst getoond moeten worden in het Web Part. Geheel naar eigen wens. Het toevoegen van nieuwe kolommen aan een Lijst, kan enkel via een Lijst, niet via een Web Part. 2

3 Een nieuw item aan de Agenda toevoegen kan via de tabbladen Gebeurtenissen en Agenda. Of wijs met de muis een dag in de agenda aan en klik dan op Toevoegen. In Agenda heet een item een Gebeurtenis / Event. Voorbeeld van het invoeren van een nieuw item in de Agenda. Titel, Locatie, Begintijd en Eindtijd. Beschrijving: nadere beschrijving van de afspraak/gebeurtenis. Dit tekstveld ondersteunt rich text, dus Vet/Cursief e.d. Categorie: Onder meer keuze uit Vergadering, Zakelijk, Verjaardag. Duurt hele dag en Terugkeerpatroon (Reoccurrence) werkt zoals de agenda in Outlook en andere programma s. Stel bijvoorbeeld in dat deze afspraak om de twee weken plaatsvindt. Je kunt bij een belangrijke afspraak via dit venster ook direct een Werkruimte / Meeting Workspace openen. Dit is een aparte werkruimte (een soort Teamsite) speciaal voor deze bijeenkomst. 3

4 Contactpersonen Met het Webonderdeel Contactpersonen / Contacts kun je een lijst maken waarin je contactpersonen kunt toevoegen. De verschillende Kolommen die standaard zijn, kunnen aangepast worden aan jouw wensen. Door middel van de Weergave (View), is het overzicht aan te passen. Klik op Nieuw item toevoegen om een contactpersoon in te voeren. Voorbeeld van het invoerscherm bij een nieuw contactpersoon. Invoeren en bewaren gaat bij iedere lijst en Web Part hetzelfde: klik na het invoeren van de informatie op Opslaan. Tip: in de Lijst Contactpersonen, klik op de titel van het Webonderdeel om door te gaan naar de Lijst Contactpersonen, zijn er meer functies. 4

5 Een handige functie is de mogelijkheid deze contactpersonen te koppelen aan de contactenlijst in Outlook. Via Verbinden met Outlook / Connect to Outlook kun je deze contactlijst aan je Contactpersonen in Outlook toevoegen en synchroniseren. Hiermee maak je dus in Outlook een nieuwe lijst met contacten aan, die je vanuit Outlook dan kunt gebruiken als een mail- of distributielijst. Klik in het dialoogvenster van de Internet browser en Outlook dat verschijnt op Toestaan om de contactenlijst in Outlook toe te kunnen voegen. Een lijst met contactpersonen kun je ook samenstellen door het kopiëren van de hyperlinks naar de profielpagina s op de My Sites van alle contactpersonen. Inhoudseditor / Content Editor Web Part Dit webonderdeel is anders dan de voorgaande Web Parts omdat dit een Webonderdeel betreft dat niet op een Lijst is gebaseerd. Met het Content Editor Web Part kun je op een vergelijkbare manier als in de tekstverwerker Word (of bureauaccessoire WordPad) teksten opmaken, hyperlinks en afbeeldingen toevoegen. Dit Web Part biedt daarom meer creatieve ruimte voor opmaak en vormgeving. Dit Webpart biedt uitkomst voor de site-eigenaar die zijn of haar teamsite of blog eigen opmaak en look and feel wilt meegeven. Er zijn desgewenst meerdere Inhoudseditors op een pagina te plaatsen. 5

6 Omdat dit webpart niet op een lijst is gebaseerd, is de Content (de inhoud) ook statisch. Je kunt geen gebruik maken van bijvoorbeeld de sorteer- en filterfuncties zoals met de andere lijsten wèl mogelijk is. Logisch: het is geen lijst, dus het bevat ook geen velden en kolommen die in de database opgeslagen zijn. Via Siteacties, Pagina bewerken, Invoegen Webonderdeel / Webonderdeel toevoegen is dit webonderdeel te vinden in de categorie Media en inhoud. Het webonderdeel inhoudseditor wordt ook vaak het Content Editor Web Part genoemd. Met het webonderdeel Inhoudseditor kun je op drie manieren content plaatsen. 1. Via de Rich Text Editor, op een zelfde manier zoals in de tekstverwerker waarmee eenvoudig tekst, plaatjes en hyperlinks kunnen worden toegevoegd. 2. Via de Source editor, om in HTML codeteksten toe te voegen. 3. Via Koppeling naar Inhoud / Content Link kun je linken naar een bestand of een andere webpagina (URL). Deze derde optie is te benaderen via de eigenschappen van het web part. Zie ook: Webonderdelen op je Teamsite. De eerste twee invoermogelijkheden zijn direct via de pagina van de teamsite te benaderen. Dit is in functionaliteit in SharePoint 2010 een grote stap vooruit ten opzichte van voorgaande versies. Niet langer is het nodig om door te klikken naar de eigenschappen van het webonderdeel. Bij het eerste gebruik van het Web Part, klik op de regel Klik hier als u nieuwe inhoud wilt toevoegen en de pagina van de teamsite gaat naar bewerkmodus (zie onder). Een andere weg hier naartoe is via Siteacties, Pagina bewerken. 6

7 Het invoegen van een afbeelding kan in hetzelfde scherm via Invoegen in het lint, de ribbon. Deze werkbalk aan de bovenzijde van het scherm doet in veel opzichten denken aan de menubalk in Office. In de Editor kun je via de Ribbon schakelen van RTF (Rich Text) modus naar HTML (script) modus. Na het opslaan van de tekst verschijnt de content in het Web Part op de pagina. Het Web Part biedt tevens de mogelijkheid om je pagina een eigen uiterlijk te geven. Functionaliteit die je doorgaans op een HTML pagina vindt kun je in dit Web Part toepassen: clickable maps en logo s, animated gifs, hyperlinks naar nieuwe vensters, etc. Deze mogelijkheden zijn ook toe te passen in een Rich Tekst veld binnen de SharePoint lijsten. Discussiebord / Team Discussion Ook het discussiebord is een eenvoudig, kant en klaar webonderdeel gebaseerd op een Lijst, waarbij alleen de Weergave (View) ingesteld hoeft te worden. Zo zijn in de afbeelding hieronder via De huidige weergave bewerken / Edit the Current View een paar kolommen toegevoegd, waaronder Beantwoorden. Op die manier kan men via die knop direct op een stelling reageren. 7

8 Afbeeldingen bekijken / Image Web Part Het webonderdeel Afbeeldingen bekijken / Image Web Part toont een afbeelding op je site. Deze afbeelding moet algemeen toegankelijk zijn op de site. Vanuit de Picture Library kopieer je het adres (URL) van het plaatje. Net als de Inhoudseditor is dit webonderdeel te selecteren uit de Galerie via de categorie Media en Inhoud, Afbeeldingen bekijken. 1. Voeg indien nodig het webonderdeel toe aan de Introductiepagina/ Home. 2. Geef onder Koppeling naar afbeelding de URL ( van de afbeelding weer. De URL van een afbeelding kun je het beste op de volgende manier ophalen 1. Selecteer binnen Gedeelde afbeeldingen / Shared Pictures de afbeelding die je wilt gebruiken. 2. Selecteer nog een keer de afbeelding, tot de URL in de adresbalk van de browser staat. 3. Selecteer de URL en kopieer deze d.m.v. toetsencombinatie Appeltje/Control + C 4. Ga terug naar je Image Web Part en plak met Appeltje/Control + V in Koppeling naar afbeelding. 5. Door middel van Toepassen staat deze afbeelding op je Teamsite. Het webonderdeel Inhoudseditor / Content Editor Web Part kan in veel gevallen als alternatiefvoor dit webonderdeel dienen. Als je boven het plaatje in een Image Web Part of Inhoudseditor geen titelbalk wilt zien, kun je dat instellen onder het menu Vormgeving: Chroomtype is Geen. 8

9 RSS Viewer Via dit webonderdeel is het mogelijk om RSS Feeds van andere websites (of pagina s of lijsten binnen EDUgroepen) te tonen op een pagina van een teamsite. Dit kan bij belangrijke informatiebronnen handig zijn; blijf automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkelingen zonder naar de bron te hoeven gaan. Dit webonderdeel is in de Galerie te selecteren binnen de categorie Inhoud samenvatten, RSS-viewer. In het taakvenster van het webonderdeel selecteer je het internetadres van de gewenste RSS Feed. Dit kan een RSS Feed van iedere willekeurige lijst binnen EDUgroepen zijn (iedere lijst is voorzien van een RSS Feed). In dit voorbeeld voeren we het adres in van het RSS-Feed van het NOS- Sportjournaal. In Vernieuwingsfrequentie geven we aan hoe regelmatig het webonderdeel moet zoeken naar vernieuwingen bij de bron van het RSSfeed (in dit geval NOS.nl sport). Bij Kanaallimiet geven we aan hoeveel items we van dit feed willen tonen op de pagina van de teamsite. Klik op OK of Toepassen. Het RSS-feed wordt als externe bron (in dit geval NOS.nl sport) live gepubliceerd binnen de pagina van de EDUgroepen site. Klik op de titel van een (nieuws)item om de eerste regel van het bericht te lezen. Wanneer men klikt op Meer gaat men naar de bron. Behalve RSS-feeds publiceren op de pagina zijn RSS-feeds handig om op te abonneren via Feedreaders zoals bij Google of Outlook. 9

10 Tag cloud / Labelwolk Het webonderdeel Labelwolk is een handig Web Part. Het is niet zozeer een tag cloud om bijvoorbeeld bij een blog te plaatsen. Binnen EDUgroepen is er de mogelijkheid om pagina s en items te Liken (zoals bijvoorbeeld bij Facebook), notities te maken en te Labelen / Taggen. De items en pagina s worden dan onder meer via de profielpagina op My Site / Mijnsite gedeeld met andere EDUgroepengebruikers. Desgewenst kan per afzonderlijk Label worden besloten deze te delen of privé te houden. De Labelwolk is te selecteren op onder meer de MySite via de categorie Samenwerking, Labelwolk 10

11 Paginaviewer Web Part Met dit webonderdeel kun je een map, webpagina of een bestand van buiten de Teamsite binnen de site tonen. Dat kan een externe website zijn, of een andere pagina binnen EDUgroepen of teamsite zijn. Maar ook een geopende folder of bestand kan op deze manier worden getoond. In de afbeelding is Teletekst zichtbaar binnen een Teamsite. 1. Voeg indien nodig het Webonderdeel Paginaviewer toe op je site. Via Siteacties, Pagina bewerken, Webonderdeel toevoegen, categorie Media en Inhoud, Paginaviewer. 2. Maak een selectie waar je naar gaat verwijzen: een Webpagina, een online map of een online bestand 3. Geef een verwijzing naar de Koppeling binnen EDUgroepen of externe URL op internet. Deze link moet volledig worden ingevuld. 4. Indien gewenst kun je onder Vormgeving de hoogte en breedte van het Webpart aanpassen. Gedeelde documenten / Document Library Met dit webonderdeel kun je de gezamenlijke documenten van de Document Library tonen op je teamsite. De lijst Documentenbibliotheek / Document Library komt in de hoofdstukken Werken met bestanden en Weergaven/Views uitgebreider aan bod. 1. Voeg indien nodig het Web Part Shared Documents toe aan de site. Het webonderdeel is in de galerie te vinden onder de categorie Lijsten en Bibliotheken 11

12 2. Je kunt via Webonderdeel bewerken / Modify Web Part onder meer de titel in de Titelbalk aanpassen (zonder de naam van de lijst zelf te wijzigen), en de hoogte en breedte van het overzicht. Binnen sommige sitesjablonen, onder meer op Mijnsite (My Site) is ook standaard het webonderdeel Persoonlijke documenten aanwezig. Zie afbeelding boven. 3. Ook kun je met de webonderdelen van de Bibliotheken net als bij andere webonderdelen via de weergave van het webonderdeel kolommen in de weergave toevoegen, aanpassen en de stijl van de weergave veranderen. Bijvoorbeeld in de vorm van visitekaartjes. De stijl zoals hiernaast heet Documentgegevens. Binnen andere lijsten is deze stijl ook toe te passen als In vakken, met labels. Taken en Projecttaken / Tasks & Project Tasks Met deze twee webonderdelen, beiden op basis van een lijst, kan aan teamleden werktaken worden toegewezen. Beide Lijsten zijn als Webonderdeel toe te voegen via Siteacties, Pagina bewerken, Webonderdeel toevoegen. (Of Pagina bewerken, Invoegen, Webonderdeel). Kies uit de Galerie voor de categorie Lijsten en bibliotheken voor Taken en/of Projecttaken. 12

13 Indien webonderdeel niet aanwezig, dan komt het er omdat er nog geen Lijst is aangemaakt. Maak dan eerst de Lijst Taken en/of Projecttaken aan. Meer over SharePoint Lijsten binnen EDUgroepen in het onderdeel Lijsten. Het eerste webonderdeel is Taken, het andere is Projecttaken. De gewone Taken worden weergegeven in een lijst. Hierbij kun je in percentages zien hoe ver de taak is gevorderd. Project Tasks worden naast een weergave in een gewone takenlijst zoals hierboven, ook worden weergegeven in een Gantt schema. Het webonderdeel van de Lijst Projecttaken wordt automatisch in een zelfde weergave getoond als Taken. Via het taakvenster van het Webonderdeel Projecttaken is via Overzichtsweergave een Gantt-schema te starten. Het invullen en aanwijzen van beide soorten taken is nagenoeg gelijk, het toegepast gebruik er van verschilt. Voor kleinere, of op zichzelf staande taken en opdrachten is een Takenlijst handig. In een projectteam is het werken met de methodiek van Gantt schema s in Projecttaken een welkome aanvulling. 13

14 Je kunt hiermee een deadline in de toekomst aangeven van waar uit je naar achteren terugrekenend kunt bekijken hoeveel tijd en (human)resources er nodig zijn om die datum vanaf nu in de toekomst te gaan halen. Een Gantt-schema is een nuttig hulpmiddel tot het komen van een reële tijdsplanning bij complexe taken en projecten. Er zijn nog twee mogelijkheden om met Taken te werken. En dat is via Content Approval op een document vanuit de Documentbibliotheek, of direct via de optie Workflows op een document (ook vanuit een Documentbibliotheek). Wanneer een taak gecombineerd is met een document, maakt zo n taak automatisch deel uit van een Workflow. Dit kan een cyclus zijn rond het gezamenlijk werken aan een nieuwe versie van dat document. Bijvoorbeeld door het vragen van feedback aan collega s. Voor zowel Taken als Projecttaken is het nuttig om via de Lijstinstellingen de optie aan te zetten. Een teamlid krijgt dan automatisch bericht in wanneer er een taak op zijn/haar naam is toegewezen. Kies bij de Lijstinstellingen voor de optie: Een verzenden wanneer de eigenaar wordt toegewezen? Taak of Projecttaak invullen en delegeren Klik op Nieuw Item om een taak in te vullen en aan iemand toe te wijzen. Vul hier de nodige gegevens voor de taak in, zoals: Titel van de taak De urgentie (Prioriteit) De Status en de voortgang van de taak uitgedrukt in percentage (% Voltooid) Beschrijving en een Begin- en Einddatum In het veld Toegewezen aan geef je daadwerkelijk aan iemand de taak als opdracht mee. Je voert hier iemands naam of in of zoekt deze op via het adresboek. Als alles is ingevuld, klik je op Opslaan. 14

15 Zet de optie op (Project)Taken aan. Als er een taak aan een teamlid wordt toegewezen dan ontvangt deze automatisch een Alert in Outlook. 15