Voorstel tot Reorganisatie Rotterdamse Bond voor Volkstuinders

Transcriptie

1 Voorstel tot Reorganisatie Rotterdamse Bond voor Volkstuinders Versie 1.0 Final Datum Opdrachtgever Congres RBvV Auteurs Conny de Vugt; Diana Soek; Frank Schurink Redactie/advies werkgroepen Pagina 1 van 20

2 Versiebeheer Versie Datum Omschrijving Auteur Initieel Eerste versie DSO Commentaar Verwerking commentaar kwmakers DSO Commentaar Verwerking commentaar DSO Commentaar Verwerking commentaar kwmakers CdV Commentaar Verwerking commentaar kwmakers CdV en werkgroepen Commentaar Verwerking commentaar kwmakers en werkgroepen CdV Goedkeuring Opdrachtgever: Congres RBvV Pagina 2 van 20

3 Inhoudsopgave Versiebeheer en Goedkeuring Mandaatomschrijving 1. Inleiding 2. Doelstelling 2.1 Speelveld en grenzen 2.2 Missie en Visie van de RBvV 3. Afsplitsen van de Beheertaak 3.1 Definitie van de huidige beheertaak RBvV 3.2 Relatie van Beheer tot de verenigingen 3.3 Huidige administratieve Beheer afstoten? 4. Taken en services RBvV 4.1 Takenpakket 4.2 Services 5. Organisatie 5.1 Het overgangsjaar Aan het roer in Consequenties van de keuzes 6.1 Taakstelling en Services 6.2 Communicatie 6.3 Juridische consequenties 6.4 Financiële paragraaf 7. Het R-Team 8. planning en begroting 8.1 Randvoorwaarden 8.2 Interne en externe afhankelijkheden 8.3 Kosten van de Reorganisatie 8.4 Financiële overdracht 8.5 Planning 9. risico s 10. voorstel menskracht tijdens 2013 Pagina 3 van 20

4 Mandaatomschrijving RBvV Voorjaarscongres 2013 Wat vragen de kwartiermakers, ondersteund door de werkgroepen, het RBvV Voorjaarscongres 2013? Met het bijgevoegd reorganisatieplan zijn de kwartiermakers van mening de wens van het congres te verwoorden: De Rotterdamse Bond voor Volkstuinders als bond die het van oudsher altijd al was: een belangenorganisatie voor de bij de bond aangesloten leden. Hierbij is de eis ingewilligd een einde te maken aan de gedwongen winkelnering: het lidmaatschap wordt vrijwillig. Het verenigingsoverleg is bedoeld om de inhoud van bijgevoegd reorganisatieplan met elkaar af te stemmen. Indien nodig worden wijzigingen doorgevoerd tot er een definitief document ligt waar het Congres zijn stem over uit kan brengen. Zoals in het vorige congres gepresenteerd, hebben we in overleg met zoveel mogelijk verenigingen een inventarisatie gemaakt van de taken en services die de RBvV na de reorganisatie als pakket zou kunnen aanbieden. De RBvV zal na de reorganisatie vanuit die belangenbehartiging optreden als woordvoerder naar derden, met name naar de gemeente Rotterdam, de grondeigenaar, om een gezamenlijke stem te laten horen in de bepalingen van het gemeentebeleid met betrekking tot onze complexen. Daartoe dient de koppeling tussen de beheeradministratie en het lidmaatschap van de RBvV (de zogenaamde verplichte winkelnering) te worden weggenomen, want verhuur en belangenbehartiging kunnen tegenstrijdig zijn. Eén en ander is nog nader uit te werken in toekomstig verenigingsoverleg voordat deze punten op het Najaarscongres 2013 definitief zullen kunnen worden vastgesteld is daarmee in vele opzichten een overgangsjaar. De basis ligt er. Vele details zullen in de komende maanden moeten worden uitgewerkt en bepaald. Om een goed fundament te leggen voor de toekomst van de RBvV als belangenbehartiger met een door het congres gekozen bestuur staat ons een behoorlijk grote overdracht te wachten op juridisch, statutair, financiël, taakstelling, service, communicatie en pr gebied. Hiertoe zijn er op dit moment al een aantal werkgroepen werkzaam, waarin diverse verenigingsbestuurders en leden samenwerken om de uitvoerbaarheid van dit plan te bespreken. Met uw toestemming gaan zij verder met de uitvoering. Het pensioen van onze huidige direkteur kan is ons inziens daarin worden meegenomen als natuurlijk moment om de verandering in gang te zetten richting de nieuwe structuur van de RBvV. Als tegenvoorstel voor het aanstellen van een ad-interim direkteur hebben de kwartiermakers begin april bij de RvC een Bestuur voor bepaalde tijd als kandidaat voorgedragen. Het voordeel zou zijn dat het gekozen Bestuur voor bepaalde tijd, bestaande uit afgevaardigden van de verenigingen aan de onderhandelingstafel zitten met de gemeente Rotterdam (SO) zonder dat er een ad-interim direkteur hoeft te worden ingewerkt. En 2013 lijkt het ideale jaar om afspraken met betrokken partijen van gemeente en SO te bezegelen, omdat er in 2014 gemeenteraadsverkiezingen zullen zijn en ook de deelgemeentes zullen verdwijnen. Vanuit de passie om de door het congres gegeven taak te kunnen volbrengen hebben de kwartiermakers zich voor dit Bestuur voor bepaalde tijd kandidaat gesteld. In een belronde naar verschillende besturen van volkstuinverenigingen hebben nog twee bestuurders zich kandidaat gesteld. Op dit moment wordt nog gedebatteerd hoe dit binnen de huidige statuten past. Toch nodigen we bij deze leden met bestuurlijke ervaring uit zich kandidaat te stellen. Reacties kunt u sturen naar: rbvv2013@gmail.com We vragen het voorjaarscongres een Bestuur voor bepaalde tijd te kiezen en aan te stellen, dat in 2013 de functie en bevoegdheden van de huidige direkteur zal overnemen binnen de huidige statuten en reglementen van de RBvV. Daarnaast zal dit Bestuur voor bepaalde tijd de voorbereidingen treffen die nodig zijn voor werken aan de reorganisatie naar een RBvV belangenorganisatie, binnen de door het Najaarscongres 2012 vastgestelde begroting en het in dit document voorgestelde tijdpad. In de afgelopen twee jaar is er veel denkwerk verricht hoe een RBvV met vrijwillig lidmaatschap er uit moet zien is het jaar waarin we dit denkwerk gaan omzetten naar daden. Pagina 4 van 20

5 1. Inleiding Tijdens het Najaarscongres 2010 is bij meerderheid van stemmen besloten om het splitsen van de Rotterdamse Bond van Volkstuinders in onderzoek te nemen. De motivatie voor dit congresbesluit: a. De wens tot een vrijwillig lidmaatschap bij de RBvV. b. Toenemende hinder vanwege de dubbele taakstelling van de RBvV: beheerder namens het OBR (nu SO) en belangenbehartiger namens alle Rotterdamse tuinverenigingen. Voor het uitwerken van dit congresbesluit werden twee werkgroepen aangesteld, werkgroep Beheer en werkgroep Belangen. Beiden werkten onder leiding van dhr. Henk Adema, bestuurder / directeur van de RBvV. Tijdens het bijzonder Voorjaarscongres van 2013 zijn de heer Adema en de werkgroepen van de taak ontheven. De resultaten die daar werden gepresenteerd werden door een grote meerderheid van het congres onvoldoende bevonden om een splitsing van de RBvV goed te kunnen keuren. De werkgroep Belangen presenteerde een voorstel om de RBvV niet te splitsen, maar te reorganiseren tot een belangenorganisatie met een dagelijks bestuur. Om dit te bereiken is het noodzakelijk de overdracht van de beheertaken met de gemeente te bewerkstelligen. Op verzoek van het Voorjaarscongres zijn kwartiermakers aangesteld die de route naar het definitieve congresbesluit tot reorganisatie van de RBvV zullen uitwerken. Dit document beschrijft het voorstel voor deze route. 2. Doelstelling Per 1 januari 2014 is de Rotterdamse Bond van Volkstuinders een vereniging die de belangen van de aangesloten leden, de volkstuinverenigingen, dient. De RBvV: profileert zich als natuurlijke gesprekspartner voor zaken die de belangen dienen van volkstuincomplexen treedt op als verbindende factor voor de aangesloten leden en stimuleert een bloeiend verenigingsleven zet volkstuinieren op de kaart in de regio Rijnmond bij politiek, gemeenten en bevolking biedt een flexibel taken- en servicepakket De beheertaak is volledig afgesplitst en ondergebracht in een nog nader te bepalen entiteit. Het lidmaatschap van deze Rotterdamse Bond van Volkstuinders is vrijwillig voor de Rotterdamse Tuinverenigingen. Pagina 5 van 20

6 2.1 Speelveld en grenzen Het voorbereidingstraject in 2013 Doelstelling is om uiterlijk tijdens het Voorjaarscongres 2013 een plan te presenteren waarin het raamwerk is vastgelegd voor de RBvV na de reorganisatie, vanaf Het raamwerk bestaat uit tot de volgende onderdelen: Overgangsregeling gedurende 2013 Globale beschrijving van de gevolgen: Juridisch Financiëel Contractueel Statutair Beoogde bestuursvorm na Afsplitsing Beheertaak Communicatiematrix met belanghebbenden Taken en services RBvV Omdat de huidige direkteur eind juni met pensioen zal gaan, zijn we tot een voorstel gekomen om de uitvoering van dit voorbereidingstraject te laten verzorgen door het nog de kiezen dagelijks bestuur van de huidige RBvV. Het Voorjaarscongres zal gevraagd worden een Bestuur voor bepaalde tijd te installeren dat zich, bijgestaan door een projectleider die gespecialiseerd is in verandermanagement, met de invulling van deze taken kan bezighouden. Het voordeel zou zijn, dat de verenigingen zelf de onderhandelingen kunnen voeren met SO en dat de organisatiestructuur per 1 januari 2014 van binnenuit vorm gegeven kan worden. Het alternatief zou zijn dat dit voorbereidingstraject van de reorganisatie gedaan zou moeten worden door een nog aan te stellen en in te werken ad-interim direkteur. Bestuursperiode van het bestuur voor bepaalde tijd: 11 mei 2013 tot 1 januari De RBvV na reorganisatie: per 1 januari 2014 In januari 2014 vindt de overdracht van de leiding plaats aan het door het congres gekozen dagelijks bestuur. Dit bestuursmodel wordt beschreven in hoofdstuk 7. Waarom dit hoge tempo? na ruim 2 jaar een stroomversnelling met een gezamenlijk einddoel in zicht het pensioen van de huidige direkteur is een natuurlijk verandermoment 2014 is het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen en het jaar waarin de deelgemeentes zullen worden opgeheven, dat maakt 2013 het ideale jaar om afspraken met betrokken partijen van gemeente en SO te bezegelen het commitment van de kwartiermakers is mede maatgevend Het voorgestelde tijdspad: Pagina 6 van 20

7 Vanwege de korte periode tussen installatie van het Bestuur voor bepaalde tijd en de start van het Bestuur, is het noodzakelijk dat de tijdelijke organisatie voorbereidingen treft voor de opvolgers, het definitieve door het congres samengestelde Bestuur. De volgende aannames en uitgangspunten worden gehanteerd: De beheertaak bestaat uit een aantal taken die helder en eenduidige zijn omschreven door betrokken partijen. De beheertaak kan zonder grote juridische en contractuele consequenties worden afgesplitst vanuit de RBvV aangezien de huidige statuten daar in voorzien. De belangrijkste partner voor wat betreft het Beheer, wordt actief meegenomen in het proces van afsplitsing, zodat de Beheertaak een zachte landing krijgt. Er zijn voldoende financiële middelen beschikbaar om de uitwerking van dit plan te waarborgen. De Besturen van de verenigingen verbinden zich in 2013 tot het constructief deelnemen aan dit reorganisatieproces. Het Bestuur voor bepaalde tijd werkt gezamenlijk met werkgroepen en VO aan een sjabloon met betrekking tot verenigingsstatuten voor de volkstuinverenigingen. 2.2 Missie en Visie van de RBvV Missie: de Rotterdamse Bond van Volkstuinders wil in partnerschap met haar leden (verenigingen) een florerend volkstuinleven creëren en continueren in de regio Rijnmond. Visie: de Rotterdamse Bond van Volkstuinders wil dit bereiken door op basis van een gezond, gezellig en inspirerend verenigingsleven een succesvol en florerend volkstuinleven mogelijk te maken, dat actief een bijdrage levert aan de totale groen- en leef-beleving van de bevolking in de regio Rijnmond. Een voorstel voor de strategie voor deze missie en visie zal in 2013 worden voorbereid door het bestuur voor bepaalde tijd. Deze strategie zal geschoeid worden op maatschappelijk belang en duurzaamheid: Recreatie: met een totaaloppervlak van ruim 122 hectare dienen de Rotterdamse volkstuincomplexen het maatschappelijk belang van de groene recreatiemoglijkheden. De complexen zelf tellen ruim leden. Gemiddeld zal elk lid een kring van mensen om zich heen hebben van ruwweg 10 mensen (gezinsleden, familie en vrienden) die regelmatig op de tuin worden ontvangen. Een ruwe schatting van het totale aantal individuele bezoekers komt daarmee op tuinders/recreanten. De locale wandelaars zijn buiten beschouwing gelaten, vanwege onvoldoende onderbouwing voor een schatting. Sociaal: de volkstuinen bestaan bij de gratie van een bloeiend verenigingsleven wat gedragen wordt door vrijwilligerswerk en dragen op deze manier bij aan sociale samenhang, integratie en andere vormen van sociaal kapitaal. Gezondheid: het hebben van een volkstuin draagt bij aan fysiek en geestelijk welzijn van stadsbewoners die anders niet of nauwelijks de mogelijkheid hebben om in een groene omgeving actief te tuinieren en ook tot rust te komen. Natuur: op de complexen leven dierensoorten die in de stad niet of veel minder algemeen zijn. De strategie voor deze missie en visie zal in 2014 verder worden uitgewerkt en geïmplementeerd door het gekozen bestuur. Pagina 7 van 20

8 Voorstel tot Reorganisatie Rotterdamse Bond voor Volkstuinders Documentnaam versie 3. Reorganisatie RBvV 1.0 Afsplitsen van de Beheertaak 3.1 Definitie van de huidige beheertaak RBvV De huidige RBvV houdt zich namens de Gemeente Rotterdam bezig met het administratieve beheer van een aantal percelen met de bestemming volkstuinen. Volkstuinen bestaan uit een perceel grond, verdeeld in nutstuinen en/of verblijfstuinen. Deze percelen worden verhuurd aan inwoners van Rotterdam door middel van het sluiten van een huurovereenkomst tussen de RBvV en de individuele tuinder. De RBvV ontvangt de specificatie van de jaarlijkse huursom per vereniging. Deze specificatie wordt door de RBvV jaarlijks in rekening gebracht bij het collectief van de tuinders per perceel: de vereniging van volkstuinders. De RBvV participeert in de uitwerking van de onderhoudsplannen per perceel. Zoals een goed verhuurder betaamt, dient het verhuurde in een redelijke staat van onderhoud te verkeren. Vanwege het openbare karakter van de percelen dienen gevaarlijke situaties op de openbare delen zo snel mogelijk te worden verholpen. Het in redelijke staat van onderhoud houden staat beschreven in het MeerjarenOnderhoudsPlan voor alle verenigingen. Deze MOP is een afspraak tussen de Gemeente en de RBvV en wordt gecontroleerd op uitvoering door middel van een schouw. Pagina 8 van 20

9 3.2 Relatie volkstuinverenigingen tot het huidige administratieve Beheer Het totale perceel wordt dagelijks bestuurd door een volkstuinvereniging. Het Bestuur van deze vereniging voert een aantal beheertaken uit: 1. Voordragen van nieuwe huurders 2. Sluiten van huurovereenkomst met betrekking tot de gepachte grond 3. Toezicht houden op het naleven van de voorschriften uit de Algemeen Plaatselijke Verordening en de Statuten en reglementen van de RBvV 4. Factureren van de huursom per individuele tuinder op het complex 5. Inning en afdracht van de totale huursom aan de RBvV 6. Toegang geven voor onderhoudswerkzaamheden en schouw 7. Toezicht houden op de juiste uitvoering van het afgesproken onderhoud 8. Melden van niet uitgevoerd / achterstallig onderhoud. 9. Aanmelden van gevaarlijke situaties: begroeiing, asfaltering enzovoorts 10. Administratieve taken zoals het aanleveren van bestuur gegevens en ledenlijsten 11. Beheertaken op het gebied van vergunningen 3.3 Administatief Beheer afstoten? Als het lidmaatschap van de RBvV in principe een vrijwillig lidmaatschap moet zijn, moeten de beheertaken ten aanzien van de pachtadministratie worden afgestoten om de belangen te dienen. Je kunt vrijwillig kiezen voor het lidmaatschap van een voetbalvereniging, visclub, tuinvereniging, Bond van tuinders. Biedt de vereniging of club je niet wat je zoekt, dan kun je net zo vrijwillig je lidmaatschap opzeggen. Je kunt niet vrij kiezen voor een verhuurder, de eigenaar van het te huren object krijg je er automatisch bij: huurhuizen, pachtgronden. De afspraken met betrekking tot het verhuurde lopen dan ook (eventueel via een tussenpersoon / verhuurkantoor) via de verhuurder. Dit onderscheid maakt helder dat het ene niet zonder het andere kan. Er zijn een aantal opties om taken behorend bij de verhuur onder te brengen: Stichting buiten de RBvV Stichting binnen de RBvV Commerciëel verhuurkantoor Loket van Stads Ontwikkeling (gemeente) De mogelijkheden met betrekking tot het onderbrengen van dit administratieve beheer zal onderhandeld worden door het RBvV Bestuur bepaalde tijd in Het Voorjaarscongres zal een mandaat gevraagd worden voor deze onderhandelingen. Om namens zoveel mogelijk huurders afspraken te kunnen maken over het verhuurde is het dus noodzakelijk een zo groot mogelijke belangenvereniging te worden. Want de onderhandelingspositie van één huurder of zelfs één huureenheid is vele malen kleiner dan de onderhandelingspositie van een zo groot mogelijke verzameling van huurders. In het beste geval om de meest voordelige afspraken pakket samen te kunnen stellen voor alle aangesloten leden. In het slechtste geval ook om een vuist te kunnen maken als de situatie voor de huurder zo slecht zou worden dat er een rechtszaak voor nodig is om de situatie te keren. Pagina 9 van 20

10 4. Taken en services RBvV na de reorganisatie 4.1 Takenpakket Het voorgestelde takenpakket bestaat uit: Beheer calamiteitenfonds Belangenbehartiging van tuinders bij de gemeente Rotterdam Contact met lokale politiek onderhouden; pr en zichtbaarheid Relatie met Beheer maximaal benutten Reductieregelingen faciliteren Vergunningen faciliteren en moderniseren Website met interactieve ondersteuning en communicatiemogelijkheden Maatschappelijke betrokkenheid in Rotterdam Gebruik van eigen netwerk voor contacten Doelgroepen: scholen, wijken enzovoorts Dit concept takenpakket wordt gedetailleerder uitgewerkt door het Bestuur bepaalde tijd en zal definitief worden vastgesteld tijdens het RBvV Najaarscongres Voorgesteld wordt om dit takenpakket een looptijd van 2-3 jaar te geven om en bestendige gedragslijn en rust te creëren. 4.2 Services De voorgestelde services: Actief verbinden met andere tuin - / stadsinitiatieven Eetbaar Rotterdam De Groene Loper Rotterdamse Oogst Centrale inkoop: contracten Digitaliseren formulieren en administratie rond de taakuitoefening Webwebsite inrichten met forumfunctie en, waar zinvol, gebruik van de social media Nieuwsblad Interim management administratieve taken Actief onderzoeken en verwerven van subsidies en fondsen Verstrekken van leningen aan aangesloten leden Het voorstel is: begin klein en denk groot. In 2014 ligt de focus vooral op het bestendigen van de RBvV en moeten de vastgestelde taken worden uitgevoerd. Daarnaast kan het aanbod aan services geleidelijk aan uitgewerkt en eventueel uitgebreid worden. Pagina 10 van 20

11 5. Organisatie 5.1 Het overgangsjaar is het jaar waarin de verandering wordt voorbereid voor het Najaarscongres van ditzelfde jaar. De besturen van de verenigingen zullen daar een definitief besluit nemen over de toekomst van de RBvV. Eind juni 2013 gaat de huidige direkteur-bestuurder Dhr. Adema met pensioen. Een organisatie zonder bestuurder gedurende het overgangsjaar is niet wenselijk. Het Congres zal daarvoor een voorziening moeten treffen. Het Voorjaarscongres zal gevraagd worden een Bestuur voor bepaalde tijd te installeren dat zich, bij voorkeur bijgestaan door een projectleider die gespecialiseerd is in verander-management, met de invulling van deze taken kan bezighouden. Het Bestuur voor bepaalde tijd wordt daarnaast geholpen door een aantal werkgroepen die meewerken aan het in kaart brengen van de consequenties van de keuzes die tijdens het reorganisatieproces gemaakt moeten worden. De werkgroepen die op dit moment actief zijn: financiëel juridisch en statutair taakstelling en services communicatie en pr Het Congres wordt gevraagd dhr. Adema opdracht te geven de lopende werkzaamheden, communicatielijnen, administratie, contracten en archief over te dragen aan het Bestuur voor bepaalde tijd. De eventuele consequenties die de reorganisatie zou kunnen hebben op overige medewerkers van de huidige RBvV zal dan na 11 mei met besproken worden door het Bestuur bepaalde tijd. De Raad van Commissarissen blijft volledig in functie in 2013 en kan daarnaast als klankbordgroep dienen voor het Bestuur voor bepaalde tijd. Deze RvC-taak kan desgewenst na de installatie van het definitieve Bestuur, 1 januari 2014, worden voortgezet en waar nodig worden aangepast. Tijdens het Voorjaarscongres van 2013 zal het congres ook gevraagd worden een principebesluit te nemen over het organisatiemodel dat na 1 januari 2014 gevoerd zal worden. Dit vroege besluit is nodig om tijdig kandidaten te kunnen werven. Het Congres wordt verzocht de Commissie van Advies te belasten met de werving van bestuurskandidaten. Deze bestuurskandidaten kunnen dan worden voorgedragen aan het Najaarscongres. Pagina 11 van 20

12 Schets organisatie per 11 mei 2013 Pagina 12 van 20

13 5.2 Aan het roer in 2014 Gezien de hoeveelheid werk adviseren we het Congres kandidaten te werven voor een bestuur van 7 leden. Na 2014 liggen er nog genoeg uitdagingen, bijvoorbeeld de preciese invulling van de samenwerking met de Gemeente, de vormgeving van het taken- en servicepakket en ook het onderhouden van de contacten met de vtv s. Een goed bemand bestuur is geen overbodige luxe. Een dagelijks bestuur bestaat uit 3 bestuurders, aangevuld met algemene bestuurders. Daaronder fungeren een aantal commissies en werkgroepen die de taken en services uitvoeren. De huidige RvC zou een functie kunnen krijgen als klankbord. Het Bestuur kan worden ondersteund door bijvoorbeeld een project/office-manager en een administratieve kracht. De financiële consequenties en functieomschrijvingen voor de medewerkers zullen worden voorgesteld door het Bestuur bepaalde tijd en ter overleg en goedkeuring worden voorgelegd aan Verenigings Overleg en Najaarscongres Schets organisatie per 1 januari 2014 Pagina 13 van 20

14 6. Consequenties van de keuzes De werkgroepen taakstelling en services, communicatie en pr, juridisch en statutair en de werkgroep financiëel zijn gevraagd in het overgangsjaar 2013 ondersteuning te bieden met betrekking tot de uitwerking van het reorganisatieplan. 6.1 Taakstelling en Services Deze werkgroep legt de basis voor de werkgroep Juridisch en Statutair en de werkgroep Organisatie en Financiën. Dat wat de RBvV biedt aan meerwaarde aan haar leden, is maatgevend voor het succes. De werkgroep richt zich op: 1. Vastgesteld takenpakket : wat wel, wat niet 2. Voorstel services: haalbaarheid en meerjarenplanning 3. Verbetering van de procedures en administratieve vastlegging 4. Administratie inning grondhuur, af te stoten per Communicatie en PR (Public Relations) De ervaring van de kwartiermakers is dat communicatie een belangrijk onderdeel is van de reorganisatie van een vereniging. Een grote betrokkenheid van liefst alle verenigingen is van groot belang voor de kans op succes op zowel de korte als de lange termijn. In 2013 ligt het accent op het tijdig verstrekken van informatie over de voortgang van de reorganisatie aan volkstuinverenigingen en betrokken externe partijen. De werkgroep richt zich op: Nieuwsbrief verzorgen Redactie plannen en voorstellen ter besluitvorming Website updaten Communicatie- en PR voorstel 2014 en daarna In 2014 heeft de werkgroep Communicatie zo mogelijk een nog belangrijkere rol: de taakstelling en services moeten bekend worden gemaakt aan een breed publiek. De RBvV wil zich profileren als de natuurlijke gesprekspartner namens de aangesloten volkstuinverenigingen. Dat betekent duidelijk maken wie we zijn en wat we doen aan zowel het politieke veld als ook het eigen veld. 6.3 Juridisch en Statutair Het afstoten van een belangrijke taak die in opdracht van een andere partij wordt uitgevoerd, kan niet zomaar plaatsvinden. Deze taak moet goed worden overgedragen en mag juridisch gezien geen negatieve consequenties hebben voor de huidige als ook toekomstige leden van de RBvV. De werkgroep richt zich op: Het overgangsbestuur in 2013 Inning van de huur voor de Gemeente Rotterdam vóór en na 1 januari 2014 Huurcontracten met tuinders MOP en onderhoudsplannen Uitvoering administratieve taken ten behoeve van Gemeentelijke diensten: bundelen en aanvragen van vergunningen Lopende contracten met andere partijen. Het verplichte lidmaatschap wordt omgezet in een vrijwillig lidmaatschap van de verenigingen. De spelregels omtrent het lidmaatschap worden vastgelegd in de statuten. Pagina 14 van 20

15 6.4 Financiële paragraaf De kwartiermakers stellen dat de winkel open moet blijven in 2013 en nog vele jaren daarna. Binnen de huidige RBvV zal er dientengevolge gewerkt worden binnen de door het Congres goedgekeurde begroting hiervoor. Dit betekent dat eind 2013 er een begroting en meerjarenplan wordt voorgelegd aan het Congres met betrekking tot In het eerste kwartaal 2014 wordt de jaarrekening 2013 en de openingsbalans van de gereorganiseerde RBvV opgesteld en gecontroleerd. Deze activiteiten worden uitgevoerd door de werkgroep Financiën bijgestaan door een extern ingehuurd accountantsbureau of administratiekantoor. In de begroting 2013 zijn hiervoor bedragen gereserveerd. Op het Najaarscongres zal een korte - en lange termijn begroting ter goedkeuring worden voorgelegd. Pagina 15 van 20

16 7. Het R-Team Dit kwartiermakers-team stelt het Congres voor een Bestuur bepaalde tijd te installeren en stelt voor om zelf onderdeel te worden van dit Bestuur voor bepaalde tijd. De motivatie is dat de voorbereiding van de reorganisatie ook gedragen zal moeten worden door het dagelijks bestuur van de RBvV tijdens het overgangsjaar Het Congres wordt gevraagd om het Bestuur voor bepaalde tijd te installeren en te mandateren om de besluitvorming van het Najaarscongres 2013 voor te bereiden voor alle eerder genoemde aspecten. Het Bestuur voor bepaalde tijd neemt binnen de huidige statuten de plaats in van de huidige direkteur en opereert volgens de statutair vastgelegde bevoegdheden om besluiten te nemen en conflicten op te lossen. De werkgroepen hebben ieder een aandachtsgebied. Iedere werkgroep heeft een woordvoerder die de taakstelling bewaakt en periodiek verslag uitbrengt aan het bestuur voor bepaalde tijd en aan de werkgroep Communicatie en PR. De Raad van Commissarissen blijft volledig in functie in 2013 en kan daarnaast als klankbordgroep dienen voor het Bestuur voor bepaalde tijd. Als klankbord geeft de RvC (on)gevraagd advies aan het Bestuur voor bepaalde tijd. De bureaumedewerkers ondersteunen het Bestuur voor bepaalde tijd bij het uitvoeren van het beleid. Schets organisatiestructuur van het R-Team Pagina 16 van 20

17 8. Planning en begroting De planning is uitdagend. Een extra complicatie is dat het project door vrijwilligers wordt uitgevoerd. Deze vrijwilligers hebben naast de betaalde baan vaak ook nog de taak als bestuurder van een vereniging. 8.1 Randvoorwaarden a. Betrokkenheid van alle verenigingen bij het verwezenlijken van de doelstelling b. Tijdige en voortvarende besluitvorming c. Gebruik maken van de betrokken en kundige mensen in de eigen vereniging, bijvoorbeeld door de bestuurstaken die betrokkenen al hebben in de vereniging tijdelijk over te laten nemen door extra bestuursleden of zittende bestuursleden. 8.2 Interne en externe afhankelijkheden a. De opstelling van de verantwoordelijk wethouder en ambtenaren b. Aantallen en kwaliteiten van bestuursleden en leden van de werkgroepen c. De wijze van overdracht van huidige taken van de RBvV aan het Bestuur bepaalde tijd d. Eventuele onvoorziene zaken 8.3 Kosten van de Reorganisatie volgens de door het congres goedgekeurde begroting 2. Hoewel het huidige bestuur van de RBvV meerder malen is verzocht om financiele specificaties te geven van de huidige kostenposten, hebben we onvoldoende informatie gekregen om een gefundeerde kostenraming te maken voor De begroting van 2014 zal in de loop van 2013 worden samengesteld en ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Najaarscongres Hierbij zal worden gestreefd naar een contributie die het eerste jaar laag kan zijn en kan worden aangevuld uit de verenigingskas, omdat het taken- en servicepakket nog in ontwikkeling zal zijn gedurende Voor 2015 zal er gestreefd worden om de contributie op maximaal 25 euro per lid uit te laten komen. 8.4 Financiële overdracht Vanwege alle hier bovengenoemde factoren kunnen wij als persoon geen financiële verantwoordelijkheid nemen voor de eventuele lijken in de kast die er onverhoeds zouden kunnen opduiken. De onvoorziene situaties zullen we in gezamenlijk overleg moeten oplossen. Pagina 17 van 20

18 8.5 Planning 1. Besluitvorming van het congres om het hier beschreven voorstel vanaf 11 mei 2013 ten uitvoer te gaan brengen 2. Benoeming van het Bestuur voor bepaalde tijd op 11 mei Opdracht aan de CvA om bestuursleden voor het bestuur van 2014 te werven. 4. Realisatie van de reorganisatie zoals hier beschreven a. Organisatiestructuur is gereed en kan worden ingevuld b. Juridische aspecten verder uitwerken c. Aan te passen en te vernieuwen contracten in kaart brengen d. De Beheer activiteiten in kaart brengen en klaarmaken voor overdracht e. De nieuwe statuten uitwerken en gereed maken voor stemming f. De taken omschrijven en in concept toegewijzen g. De services omschrijven en in concept toegewijzen h. Communicatie en PR borgen de verslaglegging aan betrokken belanghebbenden. 5. Presentatie van het plan aan het Najaarscongres Bijstellen op onderdelen naar aanleiding van het Najaarscongres Besluitvorming Najaarscongres 2013 a. Congres ter vaststelling statuten b. Congres ter vaststelling bemensing van de RBvV in Einde project: de documenten worden overgedragen aan het gekozen bestuur. De streefdatum voor de overdracht is 1 januari Pagina 18 van 20

19 9. Risico s De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van de reorganisatie met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project. De kans op de bedreiging is aangegeven op een schaal van 1 tot 5, waarbij 1 de waarde vertegenwoordigt van een kleine kans of een gering effect en 5 van een grote kans of een groot effect. De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Bedreiging Tegenmaatregel Kans Effect Risico Plan wordt afgewezen en moet bijgesteld worden Beschikbaarheid resources Afwijzing traject door de verantwoordelijke wethouder / SO Snelheid beslistrajecten bij tussentijdse vraagpunten. Budget is niet / onvoldoende beschikbaarheid voor uitvoering Bepaalde juridische aspecten belemmeren de gang naar een RBvV met vrijwillig lidmaatschap Communicatie door middel van nieuwsbrieven en concept plannen Bestuur voor bepaalde tijd: naast de deelnemers ook vervangers polsen en informeren Bestuur voor bepaalde tijd: wethouder en SO (ongevraagd) informeren over de voortgang Bestuur voor bepaalde tijd ingrijpen Goede informatievoorziening vanuit project. Budgetair mandaat vragen aan het congres. Aspecten en gevolgen goed in kaart brengen. Dit voorleggen aan een (externe) deskundige 1 5 Uitloop, waardoor niet haalbaar is 2 5 Door het wisselen van de wacht wordt de planning niet meer gehaald 2 5 De beheertaak wordt niet uit de RBvV gehaald. 1 3 Vertraagde besluitvorming leidt tot totale vertraging 2 3 Als er geen budget is, kunnen besluiten niet verder worden uitgewerkt. Denk aan het samenstellen en deponeren van de nieuwe statuten, externe expertise inhuren ed. 2 3 De RBvV kan (nog) niet in de beoogde vorm opereren. Pagina 19 van 20

20 10. Voorgestelde menskracht tijdens 2013 Congres van leden RBvV Bestuur voor bepaalde tijd Uitvoering beleid Administratief kandidaatstelling door: Ton Hoeneveld Frank Schurink Diana Soek Conny de Vugt Dick van Wijngaard Oproep aan alle vtv s profiel nog uitwerken na voorjaarscongres verandermanager e.e.a. afhankelijk van eventueel over te nemen werknemerscontracten naar de toekomst toe kantoormedewerker(s) Werkgroep Juridisch en Statutair Sjoerd Brunia /Jacobien Rutgers / Hans van Meenen Werkgroep Communicatie en PR Justine Boer / Jan Wielaard Werkgroep Taakstelling en Services Peter de Haan (indien gekozen als RvC lid dan vacature) / vacature Werkgroep Organisatie en financiën Zuwena Fraai / vacature Redactie en advies op incidentele basis Yvonne Claassen Klankbordgroep RvC Medewerkers RBvV Verander manager / Administratieve kracht(en) Pagina 20 van 20