Beschrijving van het besturingsmodel van de Vrije Universiteit

Transcriptie

1 Beschrijving van het besturingsmodel van de Vrije Universiteit 1. Organisatie Algemene besturing van de VU Het besturingsmodel onderwijs Het besturingsmodel onderzoek Het besturingsmodel bedrijfsvoering en ondersteuning Versie 1

2 1. Organisatie 1.1 Bestuurlijke structuur De Vrije Universiteit te Amsterdam is een bijzondere universiteit overeenkomstig artikel 1.1 sub i van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Deze instelling maakt samen met het VU medisch centrum deel uit van de Stichting VU-VUmc. De stichting is verbonden met de VU Vereniging die van oudsher als hoeder van de identiteit en als maatschappelijke draagvlak voor de Vrije Universiteit functioneert. De Vrije Universiteit verricht in hoofdzaak wettelijke taken, namelijk wetenschappelijk onderwijs en onderzoek, kennisoverdracht aan de maatschappij en bevordering van het maatschappelijk verantwoordelijkheidsbesef, en de Stichting VU-VUmc is aangemerkt als algemeen nut beogende instelling. De bestuurlijke structuur van de VU is neergelegd in het Bestuursreglement VU 1, en is in overeenstemming met de Code goed bestuur universiteiten van de VSNU. De VU wordt bestuurd door een College van Bestuur (CvB) van drie leden: de voorzitter, de rector magnificus en een lid. Het College van Bestuur 2 : is verantwoordelijk voor het bestuur en beheer van de instelling als geheel; stelt het Instellingsplan vast; is verantwoordelijk voor de inrichting van het bestuur; draagt de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van onderwijs en onderzoek, inclusief het aanvragen van accreditatie en van een toets nieuwe opleiding, het beëindigen van opleidingen en het vaststellen van de opleidingscapaciteit; stelt het collegegeld en het beleid voor studenten vast; stelt de begroting, de jaarrekening, het personeelsbeleid en de arbeidsvoorwaarden (op instellingsniveau) vast; heeft een systeem van interne controle en risicobeheersing in werking; regelt de rechtsbescherming van personeel en studenten, en de medezeggenschap. Het onderwijs en de wetenschapsbeoefening vinden plaats in de faculteiten. Aan het hoofd van de faculteit staat een Decaan bijgestaan door een management team van ten minste twee en ten hoogste drie leden. Het management team omvat een portefeuillehouder onderwijs en een, onder wie de directeur bedrijfsvoering. De decaan kan besluiten dat in het managementteam ook een portefeuillehouder onderzoek zitting heeft, maar kan deze portefeuille ook zelf beheren. De leden van het management team worden door de decaan het College van Bestuur na instemming van het College van Bestuur benoemd, geschorst en ontslagen. Het College van Bestuur besluit over hoofdlijnen van beleid na overleg met de decanen en de directeuren van de diensten. Ten aanzien van de bevoegdheden van het instellingsbestuur volgt het Bestuursreglement de structuur van de wet. Onder instellingsbestuur wordt in de wet verstaan het College van Bestuur, tenzij anders bepaald. In de wet staan enkele belangrijke gebieden waar de Decaan als instellingsbestuur optreedt. Dat betreft onder andere de opstelling van het faculteitsreglement (FR) en de onderwijs- en examenregeling (OER), de instelling van de examencommissies en de vaststelling van het onderzoeksprogramma. Het gaat hier om eigen taken van de Decaan. De Decaan voert beleid binnen door het CvB te stellen kaders. CvB en Decanen laten zich adviseren door een aantal vaste, deels bij wet vereiste, organen. In de eerste plaats zijn dat de medezeggenschapsorganen (studentenraad en ondernemingsraad, resp. onderdeelcommissie, op centraal en facultair niveau, en hun gezamenlijke vergaderingen). Deze organen oefenen advies- en instemmingsbevoegdheden uit ten aanzien van bestuurlijke besluiten. Het College van Decanen geeft advies over het onderwijs en de wetenschapsbeoefening aan het College van Bestuur en aan de faculteiten. Op centraal niveau heeft de Vergadering Bedrijfsvoering een belangrijke rol in de vormgeving van de ondersteuning van onderwijs en onderzoek (zie hierna onder paragraaf 2.5.). Binnen de Stichting VU-VUmc functioneert een Raad van Toezicht, die tevens optreedt als Raad van Toezicht voor elk van de beide instellingen. De RvT benoemt en ontslaat de leden van het College van Bestuur en ziet toe op de vormgeving, implementatie en handhaving van het systeem van 1 Dit is de structuurregeling, bedoeld in artikel 9.51 van de WHW. 2 De opsomming benoemt de voornaamste taken, maar beoogt niet uitputtend te zijn. Versie 2

3 kwaliteitszorg. 3 Het Instellingsplan, de begroting en de jaarrekening van de universiteit behoeven de goedkeuring van de RvT. De Raad kent een audit- en huisvestingscommissie en een kwaliteitscommissie. De leden hebben zitting in de RvT gedurende maximaal twee termijnen van vier jaar. Hun benoeming in eerste termijn geschiedt door de Ledenraad van de VU-Vereniging. Herbenoeming geschiedt door de RvT zelf na bindend advies van de Ledenraad. 1.2 Interne structuur De VU kent twaalf faculteiten, inclusief geneeskunde (ondergebracht in het VUmc) en ACTA (samen met de UvA): a. de Faculteit der Godgeleerdheid; b. de Faculteit der Rechtsgeleerdheid; c. de Faculteit der Geneeskunde (onderdeel van VUmc); d. de Faculteit der Tandheelkunde (onderdeel van ACTA); e. de Faculteit der Exacte Wetenschappen; f. de Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen; g. de Faculteit der Letteren; h. de Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde; i. de Faculteit der Sociale Wetenschappen; j. de Faculteit der Psychologie en Pedagogiek; k. de Faculteit der Wijsbegeerte; l. de Faculteit der Bewegingswetenschappen De VU kent de volgende diensten: Student- & Onderwijszaken, de VU Bibliotheek, Communicatie & Marketing, Facilitaire Campus Organisatie, Financiën & Audit, HRM-AMD en Informatietechnologie. Verder kent de VU Bestuurszaken, die onder leiding staat van de Secretaris van het College van Bestuur. Bestuurszaken is verantwoordelijk voor een beperkt aantal strategische beleidsdossiers en de ondersteuning van de bestuurlijke overlegstructuur. Voorts heeft Bestuurszaken een aantal overkoepelende functies en taken, zoals onder andere de juridische en medezeggenschapsadvisering en omvat dit de directe ondersteuning en het secretariaat van het CvB. Binnen de faculteiten zorgen faculteitsbureaus voor faculteit-specifieke ondersteuning. 3 Zie artikel 5 Bestuursreglement Vrije Universiteit. Versie 3

4 Organogram van de VU Ordening van de organisatie De VU heeft een keuze gemaakt voor de primaire ordening van de organisatieopzet op basis van wetenschappelijke disciplines. Aan het hoofd van de faculteit staat een Decaan bijgestaan door een management team van ten minste twee en ten hoogste drie leden, onder wie de directeur bedrijfsvoering. Ook binnen de faculteiten is de primaire ordening op basis van wetenschappelijke disciplines, namelijk in de afdelingen. De collega s binnen de afdelingen vormen met elkaar een belangrijke inspiratiebron en voedingsbodem voor het wetenschappelijke werk (onderwijs en onderzoek). Aan de wetenschappelijke staf wordt zo een thuisbasis geboden, van waaruit medewerkers hun werkzaamheden voor onderwijs en/of onderzoek kunnen verrichten. In deze op de inhoud gebaseerde universitaire ordening staan de hoogleraren centraal. Zij dragen vanwege hun kennis en expertise als eerste de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de wetenschapsgebieden. Hun kwaliteit bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. De verantwoordelijkheid voor het onderwijs ligt niet bij de afdelingen, maar bij de opleidingen en eventueel de bundeling daarvan. De leidinggevenden in de onderwijsorganisatie putten uit de wetenschappelijke staf in de afdelingen en hebben daarbij kwaliteit als leidend principe. Ondersteuning door diensten en faculteitsbureaus is gericht op het realiseren van een zo effectief en efficiënt mogelijke bedrijfsvoering ter ondersteuning van de primaire processen. In het instellingsplan worden strategische lange termijn doelstellingen vertaald in integrale programma s en projecten, waarbij ook wordt beschreven op welke wijze de bedrijfsvoering aan deze programma s en projecten bijdraagt. 1.4 Management control Onderwijs en onderzoek vormen de primaire processen van de Vrije Universiteit. Beleidsvoorbereiding voor en besluitvorming over deze primaire processen worden in samenhang met de bedrijfsvoering ontwikkeld. 4 iozi = interdisciplinaire onderzoeksinstituten Versie 4

5 Ieder niveau is verantwoordelijk voor de doelmatige, doeltreffende en rechtmatige aanwending van de (merendeels publieke) middelen die de universiteit ter beschikking staan, voor het goede beheer van haar rechten en bezittingen en voor de naleving van de wettelijke voorschriften en regelgeving die in de WHW, de daarvan afgeleide regelgeving (waaronder het controleprotocol) en de overige wetten zijn gegeven. Daartoe behoort uitdrukkelijk de verantwoordelijkheid voor de rechtmatige besteding van de rijksbijdrage en voor het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude. Het College van Bestuur is eindverantwoordelijk. Het stelsel van interne control omvat een volledige planning & controlcyclus en interne budgettering. De Raad van Toezicht oefent via haar audit- en huisvestingscommissie toezicht uit op de werking en resultaten van het controlstelsel. Van integraal management wordt verwacht dat iedere eenheid beschikt over systemen en processen ter verificatie van de kwaliteit van de taakuitvoering en de naleving van regelgeving. Een centrale auditfunctie is ondergebracht bij de afdeling Financiën en Audit, als middel om voor het College van Bestuur onder andere de werking van het integraal management op deelaspecten te onderzoeken en beoordelen. De VU onderschrijft de Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening, de Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek en de Code openheid dierproeven. De Regeling nevenwerkzaamheden stelt regels voor het melden en de openbaarmaking van potentiële belangenverstrengeling van onderzoekers en andere medewerkers. Als onderdeel van het interne beleid ter bestrijding van fraude en risico s is voorts de Klokkenluidersregeling van kracht. 1.5 Het VU medisch centrum Het VU medisch centrum (VUmc) is het academisch medisch centrum waarin de taakstellingen en organisaties van de faculteit der Geneeskunde van de Vrije Universiteit en van het aan die universiteit verbonden academisch ziekenhuis zijn samengebracht. Het VUmc maakt evenals de VU deel uit van de Stichting VU-VUmc. Het brengt een eigen jaarverslag uit. De regelgeving en het beleid en de systemen betreffende kwaliteitszorg van de VU zijn ook op de Faculteit der Geneeskunde van toepassing en de geneeskundestudenten hebben kiesrecht voor de Universitaire Studentenraad. Voor het overige heeft het VUmc eigen regelgeving en overlegorganen, waarin de verbondenheid met de patiëntenzorg een belangrijke rol speelt. De Decaan van de medische faculteit maakt deel uit van de Raad van Bestuur van VUmc. Op het gebied van het onderwijs en onderzoek neemt de Raad van Bestuur geen besluit dan met instemming van de Decaan. De decaan van VUmc is lid van het College van Decanen van de VU. 1.6 Samenwerkingsinstituten met de UvA In het Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam (ACTA) hebben de Vrije Universiteit (VU) en de Universiteit van Amsterdam (UvA) hun Faculteiten der Tandheelkunde ondergebracht. Onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg van beide faculteiten zijn volledig geïntegreerd en staan onder leiding van één Decaan. Aan het ACTA ligt een Gemeenschappelijke Regeling in de zin van artikel 8.1 WHW (waarin geen samenwerkingsinstituut is ingesteld) ten grondslag. Daarin is vastgelegd dat de kosten van het ACTA in de verhouding 55:45% door UvA en VU worden gedragen, overeenkomend met de door numerus fixus gereguleerde verhouding in studenteninstroom. In het Amsterdam University College (AUC) hebben VU en UvA voorts hun gezamenlijke liberal arts opleiding ondergebracht onder leiding van één dean. Ook aan het AUC ligt een Gemeenschappelijke Regeling (waarin geen samenwerkingsinstituut is ingesteld) ten grondslag. Daarin is vastgelegd dat de kosten van het AUC in de verhouding 50:50% door VU en UvA worden gedragen, ook hier overeenkomend met de gereguleerde verhouding in studenteninstroom. Met de UvA wordt samengewerkt in de Amsterdam Faculty of Science (AFS), waarin de bèta faculteiten van beide instellingen samenwerken. Versie 5

6 1.7 Holdingstructuur De VU brengt, samen met VUmc, commerciële activiteiten en spin-offs in bijvoorbeeld toegepast onderzoek, onder in een holdingstructuur. Aan de top van deze structuur staat de VU-VUmc Holding B.V. Versie 6

7 2. Algemene besturing van de VU 2.1 Principes voor de interne besturing De Vrije Universiteit wordt bestuurd volgens een aantal kaders en principes die de leidraad vormen voor het bestuur van de Vrije Universiteit (integraal management, helder benoemen en toedelen van verantwoordelijkheden en het belang van de instelling). Deze principes zijn erop gericht dat de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit daadwerkelijk genomen en verantwoording afgelegd wordt. Kader of principe Eenhoofdige verantwoordelijkheid Academisch leiderschap Integraal management Scheiding tussen verantwoordelijkheid voor personeel en voor onderwijs/onderzoeksprocessentussen budget en mensen Toelichting Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden eenduidig belegd bij personen en niet bij groepen of teams. Hiermee wordt bereikt dat individuen zich verantwoordelijk weten en ten aanzien van het nemen van verantwoordelijkheid geen patstellingen ontstaan. 5 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen intern gemandateerd worden voor zover niet expliciet anders is bepaald met inachtneming van de daarvoor geldende instellingsbrede bepalingen. Faculteiten, afdelingen, (bundelingen van) opleidingen en onderzoeksprogramma s Academische eenheden worden door wetenschappers met begrensde zittingstermijn geleid (bestuurslijn), ondersteund door de beheersorganisatie onder leiding van de een directeur bedrijfsvoering voor de beheerlijn. Naast excellentie in onderzoek en excellentie in onderwijs wordt excellentie in leiderschap als een gericht te ontwikkelen en te belonen competentieveld voor wetenschappelijk personeel onderscheiden. Sturing is gebaseerd op integraal management. Dat impliceert dat leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor onderwijs én onderzoek én bedrijfsvoering (inclusief alle kosten) binnen de eigen eenheid (voor zover deze taken deel uitmaken van de opdracht van de eenheid). Daarbij worden de wet, het instellingsbeleid en de grenzen van het verleende (onder)mandaat in acht genomen. Instituten en opleidingen zijn verzamelingen van onderzoeks- c.q. onderwijsprogramma s en projecten, zonder personeel, maar met budget. Zij hebben de bevoegdheid huren het benodigde personeel in van de afdelingen te betrekken. Deze scheiding splitsing tussen budget en mensen en de daardoor noodzakelijke dialoog in de driehoek tussen de aansturing van onderwijs en onderzoek en het beheer van het personeelze rollen is bedoeld om er voor te zorgen dat er open en waarneembare checks and balaces bestaan tussen deze verantwoordelijkheden. 2.2 Beleidsontwikkeling De beleidsvorming binnen de VU wordt gestructureerd en integraal aangepakt, doordat bedrijfsvoeringaspecten tijdig worden betrokken bij het vormgeven aan en prioriteren van onderwijsen onderzoeksbeleid. Door beleidsvoorbereiding niet centraal te positioneren, maar dicht bij de uitvoering in de diensten, wordt geborgd dat het ontwikkelde beleid realistisch is, en dat plannen uitgevoerd worden. 2.3 Kwaliteitszorg Waar kwaliteit belangrijk is, is zij een voortdurend voorwerp van zorg; zij wordt nergens voor vanzelfsprekend gehouden. Iedere eenheid op elk niveau werkt planmatig volgens een PDCA-cyclus. Iedere eenheid kent doelen, en daarbij een vorm van uitvoerbare planning (plan), uitvoering (do), vergewissing of de plandoelen 5 De wettelijke regeling van de bestuursstructuur laat toepassing van dit principe op het College van Bestuur niet toe Versie 7

8 gehaald worden (check), en maatregelen die uit de bevindingen voortvloeien (act). Deze cirkel levert de eerstelijns kwaliteitszorg op. Daarover wordt naar boven teruggerapporteerd in verslagen die vergezeld gaan van actiepunten en die tussen de niveaus besproken worden. Het systeem van kwaliteitszorg omvat een systeem van informatievoorziening en van auditing. Immers, twee en meer niveaus van onderen kan de verantwoordelijke niet uitsluitend meer op eigen waarneming afgaan maar is informatievoorziening volgens instellingsbrede definities en een systeem van auditing nodig dat de leiding in staat stelt zich een beeld te vormen of de ontvangen rapportages de werkelijkheid goed weergeven en een solide basis voor te formuleren beleid vormen, en of de opzet en werking van de organisatie aan de gestelde eisen voldoen. Dat systeem bestaat uit een inen externe auditfunctie en uit controllers in de eenheden. 2.4 Budgettering, planning en verantwoording De VU wordt grotendeels gefinancierd door de eerste geldstroom vanuit de overheid. Dit omvat een basisbudget gebaseerd op historische gronden en een variabel gedeelte gebaseerd op prestaties en omvang. De VU ontvangt vanuit het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een vergoeding voor het aantal bekostigde inschrijvingen, eerstejaars, promoties en diploma s. VUSAM (VU Sturingen Allocatie Model) is het prestatie- en inkomstengedreven financieel sturingsmodel van de Vrije Universiteit. VUSAM dient ervoor om de uit eerste geldstroom beschikbare middelen intern te verdelen op dusdanige wijze dat deze worden gekoppeld aan de geleverde prestaties en de realisatie van de doelstellingen uit het Instellingsplan. Het model wordt gebruikt voor de budgetverdeling over 10 faculteiten van de VU, omdat VUmc en ACTA beiden een eigen bekostigingssystematiek kennen. Systematiek Op het topniveau is het Instellingsplan het meerjarig plandocument voor de koers en strategie van de VU. Het geeft de ambities, doelstellingen en beleidsmaatregelen weer voor een periode van vier jaar op de gebieden onderzoek, bacheloronderwijs, masteronderwijs, bedrijfsvoering en huisvesting. In het plan wordt ook beschreven hoe de VU de komende jaren de eerste stappen wil zetten om de Visie VU 2025 te realiseren. Iedere 4 jaar vindt er een herijking plaats van het Instellingsplan. Op basis van het Instellingsplan wordt er door iedere eenheid een (meer) jarenplan opgesteld. Het plan bevat de wijze waarop de faculteit of de dienst bijdraagt aan de realisatie van het Instellingsplan alsmede het verdere beleid van de Decaan of de dienstdirecteur voor de planperiode. De jaarplanning is opgenomen in de begrotingscyclus. De begrotingscyclus start met de kadernota en een kaderbrief, en eindigt met de VU-begroting. Bij vaststelling van de kaderbrief (vlak voor het zomerreces) neemt het College besluiten over beleid en beheer die van invloed zijn op de faculteiten en diensten in het volgend kalenderjaar en op hun bekostiging en inkomsten. De kaderbrief is daarmee het voornaamste jaarlijkse integrale sturingsinstrument, al zijn de besluiten nog onder voorbehoud van de miljoenennota en van de afloop van het lopende academisch jaar. Met de VUbegroting worden de plannen voor het komend jaar begin december vastgesteld en aan de Raad van Toezicht voorgelegd. De verantwoording aan het rijk en het publiek vindt plaats in het VU jaarverslag (waarin opgenomen de jaarrekening), dat na accountantscontrole in mei aan de Raad van Toezicht ter goedkeuring wordt voorgelegd. Van deze cyclus op instellingsniveau afgeleid, dienen alle eenheden hun ontwerp-begroting annex jaarplan in (binnen de kaders van kadernota en kaderbrief) in de maand september. Het College keurt de begrotingen van de faculteiten en diensten, al dan niet gewijzigd naar aanleiding van een bespreking in het bestuurlijk overleg, uiteindelijk goed door opneming in de VU-begroting. Het jaarverslag per eenheid, met ICV (in control verklaring) en interne LOR (letter of representation), dient medio februari gereed te zijn. De eenheden begroten in ieder geval op eenheidsniveau en daarnaast per afdeling en per opleiding, afhankelijk van de specifieke wensen van de eenheid. Rapportages aan het College vinden op eenheidsniveau plaats. De precieze inleverdata van de planning & controlkalender worden steeds aan het begin van het jaar bekend gemaakt. Versie 8

9 2.5 Bestuurlijk Overleg Er vindt intensief bestuurlijk overleg plaats bij de VU, waarbij vertegenwoordigers van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering elkaar in diverse gremia treffen. Doel van deze overlegstructuur is het realiseren van een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsagenda mogelijk te maken. De leden van het CvB vergaderen iedere twee weken met elkaar in aanwezigheid van de secretaris van het CvB. Het CvB voert tweemaal per jaar een bestuurlijk overleg met iedere faculteit en dienst en spreekt dan met de Decaan bij de faculteit of de directeur van de dienst. Daarnaast vindt bij de faculteiten tweemaal per jaar een overleg tussen Decaan en rector magnificus plaats. Met de directeuren van diensten vindt minimaal maandelijks werkoverleg plaats met de betreffende portefeuillehouder uit het CvB. Het CvB overlegt iedere twee weken in het Bestuurlijk Overleg VU (BOVU) met alle decanen en de secretaris van het CvB over algemene bestuurlijke en strategische zaken en bedrijfsvoering. Voorzitter van het BOVU is de voorzitter van het CvB. Het College van Decanen bestaat uit de decanen van de faculteiten en wordt voorgezeten door de Rector Magnificus. Het College van Decanen houdt toezicht op de wetenschappelijke kwaliteit, integriteit en reputatie van de VU. Het College van Decanen is tevens het College voor Promoties in de zin van de WHW. Over het onderwijs overlegt de rector met het Overleg Portefeuillehouders Onderwijs (OPO). Dit overleg vindt maandelijks plaats. De directeuren van de diensten en directeuren bedrijfsvoering van faculteiten overleggen met elkaar in de Vergadering Bedrijfsvoering (VB). De voorzitter van het VB is het lid van het CvB dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de VU. Dit overleg heeft tot doel tot een heldere afstemming te komen tussen de wensen en behoeften van de faculteiten en de diensten enerzijds en het aanbod dat de diensten aan de faculteiten en andere diensten verzorgen anderzijds. Het College van Decanen bestaat uit de decanen van de faculteiten en wordt voorgezeten door de Rector Magnificus. Het College van Decanen houdt toezicht op de wetenschappelijke kwaliteit, integriteit en reputatie van de VU. Het College van Decanen is tevens het College voor Promoties in de zin van de WHW. Over het onderwijs overlegt de rector met het Overleg Portefeuillehouders (OPDO). Dit overleg vindt maandelijks plaats. Over het onderzoek overlegt de rector tweemaandelijks met de portefeuillehouders onderzoek in het VU-onderzoeksoverleg. Twee keer per jaar overlegt de rector met de directeuren van de iozi s (interdisciplinaire onderzoeksinstituten). Het Stichtingsbestuur VU-VUmc voert circa zeven keer per jaar overleg in aanwezigheid van de secretaris van het bestuur van de stichting (tevens secretaris CvB). In het Stichtingsbestuur worden onderwerpen geagendeerd, die VU en VUmc gezamenlijk raken, of die in het bijzonder de rechtspersoon betreffen. De Raad van Toezicht VU-VUmc overlegt circa vijf keer per jaar, gewoonlijk in aanwezigheid van bestuurders van de instellingen. Ten minste tweemaal per jaar vindt bovendien overleg plaats tussen een delegatie uit de RvT en de Gezamenlijke Vergadering. De Raad van Toezicht kent een Audit- & Huisvestingscommissie. Deze vergadert 5 keer per jaar met de portefeuillehouders financiën en huisvesting van het CvB en de RvB VUmc, de financieel directeuren van de instellingen en de directeur Audit. Versie 9

10 De Raad van Toezicht VU-VUmc kent een Kwaliteitscommissie. Deze vergadert 5 keer per jaar in aanwezigheid van in ieder geval de rector magnificus van de VU en de Decaan van VUmc. Het CvB overlegt met ieder van de universitaire overlegorganen; de Universitaire Studentenraad, de Ondernemingsraad en de Gezamenlijke Vergadering tien keer per jaar. Vanwege de effectiviteit van besluitvorming is het aantal overleggen met de GV in 2013 verhoogd naar de huidige tien. Daarnaast vinden nog informele overleggen plaats zoals in de commissie Huisvesting, en de commissie O&O (tussen GV leden en de rector) van de GV. Door deze overleggen wordt de eenheid van de organisatie benadrukt. Versie 10

11 3. Het besturingsmodel onderwijs 3.1 De opleiding In de wet staat de opleiding centraal (artikel 7.3 WHW). Een opleiding is een samenhangend geheel van onderwijseenheden, gericht op welomschreven eindtermen. De opleiding kent een examen, iedere onderwijseenheid een tentamen. Opleidingen zijn ingesteld in faculteiten. Faculteiten hebben een portefeuillehouder onderwijs. De portefeuillehouder onderwijs is een hoogleraar, die in het managementteam de eerst verantwoordelijke is voor het onderwijs van de faculteit en moet zorgen dat de faculteit het facultaire en universitaire onderwijsbeleid realiseert. De portefeuillehouder onderwijs is door de decaan gemandateerd op het gebied van onderwijs en daarmee verantwoordelijk voor de kwaliteit van de opleidingen en de afstemming tussen de opleidingen. De portefeuillehouder onderwijs geeft vorm aan de kwaliteitszorg en neemt initiatieven ten aanzien van verbetering van het onderwijs en het realiseren van standaarden van 'good practice'. De portefeuillehouder onderwijs geeft leiding aan de facultaire onderwijsorganisatie. Dit houdt in dat de portefeuillehouder onderwijs functioneel leiding geeft aan de opleidingsdirecteuren en aan het hoofd onderwijsbureau. De positie van portefeuillehouder onderwijs is onverenigbaar met die van afdelingshoofd. Elke opleiding of groep van opleidingen wordt bestuurd door een opleidingsdirecteur, te benoemen door de decaan van de faculteit waartoe de opleiding behoort. De rol van opleidingsdirecteur wordt ingevuld door een hoogleraar of, bij uitzondering een UHD. Het is mogelijk dat één persoon directeur is van meer dan één opleiding. De opleidingsdirecteur zorgt dat het aangeboden onderwijs daadwerkelijk wordt gegeven en aan de kwaliteitstandaard voldoet. Hij heeft de bevoegdheid om heeft met het oog op de uitoefening van zijn werkzaamheden het budgetrechtpersoneel te betrekken uit de afdelingen. De positie van opleidingsdirecteur voor een bachelor-opleiding is wordt bij voorkeur niet gecombineerdonverenigbaar met die van een master-opleiding; de decaan kan echter anders beslissen. De positie van opleidingsdirecteur is onverenigbaar met die van afdelingshoofd. Doel en inhoud van de opleiding zijn vastgelegd in de OER, welke de Decaan vaststelt. De bevoegdheid om vast te stellen dat een student de in de OER gestelde doelen heeft gehaald, ligt bij de examencommissie 6. Die oefent in feite het rechtmonopolie van de universiteit op de verlening van academische graden uit en het is dan ook van de grootste importantie dat haar werk van onbesproken kwaliteit is. In de wetswijziging van de WHW in 2010 is de positie en onafhankelijkheid van de examencommissie versterkt. De examencommissie stelt waar nodig ter uitwerking van de OER nadere regels over de uitvoering van haar taken en bevoegdheden, kan vrijstellingen verlenen en wijst de examinatoren aan die bevoegd zijn tot het afnemen van een tentamen. De examencommissie wordt ingesteld en benoemd door de Decaan en rapporteert ook aan hem. Voor de instelling en werking van de examencommissies heeft de VU een model regels en richtlijnen examencommissie. 3.2 Bestuurlijke Onderwijsorganisatie Het besturen van het onderwijs is primair een taak van de faculteiten. De Decanen leggen hierover verantwoording af aan het College van Bestuur in de bestuurlijke overleggen die tweemaal per jaar worden gehouden. 7 Daarnaast wordt het kader waarbinnen de organisatie van het onderwijs zich afspeelt gegeven door beleid dat door het CvB wordt vastgesteld, met nauwe betrokkenheid van het College van Decanen. 3.3 Adviesstructuur De portefeuillehouder onderwijs ontvangt van verschillende zijden advies bij de vormgeving, uitvoering en evaluatie van de werkzaamheden. Ten aanzien van formele adviesorganen (de opleidingscommissie en de facultaire gezamenlijke vergadering), is wettelijk voorgeschreven dat tijdig 6 artikel 7.12 WHW - artikel 22 Bestuursreglement Vrije Universiteit 7 Artikel 15 lid 3 Bestuursreglement Vrije Universiteit Versie 11

12 een advies wordt gevraagd, voordat er een besluit wordt genomen. Wordt in het besluit van het advies afgeweken, dan dient dit beargumenteerd te gebeuren. De Decaan stelt in het Faculteitsreglement een opleidingscommissie in, of zo nodig meer dan een. In ieder geval moet voor elke opleiding van de faculteit een opleidingscommissie bevoegd zijn. De opleidingscommissie heeft tot taak het uitbrengen van advies over de Onderwijs- en examenregeling, het jaarlijks beoordelen van de wijze waarop de Onderwijs- en examenregeling wordt uitgevoerd en het uitbrengen van advies aan de Decaan over alles wat met het onderwijs in de betreffende opleiding te maken heeft Schools en colleges Een aantal Decanen heeft ervoor gekozen om de opleidingen van de faculteit onder te brengen in een of meer undergraduate en graduate schools. Het bestuursreglement biedt de mogelijkheid hiervoor. 3.5 Budgettering, planning en verantwoording De inrichting van het academisch jaar is leidend voor de PDCA-cyclus van het onderwijs. De inrichting en organisatie van het onderwijs wordt in het voorjaar gepland voor het academisch jaar dat in september van dat kalenderjaar begint. Bij grotere herzieningen van het onderwijs moet daar dus al in het najaar over worden nagedacht. Het onderwijs is een cyclisch proces, waarbij elk jaar gekeken wordt wat er anders moet dan in het afgelopen en lopende jaar 9. De volgende documenten zijn hierbij van belang: Voor 1 november maakt de opleidingscommissie een jaarverslag over het afgelopen academisch jaar. Dit verslag bevat volgens een beschikbaar gesteld format de gevraagde en uit eigen beweging gegeven adviezen, het door de wet gevraagde oordeel over de uitvoering van de OER en een reflectie de onderwijsevaluaties van de opleiding. Voor 1 november maakt de examencommissie een jaarverslag over het afgelopen academisch jaar. Dit verslag bevat volgens een beschikbaar gesteld format de borging van de kwaliteit van tentamens, eindwerkstukken en examens, de procedure voor aanwijzen examinatoren, de wijzigingen in regels en richtlijnen, beoordeling van tentamens en examens en een overzicht van de beroepen, klachten en verzoeken.voor 1 november maakt de opleidingsdirectie een opleidingsjaarverslag over het afgelopen academisch jaar. Het primaire doel van het jaarverslag is een verbetermotor aanzetten. Dat betekent terugkijkend en evaluerend beschrijven wat is gerealiseerd van de voorgenomen plannen en (resultaat)afspraken (check) én het noemen van de verbeterpunten en hoe deze worden aangepakt. Dit om de kwaliteitscirkel plan-docheck-act ook daadwerkelijk rond te maken (act). Feitelijk vormen de voorgenomen maatregelen uit het jaarverslag het jaarplan voor de opleiding. Dit verslag bevat volgens een beschikbaar gesteld format een facultaire onderwijsvisie, onderwijsbeleid en een programmaoverzicht, gegevens over studenten, docenten, onderwijsevaluaties, externe kwaliteitsoordelen en voorzieningen. Deze drie verslagen worden parallel geschreven, het jaarverslag van de examencommissie en opleidingscommissie zijn bijlagen bij het jaarverslag van de opleiding. Het opleidingsjaarverslag (incl. jaarverslag OLC en EC) bevat ook het jaarplan voor het academisch jaar daaropvolgend. Het jaarverslag kijkt terug op het academisch jaar dat op september daarvoor is afgerond, het jaarplan kijkt vooruit naar het academische jaar dat in de maand september van het volgende jaar van start zal gaan. Het totale document bestrijkt daarmee dus drie jaar. De opleiding kan in overleg met de Decaan het plan nog aanscherpen tot 1 februari. Ook dient het opleidingsjaarverslag als input voor het facultaire onderwijsjaarverslag over het afgelopen academisch jaar (deadline 1 januari). Dit verslag bevat volgens een beschikbaar gesteld format een aggregatie van de opleidingsjaarverslagen met de verbeterpunten en maatregelen uit de opleidingsjaarverslagen die opleidingsoverstijgend zijn en onderwijsgegevens op facultair niveau. Dit verslag is bedoeld om de aansluiting te garanderen tussen de opleidingsjaarverslagen, die de academische kalender volgen en de jaarplannen en 4/8/12 maandsrapportages van de faculteit, die het kalenderjaar volgen. 8 artikel 9.18 WHW en artikel 21 Bestuursreglement Vrije Universiteit 9 Zie bijlage Jaarkalender documenten PDCA-cycli Versie 12

13 Het opleidingsjaarverslag vormt verder nog input voor het facultaire jaarplan, dat betrekking heeft op het aankomende kalenderjaar en breder is dan onderwijs alleen. Het facultaire jaarplan wordt besproken in het najaarsbo in november. De uitvoering van het vastgestelde jaarplan wordt vervolgens gecheckt aan de hand van de 4/8/12-maandsrapportages die in het daaropvolgende kalenderjaar worden opgeleverd en besproken. Delen uit dit facultaire onderwijsjaarverslag kunnen vervolgens worden overgenomen in het jaarverslag van de faculteit (12-maandsrapportage), dat betrekking heeft op het afgelopen kalenderjaar en breder is dan onderwijs alleen. Dit jaarverslag dient 1 maart te worden opgeleverd en wordt besproken in het voorjaarsbo. Daarbij is cijfermatige verantwoordingsinformatie over studieprestaties en rendementen beschikbaar in MIVU. 3.6 Kwaliteitszorg onderwijs De VU streeft naar een hoogwaardig onderwijsaanbod en een effectieve onderwijsagenda. Om studenten een opleiding met hoge kwaliteit te bieden, werkt de VU aan een continue kwaliteitsbewaking en bevordering. Het onderwijskwaliteitsbeleid is beschreven in het Systeem kwaliteitszorg onderwijs VU (2012). Uitgangspunt daarin vormt de opvatting dat onderwijskwaliteit zowel wordt geleverd door te presteren als door te verbeteren. Presteren door te voldoen aan prestatiecriteria, die zijn afgeleid van de onderwijsvisie en het onderwijsbeleid van de VU. Verbeteren door continu op alle lagen in de organisatie te werken aan de kleine en de grote kwaliteit van het onderwijs, opnieuw met de prestatiecriteria als toetssteen. Presteren Op de Vrije Universiteit heeft het geaccordeerde beleid op het terrein van onderwijs en onderwijskwaliteitszorg een plaats in het Handboek Onderwijskwaliteit. Het Handboek Onderwijskwaliteit legt de kaders vast waarbinnen opleidingen en faculteiten hun onderwijsbeleid vorm geven. Het Handboek is richtinggevend voor faculteiten bij het opzetten en uitvoeren van de eigen onderwijskwaliteitszorg. Elk hoofdstuk binnen het handboek bevat een beschrijving van het hoofdstukthema, gevolgd door de kwaliteitseisen en aanbevelingen die de VU heeft geformuleerd met betrekking tot het thema. Verbeteren Werken aan verbetering vindt plaats binnen de PDCA-cyclus voor het onderwijs. Binnen de Vrije Universiteit is gekozen voor een aanpak van de onderwijskwaliteitszorg op drie niveaus: het niveau van de opleidingen, van de faculteiten en diensten, en van de instelling als geheel. Figuur 1 geeft aan hoe de verschillende niveaus op elkaar ingrijpen. Binnen elk niveau vindt de planning en prioritering plaats volgens voorstel van de uitvoerende laag (de naar boven wijzende planningspijl). Controle vindt plaats op initiatief van de toezichthoudende laag (de naar beneden wijzende controlepijl). Onderwijskwaliteitszorg op de VU: planning & control cycli op drie niveaus. Versie 13

14 De PDCA-cyclus is op drie niveaus uitgewerkt: De cyclus op opleidingsniveau. Het onderwijs wordt binnen de opleidingen uitgevoerd en daar worden ook de resultaten behaald. Binnen de interne jaarcyclus rapporteren opleidingen over de uitvoering en de resultaten, en maken plannen voor de verbetering. De Decaan keurt plannen goed en houdt toezicht op de uitvoering ervan. Binnen de externe zesjarige cyclus worden opleidingen eens in de zes jaar op basis van een besluit van de NVAO opnieuw geaccrediteerd na een externe visitatie. Halverwege deze externe cyclus vindt intern een tussentoets plaats op de stand van zaken sinds de vorige visitatie en op de kwaliteit van de afstudeerwerkstukken. De cyclus op opleidingsniveau wordt hieronder verder uitgewerkt. De cyclus op facultair en dienst-niveau. De aandacht voor het onderwijs van Decanen en dienstdirecties is met name gericht op het scheppen van voorwaarden voor goed onderwijs. Binnen de interne jaarcyclus rapporteren faculteiten en diensten over de uitvoering van hun onderwijstaken en maken plannen voor verbetering van hun onderwijstaken. Het College van Bestuur keurt plannen goed en houdt toezicht. Naast de jaarcyclus vindt er eens per drie jaar ook een interne beoordeling plaats van de onderwijskwaliteitszorg. Deze interne driejarige cyclus volgt een zodanig ritme dat telkens twee interne beoordelingen plaatsvinden tussen de zesjaarlijks terugkerende externe instellingsbeoordelingen in. De interne driejarige cyclus heeft de vorm van een audit op facultair en dienst-niveau. De cyclus op instellingsniveau. Binnen de interne jaarcyclus stuurt het College van Bestuur op instellingsniveau het onderwijsbeleid aan (zoals vastgelegd in het Handboek Onderwijskwaliteit) op basis van het Instellingsplan en het bijbehorende uitvoeringsplan, rapporteert over de aansturing, en maakt plannen voor de verbetering van de aansturing. De Raad van Toezicht keurt plannen goed en houdt toezicht. In de externe zesjarige cyclus op instellingsniveau wordt de kwaliteitszorg van de instelling beoordeeld. De mensen en het systeem De PDCA-cyclus, ook wel aangeduid als de verbetermotor, is het instrument voor de voortdurende en degelijke verbetering van het onderwijs op de VU. In deze cyclus hebben alle betrokkenen een eigen rol: docenten en studenten, ondersteunende medewerkers op facultaire onderwijsbureaus en bij centrale diensten, beleidsverantwoordelijke opleidingsdirecteuren, portefeuillehouders onderwijs, decanen, directeuren bedrijfsvoering en dienstdirecteuren, leden van het College van Bestuur en van de Raad van Toezicht. Elk van deze personen levert binnen de cycli in verschillende rollen een onmisbare bijdrage aan de zorg voor en verbetering van de kwaliteit van het onderwijs aan de VU. In onderstaande tabel worden de verantwoordelijke personen en gremia genoemd met de bijbehorende hoofdtaken taken in het systeem van onderwijskwaliteitszorg. Beschrijving van de functie van personen en gremia die verantwoordelijkheid dragen in het systeem van kwaliteitszorg onderwijs op de VU Persoon of Gremium Raad van Toezicht College van Bestuur Gezamenlijke Vergadering Stuurgroep Onderwijskwaliteit - STOK Dienstdirecteur Decaan Hoofdtaken in het systeem van kwaliteitszorg onderwijs 1. Toezicht op het systeem van kwaliteitszorg onderwijs. 2. Toezicht op beleidsprioriteiten van het College van Bestuur op het instellingsniveau van de planning & control cyclus. 1. Inrichting van het systeem van kwaliteitszorg. 2. Vaststelling en handhaving van visie op onderwijskwaliteit en kwaliteitszorg. 3. Vaststelling en handhaving van het instellingsbrede onderwijsbeleid. 4. Toezicht op de keuze en uitvoering van de beleidsprioriteiten van de Decanen en dienstdirecties. 1. Instemming op systeem van kwaliteitszorg. 1. Advies aan het CvB over onderwijskwaliteit en kwaliteitszorg 2. Advies over kwaliteit van aanvragen voor nieuwe opleidingen. 1. Vaststelling en handhaving van instellingsbrede voorzieningenbeleid op het terrein van de dienst. 1. Inrichting facultair systeem van kwaliteitszorg. Versie 14

15 Persoon of Gremium Facultaire medezeggenschap Portefeuillehouder onderwijs Examencommissie Opleidingscommissie Opleidingsdirecteur Hoofdtaken in het systeem van kwaliteitszorg onderwijs 2. Vaststelling en handhaving van facultaire visie op onderwijskwaliteit en kwaliteitszorg. 3. Vaststelling en handhaving van het facultaire onderwijsbeleid. 4. Toezicht op de keuze en uitvoering van de beleidsprioriteiten van opleidingsdirecties. 1. Instemming op facultair systeem van kwaliteitszorg. 2. Instemming op Onderwijs- en Examenregeling (OER). 1. Uitvoering portefeuille onderwijsbeleid binnen Faculteit. 2. Ontwikkeling en uitvoering facultair onderwijsbeleid. 3. Ontwikkeling en uitvoering Onderwijs- en Examenregeling (OER). 4. Ontwikkeling en uitvoering facultaire kwaliteitszorg onderwijs. 5. Voorbereiding, uitvoering en nazorg heraccreditaties opleidingen. 6. Ontwikkeling en realisatie van voorstellen voor nieuwe opleidingen. 1. Uitvoering toets- en examenbeleid. 1. Toezicht op kwaliteit toetsen en examens. 2. Vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen ten aanzien van beoordelen en vaststellen van uitslagen van examens. 1. Advisering over Onderwijs- en Examenregeling (OER), de kwaliteit en de kwaliteitszorg van het onderwijs. 1. Uitvoering facultair onderwijsbeleid binnen de opleiding. 2. Ontwikkeling en uitvoering Onderwijs- en Examenregeling (OER) binnen de opleiding. 3. Kwaliteitszorg binnen de opleiding. 4. Het besturingsmodel onderzoek 4.1 De onderzoeksinstituten en -scholen De VU heeft het onderzoek ondergebracht in onderzoeksinstituten (OZI s), die worden ingesteld door de Decaan en als zij faculteitsoverschrijdend zijn (iozi) door het CvB. De OZI s staan onder leiding van een directeur. Hij/zij legt verantwoording af aan de Decaan, respt. aan de Decanen van de betreffende faculteiten. De deelname aan interuniversitaire (top)onderzoekscholen vindt plaats vanuit de onderzoeksinstituten. De onderzoeksinstituten zijn taakorganisaties, die hun wetenschappelijk personeel betrekken uit de afdelingen. Bij iozi s is steeds één van de betrokken faculteiten aangewezen als penvoerder in bestuur, beheer en inrichting. De Decaan stelt elk jaar een onderzoekprogramma vast, ziet toe op de uitvoering daarvan en rapporteert daarover aan het College. 10 De portefeuillehouder onderzoek in het managementteam is verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van het onderzoek van de faculteit dat niet in een interdisciplinair onderzoeksinstituut is ondergebracht. 11 De facultaire onderzoeksprogrammering richt zich op: - het identificeren en analyseren van wetenschappelijke vraagstellingen; - het identificeren van kansen voor huidige en te werven onderzoekers; - het scheppen van ruimte voor hen door afbouw van niet (meer zo) productief onderzoek; - het aansluiten op (inter)nationale onderzoeksagenda s; - het benutten van valorisatiemogelijkheden; en - het varen van een inhoudelijke profileringskoers van de faculteit en van de universiteit als geheel. 10 artikel 15 lid 3 Bestuursreglement Vrije Universiteit 11 artikel 23 Bestuursreglement Vrije Universiteit Versie 15

16 Veelal zijn daarbij lange planningstermijnen aan de orde: een onderzoeksproject duurt al snel 3-4 jaar, een programma 6-8 jaar. 4.2 Onderzoekssturing door het College van Bestuur Voor het onderzoek geldt dat kwaliteit, transparantie en het uitdragen van excellentie de primaire doelen zijn, gemeten in wetenschappelijke kwaliteit (aantallen en impact van publicaties en in verwerving van prijzen en grants in binnen- en buitenland) en maatschappelijke relevantie van het onderzoek. 12 Het CvB heeft met name twee belangrijke sturingsinstrumenten op onderzoeksgebied: de benoeming van hoogleraren (plus instelling van leerstoelen) en de toedeling van onderzoeksbudget aan de faculteiten. Het eerste instrument grijpt aan op natuurlijke momenten in de cyclus van onderzoeksprogrammering, namelijk vertrek en wisseling van hoogleraren. Het budgetinstrument heeft een meer directe maar ook meer globale werking en heeft betrekking op het niveau van de faculteit als geheel. In het geldende budgetsysteem honoreert het CvB geslaagde promoties en succes bij de verwerving van middelen in competitie uit nationale en internationale onderzoeksbudgetten. Voorts is er ten behoeve van onderzoek een generieke opslag op de onderwijsfinanciering. 4.3 Budgettering, planning en verantwoording Het kalenderjaar is leidend voor de planningcyclus van het onderzoek. De Decaan stelt, als onderdeel van zijn jaarplan/begroting, het jaarlijks onderzoeksprogramma van de faculteit vast. 13 De input daarvoor leveren de onderzoeksdirecteuren in de zomer (eind augustus) aan in hun jaarplan. Gelet op het meerjarig karakter van het (meeste) onderzoek, is het jaarplan van een instituut eigenlijk de eerste jaartranche van een voortschrijdend meerjarig plan. Het interne jaarverslag van het onderzoeksinstituut dient 1 mei afgerond te zijn. Het jaarverslag moet op een eenduidige wijze worden opgesteld, conform een vastgesteld template volgens de door het CvB vastgestelde richtlijnen. 14 Het vermeldt de onderzoeksprestaties, zoals publicaties, promoties en verworven prijzen en subsidies, maar ook gerealiseerde (economische en maatschappelijke) valorisatiedoelen en spin-offs. Daarnaast geeft het verslag inzicht in de inzet van middelen (mensen en faciliteiten) en hun productiviteit. Voor de verslaglegging word gebruik gemaakt van de data die zijn ingevoerd in het bestuurlijke onderzoeksinformatiesysteem METIS. Het onderzoeksjaarverslag van een instituut voedt het facultair jaarverslag en het daarin op te nemen verslag van de Decaan over het onderzoeksprogramma. 4.4 Kwaliteitszorg onderzoek Het instellingsplan maakt duidelijk welke doelen de VU nastreeft op het gebied van onderzoekskwaliteit. De notitie Kwaliteitszorg Onderzoek (2013) beschrijft de wijze waarop gestuurd wordt op de kwaliteit van het onderzoek door het CvB en Decanen en besturen van instituten. In het toezicht op de kwaliteit van het onderzoek speelt het externe kwaliteitstoezicht in de vorm van de visitaties die eens in de zes jaar volgens het SEP-protocol worden uitgevoerd een zeer belangrijke rol. Intern produceert de onderzoekseenheid iedere zes jaar een zelfevaluatie, alternerend met de externe visitaties. De Universitaire Toetsingscommissie (UTC) beoordeelt deze zelfstudies. Voor al het onderzoek aan de VU is een meerjarenplanning voor visitaties opgesteld. Op basis van het evaluatierapport wordt een plan van aanpak opgesteld door de faculteit/het instituut in gezamenlijk overleg met het CvB. De voorbereiding en resultaten van de externe visitaties en interne beoordelingen zijn daarmee een belangrijke impuls tot verdere kwaliteitsverbetering. Andere elementen in de kwaliteitszorg zijn de beoordelingen van onderzoeksvoorstellen met behulp van peer review systemen. Ook het opstellingen van citatie- en rankingbureaus zijn van belang, in het bijzonder waar deze gebruik maken van grondige bibliografische analyses. 12 Notitie Kwaliteitszorg Onderzoek (2013) 13 artikel 15 lid 3 Bestuursreglement Vrije Universiteit 14 Tabel 1 en bijlage 3 Notitie kwaliteitszorg onderzoek (2013) Versie 16

17 Het College van Decanen heeft (onder meer) tot taak om zich VU-breed een beeld te vormen van de kwaliteit en de kwaliteitszorg, en om het CvB daarover te berichten en te adviseren. Het kwaliteitsjaarverslag en de interne auditrapporten helpen het College om verantwoording over de kwaliteit en kwaliteitszorg af te leggen aan de Raad van Toezicht (kwaliteitscommissie) en de buitenwereld. De kwaliteitsbeoordeling van een individuele onderzoeker vindt plaats in het jaargesprek dat wordt gehouden door de afdelingsvoorzitter of een daartoe ondergemandateerde leidinggevende. De onderzoeksdirecteur en/of de projectleider zijn informant, en in het geval van promovendi tevens de directeur van de graduate school. De afdeling levert input voor het jaarverslag van de faculteit, en besteedt daarin aandacht aan de kwaliteit van de wetenschappelijke staf. Samen met het kwaliteitsjaarverslag zijn deze passages behulpzaam bij het sluiten van de kwaliteitskring aan de VU. Versie 17

18 5. Het besturingsmodel bedrijfsvoering en ondersteuning 5.1 Personeelsbeheer Het wetenschappelijk personeel is ondergebracht in afdelingen. Wetenschap is mensenwerk en verantwoordelijk voor de kwaliteit van het personeel is het afdelingshoofd. Centraal in de taakstelling van de VU staat goed onderwijs en onderzoek, en het HR-beleid ondersteunt dat. Het HR-beleid moet bij uitstek voor afstemming tussen het individuele en instellingsbelang zorgen. Het individuele takenpakket moet immers worden afgestemd op enerzijds de doelstellingen van het onderwijs en het onderzoek gegeven de financiële kaders maar moet anderzijds ook bijdragen aan een optimale ontplooiing van de talenten van het individu gedurende diens loopbaan. Het personeelsbeheer is geregeld in de CAO en de aanvullende VU rechtspositieregelingen. Veruit de meeste bevoegdheden op personeelsgebied zijn aan de decanen en directeuren van diensten gemandateerd. Omdat de VU één werkgever is, zijn andere leidinggevenden echter niet bevoegd tot het nemen van andere besluiten en maatregelen dan die waartoe zij in de rechtspositieregelingen uitdrukkelijk bevoegd zijn verklaard. 5.2 Financieel beheer Voor het financiële beheer wordt er gewerkt met een rapportageformat dat is gebaseerd op de opbouw van de decentrale jaarplannen. In dit format worden zowel de kwalitatieve als kwantitatieve doelstellingen weergegeven. Door middel van het aangeven van een kleur (rood, oranje, groen) wordt aangegeven in welke mate de in het jaarplan opgenomen plannen worden gerealiseerd. In de planning en control gesprekken tussen College en eenheden (BO s) vormt de geannoteerde agenda in het algemeen de basis voor overleg. In deze agenda zijn de bevindingen van BBZ, het OCVU, FP&C en HRM opgenomen als aanvulling op de door de betreffende eenheid zelf aangeleverde stukken. Doelstelling van deze rapportagevorm is het creëren van een bruikbare kapstok voor het overleg tussen het College en de decaan/directeur. Het is niet bedoeld om de eenheden te kunnen afrekenen op het niet halen van doelstellingen. Mede daarom zijn ook geen harde normen meegegeven voor de kleur van een resultaat. Het is niet uitgesloten dat een bepaalde afwijking voor de ene eenheid rood betekent en voor een andere slechts oranje. De rapporterende eenheid geeft zelf aan hoe hier tegenaan wordt gekeken. Gelet op de redelijk stabiele aard van de bedrijfsprocessen kent de financiële jaarcyclus rapportages na 2, 4, 8 en 10 maanden welke vergezeld gaan van eindejaarprognoses (bij de 8-maaands rapportage) op het niveau van de faculteiten en diensten. Bij de zesmaandsrapportage vindt een volledige afsluiting, inclusief beoordeling van de balansposities en het opstellen van een balansdossier plaats. De zesmaandsrapportage wordt namelijk opgesteld ten behoeve van de Raad van Toezicht en het bankenconsortium. De tekenbevoegdheid is voor de VU geregeld in de Regeling Tekenbevoegdheid (2005). Daarin is geregeld dat directeuren van eenheden door het CvB zijn aangewezen om namens het CvB beheershandelingen te verrichten. 15 De vastgelegde tekenbevoegdheid heeft zowel betrekking op het verkeer tussen het bedrijf en derden (het externe verkeer) als op het interne verkeer (tussen beheerseenheden). Sommige bevoegdheden zijn uitsluitend aan het College van Bestuur voorbehouden, te weten: aanvraag vergunningen, openen bankrekeningen, aangaan van meerjarige verplichtingen, tenzij uitdrukkelijk gemandateerd. De door het College van Bestuur gemandateerde bevoegdheid dient per functionaris schriftelijk te worden vastgelegd. De grenzen aan deze bevoegdheid zijn bepaald in de Regeling Tekenbevoegdheid. Het is de directeur van een eenheid toegestaan zijn bevoegdheid te mandateren aan (naaste) medewerkers, zodat hij zijn verantwoordelijkheden deels kan overdragen. Deze mandatering wordt schriftelijk aangevraagd en dient ter beoordeling en vaststelling te worden voorgelegd aan de dienst Financiën en Audit. Bij het mandateren van anderen wordt in verband met de beheersbaarheid van de organisatie in ogenschouw genomen dat niet alle verantwoordelijkheden bij één functionaris worden gelegd (functiescheiding), dat er voldoende personen zijn gemachtigd en dat er niet teveel zijn. 15 Handboek Administratieve Organisatie, Regeling Tekenbevoegdheid (2005) Versie 18

19 Er is een scheiding gemaakt tussen de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen (bestelling, overeenkomst/ contract, toezegging) en die om andere beheershandelingen te verrichten. De tekenbevoegdheid om namens de VU met derden een verbintenis aan te gaan, dus het aangaan van verplichtingen, moet beperkt blijven tot de beheerder en een enkele gemachtigde. Daartegenover staat dat de overige beheershandelingen door anderen kunnen worden gefiatteerd. De VU heeft een centrale inkoopfunctie (ondergebracht in de afdeling inkoopmanagement van de dienst Financiën en Audit). Met deze centrale inkoop worden gunstige contractuele en economische voorwaarden bij inkoop nagestreefd, en wordt de naleving van de aanbestedingswetgeving geborgd. Vanwege dat laatste is de afname van goederen en diensten van buiten de VU aan strikte regels gebonden. 5.3 Controlling De verantwoordelijkheid voor de controlling is in de VU op hoofdlijnen in drie stukken verdeeld. Control is zo dicht mogelijk bij leidinggevenden georganiseerd: uitvoering van control vindt plaats bij faculteiten en diensten. De administratieve handelingen en het beheer van de administratieve systemen die nodig zijn om control uit te voeren vinden voornamelijk plaats bij de afdeling Financiën en Audit; VU-brede kaders en beleid worden samen met de control van de universiteit als geheel in de diensten samen met de dienst Financiën en Audit uitgevoerd. Management en control zijn, als onderdeel van het integraal management, de verantwoordelijkheid van de Decaan van eende faculteit en de directeur van een dienst faculteit/dienst. Binnen het management team van de faculteit is de directeur bedrijfsvoering portefeuillehouder voor dit onderwerp. De directeur van een dienst en de directeur bedrijfsvoering worden Deze wordt in zijn/haarhun verantwoordelijkheid ondersteund door een controller (evenals, in de faculteiten, de directeur bedrijfsvoering). De Ddecaan van een faculteit en de /directeur van een dienst geven jaarlijks blijk van hundeze verantwoordelijkheid door het afgeven van een In Control Verantwoording en interne Letter of Representation. De controller van een eenheid is het financieel-economische geweten ervan maar valt hiërarchisch onder de dienst Financien en Audit in het kader van zijn of haar onafhankelijke rol. Hij of zij vervult de taken die in de Regeling financieel beheer aan hem of haar zijn opgedragen, ziet toe op een goede verslaggeving, stelt kostenanalyses, plannen en rapportages op en adviseert het management van de eenheid over financiën in de ruimste zin van het woord. De controller van een eenheid rapporteert aan het hoofd van de eenheid (operationeel) en hiërarchisch en functioneel aan de dienst Financiën en Audit. De controllers op decentraal niveau werken binnen de kaders zoals deze concernbreed binnen de VU zijn vastgesteld. Zij rapporteren daarover aan de concern controller, met inachtneming van de vastgestelde verantwoordelijkheden van het College en de decanen. De controller handhaaft de naleving in zijn eenheid van de Regeling Tekenbevoegdheid en de regeling financieel beheer. Omdat het (onder)mandaat is gegeven binnen de grenzen die de wet, het VU-beleid en de begroting stellen, geeft dit de controller opdracht zich te vergewissen van de compliance van en binnen zijn eenheid met de geldende wetten, met de cao en met de regelgeving die door het CvB, of door de concern controller, of andere functionarissen namens het CvB is gegeven. Het CvB heeft rolprofielen voor controllers vastgesteld. 5.4 Diensten en SLA s De VU heeft de algemene dienstverlening ondergebracht in diensten. Doel is standaardisering van algemene typen dienstverlening, verhoging van de beroepsmatige kwaliteit en verlaging van de kosten. In beginsel hebben faculteiten aan obp alleen onderwijs- en onderzoeksgebonden obp en secretariaatsmedewerkers. Voor faculteiten en diensten geldt dat er sprake is van verplichte afname van de dienstverlening. Indien nuttig en noodzakelijk worden er SLA s afgesloten voor dienstverlening door diensten aan faculteiten. Versie 19

20 5.5 Huisvesting In 2010 heeft het CvB ingestemd met de Visie op de Nieuwe VU Campus. Deze, samen met de VU strategie en het Meerjaren Instellingsplan VU vormen de basis voor het ruimtebehoeftemodel van de VU. De ruimtebehoefte is bepalend voor de vastgoedportefeuillestrategie van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Om de ruimtebehoefte te bepalen, maakt de VU onderscheidt tussen: Ruimtebehoefte van de VU: Deze ruimtebehoefte kan verder worden onderverdeeld naar de functies van de organisatie, zoals kantoren (generiek), onderwijsvoorzieningen, laboratoria, overige functies zoal bibliotheek of het sportcentrum. Ruimtebehoefte complementaire aan het eigen gebruik van de VU: Deze komt voort uit de campusvisie op de ontwikkeling van een stedelijke campus. Denk hierbij aan winkels, horeca, ontspanning en sport, allianties met andere onderwijsinstellingen en overige (bijv. ruimte voor congressen en cultuur) Om goed in te kunnen spelen op maatschappelijke vraagstukken, presenteert de VU haar onderwijs en onderzoek aan de hand van vier thema s: Professional Services Conected World Human Health & Life Sciences en Science for Sustainability Elk vakgebied, elk kenniscluster krijgt een eigen logische plaats op de campus, ingeklemd tussen VUmc en het zakencentrum van de Zuidas. Gebouwen worden minder specifiek ingericht voor één bepaald vakgebied: onderzoeksgroepen kunnen veranderen, dus de bestemming van gebouwen kan worden aangepast. Er zijn algemene universiteitsgebouwen nodig, die naar de gebruikers worden gemodificeerd Veiligheid De open toegankelijkheid van grote delen van de VU is een groot goed maar stelt wel eisen aan de veiligheid. Gelet op de zéér uiteenlopende veiligheidsrisico s beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijn van het besturingsmodel in veiligheidskwesties. De verantwoordelijkheid voor de veiligheid van mensen, waaronder arbozorg en bedrijfshulpverlening, is neergelegd bij Arbo en Milieu onderdeel van de dienst HRM & arbo en milieu en de lijn (faculteiten en diensten). Er wordt gewerkt aan een arbo- en milieubeleidskader. Het beheer van de veiligheid van materiële voorzieningen (gebouwen, laboratoria) is belegd bij de dienst FCO die zich richt op beveiliging en onderhoudsmanagement (gebouwgebonden)infrastructuur/gebouwen). HRM arbo en milieu adviseert hierin. De verantwoordelijkheid voor de veiligheid van onderzoeksapparatuur en inventaris behoort bij de faculteit of de dienst. De verantwoordelijkheid voor de BHV is geregeld in de notitie BHV en crisismanagement (2010). Een overall beleidsdocument is in concept gereed. Daaruit blijkt dat een hoofdhuurder de taak voor het gehele gebouw dient te organiseren. Op de VU campus is de BHV grotendeels centraal geregeld, alleen bij het gebouw Metropolitan is de verantwoordelijkheid bij FSW neergelegd. VU-Uilenstede heeft een eigen BHV. Naast het preventieve beleid is het crisismanagement geregeld in de notitie. Dit onderdeel bevat beleid en operationele taken bij crisis en calamiteiten. Hoofduitgangspunt is dat er een getrapte wijze is van het alarmeren van de crisisorganisatie. Bij de VU omvat dit de taken OCT en SBT en de calamiteitenniveaus 1 t/m 3. Dat het gezag zo snel mogelijk overgaat naar hulpdiensten geldt alleen tijdens de bestrijding van bijvoorbeeld een brand. Daarna zullen hulpdiensten het gezag zo snel mogelijk weer teruggeven. De VU is in 2013 begonnen is met de werkgroep integrale veiligheid. Deze stelt een integrale veiligheidsvisie op, die eind 2013 ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het CvB. Bij het opstellen van deze visie worden faculteiten en diensten betrokken. De integrale veiligheidsvisie omvat o.a. security, safety en kennisveiligheidsaspecten. Versie 20