Verzoek tot Offerte CEP 4

Transcriptie

1 CEP 4 7 april 2015 Revisie 1 CEP 4 Page 1 of 8

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Leveringsomvang & Specificaties Bepalingen en voorwaarden Algemeen Communicatie Algemeen Vragen en toelichtingen Indienen van de offerte Tijdschema Geheimhouding Offertestructuur en geldigheid Uitsluiting en selectieprocedure Gunningprocedure Financiële bepalingen Contractuele voorwaarden... 7 Annex A: Leveringsomvang & Specificaties... 8 Annex B: Aanbiedingsbiljet... 8 Annex C: Model Eigen verklaring... 8 Annex D: Algemene Inkoopvoorwaarden Stichting Astron... 8 CEP 4 Page 2 of 8

3 1 Inleiding ASTRON, het Nederlands instituut voor radioastronomie, houdt zich bezig met onderzoek en ontwikkeling op het gebied van radio astronomie. ASTRON opereert onder de paraplu van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (zie ASTRON beheert de Westerbork Synthese Radiotelescoop (WSRT) en de LOw Frequency Array (LOFAR), beide behorende tot de grootste radio telescopen ter wereld. De WSRT en LOFAR zijn bedoeld om het heelal te onderzoeken in het radiospectrum met frequenties van 10 MHz tot 8 GHz. Nieuwe ontdekkingen in de astronomie gaan hand in hand met nieuwe technische ontwikkelingen. ASTRON heeft een zeer ambitieus programma voor technologisch onderzoek, met als doel zowel het ontwikkelen van nieuwe instrumentatie en toepassingen voor bestaande telescopen, als het leggen van een basis voor de ontwikkeling van toekomstige telescopen en signaal bewerking. ASTRON heeft als doelstelling met deze Europese aanbestedingsprocedure om het CEP 2 rekencluster te vervangen en te moderniseren. Dit is als onderdeel van de LOFAR telescoop verantwoordelijk voor de tijdelijke opslag van LOFAR waarneemdata en de verwerking daarvan tot data producten die beschikbaar worden gesteld aan de wetenschappelijke gemeenschap. De voorlopige naam van het nieuwe cluster is CEP 4. In dit Verzoek tot offerte staan de voorwaarden vermeld waaraan de aanbiedingen dienen te voldoen. De aanbesteding vindt plaats overeenkomstig de Aanbestedingswet De aanbesteding zal plaatsvinden conform de openbare procedure. 2 Leveringsomvang & Specificaties In Annex A is een overzicht opgenomen de leveringsgomvang en de aan de levering gestelde eisen en specificaties. De levertijd is van groot belang voor de aanbesteder; levering in week is gewenst. Een inschrijver dient daarom de aanbieding voorzien van haar beste levertijd. Levering omvat (maar is niet beperkt tot): Installatie van alle componenten in daartoe aangewezen racks in het datacentrum van CIT, Rijksuniversiteit Groningen met uitzondering van de Ethernet en InfiniBand verbindingen naar 4 bestaande systemen: o Cobalt o de Downstream Network Foundry RX-16 core switch o de Management Network core switch/router o de OoBM Network core switch/router Juiste bekabeling, inclusief (maar niet beperkt tot) voedingskabels, InfiniBand- en Ethernetbekabeling; Inschakeling van alle componenten; Alle hardware-configuratie die nodig is voor het uitvoeren van de acceptatie-testen; Het uitvoeren van de acceptatie-testen ten bewijze van voldoening aan de gestelde eisen. Al deze onderdelen zijn de volledige verantwoordelijkheid van leverancier. Racks worden geleverd door CIT, inclusief 230V voedingsstekkerdozen (meerdere gangbare types beschikbaar). Deze dienen dus niet opgenomen te worden in de offerte. Passende rack mount kits dienen wel opgenomen te worden in de offerte. Naast de levering dient de inschrijver een service- en onderhoudscontract aan te bieden voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid om deze met een 1 jaar te verlengen. Inschrijver dient service en onderhoud te bieden aan zowel het systeem als geheel, als aan alle componenten. Ook wanneer wanneer het feitelijke onderhoud door derden wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld toeleveranciers van inschrijver, leveranciers van componenten) blijft de inschrijver primair aanspreekpunt en volledig verantwoordelijk voor deugdelijke uitvoering. CEP 4 Page 3 of 8

4 3 Bepalingen en voorwaarden 3.1 Algemeen De offerte zal compleet moeten worden ingediend. De Inschrijver zal er rekening mee moeten houden dat een offerte kan worden geaccepteerd of afgewezen indien deze hieraan niet voldoet. De uiteindelijke overeenkomst zal worden gebaseerd op dit. Inschrijvers worden verzocht een offerte in te dienen die voldoet aan de gestelde eisen. Indien de Inschrijver enig voorbehoud wil maken, zal hij dit moeten doen in een specifiek hoofdstuk van zijn offerte, waarin deze voorbehouden worden vermeld met verklaring van de daaraan verbonden consequenties. Voorbehouden kunnen leiden tot afwijzing van de offerte, en zullen alleen deel uitmaken van een mogelijk contract als deze voorbehouden uitdrukkelijk geaccepteerd zijn door de Aanbesteder. De technische uitdrukkingen en afkortingen zoals gebruikt in dit document worden verondersteld bekend te zijn bij de Inschrijver. De Aanbesteder kan geen enkele (wettelijke) aansprakelijkheid aanvaarden, ongeacht de redenen, voor kosten of schade opgelopen door de Inschrijver in verband met deze aanbestedingsprocedure, inclusief maar niet gelimiteerd tot de kosten van de voorbereidingen voor deze offertes. De Aanbesteder heeft naar aanleiding van deze VtO het recht om geen contract uit te geven zonder opgaaf van redenen. Dit met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht de Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient hij de Aanbesteder hiervan schriftelijk van op de hoogte te stellen op het in paragraaf vermelde adres. Indien naderhand blijkt dat dit tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door (een van de) Inschrijvers zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.2 Communicatie Algemeen Het bezoekadres van ASTRON is: Oude Hoogeveensedijk PD Dwingeloo (The Netherlands) Het postadres van ASTRON is: Postbus AA Dwingeloo (The Netherlands) Alle communicatie met ASTRON betreffende dit zal schriftelijk verlopen (inclusief ) en zal worden geadresseerd aan: ASTRON T.a.v. H.A. Holties Postbus AA Dwingeloo (The Netherlands) tender_cep4@astron.nl Telefoon: CEP 4 Page 4 of 8

5 Inschrijvers moeten duidelijk de naam van de persoon of personen aangeven die als contact persoon zullen optreden tijdens de totale duur van de selectie - en gunningperiode, inclusief tenminste adres(sen) en adresgegevens. Dit is belangrijk om opheldering en wijzigingen efficiënt te kunnen communiceren Inschrijvers mogen niet met andere personeelsleden van de Aanbesteder in contact treden naar aanleiding van hun offerte of dit. Elke dergelijke communicatie kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van het aanbestedingsproces Vragen en toelichtingen Alle vragen in verband met dit of de in te dienen offerte moeten schriftelijk (bij voorkeur per ) worden gericht aan de persoon genoemd in hoofdstuk hierboven, en moeten niet later ontvangen worden dan :00 uur Nederlandse tijd. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om vragen niet te beantwoorden die na deze tijdslimiet worden ontvangen. De antwoorden op deze vragen zullen vanaf dan , in een gemeenschappelijk document op de Tendernet website gepubliceerd worden Indienen van de offerte Offertes dienen niet later dan de sluitingsdatum in tweevoud schriftelijk en digitaal te worden ingediend. De sluitingsdatum is , 13:00 Nederlandse tijd. Ze moeten gericht worden aan de persoon genoemd in hoofdstuk hierboven. Offertes die ontvangen worden voor de sluitingsdatum zullen ongeopend en vertrouwd worden bewaard. 3.3 Tijdschema De overall planning van aanbestedingsprocedure is als volgt (alle tijden zijn Nederlandse tijden): Publicatie van VtO op Tendernet (elektronische aankondiging) Sluitingsdatum/tijd voor vragen , 13:00 Publicatie antwoorden op Tendernet website Sluitingsdatum/tijd van indienen van offertes , 09:30 Voorlopige gunning Definitieve gunning Tabel 3-1 Tijdschema aanbestedingsprocedure 3.4 Geheimhouding Alle informatie die wordt verstrekt uit hoofde van deze aanbesteding wordt verstrekt onder nadrukkelijk voorbehoud van geheimhouding voor derden, behoudens algemeen bekende en/of op andere wijze voor een ieder toegankelijke informatie. 4 Offertestructuur en geldigheid De inschrijver dient voor de aanbieding het Aanbiedingsbiljet van Annex B te gebruiken. Deze dient volledig te zijn ingevuld, gedateerd te worden en door inschrijver rechtsgeldig ondertekend te worden. Daarnaast dient de rechtsgeldig ondertekende Model eigen verklaring te worden bijgevoegd. Aanbiedingen die hieraan niet voldoen worden uitgesloten voor de verdere aanbesteding. CEP 4 Page 5 of 8

6 De offerte moet een geldigheid hebben van 4 maanden. Onmiddellijk na de laatste datum van indienen zoals aangegeven in hoofdstuk 3.3 hierboven, zal de Aanbesteder alle ingediende offertes openen en inspecteren, en een lijst maken van alle Inschrijvers voor dit. Elke offerte zal met strikte vertrouwelijkheid behandeld worden en zal alleen toegankelijk zijn voor personen die formeel zijn aangewezen om deel te nemen aan het evaluatieproces. Elk onderdeel van de offerte die naar de Aanbesteder is gestuurd zal worden beschouwd als zijnde het eigendom van de Aanbesteder tenzij anders vermeld en overeengekomen door beide partijen. 5 Uitsluiting en selectieprocedure Alle Inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria kwalificeren zich daarmee ook voor de gunningprocedure. De criteria zoals vastgelegd in de richtlijn 2004/18/EG van de Europese Commissie zullen worden gebruikt om de selectieprocedure uit te voeren. Middels het model eigen verklaring zoals vermeld in de staatcourant van vrijdag 22 maart 2013 zal de Inschrijver verklaren te voldoen aan de regels inzake aankondiging, uitsluiting, selectie en gunning als bedoeld in het Aanbestedingsreglement leveringen en diensten. Indien de inschrijver bestaat uit een combinatie van bedrijven dan geldt deze eis voor elk deelnemend bedrijf, voor het betreffende deel van zijn taken, indien de combinatie de opdracht verwerft. De vereiste informatie bestaat uit het volgende: o Een waarheidsgetrouwe, schriftelijke verklaring van de Inschrijver dat zijn organisatie zich niet bevindt in een of meerdere van de omstandigheden zoals genoemd in Artikel 45 lid 1 onder a), b), c) en d) en lid 3 onder a), b), c), d), e), f) en g) van de Europese richtlijn 2004/18/EG. o Bewijs van inschrijving in het beroepsregister of handelsregister, zoals genoemd in Artikel 47 van de Europese richtlijn 2004/18/EG. De Inschrijver moet geregistreerd staan in het relevante beroepsregister of handelsregister. Als voorlopig voldoende bewijs voor geschiktheid van de inschrijver geldt een kopie van de inschrijving. o o Voldoende en overtuigend bewijs van economische en financiële draagkracht, zoals genoemd in artikel 48 van de Europese richtlijn 2004/18/EG. De Inschrijver zal door middel van recente jaarverslagen, bankverklaringen of balansuittreksels aantonen dat hij de continuïteit van de door hem aangeboden diensten kan garanderen. Voldoende en overtuigend bewijs van technische vakbekwaamheid om het gevraagde product te leveren volgens Europese richtlijn 2004/18/EG, Artikel 49. Lid 2. -de methoden tot kwaliteitshandhaving van de Inschrijver; -de ervaring van de Inschrijver met de productie van soortgelijke producten(met referenties naar eerdere projecten) Inschrijver kan op voorhand volstaan met een ingevulde en ondertekende Model eigen verklaring, Annex C: Model Eigen verklaring De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten die niet voldoet aan de selectiecriteria van de aanbestedingsprocedure. De Inschrijver is verplicht, om samen met de offerte, de bovengenoemde documenten aan te bieden. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om te verifiëren of de Inschrijver hiermee voldoet aan het gestelde in dit artikel en om de geldigheid van de afgegeven documenten te verifiëren en de additionele ingediende informatie in elk stadium van de aanbestedingsprocedure. CEP 4 Page 6 of 8

7 6 Gunningprocedure De Aanbesteder zal een contract gunnen aan de partij die de economisch meest voordelige aanbieding is heeft ingediend. De Aanbesteder zal het gunningprocedure uitvoeren in overeenstemming met de richtlijn 2004/18/EG artikel 53. De belangrijkste gunningcriteria worden hieronder genoemd. Ter informatie van de Inschrijvers worden, in willekeurige volgorde, ook de sub-criteria gegeven waarin deze belangrijkste criteria worden opgedeeld. Deze lijst is niet volledig en individuele sub-criteria hoeven niet relevant te zijn voor sommige offertes. Prijs (50%) o Hardware o Service en onderhoud Aangeboden oplossing (30%) o Voldoen aan specificaties in Annex A o Kwaliteit Levering, service & onderhoud (20%) o Leverdatum o Service en onderhoud op het gehele systeem o Onderhoudscontract voor 4/5 jaar De Aanbesteder kan om toelichting vragen van een offerte gedurende het evaluatieproces, maar zal geen substantiële wijzigingen, correcties of aanvullingen toelaten. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor, in elk stadium van de aanbestedingsprocedure, om de in eerste instantie of in een latere fase verstrekte informatie door de Inschrijvers of deelnemers te laten onderzoeken op correctheid. Indien deze verificatie procedure aantoont, naar de mening van de Aanbesteder, dat enige door de Inschrijver of Deelnemer verstrekte informatie, ongeacht het karakter van deze informatie, niet correct is, behoudt de Aanbesteder zich het recht voor, maar zonder enige verplichtingen op zich te nemen, deze Inschrijver of Deelnemer uit te sluiten van deze aanbestedingsprocedure. 7 Financiële bepalingen De inschrijvers dienen via het aanbiedingsbiljet van Annex B een aanbieding te doen voor: Levering CEP 4 Installatie en inschakeling Service- en onderhoudscontract 8 Contractuele voorwaarden Tenzij anders vermeld in dit zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Stichting ASTRON van toepassing zijn (zie Annex D). Inschrijvers zullen moeten aangeven waar zij niet aan deze voorwaarden kunnen voldoen. CEP 4 Page 7 of 8

8 Annex A: Leveringsomvang & Specificaties Zie bestand: Annex A Leveringsomvang & Specificaties CEP4.pdf Annex B: Aanbiedingsbiljet Zie bestand: Annex B Aanbiedingsbiljet CEP4.doc Annex C: Model Eigen verklaring Zie bestand: Annex C Model Eigenverklaring.pdf Annex D: Algemene Inkoopvoorwaarden Stichting Astron Zie bestand: Annex D Inkoopvoorwaarden.pdf CEP 4 Page 8 of 8