de volgende stap Benefits management: Mediq versterkt organisatie door beter beheer van HR-processen Vrijheid in SAP-beheer

Transcriptie

1 m tec Magazine van Magnus, editie 2011 Mediq versterkt organisatie door beter beheer van HR-processen Vrijheid in SAP-beheer Benefits management: de volgende stap RFC management bij Tata Steel Tubes: it all comes together

2 Edwin Ardon VRIJHEID blijheid? Vrijheid, blijheid. Deze kwalificatie wordt vaak negatief bedoeld, maar eigenlijk is er helemaal niks mis mee. Zelf hecht ik veel waarde aan vrijheid, net als nagenoeg alle mensen om me heen. En vrijheid nastreven of vrije keuzes willen bieden, is ook niet verkeerd. Wat me opvalt, is dat veel mensen, bedrijven en instellingen de term hanteren zoals het op dat moment het beste uitkomt. Zo voert Neelie Kroes, eurocommissaris Digitale Agenda, al jaren strijd tegen gesloten software. Wat haar betreft is open source geen vies woord meer. De cloud daarentegen moet aan banden worden gelegd. Tijdens het World Economic Forum in het Zwitserse Davos ontvouwde Kroes plannen om richtlijnen te ontwikkelen voor het beheer van gegevens in de cloud en data te beschermen. Grappig is ook dat Apple onderhandelingen voert met platenmaatschappijen om gedaan te krijgen dat klanten vrijheid krijgen voor gebruik van via itunes gekochte muziek. Zelf voert het bedrijf voor besturingssysteem ios een steeds heviger concurrentiestrijd met Google Android. Het verschil in één woord? Vrijheid. De vrijheid om te kiezen tussen verschillende toestellen en browsers en om je telefoon naar eigen wens te kunnen vullen met apps. Bij ERP-systemen doet zich ook een interessant fenomeen voor. Hier werken bedrijven hard om de efficiëntie van processen te verbeteren, maar lopen ze toch tegen starheid in de bedrijfsvoering en onverwachte barrières voor het veranderen van bedrijfsprocessen op. Het lego-ideaal van kleine herbruikbare stukken software blijkt op grote schaal nog moeilijk te realiseren. De service oriented architecture lijkt deze problemen vooralsnog niet te kunnen oplossen. Veel artikelen in deze mtec gaan over vrijheid. Zo belooft het Nieuwe Werken het loskomen van vaste werkplekken en -tijden. Dit maakt het steeds meer noodzakelijk om ook mobiel bedrijfsinformatie te kunnen ontsluiten. Ook is er een stukje over de Agile Award die Magnus kreeg voor een op Mendix gebaseerde oplossing. Agility heeft alles te maken met vrijheid: de vrijheid om bedrijfsprocessen zo te structureren als op dat moment het best bij de business past. Bij vrijheid hoort ook zekerheid en veiligheid, daarover leest u meer in het artikel over disaster recovery met de passende titel choose your battles. Wat ons betreft, laat het aanbod voor beheer van SAP-applicaties u te weinig vrijheid. De meeste leveranciers gaan alleen contracten voor langere periodes aan, waarbij de kosten om te switchen (tussendoor of aan het einde) onnodig hoog zijn. Zeker voor technisch SAP-beheer vinden wij dat niet nodig. Bij Magnus associëren we vrijheid vooral met echt vertrouwen in partnership en het elkaar vrijelijk kunnen uitdagen om toegevoegde waarde te bieden. Na deze boodschap rest me alleen nog u veel leesplezier te wensen, en veel vrijheid natuurlijk. welkom colofon m tec is een uitgave van Magnus. Oplage stuks. magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, Postbus 5021, 1410 AA Naarden, telefoon: , info@magnus.nl. concept en realisatie Kimm van Splunter-Mazer, Peter-Jan Simons en Raymond Pellikaan. eindredactie Caroline Jooren Tekstproducties. design Jeroen Roset. copyright 2011 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus. 2 Magnus m tec - editie 2011

3 Inhoud Vrijheid blijheid? Benefits management: de volgende stap naar volwassenheid in IT-projecten 10 belangrijke ingrediënten voor IT-verbeterprojecten Van Data tot Dashboard Mediq versterkt organisatie door beter beheer van HR-processen Beter inzicht in kredietwaardigheid Vrijheid in SAP-beheer Mobiele apps: hoe smart mag het zijn? Het disaster recovery plan: choose your battles Perspectief op SAP data met Every Angle RFC management bij Tata Steel Tubes: it all comes together Mendix Agile Award voor Magnus

4 Heineken, Nederland s grootste brouwer, staat internationaal in de top vijf van grootste brouwerijen. Het innovatieve bedrijf is altijd op zoek naar toegankelijke kwaliteit en zet zich actief in voor een verantwoorde en ethische bedrijfsvoering. Dit onder andere door initiatieven om misbruik en verkeerd gebruik van alcohol te bestrijden. Verder blijft de organisatie zich inzetten om haar al hoge standaarden op sociaal en milieugebied verder aan te scherpen. Ook voor het professionaliseren van de uitvoering van IT-projecten wordt hard gewerkt aan het bereiken van het volgende volwassenheidsniveau. Benefits management: de volgende stap naar volwassenheid in IT-projecten Een gesprek met Matthieu Bijnagte, Manager Project Management Office bij Heineken Nederland en Ed Plug, projectmanager Magnus. IT vervult een cruciale rol binnen Heineken. Op de IT-afdeling van Heineken Nederland werken ongeveer 95 in- en externe medewerkers. Vanuit vier klantenteams ondersteunen zij de business met IT-projecten en de zorg voor het goed functioneren van de IT-applicaties. Ook is er het Project Management Office (PMO), een kennis- en expertisecentrum voor het sourcen en professionaliseren van de uitvoering van projecten, strategie & architectuur en risicomanagement. Gevarieerd IT-landschap Door het gevarieerde IT-landschap brengt ons werk steeds nieuwe uitdagingen met zich mee, vertelt Matthieu Bijnagte, Manager Project Management Office bij Heineken Nederland. Er komen veel en diverse vragen op ons af. Momenteel ondersteunen we de business met meerdere grote projecten zoals HeiSale voor het versterken van de groothandelsprocessen. Eerder waren we betrokken bij grote projecten als de realisatie van het nieuwe Logistiek Centrum in Den Bosch en de ontwikkeling van de heineken.nl portal. En er zijn natuurlijk vele andere projecten, bijvoorbeeld op het gebied van business applicaties, werkplekautomatisering en telefonie. In feite bieden we een standaard leverstraat voor veranderingen. Wat het werken bij dit PMO een extra dimensie geeft, is de toenemende internationale samenwerking. Vaak komen de doelstellingen overeen, en kunnen de IT-teams elkaar versterken. Zo is er veel hergebruik van generieke oplossingen en uitwisseling van kennis en resources. Zelf ga ik binnenkort naar Groot-Brittannië, waar Heineken al heel ver is met portfoliomanagement en bijbehorende tooling. Een kerntaak van het PMO is resourcing van projecten. Dit is een zaak van over goede mensen kunnen beschikken, gestructureerd capaciteit inplannen en medewerkers aan sturen, en met de juiste partners zoals Magnus samenwerken. We proberen structurele kennis zoveel mogelijk in-house op te bouwen. En natuurlijk besteden we veel aandacht aan opleiding en ontwikkeling van medewerkers. Daarnaast hebben we heldere afspraken met preferred suppliers voor tijdelijke versterking van projecten. Benefits management: sturen op de baten Ook in deze zeer professionele omgeving blijft het op tijd en binnen budget opleveren van projecten een niet te onderschatten uitdaging. Belangrijke succesvoorwaarden zijn een goede intake en strakke afbakening van de scope, heldere keuzes voor de inzet van mensen en middelen, goede aansturing tijdens de uitvoering van het project, gedegen aansturing van leveranciers en verwachtingenmanagement. Bij ieder project moet de waarom -vraag expliciet gemaakt worden. Waar willen we heen en wat betekenen de oplosssingen of producten die het project gaat opleveren voor de organisatie? Naast traditionele aandachtspunten als de scope, tijd, middelen en kwaliteit kijken we steeds beter naar de baten van het project. Niet alleen vooraf, maar gedurende de gehele levensloop van het project blijven we hierop plannen, meten en sturen. Niet alleen moet de projectmanager zich medeverantwoordelijk voelen voor het resultaat van het project, hij moet ook buiten zijn eigen verantwoordelijkheden en kaders kunnen kijken. Het beste besluit is om te focussen op zaken die voor de baten het belangrijkst zijn. Dit zijn de moeilijkste discussies, ook voor de lijnmanager vanuit zijn verantwoordelijkheid als opdrachtgever. Hiervoor is een cultuurverandering noodzakelijk. Op dit ontwikkelpad moeten de IT en de business volwaardige gesprekspartners zijn en elkaar op de wederzijdse verantwoordelijkheden kunnen en durven aanspreken. 4 Magnus m tec - editie 2011

5 In feite bieden we een standaard leverstraat voor veranderingen. Groeien in volwassenheid Bijnagte verwacht dat het inbedden van benefits management twee tot drie jaar in beslag zal nemen. Dit is ambitieus, maar zonder ambities verandert er niets. En qua volwassenheidsniveau zijn we er klaar voor. Hij beseft maar al te goed hoe belangrijk business IT alignment is. Dit houdt in dat je samen nadenkt over de vraag hoe je activiteiten en producten beter kunt maken. Daarom spreekt onze afdeling liever van business partners dan van interne klanten. Ook van onze externe preferred partners verwacht ik dat zij hun specifieke bijdrage kunnen leveren aan de eerdergenoemde discussies en het realiseren van batenincasserende projecten. Goed gebruik van best practices en tools uit de gerenommeerde methodieken zoals Prince en IPMA is een hygiënefactor. Hier valt voor Heineken niet zoveel meer te winnen, meent Bijnagte. De business case en projectmethodiek mogen geen papieren tijgers worden. Door benefits management is nog echte winst te halen. Dit is dé manier om projectmanagement verder te laten groeien in volwassenheid. Portfoliomanagement en planningscyclus Andere speerpunten die het PMO bezighouden zijn green IT, de strategische planningscyclus en portfoliomanagement. De doelstelling is om voor 2020 de CO2-uitstoot van het ITdomein met 40 procent te reduceren. Hier zijn veel quick wins te behalen door relatief simpele zaken als gebruik van energiezuinige apparatuur en bewuster omgaan met apparatuur en middelen. De rechtvaardiging voor een PMO is te vinden in drie vragen: Doen we strategisch goede projecten?, Doen we de projecten juist? en Levert het project de beoogde baten op? Daarbij acht Bijnagte het belangrijk om het vizier gericht op de toekomst te houden en helder te communiceren over de gekozen weg en de voortgang. Met onze IT-roadmap bewaken we de aansluiting van IT-projecten op de strategische driejarenplannen van de business. Bij portfoliomanagement gaat het om de vraag of de lopende projecten optimaal ingezet worden om de strategische doelstellingen te realiseren, binnen de afgesproken criteria. Ook houden we steeds zicht op de planningscyclus van de organisatie. Door deze te verbinden aan de zorg voor de IT-kwaliteit kunnen we de toegevoegde waarde van IT-projecten verder vergroten en de business ook proactief ondersteunen, daar we doen het ten slotte voor. En natuurlijk houden we hierbij rekening met de duurzaamheids aspecten. 5

6 Ed Plug van Magnus Technology Consultants heeft het Heineken Project Management Office sinds 2002 ondersteund bij diverse grote projecten. Momenteel is hij als projectmanager betrokken bij het realiseren van Heisale, een oplossing voor het versterken van de groothandelsprocessen. Zijn belangrijkste verantwoordelijkheid is de interfacing met SAP. Na de invoering in Nederland zal Heisale ook in andere landen worden geïmplementeerd. Vanuit zijn ruime ervaring heeft Ed een goed beeld op de succesfactoren bij grote verbeterprojecten. 10 belangrijke ingrediënten voor IT-verbeterprojecten Ed s succesvoorwaarden voor IT-verbeterprojecten: Definitie en bewaking van de beoogde benefits Gedegen projectplanning en -beheer Een goed, ervaren en soepel samenwerkend projectteam Betrokkenheid van de gebruikersorganisatie Duidelijke functies en verantwoordelijkheden Een heldere scope en uitgangspunten (zoals minimale aanpassingen aan de standaard ) Eventueel onpopulaire beslissingen durven nemen Communicatie en aandacht voor de menselijke aspecten van veranderingen Training van eindgebruikers: neem ze bij de hand Zorgvuldige begeleiding van de complete leercurve én nazorg: niets is menselijker dan terugvallen in oude, vertrouwde gedragspatronen 6 Magnus m tec - editie 2011

7 Van Data tot Dashb ard Bij het implementeren van Dashboards met SAP Dashboard Design (voorheen Xcelsius) zal het vertrekpunt voor organisaties die SAP BI Netweaver gebruiken veelal de bestaande data in BW zijn. Inmiddels werkt de integratie tussen SAP Dashboard Design en BW goed en is het mogelijk om met een aantal slimme stappen tot een goede implementatie van dashboards te komen. In dit artikel worden deze stappen in vogelvlucht besproken. Now Uitgangspunt is dat de KPI s (Key Performance Indicators) waarover je wilt rapporteren goed gedefinieerd zijn, dit is een separaat proces waarop we nu niet verder ingaan. De eerste stap is het efficiënt beschikbaar stellen van de KPI data in het datawarehouse. Het is aan te raden om de data in een zo geaggregeerd mogelijke vorm aan te bieden aan de dashboarding tool in een aparte datamart. Dit zorgt voor een optimale performance bij gebruik van het dashboard en vergroot de flexibiliteit bij het toevoegen of aanpassen van KPI s in het dashboard. De tweede stap is het beschikbaar stellen van de data uit de datamart aan SAP Dashboard Design. Er zijn hier meerdere opties en de juiste keuze is afhankelijk van de technische mogelijkheden en eisen en wensen van de gebruikers. Denk hierbij aan de beschikbaarheid van het dashboard binnen en buiten het eigen netwerk, versie van de gebruikte systemen, de actualiteit van de gegevens in het dashboard en data autorisatie. Op basis van deze punten zijn de meest voor de hand liggende keuze opties: - Het rechtstreeks benaderen in het dashboard van queries gedefinieerd in BW - Het benaderen van de gegevens via zogenaamde Queries as a webservice - Het handmatig verversen van de gegevens en het dashboard daarna in off-line modus verspreiden. Network ERP Data Warehouse Web Site System Availability (Last 30 days) Last 12 Months Hardware % of Capacity System Availability % Network 98.5% ERP 97.9% Data Warehouse 93.2% Web Site 98.5% % HR 96.7% Problem Tracking 94.7% 85% Today Overall Last 12 Mo. Today 90% ( Actual; Acceptable) 95% 100% ( Actual; Good; Excessive; Critical) CPU 79% Storage 63% Daily Network Traffic (Kilobytes) 200K 150K 100K 50K 0K 12 Response Time (Distribution in seconds) DW ERP Web HR 0% Daily mean for last 6 months Daily mean for last 7 days 50% 100% AM PM Yesterday ( Acceptable) CIO Dashboard (As of December 19, 2004, 3:35 PM) Key Non-System Metrics Year-to-Date Major Project Milestones Critical Events (Next 14 Days) ( Actual; Good; Excessive; Critical) Metric % of Target Actual Expenses YTD $2,456.5K Customer Satisfaction 3.25 of 4 Level 1 Problems 87 0% 50% 100% 150% Days Until/ Project Milestone Due Date Past Due 01/10/05 22 ERP Upgrade Add services data to DW Full system test ETL coding 12/15/05 12/23/ Upgrade mainframe OS Prepare plan 01/08/05 20 Disaster recovery site 12/06/05-13 Install hardware Budgeting system 01/05/05 Hire team 17 Web site face-lift Move into production 5 Top Projects in the Queue (Sorted by priority) Project Status Funding Approved Help Sched. Start available staff 05/10/05 X Professional services module Cost-benefit analysis 02/15/05 Upgrade MS Office Failover for ERP Preparing proposal 06/02/05 04/15/05 Upgrade data warehouse HW 07/01/05 Evaluating options X dashboard Vendor assessment Group Event Responsible Date Full system maintenance outage from 9-11 PM G. Jones 12/21/05 Present hardware upgrade proposal to CEO Self/M. Smith 12/22/05 Tom visiting from Asia office Self 12/23/05 Prepare quarterly financial for public announcement Self 01/04/05 Present revised information strategy to steering comm. J. Kane 01/06/05 De derde stap betreft het ontwerp en realiseren van het dashboard zelf. De belangrijkste richtlijnen hiervoor zijn: Formuleer een duidelijke doelstelling Uit voorbeelden blijkt dat de perceptie van mensen van gegevens sterk afhankelijk is van de doelstelling die ze hebben voordat ze de gegevens gaan bekijken. Visualiseer de informatie op de juiste manier Hierbij zijn bijvoorbeeld de Gestalt principes met betrekking tot proximity, similarity, continuity, closure, symmetry en common fate handvaten om de informatie op een efficiënte manier te presenteren met gebruik van een minimum aan visuele effecten en eye candy. Getallen geven ons genoeg informatie Grafische presentatie is zinvol in geval van tijdsafhankelijke weergave van getallen en om trends te tonen. Gebruik in principe alleen lijn- en kolom grafieken of sparkle lines voor het weergeven van individuele waarden of trends. Less is more Hanteer een duidelijke, gestructureerde en eenvoudige weergave van de data, waarbij de data gegroepeerd is om totalen en uitzonderingen. Bovenstaande stappen vormen in theorie de basis voor de implementatie van het dashboard, maar vaak blijkt bij realisatie dat er toch behoefte is aan ondersteuning en advisering. Magnus heeft al diverse dashboard projecten afgerond en wil zijn kennis graag delen. Daarom organiseren we regelmatig Masterclasses waarin je zelf aan de slag gaat met het bouwen van een dashboard. Houd voor actuele data in de gaten of laat ons weten dat je interesse hebt via info@magnus.nl. 7

8 Een geïntegreerd HR-informatiesysteem stelt de HR-professional in staat om zich te focussen op personeelszaken in plaats van op terugkerende administratieve taken. Zo kan de HR-organisatie meer effectiviteit en toegevoegde waarde gaan bieden. Mediq, retail- en distributieonderneming voor genees- en medische middelen, heeft hierin flinke stappen gemaakt door de HR-processen te ondersteunen met SAP HCM. Mensen maken het succes van een organisatie. Iedere onderneming of instelling die zich daarvan bewust is, probeert het menselijk kapitaal en potentieel in kaart te brengen. De uitdaging is om het opgebouwde inzicht te gebruiken voor de ontwikkeling van mensen. Gerard van der Linden, head SAP HCM Competence Centre bij Mediq: Door zaken als geïntegreerd onderhoud van personeelgegevens, stroomlijning van administratieve taken, selfservicemogelijkheden voor medewerkers en managers en gestructureerde opzet van beoordelingen wordt de effectiviteit van het personeelsmanagement aanzienlijk vergroot. Brede HR-functionaliteit Mediq levert geneesmiddelen, medische middelen en de bijbehorende zorg. Dit gebeurt op drie manieren: direct aan tieve werkzaamheden naar gestructureerd werken aan het versterken van ons human capital. Zaken die voorheen gepaard gingen met veel autorisaties en formulieren, kunnen we nu anders regelen. Ook kunnen we snel inspelen op wettelijke veranderingen zoals de komende vervaltermijn van anderhalf jaar voor wettelijke verlofdagen. Sturen op competenties Human capital management (HCM) is het sturen van een organisatie op basis van het potentieel van de medewerkers en de beschikbare of te ontwikkelen kennis en kunde. Het is van essentieel belang om over toegankelijke en betrouwbare informatie over de competenties, vaardigheden, ontwikkeling en ambities van medewerkers te kunnen beschikken, meent Gerard van der Linden. Mediq versterkt organisatie door huis (Mediq Direct), via zorginstellingen (Mediq Institutioneel) en via Mediq Apotheken, waarvan er in Nederland ruim 200 zijn. Mediq is marktleider op de Nederlandse markt en daarnaast actief in 13 andere Europese landen en de Verenigde Staten. Het hoofdkantoor staat in Utrecht. Mediq (tot april 2009 bekend als OPG Groep) is opgericht in 1899 en beursgenoteerd aan Euronext Amsterdam. Er werken circa medewerkers. Om de HR-functies beter te kunnen ondersteunen, voerde Mediq in 2004 SAP HCM in. Dit systeem is gekozen omdat het bredere ondersteuning bood dan alleen voor de salaris- en personeelsadministratie. SAP HCM bevat bijvoorbeeld instrumenten voor competentie management en employee en manager self service (ESS/ MSS). Met behulp van deze geïntegreerde oplossing kan onze HR-organisatie haar focus verleggen van administra- Op basis hiervan kun je de loopbaan van de werknemer ondersteunen. Eén bron voor HR ken- en stuurgetallen Alles wat je automatiseert, moet je eerst structureren. Dat helpt ook om het proces op orde te brengen. Wat bij Mediq al goed werkt, zijn de beoordelingen. Voorheen werd een kopie van het beoordelingsformulier gearchiveerd in het personeelsdossier. Daardoor bleef de functie ervan beperkt tot het onderbouwen van beslissingen op individueel niveau zoals promoties, salarisverhoging of ontslag. Nu kunnen HRadviseurs stelselmatig volgen wie boven- of ondergemiddeld presteert en hier met managers over overleggen. Ook kunnen ze de competenties van groepen of de hele populatie volgen. We kunnen bijvoorbeeld rapporten over de klantvriendelijkheid in de apotheken en de klachten van klanten combineren. Er is nu één bron voor HR ken- en stuurgetallen. 8 Magnus m tec - editie 2011

9 beter beheer van HR-processen Self service faciliteiten Tot 2008 was het systeem ondergebracht in een extern datacentrum en was het beheer uitbesteed aan een hostingpartner. Uit kostenoverweging is besloten deze zaken intern te beleggen. We beschikten zelf niet over de benodigde SAP basisconsultants. Zo zijn we in contact gekomen met Magnus. De technische SAP-consultants van Magnus hebben ons geholpen met de migratie, de upgrade van 4.7 naar 6.0, met HR support packages en de verhuizing naar ons nieuwe kantoorpand langs de A2. Magnus verzorgt ook zaken als patches en de monitoring op softwareniveau. Van der Linden is goed te spreken over deze ondersteuning: Magnus biedt prima kwaliteit en luistert goed. In het begin van zo n relatie moet je er tijd in steken om elkaar goed te leren begrijpen. Geleidelijk zijn de afspraken over de manier waarop wij zaken aan Magnus vragen steeds duidelijker geworden. Meerwaarde Het beleggen van administratieve handelingen bij de bron kan ons veel tijd en geld besparen. Daarom gaan we meer gebruik maken van het ESS/MSS portal voor employee en manager self service. Managers en medewerkers krijgen meer eigen verantwoordelijkheden voor administratieve zaken zoals verlofaanvragen en -accordering. Als eerste stap is de verlofregistratie door managers geautomatiseerd. Magnus heeft ons goed geholpen om de implementatie van dit portal zo kosteneffectief mogelijk aan te pakken. Ook hier kan externe expertise duidelijk meerwaarde hebben. 9

10 Onderzoek door de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) laat zien dat het aantal door haar leden behandelde vorderingen in één jaar is gestegen van 3 naar 3,5 miljoen. In het zakelijk verkeer nam het aantal probleemdossiers met bijna 20% toe. Deze cijfers onderstrepen het belang van het verantwoord omgaan met kredietrisico s en goed organiseren van de onderliggende bedrijfsprocessen. Beter inzicht in kredietwaardigheid Greetje Gompelman-Kooima Hoe kun je het inzicht in kredietwaardigheid versterken? Deze vraag stond centraal bij de eerste bijeenkomst van de SAP Credit Management User Group. Michael van der Steen, SBU Creditmanager EMEA bij Akzo Nobel Car Refinishes, vertelde de deelnemers over de nieuwe manier van werken in zijn organisatie. Deze is ingevoerd toen Akzo Nobel Car Refinishes in 2009 in ruim 20 landen de betalingsmoraal en kwaliteit van de debiteurenportefeuille zag verslechteren. Met Six Sigma-gereedschappen is meer focus op de grotere risico s gebracht. Ook is de vaststelling van kredietlimieten versneld door data-analyse. Six sigma Six Sigma is een kwaliteitsmanagementmethode om operationele prestaties te verbeteren door het identificeren van tekortkomingen in en verbeteren van de werkprocessen. De basisregel is dat elke verbeteringsinspanning bij klanten begint en eindigt. Voor creditmanagement gaat het erom de processen te verbeteren die een directe, meetbare impact op de kostenstructuur hebben. Succesvoorwaarden zijn het dagelijks kunnen analyseren van grote debiteuren, op verschillende niveaus over rapportagemogelijkheden kunnen beschikken, integratie van de bedrijfssystemen en rapportages en proactieve besluitvorming. Van der Steen benadrukt: Het is belangrijk om te weten hoe het invoice to cash -proces verloopt. Ook moet er een helder kredietbeleid zijn dat consequent wordt toegepast. Afspraken over de betalingstermijn en het instellen van een leveringsstop bij te late betaling moeten worden opgevolgd. Analyse en rapportage Door een gedegen afweging van rendement en risico te combineren met praktische rapportages worden de juiste checks & balances gecreëerd. Vertrekpunt van deze cyclus is het volgen van de marge en het betalingsrisico per debiteur. Aangezien bedrijven vaak te maken hebben met grote aantallen kleine debiteuren kan het wenselijk zijn om een ondergrens te hanteren, en daarboven debiteuren intensiever te volgen. Akzo Nobel Car Refinishes stelt de kredietlimiet vast op basis van interne rapportages in de vorm van de Star-rating uit het BW-systeem en externe informatie van Dun & Bradstreet (D&B), uit jaarverslagen en andere rapporten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen bestaande en nieuwe klanten. Als ondersteunende tools gebruikt de organisatie SAP Dataset in combinatie met Portfoliomanager en Global DecisionMaker. SAP Dataset betreft functionaliteit waarmee direct toegang kan worden gekregen tot data van externe partijen. Portfoliomanager is een online analyseprogramma dat openstaande posten van klanten samenvoegt met de D&B-database. Global DecisionMaker levert diverse rapporten en verdeelt de kredietaanvragen in drie groepen: automatisch akkoord, handmatige review en red alerts (direct actie). Dit op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Tegenwoordig is deze functionaliteit trouwens ook in SAP beschikbaar met SAP Financial Supply Chain Management (FSCM). Voor bedrijven met SAP FI/CO loont het zeker de moeite om deze module te bekijken. Focus op grotere risico s Volgens Michael van der Steen is het bekende Pareto-principe ofwel de 80/20-regel ook van toepassing op creditmanagement. 80 procent van de openstaande posten wordt veroorzaakt door 20 procent van de klanten. De overige 20 procent wordt veroorzaakt door 80 procent van de klanten. Daarom vindt voor de grootste (top 450) debiteuren als regel voor 80 procent review en voor 20 procent automatische goedkeuring plaats. Voor de ongeveer kleinere klanten en klanten met een laag risico geldt 80 procent automatische goedkeuring en 20 procent review. Het creditmanagementteam kan zich richten op klanten met een hoge risicowaarde en prioriteit geven aan het vorderen van hun openstaande saldo. Door deze proactieve aanpak is het aantal handmatig verwerkte klanten teruggebracht van naar per jaar. Ook worden minder orders geblokkeerd vanwege onvoldoende kredietlimiet. 10 Magnus m tec - editie 2011

11 Als vervolg op deze eerste bijeenkomst van de LinkedIn SAP Credit Management User Group worden periodiek workshops en briefings georganiseerd. Wilt u hier meer over weten of deelnemen? Neem contact op met Joan Knight, de oprichtster van de User Group, via haar LinkedIn account, of met Jos Verheul van Magnus, via of info@magnus.nl. Data uit externe bronnen Externe informatiebronnen met gestructureerde en ongestructureerde data zijn eveneens belangrijk. Dit zijn bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, D&B en Google. Daarom toonde Wouter Visser van Magnus een op Mendix gebaseerde oplossing waarmee externe informatie eenvoudig in het klantacceptatieproces betrokken kan worden. Sleutelwoord is procesdenken: het identificeren en procesmatig efficiënt inrichten en automatiseren van opeenvolgende taken. Zo kunnen overbodige handelingen geëlimineerd worden en processen worden verankerd in bijvoorbeeld workflows. Taken en beslissingen worden direct bij de juiste persoon ondergebracht. Met de Mendix-ontwikkelomgeving kunnen de bijbehorende automatiserings- en informatiewensen snel worden ingevuld. Ter illustratie demonstreert Visser een door hem vormgegeven oplossing waarmee een vertegenwoordiger, ook onderweg, klanten in het SAP-bedrijfssysteem kan opvoeren. Eerst wordt de basis klantdata via een webservice opgehaald uit het register van de Kamer van Koophandel. Vervolgens wordt de overige klantdata uit de D&B database opgehaald. Derde stap is het aanvullen van het klantdossier met andere data. De hele set klantdata wordt vervolgens doorgezet naar SAP. Zo blijkt in het creditmanagementproces veel te winnen door soepele communicatie tussen systemen en integratie van processen. 11

12 Bedrijven en consumenten verwachten dat leveranciers het producten- of dienstenaanbod snel, probleemloos en liefst ook kosteloos kunnen aanpassen aan hun wensen. Zo was er de laatste jaren veel te doen over de contractduur voor bijvoorbeeld telefonie en internet. Contracten bleken niet tussentijds of alleen tegen hoge kosten opzegbaar te zijn. De commotie liep zo hoog op dat de regering het flexibeler opzeggen van abonnementen per wet heeft laten vastleggen en ook beperkingen gaat stellen aan stilzwijgende contractverlenging. VRIJHEID IN SAP-BEHEER SAP beheer met Magnus: SAP-servicepartner met 15 jaar ervaring in SAP-beheer Een dedicated beheerorganisatie en (ITIL-gebaseerde) -methodiek Altijd (desgewenst 24/7) ondersteuning waarbij de specifieke klantkennis is geborgd Technisch en functioneel beheer op maat: van complete uitbesteding (met SLA) tot ad hoc ondersteuning voor tijdelijke vervanging van medewerkers On site of remote ondersteuning via een verbinding die aan alle veiligheidseisen voldoet Vaste en mobiele telefonie en internet zijn al langer een commodity; voor vaste lange looptijden van abonnementen zijn nauwelijks meer valide argumenten te bedenken. Bij het beheer van IT-systemen, waaronder die van SAP applicaties, zien we een vergelijkbare ontwikkeling van de verwachtingen van klanten ten aanzien van de flexibiliteit van de dienstverlening. Hoewel de complexiteit van het applicatielandschap en de onderliggende infrastructuren blijft toenemen, denk bijvoorbeeld aan virtualisatie en SOA, is Magnus als SAP-dienstverlener in staat om flexibel in te spelen op veranderende beheer- en contractwensen. Daarbij spelen naast kostenreductie ook overwegingen als de behoefte aan innovatie en continuïteit mee. 12 Magnus m tec - editie 2011

13 Bij de opmars van internet onderkenden bedrijven al snel het potentieel van een eigen website als informatiekanaal. De huidige mobiele revolutie zet ons aan het denken over de schijnbaar onbegrensde mogelijkheden van apps om het dagelijks leven en werk te vereenvoudigen. Mobiele apps: hoe smart mag het zijn? Waar we in een bekabelde wereld van desktop- en server gebaseerde informatiesystemen gekluisterd waren aan de bureaustoel, transformeren wij ons langzaam naar een mobile universum. Zo n 10 jaar geleden uitte Microsofts topman Bill Gates de visie: informatie bruikbaar en toegankelijk, anytime, anywhere, on any device. Toen gold dat als visionair, inmiddels is dit al helemaal ingeburgerd in het straatbeeld door iphone-, Android- en andere smartphones. functioneel relevante informatie. Hiertoe kun je over veel extra functies beschikken, zoals gps-functionaliteit voor op locatie afgestemde diensten en ingebouwde camera s voor het scannen van beelden of codes. Er ontstaan bedrijfsmogelijkheden waarbij een app signaleert bij welke klant de verkoper op bezoek is of waarbij de magazijnmedewerker snel barcodes fotografeert in plaats van het intikken van materiaal- of ordernummers. De mogelijkheden zijn eindeloos. Volgens marktonderzoeksbureau GfK telde Nederland aan het eind van ,3 miljoen smartphonegebruikers. Ook de tabletcomputer lijkt een grote toekomst tegemoet te gaan. De bijpassende software wordt in razendsnel tempo ontwikkeld en verspreid: dagelijks komen er honderden handige, nuttige of leuke apps bij. Alleen al in 2010 zijn er 4.5 miljard app downloads geweest wat de makers een omzet heeft gebracht van ruim 5 miljard euro. De voorspellingen richting 2013 zijn zelfs enorm. Een stijging van 400% wordt verwacht. Onbegrensde mogelijkheden Voor zakelijk gebruik is er ook veel mogelijk met op de behoeften van het bedrijf of de gebruikers afgestemde applicaties. De uitdaging bij het ontwikkelen hiervan is om de app toe te spitsen op gebruik op een klein scherm, en het tonen van persoonlijk of Deze toenemende mobiliteit en mogelijkheden stellen nieuwe eisen aan uw organisatie. Op het gebied van beheer, en ook op dat van het ontsluiten van informatie en systemen. Helaas zijn traditionele (enterprise) applicaties veelal gesloten en complex waardoor het mobiel toegankelijk maken van deze informatie niet eenvoudig is. Gelukkig zijn er vele bedrijven die de afgelopen jaren informatie systemen hebben gemoderniseerd waarbij oplossingen als Applicatie Integratie, of zelfs SOA architecturen, aanwezig zijn. Heeft u dit, dan bent u bijna in het Mobiele Universum Wilt u een keer van gedachten wisselen over slimme apps voor uw organisatie of het moderniseren van bestaande architecturen? Neem contact op met André Damsteegt via of info@magnus.nl. Geen concessies aan kwaliteit of prijs De beheerorganisatie van Magnus kan snel en zonder forse inspanning het SAP-beheer overnemen en instaan voor zekerheid en transparante kosten. Door gebruik van speciaal ontwikkelde methodieken hoeven de systeemgebruikers geen concessies aan de kwaliteit en prijs van de dienstverlening te doen. Ook met de opzegtermijn spelen we in op de geconstateerde behoefte aan vrijheid: deze bedraagt maximaal één maand. Meer zeggenschap De flexibele voorwaarden zijn interessant voor bedrijven die overwegen om het technisch of functioneel applicatiebeheer voor langere tijd uit te besteden. Het geeft hen meer zeggenschap over de uitvoering van het beheer. Bent u niet tevreden over de kwaliteit van de dienstverlening? Dan hoeft u geen jaar of langer te wachten, maar kunt u direct actie ondernemen om het beheer ergens anders onder te brengen. Zelf hebben we er overigens alle vertrouwen in dat de geboden vrijheid in SAP-beheer en onze flexibele contractvoorwaarden de basis voor langdurige samenwerking juist versterken. Uiteindelijk is het immers vooral de kwaliteit van dienstverlening die telt! 13

14 Veel mensen kennen de term Disaster Recovery Plan. Maar wie kent de inhoud van zo n plan? En wie weet of de gemaakte afspraken over bijvoorbeeld recovery-tijden ook daadwerkelijk geïmplementeerd zijn? Naarmate bedrijfsprocessen en systemen belangrijker worden, heeft hun beschikbaarheid een grotere impact op de bedrijfsvoering en resultaten. Daarom is het goed om stil te staan bij het Disaster Recovery Plan (DRP). Deze term wordt vaak gebruikt naast Business Contingency Plan (BCP). Het BCP is het raamwerk aan maatregelen die ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen geen gevaar lopen en potentiële verstoringen binnen acceptabele grenzen blijven. Disaster Recovery (DR) is het feitelijke brandblussen. Het Disaster Recovery Plan beschrijft welke stappen nodig zijn om een systeem weer operationeel te krijgen en de bedrijfsactiviteiten te herstellen. De term DR wordt weleens verward met High Availibility (HA). Een DR-oplossing richt zich op herstel na uitval van een systeem; een HA-oplossing zorgt ervoor dat de applicatie beschikbaar blijft ook al valt er een component weg. Een relatief goedkope oplossing is de traditionele back-up naar tape die op een externe locatie wordt bewaard. Daarbij gaat het up and running brengen van het systeem gepaard met veel data- en tijdverlies. Een steeds populairder maar kostbaarder alternatief is een active-active configuration. Daarmee is het mogelijk om een systeem zonder downtime te verplaatsen naar een datacenter in een andere plaats. Tussen deze twee uitersten zijn veel scenario s mogelijk. Afspraken en bewustzijn De systeemeigenaar, business en IT-partner moeten zorgvuldig afstemmen welke oplossing het beste past bij de eisen en wensen van de organisatie. Uiteindelijk gaat het in mindere mate om de daadwerkelijke technische oplossing, maar Het disaster recovery plan: choose your battles Christian Onderstal en Rik Hut Volop uitdagingen Terecht houdt u rekening met calamiteiten zoals brand, waterschade en natuurrampen. Cyberaanvallen, stroomuitval en intern falen door applicatiefouten, hardwareuitval en menselijke fouten blijken overigens veel vaker tijd- en dataverlies te veroorzaken. Belangrijke risico s zijn dat het bedrijf zijn leveringsverplichtingen niet kan nakomen of imagoschade oploopt, wat tot verlies van klanten of inkomsten leidt. Gemiddeld spenderen bedrijven twee tot vier procent van hun IT-budget aan het DRP. Vaak blijft onduidelijk wat deze investering bij een disaster precies oplevert. In de praktijk blijkt dat circa 30 procent van de systeemeigenaren en 78 procent van de proceseigenaren niet weet hoeveel tijd het kost om het SAP-systeem weer up and running te krijgen: de Recovery Time Objective of RTO. Ook weten ze vaak niet hoeveel data maximaal verloren mag gaan op basis van de gemaakte afspraken: de Recovery Point Objective of RPO. Bij het vaststellen van een Disaster Recovery Plan spelen RTO, RPO en kosten een belangrijke rol. Hoeveel data kunt u kwijtraken? De productie van een dag, een halve dag, een uur, vijf minuten of nog korter? De IT-kosten stijgen over het algemeen evenredig met de complexiteit van de oplossing. vooral om de procedures en afspraken. De wensen van de business voor RPO en RTO liggen vaak vele malen hoger dan financieel haalbaar is. Bij de gemaakte keuze moet de benodigde investering voor een DR-oplossing worden gezien als verzekeringspremie. Ook belangrijk is het bewustzijn van de risico s en consequenties van een ontoereikend DR-Plan. De RPO- en RTO-waarden zijn mede afhankelijk van de bedrijfsprocessen. Een HR-systeem stelt andere eisen aan RPO en RTO dan een logistiek systeem. Na het bepalen van deze waarden kan bepaald worden welke DR-oplossing het best in de organisatie past. Het is belangrijk om goed naar de onderliggende IT-systemen en -infrastructuur te kijken. U kunt kiezen voor een korte RTO en een lage RPO voor het SAPsysteem. Dit zal echter niet het gewenste resultaat opleveren als de omgeving hier niet op is ingericht. Een werkend SAPsysteem heeft geen waarde als de benodigde Citrix-servers en VPN-verbindingen niet beschikbaar zijn. Kortom: er moet een heldere overall-strategie zijn. Keep it simple Ondanks, of misschien juist door de complexiteit van DR- en HA-oplossingen blijft de visie van Magnus Keep it simple. In de 14 Magnus m tec - editie 2011

15 10 tips voor disaster recovery: Wees u bewust van mogelijke calamiteiten en hun consequenties Maak een gedegen risicoanalyse en prioriteitenlijst Bepaal welke systemen na een disaster weer beschikbaar moeten komen en hoe snel: de RTO Bepaal hoeveel dataverlies maximaal acceptabel is: de RPO Controleer en test het DRP minimaal eenmaal per jaar Zorg voor een heldere overall-strategie met duidelijke procedures en afspraken: hou het overzichtelijk Stem met de key users en IT-leverancier af welke oplossing het beste bij de eisen en wensen past praktijk zijn complexe DR- en HA-oplossingen vaak kostbaar, maar ook fout- Baseer de DR-oplossing op het in het systeem afgebeelde bedrijfsproces gevoeliger. Voor een DR-oplossing moet de hele IT-infrastructuur in kaart worden Zorg dat voldoende specialisten het systeemlandschap en het DRP kennen en begrijpen gebracht. En er komt veel kijken bij het opnieuw opbouwen van een SAP-systeem. Als het via een DR-oplossing vrijwel meteen weer beschikbaar komt, moet de organisatie ook over de juiste gegevens beschikken om te kunnen aanloggen. Zijn er VPN-tunnels naar de nieuwe Implementeer een proces om het plan bij te werken als er iets wijzigt in de systeemomgeving locatie? Zijn de routers juist geconfigureerd? Kunnen externe leveranciers het systeem benaderen? Een keten van factoren speelt mee. Daarom moeten er ook mensen in de beheerorganisatie zijn die het systeemlandschap en het DRP kennen en vooral ook begrijpen. Ook het kunnen activeren en mobiliseren van het calamiteitenteam is een aandachtspunt. het systeem afgebeelde bedrijfsproces. Weet wat je kiest. Risico- en impactanalyse Het DRP moet steunen op een gedegen risico- en impactanalyse, waarin duidelijk naar voren komt welke systemen na een disaster weer beschikbaar moeten komen en hoe snel, en hoeveel dataverlies maximaal acceptabel is. Uiteindelijk is elke DR-oplossing goed, mits deze gebaseerd is op het in Hoe complexer, hoe duurder, maar ook foutgevoeliger. Weeg de kosten en baten zorgvuldig af. Probeer het overzichtelijk te houden en betrek de organisatie en eindverantwoordelijken bij het opstellen van het DRP. Het maken en testen van een disaster recovery plan is specialistisch werk. Het levert pas iets op als er een probleem is en dat blijft hopelijk heel lang uit 15

16 Bedrijven produceren enorm veel data. Maar vraag vijf mensen in een organisatie welke klanten de meeste omzet opleveren op de top-10 van producten en je krijgt vijf verschillende antwoorden. Van data moet je houden, is een veelgehoorde quote. Beter is het om de data gewoon goed op orde te hebben. Een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk IT-medewerker Klaas staat voor twee belangrijke releases. Dan belt zijn manager met een korte vraag. Je weet toch dat er een werkkapitaalreductieprogramma loopt? Hiervoor wil de CFO een overzicht van alle actieve artikelen in stuks, kgs, pallets en euro s. Met de shipments per exportland per maand per klantgroep en MRP-controller. En ze wil ook de overtollige voorraad en de voorraadtekorten. Ik weet dat je druk bent met de release, dus ik heb de aanlevering van dit rapport weten te rekken tot morgenochtend. Even een rapportje draaien Klaas bekijkt zijn aantekeningen. Wat verstaan ze onder actieve artikelen? Status 20 of alles wat nog niet op status 40 staat? Euro s erbij. Bedoelen ze de artikelwaarde zoals in de artikelstam of verkoopwaarde? Hij belt zijn manager, maar die moet dit bij de CFO navragen. Intussen denkt Klaas over de shipments per exportland. Wat willen ze daarmee en hoe knoop ik het aan de andere gegevens? Op basis van de beschikbare informatie gaat hij aan de slag. Een zoektocht naar de voorraadinformatie ontbreekt. Rond uur krijgt hij een reply. Actieve materialen zijn volgens de CFO materialen die de laatste twee jaar verkocht zijn. Bedragen in euro s had betrekking op de verkoopwaarde per klant en niet de artikelwaarde. Of Klaas dat even kan aanpassen? Herkenbaar? SAP is een stabiele IT-basis voor het verwerken van transacties. Eenvoudige queries zijn prima en zonder veel impact op de systeemprestaties te maken. Lastiger wordt het voor operationele vraagstukken die overzichten en geavanceerde analyses met een hoog detailniveau vereisen. Het snel beantwoorden van dergelijke vragen over bijvoorbeeld productie-, inkoop- en verkooporders is een stuk moeilijker. Hiervoor moet de IT-staf aangepaste queries schrijven en oplossingen voor complexere analyses bedenken. Binnen een week inzetbaar Gelukkig is Klaas van deze stress verlost, en heeft hij tegenwoordig wel tijd voor releases, tactische en strategische Perspectief op SAP data met Every Angle Frans de Lange herbruikbare queries levert niet veel op. Dus controleert hij via de master data welke tabellen nodig zijn voor een query. De informatie rond de artikelen is eenvoudig te vinden, maar die rond de klantgegevens en de overtollige voorraden niet. De ABAP ers hebben geen tijd om mee te denken. Ook het BWteam kan Klaas niet verder helpen omdat deze transactiedata niet via BW uit SAP gehaald wordt. SIS en LIS worden eigenlijk niet meer gebruikt en we hebben geen rapport over voorraad. Tot aan de Supply Chain Manager krijgt hij nul op het rekest. Zo is Klaas alweer twee uur verder. Uiteindelijk verbindt hij een aantal tabellen en maakt hij drie queries. Deze informatie knoopt hij via V-lookup in Excel aan elkaar. Het rapport stuurt hij naar zijn manager met uitleg waarom rapportages. Om het ERP-systeem te ontlasten van queries en ABAP-maatwerk, adviseerde Magnus zijn organisatie om Every Angle te gaan gebruiken. Deze tool dankt zijn naam aan de mogelijkheid om intuïtief elke invalshoek van SAPdata te kunnen bekijken en analyseren. De door het gelijknamige Nederlandse bedrijf ontwikkelde oplossing kan in twee dagen live en in een week operationeel inzetbaar zijn. De functionaliteit richt zich automatisch in op basis van de SAP customizing van het gekoppelde ERPsysteem. Innovatieve Live Objects In Memory -technologie maakt het mogelijk om ultrasnel analyses uit te voeren over grote complexe datastructuren en netwerken, zowel op detail- als geaggregeerd niveau. Key users of power users met 16 Magnus m tec - editie 2011

17 Every Angle dankt haar naam aan de geboden mogelijkheden om intuïtief elke invalshoek van SAP-data te kunnen bekijken en analyseren. veel kennis van de organisatie kunnen zelf rapporten (shared Angles) en eigen kpi-dashboards maken. Zware IT-kennis is niet nodig. Dit scheelt aanzienlijk in de vele Excel-overzichten die we zo vaak in organisaties tegenkomen. Doordat de rapporten informatie bevatten over de datadefinities, filters et cetera, is helder welke data getoond wordt. Mensen uit de business reageren veelal positief op de betere en snellere beschikbaarheid van de data. Daarnaast zijn ze vooral enthousiast over de mogelijkheden om zelf rapporten te bouwen en gebruiken en hier informatie aan toe te voegen of te verwijderen.de ervaring bij klanten is dat dit zich snel terugverdient. Pas nu beseft Klaas hoeveel tijd hij voorheen aan ad hoc verzoeken kwijt was. Met Every Angle kunnen zijn collega s zelf vragen beantwoorden die voorheen onbeantwoord bleven. Direct toegang tot de waarheid in SAP Als business value partner van Every Angle werkt Magnus actief mee aan nieuwe ontwikkelingen die de SAP add-on nog gebruikersvriendelijker maken. We verzorgen trainingen en implementaties, en ontwikkelen business content. Verder KPI s makkelijker halen Every Angle zorgt voor operationele procesbewaking, -analyse en -optimalisatie. Veel bedrijven gebruiken SAP BI voor managementinformatie, zoals trends in het voorraadverloop, en Every Angle voor informatie over het heden en de nabije toekomst. Strategische BI versus operationele BI. De data wordt elke nacht uit SAP getrokken en is dus altijd vers. Op hun pasklare actielijsten zien medewerkers direct welke knelpunten welke mate van aandacht vragen. Dit levert in korte tijd hogere servicelevels op én dalende voorraadniveaus en doorlooptijden. Zo kunnen kritische prestatie-indicatoren makkelijker gehaald worden. bieden we bedrijven tegen lage kosten de mogelijkheid om in zeer korte tijd een snapshot van hun bedrijf te maken en zodoende een snel inzicht te krijgen in hun datakwaliteit en supply chain en hoe die verbeterd kunnen worden. Ook hebben we voor mensen die alleen rapporten gebruiken en niet bouwen een viewer in SAP gemaakt. Via transactie ZEA03 kunnen zij zonder in Every Angle aan te loggen rapporten gebruiken. Deze data is ook benaderbaar via een door Magnus ontwikkelde ipad-applicatie. De CFO van Klaas is hier erg blij mee, zij heeft voortaan bij elke bespreking de waarheid zoals die in SAP staat paraat. 17

18 Bedrijven moeten snel kunnen inspelen op veranderingen en verwachten hetzelfde van hun IT-omgeving. Bij veranderingen in het SAP-systeem zijn naast snelle afhandeling ook eenvoud, dataredundantie, inzicht in de audit trail en statusoverzicht belangrijke steekwoorden. Magnus hielp Tata Steel Tubes om de changeprocessen voor het SAP-landschap beter onder controle te krijgen. RFC management bij TATA STEEL TUBES: it all comes together Johan Amsing Veel stalen producten die we dagelijks zien of gebruiken komen van Tata Steel Tubes, het voormalige Corus Tubes. Dit bedrijf produceert een breed assortiment buizen voor de automobielindustrie, de bouw- en installatiebranche, glastuinbouw, meubelbranche, verpakkingsindustrie en producenten van hekwerken, radiatoren en huishoudelijke artikelen. Het SAP ERP-systeem is één van de pijlers onder de bedrijfsvoering. Om veranderingen in deze omgeving efficiënt en accuraat te kunnen afhandelen, volgt Tata Steel Tubes standaardmethodes en -procedures. Roep om efficiënter proces Een heldere change- en transportprocedure helpt om de voortgang van elke veranderingsaanvraag te volgen en zorgt dat de juiste functionarissen de verandering goedkeuren. De audit trail laat precies zien bij welke Request for Change (RFC) een systeemwijziging hoort en hoe deze is uitgevoerd. Voor het indienen en afhandelen van rfc s voor het SAPlandschap gebruikten de medewerkers van Tata Steel Tubes voorheen verschillende formulieren, Office folders en mail accounts, een Lotus Notes database en intranet. Dubbel vastleggen van informatie kwam regelmatig voor. En door het vele papierwerk, de gebruikte Excel sheets en de verschillende mailboxen was de audit trail moeilijk te volgen. Regelmatig vroegen medewerkers en managers zich af of dit proces niet efficiënter georganiseerd kon worden. De handmatige acties en controles brachten bovendien risico s met zich mee, zegt René Wijnenga, IT-manager Tata Steel Tubes Nederland. Magnus heeft ons geholpen om deze problematiek op te lossen. Samen hebben we in een korte blueprintfase de eisen, wensen en oplossingsrichting helder gedefinieerd. RFC management nieuwe stijl Met de gerealiseerde oplossing zijn meerdere uitdagingen geadresseerd: Eenvoudig indienen van rfc s Rfc-informatie centraal digitaal opslaan Een inzichtelijke audit trail Centraal aansturen van personen en vastleggen activiteiten Gebruik van SAP als hart van de change- en transportprocedure Met de nieuwe change- en transportprocedure zijn we van manual control naar automated control gegaan, aldus René Wijnenga. Dit wordt ondersteund door een web user interface (Web UI), het SAP Document Management System (DMS) en SAP Workflow. De Web UI is gebouwd met de Hypertext Preprocessor scripttaal PHP. SAP DMS helpt om het archief te digitaliseren zodat informatie veel sneller terug te vinden is, onafhankelijk van tijd en plaats. Kerngebruikers WebUI Easy Generate PDF Upload attachment SAP DMS Audit trail RFC status One source, one truth SAP Workflow RFC approval Assign tasks De nieuwe rfc-prodecure wordt ondersteund door een Web UI, SAP DMS en SAP Workflow. 18 Magnus m tec - editie 2011

19 Magnus Technology Solutions heeft tijdens het Mendix Partner World evenement de Mendix Agile Award 2010 in ontvangst mogen nemen. De award werd voor het eerst uitgereikt. Het ontvangen van de Mendix Agile Award van dit innovatieve softwarebedrijf is een bijzondere eer en kwam toe aan Magnus als bekroning voor het in opdracht van Sanoma Uitgevers gerealiseerde Magazine Production Portal. De oplossing blonk volgens de jury niet alleen uit door de agile invulling van complexe behoeften, maar ook in gebruiksvriendelijkheid en snelle terugverdientijd. Mendix Agile Award voor Magnus Sanoma Magazine Production Portal Bij het drukken, afwerken en distribueren van tijdschriften horen omvangrijke en complexe informatiestromen. Magnus benutte de Mendix-techniek om een bedrijfsapplicatie te realiseren die redacties, planners, drukkers, afwerkers en distributeurs efficiënt laat communiceren, plannen en samenwerken. Door het samenstellen van productieopdrachten voor meer dan 80 tijdschriften hiermee te automatiseren, kon Sanoma Uitgevers veel handmatige activiteiten elimineren. De Magazine Production Portal is in zes maanden tijd ontwikkeld en ingevoerd. Sindsdien wordt de oplossing steeds verder versterkt en uitgebreid. Dit jaar staat de start van een internationale uitrol van de applicatie op de agenda. Cool Vendor Mendix is een Nederlands softwarebedrijf met vestigingen in Rotterdam, Cambridge, Bangkok en Stockholm. Het gelijknamige ontwikkelplatform stelt organisaties in staat op een snelle wijze en tegen lagere kosten applicaties te ontwikkelen. Vooral door processen en functionaliteiten te modelleren zonder de noodzaak tot het schrijven van code. Zo kunnen applicatiefunctionaliteiten eenvoudig, snel en flexibel in het Mendix platform worden verwerkt. Dit reduceert de doorlooptijd van het project, het projectrisico, de kosten en leidt uiteindelijk tot een hogere kwaliteit van oplossingen. Onlangs erkende Gartner Mendix als Cool Vendor, een predicaat dat het kritische onderzoeksbureau alleen toekent aan bedrijven die zaken mogelijk maken die gebruikers voorheen niet konden doen. Magnus is Mendixpartner van het eerste uur en heeft met dit platform meerdere grote applicaties gerealiseerd. kunnen op eenvoudige wijze rfc-gegevens invoeren en bijlagen toevoegen. In SAP DMS worden alle rfc-gegevens gearchiveerd in document info records (DIR s), dus ook pdfbestanden en andere bijlagen. Eén bron, één waarheid Via de DIR als het centrale object is de rfc-status altijd helder. Ook worden vanuit de DIR de SAP-workflows voor de wijzigingsprocessen opgestart: van de goedkeuringsstappen tot het toewijzen van taken over het hele wijzigingsproces. De krachten van SAP en PHP zijn op een slimme manier gebundeld. Zo is een toepassing ontstaan waarmee onze mensen eenvoudig rfc s kunnen aanmaken en de status ervan kunnen volgen. In één bron wordt het logboek met complete historie van alle wijzigingen bijgehouden. Documenten zijn overal en altijd beschikbaar, en kunnen als bindingsmiddel tussen processen fungeren. Er wordt beter samengewerkt. Dit draagt allemaal bij aan extra snelheid bij het realiseren van veranderingen. 19

20 Nu in itunes App Store: Easy Maintenance Ook uw onderhouds- en serviceprocessen kunnen profiteren van slimme apps. Een mooi voorbeeld is Easy Maintenance van Magnus. Met deze gratis app voor de iphone kunnen medewerkers snel meldingen administreren of de bijbehorende documenten bekijken in SAP. Ook helpt de app onderhoudsmonteurs om objecten te lokaliseren. SAP Enterprise Asset Management (EAM) helpt bedrijven om maximale installatiebeschikbaarheid te realiseren, tegen lage kosten. De uitdaging is nu om de mobiele onderhoudsmonteurs en servicemedewerkers zo goed mogelijk op het bedrijfssysteem aan te sluiten. Magnus ontwikkelde een app voor de iphone die het werk en administratieve leven van deze doelgroep een stuk eenvoudiger maakt: Easy Maintenance. Altijd de juiste informatie bij de hand Met deze app kunnen gebruikers snel onderhoudsmeldingen in het SAP-systeem bekijken, vastleggen of bewerken, en alle administratieve verplichtingen afhandelen. Ze kunnen een object lokaliseren met gps-functionaliteit of via een barcode of Tech ID. Alle bijbehorende, in SAP DMS opgeslagen, documentatie zoals CAD-tekeningen of handleidingen, is meteen bij de hand. Omslachtig zoeken is niet meer nodig. Aan een melding kan de monteur direct een foto toevoegen, van de schade bijvoorbeeld. De functionaliteit, eenvoud en het info push principe geven het werken met zo n app een totaal andere dimensie. Ervaar dit zelf via de Easy Maintenance demo in de App Store. Met enkele kleine aanpassingen kunt u de app ook op uw eigen SAPsysteem aansluiten. Meer weten? Neem contact met Johan Amsing via of info@magnus.nl.