Concept Controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening 2013 van de Gemeente Roermond.

Transcriptie

1 Concept Controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening 2013 van de Gemeente. Inleiding Voor u ligt hiet Controleprotocol Op verzoek van hiet Auditcomité is het opstellen en het vaststellen van het Controleprotocol 2013 vervroegd naar de raadsvergadering van juni In het verieden werd het Controleprotocol jaariijks in de raadsvergadering van december vastgesteld. Als in de loop van 2013 blijkt dat aanpassingen noodzakelijk zijn, als gevolg van de nog uit te brengen Kadernota Rechtmatigheid (te venwachten in juli 2013), de vaststelling in 2013 van in dit kader relevante wet en regelgeving of relevante raadsbesluiten, zal het vooriiggende Controleprotocol worden geactualiseerd. Dit Controleprotocol is gebaseerd op de medio 2012 door de commissie BBV uitgebrachte Kadernota Rechtmatigheid Inhoudelijk is de kadernota, uitgezonderd de rapportagetolerantie, niet gewijzigd. 1 Samenvatting De gemeenteraad heeft in het huidige duale stelsel naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hierbij ondersteund door de externe accountant. Met ingang van 2010 is Ernst & Young Accountants LLP controlerend accountant bij de gemeente. Met het controleprotocol 2013 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders Ernst & Young haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om bij deze jaarrekening een controleverklaring te verstrekken. Op basis van de controletolerantie en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de uitgebreidheid van de rapportage bepaald. Gemeenteraden mogen de controletolerantie scherper vaststellen dan de in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) opgenomen minimumeisen. Voorgesteld wordt om de standaard toleranties voor de controle en de rapportage over dejaarrekening 2013 van toepassing te verklaren. 2 Besluitvormingsproces De gemeenteraad is opdrachtgever van de externe accountant, voor de gemeente is dit Ernst & Young Accountants LLP. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2013 te hanteren goedkeuringsen rapporteringstoleranties. De gemeenteraad wordt hierbij ondersteund door het Auditcomité. Het functioneren van het Auditcomité is gericht op de bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Overieg en afstemming van de verschillende controleactiviteiten binnen de gemeente (raad, rekenkamercommissie en college van burgemeester en wethouders) is vanuit een oogpunt van doelmatigheid en transparantie gewenst Uitgangspunt daarbij is dat overieg en afstemming plaatsvinden met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. De externe accountant neemt ook deel aan dit overieg. Het Auditcomité legt het (concept)controleprotocol voor ter vaststelling aan de gemeenteraad, besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering van 27 juni Formeel kader voor de controle Onderstaand wordt het formele kader voor de accountantscontrole weergegeven. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 uit de (GW) staan hierbij centraal. In de verordening aangaande de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 GW) wordt het gemeentelijke financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig geregeld dat aan de eisen 1

2 van rechtmatighieid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening aangaande de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 GW) worden de regels voor de accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd. De accountantscontrole richt zich op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in dejaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Het Controleprotocol 2013 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2012 zoals deze medio 2012 door de commissie BBV is uitgebracht. De commissie BBV heeft de werkzaamheden van het (voormalige) Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten overgenomen, deze beperken zich momenteel tot het beantwoorden van vragen en het onderhoud van de Kadernota rechtmatigheid. De Kadernota Rechtmatigheid 2012 is bedoeld voor gemeenten en accountants. Inhoudelijk is de Kadernota Rechtmatigheid 2012 relevant om het controleprotocol goed te kunnen positioneren. De geïnteresseerde lezer wordt naar deze kadernota venwezen (zie bijlage). Het bij de controle 2013 te hanteren normenkader (zijnde een overzicht van geldende regelgeving) is vastgelegd in bijlage I bij dit controleprotocol. 4 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De raad kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeunng van de jaarrekening en de rapportage hierover. 4.1 Goedkeuringstoleranties De goedkeunngstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: De goedkeunngstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De minimumeisen zoals opgenomen in het BADO zijn: Strekking controleverklanng : Goedkeunngstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in dejaarrekening (% lasten) < 1% >1%<3% - >3% Onzekerheden in de controle (% lasten) <3% >3%<10% > 10% - Gemeenteraden mogen de goedkeunngstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Hiervoor bestaat binnen de gemeente geen aanleiding. Naast deze kwantitatieve benadenng zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement) op basis van de professionele opvattingen van de accountant. In zijn vergadenng van 27 juni 2013, gehoord hebbende het advies van het Auditcomité van 22 mei 2013, heeft de gemeenteraad bepaald geen afwijkende controletolerantie toe te willen passen. Daarom zijn de controletoleranties zoals genoemd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten van toepassing. 2

3 De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklanng. De basis hiervoor wordt gevonden in het begnp Omvangsbasis zoals dit in de kademota Rechtmatigheid 2010 is omschreven. De omvangsbasis voor gemeenten is in het BADO gedefinieerd als de totale lasten (inclusief de toevoeging aan de reserves) van de gemeente. Het financiële volume van de jaarrekening 2013 vormt daarmee de omvangsbasis. Bij de vaststelling van dit controleprotocol is deze basis nog niet bekend. Voor 2013 word de omvangsbasis geschat op 250 miljoen. Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa 2,5 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa 7,5 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklanng niet zullen aantasten. De doelstelling van Single Audit en Single Information is het verminderen van verantwoordings- en controlelasten voor gemeenten en provincies. Bovenstaande goedkeunngstoleranties zijn eveneens van toepassing op de SISA bijlage bij de jaarrekening. De controleverklanng is gencht op de jaarrekening inclusief de SISA bijlage. 4.2 Rapporteringtoleranties Naast de goedkeunngstoleranties wordt een rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt daarom in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de raad worden gebracht. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien. Voorgesteld wordt om de rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantie bedraagt 1% van 250 miljoen, dit is 2,5 miljoen. Dit betekent dat de externe accountant afwijkingen groter dan ,- (10% van 2,5 miljoen) in zijn rapportage zal opnemen. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat het gebruikelijk is dat de externe accountant aan de raad en college altijd datgene zal rapporteren wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht. 5 Begrip rechtmatiglieid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voonwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer is aanvullend op de Kadernota het volgende nog van belang. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Op basis van raadsvoorstellen is het mogelijk om de begroting aan te passen, het beleidsinhoudelijke aspect staat hierbij voorop. kent de systematiek dat, indien van toepassing, bij besluitvorming gelijktijdig de begrotingswijziging wordt vastgesteld. Hiermee wordt autorisatie gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. De gemeente heeft ervoor gekozen om bij de Bestuursrapportage (Burap) geen begrotingswijziging op te stellen. Voor eventuele overschrijdingen wordt onderzocht of deze in het lopende jaar nog kunnen worden omgebogen. Begrotingsoverschrijdingen zoals gemeld in de bestuursrapportage worden als bestaand beleid beschouwd. Overschrijdingen op lasten op programmaniveau worden eveneens aan de raad gerapporteerd. Voorkomen moet worden dat al aan 3

4 de raad gerapporteerde afwijkingen als onrechtmatig worden aangemerkt. Aanvullend op de kadernota 2012 worden de volgende begrotingsafwijkingen onderkend: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en waarvoor geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend. Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel X Onrechtmatig, en telt wel mee voor het oordeel Kostenoverschrijdingen die passen binnen het gemeentelijke beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij openeinde regelingen worden door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklanng kan worden gegeven, betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautonseerd, aan de orde stellen. 6 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 is limitatief gericht op: 6.1 De naleving van wettelijke kaders: De wetgeving van toepassing voor de gemeente zoals opgenomen in de kolom "Wetgeving extern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeente " (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 6.2 De naleving van de volgende kaders: Deze kaders zijn een nadere verplichte invulling van wettelijke bepalingen: de programmabegroting 2013 zoals vastgesteld door de raad op 8 november 2012 Begrotingsoverschrijdingen worden behandeld conform hetgeen onder 5 is vermeld; de financiële verordening ex artikel 212 (raadsbesluit dd 7 jul 2011); de controleverordening ex artikel 213 (raadsbesluit dd 2 januari 2007); de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a (raadsbesluit dd 26 maart 2009). 6.3 De naleving van de overige interne regelgeving: De overige kaders zijn opgenomen in de kolom "Regelgeving intern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente " (bijlage 1 van dit protocol). 6.4 Bepalingen zonder financiële gevolgen Op basis van een inventarisatie is onderzocht aan welke specifieke bepalingen per regelgeving de raad geen financiële gevolgen wil verbinden. In het Controleprotocol 2013 zijn geen bepalingen buiten werking gesteld. Tenslotte wordt in dit controleprotocol aandacht besteed aan de Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT). De WOPT schrijft voor dat gemeentelijke topinkomens, voorzover dit hoger is dan het inkomen van de Minister, opgenomen moeten worden in de jaarrekening. kent geen dergelijke inkomens. 7 Inwerkingtreding 4

5 Dit protocol treedt in werking op 1 januan 2013 en is van toepassing op dejaarrekening Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeente. Relatie met producten Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Algemeen financieel middelenbehee r Grondwet Burgerlijk Wetboek Besluit Begroting en Verantwoording BBV Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT) Wet op de omzetbelasting BTW compensatiefonds Wet Openbaarheid Bestuur Invordenngswet BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie ex art. 213: controle ex art: 213a: doelmatigheids- en doeltreffendheids - onderzoeken. Organisatieverordening op de raadscommissies. behandeling bezwaar- en beroepschriften Delegatiebesluit en mandaatbesluiten Regeling mbt de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen op de rekenkamercommissie Burgerzaken en Belastingen Sisa regelgeving Treasury beheer Arbeidsvoon/vaar -den en personeelsbeleid Inkopen en contractbeheer Burgerlijke stand en afgifte Procedure aanlevering SiSa verantwoordingsinformatie 2013 Wet financiering decentrale overheden Regeling Rudo Ambtenarenwet/reglement Wet op de loonbelasting Sociale verzek.wetten CAR/UWO Pensioenwet FPU reglementen Arbo-wet en uitvoeringsregelingen Arbeidstijdenwet Wet op de Ondernemingsraad Mededingingswet Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT) EU-aanbestedingsregels Nationale wetgeving; Aanbestedingswet/BOA Burgeriijke wetboek IC plannen per SISA regeling Treasurystatuut Regeling Arbeidsvoonwaarden gemeente voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden Rechtspositie wethouders en raadsleden 2007 Uitkerings- en pensioenverordening wethouders van tegemoetkoming raadsfractie vergoeding raadsleden Nota's "Waar voor je geld" en aanbestedingsbeleid bij laagconjunctuur gunning opdrachten door toekenning uitsluitend recht Reglement burgeriijke stand Legesverordening

6 documenten WOZ Parkeerbeheer Grafrechten Wet GBA, Wet rechten burg, stand Wet waardenng Onroerende Zaken Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen Wet op de lijkbezorging op de Onroerende Zaak Belasting op de heffing en invordenng van parkeerbelasting parkeerbelasting toenstenbelasting watertoeristenbelasting lijkbezorgingrechten Begraafplaatsenverordening Openbare orde en veiligheid Vreemdelingenzak en en integratie Verkeer en Vervoer Groen en milieubeheer Toenstenbelasting Hondenbelasting hondenbelasting Baatbelasting en baatbelastingen (div,) Milieu Afvalstoffenheffing Afvalstoffenverordening en verordening Reinigingsheffingen Marktgelden marktgelden Reclame en precariorechten Precanobelasting Handhaving APV Winkeltijdenwet Marktverordening gem. Brandweer en rampenbestrijding Brandweerwet 1995 Veiligheidsregio's Gewest N-M Limburg Brandweerrechten Brandbeveiligings Brandbeveiligingsverordening -vergunningen Brandweerrechten Integratie Wet inburgenng wet inburgenng Vreemdelingenbesluit Gemeente Re-integratieverordening Gemeente Boeteverordening wet inburgenng Wegenbeheer Wegenverkeerswet 1994 Parkeerverordening gem. Havenbeheer Binnenschepenwet Haven en Besluit administratieve bepalingen kadegeldverordening wegverkeer APV Groenbeheer Rioolbeheer en reiniging Afvalstoffenbeheer Boswet Kaderwet LNV-subsidies Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet Alg, Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.) Afvalstoffenverordening Uitvoeringsbesluit Reinigingsheffing Rioolheffing 6

7 Stedelijke ontwikkeling, wonen en economie Zorg, Welzijn en Sport Grondexploitatie Wonen, economie en betieer gemeentelijke panden en accommodaties Algemeen welzijn en sport Gehandicaptenzorg Kinderopvang Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening WABO Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet en Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordenng eigen woningbezit Monumentenwet ISV Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet basisvoorziening kinderopvang Exploitatieverordening gem. Bouwverordening (leges) Procedureverordening Planschadevergoeding Monumentenverordening Monumenten en Archeologieverordening woninggebonden subsidies Startersregeling Diverse BIZ-verordeningen. Alg. Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.) WMO voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente 2010 Verstrekkingenboek Voorzieningen Maatschappelijke Ondersteuning Gemeente Jeugd, onderwijs en cultuur Verzorgen basis- en speciaal onderwijs Verzorgen voortgezet onderwijs Cultuur en lokale media Wet pnmair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT Wet op de expertise centra Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het hoger onden/vijs en wetenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid leedingenvervoer voorzieningen huisvesting onderwijs voorzieningen huisvesting onderwijs leedingenvervoer gemeente Re-integratieverordening gemeente Alg. Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.) 7

8 Werk en inkomen Sociale inl^omensvoorzien ingen Sctiuldtiulpverleni ng Wet Werk en Bijstand Wet BUIG Wet WIJ BBZ 2004 IOAW en IOAZ Wet Participatiebudget Sociale en Fiscale wetgeving Wet op het kredietbeheer Regeling vermogenswaardenng IOAZ Besluit gelijkstelling vreemdelingen WWB, WIJ, IOAW, IOAZ en WWIK Besluit Participatiebudget WSW Besluit Wet structuur uitvoenngsorganisatie werk en inkomen (Besluit Suwi) Boetebesluit socialezekerheidswetten Uitvoeringsbesluit gesubsidieerde arbeid Beleidsregel bijzondere bijstand 2013 Langdurigheidstoeslag toeslagen en veriagingen WWB toeslagen en veriagingen WIJ Handhavingsverodening gemeentelijke uitkeringen ca Beleidsregel herziening en terugvordering IOAW en IOAZ Beleidsregel herziening, terugvordering en verhaal WWB 2013 Beleidsregels krediethypotheek en pandrecht Werl<gelegentieid Wet Werk en Bijstand Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars Uitvoenngsbesluit gesubsidieerde arbeid 2013 Uitvoenngsbesluit reintegratiepremies 2013 maatschappelijke participatie schoolgaande kinderen WWB 2013 Afstemmingsverordening WWB Afstemmingsverordening 2013 Afstemmingsverordening WIJ Afstemmingsverordening laoz/iaow Noot: de benamingen in de kolom Regelgeving intern zijn soms algemeen van aard, zij kunnen verwijzen naar een aantal gemeentelijke verordeningen. 8