RICHTLIJN. Voorzitter van het comité van Brussel-Hoofdstad Plaatselijke Afdelingscomités en regioverantwoordelijken

Transcriptie

1 1 RICHTLIJN Van: Aan: Pierre Francotte Voorzitter van het comité van Brussel-Hoofdstad Plaatselijke Afdelingscomités en regioverantwoordelijken Ref. DIR-DésignationResponsableActivitésSL Aantal pagina s: 5 Datum: 21 juni 2016 Betreft: Modaliteiten voor de aanstelling van een disciplineverantwoordelijke in de plaatselijke afdelingen Geachte heer, geachte mevrouw, Deze Richtlijn vormt een aanvulling bij artikel 4.12 van het Huishoudelijk Reglement (HR) voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bevat bijkomende informatie aangaande de aanstellingsmodaliteiten, de omkadering en de opleiding van de disciplineverantwoordelijken in de plaatselijke afdelingen. Deze Richtlijn beantwoordt ook enkele vragen in verband met deze functie. Mag ik u vragen om deze Richtlijn aan de regionale en plaatselijke disciplineverantwoordelijken door te geven? Met vriendelijke groeten, Pierre Francotte Voorzitter van het Comité van Brussel-Hoofdstad

2 2 Artikels 4.6 en 4.12 van het HR voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest omschrijven de rol en de aanstellingsprocedure van de disciplineverantwoordelijken in een plaatselijke afdeling (PA) als volgt: Artikel 4.6: Samenstelling en rol van het plaatselijk Afdelingscomité Het plaatselijk Afdelingscomité is samengesteld uit een voorzitter, 1 of 2 ondervoorzitter(s), een penningmeester, een secretaris en de plaatselijke afdelingsverantwoordelijken voor de verschillende disciplines De disciplineverantwoordelijken worden gezamenlijk door de voorzitter, de ondervoorzitter(s), de penningmeester en de secretaris van de plaatselijke afdeling aangesteld, na advies van de regioverantwoordelijken voor de betreffende disciplines. Artikel 4.12: Rol van de plaatselijke afdelingsverantwoordelijken voor de verschillende disciplines/activiteiten Elke disciplineverantwoordelijke heeft de volgende rol: - de discipline volgens de geldende normen organiseren en instaan voor het operationeel beheer; - zorgen voor de omkadering van de vrijwilligers die hierbij betrokken zijn en toezien op de naleving van de fundamentele beginselen bij de uitvoering van de discipline/activiteit; - trachten om de discipline/activiteit te verbeteren ten behoeve van de doelgroepen; - zijn eigen suggesties, die van zijn team en die van het publiek aan het plaatselijke Afdelingscomité voorleggen. Elke disciplineverantwoordelijke handelt onder het gezag van de plaatselijke afdelingsvoorzitter en krijgt advies en ondersteuning van de regioverantwoordelijken voor zijn discipline (disciplineverantwoordelijke of themacoördinator voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Op verzoek van één van de partijen wordt een evaluatiegesprek gehouden tussen de disciplineverantwoordelijke, de plaatselijke afdelingsvoorzitter en de regioverantwoordelijken voor de betreffende discipline. 1. Wat houdt de functie van disciplineverantwoordelijke in? Bovenstaand fragment uit het HR definieert wat de functie in essentie inhoudt. Het is aangewezen om de normering voor elke discipline te raadplegen voor meer duidelijk informatie over elke specifieke functie (verantwoordelijke Hulpdiensten, verantwoordelijke Hestia, verantwoordelijke EHBO-opleidingen,...) en/of om contact op te nemen met de regioverantwoordelijke voor de desbetreffende discipline. 2. Voor welke discipline moet een disciplineverantwoordelijke worden aangesteld?

3 3 De mandatarissen van elke PA moeten een lijst opstellen met alle disciplineverantwoordelijken voor hun PA. Deze lijst kan namelijk van PA tot PA verschillen naargelang de activiteiten die worden georganiseerd, hun omvang en de beschikbaarheid aan vrijwilligers die bereid zijn om een functie op te nemen. Wanneer de lijst opgesteld is, wordt deze ter informatie aan de Manager van Brussel- Hoofdstad bezorgd. Een Plaatselijke Afdeling kan bijvoorbeeld de volgende 8 verantwoordelijken hebben: Verantwoordelijke Hestia; Verantwoordelijke Sociale Kruidenierswinkel; Verantwoordelijke EHBO-opleidingen; Verantwoordelijke Hulpdiensten; Verantwoordelijke SLMP (uitlenen van paramedisch materiaal); Verantwoordelijke Vesti-boetiek; Verantwoordelijke Jeugd; Verantwoordelijke Fondsenwerving. Maar een andere PA kan met de volgende verantwoordelijken werken: Verantwoordelijke SLMP (uitlenen van paramedisch materiaal); Verantwoordelijke Voedselhulp (verantwoordelijk voor zowel de Sociale Kruidenierswinkel als de voedselpakketten); Verantwoordelijke Daklozenrondes (HOMI); Verantwoordelijke EHBO-opleidingen; Verantwoordelijke Hestia; Verantwoordelijke Jeugd. Dit zijn slechts twee voorbeelden. Indien binnen een PA andere activiteiten lokaal worden georganiseerd, kunnen de mandatarissen van deze PA beslissen om een bijkomende functie voor een verantwoordelijke te creëren (bv. een verantwoordelijke Dringende Sociale Interventie). In andere PA s zouden verschillende van deze activiteiten dan weer onder de verantwoordelijkheid van één of twee disciplineverantwoordelijken kunnen vallen, bijvoorbeeld wanneer het gaat om activiteiten die nog in zijn kinderschoenen staan en waarvoor de aanstelling van afzonderlijke verantwoordelijken nog niet kan worden verrechtvaardigd. Naarmate deze activiteiten zich verder ontwikkelen, kan de verantwoordelijkheid hiervoor mettertijd wel aan afzonderlijke verantwoordelijken worden toevertrouwd. Is er een minimaal en maximaal aantal disciplineverantwoordelijken per PA? Neen. De mandatarissen van de PA omringen zich met het aantal disciplineverantwoordelijken dat zij noodzakelijk achten voor een goede organisatie van de activiteiten en voor een efficiënt beheer door het plaatselijk Afdelingscomité. 3. Hoe moeten de kandidaten worden gevonden?

4 4 De mandatarissen van de PA bezorgen aan alle vrijwilligers de lijst met de in te vullen vacatures voor disciplineverantwoordelijken. De mandatarissen van de PA kunnen de functie aanbieden aan vrijwilligers die: - dezelfde verantwoordelijkheid al droegen tijdens de voorgaande 4-jarige mandaatperiode; - belangstelling hebben getoond voor de functie. De mandatarissen moeten de precieze draagwijdte van de functie duidelijk toelichten: welke activiteit(en) valt (vallen) onder deze functie? Welke beschikbaarheid moet de kandidaat kunnen bieden? Welke verantwoordelijkheden krijgt hij op het vlak van boekhouding, administratie,? Voor de vacatures die nog niet ingevuld zijn, kunnen de mandatarissen van de PA een kandidaat zoeken onder de vrijwilligers die bij de betreffende activiteit betrokken zijn en het gewenste profiel hebben. Zij kunnen echter ook een externe oproep tot kandidaturen organiseren. Ze kunnen bij de cel vrijwilligerswerk van Brussel-Hoofdstad een functieomschrijving en een affiche verkrijgen (volontariat.bruxelles@croix-rouge.be). Kan een disciplineverantwoordelijke ook actief zijn als vrijwilliger op het terrein? Ja. Het feit dat iemand disciplineverantwoordelijke is, belet hem of haar niet om ook als vrijwilliger op het terrein actief te zijn. Een verantwoordelijke Hestia kan bijvoorbeeld, naast zijn coördinatietaken, ook huisbezoeken afleggen of de permanentie in de Vesti-boetiek verzekeren. We merken echter op dat de betrokkene, indien nodig, altijd voorrang moet geven aan zijn functie als disciplineverantwoordelijke. Is het mogelijk om verantwoordelijk te zijn voor verscheidene disciplines? Ja. De mandatarissen van de PA en de kandidaat moeten echter samen bekijken welke beschikbaarheid hiervoor op termijn vereist is (wie te veel hooi op de vork neemt ). Kan een mandataris van een PA disciplineverantwoordelijke zijn? Ja, maar de functie van disciplineverantwoordelijke Hulpdiensten kan niet worden gecumuleerd met een mandaat als voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester van één of meer plaatselijke afdelingen. De mandatarissen van een PA moeten echter in ieder geval samen bekijken of een kandidaat over voldoende tijd beschikt om een mandaat én een functie als disciplineverantwoordelijke tegelijk op te nemen. Kan een werknemer van de PA als disciplineverantwoordelijke worden aangesteld? Ja, op voorwaarde dat er geen belangenconflict ontstaat tussen zijn functie als werknemer en als vrijwillig disciplineverantwoordelijke. Het enige verschil is dat een werknemer, zelfs indien hij lid is van het comité, geen stemrecht krijgt in dit comité.

5 5 Is er een leeftijdslimiet voor de functie van disciplineverantwoordelijke? Neen. Er is geen leeftijdslimiet voor de functie van disciplineverantwoordelijke. 4. Wat zijn de aanstellingsmodaliteiten? Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de mandatarissen van de PA om de disciplineverantwoordelijken aan te stellen. De voorzitter van de PA moet echter elk aanstellingsvoorstel aan de Manager van Brussel- Hoofdstad voorleggen. Deze laatste legt het voorstel voor aan de betrokken regioverantwoordelijken (coördinatoren en verantwoordelijken-vrijwilligers) zodat zij een voorafgaand advies kunnen uitbrengen. Zo stuurt de Manager van Brussel-Hoofdstad het voorstel voor de aanstelling van een verantwoordelijke Hulpdiensten voor advies door naar de coördinator en de verantwoordelijke Hulpdiensten van de regio Brussel-Hoofdstad. Voor de functies zonder coördinator of regioverantwoordelijke wordt aan de Manager van Brussel-Hoofdstad gevraagd om een advies uit te brengen over de voorstellen tot aanstelling. De regioverantwoordelijken maken vervolgens hun advies over. Is dit ongunstig of genuanceerd, dan moeten zij hun redenen hiervoor uiteenzetten. De mandatarissen van de PA nemen de eindbeslissing. Zodra de verantwoordelijken aangesteld zijn, wordt de lijst naar de Manager van Brussel-Hoofdstad gestuurd. De gegevens worden ingeschreven in het dossier dat van de vrijwilligers wordt bijgehouden door de betreffende gemeenschap. De disciplineverantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor hun discipline tot aan het einde van de lopende 4-jarige mandaatperiode. Het kan echter gebeuren dat de mandatarissen van de PA gezamenlijk beslissen om een disciplineverantwoordelijke voortijdig uit zijn functie te ontzetten, indien de betrokkene zijn taak niet op bevredigende wijze uitvoerde. Een disciplineverantwoordelijke kan ook zelf vragen om voortijdig van zijn taak te worden ontheven. Spelen de departementen een rol bij de aanstelling van de disciplineverantwoordelijken? Neen. De departementen spelen geen rol bij hun aanstelling. Binnen welke termijn moeten de disciplineverantwoordelijken worden aangesteld? De mandatarissen van de PA stellen de lijst met disciplineverantwoordelijken op en vullen de vacatures in binnen de 6 maanden nadat ze hun functie hebben opgenomen. Kan een disciplineverantwoordelijke in de loop van een 4-jarige mandaatperiode worden aangesteld?

6 6 Ja. Ofwel omdat een vacante functie nog niet werd ingevuld, ofwel omdat een functie vacant geworden is, of omdat er een nieuwe functie is gecreëerd (bv. nieuwe discipline). 5. Welke omkadering heeft een disciplineverantwoordelijke? Een disciplineverantwoordelijke wordt door de mandatarissen van de PA in kennis gebracht van de doelstellingen die hij moet realiseren en ontvangt van hen zijn werkinstructies. Bij problemen (met een lid van zijn team, met een begunstigde, een partner, ) dient hij zich in de eerste plaats tot hen te richten. De regioverantwoordelijken (coördinatoren of vrijwilligers) of, wanneer die er niet zijn, de Manager van Brussel-Hoofdstad, staan tot hun beschikking voor bijkomend advies in verband met de implementatie van de normering eigen aan hun discipline en andere referentiekaders. Zij ondersteunen hen en moedigen hen aan om hun resultaten mee te delen en suggesties aan te brengen. De disciplineverantwoordelijken nemen deel aan de vergaderingen tussen de PA s en/of tussen de provincies die op initiatief van de provincies en/of de departementen worden georganiseerd. Tijdens deze vergaderingen worden ervaringen en goede praktijken uitgewisseld. Het zijn ook goede gelegenheden om informatie te verstrekken die rechtstreeks verband houdt met een discipline (nieuwe wettelijke voorschriften, nieuw referentiekader, ). Tot slot wordt, zoals artikel 4.12 van het HR voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voorschrijft, op vraag van één van de partijen een evaluatiegesprek georganiseerd tussen de disciplineverantwoordelijke, de voorzitter van de PA en de regioverantwoordelijken waaronder de activiteit ressorteert. 6. Welke opleidingen moet de disciplineverantwoordelijke volgen? De disciplineverantwoordelijken verbinden zich ertoe om zo snel mogelijk de volgende opleidingen te volgen (als zij ze nog niet eerder gevolgd hebben): - De module In het hart van het Rode Kruis ; - De module Strategie, missie en organisatie van het Rode Kruis van België en de module Teamleiding en beheer van vrijwilligerswerking van het programma beheersondersteuning; - De opleidingsmodules die rechtstreeks verband houden met de discipline waarvoor ze verantwoordelijk zijn. 7. Deelname aan besluitvorming De disciplineverantwoordelijken maken deel uit van het plaatselijke afdelingscomité. De bevoegdheden van dit comité zijn terug te vinden in artikel 4.6 van het HR voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Er kan hen worden gevraagd om samen met de andere leden van het plaatselijk afdelingscomité te beslissen over een beleidsmaatregel wanneer een bepaald probleem wordt vastgesteld, of over een betere manier om informatie aan de vrijwilligers door te geven, of over de modaliteiten voor de deelname van de PA aan een activiteitsprogramma.

7 7 Doordat ze in het plaatselijk afdelingscomité zitten, kunnen ze ook ervaringen uitwisselen over de uitgevoerde activiteiten, behaalde successen, problemen en eventuele verbeteringsmogelijkheden. Daarnaast kunnen ze mee de balans opmaken van lokale samenwerkingsverbanden en mee nadenken over mogelijke synergieën met andere plaatselijke afdelingen / Rode Kruis-entiteiten.