Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2004 van de gemeente Noordenveld

Transcriptie

1 Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2004 van de gemeente Noordenveld

2 1 Inleiding In het raadsvoorstel 'Implementatie verordeningen 212, 213 en 213a' dat u ook gelijktijdig wordt aangeboden, wordt onder andere voorgesteld om aan Deloitte opdracht te verstrekken de accountantscontrole als bedoelt in art 213 GW voor de gemeente Noordenveld uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2004 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2004 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordenveld. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004 van de gemeente Noordenveld. Wettelijk kader De gemeentewet(gw), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 23 oktober 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noordenveld vastgesteld. In het raadsbesluit van 23 oktober 2003 is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet zijn enkele communicatiemomenten benoemd tussen de raad en accountant, betreffende communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole en de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. Verder is in de verordening een en ander opgenomen aangaande periodiek afstemmingsoverleg ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole tussen de accountant en de gemeentelijke actoren. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

3 2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheid In tegenstelling tot de definitie van rechtmatigheid in de financiële verordening ex. art 212 GW wordt in het kader van de accountantscontrole op de jaarrekening 2004 de definitie van rechtmatigheid gewijzigd conform het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

4 3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstolleranties In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Voor de controle op de jaarrekening 2004 zijn de minimumeisen ten aanzien van de goedkeuringstolerantie: Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantiding Goedkeurend Beperking Oordeelonthou- Afkeurend Fouten in de jaarrekening 1% >1%<3% - 3% (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - Rapporteringstoleranties De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert. Op basis van de begroting 2004 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa van de totale omzet en een totaal van onzekerheden van circa van de totale omzet de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

5 4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2004 is limitatief gericht op: 1. De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom Wetgeving extern van de Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. De naleving van de overige kaders, zoals die in de kolom "Regelgeving intern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten" is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen; 3. De naleving van de volgende kaders: o de begroting; o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, uitgezonderd de artikelen 5 lid 1, 6, 7, 10, 11, 12, 13 lid 2, 15 en 23. o de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; 4. Interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen buiten de accountantscontrole op de jaarrekening Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van 'hogere' besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

6 5 Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college. Bestuurlijk relevante zaken worden op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportagemomenten

7 Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met een mogelijke algemene aanduiding van programma's en/of producten. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo'n programma/product kunnen vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De regelgeving intern is in het laatste kolom opgenomen. Dit is een volledige opsomming van alle verordeningen en (raads) besluiten die getoetst kunnen worden bij de rechtmatigheidscontrole. Programma Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern Bestuur en burger Juridische zaken Algemene wet Bestuursrecht Personeelszaken Ambtenaren wet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR / UWO Uitkerings- en pensioenverordening wethouders gemeente Noordenveld Verordening verweerrecht ambtenaren Verordening onkostenvergoeding wethouders en geldelijke voorziening raads- en commissieleden Organisatieverordening Algemeen financieel middelenbeheer Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Bezoldigingsverordening Verordeningen ex. artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Noordenveld Integrale Veiligheid Treasurybeheer Inkopen en contractbeheer Burgerlijke stand en afgifte documenten Handhaving Brandweer en rampenbestrijding Brandbeveiligings vergunningen Wet financiering decentrale overheden EU-aanbestedingsregels Burgerlijk wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand Gemeentewet Brandweerwet 1995 Winkeltijdenwet Treasurystatuut Legesverordening Algemene Plaatselijke Verordening Verordening brandveiligheid en hulpverlening Verordening brandweerrechten Verordening inzake de winkeltijden Wegsleepregeling Brandbeveiligings verordening

8 Programma Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern Beheer openbare ruimte Wegenbeheer Wegenverkeerswet 1994 Besluit administratieve bepalingen wegvervoer Wet personenvervoer Waterbeheer Binnenschepenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Groenbeheer Boswet Kaderwet LNV-subsidies Lijkbezorging Wet op de lijkbezorging Verordening lijkbezorgingrechten Beheersverordening begraafplaatsen voor de algemene begraafplaatsen in de gemeente Noordenveld Economische Ontwikkeling Markten Verordening marktgelden Peize Verordening marktgelden Norg Verordening weekmarktgelden Roden Verordening jaarmarktgelden Roden en Nietap Marktverordening Onderwijs Verzorgen basis- en speciaal onderwijs Verzorgen voortgezet onderwijs Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het hoger onderwijs en wettenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs Noordenveld Verordening subsidiering godsdienstonderwijs Integraal huisvestingsplan Sport Algemeen sport Subsidieverordening welzijn, cultuur en sport Cultuur Algemeen cultuur Subsidieverordening welzijn, cultuur en sport Recreatie en Toerisme Recreatie en Toerisme Verordening op de kleinschalige verblijfsrecreatie Kampeerverordening

9 Programma Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern Werk en Inkomen Sociale inkomensvoorzieningen Werkgelegenheid Schuldhulpverlening Vreemdelingenzaken Integratie Wet Werk en Bijstand IOAW en IOAZ Sociale en fiscale wetgeving Wet Inkomensvoorziening kunstenaars Wet op het kredietbeheer Vreemdelingenwet Wet inburgering nieuwkomers ROA / VVTV Verordening individuele minimaregeling Noordenveld Verordening regeling verstrekking PC's aan langdurige minima Verordening subsidiebeleid WIW en vrijlating inkomsten ABW Ioaw, en Ioaz Verordening reïntegratie arbeidsgehandicapten Verordening categorale bijstandsverlening aan inwoners van 65 jaar en ouder in de noodzakelijke kosten van aanschaf en vervanging van duurzame gebruiksgoederen Categorale minimaregeling Noordenveld voor inwoners van 65 jaar en ouder Zorg en Welzijn Milieubeheer Algemeen welzijn Gehandicaptenzorg Kinderopvang Afvalstoffenbeheer Milieubeheer Welzijnswet Wet Maatschappelijke zorg Wet basisvoorziening kinderopvang Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Wet voorziening Gehandicapten Gemeentewet Wet belastingen op milieugrondslag Verordening kinderopvang Noordenveld 2000 Verordening wet voorziening gehandicapten gemeente Noordenveld Subsidieverordening welzijn, cultuur en sport Algemene subsidieverordening Noordenveld Verordeningen reinigingsheffingen Verordening rioolrechten Verordening milieu adviesraad Noordenveld Verordening aanwijzing voor verzuring gevoelige gebieden

10 Programma Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern Ruimtelijke Ordening / Telecommunicatie Telecommunicatiewet Volkshuisvesting Grondexploitatie Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit Verordening rieten daken Monumenten verordening Procedureverordening Planschadeverordening gemeente Noordenveld Bouwverordening Verordening op de recreatiewoonverblijven Subsidieverordening stads en dorpsvernieuwing Algemene Dekkingsmiddelen OZB Wet waardering Onroerende Zaken Gemeentewet Verordening onroerende zaakbelasting Verordening hondenbelasting Verordening toeristenbelasting Verordening precariobelasting Verordening forensenbelasting

11 Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Auditcomité Gemeentesecretaris/ afdelingshoofd BMO Aantal per jaar Periodiek overleg conform art. 4 Verordening 213 Periodiek Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het auditcomité, waarvan raadsleden onderdeel van uitmaken, is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Voor de jaarrekening 2004 is dit controleprotocol opgesteld. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de raadswerkgroep financiën. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken met het auditcomité. Uitvoeringsoverleggen De gemeentesecretaris en het afdelingshoofd BMO zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Het afdelingshoofd BMO is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Afdelingen PM Binnen de afdelingen zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Portefeuillehouder Financiën PM Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole. College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad PM Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

12 Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle Verslag van bevindingen Accountantsverklaring Na afronding van de interimcontrole. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. College en in afschrift naar de Raad Raad en afschrift naar het college Raad