ROSA software voor kinderopvang

Transcriptie

1 Internet ROSA en MyChapp Startersgids ROSA software voor kinderopvang Kenmerk: ROSA_Internet_Startersgids_ROSA_MyChapp MULDATA

2 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 2 Hoofdstuk : Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave 2 2. Inleiding MULDATA ROSA MyChapp Dit document Vragen ROSA internet principes Waar blijven de gegevens? Wat zijn de inloggegevens van relaties? Voorbereiding url Internet beveiliging IP adres Bedrijfsnummer Gebruikersnaam Relaties autoriseren voor internet Internetverbinding testen Relaties individueel versturen naar internet Publiceer relatie naar internet Verwijder relatie van internet Reset internet wachtwoord Activeren inschrijfformulieren Meer informatie over internet functionaliteit Internet specifieke instellingen 9 7. Gastouderbureau specifieke instellingen verkeer tussen gastouder en vraagouder Onderhouden maandstaat mailberichten Overzicht/archiveren ingevoerde maandstaten MyChapp specifieke instellingen ROSA stamgegevens Relatiesoorten instellen Logboekgroepen instellen Internet instellingen MyChapp Mededelingen MyChapp gebruiken MyChapp installeren op de smartphone MyChapp registreren... 18

3 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 3 Hoofdstuk : Inleiding 2. Inleiding 2.1 MULDATA MULDATA is een bedrijf dat is gespecialiseerd in het leveren van software oplossingen voor de kinderopvang branche met de producten ROSA en MyChapp. Het softwarepakket ROSA biedt oplossingen voor Peuterspeelzalen, Kinderdagverblijven, Gastouderbureaus en Buiten- en Tussenschoolse Opvang. Het product MyChapp is een App voor de ouders die ROSA ondersteunt. 2.2 ROSA ROSA is een softwarepakket voor de kinderopvang. De volgende versies van ROSA zijn beschikbaar: - ROSA Lite: software speciaal voor peuterspeelzalen. - ROSA Professional: software speciaal voor kinderdagverblijven en buiten- en tussenschoolse opvang. - ROSA Gastouder: software speciaal voor gastouderbureau s. 2.3 MyChapp MyChapp is dé app voor de kinderopvang. Koppel deze app aan uw kinderopvangsoftwarepakket en u staat in directe verbinding met de ouders van kinderen op de opvang 2.4 Dit document Dit document beschrijft de stappen die u moet ondernemen om met ROSA internet modules aan de slag te kunnen. 2.5 Vragen Indien u nog vragen heeft naar aanleiding van dit document, neem dan via of telefonisch contact met ons op. Helpdesk [email protected] Helpdesk telefoon:

4 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 4 Hoofdstuk : ROSA internet principes 3. ROSA internet principes 3.1 Waar blijven de gegevens? Ouders/verzorgers, vraagouders en gastouders, straks genoemd als relaties, kunnen zich allemaal aanmelden via ROSA internet. Maar hoe weet ROSA internet wie welke relatie is? En waar blijven de gegevens die relaties via internet invoeren? Alle relaties bevinden zich in de basis in ROSA op uw computer of netwerk. U heeft ze tenslotte allemaal ingevoerd. Een relatie kan zich pas aanmelden op internet als u de relatie voor internet heeft geautoriseerd. Als er op internet om welke reden dan ook gegevens verloren gaan, bent u dus nooit uw ROSA gegevens kwijt. U heeft ze namelijk allemaal staan op uw eigen computer en niet op internet. U verstuurt alleen gegevens van uw ROSA computer naar internet en alleen gegevens die van belang zijn voor het goed functioneren van ROSA internet. Dat gaat heel eenvoudig, met één druk op de knop! Als relaties gegevens op internet invoeren, wordt dat bewaard in een internet database die voor u speciaal is aangemaakt. Deze invoer wilt u natuurlijk binnen ROSA op uw computer of netwerk kunnen verwerken. Ook dat gaat heel eenvoudig, met één druk op de knop worden de gegevens van internet opgehaald naar uw computer. Wie is de baas? ROSA op uw computer dus! U verstuurt ROSA gegevens naar internet en haalt periodiek ingevoerde gegevens van internet weer terug naar ROSA. 3.2 Wat zijn de inloggegevens van relaties? De inlognaam van de relatie is altijd het adres en de standaard toegangscode is welkom01. Natuurlijk kan de relatie de toegangscode zelfstandig via internet wijzigen. Als een relatie geen adres heeft, dan kan de relatie zich ook niet aanmelden op internet.

5 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 5 Hoofdstuk : Voorbereiding 4. Voorbereiding 4.1 url ROSA internet functionaliteit wordt beschikbaar gesteld via de volgende url: Vanaf uw eigen website kunt u een link (laten) opnemen die naar deze url verwijst. MULDATA past de ROSA internet pagina s aan op uw eigen huisstijl! 4.2 Internet beveiliging ROSA communiceert via internet met de ROSA internet modules. Daartoe heeft MULDATA enkele beveiligingen ingebouwd zodat alleen u toegang krijgt tot de internet gegevens. ROSA controleert op: 1. IP adres 2. Bedrijfsnummer 3. Gebruikersnaam Deze gegevens worden in de communicatie naar internet opgenomen zodat ROSA internet altijd uniek kan identificeren wie u bent. Als deze gegevens niet overeenkomen zoals geregistreerd bij MULDATA, dan kan communicatie via internet NIET plaatsvinden. In de hierna volgende paragrafen wordt op ieder onderdeel een toelichting gegeven.

6 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 6 Hoofdstuk : Voorbereiding IP adres Het IP adres is een uniek nummer gebonden aan uw computer zoals internet u ziet. Dit nummer ziet er zoiets uit als U dient het IP adres aan ons door te geven. Als u niet weet welk IP adres u heeft, kunt u dit achterhalen via internet met bijvoorbeeld Bedrijfsnummer Het bedrijfsnummer krijgt u toegewezen door MULDATA en kunt terug vinden in ROSA via menu [Internet] onderdeel [Internet beheer] onder [Bureau ID]: Het bedrijfsnummer kunt u ook gebruiken in de url zodat op internet direct uw bedrijfsnaam wordt getoond (zonder de keuzelijst). waarbij xxxx uw bedrijfsnummer representeert. Bijvoorbeeld: U ziet dan het volgende: OPMERKING: Alleen uw klanten kunnen via deze url inloggen waarbij uw organisatie staat vermeld, niet u zelf! U kunt zelf onder uw gebruikersnaam inloggen om instellingen te wijzigen via: Gebruikersnaam De gebruikersnaam dient u zelf in te voeren in het scherm waar ook het bedrijfsnummer staat vermeld (zie 4.2.2). Standaard is dit het adres waaronder u bij MULDATA bekend staat. Wijzigen van de gebruikersnaam geschiedt door het klikken op toets [Wijzig].

7 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 7 Hoofdstuk : Relaties autoriseren voor internet 5. Relaties autoriseren voor internet 5.1 Internetverbinding testen Voorwaarde voor een succesvolle internet verbinding vanuit ROSA is dat uw IP adres, bedrijfsnummer en gebruikersnaam zijn geregistreerd en bekend zijn bij MULDATA, zie hoofdstuk 4 voor een uitgebreide toelichting. Voor het testen van een succesvolle internet verbinding tussen ROSA op uw computer en ROSA op internet verstuurt u de stamgegevens naar internet. Dat gaat als volgt: Selecteer menu [Internet] onderdeel [Internet beheer]. Het volgende scherm wordt getoond: Vink AAN onderdeel [Stamgegevens] en kies voor [Publiceer naar internet]: ROSA vraagt of u daadwerkelijk de gegevens naar internet wilt versturen. Klik op JA. Als de gegevens succesvol zijn verstuurd meldt ROSA: Stamgegevens zijn verstuurd. Als u een foutmelding krijgt, neem dan contact op met onze Helpdesk. Als de Stamgegevens succesvol zijn verstuurd, kunt u ook alle relaties naar internet versturen. Vink dan AAN onderdeel [Relaties]. Alleen relaties met een adres worden naar internet verstuurd. Vanaf dit moment kan de relatie zich via internet aanmelden.

8 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 8 Hoofdstuk : Relaties autoriseren voor internet 5.2 Relaties individueel versturen naar internet Wanneer u alle realties naar internet heeft verstuurd, zal op een later moment gegevens van een relatie worden gemuteerd, nieuwe relaties zullen worden toegevoegd en relaties niet meer aktief worden. Moet u telkens alle relaties versturen naar internet via onderdeel [Internet beheer]? Nee, u kunt dit vanuit de relatiekaart doen. In de relatiekaart bevindt zich een toets dat is bedoeld voor internet: Als u op deze toets klikt, krijgt u een keuze menu: Hieronder een toelichting van ieder onderdeel: Publiceer relatie naar internet Met deze menukeuze verstuurd u alle noodzakelijke gegevens van deze relatie naar internet. Gebruik deze optie wanneer u een relatie wijzigt of een nieuwe relatieheeft opgevoerd Verwijder relatie van internet Met deze menukeuze verwijdert u de relatie van internet (maar niet uit ROSA). Gebruik deze optie wanneer u een relatie geen toegang meer wilt verlenen tot internet Reset internet wachtwoord Met deze menukeuze reset u de internet toegangscode van de relatie naar [welkom01]. Gebruik deze optie als de relatie de toegangscode niet meer weet en ook de optie [toegangscode vergeten] via internet geen oplossing biedt Activeren inschrijfformulieren Voordat u internet inschrijfformulieren kunt gebruiken MOET u eerst de inschrijfformulieren publiceren naar internet. Dit geschiedt vanuit het ROSA scherm [onderhouden internet inschrijfformulieren] via menu Internet. 5.3 Meer informatie over internet functionaliteit Wilt u meer weten over hoe u gegevens van internet ophaalt. Raadpleeg dan de ROSA Helpfile. Hierin staat uitgebreid de internet functionaliteit beschreven!

9 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 9 Hoofdstuk : Internet specifieke instellingen 6. Internet specifieke instellingen Afhankelijk van de opties die u heeft besteld, zijn alleen via internet bepaalde opties beschikbaar die u kunt beheren. Ga daarvoor naar Kies voor Organisatie=MULDATA Gebruikersnaam=uw adres (zoals beschreven in 4.2.3) Toegangscode=welkom01 (u kunt deze zelf via internet wijzigen)

10 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 10 Hoofdstuk : Gastouderbureau specifieke instellingen 7. Gastouderbureau specifieke instellingen Na het aanmelden verkrijgt u het volgende menu: U ziet alleen menukeuze [Onderhouden Maandstaat mailberichten] en [Overzicht ingevoerde maandstaten] wanneer u de gastouder functionaliteit van ROSA heeft aangeschaft verkeer tussen gastouder en vraagouder De gastouder is verantwoordelijk voor het invoeren van maandstaten. Na het afsluiten van de maandstaat door de gastouder zal de vraagouder via een worden geïnformeerd dat de maandstaat is ingevoerd en moeten worden goedgekeurd. In beide gevallen, goedkeuren of afkeuren, zal de gastouder via een worden geïnformeerd. In een stroomschema kan dit proces worden weergegeven: Gastouder (GO) Vraagouder (VO) Login op internet Invoeren maandsta at Maandstaa t afsluiten? JA naar VO voor accoord NEE Login op internet naar GO NIET accoord NE E Maandsta at accoord? JA Controler en maandsta at naar GO WEL accoord Maandstaat gereed voor verwerking gastouderbureau

11 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 11 Hoofdstuk : Gastouderbureau specifieke instellingen 7.2 Onderhouden maandstaat mailberichten Via [Onderhouden maandstaat mailberichten] kunt u de berichten aanmaken die moeten worden verstuurd: Naar vraagouder Van gastouder naar vraagouder na het invoeren van een maandstaat door de gastouder. Naar gastouder: accoord Van vraagouder naar gastouder nadat de vraagouder WEL accoord gaat met de ingevoerde maandstaat van de gastouder. Naar gastouder: niet accoord Van vraagouder naar gastouder nadat de vraagouder NIET accoord gaat met de ingevoerde maandstaat van de gastouder. Zorg ervoor dat de berichten zijn aangemaakt voordat gastouders en vraagouders met internet maandstaten aan de slag gaan! U kunt in de tekst ROSA labels opnemen. Deze labels worden ingevuld voordat het bericht wordt verstuurd naar de gastouder of vraagouder. Voorbeeld: Gebruik de internet help functie voor een toelichting:

12 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 12 Hoofdstuk : Gastouderbureau specifieke instellingen 7.3 Overzicht/archiveren ingevoerde maandstaten Via Overzicht ingevoerde maandstaten kunt u per maand van een specifiek jaar een overzicht verkrijgen van alle maandstaten die zijn ingevoerd: U kunt de maandstaten per 100 exporteren naar een PDF zodat u deze kunt bewaren voor uw eigen administratie.

13 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 13 Hoofdstuk : MyChapp specifieke instellingen 8. MyChapp specifieke instellingen Om MyChapp in combinatie met ROSA in gebruik te nemen, moet een aantal zaken worden ingesteld: Belangrijk: - ROSA stamgegevens - Internet instellingen MyChapp - Mededelingen - ROSA versie 6.0 of hoger moet geïnstalleerd zijn; - Na afloop van de volgende paragrafen, moeten de stamgegevens gepubliceerd worden naar Internet, zie hoofstuk ROSA stamgegevens In ROSA onder het menu Stamgegevens moeten de volgende twee onderdelen worden ingesteld: - Relatiesoorten - Logboekgroepen (indien u gebruik wilt maken van de Logboek functionaliteit) Relatiesoorten instellen ROSA bevat standaard relatiesoorten. Voor MyChapp moet per relatiesoort het type Kind, Ouder/Verzorger of Contactpersoon worden ingesteld. Ook moet de relatiesoort Kind zelf worden toegevoegd. De relatiesoorten moet minimaal als volgt worden ingesteld:

14 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 14 Hoofdstuk : MyChapp specifieke instellingen Logboekgroepen instellen Wordt er gewerkt met de Internet Presentielijst op de groep en wordt de Logboek functionaliteit van MyChapp gebruikt, dan zullen de logboekgroepen ingesteld moeten worden. De logboekgroepen bepalen de Momenten van de dag, zoals Slapen, Eten etc. In MyChapp wordt elk Moment weergegeven met een Icoon, een leuk plaatje. Deze iconen moeten hier worden opgegeven. Ga via het menu Internet naar Internet beheer en publiceer de stamgegevens naar Internet. 8.2 Internet instellingen MyChapp Niet noodzakelijk maar wel belangrijk, zijn de Internet MyChapp instellingen. In het instellingenscherm is een sectie opgenomen genaamd MyChapp.

15 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 15 Hoofdstuk : MyChapp specifieke instellingen Met MyChapp configuratie kan een aantal onderdelen worden geconfigureerd. Op het moment van het schrijven van dit document, zijn deze opties beschikbaar om in te stellen. Het aanen uitschakelen van de verschillende functionaliteiten zorgt ervoor dat dit onderdeel ook niet zichtbaar is tijdens het gebruiken van MyChapp. Instellen van de tijd heeft effect wanneer vanuit de App wordt gewerkt met tijden in plaats van dagdelen. Bij het kiezen van de tijd, zal de keuze met de hier ingestelde tijdsinterval kunnen worden gekozen / ingesteld. Met MyChapp statistieken kan het aantal geregistreerde smartphones en geregistreerde gebruikers worden ingezien. 8.3 Mededelingen De informatie die de App toont, moet vanuit de back-office (uw internet bedrijfslogin bij Muldata) worden ingevoerd. Zo komen de profielgegevens (relatiegegevens) uit ROSA die naar het internet gepubliceerd zijn. Het Nieuws komt echter niet uit ROSA maar vanuit de Internet instellingen Mededelingen.

16 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 16 Hoofdstuk : MyChapp specifieke instellingen Hieronder kunnen de mededelingen voor de internet Ouder- en Personeellogin worden ingevoerd én de nieuws items die de App toont. Een Mededeling oftewel Nieuwsitem kan hier worden toegevoed of bewerkt. Toevoegen van een mededeling kan een aantal zaken worden ingesteld: - Voor wie: voor wie is de mededeling bestemd, Ouders, Personeel of iedereen. Voor MyChapp zullen alleen de mededelingen van Ouders en Iedereen zichtbaar zijn; - Zichtbaar vanaf en t/m: periode waarin de mededeling zichtbaar is; - Titel/Omschrijving: inhoud van de mededeling; - URL: een verwijzing naar een internetpagina die meer info over dit item kan weergeven; - Media: waar de mededeling op zichtbaar is: o o o Internet: zichtbaar alleen voor ouder- en/of personeelslogin MyChapp: zichtbaar voor alleen de App Internet + MyChapp: zichtbaar voor beide

17 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 17 Hoofdstuk : MyChapp gebruiken Is de wens om ook een foto aan de mededeling toe te voegen: - Klik op de knop Selecteer foto en kies een bestaande foto op het systeem - vervolgens kan via de knop een foto aan de mededeling worden gekoppeld. Is de mededeling (ook) voor MyChapp bedoeld, dan kan een Push-bericht worden verstuurd om alle ouders hiervan op de hoogte te brengen. 9. MyChapp gebruiken Nadat uit de vorige paragraaf de stamgegevens zijn aangepast en de relaties en stamgegevens zijn gepubliceerd naar internet, kan de App MyChapp in gebruik worden genomen door de ouder. 9.1 MyChapp installeren op de smartphone Installeren van MyChapp op de smartphone gaat zoals ieder andere App. Afhankelijk of de smartphone een Apple apparaat of een Android apparaat is, moet via de smartphone de betreffende Store worden genomen: - Voor de iphone ga via de smartphone naar itunes store

18 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 18 Hoofdstuk : MyChapp gebruiken - Voor de Android ga via de smartphone naar Google Play store De App is in verschillende vormen uitgebracht. Afhankelijk van de keuze welke variant van MyChapp u met Muldata bent overeengekomen, kan de App worden opgezocht in de desbetreffende App Stores: - MyChapp: indien u met Muldata bent overeengekomen dat de ouders de App gratis mogen downloaden; - MyChapp Premium: indien u met Muldata bent overeengekomen dat de ouders de App betaald moeten downloaden; - [Organisatienaam]: indien u met Muldata bent overeengekomen dat u een eigen App heeft die onder de afgesproken naam in de store te vinden is, meestal de organisatienaam. Volg de algemene stappen in de store om de App te installeren op de smartphone. Mocht u niet op de hoogte zijn van de verschillende varianten van MyChapp, neem dan contact op met Muldata zodat wij u daar verder over kunnen informeren. 9.2 MyChapp registreren Nadat de App is geïnstalleerd en de App wordt geopend, zal de App eenmalig moeten worden geregistreerd. Deze registratie bestaat uit: - Registratienummer: nummer wat bestaat uit uw eigen ROSA klantnummer bij Muldata en het ROSA relatienummer van de betreffende ouder. Deze twee nummers zijn gescheiden door het min-teken (-); - adres: adres van de betreffende ouder zoals deze in ROSA in de relatiekaart bij deze ouder1 onder adres is ingevoerd; Bijvoorbeeld, kinderdagverblijf HappyDePeppy heeft bij Muldata als klantnummer 8989 en de ouder die de App heeft geïnstalleerd heeft in ROSA het relatienummer 32 en adres [email protected]. Het volgende scherm toont hiervan de relatiekaart in ROSA. De registratiegegevens zijn nu: - Registratienummer: adres: [email protected] Tip: Deze gegevens kunt via de functie Mailing uitvoeren, mailen naar al uw relaties. Gebruik hiervoor de labels: - {rel_nr}: ROSA relatienummer en - {rel_ }: ROSA adres Muldata heeft ook een voorbeeld sjabloon waarvan gebruikt kan worden gemaakt. Heeft u deze niet in het bezig, kunt u contact opnemen met de helpdesk. Na het starten/openen van de App kunnen deze gegevens worden ingevoerd.

19 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 19 Hoofdstuk : MyChapp gebruiken Als de gegevens goed ingevoerd zijn en de App variant (MyChapp, MyChapp premium, Eigen App) komt overeen met wat u met Muldata bent overeengekomen, krijgt men toegang en zullen de gegevens van de betreffende ouder worden opgehaald van internet en doorgegeven worden aan de App. Lukt de registratie niet, geeft de App hiervan een melding. De melding geeft aan wat de eventuele fout kan zijn, bijvoorbeeld: - Geen internet verbinding: voor de registratie is een internet verbinding noodzakelijk om de App te kunnen autoriseren; - Relatie is onbekend: als het relatienummer in combinatie met het adres niet bekend is of niet actief is; - Registratienummer onjuist: het nummer is heeft niet het juiste formaat (moet min-teken bevatten); - adres onjuist: adres heeft niet het juiste formaat; - Bedrijf onbekend: het bedrijfsnummer bestaat niet of heeft geen autorisatie om de App te mogen gebruiken; Komt er geen melding dan start de App verder door en opent standaard in het Nieuwsscherm. In het vervolg is de registratie niet meer nodig als de App eenmaal is geautoriseerd. De ouder zal gelijk de App kunnen gebruiken.

20 Systeem : ROSA internet startersgids pagina: 20 Hoofdstuk : MyChapp gebruiken - Via de onderstaande tabbladen kan naar de verschillende onderdelen worden genavigeerd - Aan de bovenkant van de schermen, in de titelbalk, kunnen knoppen zichtbaar worden waarmee een actie uitgevoerd kan worden, zoals bijvoorbeeld: o : toevoegen van een aanvraag of relatie/profiel o : opslaan en versturen van de nieuwe invoer of wijziging o : NIET opslaan en NIET versturen Het verdere gebruik van de App gaat heel intuïtief en heeft geen diepgaande instructie nodig. Is de App eenmaal in gebruik, dan kan de App gebruikt worden zonder een internetverbinding. De gegevens kunnen dan geraadpleegd worden, maar zijn dan niet ververst en kan ook geen aanpassingen worden doorgevoerd. In de titelbalk staat de datum en tijd wanneer de gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt.