GEMEENTE HEEZE-LEENDE CONTROLEPROTOCOL 2013

Transcriptie

1 GEMEENTE HEEZE-LEENDE CONTROLEPROTOCOL 2013 Inleiding De gemeenteraad verstrekt de opdracht voor de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de voor de gemeente Heez e-leende voor het verslagjaar Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2013 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2013 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heeze-Leende. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hant eren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Heeze- Leende. 1.2 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdracht verstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 3 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heeze-Leende vastgesteld. In het raadsbesluit van 14 februari 2005 is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Dit normenk ader wordt jaarlijks geactualiseerd naar de dan geldende regelgeving, zowel intern als extern. Dit is opgenomen in bijlage A. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Communicatie In de verordening ex artikel 213 is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doelt reffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en t wee vertegenwoordigers uit de raad, (een vert egenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de griffier, het afdelingshoofd Financiën & Control en de medewerker interne controle. De communicatie wordt gevoerd in het in 2008 door de raad ingestelde auditcommittee. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage B is het communicatietraject nader uitgewerkt. 1

2 1.4 Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verant woorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen". 2 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring van de onafhankelijke accountant. De minimumeisen zijn: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking controleverklaring van de onafhankelijke accountant 2013: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzek erheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beinvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, zijnde de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende cont rolewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals bijvoorbeeld ,--. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. 2

3 De rapporteringstolerantie wordt door de gemeent eraad vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In het hierna opgenomen schema zijn de rapporteringstoleranties opgenomen zoals voor het controlejaar 2013 wordt vastgesteld. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking controleverklaring van de onafhankelijke accountant 2013: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Op basis van de primitieve begroting de geraamde stortingen in reserves 2013 van de gemeente Heeze-Leende met als totaal lastenbedrag ,-- betek enen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van ,-- en een totaal van onzekerheden van circa ,-- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven ,-- (10% van de goedkeuringstolerantie) rapporteert. 3 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 richt zich op: de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom Wetgeving extern van de Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten is opgenomen (bijlage A van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; de naleving van de volgende interne kaders: o o o o de vastgestelde programmabegroting financiële verordening ex artikel 212 de controleverordening ex artikel 213 de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom Regelgeving intern van de Inventarisatie weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/ object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening. het overleg van het auditcommittee heeft plaatsgevonden op 9 september Vanuit dit committee konden speerpunten worden aangedragen waaraan tijdens de controle van de jaarrekening 2013 extra aandacht zou moeten worden besteed. Er zijn echter geen speerpunten naar voren gekomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en 3

4 voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van hogere besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. 4 Indemniteitsprocedure De accountant rapporteert over onrechtmatigheden. De gemeente gaat aan de slag deze onrec htmatigheden op te lossen. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij de raad oordeelt dat bepaalde onrechtmatigheden politiek zijn en de vaststelling van de jaarrekening in de weg staan. Bijvoorbeeld dat er een begrotingsoverschrijding is waarbij de oorzaak van de overschrijding is dat het college middelen heeft uitgegeven aan een project waarvan de raad heeft aangegeven tégen het project te zijn. Het gaat dus om uitzonderlijke gevallen op basis van een politieke weging door de raad In die gevallen kan de indemniteitsprocedure worden gestart, zoals opgenomen in art. 156 van de. Het is niet zo dat de raad standaard en dus altijd een indemniteitsprocedure zou dienen te starten over alle door de accountant gevonden onrechtmatigheden. De procedure is nadrukkelijk alleen bedoeld voor die onrechtmatigheden die de raad van politiek belang acht en de vaststelling van de jaarrekening in de weg staan. De indemniteitsprocedure is een procedure waar de raad het college vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Deze procedure vindt vaak zijn aanleiding in de controleverklaring en het verslag van bevindingen. De procedure kan echter bij ieder soort controleverklaring worden gestart; dus ook bij een goedkeurende verklaring. Het heeft geen gevolgen voor de uitgebrac hte controleverklaring of het verslag van bevindingen. Het is alleen bij financiële onrechtmatigheden mogelijk een indemniteitsprocedure te starten. Indien de indemniteitsprocedure wordt gestart wordt de vaststelling van de jaarrekening opgeschort. De raad kan vervolgens genoegen nemen met dit besluit en het besluit (en daarmee de jaarrekening) vaststellen. Het is ook mogelijk dat de raad vindt dat het college/de wethouder dusdanig heeft geblunderd dat de wethouder naar huis wordt gestuurd. Ook dan kan de raad het indemniteitsbesluit (en de jaarrekening) vaststellen. De raad kan ook beslissen het besluit (en daarmee de jaarrekening) niet vast te stellen; Gedeputeerde Staten (toezichthouder) doet dan dan. Ondanks dat deze mogelijkheid er is, is deze niet aanbevelingswaardig. Essentie van de procedure is de uitleg van het college en de politieke weging ervan door de raad. 5 Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant in het kort weergegeven als volgt: Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapport eerd over de opzet en uit voering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportage Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bedoeld voor de ge- 4

5 meenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Bijlagen: A. Inventarisatie 2013 wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscont role bij gemeenten B. Communicatie en periodiek overleg

6 A. Inventarisatie 2013 wet- en regelgeving i.h.k.v. de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten Programma s/ producten Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Burgerzaken Belastingen Openbare orde en veiligheid Specifieke activiteit Algemeen financieel middelenbeheer Treasurybeheer Arbeids voorwaarden en personeelsbeleid Burgerlijke stand en afgifte documenten Wetgeving extern Grondwet Burgerlijk Wetboek Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht Wet financiering decentrale overheden Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO Inkopen en contractbeheer EUaanbestedingsregels Nieuwe aanbestedingswet AWB Burgerlijk Wetboek Burgerlijke wetboek Wet GBA Wet rechten bur- Regelgeving intern gerlijke stand OZB Wet waardering Onroerende Zaken Toeristenbelasting Handhaving APV 2010 Groen en milieubeheer Afvalstoffenbeheer Rioolbeheer en reiniging Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet Verordening art : Financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening art : Controleverordening Verordening art 213a 2003: Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken Financiële mandatering 2002 Mandaatbesluit 2009 Maandaatregister 2009 Bevoegdhedenregister 2010 Treasury- / financieringsstatuut 2012 Centraal Ambtenaren Reglement (ambt. reg. + reiskosten + studiefaciliteiten) Beloningsregeling 2013 Uitkerings- en pensioenverordening wethouders 1997 Inkoop- en aanbestedingsregeling 2011 (tot 1 april 2013) Beleidsregels o.g. v. nieuwe aanbestedingswet 2013 (vanaf 1 april 2013) Verordening GBA 2011 Legesverordening 2013 Beveiligingsplan reisdocumenten 2010 OZB verordening 2013 Beleidsregels OZB/WOZ 2000 Verordening toeristenbelasting 2013 Verordening op afvalstoffenheffing/reinigingsrechten 2013 Verordening rioolheffing

7 Programma s/ producten Sociale Voorzieningen en Maatschappelijke Dienstverlening/ Ondersteuning Volksgezondheid en milieu Economische Zaken Specifieke activiteit Algemeen welzijn en sport Maatschappelijke Ondersteuning Verzorgen basisen speciaalonderwijs Cultuur en lokale media Sociale inkomensvoorzieningen Begraafplaatsen Wetgeving extern Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet Voorziening Gehandicapten Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid Wet Werk en Bijstand IOAW en IOAZ Wet Investering Jongeren (WIJ) Sociale en fiscale wetgeving Wet op de Lijkbezorging Regelgeving intern Subsidieverordening 2012 Tarieven huur gemeentelijke sportaccommodaties 2013 Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning 2012 Besluit maatschappelijke ondersteuning Heeze-Leende 2012 Besluiten- en mandaatregister 2009 Bevoegdhedenregister 2010 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2003 Regeling instandhouding onderwijsbegeleidingsdienst 1998 Verordening mat. fin. gelijkstelling onderwijs 2001 Verordening leerlingenvervoer 2012 Subsidieverordening 2012 Werk & Inkomen Valkenswaard Werk & Inkomen Valkenswaard Werk & Inkomen Valkenswaard Werk & Inkomen Valkenswaard Verordening lijkbezorgingsrechten 2013 Markt Verordening marktgelden

8 B. Communicatie en periodiek overleg 2013 Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar Toelichting Auditcommittee Periodiek Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (twee vertegenwoordigers uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de griffier, het afdelingshoofd Financiën & Control en de medewerker interne controle. Gemeentesecretaris/ MT/ Port efeuillehouder Financiën College van burgemeester en wet houders en gemeenteraad Periodiek PM De gemeentesecretaris, het MT en de portefeuillehouder Financiën zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad. 8