Informatie voor Promovendi Ter uitvoering van het promotiereglement

Transcriptie

1 Informatie voor Promovendi Ter uitvoering van het promotiereglement

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Promoties algemeen... 4 Toegang tot de promotie en kerncommissie samenstellen formulier Promotiedatum plannen... 5 Behandeling formulier Concept proefschrift verzenden naar kerncommissie... 5 Goedkeuring proefschrift en samenstellen promotiecommissie formulier Behandeling formulier Overige te verzorgen punten... 6 Procedure ontheffing vooropleidingseis... 7 Aanleiding... 7 Uitgangspunten... 7 Procedure... 7 Actieprogramma... 9 Formulieren Formulier Formulier Verdere richtlijnen bij het inleveren van formulieren Centrale Bibliotheek TU/e Vergoedingsregeling proefschriften TU/e Proefschriften op de website van de TU/e Procedure aanvragen ISBN Informatie omtrent het ISBN Aanleveren proefschriften bij de Bibliotheek TU/e Algemene richtlijnen bij promoties van A tot Z Afwijkende promotielocatie Annuleren promotiedatum Correspondentieadres en adreswijzigingen Dankbetuigingen Ethische paragraaf Fotograaf Kennismaking met voorzitter Kleding en protocol Koffie en thee ontvangst gasten Omkleden Receptie Reis- en verblijfkosten commissieleden Stellingen bij proefschriften en/of proefontwerpen Technische try out Verhuurders gelegenheidskleding Verzenden proefschrift

3 Inleiding Voor de organisatie van uw promotie bij de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) kunt u de bepalingen van het promotiereglement inzien, daar deze leidend is. Een recente versie van het promotiereglement is verkrijgbaar bij het Bureau voor Promoties en Plechtigheden (in deze brochure verder te noemen als Bureau PenP). Een webversie van het promotiereglement is verkrijgbaar via Deze informatiebrochure biedt u een handvat om het promotiereglement te doorgronden. Het bevat een schets van de zaken die u te wachten staan bij de organisatie van uw promotie. Voor vragen over de bepalingen van het promotiereglement, kunt u contact opnemen met mevrouw Trang Kager-Nguyen (coördinator promoties). Ook voor het plannen van uw promotiedatum (promotielocatie) en indienen van uw formulieren t.b.v. uw promotie. Contactgegevens Technische Universiteit Eindhoven Bureau voor Promoties en Plechtigheden Mw. Trang Kager-Nguyen Telefoon t.t.t.kager@tue.nl Bezoekadres Hoofdgebouw 0.28, Den Dolech 2, 5612 AZ te Eindhoven (van uur). S.v.p. vooraf aan uw bezoek even bellen. 3

4 Promoties algemeen De aandachtspunten samengevat Promotie is het eigenlijke moment waarop de hoogleraar die als promotor optreedt, de promovendus tijdens de promotieplechtigheid (na de verdediging door de promovendus en beraadslaging door de promotiecommissie) bevordert tot doctor. In spraakgebruik verwijst promotie vaak naar een promotieonderzoek dat leidt tot een proefschrift of (documentatie van een) proefontwerp. Het verschil tussen een proefschrift en een proefontwerp, is dat het proefschrift een wetenschappelijke verhandeling over een bepaald onderwerp is, dan wel een aantal afzonderlijke wetenschappelijke verhandelingen, die alle of voor een gedeelte reeds openbaar zijn gemaakt. Een proefontwerp is een ontwerp dat tot stand is gekomen met gebruikmaking van geëigende vaktheoretische kennis en methodieken, voorzien van een wetenschappelijke verantwoording en documentatie. Vaak verschijnt deze documentatie in een met het proefschrift vergelijkbare vorm. De titel die men bij een promotie behaalt, is doctor (dr.) en is de hoogste Nederlandse graad waarmee iemand zijn/haar wetenschappelijke studie bekroont. De internationale variant is Doctor of Philosophy (PhD). Uit ervaring is gebleken dat het gebruik van PhD tot betere (h)erkenning in het buitenland leidt. De promotieprocedure is uitvoerig beschreven in het promotiereglement, verkrijgbaar via het Bureau PenP of via het web Van belang is om het in het promotiereglement beschreven tijdpad nauwgezet te volgen. Dit tijdpad beslaat de laatste zes maanden voor de promotie. Het promotiereglement bevat tevens informatie over de eisen waaraan de leden van de kern- en promotiecommissie en promovendus moeten voldoen. Daarnaast wordt in het promotiereglement ook het protocol en het verloop van de promotieplechtigheid beschreven. We hebben enkele aandachtspunten hieronder voor u op een rijtje gezet. Toegang tot de promotie en kerncommissie samenstellen formulier 1 Toegang tot de promotie heeft een ieder die conform de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (de WHW) toelaatbaar is tot de promotie. U leest hier meer over in het promotiereglement, artikel 3. In bijzondere gevallen kunnen personen met een andere opleiding toegang tot de promotie krijgen middels een besluit tot ontheffing van de opleidingseis door het College voor Promoties. Ontheffing van de opleidingseis dient eerst toegewezen te zijn (aanvraag op verzoek van uw promotor door de Examencommissie van uw faculteit bij het College voor Promoties) vóór indiening van het formulier 1 Verzoek om toegang tot de promotie, aanwijzing van een promotor en overige leden van de kerncommissie bij het Bureau PenP. Neemt u tijdig contact op met de examencommissie van uw faculteit voor meer uitleg over deze procedure, zoals in te leveren documenten, verloop etc. De in te stellen kerncommissie beoordeelt namens de TU/e de kwaliteit van het voorgestelde concept proefschrift. In de kerncommissie moeten in de regel wetenschappers zitting hebben; zowel van de TU/e als van een andere universiteit, Nederlandse maar ook wetenschappers uit het buitenland, waarbij elk lid een bepaalde rol vervult. De rolinvulling is afhankelijk van de functie van de betreffende wetenschapper en de organisatie en/of universiteit waaraan hij/zij verbonden is. Het promotiereglement schetst een aantal mogelijkheden en voorwaarden voor de kern- en/of promotiecommissie (zie artikel 8 en 12). Nadat met de promotor (TU/e hoogleraar) 1 een kerncommissie is overeengekomen, vult de u formulier 1 in. Beiden ondertekent u dit formulier 1 voordat u het samen met alle bijlagen ter ondertekening voorlegt aan de decaan van uw faculteit 2. Nadat de decaan zich overtuigd heeft van de adequaatheid van de samenstelling van de kerncommissie, geeft hij een positief advies en ondertekent hij formulier 1 en parafeert hij alle bijlagen (tijdig een afspraak maken met de decaan). Het geheel dient u in bij het Bureau PenP. 1 Bij uitzondering is een niet-tu/e hoogleraar als 1 e promotor toegestaan. Het College voor Promoties wijst een 2 e promotor van de TU/e aan. 2 De faculteit waarin de 1 e promotor werkzaam is of de faculteit van de 2 e promotor indien de 1 e promotor niet van de TU/e is. 4

5 Promotiedatum plannen Vanaf de indiening van formulier 1 kunt u een gewenste promotiedatum vast laten te leggen door het Bureau PenP (niet verplicht, wel aan te raden). In de regel vangt de promotie ten minste 6 maanden na indiening van formulier 1 aan. De promotie vindt plaats in Collegezaal 4 of 5 van het Auditorium en de aanvangstijd is uur. Werkwijze voor het plannen van een promotiedatum is als volgt: u vraagt vlak voor, tijdens of na indiening van het formulier 1 de beschikbare promotiedata op bij het Bureau PenP, per . Vervolgens overlegt u deze data met de kerncommissie en de decaan (wordt voorzitter) van uw faculteit. Wanneer u een geschikte promotiedatum hebt gevonden waarop alle commissieleden én decaan kunnen, neemt u per contact op met het Bureau PenP. Indien de agenda het nog toelaat, zal het Bureau PenP de promotiedatum in optie vastleggen (wordt definitief na indiening van formulier 2) en u per mail de datum, tijd en locatie bevestigen. Indien u na afloop van uw promotie een receptie wilt houden in één van de TU/e receptielocaties (een halve Senaatszaal of een vak in de hal van het Auditorium; niet verplicht, wel gebruikelijk), neemt u direct na vastlegging van de promotiezaal door het Bureau PenP contact op met de afdeling Zaalreserveringen, zaalreserveringen@tue.nl voor een beschikbare receptieruimte. Vervolgens bespreekt u c.a. 1 maand voor uw promotie met de vaste cateraar van de TU/e de invulling van de receptie: ingevulde receptieformulier (ook verkrijgbaar via indienen bij cateraar. Indien u een receptie op maat gewenst kunt u dit aanvragen bij de cateraar. Verder op in deze brochure leest u meer over dit onderwerp. Behandeling formulier 1 Na inhoudelijke controle door het Bureau PenP, wordt formulier 1 in de eerst volgende vergadering van het College voor Promoties besproken. Het College beslist binnen één maand (m.u.v. de periode begin juli tot midden augustus) en deelt u en de kerncommissie de beslissing schriftelijk mee. Concept proefschrift verzenden naar kerncommissie Het concept proefschrift moet uiterlijk 3 maanden voor de promotie naar de kerncommissie gestuurd worden. Hierbij is goed dat u met de kerncommissie een uiterste datum afspreekt voor het doorgeven van verbeteringen en/of veranderingen. Goedkeuring proefschrift en samenstellen promotiecommissie formulier 2 De kerncommissie kan de tekst van het proefschrift onder voorbehoud goedkeuren en daarbij voorstellen doen tot wijziging en/of aanvulling van de tekst. De 1 e promotor maakt vervolgens namens de kerncommissie, schriftelijk zijn goedkeuring over het proefschrift kenbaar via het aan hem toegezonden formulier 2. Formulier 2 betreft tevens een voorstel aan het College voor Promoties voor aanvulling van de kerncommissie tot een totale promotiecommissie (zie promotiereglement artikel 8 en 12 voor mogelijkheden), vaststellen definitieve promotie (datum, tijd en locatie), taal van de verdediging etc. Nadat de decaan zich overtuigd heeft van de adequaatheid van de samenstelling van de promotiecommissie, geeft hij een positief advies en ondertekent hij formulier 2 en parafeert hij alle bijlagen (tijdig afspraak maken met de decaan). Het geheel levert u vervolgens in bij het Bureau PenP (uiterlijk 2 maanden voor de promotie). Behandeling formulier 2 Na inhoudelijke controle wordt formulier 2 in de eerst volgende vergadering van het College voor Promoties besproken. Het College beslist binnen één maand (de periode begin juli tot midden augustus) en deelt u en de leden van de promotiecommissie de beslissing schriftelijk mee. 5

6 Overige te verzorgen punten Het proefschrift kan gedrukt worden als het formulier 2 is ingediend bij het Bureau PenP én de rector magnificus de bijlagen ervan heeft goedgekeurd (goedkeuring via het Bureau PenP aan promovendus). Het proefschrift dient vervolgens uiterlijk 1 maand voor de promotie in gedrukte vorm te schijnen. Verdere richtlijnen hierover vindt u in het promotiereglement. Eventuele overige richtlijnen (bijvoorbeeld m.b.t. de kaft) kunt u opvragen bij de faculteit (financiële afdeling i.v.m. mogelijke vergoedingsregeling). Overige te verzorgen punten zijn o.a. het maken van stellingen (niet verplicht), distributie van het proefschrift en de eventuele stellingen, kennismaken met de voorzitter van de promotiecommissie, het organiseren van de receptie na afloop van de promotiezitting, het organiseren van de koffie en thee ontvangst van bijzondere gasten (bijv. familie) voorafgaande aan de promotie, een technische try out inplannen. Verder in deze brochure wordt ingegaan op deze zaken. 6

7 Procedure ontheffing vooropleidingseis Beoordeling vooropleiding met betrekking tot de toelating tot de promotie Hieronder vindt u een samenvatting van de procedure ontheffing vooropleidingseis. Voor exacte informatie, procedures (welke documenten wanneer indienen etc.) dient u tijdig contact op te nemen met de examencommissie van uw faculteit. De examencommissie coördineert de aanvraag bij het College voor Promoties om u vrijstelling te geven van de gestelde vooropleidingseis. Aanleiding Regelmatig wensen houders van een niet-nederlands doctoraal diploma te promoveren aan de TU/e. In deze gevallen bepaalt de examencommissie van uw faculteit of u voldoende niveau van vooropleiding behaald heeft om aan de promotie te kunnen beginnen. Hiertoe kan de examencommissie advies inwinnen, bijvoorbeeld een diplomawaardering door het Studenten Service Centrum. Indien de examencommissie een positief oordeel heeft over het niveau van vooropleiding van de betrokkenen, kan zij besluiten om de betrokkenen bij het College voor Promoties voor te dragen voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren. Uitgangspunten U bent niet in het bezit van een Nederlands doctoraal diploma of een Mastergraad van ten minste in totaal 240 ECTS studiepunten en u heeft een hoogleraar binnen de faculteit bereid gevonden als eerste promotor op te treden. Procedure 1. Tijdens de sollicitatieprocedure levert u de volgende documenten bij de examencommissie in: Een cv met daarin een overzicht van alle gevolgde opleidingen Gewaarmerkte kopieën van alle behaalde diploma s en de bijbehorende cijferlijsten. Diploma s en cijferlijsten in een andere taal dan Nederlands, Duits, Engels of Frans dienen vergezeld te gaan van een door een beëdigde vertaler opgestelde vertaling. Een kopie van het identiteitsbewijs (paspoort, uittreksel geboorte- of persoonsregister of geboortebewijs). 2. De examencommissie stuurt, indien nodig, de documenten ter beoordeling van het opleidingsniveau door naar de secretaris van de examencommissie van de betreffende faculteit. 3. De secretaris van het de examencommissie bepaalt of het opleidingsniveau gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van ten minste 240 ECTS studiepunten. Eventueel wint de secretaris nader advies in bij het STU (diplomawaardering). Vervolgens zendt de secretaris zijn/haar bevindingen naar de examencommissie (bespreking tijdens vergadering examencommissie). 4. Als het opleidingsniveau gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van 240 ECTS studiepunten, dan kan de examencommissie u zonder verdere toetsing toelaten tot de promotie en hem/haar voordragen bij het College voor Promoties (ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren conform art. 7.18, lid 3 van de WHW). 5. Als het opleidingsniveau niet gelijkwaardig is aan een Nederlands doctoraal diploma van 240 ECTS studiepunten dan verzoekt de examencommissie de promotor om een schriftelijke beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en inhoud van de kennis en ervaring die u heeft verkregen in uw loopbaan na de studie. 6. Op basis van de verkregen informatie kan de examencommissie u afwijzen, toelaten of toelaten met aanvullende eisen. 7

8 7. In geval van toelating draagt de examencommissie u voor bij het College voor Promotie voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren. 8. In geval van toelating met aanvullende eisen draagt de examencommissie u voor bij het College voor Promotie voor ontheffing van de vooropleidingseis met het oog op promoveren nadat u aan de gestelde eisen heeft voldaan. 9. De eerste promotor wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het College voor Promoties. Na ontvangst van dit bericht, kan formulier 1 bij het Bureau PenP worden ingediend (tevens kopie schriftelijk bericht bijsluiten). 8

9 Actieprogramma Voorbereiding promoties ter uitvoering van het promotiereglement Tijd Wat Wie Ruim 6 maanden van tevoren Deze informatiebrochure en het promotiereglement doorlezen ter voorbereiding op uw promotie. Deze brochure en andere belangrijke documenten zijn tevens verkrijgbaar via de website Minstens 6 maanden van tevoren Na indiening van formulier 1 Onmiddellijk daarna 3 ½ tot uiterlijk 3 maanden van tevoren Uiterlijk 2 maanden van tevoren van het Bureau PenP: Invullen formulier 1 met promotor, bijlagen printen, aan formulier 1 toevoegen, het geheel ter ondertekening aanbieden aan de decaan, dan het geheel inleveren bij Bureau PenP. Bijlagen zijn: Indien Nederlands diploma: gewaarmerkte kopie diploma of originele diploma tonen (ook aan Bureau PenP). Indien buitenlands diploma: kopie brief ontheffing opleidingseis : vraag aan bij uw promotor. Indien brief ontbreekt: procedure ontheffing opleidingseis wellicht niet afgerond door de examencommissie (formulier 1 kan niet behandeld worden door Bureau PenP). Neem contact op met de examencommissie voor voltooiing van de procedure. Maximaal 1 A-4 Engelse omschrijving van het onderzoek, gebruikte methodieken en relevant geachte resultaten. Uitgebreide cv en publicatielijst. In geval van een bi-promotie, het contract toevoegen. Promotiedatum (locatie) vast laten leggen (één per promovendus): promotiedata opvragen bij het Bureau PenP, afstemmen met commissie én decaan (=voorzitter). Indien decaan verhinderd: vragen naar vervangende voorzitter. Promotiedatum doorgeven aan Bureau PenP voor reservering promotiezaal. Vervolgens contact opnemen met afdeling Zaalreserveringen zaalreserveringen@tue.nl voor receptielocatie. Formulier 1 wordt door het College voor Promoties besproken. Versturen brieven aan promovendus en commissieleden. en commissieleden ontvangen schriftelijk bericht. Indien vastgelegd door het Bureau PenP, bevat de brief de promotiedatum. Concept proefschrift versturen naar de kerncommissie, bijv. per mail (pdf-file). Eerst afstemmen met promotor (wie verstuurt, verzamelt goedkeuring, wanneer goedkeuring etc.). De commissie ca. 1 maand leestijd gunnen. Maak tijdig een afspraak met de promotor en decaan voor ondertekening van formulier 2. Planning voor het drukken van het proefschrift opstellen; bijv. Printservice TU/e, tel , intern adres HG U bent vrij in de keuze voor een drukker. Mogelijk is dat de faculteit hierover richtlijnen heeft en eventueel ook m.b.t. de kaft van het proefschrift i.v.m. vergoedingsregeling. Vraag na bij de faculteit (financiële afdeling). Goedkeuring kerncommissie op concept proefschrift is gegeven. Het door de promotor en decaan ondertekende formulier 2 en alle bijlagen indienen bij Bureau PenP. Bijlagen zijn: korte CV (kort in verhaalvorm of schematisch), Engelse samenvatting van het proefschrift met de Engelse titel van het proefschrift (verplicht boven tekst en zo in proefschrift opnemen, zie artikel 15 promotiereglement), voor- en achterzijde titelblad conform model Bureau PenP (zie voor een voorbeeld). i.s.m. promotor i.s.m. Bureau PenP en i.s.m. Zaalreserveringen Het college Bureau PenP verifieert i.s.m. promotor, commissie en decaan i.s.m. drukker / Printservice en faculteit (financiële afdeling) i.s.m. promotor, commissie en decaan 9

10 Tijd Wat Wie Alle bijlagen van formulier 2 mailen naar nieuws@tue.nl i.v.m. persvoorlichting. Indien alle bijlagen foutloos zijn, worden deze het ter goedkeuring voorgelegd aan de rector magnificus. Na goedkeuring niets meer veranderen en in dezelfde staat als goedgekeurd aan het proefschrift toevoegen. Bureau PenP geeft z.s.m. het akkoord door. Het proefschrift mag dan gedrukt worden. Bureau PenP Onmiddellijk daarna 6 weken van tevoren Onmiddellijk daarna Uiterlijk 1 maand van tevoren 3 weken van tevoren 1 week van tevoren Na de promotie Ca. 14 dagen na de promotie Bespreking formulier 2 door College voor Promoties. U en de commissieleden ontvangen schriftelijk bericht. Promotiedatum is nu definitief. Indien de leden hun aanstelling aanvaarden: commissielid kopieert brief, deze signeren en retourneren aan het Bureau PenP. Stellingen indienen bij Bureau PenP (zie artikel 17 voor richtlijnen, niet verplicht), voorzien van goedkeuring promotor en inclusief indeling: welke stellingen van buiten het proefschrift zijn wetenschappelijk-technisch (minstens 4) en welke zijn algemeen maatschappelijk van aard (minstens 2). Bureau PenP legt de stellingen ter goedkeuring voor aan de rector magnificus en informeert promovendus over de goedkeuring. Stellingen printen en met het proefschrift versturen. Versturen proefschrift en eventuele stellingen naar totale promotiecommissie (inclusief voorzitter), Bureau PenP (3-voud, HG 0.28), Wetenschapsvoorlichter (LG 0.35) en Cursor (LG 0.40). Aan de centrale bibliotheek van de TU/e: 2 exemplaren en pdf-file van het proefschrift. Formulieren t.b.v. vergoeding zijn bij de Centrale bibliotheek verkrijgbaar. Voor een toelichting over de vergoeding en ISBN nummers zie website U maakt kennis met de voorzitter. Eventueel doorspreken protocol indien u nadere vragen hebt over het protocol. Voor protocol zie promotiereglement, pagina 30 en verder. Receptie regelen: in geval van een receptie in een door afdeling Zaalreserveringen toegewezen receptielocatie: receptieformulier invullen en rechtstreeks indienen bij de cateraar. Indien receptie elders: melden aan afdeling Zaalreserveringen i.v.m. annuleren reservering receptieruimte, zaalreserveringen@tue.nl Technische try out inplannen via afdeling Zaalreserveringen. Ook voor vragen over de techniek en zaal(toebehoren). Voorbereiden kleding voor promotiezitting. Voor protocol en kledingsvoorschriften zie promotiereglement (pagina 30 en verder). Voor een overzicht van kledingverhuurders: zie verder op in deze informatiebrochure. Eventueel opponeren vanuit de zaal schriftelijk aanvragen bij de rector magnificus, via Bureau PenP (zie promotiereglement, artikel 23 voor richtlijnen). Schriftelijke bericht aan promotor over opponeren vanuit de zaal. U haalt de eventueel overgebleven / achtergelaten exemplaren van uw proefschrift op bij Bureau PenP en/of uit de promotiezaal. Het College voor Promoties biedt de promovendus een fotorapportage (+cd) aan. Bureau PenP neemt contact op met u t.b.v. ophalen foto s bij Bureau PenP. Het college, Bureau PenP, promovendus verifieert i.s.m. promotor Bureau PenP i.s.m. voorzitter Promotor Bureau PenP Bureau PenP 10

11 Formulieren Formulier 1, formulier 2 en verdere richtlijnen bij het inleveren ervan Formulier 1 Formulier 1 betreft het verzoek om toegang tot de promotie, aanwijzing van een promotor en overige leden van de kerncommissie. Dit formulier moet u uiterlijk 6 maanden voor uw gewenste promotie indienen bij het Bureau PenP, inclusief alle bijlagen (inclusief paraaf decaan), handtekeningen van u, de 1 e promotor én decaan. Bij afwezigheid van de decaan, kan u de vicedecaan vragen uw formulier 1 namens de decaan te ondertekenen. S.v.p. een kopie van het formulier en de bijlagen achterlaten voor de decaan (tevens eventuele promotiedatum afstemmen met de decaan i.v.m. voorzitterschap). Bijlagen aan formulier 1 zijn: In geval van een Nederlands diploma: gewaarmerkte kopie het diploma (Dit kunt u opvragen bij het uitgiftepunt) of origineel tonen aan het Bureau PenP. In geval van een buitenlands of afwijkend diploma: kopie van de brief ontheffing opleidingseis. Informeert u bij 1 e promotor voor deze brief. Indien de promotor dit besluit niet heeft: contact opnemen met de examencommissie van uw faculteit voor stand van zaken. 1 A-4 Engelse omschrijving van het promotieonderzoek, gebruikte methodieken en relevant geachte resultaten Uitgebreid CV en publicatielijst promovendus Voor het samenstellen van de kerncommissie kan het promotiereglement geraadpleegd worden. Met name artikel 8 (een vijftal mogelijke samenstellingen van de kern- en promotiecommissie in tabelvorm) en artikel 12 (verdere voorwaarden m.b.t. de kern- en promotiecommissie). Formulier 2 Formulier 2 is persoonsgebonden en wordt samen met de brief toelating promotie (n.a.v. indienen formulier 1) naar de 1e promotor gestuurd. Indien de promotor formulier 2 niet heeft, gelieve contact op te nemen met het Bureau PenP. Een nieuw formulier wordt aangemaakt en per naar de promotor verzonden. Formulier 2 betreft de goedkeuring op het proefschrift en het voorstel om de promotiecommissie samen te stellen en dient met alle bijlagen ter ondertekening aangeboden te worden aan de decaan (1 e promotor ondertekent eerst). Bij afwezigheid van de decaan, kan de vicedecaan formulier 2 namens de decaan tekenen. S.v.p. een kopie van formulier 2 en bijlagen achterlaten voor de decaan (tevens de promotiedatum afstemmen met de decaan i.v.m. voorzitterschap). Wanneer de 1 e promotor formulier 2 ondertekent verkaart hij dat hij namens de commissie kennis heeft genomen van het proefschrift, heeft besloten de auteur toe te laten tot de verdediging van het proefschrift en toestemming verleent tot vermenigvuldiging van het proefschrift. De kerncommissie heeft dan al (schriftelijk) aan de 1 e promotor zijn goedkeuring op het concept proefschrift gegeven. Tevens is de promovendus en/of promotor met de kerncommissie overeengekomen welke aanpassingen / verbeteringen doorgevoerd moeten worden. Formulier 2 moet vervolgens uiterlijk 2 maanden voor de promotie bij het Bureau PenP ingediend worden (inclusief handtekening decaan en goedgekeurde bijlagen). Daarbij dient u rekening te houden met de vergaderdata van het College voor Promoties en/of zomer stop en verdere feest- of vakantiedagen. Bijlagen aan formulier 2 zijn (=verplicht aan het proefschrift toe te voegen) als volgt: Een korte CV: kort in verhaalvorm of schematisch. Een Engelse samenvatting met boven de tekst de Engelse titel van het proefschrift (verplicht zo op te nemen in het proefschrift, zie artikel 15 lid 4 van het promotiereglement) Het titelblad (voor- en achterzijde conform model Bureau PenP). Het proefschrift kan alleen gedrukt worden als het akkoord van de rector magnificus op het titelblad is gegeven. De promovendus ontvangt z.s.m. bericht via het Bureau PenP. De bijlagen op formulier 2 dienen vervolgens in dezelfde staat als goedgekeurd door de rector magnificus aan het proefschrift te worden toegevoegd. Veranderingen zijn niet toegestaan. Aan de achterzijde van het titelblad mag het ISBN-nummer en de trefwoorden worden toegevoegd mits er een aanzienlijke witruimte is overgelaten na de verplichte tekst. 11

12 Daarnaast dienen de bijlagen aan formulier 2 tevens per toegezonden te worden aan de wetenschapsvoorlichter van het Communicatie Expertise Centrum: nieuws@tue.nl Verdere richtlijnen bij het inleveren van formulieren Het College voor Promoties vergadert s maandags, eens per twee weken. Dit is m.u.v. de periode begin juli tot midden augustus. De vergaderdata van het College voor Promoties zijn (wijzigingen onder voorbehoud): 2011 maandag 14 en 28 november maandag 12 december 2012 maandag 9 en 23 januari maandag 6 en 20 februari maandag 5 en 19 maart maandag 2 en 16 april dinsdag 1 mei maandag 14 mei dinsdag 29 mei maandag 11 en 25 juni maandag 9 juli Zomerstop = 9 juli tot 20 augustus = geen promoties maandag 20 augustus maandag 3 en 17 september maandag 1, 15 en 29 oktober maandag 12 en 26 november maandag 10 december Voor de meest recente vergaderdata van het College voor Promoties kunt u onze website raadplegen. Formulieren die de dinsdag (voor uur) van tevoren bij het Bureau PenP zijn ingediend, worden in de eerstvolgende vergadering van het College voor Promoties besproken. Uiteraard mits de formulieren correct zijn ingevuld en een en ander aan het promotiereglement voldoet. Aandachtspunten bij het inleveren formulieren zijn: Is het formulier volledig ingevuld; ook de gegevens van de promovendus en commissieleden? Denk aan titels, initialen, namen, adressen, universiteit waaraan zij verbonden zijn etc. Bevat het formulier alle nodige handtekeningen? Voor formulier 1: handtekeningen van de promovendus, promotor en originele handtekening van de decaan. Voor formulier 2: handtekening promotor en originele handtekening van de decaan. Zijn alle bijlagen bijgevoegd? Is de commissiesamenstelling conform promotiereglement? Het College voor Promoties beslist binnen één maand (de periode begin juli tot midden augustus niet meegerekend) na indiening van het formulier. De beslissing wordt schriftelijk medegedeeld aan de promovendus, de promotor(en) en de andere leden van de commissie. 12

13 Centrale Bibliotheek TU/e Aanvullende informatie m.b.t. de bibliotheek U levert 2 gedrukte exemplaren en een pdf-file van het proefschrift aan de centrale bibliotheek. Neemt u contact op met de centrale bibliotheek voor de voorwaarden en formulieren m.b.t. de eventuele vergoedingsregeling. Voor een recente toelichting over de vergoeding en ISBN nummers zie de webpagina Vergoedingsregeling proefschriften TU/e Regeling met ingang van januari 2008; De TU/e kan aan u een vergoeding voor de drukkosten van het proefschrift verstrekken. De vergoeding wordt door de faculteit verstrekt. Voor het verkrijgen van deze vergoeding moet aan enkele voorwaarden zijn voldaan: U levert aan de Bibliotheek van de TU/e 2 exemplaren van het proefschrift. Indien het proefschrift als handelseditie* verschijnt dienen 3 exemplaren van het proefschrift te worden aangeleverd. U geeft aan de TU/e toestemming om een digitale versie van het proefschrift op de openbare Website van de TU/e te plaatsen. Deze toestemming wordt verleend door bij de Bibliotheek een digitale versie van het proefschrift (bij voorkeur in pdf-formaat) in te leveren en een verklaring te tekenen waarin de toestemming wordt verleend. Alleen als aan beide bovengenoemde voorwaarden is voldaan zal de Bibliotheek aan u een schriftelijke verklaring hiervan geven. Hiermede kan u bij de faculteit de vergoeding voor de drukkosten aanvragen. Voor informatie over de hoogte van de vergoeding dient men contact op te nemen met de faculteit. De Bibliotheek geeft in dit geval geen vergoeding. * Een promovendus die aantoonbaar een handelseditie uitbrengt bij een uitgever en daarbij de auteursrechten overdraagt aan de uitgever en daardoor niet aan voorwaarde 2 kan voldoen, is wel verplicht aan voorwaarde 1 te voldoen, namelijk het inleveren van 3 exemplaren bij de Bibliotheek van de TU/e. Hij/zij ontvangt hiervoor een vergoeding van 25,- van de Bibliotheek. Proefschriften op de website van de TU/e In 1999 is de Bibliotheek van de TU/e begonnen met het plaatsen van de volledige teksten van TU/e proefschriften op de website van (de Bibliotheek van) de TU/e: Via de catalogus, maar ook via "links" vanaf andere plaatsen op de TU/e-website zijn deze individueel en als verzameling goed toegankelijk voor de TU/e en daarbuiten. Het is voor de TU/e van groot belang om op deze wijze belangrijke producten van wetenschappelijk onderzoek aan de wereld te tonen. Voor u is het voordeel dat op deze wijze de tekst van het proefschrift voor velen gemakkelijk te vinden en te raadplegen is via het Internet. Steeds meer universiteiten in binnen en buitenland plaatsen de proefschriften op hun website. Indien u om enige andere reden geen toestemming wilt geven voor het opnemen van uw proefschrift, zouden wij dat graag van u willen vernemen: mw. Drs. J.C.M. Figdor, Bibliothecaris TU/e. Procedure aanvragen ISBN De procedure voor het aanvragen van een ISBN (International Standard Book Number) voor een proefschrift of andere TU/e publicatie is als volgt: De aanvrager vult het online aanvraagformulier in De Centrale Bibliotheek controleert de aanvraag en kent een ISBN toe De Centrale Bibliotheek stuurt de aanvraag naar het ISBN bureau 13

14 Het ISBN bureau bevestigt de aanvraag De Centrale Bibliotheek stuurt het ISBN via naar de aanvrager De NUR-code (Nederlandstalige Uniforme Rubrieksindeling) kunt u zelf bepalen met de lijst veelvoorkomende codes TU/e. Een compleet overzicht is te vinden op de site Informatie omtrent het ISBN Databank ISBN is nu vrij toegankelijk. Bij het zoeken op ISBN nummer geen streepjes gebruiken. Voorbeeld: Waarom een ISBN-nummer? Jaarlijks verschijnen vele publicaties van de hand van TU/e-medewerkers. Meestal verschijnen ze in de vorm van tijdschriftartikelen, maar vaak ook als zelfstandige publicaties zoals boeken, proefschriften, rapporten, congres- en jaarverslagen. Het is aan te bevelen deze zelfstandige publicaties officieel te laten registreren met een ISBN-nummer (Internationaal Standaard Boeknummer). Door ze te voorzien van dit internationale registratienummer (ISBN) bevordert men dat publicaties nationaal en internationaal gemakkelijk zijn terug te vinden. Een ander voordeel is dat een publicatie mèt een ISBN-nummer o.a. vermeld wordt in de bibliografie van alle Nederlandse uitgaven, 'Brinkman's Cumulatieve Catalogus'. In vele catalogi en bibliografieën is het mogelijk via dat ISBN-nummer het bijbehorende boek terug te vinden. Wat is ISBN? Het ISBN-nummer (Internationaal Standaard Boeknummer) is bedoeld om volgens een internationale standaard - ISO Recommendation uitgaven op het spoor te komen. Ieder ISBN-nummer is een uniek nummer. Het bestaat uit 13 cijfers, verdeeld in een landaanduiding, een uitgeversnummer, een titelaanduiding en het controlecijfer. ISBN is het kenmerk voor een officieel geregistreerde publicatie. Vanwege de opname in geautomatiseerde gegevensbestanden heeft het nummer naast een bibliografische betekenis ook een functie in het (inter)nationale orderverkeer en bij voorraadcontrole van bibliotheken en boekhandels. De verantwoordelijke instantie voor Nederland is: Bureau ISBN Postbus AJ Culemborg Tel Voorwaarden Alle zelfstandige publicaties die de Technische Universiteit Eindhoven als uitgever hebben komen in aanmerking voor een ISBN-nummer. (NB. Publicaties verschijnend in een bestaande reeks van een faculteit, worden soms door de uitgever van de reeks van een ISBN-nummer voorzien.) Vraag als alle gegevens definitief zijn, maar uiterlijk twee weken voor het aanleveren bij de drukker, via het online formulier het ISBN-nummer aan. De Bibliotheek vraagt online een ISBN aan. De Bibliotheek TU/e verstrekt u zo spoedig mogelijk dit ISBN-nummer. Vermeld dit nummer op de achterzijde van de titelpagina van de publicatie. Om downloading van een ISBD-titelbeschrijving (International Standard Bibliographic Description) voor iedereen mogelijk te maken, kan de volgende tekst voor vermelding van het ISBN worden opgenomen: A catalogue record is available from the Eindhoven University of Technology Library De bibliotheek ontvangt van de aanvrager ten minste 1, maar zo mogelijk 2 exemplaren. (N.B. Voor proefschriften geldt op dit punt een andere regeling) 14

15 Kosten De kosten voor een ISBN ( 8,00) worden doorberekend. Bij de aanvraag dient u de centercode van de faculteit/vakgroep/project/dienst te melden of contant te betalen. Depot van Nederlandse publicaties De bibliotheek van de TU/e streeft ernaar, naast een digitale versie, 2 gedrukte exemplaren per publicatie te ontvangen. (N.B. Voor proefschriften geldt op dit punt een andere regeling) Twee exemplaren zijn ten behoeve van de bibliotheek van de TU/e, de andere wordt ondergebracht in het Depot van Nederlandse Publicaties van de Koninklijke Bibliotheek. Daar verzamelt men alle in Nederland uitgegeven publicaties. Aan de hand van het aangeleverde exemplaar wordt dan een uitgebreide, definitieve titelbeschrijving gemaakt. Deze wordt o.a. opgenomen in de Nederlandse Bibliografie: 'Brinkman's Cumulatieve Catalogus' en in de Nederlandse Centrale Catalogus. Aanleveren proefschriften bij de Bibliotheek TU/e Voor het aanleveren van 2 exemplaren van de gedrukte versie van uw proefschrift aan de Bibliotheek kunt u terecht bij de balie van de Centrale Bibliotheek in De Hal. Indien uw proefschrift als handelseditie verschijnt, wil de Bibliotheek echter 2 exemplaren ontvangen. Aanleveren digitale versie van het proefschrift. Promovendi die de digitale versie van hun proefschrift willen aanleveren kunnen dit verzenden naar de Digitale Bibliotheek TU/e. Ook indien u vragen of technische aanwijzingen heeft m.b.t. de digitale aanlevering van uw proefschrift kunt u contact opnemen met bovenstaand mailadres. Proefschriften in Dissertation Abstracts Om aan uw promotieonderzoek extra internationale bekendheid te geven wordt een Engelstalige samenvatting gestuurd naar University Microfilms International (UMI). Dit is de producent van de database Dissertation Abstracts. Het daarvoor benodigde formulier treft u aan bij de informatie m.b.t. het promotiereglement. Dit formulier dient tevens bij inlevering van de proefschriften, ingevuld, te worden afgegeven. 15

16 Algemene richtlijnen bij promoties van A tot Z Aanvullende informatie t.b.v. de voorbereiding van promoties Afwijkende promotielocatie Promoties worden in de regel gepland in Collegezaal 4 of Collegezaal 5 van het Auditorium. Bij uitzondering kan uw promotie plaatsvinden in de Blauwe Zaal van het Auditorium (extra kosten ca. 500) of in de Filmzaal van de Zwarte Doos (mits Filmzaal, Lounge én zaal 1.03 beschikbaar zijn). Voor de afwijkende promotielocaties dient u vooraf toestemming aan de eerste promotor en decaan te hebben gevraagd voor deze afwijkende locaties. De eerste promotor dient vervolgens een omkleed verzoek (gericht aan de rector) in bij het Bureau PenP waarin hij ook melding maakt van het akkoord van de decaan. Ook vermeldt de promotor in zijn verzoek het kostenplaatsnummer waar eventuele extra kosten op geboekt kunnen worden en doet de promotor een voorstel hoe de technische kwaliteit van de promotiezitting gewaarborgd kan worden. Na instemming van de rector bespreekt het Bureau PenP de beschikbaarheid van de zalen met u en wordt de promotie ingepland in één van de afwijkende promotielocaties. Annuleren promotiedatum Wanneer u uw promotiedatum wilt annuleren, geeft u dit door aan het Bureau PenP (reservering promotiezaal) én aan afdeling Zaalreserveringen (reservering receptielocatie). Uiteraard informeert u en/of uw promotor de commissieleden en decaan (voorzitter). Correspondentieadres en adreswijzigingen Het correspondentieadres (intern en extern) kan opgegeven worden via formulier 1. (In eerste instantie wordt correspondentie naar het interne TU/e adres gestuurd). Bij alle adreswijzigingen informeert u het Bureau PenP erover. Dit geldt ook voor adreswijzigingen van uw commissieleden. Dankbetuigingen Het proefschrift dan wel proefontwerp mag beperkte dankbetuigingen bevatten. Advertenties zijn dus niet toegestaan; logo s van onderzoeksinstellingen wel, mits in bescheiden vorm en zwart-wit en mits ondergebracht als dankbetuiging. Ethische paragraaf Het College voor Promoties heeft de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toegezegd promovendi te verzoeken een ethische paragraaf in het proefschrift op te nemen wanneer er voor het promotieonderzoek proefdieren zijn gebruikt. De brief van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vindt u samen met een extra toelichting op onze website. De rector magnificus stelt het op prijs een kopie te ontvangen van de inhoud van de ethische paragraaf die aan het proefschrift wordt toegevoegd. De ethische paragraaf kunt u als bijlage toevoegen aan formulier 2, dat door het Bureau PenP aan de rector magnificus wordt voorgelegd. Fotograaf Het College voor Promoties biedt alle promovendi een fotorapportage aan (foto s worden gemaakt vanaf de diploma-uitreiking). De fotograaf wordt via het Bureau PenP ingezet. Na ontvangst van de foto s (ca.14 dagen na de promotie) neemt het Bureau PenP contact met u op; de foto s kunnen vanaf dan bij het Bureau PenP worden opgehaald en/of naar u toegezonden worden. Kennismaking met voorzitter Het is gebruikelijk om even kennis te maken met de voorzitter van uw promotiecommissie, zeker als u elkaar nog niet kent. Dit kan via een kort informeel gesprek. De voorzitter kan u nadere toelichting geven op het protocol indien u na het lezen van het promotiereglement verdere vragen erover hebt. 16

17 Kleding en protocol Het protocol vindt plaats zonder of met 2 paranimfen (aan te geven op formulier 2). Tevens staan de kledingvoorschriften voor de commissieleden vermeld in het promotiereglement vanaf pagina 30. De commissieleden worden tevens schriftelijk hierover geïnformeerd. Kledingvoorschriften voor promovendus en paranimfen zijn: dames dragen een donker kostuum, witte blouse en nette schoenen. Heren dragen een rokkostuum en uiteraard nette schoenen. Voor alle betrokkenen die afkomstig zijn uit het buitenland geldt dat kleding die gedragen zou worden bij een vergelijkbare gelegenheid in eigen land, ook bij een promotie aan de TU/e is toegestaan. Koffie en thee ontvangst gasten Het College voor Promoties biedt alle promovendi voorafgaande aan de promotiezitting een koffie en thee ontvangst aan voor 15 gasten, van uur (indien promotie om uur), in één van de ontvangstruimten (rechts van de Senaatszaal). De commissieleden hoeven niet in het maximale aantal van 15 worden meegerekend; zij hebben hun eigen ruimte (commissiekamer 4 of 5). Neemt u tijdig contact op met het Bureau PenP voor een juiste locatie van uw koffie en thee ontvangst. De ontvangstruimten kunnen ook voor andere doeleinden geboekt zijn (indien niet beschikbaar, ontvangst voor de collegezaal van de promotiezitting). Omkleden Aanbevolen wordt om zich vooraf (thuis) om te kleden. De universiteit heeft geen aparte omkleedruimte. Alternatieven kunnen zijn: toiletten Auditorium, ontvangstruimten (mits beschikbaar), Togakamer (uiterlijk 1 uur voor de promotie verlaten i.v.m. komst pedel en commissieleden). Receptie Het is niet verplicht, maar wel gebruikelijk om een receptie na afloop van de promotiezitting te houden. Nadat u een promotiedatum hebt aangevraagd bij het Bureau PenP, vraagt u een receptielocatie aan bij afdeling Zaalreserveringen, zaalreserveringen@tue.nl Indien de receptie in één van de toegewezen locaties zal plaatsvinden, wordt de catering door een vaste cateraar verzorgd (eigen hapjes en drankjes meenemen / nuttigen is niet toegestaan). De aanvraag voor een receptie verloopt via een receptieformulier en er wordt gewerkt met een formule prijs per persoon, per uur. Het receptieformulier vindt u ook op de website Het receptieformulier dient u c.a. 1 maand voor de promotie rechtstreeks bij de cateraar in. Het aantal gasten kunt u tot 1 week voor de promotie wijzigen door dit aan de cateraar door te geven. Als verdere wijzigingen uitblijven, zal u het oorspronkelijk opgegeven aantal gasten gefactureerd worden. Als u afwijkende cateringwensen hebt kunt u dit met de cateraar bespreken t.b.v. een offerte op maat. De ervaring is dat de prijs per gast iets hoger uitvalt, omdat het maatwerk betreft. Het receptieformulier is een overeenkomst tussen de promovendus en de cateraar. U ontvangt na afloop van de receptie (meestal uiterlijk 1 maand na de promotie) een factuur. Het is mogelijk om de receptiekosten contant te voldoen; dit moet u wel van tevoren aanvragen bij de cateraar. In enkele uitzonderlijke gevallen ontvangt u een financiële vergoeding van de faculteit. Dit kunt u op het receptieformulier aangeven o.v.v. een kostenplaatsnummer inclusief het akkoord van de eerste promotor en/of hoofddrager van het kostenplaatsnummer. N.B. Indien geen receptie of de receptie vindt elders plaats (bijvoorbeeld Zwarte Doos of University Club of binnenstad) draagt uzelf hier verdere zorg voor. Daarnaast informeert u afdeling Zaalreserveringen t.b.v. het annuleren van de eerdere reservering van de receptielocatie. Reis- en verblijfkosten commissieleden De vergoeding van de reis- en verblijfkosten van commissieleden is een facultaire aangelegenheid. Het is gebruikelijk dat de eerste promotor hier zorg voor draagt. 17

18 Stellingen bij proefschriften en/of proefontwerpen De bedoeling van de stellingen bij een proefschrift dan wel proefontwerp is dat u aan de hand van een aantal onderwerpen demonstreert dat uw wetenschappelijke kennis een zekere breedheid heeft en niet beperkt is tot het soms gespecialiseerde werk van uw proefschrift dan wel proefontwerp. U kan dit op basis van de volgende onderwerpen doen: Uitlopers en perspectieven van het proefschrift dan wel proefontwerp zelf Nevenresultaten, die eigenlijk niet in het proefschrift dan wel proefontwerp zelf thuis horen Opmerkingen over de literatuur (fouten aanwijzen, kortsluitingen suggereren) Opmerkingen over naburige disciplines, bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikte methoden Uitspraken over verwachte ontwikkelingen, die nog niet streng kunnen worden aangetoond. Als laatste stellingen wordt het u gegund om uw wijsheid te laten schijnen op onderwerpen van zeer uiteenlopende aard. Hierbij is het gewenst dat de inhoud en / of de vorm een zekere verrassende, soms paradoxale, zelfs enigszins provocerende inhoud heeft. Een dergelijke stelling wordt soms aangeduid als schertsstelling. Teneinde te voorkomen dat u uw inspiratie voor uw stellingen te nauw identificeert met het onderwerp van uw proefschrift dan wel proefontwerp, is het een eis dat er minimaal 6 stellingen worden aangeleverd, die géén betrekking hebben op het onderwerp van het proefschrift. Vier van deze stellingen dienen wetenschappelijk-technisch van aard te zijn en twee van algemeen maatschappelijke aard. De stellingen dienen zo mogelijk voorzien te zijn van literatuurverwijzingen of bronvermelding. Het is niet verplicht om stellingen op te stellen. Indien er voor stellingen gekozen wordt, dienen deze uiterlijk 6 weken voor de promotiedatum, ter goedkeuring door de rector magnificus, bij het Bureau PenP te worden ingediend. Daarbij neemt u artikel 17 van het promotiereglement in acht en zijn uw stellingen (de eerste pagina) voorzien van de handtekening van uw 1 e promotor (goedkeuring mag ook per naar het Bureau PenP). Ook moet u op de eerste pagina van uw stellingen aangeven, welke stellingen van buiten het proefschrift: technisch-wetenschappelijk van aard zijn (minstens 4) en welke stellingen van buiten het proefschrift algemeen maatschappelijk van aard zijn (minstens 2). Na goedkeuring door de rector magnificus wordt u z.s.m. door het Bureau PenP bericht. U mag dan uw stellingen laten drukken en samen met uw proefschrift distribueren. Technische try out Voor een technische try out van uw 10 minuten presentatie kunt u contact opnemen met het afdeling Zaalreserveringen, zaalreserveringen@tue.nl (daadwerkelijke technische test enkele dagen voor promotie). S.v.p. tijdig contact opnemen; de zalen worden ook voor andere doeleinden gereserveerd. Verhuurders gelegenheidskleding Allers Speciaalzaak, Hertogstraat 10, 5611 PB Eindhoven, telefoonnummer La Variété Kledingverhuur, Croy 12, 5653 LD Eindhoven, telefoonnummer Chantilly, Vestdijk 151, 5611 CB Eindhoven, telefoonnummer / Verzenden proefschrift Naast verzending van het proefschrift aan de leden van de promotiecommissie, uiterlijk 1 maand voor de promotie, draagt u ook zorg voor toezending aan: het Bureau PenP (3x), de centrale bibliotheek (2x en pdf file), Cursor (1x), Communicatie Expertise Centrum (1x) en eventueel de eigen faculteit (navragen bij promotor en/of faculteit). De adreslabels voor deze organisatieonderdelen worden samen met het schriftelijk bericht m.b.t. formulier 2, toegezonden aan u. In geval van een vertraagde verzending dient u het Bureau PenP direct te informeren. De commissieleden ontvangen namelijk via het Bureau PenP een schriftelijk bericht over de promotiedatum, -locatie, - tijd etc. maar ook dat zij het gedrukte proefschrift uiterlijk 1 maand voor de promotie kunnen verwachten. 18