Huishoudelijk reglement van het Belgische Rode Kruis voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement van het Belgische Rode Kruis voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest goedgekeurd door de Nationale Raad van het Belgische Rode Kruis op 19 december 2015 in voege vanaf 1 januari 2016

2 Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 2

3 De 7 fundamentele beginselen van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging Menselijkheid De Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging ontstond vanuit de bekommernis om hulp te bieden aan alle gewonden op het slagveld, zonder enig onderscheid. Op nationaal en internationaal vlak tracht de Beweging menselijk lijden onder alle omstandigheden te voorkomen en te verlichten. Zij heeft zich tot doel gesteld om het leven en de gezondheid van mensen te beschermen en om de mens als persoon te doen respecteren. Zij bevordert het wederzijds begrip, de vriendschap, de samenwerking en een duurzame vrede tussen alle volkeren. Onpartijdigheid De Beweging maakt geen onderscheid op basis van nationaliteit, ras, geloof, klasse of politieke overtuiging. Zij wil slechts hulp verlenen aan individuele mensen die lijden, en geeft daarbij voorrang aan de dringendste noden. Neutraliteit Om ieders vertrouwen te behouden kiest de Beweging nooit partij bij vijandelijkheden en mengt ze zich nooit in meningsverschillen op politiek, raciaal, godsdienstig of ideologisch vlak. Onafhankelijkheid De Beweging is onafhankelijk. De nationale verenigingen helpen de overheidsinstanties weliswaar bij de uitvoering van hun humanitaire activiteiten en zijn daarbij onderworpen aan de wetten van hun respectieve landen, maar moeten hun zelfstandigheid bewaren zodat zij altijd in overeenstemming met de beginselen van de Beweging kunnen handelen. Vrijwilligers De Beweging staat voor vrijwillige en belangeloze hulpverlening. Eenheid In een land kan er maar één Rode Kruis- of Rode Halve Maanvereniging bestaan. Die moet voor iedereen toegankelijk zijn en haar humanitaire activiteiten op het hele grondgebied uitoefenen. Universaliteit Binnen de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging hebben alle verenigingen gelijke rechten en de plicht om elkaar te helpen. De Beweging is universeel. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 3

4 ALGEMENE STRUCTUUR VAN HET DOCUMENT LEXICON... 5 VOORWOORD... 7 ALGEMENE BEGINSELEN... 8 LEDEN VAN HET RODE KRUIS... 9 PLAATSELIJKE AFDELINGEN REGIONAAL NIVEAU SUPERVISIE DOOR DE 2 GEMEENSCHAPPEN BIJEENROEPINGS- EN BESLUITVORMINGSREGELS VERKIEZINGEN EN AANSTELLING VIA COÖPTATIE HANDTEKENINGBEVOEGDHEID MAATREGELEN EN PROCEDURES IN GEVAL VAN EENVOUDIGE OF ERNSTIGE TEKORTKOMING ARBITRAGE IN NIET-TUCHTZAKEN Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 4

5 LEXICON Actief lid: elke persoon die betrokken is bij de uitvoering van de opdrachten van het Rode Kruis (vrijwilliger, mandataris, personeelslid). Activiteit/discipline verantwoordelijke: persoon die instaat voor de organisatie en de operationele leiding van een activiteit/discipline (bijvoorbeeld: verantwoordelijke Hulpdienst, verantwoordelijke Vorming). Bestuursorgaan: orgaan dat bevoegd is om beslissingen te nemen over de aangelegenheden die in het huishoudelijk reglement, een richtlijn of een instructie vastgelegd zijn. Coöptatie: aanstelling van een vrijwilliger door de leden van een comité waardoor deze vrijwilliger van rechtswege kan zetelen in het bestuursorgaan dat hem als mandataris coopteert. Dagelijks bestuur: verwijst naar het afhandelen van aangelegenheden die uitsluitend op de dagelijkse gang van zaken betrekking hebben, of aangelegenheden die wegens hun dringende karakter zonder de tussenkomst van een hoger bestuursorgaan moeten worden geregeld. Expert: persoon die wegens zijn bijzondere en nuttige competenties is aangezocht om zich bij een comité of een vergadering aan te sluiten. Dit kan een lid van het Rode Kruis zijn (vrijwilliger of personeelslid) of iemand van buiten het Rode Kruis. Functieomschrijving: beschrijft wat van een vrijwilliger, een mandataris of een personeelslid bij de uitoefening van zijn functie wordt verwacht. Instructie: eender welke gedragsregel, aanwijzing, uitvoeringsmodaliteit of procedure die het hoofdbestuur van een van de 2 Gemeenschappen oplegt met betrekking tot een van zijn bevoegdheidsdomeinen. Mandataris: vrijwilliger die werd verkozen of gecoöpteerd om een mandaat op te nemen in een bestuursorgaan. Het mandaat wordt gedefinieerd in een functieomschrijving die door het Nationaal Directiecomité goedgekeurd is (niet met betrekking tot de functie van activiteit/discipline verantwoordelijke). Personeelslid: persoon die in het kader van een arbeidsovereenkomst optreedt. Een personeelslid (of medewerker) heeft ervoor gekozen om zijn competenties ten dienste te stellen van de opdrachten en humanitaire beginselen van het Rode Kruis. Regionale coördinator activiteit/discipline: persoon belast met de algemene coördinatie en de continuïteit van een activiteit/discipline in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De coördinator is een personeelslid. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 5

6 Richtlijn: eender welke gedragsregel, aanwijzing, uitvoeringsmodaliteit of procedure die wordt voorgeschreven door de Nationale Raad, het Nationaal Directiecomité, de Gemeenschapsraden, de Raden van Bestuur Humanitaire Diensten van het Croix-Rouge de Belgique Communauté francophone, Rode Kruis-Vlaanderen of het Comité Brussel- Hoofdstad. Vrijwilliger: persoon die zonder vergoeding optreedt. Een vrijwilliger heeft ervoor gekozen om zijn beschikbare tijd, ervaring, competenties en engagement ten dienste te stellen van de opdrachten en humanitaire beginselen van het Rode Kruis. Er is geen onderscheid tussen de termen activiteit en discipline die beiden in dit huishoudelijk reglement worden gebruikt. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 6

7 VOORWOORD De Nationale Raad keurde dit huishoudelijk reglement van het Belgische Rode Kruis voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest goed (hierna het reglement genoemd): - rekening houdend met de richtlijnen van de Internationale Federatie van Rode Kruisen Rode Halve Maanverenigingen, hierna de Federatie genoemd, en met het feit dat het Belgische Rode Kruis deel uitmaakt van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging, hierna de Beweging genoemd; - gelet op de statuten van het Belgische Rode Kruis; - in overeenstemming met het nationaal huishoudelijk reglement van het Belgische Rode Kruis; - op voorstel van het Nationaal Directiecomité van het Belgische Rode Kruis. Het reglement treedt in werking op 1 januari 2016 en herroept het vroegere huishoudelijk reglement. De mandatarissen en verantwoordelijken die op 1 januari 2016 in functie zijn, blijven hun functie uitoefenen totdat zij worden vervangen in overeenstemming met de modaliteiten die in dit reglement vastgelegd zijn. In dit reglement zijn de Hulpdienst, inclusief de Ziekenwagendienst, en de Dringende Sociale Interventie, bicommunautaire activiteiten. Alle andere activiteiten zijn communautaire activiteiten. De verantwoordelijkheid voor de activiteiten van het Rode Kruis in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest berust bij het Comité Brussel-Hoofdstad binnen het regelgevingskader dat wordt gedefinieerd door: - de Nationale Raad en het Nationaal Directiecomité voor de bicommunautaire activiteiten; en - de Gemeenschapsraden en de Raden van Bestuur Humanitaire Diensten van de betreffende Gemeenschap voor de communautaire activiteiten. Alleen de Nationale Raad kan het reglement wijzigen. Over gevallen waarvoor het reglement geen regeling voorziet, beslist het Comité Brussel-Hoofdstad of het Nationaal Directiecomité, naargelang van hun respectieve bevoegdheden. Zij kunnen ook steeds in overeenstemming met hun respectieve bevoegdheden dringende maatregelen of tijdelijke bijsturingsmaatregelen treffen in afwachting van de volgende vergadering van de Nationale Raad. Het reglement kan worden aangevuld met richtlijnen van de Nationale Raad, het Nationaal Directiecomité, de Gemeenschapsraden en/of de Raden van Bestuur Humanitaire Diensten van het Croix-Rouge de Belgique Communauté francophone, Rode Kruis- Vlaanderen of het Comité Brussel-Hoofdstad. Er is een specifiek vademecum gewijd aan de organisatie van de activiteiten van de discipline Hulpdienst in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het reglement richt zich tot alle vrijwilligers en wordt hen ter beschikking gesteld die verbonden zijn aan één of meer entiteiten van het Belgische Rode Kruis die op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest actief zijn, ongeacht binnen welke discipline. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 7

8 ALGEMENE BEGINSELEN Elk bestuursorgaan (bureau, comité, vergadering) dient zijn beslissingen te nemen en te handelen in overeenstemming met de fundamentele beginselen en waarden van onze Beweging, de missie van het Rode Kruis zoals die in de statuten wordt omschreven, de respectieve strategieën waarvoor de 2 Gemeenschappen hebben gekozen met betrekking tot de communautaire activiteiten, en de strategie die voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest werd uitgetekend met betrekking tot de bicommunautaire activiteiten. Met hun specifieke expertise ondersteunen, versterken en stimuleren de departementen en diensten van de 2 Gemeenschappen (thematisch en ondersteunend ) de acties die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden uitgevoerd. Elke Rode Kruisverantwoordelijke in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dient volgens een participatieve, projectmatige aanpak te werken die garant staat voor het welslagen van de beoogde verandering. Het Rode Kruis kan zijn activiteiten slechts optimaal uitvoeren en goede resultaten behalen indien er sprake is van complementariteit en samenwerking tussen de vrijwilligers en de personeelsleden. Een personeelslid kan onder het gezag van een vrijwilliger staan en omgekeerd kan een vrijwilliger ook onder het gezag van een personeelslid werken. Ieders verantwoordelijkheid is vastgelegd in de functieomschrijvingen en de bijbehorende bevoegdheidsdelegaties. Het behoort tot ieders verantwoordelijkheid om het noodzakelijke en legitieme wederzijdse respect tussen vrijwilligers en personeelsleden af te dwingen. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 8

9 LEDEN VAN HET RODE KRUIS 1. VRIJWILLIGER 1.1. Erkenning als vrijwilliger Wie actief zijn medewerking verleent aan het Rode Kruis, wordt als vrijwilliger erkend zo hij/zij: - erkend is door de entiteit waaraan hij/zij verbonden is (ondertekening van het identificatieformulier); - minstens 16 jaar oud is; - de fundamentele beginselen van de Beweging onderschrijft; - in overeenstemming met zijn/haar functieomschrijving handelt en zijn/haar verbintenissen nakomt Verbonden entiteit Een vrijwilliger is verbonden aan de entiteit van het Rode Kruis (plaatselijke afdeling, Regionale Coördinatie, Comité Brussel-Hoofdstad...) die de activiteit organiseert waaraan hij zijn medewerking verleent. Indien een vrijwilliger aan meer dan één activiteit meewerkt of indien zijn activiteit door verschillende entiteiten wordt georganiseerd, is de vrijwilliger aan elk van deze entiteiten verbonden Administratieve inschrijving Elke entiteit staat in voor de administratieve inschrijving van de vrijwilligers die aan haar activiteiten meewerken, evenals voor de eventuele actualisering van hun gegevens (einde van de activiteit, wijziging van functie, wijziging van contactgegevens ). Volgens de taal die een vrijwilliger spreekt, wordt deze administratief ingeschreven in de gegevensbank voor vrijwilligers van de ene of de andere Gemeenschap Stemrecht Om zijn stemrecht te mogen uitoefenen, moet een vrijwilliger zijn hoofdactiviteit in een plaatselijke afdeling hebben of lid zijn van een bestuursorgaan. Een vrijwilliger die zijn hoofdactiviteit in een plaatselijke afdeling heeft, neemt deel aan de verkiezing van de mandatarissen van het plaatselijk Afdelingscomité. Indien een vrijwilliger bij verscheidene plaatselijke afdelingen actief is, kan hij kiezen waar hij zijn stemrecht uitoefent Omkadering De taken en de functie van een vrijwilliger worden gedefinieerd in overeenstemming met zijn verwachtingen, competenties en beschikbaarheid. Hij krijgt opleidingen, materiaal en begeleiding aangeboden, zodat hij binnen zijn activiteit een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau kan halen. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 9

10 Hij ontvangt informatie over de verschillende activiteiten en de entiteit waarbij hij actief is, evenals over het Belgische Rode Kruis en de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging Verzekeringen Zodra hij administratief ingeschreven is, geniet een vrijwilliger tijdens zijn Rode Kruisactiviteiten een verzekeringsdekking (burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijk letsel ) Terugbetaling van kosten De prestaties van een vrijwilliger worden per definitie niet vergoed. Toch kan een vrijwilliger de kosten die rechtstreeks met zijn activiteit verband houden, terugbetaald krijgen conform de voorwaarden die in een richtlijn vastgelegd zijn, d.w.z. een richtlijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (voor de bicommunautaire activiteiten) of een richtlijn van één van de 2 Gemeenschappen (voor de communautaire activiteiten) Inachtneming van statuten, reglement, richtlijnen en instructies Elke vrijwilliger, ongeacht zijn functie, dient de statuten, dit reglement, de richtlijnen, de instructies en de organisatieregels in acht te nemen die door het bevoegde bestuursorgaan worden opgelegd Discretieplicht en beroepsgeheim Een vrijwilliger moet de grootst mogelijke discretie in acht nemen met betrekking tot de situaties waarin hij door zijn vrijwilligerswerk terechtkomt. Het respect voor de privacy is een grondrecht van elke mens, net als het recht op het eigen beeld. Het verspreiden van feiten, beelden of gegevens zonder de voorafgaande toestemming van de betrokkene vormt een fout. Een vrijwilliger mag geen informatie verspreiden die hem uitdrukkelijk of stilzwijgend door een begunstigde wordt toevertrouwd of die hij aangaande de persoonlijke situatie van een begunstigde zou hebben verkregen. Indien hij dit noodzakelijk acht, dient de vrijwilliger zijn verantwoordelijke hiervan op de hoogte te brengen. Een vrijwilliger dient zich ervan bewust te zijn dat hij strafrechtelijk kan worden vervolgd indien hij tijdens de uitvoering van bepaalde opdrachten het beroepsgeheim zou schenden. In de functieomschrijvingen staat uitdrukkelijk vermeld of een vrijwilliger onderworpen is aan de bepalingen van artikels 458 en 458bis van het Strafwetboek. 1 1 Artikel 458. Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd frank tot vijfhonderd frank. <W /34, art. 10, 017; Inwerkingtreding: > Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 10

11 1.10. Ontslag uit functie Een vrijwilliger die zijn functie wenst neer te leggen, brengt zijn verantwoordelijke hiervan op de hoogte. Deze zorgt ervoor dat hij zo snel mogelijk uit zijn functie wordt ontheven. Een verantwoordelijke kan beslissen om een vrijwilliger uit zijn functie te ontheffen. Hij zorgt er dan voor dat aan deze vrijwilliger andere activiteiten worden aangeboden, zodat hij zijn engagement binnen het Rode Kruis kan voortzetten. Deze beslissing vormt geen sanctie. Een vrijwilliger die langer dan een jaar inactief is zonder geldige reden of zonder dat er sprake is van overmacht, kan uit zijn functie worden ontheven. Een vrijwilliger die deze beslissing zou willen aanvechten, kan hiertegen in beroep gaan bij het bestuursorgaan dat met de organisatie van de betreffende activiteit belast is. De verantwoordelijke ziet toe op de teruggave van alle bedragen, materialen, uniformen en documenten die aan het Rode Kruis toebehoren, en desgevallend ook van de vrijwilligerskaart. Indien een vrijwilliger de teruggave weigert, kan hij hier met elk rechtsmiddel toe gedwongen worden Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag Iedereen heeft het recht om op een waardige manier te worden behandeld. Een vrijwilliger die in het kader van zijn prestaties met andere vrijwilligers of personeelsleden in contact komt, dient zich te onthouden van elke vorm van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. De wet (artikel 32ter, 2 van 4 augustus 1996, gewijzigd door de wet van 28 februari 2014) verstaat onder: - geweld: elke feitelijkheid waarbij iemand psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen; - pesterijen: meerdere gelijkaardige of uiteenlopende onrechtmatige gedragingen (woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften) die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd en die tot doel of gevolg hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een persoon wordt aangetast. Deze gedragingen kunnen met name verband houden met leeftijd, burgerlijke stand, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap, of sociale afkomst, nationaliteit, een zogenaamd ras, huidskleur, sociale afkomst of nationale of etnische afstamming, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit en genderexpressie. Artikel 458bis. <Ingevoegd bij W /35, art. 33, 029; Inwerkingtreding: > Eenieder, die uit hoofde van zijn staat of beroep houder is van geheimen en die hierdoor kennis heeft van een misdrijf zoals omschreven in de artikelen 372 tot 377, 392 tot 394, 396 tot 405ter, 409, 423, 425 en 426, gepleegd op een minderjarige kan, onverminderd de verplichtingen hem opgelegd door artikel 422bis, het misdrijf ter kennis brengen van de procureur des Konings, op voorwaarde dat hij het slachtoffer heeft onderzocht of door het slachtoffer in vertrouwen werd genomen, er een ernstig en dreigend gevaar bestaat voor de psychische of fysieke integriteit van de betrokkene en hij deze integriteit zelf of met hulp van anderen niet kan beschermen. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 11

12 - ongewenst seksueel gedrag: elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Dergelijk gedrag mag niet worden toegestaan, getolereerd of verborgen. Een vrijwilliger die meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag, dient de procedures te volgen die terug te vinden zijn in een document dat hij op eenvoudig verzoek kan verkrijgen bij de bevoegde dienst van zijn gemeenschap. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 12

13 2. MANDATARIS 2.1. Definitie Een mandataris is een vrijwilliger die werd verkozen of gecoöpteerd om binnen een plaatselijke afdeling het mandaat van voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester of secretaris uit te oefenen, of om een mandaat op te nemen in het Comité Brussel-Hoofdstad. Hij oefent de verantwoordelijkheden uit die in de functieomschrijving voor zijn mandaat beschreven staan, rekening houdend met de statuten, dit reglement en alle richtlijnen en instructies die de bevoegde bestuursorganen uitvaardigen. Wie op basis van een bezoldigde arbeidsovereenkomst voor het Rode Kruis werkt, kan geen mandaat opnemen binnen een bestuursorgaan in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Tweetaligheid Alles wordt in het werk gesteld om ervoor te zorgen dat de mandatarissen van de plaatselijke afdelingen en het Comité Brussel-Hoofdstad tweetalig zijn (Frans en Nederlands) en dat in elk bestuursorgaan vrijwilligers uit de verschillende taalgemeenschappen zetelen Duur van het mandaat Een mandaatperiode duurt 4 jaar. Wanneer een mandaat in de loop van de mandaatperiode van vier jaar wordt opgenomen, loopt het af op hetzelfde moment als de overige mandaten die reeds bij het begin van deze periode van vier jaar werden ingevuld Cumulatie van mandaten Het mandaat van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester mag niet worden gecumuleerd met een ander mandaat De functie van verantwoordelijke Hulpdienst kan niet gecumuleerd worden met een mandaat van voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester binnen één of meerdere plaatselijke afdelingen Belangenconflict Een politiek mandaat is onverenigbaar met een mandaat in een bestuursorgaan van het Rode Kruis in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Indien een mandataris een politiek mandaat opneemt, wordt hij automatisch geacht ontslag te nemen uit zijn Rode Kruismandaat. Elke mandataris brengt het hogere bestuursorgaan op de hoogte van al zijn engagementen bij andere humanitaire, politieke, sociale of commerciële organisaties zodra hij zich kandidaat stelt voor een vacant mandaat. Hij brengt dit orgaan tijdens de uitoefening van zijn mandaat ook op de hoogte van elk nieuw engagement. Het hogere bestuursorgaan onderzoekt deze engagementen en beslist of zij al dan niet een beletsel vormen voor de uitoefening van het betreffende mandaat. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 13

14 Tijdens de uitoefening van zijn mandaat onthoudt een mandataris zich van elke deelname aan besluitvormingsprocessen waarbij zijn persoonlijke belangen strijdig zouden kunnen zijn met die van het Rode Kruis. Bij het hogere bestuursorgaan kan een gemotiveerd verzoek worden ingediend om van deze regel af te wijken Interne onverenigbaarheid Binnen eenzelfde bestuursorgaan mogen de mandaten van voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris niet worden uitgeoefend door bloedverwanten in de eerste of tweede graad, verwanten of mensen die onder hetzelfde dak wonen. Bij het Comité Brussel-Hoofdstad kan een gemotiveerd verzoek worden ingediend om van deze regel af te wijken. Indien deze toegestaan wordt, zal slechts één van beiden handtekeningbevoegdheid hebben op de rekeningen Vertrouwelijkheid Elke mandataris respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie waarvan hij op de hoogte is gebracht. Hij komt dezelfde verplichting na met betrekking tot de inhoud van gesprekken of onderhandelingen waaraan hij in het kader van zijn mandaat deelneemt. Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na het einde van zijn mandaat onverminderd voortduren Proefperiode voor de uitoefening van een eerste mandaat Elke mandataris die voor het eerst een bepaald mandaat opneemt bij een plaatselijke afdeling, begint met een proefperiode van 6 maanden. Tijdens deze proefperiode kan het Comité Brussel-Hoofdstad de betrokkene van zijn mandaat ontheffen indien hij dit niet op passende wijze uitoefent, hem vragen om aan een opleiding deel te nemen, of doelstellingen voor verbetering vooropstellen die hij binnen een bepaalde termijn dient te halen. Na de proefperiode van 6 maanden of langer waarnaar in bovenstaande paragraaf wordt verwezen, wordt de benoeming definitief Dienstdoend Indien een plaatselijke afdeling geen kandidaat met het vereiste profiel voordraagt of indien geen enkele kandidaat verkozen wordt, kan het Comité van Brussel-Hoofdstad een dienstdoend verantwoordelijke aanstellen. Na een periode van zes maanden wordt de dienstdoende mandataris aan de Vergadering voorgedragen voor verkiezing Evaluatie van de uitvoering van een mandaat Op verzoek van een van de partijen vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de mandataris van de plaatselijke afdeling en de manager van Brussel-Hoofdstad. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 14

15 Tijdens het gesprek wordt nagegaan wat er goed en minder goed loopt, en worden mogelijkheden voor verbetering bekeken. Er wordt niet alleen besproken hoe de titularis zijn functie uitoefent, maar ook hoe hij de omkadering ervaart die hem wordt aangeboden Automatisch ontslag Een mandataris die, zonder zich op geldige wijze te laten verontschuldigen, afwezig blijft op drie opeenvolgende vergaderingen waarvoor hij een uitnodiging ontving, wordt automatisch geacht ontslagnemend te zijn. De voorzitter van het betreffende bestuursorgaan brengt de betrokkene per brief op de hoogte. Een mandataris die zijn automatisch ontslag betwist, kan hiertegen bij het hogere bestuursorgaan beroep aantekenen binnen de 15 dagen na de ontvangst van de brief Ontslag Een mandataris die ontslag neemt, dient de voorzitter van het betreffende bestuursorgaan schriftelijk op de hoogte te brengen. Deze laatste brengt het hogere bestuursorgaan op de hoogte. De mandataris dient al het materiaal en alle bedragen en documenten van het Rode Kruis terug te geven in ruil voor een ontvangstbewijs. Indien een mandataris deze teruggave weigert, kan hij hiertoe met elk rechtsmiddel gedwongen worden. Hij dient ook zijn vrijwilligerskaart in te leveren indien hij tegelijk ook afziet van zijn medewerking als vrijwilliger. Indien de voorzitter van een bestuursorgaan ontslag neemt, dient hij de voorzitter van het hogere bestuursorgaan op de hoogte te brengen. In overleg met deze laatste neemt hij de aangewezen bezwarende maatregelen om de continuïteit te verzekeren binnen het bestuursorgaan dat hij voorzit. Indien de ontslagnemende mandataris financiële verantwoordelijkheden heeft, verzoekt hij om kwijting voor zijn beheer na advies van het financiële departement Overdracht Overname Indien een mandataris zijn mandaat om welke reden dan ook vóór het einde van zijn mandaatperiode neerlegt, blijft hij zijn taken in de mate van het mogelijke uitvoeren totdat de nieuwe titularis zijn functie opneemt. Deze periode mag echter maximaal zes maanden duren. Hij verstrekt de nieuwe titularis alle nodige informatie en documenten voor de uitoefening van het betreffende mandaat Einde van de mandaatperiode van vier jaar Elke mandataris die zich niet opnieuw kandidaat wenst te stellen om zijn mandaat tijdens de volgende mandaatperiode van vier jaar voort te zetten, dient tijdig alles in het werk te stellen om één of meer competente mensen aan te spreken die bereid zouden zijn om zich voor dit mandaat kandidaat te stellen wanneer de termijn afloopt. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 15

16 3. PERSONEELSLEDEN 3.1. Aanwerving en aanstelling van personeelsleden Het aanwerven van personeel behoort exclusief tot de gezamenlijke bevoegdheid van de hoofdzetels van de 2 gemeenschappen voor wat de bicommunautaire activiteiten betreft, en tot de bevoegdheid van de hoofdzetel van de betreffende gemeenschap voor wat de communautaire activiteiten betreft. Personeelsleden kunnen een coördinatie- of vormingsfunctie, of een administratieve, financiële of logistieke functie toegewezen krijgen Omkadering van personeelsleden De omkadering van het personeel dat bij de bicommunautaire activiteiten ingezet wordt behoort tot de verantwoordelijkheid van de manager van Brussel-Hoofdstad, dat van het personeel dat bij de communautaire activiteiten tot de verantwoordelijkheid van de betrokken gemeenschap. De werkorganisatie en de dagelijkse omkadering van het personeel dat aan een plaatselijke afdeling verbonden is, behoren tot de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de plaatselijke afdeling. Alle officiële kennisgevingen (aangaande arbeidsovereenkomsten, waarschuwingen, enz.) moeten echter ook door de manager ondertekend worden Recht van personeelsleden om zich verkiesbaar te stellen Een personeelslid dat ook als vrijwilliger bij het Rode Kruis actief is, kan zich niet verkiesbaar stellen om een Rode Kruismandaat uit te oefenen. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 16

17 4. PLAATSELIJKE AFDELINGEN 4.1. Definitie van een plaatselijke afdeling De plaatselijke afdelingen zijn de basiscellen van het Belgische Rode Kruis. Een plaatselijke afdeling maakt integraal deel uit van het Belgische Rode Kruis en deelt de missie, visie, strategische doelstellingen en waarden van het Belgische Rode Kruis. Een plaatselijke afdeling beheert de Rode Kruisactiviteiten binnen een welbepaald geografisch gebied. Een plaatselijke afdeling moet proberen om de volgende kerntaken te organiseren: - Hulpdienst - sociale hulpverlening - EHBO-opleiding - jeugd - bevordering van bloed geven - fondsenwerving. Daarnaast moet een plaatselijke afdeling ook activiteiten organiseren om zich van de financiële of materiële middelen te verzekeren die zij nodig heeft om financieel gezond te zijn. Een plaatselijke afdeling kan ook andere activiteiten ontwikkelen om op de behoeften van de meest kwetsbare groepen in te spelen. Zij kan daarnaast proefprojecten uitvoeren, op voorwaarde dat ze hiervoor de toelating krijgt van het Comité Brussel-Hoofdstad en zelf voor de financiering instaat Naam van een plaatselijke afdeling Een plaatselijke afdeling wordt in alle akten, documenten en publicaties aangeduid als Croix-Rouge de Belgique Section locale de ( ) in het Frans en als Belgische Rode Kruis plaatselijke Afdeling ( ) in het Nederlands Oprichting van een plaatselijke afdeling Een plaatselijke afdeling wordt door het Nationaal Directiecomité opgericht op voorstel van het Comité Brussel-Hoofdstad (CBH). In een gemeente kan slechts één plaatselijke afdeling worden opgericht Ontbinding van een plaatselijk Afdelingscomité Indien de mandatarissen van een plaatselijk Afdelingscomité ernstig tekortschieten ten overstaan van hun plichten, kan het Nationaal Directiecomité op voorstel van het Comité Brussel-Hoofdstad beslissen om het plaatselijk Afdelingscomité te ontbinden. In dat geval geldt dezelfde procedure als deze die in Hoofdstuk 10 wordt toegelicht. Bij de ontbinding van een plaatselijk Afdelingscomité neemt het Comité Brussel-Hoofdstad de nodige maatregelen met het oog op de vorming van een nieuw comité. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 17

18 4.5. Opheffing van een plaatselijke afdeling Indien een plaatselijke afdeling geen geldig samengesteld plaatselijk Afdelingscomité heeft, kan het Nationaal Directiecomité op voorstel van het Comité Brussel-Hoofdstad beslissen om de plaatselijke afdeling op te heffen. Bij de opheffing van een plaatselijke afdeling staat het Comité Brussel-Hoofdstad in voor het bewarend beheer van de financiële en materiële activa Samenstelling en rol van het plaatselijk Afdelingscomité Het plaatselijk Afdelingscomité is samengesteld uit een voorzitter, 1 of 2 ondervoorzitter(s), een penningmeester, een secretaris en de plaatselijke afdelingsverantwoordelijken voor de verschillende disciplines. Vrijwilligers, personeelsleden en externe experts kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het plaatselijk Afdelingscomité met raadgevende stem bij te wonen. Het plaatselijk Afdelingscomité komt minstens driemaal per jaar bijeen. De rol van het plaatselijk Afdelingscomité omvat het volgende: - de activiteiten organiseren volgens de modaliteiten van het vademecum van Brussel- Hoofdstad voor wat de discipline Hulpdienst betreft, en volgens de modaliteiten van elke Gemeenschap voor wat de communautaire activiteiten betreft; - een jaarlijks budget opstellen, de uitvoering ervan opvolgen en de nodige bijsturingsmaatregelen nemen; - aan de plaatselijke Afdelingsvergadering een verslag voorleggen aangaande de activiteiten en de financiële toestand van de plaatselijke afdeling tijdens het voorgaande jaar; - erop toezien dat alle financiële verplichtingen die worden aangegaan, binnen de goedgekeurde budgettaire grenzen blijven en de voorziene procedures in acht nemen; - instaan voor het vrijwilligersbestand: vrijwilligers zoeken, kandidaten informeren en sturen, en de opvang en omkadering van nieuwe vrijwilligers organiseren; - de activiteiten van de plaatselijke afdeling bij de gemeentelijke overheden en binnen het verenigingsleven promoten; - samenwerkingsverbanden met lokale overheden en synergieën met andere Rode Kruisafdelingen/Maisons Croix Rouge in de verschillende Gemeenschappen ontwikkelen; - de modaliteiten vastleggen voor de deelname van de plaatselijke afdeling aan de activiteitenprogramma s en de promotie- en fondsenwervingsacties op regionaal, gemeenschaps- of nationaal niveau; - toezien op de toepassing van dit reglement en de geldende richtlijnen en instructies. Het plaatselijk Afdelingscomité kan het dagelijks bestuur toevertrouwen aan een Bureau dat minstens uit de voorzitter en de penningmeester bestaat. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 18

19 De voorzitter, ondervoorzitter(s), penningmeester en secretaris worden tijdens de plaatselijke Afdelingsvergadering verkozen en door het Comité Brussel-Hoofdstad benoemd. De volledige lijst van hun verantwoordelijkheden is terug te vinden in de functieomschrijvingen die door het Nationaal Directiecomité goedgekeurd zijn. Het feit dat een of meer van deze mandaten tijdelijk vacant zijn, mag de werking van het plaatselijke Afdelingscomité niet belemmeren. De disciplineverantwoordelijken worden gezamenlijk door de voorzitter, de ondervoorzitter(s), de penningmeester en de secretaris van de plaatselijke afdeling aangesteld, na advies van de regioverantwoordelijken voor de betreffende disciplines. Een kopie van de notulen van de vergaderingen van het plaatselijk Afdelingscomité wordt naar de manager van Brussel-Hoofdstad gestuurd Samenstelling en rol van de plaatselijke Afdelingsvergadering De plaatselijke Afdelingsvergadering is samengesteld uit de leden van het plaatselijk Afdelingscomité en alle vrijwilligers die aan de plaatselijke afdeling verbonden zijn. Indien een plaatselijke afdeling een of meer personeelsleden heeft, worden zij uitgenodigd om de vergadering met raadgevende stem bij te wonen. De plaatselijke Afdelingsvergadering komt minstens eenmaal per jaar bijeen. De plaatselijke Afdelingsvergadering moet een voorzitter, 1 of 2 ondervoorzitters, een penningmeester en een secretaris verkiezen voor de volgende mandaatperiode van vier jaar. Het plaatselijk Afdelingscomité moet minstens eenmaal per jaar aan de Vergadering: - verslag uitbrengen over de activiteiten en de financiële toestand tijdens het voorgaande jaar; - toelichting verstrekken bij de toekomstvooruitzichten en de daarvoor vereiste middelen (financiële middelen, mensen, ), alsook de bijbehorende budgetten ter goedkeuring voorleggen; - informatie verschaffen over nieuwe activiteitenprogramma s op regionaal, gemeenschaps- of nationaal niveau, evenals over de modaliteiten van de deelname hieraan door de plaatselijke afdeling; - de nieuwe voorschriften, regels of middelen in verband met vrijwilligerswerk bij het Rode Kruis meedelen. Tijdens een plaatselijke Afdelingsvergadering kunnen de vrijwilligers suggesties doen om aan de behoeften van de meest kwetsbare groepen tegemoet te komen, de werking van de plaatselijke afdeling te verbeteren en hun motivatie te versterken. Deze suggesties hebben geen dwingend karakter. Deze lijst is niet beperkend. Een kopie van de notulen van de vergadering moet aan de manager van Brussel- Hoofdstad worden gestuurd Rol van de plaatselijke afdelingsvoorzitter De plaatselijke afdelingsvoorzitter zit de vergaderingen van het plaatselijk Afdelingscomité en de plaatselijke Afdelingsvergadering voor. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 19

20 Hij is verantwoordelijk voor: - de eerbiediging van de fundamentele beginselen van het Rode Kruis door alle leden van zijn plaatselijke afdeling; - de goede werking van de plaatselijke afdeling en haar uitstraling; - de uitvoering van de kerntaken met inachtneming van de normen voor de bicommunautaire en communautaire activiteiten en het financieel evenwicht binnen zijn plaatselijke afdeling; - het beheer van de vrijwilligerswerking, zodat deze niet alleen tot de ontwikkeling van de activiteiten bijdraagt, maar ook het engagement van de vrijwilligers bij het Rode Kruis valoriseert. Op het grondgebied van de plaatselijke afdeling is de plaatselijke afdelingsvoorzitter de vertegenwoordiger van het Belgische Rode Kruis bij de gemeentelijke overheden en in het verenigingsleven. Indien hij dit noodzakelijk acht, kan hij deze rol nu en dan delegeren aan een ander lid van het plaatselijk Afdelingscomité. De plaatselijke afdelingsvoorzitter brengt verslag uit aan het Comité Brussel-Hoofdstad Rol van de plaatselijke afdelingsondervoorzitter Eén of twee plaatselijke afdelingsondervoorzitters handelen onder het gezag van de plaatselijke afdelingsvoorzitter. Deze laatste kan aan de ondervoorzitters bepaalde bevoegdheden delegeren, maar behoudt steeds zelf de volledige verantwoordelijkheid. De ondervoorzitter(s) zetelt (zetelen) in het plaatselijk Afdelingscomité en de plaatselijke Afdelingsvergadering. Indien de plaatselijke afdelingsvoorzitter verhinderd is, wordt hij op zijn uitdrukkelijk verzoek vervangen door één plaatselijke afdelingsondervoorzitter of beide plaatselijke afdelingsondervoorzitters, die steeds onder de volledige verantwoordelijkheid van de plaatselijke afdelingsvoorzitter handelen. Indien de plaatselijke afdelingsvoorzitter afwezig is (gedurende langere tijd), kunnen de plaatselijke afdelingsondervoorzitters tijdelijk de verantwoordelijkheden van de plaatselijke afdelingsvoorzitter overnemen, nadat de manager van Brussel-Hoofdstad hiervan op de hoogte is gebracht. In dat geval zitten zij alle vergaderingen voor in de plaats van de plaatselijke afdelingsvoorzitter. Zij wonen ook alle bijeenkomsten en vergaderingen bij waaraan de afwezige voorzitter zou deelnemen. In dringende gevallen kunnen de plaatselijke afdelingsondervoorzitters namens de plaatselijke afdelingsvoorzitter alle maatregelen nemen die de toestand vereist. Zij moeten zo snel mogelijk aan hem verslag uitbrengen over hun optreden. Wanneer het mandaat van voorzitter vacant is, nemen de plaatselijke afdelingsondervoorzitters alle verantwoordelijkheden van de plaatselijke afdelingsvoorzitter over. Zij brengen verslag uit aan het Comité Brussel-Hoofdstad en treden op als plaatsvervanger tot de volgende verkiezingen Rol van de plaatselijke afdelingspenningmeester De penningmeester neemt deel aan het dagelijks bestuur van de plaatselijke afdeling en is in het bijzonder verantwoordelijk voor de financiële opvolging van de plaatselijke afdeling. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 20

21 Voor het voeren van de boekhouding wordt hij bijgestaan door een boekhoudkundige medewerker van Brussel-Hoofdstad. De penningmeester handelt onder het gezag van de plaatselijke afdelingsvoorzitter Rol van de plaatselijke afdelingssecretaris De secretaris neemt deel aan het dagelijks bestuur van de plaatselijke afdeling en is in het bijzonder verantwoordelijk voor de administratieve aangelegenheden (opstelling van notulen, bijeenroepingen voor de vergaderingen, beheer van verzekeringspolissen, ). De secretaris handelt onder het gezag van de plaatselijke afdelingsvoorzitter Rol van de plaatselijke afdelingsverantwoordelijken voor de verschillende disciplines/activiteiten Elke disciplineverantwoordelijke heeft de volgende rol: - de discipline volgens de geldende normen organiseren en instaan voor het operationeel beheer; - zorgen voor de omkadering van de vrijwilligers die hierbij betrokken zijn en toezien op de naleving van de fundamentele beginselen bij de uitvoering van de discipline/activiteit; - trachten om de discipline/activiteit te verbeteren ten behoeve van de doelgroepen; - zijn eigen suggesties, die van zijn team en die van het publiek aan het plaatselijke Afdelingscomité voorleggen. Elke disciplineverantwoordelijke handelt onder het gezag van de plaatselijke afdelingsvoorzitter en krijgt advies en ondersteuning van de regioverantwoordelijken voor zijn discipline (disciplineverantwoordelijke of themacoördinator voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Op verzoek van één van de partijen wordt een evaluatiegesprek gehouden tussen de disciplineverantwoordelijke, de plaatselijke afdelingsvoorzitter en de regioverantwoordelijken voor de betreffende discipline Afwijking voor de organisatie van een kerntaak Het plaatselijk Afdelingscomité kan bij het Comité Brussel-Hoofdstad een gemotiveerd verzoek indienen om een afwijking aan te vragen met betrekking tot de organisatie van een kerntaak Organisatie van een kerntaak door het Comité Brussel-Hoofdstad Naargelang van zijn beschikbare middelen kan het Comité Brussel-Hoofdstad beslissen om zelf een kerntaak op het grondgebied van één of meer plaatselijke afdelingen te organiseren, indien deze plaatselijke afdelingen hiervoor over onvoldoende middelen beschikken of nalaten om deze kerntaak te organiseren. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 21

22 4.15. Deelname van de plaatselijke afdelingen aan nationale, gemeenschapsen/of regionale acties Om bij te dragen tot de uitstraling van de organisatie nemen de plaatselijke afdelingen deel aan alle nationale, gemeenschaps- en/of regionale promotie- en fondsenwervingsacties van het Belgische Rode Kruis. Zij ontvangen ondersteuning om bij te dragen tot het succes van deze acties. Een plaatselijk Afdelingscomité kan bij het Comité Brussel-Hoofdstad een gemotiveerd verzoek indienen om een afwijking aan te vragen met betrekking tot de deelname aan een promotie- of fondsenwervingsactie Giften en steun aan externe organisaties Giften of financiële steun aan externe organisaties of andere dan Rode Kruisprogramma s zijn niet mogelijk zonder de voorafgaande goedkeuring van het Bureau van het Nationaal Directiecomité Giften en steun vanwege externe organisaties Alvorens giften of financiële steun van een externe organisatie te aanvaarden, dient het Bureau of het plaatselijk Afdelingscomité zich ervan te vergewissen dat dit in overeenstemming met de fundamentele beginselen van onze Beweging is. Bij twijfel moet het de zaak ter goedkeuring voorleggen aan het Comité Brussel-Hoofdstad. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 22

23 5. REGIONAAL NIVEAU 5.1. Organisatie en naam van het regionale niveau Het regionale niveau omvat de Regionale Coördinatie van Brussel-Hoofdstad, het Comité van Brussel-Hoofdstad en de Vergadering van Brussel-Hoofdstad. In alle akten, documenten en publicaties wordt het regionale niveau aangeduid als Croix- Rouge de Belgique Bruxelles-Capitale in het Frans en als Belgische Rode Kruis Brussel-Hoofdstad in het Nederlands Samenstelling en rol van de Regionale Coördinatie De Regionale Coördinatie bestaat uit personeelsleden (manager, coördinatoren en administratieve ondersteuning) en vrijwilligers (regionale disciplineverantwoordelijken en vrijwilligers bij de eenheden en activiteiten die door Brussel-Hoofdstad worden geleid). Onder de supervisie van het Comité Brussel-Hoofdstad implementeert de Regionale Coordinatie de beslissingen die het Comité neemt, en voert met name de volgende taken uit: - het beheer ondersteunen van een vrijwilligerswerking die niet alleen tot de ontwikkeling van de activiteiten bijdraagt, maar ook het engagement van de vrijwilligers bij het Rode Kruis valoriseert; - de uitvoering van de kerntaken in de plaatselijke afdelingen coördineren en ondersteunen; - instaan voor de ontwikkeling en uitvoering van aanvullende activiteiten bij de activiteiten die de plaatselijke afdelingen organiseren, evenals voor de uitvoering van de kerntaken in de gemeenten zonder plaatselijke afdeling; - ervoor zorgen dat de activiteiten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden georganiseerd conform het vademecum van Brussel-Hoofdstad voor wat de discipline Hulpdienst betreft, en in overeenstemming met de normen die de 2 Gemeenschappen hebben vastgelegd voor wat de communautaire activiteiten betreft; - een ontwerpbudget opstellen dat door het Comité Brussel-Hoofdstad moet worden goedgekeurd Samenstelling en rol van het Comité van Brussel-Hoofdstad (CBH) Het Comité van Brussel-Hoofdstad telt 8 stemgerechtigde leden en is als volgt samengesteld: - 1 voorzitter; - 2 leden aangeduid door de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten van de Vlaamse Gemeenschap; - 2 leden aangeduid door de e Raad van Bestuur Humanitaire Diensten van de Franstalige Gemeenschap; - 3 plaatselijke afdelingsvoorzitters. De manager van Brussel-Hoofdstad zetelt met raadgevende stem in het Comité Brussel- Hoofdstad. Hij treedt op als secretaris. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 23

24 Het Comité Brussel-Hoofdstad heeft de volgende taken: - instaan voor de naleving van de fundamentele beginselen van het Belgische Rode Kruis door alle leden (vrijwilligers en personeelsleden) van het Rode Kruis in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - de implementatie van de richtlijnen die door de hogere bestuursorganen worden uitgevaardigd toelichten en promoten; - een operationele strategie definiëren die op de context van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest afgestemd is en coherent is met de strategieën van de 2 Gemeenschappen; - toezicht uitoefenen op de activiteiten die door de Regionale Coördinatie worden georganiseerd; - de ontwikkeling van de plaatselijke afdelingen bevorderen, evenals de samenwerking tussen de plaatselijke afdelingen; - de algemene werking van de plaatselijke afdelingen ondersteunen, evenals de uitvoering van hun kerntaken; - het ontwerpbudget goedkeuren dat moet worden voorgelegd aan de Nationale Raad (voor wat de bicommunautaire Regionale Coördinatie en bicommunautaire activiteiten betreft) en aan de Gemeenschapsraden van elke Gemeenschap (voor wat de communautaire Regionale Coördinatie en communautaire activiteiten betreft); - de uitvoering van de budgetten opvolgen en alle nodige bijsturingsmaatregelen nemen. Het Comité kan nieuwe activiteiten opzetten om tegemoet te komen aan de behoeften van de meest kwetsbare groepen, na hiervoor het akkoord te hebben gekregen van het Bureau van het Nationaal Directiecomité voor wat de bicommunautaire activiteiten betreft, en van de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten van de betreffende Gemeenschap voor wat de communautaire activiteiten betreft. Het stelt wijzigingen aan het geldende huishoudelijke reglement voor en legt deze ter goedkeuring voor aan het Nationaal Directiecomité en van de Nationale Raad. Het Comité Brussel-Hoofdstad zorgt er ook voor dat de vacatures voor regionale disciplineverantwoordelijken voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden ingevuld. De volledige lijst van de regionale disciplineverantwoordelijken is opgenomen in de functieomschrijvingen die werden goedgekeurd door het Nationaal Directiecomité voor wat de bicommunautaire activiteiten betreft en door de Raad van Bestuur van de betreffende gemeenschap voor wat de communautaire activiteiten betreft. Disciplineverantwoordelijken, themacoördinatoren of experts kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het Comité van Brussel-Hoofdstad met raadgevende stem bij te wonen. Het Comité Brussel-Hoofdstad vergadert minstens viermaal per jaar na bijeenroeping door de voorzitter van het Comité. De kandidaten voor de functie van voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad worden door het Nationaal Directiecomité voorgesteld aan de Vergadering van Brussel-Hoofdstad voor hun verkiezing door de plaatselijke afdelingsvoorzitters. De voorzitter bezit een actieve kennis van het Frans en het Nederlands. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 24

25 De 3 plaatselijke afdelingsvoorzitters en de voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad worden door de plaatselijke afdelingsvoorzitters verkozen op de eerste Vergadering van Brussel-Hoofdstad na de hernieuwing van de lokale bestuursorganen. De uittredende leden van het Comité Brussel-Hoofdstad blijven in functie totdat in hun vervanging voorzien is. Het Comité Brussel-Hoofdstad kan zich, telkens wanneer het dit voor bepaalde agendapunten noodzakelijk acht, laten bijstaan door eender welke deskundigen. Zij wonen de vergadering bij met raadgevende stem Samenstelling en rol van de Vergadering van Brussel-Hoofdstad De Vergadering van Brussel-Hoofdstad is samengesteld uit de leden van het Comité Brussel-Hoofdstad en de plaatselijke afdelingsvoorzitters. Alle leden van de Vergadering hebben één stem, zelfs indien zij tegelijk plaatselijke afdelingsvoorzitter en lid van het Comité Brussel-Hoofdstad zijn. De plaatselijke afdelingsondervoorzitters en de regionale disciplineverantwoordelijken worden uitgenodigd om de vergaderingen bij te wonen met raadgevende stem. In functie van de agenda kan de voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad nog andere mensen op de vergadering uitnodigen. De Vergadering van Brussel-Hoofdstad doet suggesties om tegemoet te komen aan de behoeften van de meest kwetsbare groepen, om de werking van de regio te verbeteren en om de motivatie van de vrijwilligers te versterken. Deze suggesties hebben geen dwingend karakter. De Vergadering van Brussel-Hoofdstad neemt kennis van de volgende punten en bespreekt deze: - de operationele strategie die door het Comité Brussel-Hoofdstad werd gedefinieerd en de bijbehorende budgetten voor het komende jaar; - het verslag over de activiteiten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de financiële toestand tijdens het voorgaande jaar; - alle nieuwe activiteitenprogramma s op regionaal, gemeenschaps- of nationaal niveau, en de modaliteiten van de participatie van de regio aan deze programma s; - de nieuwe richtlijnen en instructies. De Vergadering van Brussel-Hoofdstad wordt geleid door de voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad en komt minstens tweemaal per jaar bijeen. Een kopie van de notulen van de vergadering wordt naar het Bureau van het Nationaal Directiecomité gestuurd Rol van de voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad De voorzitter van het Comité Brussel-Hoofdstad zit de bijeenkomsten van het Comité Brussel-Hoofdstad voor en leidt de Vergadering van Brussel-Hoofdstad. In nauwe samenwerking met de manager neemt de voorzitter van het Comité Brussel- Hoofdstad deel aan het algemene beleid van de regio en de ontwikkeling van de activiteiten, en ziet toe op de naleving van de geldende richtlijnen en instructies. Huishoudelijk reglement Brussel-Hoofdstad in voege vanaf 1 januari 2016 P. 25