Boekhoudkundige verplichtingen van schoolbesturen Herziening van het VSKO-model voor dubbele boekhouding

Transcriptie

1 Vlaams Secretariaat van het Katholiek Onderwijs Guimardstraat Brussel MEDEDELING referentienr. : M-VSKO datum : gewijzigd : contact : Jaak Palmans, jaak.palmans@vsko.be, Boekhoudkundige verplichtingen van schoolbesturen Herziening van het VSKO-model voor dubbele boekhouding Het herziene VSKO-model (zie punt 2.2) is van toepassing vanaf 1 januari Boekhoudkundige verplichtingen van een vzw De boekhouding van de vzw (schoolbestuur of inrichtende macht) omvat al haar verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen, van welke aard ook. Concreet betekent dit onder meer dat zowel de werkingsmiddelen als de eigen middelen opgenomen zijn in de boekhouding. Elke vzw legt jaarlijks binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar de jaarrekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het volgende boekjaar ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Zowel de jaarrekening als de begroting hebben betrekking op het geheel van de instellingen die door de inrichtende macht bestuurd worden (basisonderwijs, secundair onderwijs, buitengewoon onderwijs, volwassenenonderwijs, internaten ). Voor het overige onderscheidt de vzw-wet 1) wat de boekhoudkundige verplichtingen betreft, drie soorten vzw s kleine vzw s, grote vzw s en zeer grote vzw s. Hoe groter de vzw (schoolbestuur of inrichtende macht), des te omvangrijker zijn haar boekhoudkundige verplichtingen. 1.1 Zeer grote vzw Een zeer grote vzw is een vzw die ofwel, gemiddeld over het jaar, meer dan 100 voltijds equivalente personeelsleden telt (zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd personeel), ofwel, bij de afsluiting van het boekjaar, ten minste twee van de volgende drie grenswaarden bereikt of overschrijdt: het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 50 voltijds equivalente personeelsleden (zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd personeel); een totaal van 6,25 miljoen euro aan gewone ontvangsten (onder meer werkingsmiddelen, AGIOnsubsidies, opbrengsten festiviteiten, bijdragen ouders,, exclusief btw); een balanstotaal van 3,125 miljoen euro. 1) Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen (Belgisch Staatsblad 11 december 2002).

2 2 De toepassing van het eerste criterium (meer dan 100 personeelsleden) leidt ertoe dat in het secundair onderwijs relatief veel inrichtende machten onder de omschrijving zeer grote vzw vallen. Zeer grote vzw s zijn wettelijk verplicht een dubbele boekhouding 2) te voeren en moeten één of meer commissarissen belasten met de controle van hun financiële toestand, de jaarrekening en de wettelijke en statutaire regelmatigheid van de verrichtingen. De functie van commissaris kan uitsluitend uitgeoefend worden door een bedrijfsrevisor die aangesloten is bij het Instituut voor Bedrijfsrevisoren (IBR). De jaarrekening wordt binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB), samen met een lijst met de naam en de voornaam van de bestuurders en het verslag van de commissarissen bij de NBB neergelegd. Recent heeft minister F. Vandenbroucke in zijn beleidsbrief 3) bevestigd dat de schoolbesturen van het gesubsidieerd vrij onderwijs een vergoeding krijgen voor het aanstellen van deze commissaris. De vergoeding zal maximaal 90 % bedragen van het door de commissaris gefactureerde bedrag. 1.2 Grote vzw Een grote vzw is een vzw die bij de afsluiting van het boekjaar ten minste twee van de volgende drie grenswaarden bereikt of overschrijdt: het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijds equivalente personeelsleden (zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd personeel); in totaal euro aan gewone ontvangsten (onder meer werkingsmiddelen, AGIOn-subsidies, bijdragen ouders, opbrengsten festiviteiten,, exclusief btw); een balanstotaal van 1 miljoen euro. Grote vzw s zijn wettelijk verplicht een dubbele boekhouding te voeren, maar dienen geen commissaris aan te stellen. De jaarrekening wordt binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering neergelegd bij de NBB, samen met een lijst met de naam en de voornaam van de bestuurders. 1.3 Kleine vzw Een kleine vzw is een vzw die niet aan de bepalingen van een grote of een zeer grote vzw voldoet. Voor kleine vzw s volstaat een vereenvoudigde boekhouding 4). In de praktijk komt dit neer op een kasboekhouding waarbij inkomsten en uitgaven genoteerd worden (in contant geld of via een bankrekening), aangevuld met een inventaris en een staat van het vermogen. 2) Koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (BS 30 december 2003). 3) Vandenbroucke F., Gelijke kansen op de hele onderwijsladder, Beleidsbrief Onderwijs en Vorming , punt 2.3.5, blz ) Koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen internationale en verenigingen zonder winstoogmerk (BS 11 juli 2003).

3 3 1.4 Samenvattend overzicht van de boekhoudkundige verplichtingen van de vzw Kleine vzw Grote vzw Zeer grote vzw Vereenvoudigde boekhouding voeren Dubbele boekhouding voeren Jaarlijks jaarrekening en begroting voorleggen aan algemene vergadering Jaarlijks jaarrekening neerleggen bij Nationale Bank Commissaris (bedrijfsrevisor) aanstellen 2 De boekhoudkundige modellen van het VSKO 2.1 Opzet van de VSKO-modellen Uit de twee proefprojecten Dubbel economisch boekhouden in het gesubsidieerd vrij onderwijs (VIAS en Deloitte ) van het departement onderwijs bleek vrij spoedig dat het niet eenvoudig is de bestaande boekhoudkundige regelgeving in de vzw s van het katholiek onderwijs toe te passen. Tevens bleken de meeste scholen niet over voldoende geschoold personeel te beschikken om de boekhoudkundige verrichtingen op te volgen. Daarom opteerde het VSKO voor een eigen (sectoraal) boekhoudkundig model dat decretaal verankerd 5) is en gelijkwaardig is met de federale regelgeving voor de dubbele boekhouding 6), maar dat deze regelgeving waar mogelijk vereenvoudigt. Een commissie 7) samengesteld uit bedrijfsrevisoren, academici en afgevaardigden van schoolbesturen en van het VSKO werkte een dergelijk model uit en legde het tijdens het schooljaar ter beoordeling aan de scholen voor. Dit leidde tot een definitieve versie op 30 september Begin 2006 werd het VSKO-model voor dubbele boekhouding 8) door de Vlaamse minister van onderwijs in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd, enkele maanden later gevolgd door het VSKO-model voor de vereenvoudigde boekhouding 9). 2.2 Herziening van het VSKO-model voor dubbele boekhouding Twee boekjaren na het van kracht worden van het oorspronkelijk VSKO-model heeft ABKO gemeend een aantal vormelijke en inhoudelijke onduidelijkheden en tekortkomingen te moeten bijsturen. Bovendien werd het wenselijk geacht het model af te stemmen op het advies dat de Commissie voor Boekhoudkundige normen (CBN) ondertussen in januari 2007 uitgebracht had met betrekking tot de gelijkwaardigheid van de sectorale boekhoudkundige stelsels 10). 5) Decreet van 15 juli 2005 betreffende het onderwijs XV (BS 16 september 2005), Hoofdstuk X, Afdeling III, Schoolboekhouding. 6) Vzw-wet, artikel 17, 4. 7) Aanvankelijk Commissie voor Boekhoudkundige Adviezen van het Gesubsidieerd Vrij Onderwijs (CBAGVO), vanaf 1 januari 2006 Adviescommissie Boekhouden Katholiek Onderwijs (ABKO). 8) Boekhoudkundige modellen van de gesubsidieerde scholen Toepassing van artikel X.5 van het decreet van 15 juli 2005 betreffende het onderwijs XV, Belgisch Staatsblad, 13 januari 2006, blz ) VSKO-model voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding in het katholiek onderwijs, Belgisch Staatsblad, 7 april 2006, blz ) Aanbevelingen inzake de gelijkwaardigheid van boekhoud- en jaarrekeningregels opgelegd door sectorale regelgevingen met de gemeenrechtelijke boekhoud- en jaarrekeningregels voor vzw s, ivzw s en stichtingen, CBN, januari 2007.

4 4 Als bijlage bij deze mededeling vindt u het nieuwe VSKO-model voor dubbele boekhouding dat voor de grote en de zeer grote vzw s-schoolbesturen van het katholiek onderwijs van toepassing is vanaf 1 januari De inhoudelijke wijzigingen aan het VSKO-model voor dubbele boekhouding zijn vrij beperkt. Enkel in de bijlagen zijn wijzigingen aangebracht, de 51 artikelen van de basistekst zijn in het geheel niet gewijzigd. 2.3 Overzicht van de inhoudelijke wijzigingen Wijzigingen in het schema van de balans Bij de passiva worden de rubrieken VII.D Overige schulden en IX.F Overige schulden verder opgesplitst Wijzigingen in het schema van de resultatenrekening Bij de resultaatverwerking wordt terminologisch geopteerd voor Bestemde fondsen in plaats van Reserves. Deze aanpassing wordt doorgetrokken naar de rekeningen 692 [Toevoeging aan bestemde fondsen] en 792 [Onttrekking aan bestemde fondsen] van het MAR Wijzigingen bij de inhoud van de toelichting In hoofdstuk II Staat van de materiële vaste activa wordt de nettoboekwaarde verder opgesplitst in In volle eigendom en Overige. In hoofdstuk III Staat van de financiële vaste activa wordt de rubriek Meerwaarden geschrapt Wijzigingen in het MAR Groep 10 [Fondsen van het schoolbestuur] wordt verder opgesplitst in Beginvermogen en Permanente financiering (contanten, natura). Rekening 178 [Borgtochten ontvangen in contanten] wordt toegevoegd. De rekeningen 404 [Te innen werkingsopbrengsten], 405 [Debetsaldo op leveranciers] en 406 [Vooruitbetalingen] worden onderling herschikt. Groep 53 [Termijndeposito s] wordt verder opgesplitst in functie van de toepasselijke termijn. Rekening 641 [Bijdrage bouwfonds] wordt toegevoegd. Rekening 6503 [Geactiveerde intercalaire intresten] wordt toegevoegd. De rubriek Investerings- en intrestsubsidies wordt overgeheveld van groep 75 [Financiële opbrengsten] naar groep 73 [Toelagen, subsidies en soortgelijke van overheidswege]; rekeningnummer 753 wordt rekeningnummer 736. Klasse 0 wordt toegevoegd voor de rubricering van enkele niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen. 2.4 Gedetailleerde informatie op onze website Op de website van het VVKSO vindt u zeer uitgebreide informatie over het herziene model voor dubbele boekhouding en over de doorgevoerde aanpassingen. U surft naar > Projecten > Dubbele boekhouding. Daar vindt u onder meer: De integrale geconsolideerde tekst van de herziene versie van het VSKO-model voor dubbele boekhouding (basistekst plus vijf bijlagen). De officieuze bijlage 6 die de toelichting bij een groot aantal rekeningnummers van het MAR bevat. De geannoteerde oorspronkelijke versie van het model. In deze tekst zijn alle toevoegingen en schrappingen duidelijk weergegeven. Zodoende kunt u zich snel en gemakkelijk een beeld vormen van de wijzigingen.

5 5 De opsomming van alle wijzigingen, enerzijds in de officiële, maar moeilijk leesbare legistieke vorm en anderzijds in een meer overzichtelijke, schematische vorm. Daarnaast vindt u op onze website nog steeds de uitgebreide vragenbank met meer dan 250 vaak gestelde vragen en antwoorden met betrekking tot de toepassing van enkelvoudige en dubbele boekhouding in het gesubsidieerd vrij onderwijs. Deze vragenbank wordt nog voortdurend aangevuld en uitgebreid. 3 Controle op de aanwending van de werkingsmiddelen door het departement onderwijs In het kielzog van de invoering van de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen is de controle door het departement onderwijs van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap aanzienlijk versoepeld. De vernieuwde regelgeving streeft ernaar planlast en dubbel papierwerk te vermijden. Rondzendbrief NO/2005/04 11) beschrijft de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd onderwijs. Enkele belangrijke principes: De inrichtende macht dient jaarlijks haar werkingsmiddelen te kunnen verantwoorden. De inrichtende macht beslist zelf of ze deze verantwoording organiseert voor elk van haar onderwijsinstellingen afzonderlijk, per deelgroep(en) van haar onderwijsinstellingen, of voor al haar onderwijsinstellingen samen. De inrichtende macht kiest zelf de methode van verantwoording, voor zover de naleving van de wettelijke verplichtingen nagegaan kan worden. De controle door de verificateur heeft geen betrekking op de opportuniteit van de aanwending van de middelen. De inrichtende macht bepaalt vrij de wijze van verantwoording van de gekleurde middelen analytisch, door het verder detailleren van het rekeningenstelsel, of door deze gegevens extracomptabel bij te houden. De controle gebeurt op basis van de jaarrekening of het financieel verslag dat opgesteld is door de instelling en dat voortvloeit uit de (dubbele of vereenvoudigde) boekhouding. De inrichtende macht hoeft dus geen nieuwe documenten op te stellen ten behoeve van de verificatie. De inrichtende macht moet inzage verlenen in de documenten die betrekking hebben op de verantwoording van de werkingsmiddelen van het betreffende boekjaar; de documenten waaruit blijkt dat de reglementering inzake de overeenkomsten voor aanneming van werken, leveringen en diensten werd toegepast; de documenten waaruit blijkt dat de gekleurde middelen werden aangewend waarvoor ze bedoeld zijn (onder meer de middelen voor ICT-coördinatie, de nascholingsgelden en de integratietoelagen); de documenten waaruit blijkt dat de 20 %-regel met betrekking tot het MVD-personeel gerespecteerd wordt. Indien werkingsmiddelen doorgestort worden, bijvoorbeeld om een bouwfonds aan te leggen of om de werking van de scholengemeenschap mede te financieren, heeft de verificatie het recht de aanwending van die middelen na te gaan. De schoolbesturen dienen deze gelden kenbaar te maken in hun (dubbele) boekhouding. 11) > Rubrieken omzendbrieven > Instellingen en leerlingen (niveau-overschrijdend) > Toelagen en controle.

6 6 De intresten verkregen op een zichtrekening, termijnrekening of depositoboekje bij een bank moeten voor de werking van de school aangewend worden. Voorlopig zijn inrichtende machten nog steeds niet gerechtigd werkingstoelagen op een andere, meer renderende wijze te beleggen, maar op verzoek van het VVKSO zal daar naar verwachting op termijn verandering in komen. Bijlagen (pdf) M-VVKSO B01: VSKO-model voor dubbele boekhouding in het katholiek onderwijs