Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS

Transcriptie

1 Education and Student Service Center Den Dolech 2, 5612 AZ Eindhoven Postbus 513, 5600 MB Eindhoven Datum 21 november 2014 Versie 1.0 Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS Behorend bij Inschrijvingsleidraad m.b.t. Europese aanbesteding Student Informatie Systeem (SIS) voor de Technische Universiteit Eindhoven, DIZ 2014/ , d.d. 21 november 2014

2 Inhoudsopgave Titel Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS 1 Casus A: Bachelor College Achtergrondinformatie Curriculum USE Keuzevakken Tijdsloten Jaarindeling (kwartielen) Basisgegevens onderwijseenheden in casus Casus A Bachelor College, onderdeel 1 (curriculum) Casus A, onderdeel 2 (onderdelen, toetsen) Casus A, onderdeel 3 (individueel studieprogramma) Casus A, onderdeel 4 (aanmelden door student en door administratie) Bijlage A1: Basisgegevens onderwijseenheden in casus Bachelor College Casus B: Administreren studieresultaten/vrijstellingen en volgen studievoortgang Casus B, onderdeel 1 (administreren studieresultaten/vrijstellingen) Casus B, onderdeel 2 (bewaken studievoortgang) Casus C: Afhandelen inschrijfverzoek (instroom HBO- en WOers) Casus C, onderdeel 1 (afhandelen inschrijfverzoek)... 18

3 1 Casus A: Bachelor College 1.1 Achtergrondinformatie Curriculum Een curriculum van een Bachelor College-opleiding (de zgn. major) is opgebouwd uit de volgende onderdelen: Basisonderwijseenheden (30 ECTS) Verplichte majoronderwijseenheden (90 ECTS) Onderwijseenheden die onderdeel uitmaken van een specifiek USE leerlijn (15 ECTS) Keuzeonderwijseenheden (45 ECTS) Aan elk vak is een vakniveau gekoppeld (1,2 of 3 = inleiding, verdiepend, gevorderd) USE Een USE leerlijn (USE staat voor User, Society en Enterprise) is een leerlijn rondom een bepaald onderwerp, bestaande uit een verzameling van een aantal onderwijseenheden van het type exploratief, verdiepend en toepassing. De student moet daaruit 3 onderwijseenheden kiezen, van elk type één. Een student kiest één USE leerlijn voor zijn gehele bacheloropleiding. Daarnaast volgt een student altijd het basisvak USE in zijn 1 e jaar. Voorbeelden van USE leerlijnen zijn (tussen haakjes het type vak: E (exploratief), V (verdiepend) en T (toepassing): 1. Overal robots, bestaande uit: Robotica (E) Social Robots (E) Interactie met de sociale robot (V) Rationele agenten: robots & kunstmatige intelligentie (V) Project Robots Everywhere (T) 2. The Future of Mobility, bestaande uit: Future of Mobility: How to evaluate predictions and forecasts (E) Mobility and infrastructure (V) Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 3 van 21

4 Psychology and philosophy of mobility (V) Project The Future of Mobility (T) 3. The Secret Life of Light, bestaande uit: Light & Experience (E) Advancing light for human functioning (V) Project The secret life of light (T) Keuzevakken Keuzeonderwijseenheden zijn ALLE onderwijseenheden die bestemd zijn voor BC-studenten, met uitzondering van: - Basisonderwijseenheden en verplichte major onderwijseenheden - Onderwijseenheden die toebehoren aan een bepaalde USE leerlijn - Onderwijseenheden die overlap hebben met een verplicht onderdeel uit de door de student gevolgde major of track - Onderwijseenheden die bestempeld zijn als verboden voor de major/track die de student volgt. De keuzeruimte kan ingevuld worden via losse keuzevakken of met zgn. coherente pakketten. Dit zijn pakketten van enkele onderwijseenheden rondom een bepaald thema. Er zijn op dit moment ongeveer 90 coherente keuzepakketten gedefinieerd. Niet alle keuzes leiden tot een diploma. Het is daarom belangrijk dat het programma een samenhangend geheel vormt. Voordat een student zijn diploma kan behalen toetst de examencommissie het studieprogramma op samenhang en diepgang. De invulling van de vrije keuzeruimte wordt door de examencommissie in ieder geval goedgekeurd wanneer de student ten minste twee coherente keuzepakketten van 15 studiepunten heeft gevolgd. Wanneer hij andere keuzes heeft gemaakt voor de invulling van de keuzeruimte bespreekt de student dit met zijn studiecoach voordat hij het onderwijs gaat volgen en legt het ter goedkeuring voor aan de examencommissie. Dit doe hij standaard voor ieder studiejaar bij de samenstelling van zijn studieprogramma, maar hij kan dit eventueel ook tussentijds doen wanneer hij besluit terug te komen op eerder gemaakte keuzes. Enkele voorbeelden van coherente keuzepakketten voor de major IE (cohort 2014) zijn: 1. Advanced Information Systems for IE, bestaande uit: Business process simulation Business enabling systems Business analytics & decision support 2. Advanced classical physics, bestaande uit: Theoretische klassieke mechanica Statistische fysica Turbulentie, golven en instabiliteit 3. App development, bestaande uit: Human technology interaction Web technology App programming DBL App development Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 4 van 21

5 Enkele voorbeelden van losse keuzevakken zijn: Automotive trends I Information security roadmap engineering Mechanica Tijdsloten Voor de planning van de onderwijseenheden van het Bachelor College worden naast de indeling in onderwijsperiodes met kwartielen een weekindeling met tijdsloten gebruikt (zie de tabel met tijdsloten hieronder). De indeling met tijdsloten is bedoeld om ervoor te zorgen dat studenten in staat zijn om de keuzeonderdelen binnen hun programma (USE en vrije keuze) zo te plannen dat er geen roosterconflicten optreden (b.v. doordat een keuzevak en een basisvak overlappen). Het plannen van de keuzeonderdelen gebeurt via de PlanApp, een tool die de student gebruikt om na te gaan welke keuzeonderdelen (USE en vrije keuze) hij wanneer kan volgen. De uitkomst van de PlanApp gebruikt de student vervolgens om zijn keuzeonderdelen door te geven via de selfservice functies in het SIS Jaarindeling (kwartielen) De jaarindeling voor het onderwijs van het Bachelor College (evenals voor het overige TU/e onderwijs) is gebaseerd op kwartielen. Een studiejaar bestaat uit 4 kwartielen (quartiles). Voor het studiejaar en zijn de begin- en einddata van de verschillende kwartielen hieronder weergegeven. Studiejaar Onderwijsperiode Begindatum periode Einddatum periode Kwartiel Kwartiel Kwartiel Kwartiel Kwartiel Kwartiel Kwartiel Kwartiel Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 5 van 21

6 1.1.6 Basisgegevens onderwijseenheden in casus Zie bijlage A1 (paragraaf 1.6). 1.2 Casus A Bachelor College, onderdeel 1 (curriculum) Het curriculum van de Bachelor College (BC)-opleiding Industrial Engineering (IE), cohort 2014, is als volgt opgebouwd: Kwartiel 1 Tijdslot Kwartiel 2 Tijdslot Kwartiel 3 Tijdslot Kwartiel 4 Tijdslot Jaar 1 Calculus (basic course) A Physics (basic course) A Modeling (basic course) A USE (basic course) A en C Operations Management (1) D Organization, Strategy & C Mathematics 1 (1) C Statistics (1) B Innovation (1) Work & Organizational C Elective? Business Modeling (1) B Elective? Psychology (1) Jaar 2 Design (basic course) C Research Methods (1) C Buying Behavior & D Design of Business D Innovation (2) Information Systems (2) Financial and Management E Mathematics 2 (2) E Stochastic Operations E Product Innovation E Accounting (1) Management (2) Processes (2) Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Jaar 3 Business Information Systems C Work & Organizational B Bachelor End Project (3)? Bachelor End Project (3)? Management (3) Psychology 2 (3) Supply Chain Management (3) B Quality and Reliability C Elective? Elective? Engineering (3) Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Tussen haakjes is het vakniveau vermeld (1,2 of 3 = inleiding, verdiepend, gevorderd). De kolom Tijdslot geeft aan hoe een vak in de weekplanning is ondergebracht (zie ook de tabel met tijdsloten in de inleiding van de casus). Waar vraagtekens staan gaat het om keuzeonderdelen die een student via de PlanApp zelf kan plannen en vervolgens via de selfservices van het SIS door moet kunnen geven (zie deze casus, onderdeel 3). Voor cohort 2013 was het curriculum voor deze BC-opleiding (IE) als volgt (in grijs de verschillen met 2014): Kwartiel 1 Tijdslot Kwartiel 2 Tijdslot Kwartiel 3 Tijdslot Kwartiel 4 Tijdslot Jaar 1 Calculus (basic course) A Physics (basic course) A Modeling (basic course) A USE (basic course) A en C Operations Management (1) D Mathematics 1 (1) C Research Methods (1) C Organization, Strategy & B Innovation (1) Work & Organizational C Elective? Business Modeling (1) B Elective? Psychology (1) Jaar 2 Design (basic course) C Mechanics (1) C Buying Behavior & D Design of Business D Innovation (2) Information Systems (2) Financial and Management E Mathematics 2 (2) E Stochastic Operations E Product Innovation E Accounting (1) Management (2) Processes (2) Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Jaar 3 Business Information Systems C Work & Organizational B Bachelor End Project (3)? Bachelor End Project (3)? Management (3) Psychology 2 (3) Supply Chain Management (3) B Quality and Reliability C Elective? Elective? Engineering (3) Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Elective / USE? Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 6 van 21

7 Verwacht resultaat A1.1 Laat zien hoe: - Het curriculum voor Industrial Engineering (IE) voor de cohorten 2013 en 2014 op een gestructureerde manier kan worden ingevoerd door de facultaire studentenadministratie (FSA) (Engels + Nederlands). - Het curriculum voor IE voor cohort 2014 door de FSA kan worden gekopieerd naar studiejaar 2015 en vervolgens door de FSA kan worden gewijzigd. - De aangegeven losse keuzeonderwijseenheden en coherente keuzepakketten, incl. de aangegeven informatie, door de facultaire studentenadministratie (FSA) ingevoerd kunnen worden. A1.2 Laat zien hoe: - De onderwijseenheden van het curriculum voor IE voor 2013 en 2014, incl. de aangegeven informatie, ingevoerd kunnen worden door de FSA (Engels + Nederlands). - De gegevens van de onderwijseenheden m.b.t. Leerdoelen en Inhoud door de docent kunnen worden ingevoerd en kunnen worden gecontroleerd door de FSA. De docent krijgt daarbij een signaal vanuit het systeem om hem erop te attenderen dat de informatie voor een bepaalde tijd moet worden ingevoerd. Na invoering krijgt de FSA een signaal vanuit het systeem dat het controleproces kan beginnen. Na controle door de FSA krijgen de docent en de opleidingsdirectie een bericht vanuit het systeem dat de controle is afgerond. Opmerking beoordelaar Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 7 van 21

8 1.3 Casus A, onderdeel 2 (onderdelen, toetsen) Het vak Calculus is een basisvak voor ongeveer 1500 studenten die naast het college instructies volgen in groepen van ongeveer 10 studenten van dezelfde majoropleiding. Daarnaast kent het vak een zgn. wiskundepracticum, waarbij groepen van ongeveer 100 studenten in een practicumzaal enkele geleerde principes met een proefopstelling in de praktijk kunnen uitproberen. Verder kent het vak enkele deeltoetsen en een eindtoets: - Starttoets Calculus - Tussentoets Calculus - Elektronisch huiswerk Calculus - Eindtoets Calculus Het vak Calculus wordt 2x per jaar gegeven, zowel in kwartiel 1 als in kwartiel 4, waarbij de opzet van het vak vrijwel hetzelfde is, maar waarbij de lijst met docenten iets verschilt. De aanmelding voor dit vak, evenals voor de bijbehorende onderdelen en (tussen)toetsen verloopt voor beide uitvoeringen van dit vak geheel apart, waarbij de aanmeldingen voor beide uitvoeringen behouden blijven. Aanmelding voor het vak is mogelijk vanaf 2 maanden voor het begin van het kwartiel tot 2 weken voor het begin van het kwartiel. Aanmelding voor de instructiegroepen en voor het practicum staat open van 2 weken voor het begin van het kwartiel tot 1 week na het begin van het kwartiel. Aanmelding is alleen mogelijk voor studenten waarvan het vak in hun studieprogramma is opgenomen. Het maximum aantal aanmeldingen voor het vak Calculus is Voor vakken van het Bachelor College geldt dat aanmelding voor de onderwijseenheid Calculus automatisch aanmelding betekent voor de bijbehorende tussentoetsen en de eindtoets (evenals een evt. herkansing van de eindtoets door studenten met een onvoldoende eindcijfer). Verwacht resultaat A2.1 Laat zien dat: - Het vak Calculus met zijn structuur van onderdelen en (tussen)toetsen kan worden vastgelegd in de onderwijscatalogus en op een overzichtelijke wijze richting student en docent kan worden gepubliceerd. A2.2 Laat zien hoe: - De aanmelding voor het vak Calculus ingesteld kan worden volgens de hierboven aangegeven voorwaarden. - De aanmelding voor de onderwijseenheid Calculus zo geconfigureerd kan worden dat een automatische koppeling van de aanmelding voor de onderwijseenheid met de aanmelding voor tussentoetsen en de eindtoets bewerkstelligd wordt. A2.3 Toon aan dat: - Het vak Calculus zo in de onderwijscatalogus ondergebracht kan worden dat het, incl. de onderdelen instructiegroepen en practicum en incl. de tussentoetsen en eindtoets, 2x per jaar aangeboden kan worden (kwartiel 1 en kwartiel 4), waarbij de aanmelding voor beide uitvoeringen volledig apart verloopt en de aanmeldingen voor beide uitvoeringen behouden blijven. - De lijst met docenten voor beide uitvoeringen van elkaar kan verschillen. Opmerking beoordelaar Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 8 van 21

9 1.4 Casus A, onderdeel 3 (individueel studieprogramma) Zoals in de inleiding toegelicht bevat het studieprogramma van een student IE een aantal vaste onderdelen (basisonderwijseenheden en verplichte majoronderdelen). Daarnaast kiest de student één USE leerlijn (bestaande uit 3 vakken van het type exploratief, verdiepend en toepassing) en een aantal keuzevakken, hetzij losse keuzevakken, hetzij zgn. coherente keuzepakketten, hetzij een combinatie van losse keuzevakken en coherente keuzepakketten (zie uitleg in de inleiding). Wanneer de vaste onderdelen van het individuele studieprogramma door de administratie zijn ingevoerd kan de student via de zgn. PlanApp in de resterende tijdsloten de vakken van zijn USE leerlijn en zijn keuzevakken plannen. Is hij klaar met zijn planning dan geeft hij vervolgens de gemaakte keuzes voor USE leerlijn en keuzeruimte door via de selfservices van het SIS. De examencommissie beoordeelt het studieprogramma. De casus betreft de eerstejaarsstudenten Industrial Engineering (IE). Verwacht resultaat A3.1 Laat zien hoe: - De vaste onderdelen van het individuele studieprogramma van de eerstejaarsstudenten IE (cohort 2014) op basis van hun curriculum door de FSA kunnen worden vastgelegd. - De FSA de bij de Technical University of Denmark (DTU) gevolgde onderwijseenheid Wind Energy kan vastleggen in het individuele studieprogramma van een eerstejaarsstudent IE zonder dat dit vak in de onderwijscatalogus getoond wordt. - De CSA de periode voor het invoeren via selfservice van keuze van de USE leerlijn en van keuzevakken in kan stellen. A3.2 Laat zien hoe: - Een eerstejaarsstudent IE waarvoor de vaste onderdelen van het individuele studieprogramma door de FSA zijn vastgelegd, deze standaard studieprogramma incl. planning via selfservice kan raadplegen. - Een eerstejaarsstudent IE die kiest voor de USE leerlijn Overal Robots (zie lijst in inleiding) deze keuze, incl. de bijbehorende planning (jaar, kwartiel) via selfservice kan vastleggen in het SIS. - Diezelfde student, die van gedachten verandert en uiteindelijk kiest voor de USE leerlijn The Secret Life of Light (zie lijst in inleiding), deze keuze wijzigt in het SIS. - De examencommissie een signaal krijgt wanneer de student een keuze invoert of wijzigt. - Deze student niet in staat is de door de FSA ingevoerde vaste onderdelen van zijn individuele programma te wijzigen. - De examencommissie een verzoek kan goed- of afkeuren, waarna de student via het systeem een bericht krijgt over het besluit van de examencommissie. A3.3 Laat zien hoe: - Een eerstejaarsstudent IE die kiest voor het coherente keuzepakket Advanced Information Systems for IE (zie lijst in inleiding) en het losse keuzevak Y deze keuzes invoert via het SIS. - De FSA voor een grote groep studenten waarvan het coherente keuzepakket Advanced Information Systems for IE (zie lijst in Opmerking beoordelaar Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 9 van 21

10 inleiding) onderdeel uitmaakt van het individuele studieprogramma, onderwijseenheid Business Enabling Systems binnen dat coherente keuzepakket kan vervangen door onderwijseenheid Information Managment. - De FSA voor een grote groep studenten waarvan het coherente keuzepakket Advanced Information Systems for IE (zie lijst in inleiding) onderdeel uitmaakt van het individuele studieprogramma, dit coherente keuzepakket kan vervangen door het coherente keuzepakket Advanced classical physics (zie lijst in inleiding). - De FSA voor een individuele student het losse keuzevak Automotive trends I kan vervangen door het losse keuzevak Mechanica. - De FSA voor een inviduele student basisonderwijseenheid Calculus kan vervangen door basisonderwijseenheid Calculus B. - De FSA voor een individuele student een onderwijseenheid toevoegt aan het individuele studieprogramma. A3.4 Laat zien hoe: - Een eerstejaarsstudent IE waarvoor het gehele studieprogramma, incl. keuzeonderdelen, is vastgelegd, dit studieprogramma via selfservice kan opvragen. Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 10 van 21

11 1.5 Casus A, onderdeel 4 (aanmelden door student en door administratie) De eerstejaarsstudent IE meldt zich aan voor een aantal onderwijseenheden, onderdelen en (tussen)toetsen en studenten worden aangemeld door de administratie. Verwacht resultaat A4.1 Laat zien hoe: - De eerstejaarsstudent IE zijn studieprogramma voor kwartiel 2 op kan vragen en zich vervolgens via selfservice voor die onderwijseenheden aan kan melden. - De eerstejaarsstudent IE de onderwijseenheid Calculus op kan zoeken en zich vervolgens via selfservice aanmeldt voor de uitvoering van kwartiel 4, evenals voor de bijbehorende onderdelen (instructiegroep, wiskundepracticum), tussentoetsen en de eindtoets. - De eerstejaarsstudent IE de onderwijseenheid Modeling op kan zoeken, zich vervolgens voor die onderwijseenheid aanmeldt en daarbij automatisch wordt aangemeld voor de bijbehorende tussentoetsen en de eindtoets. A4.2 Toon aan dat: - De eerstejaarsstudent IE zich niet aan kan melden voor de onderwijseenheid Sustainable Development in a Global Context omdat de onderwijseenheid geen onderdeel uitmaakt van zijn studieprogramma (aanmeldeis) A4.3 Laat zien hoe: - De FSA een selectie van studenten ineens voor de onderwijseenheid aan kan melden, evenals voor een of meer tussentoetsen en de eindtoets. - De FSA alle tweedejaarsstudenten van de major IE ineens voor de onderwijseenheid Design aan kan melden, evenals voor een of meer tussentoetsen en de eindtoets. A4.4 Laat zien hoe: - De FSA en de docent een rapport met de lijst van deelnemers voor de onderwijseenheid Calculus op kunnen vragen. - De FSA en de docent een rapport met de lijst van deelnemers voor de tussentoetsen en de eindtoets bij de onderwijseenheid Design op kan vragen. Opmerking beoordelaar Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 11 van 21

12 1.6 Bijlage A1: Basisgegevens onderwijseenheden in casus Bachelor College Jaar in major IE Naam NL Naam ENG Type vak USE type (NL/ ENG) Studiejaar USE leerlijn (USE learning trajectory) Niveau / Coherent pakket / Elective package / Level 2014, Calculus Calculus Basisvak 1 1A, 4A 2014, Natuurwetenschappen Physics Basisvak 1 2A 2014, Modelleren Modeling Basisvak 1 3A 2014, USE USE Basisvak 1 4A en 4C 2014, Operations Management Operations Management 1 1D 2014, Organization, Strategy & Innovation Organization, Strategy & Innovation 1 2C Mathematics 1 Mathematics 1 1 3C 2014, Statistiek Statistics 1 4B 2014, Arbeids- en Organisatiepsychologie Work & Organizational Psychology 1 1C 2014, Procesmodelleren Business Modeling 1 3B 2014, Design Design Basisvak / Basic course 1 1C 2014, Onderzoeksmethoden Research Methods 1 2C 2014, Buying Behavior & Innovation Buying Behavior & Innovation 2 3D 2014, Design of Business Information Systems Design of Business Information Systems 2 4D 2014, Financial and Management Accounting Financial and Management Accounting 1 1E 2014, Mathematics 2 Mathematics 2 2 2E 2014, Stochastic Operations Management Stochastic Operations Management 2 3E 2014, Product Innovation Processes Product Innovation Processes 2 4E 2014, Business Information Systems Management Business Information Systems Management 3 1C 2014, Arbeids- en Organisatiepsychologie 2 Work & Organizational Psychology 2 3 2B 2014, Supply Chain Management Supply Chain Management 3 1B 2014, Quality and Reliability Engineering Quality and Reliability Engineering 3 2C Mechanica Mechanics Keuze / Elective 1 2C 2014, 2013 Robotica Robotics USE Exploratief / Exploration Overal Robots (Robots everywhere) 1 3C 2014, 2013 Social Robots Social Robots USE Exploratief / Exploration Overal Robots (Robots everywhere) 1 3A 2014, 2013 Interactie met de sociale robot Interaction with the social robot USE Verdiepend / Specialization Overal Robots (Robots everywhere) 2 4A 2014, 2013 Rationele agenten: robots & kunstmatige intelligentie Rational agents: robots & articifial intelligence USE Verdiepend / Specialization Overal Robots (Robots everywhere) 2 4A 2014, 2013 Project: Robots Everywhere Project: Robots Everywhere USE Toepassing / Application Overal Robots (Robots everywhere) 3 1A of 2A 2014, 2013 Future of Mobility: introduction Future of Mobility: introduction USE Exploratief / Exploration Future of mobility 1 2A 2014, 2013 Mobility and infrastructure Mobility and infrastructure USE Verdiepend / Specialization Future of mobility 2 3A 2014, 2013 Psychology and philosophy of mobility Psychology and philosophy of mobility USE Verdiepend / Specialization Future of mobility 2 3A 2014, 2013 Project: The Future of Mobility Project: The Future of Mobility USE Toepassing / Application Future of mobility 3 1A 2014, 2013 Light & Experience Light & Experience USE Exploratief / Exploration Secret Life of Light 1 1A 2014, 2013 Advancing light for human functioning Advancing light for human functioning USE Verdiepend / Specialization Secret Life of Light 2 2A 2014, 2013 Project: The Secret Life of Light Project: The Secret Life of Light USE Toepassing / Application Secret Life of Light 3 3A 2014, 2013 Business process simulation Business process simulation Keuze coherent (Electives package) Advanced Information Systems for IE 2 3B 2014, 2013 Business enabling systems Business enabling systems Keuze coherent (Electives package) Advanced Information Systems for IE 3 2A 2014, 2013 Business analytics & decision support Business analytics & decision support Keuze coherent (Electives package) Advanced Information Systems for IE 3 1D 2014, 2013 Theoretische klassieke mechanica Theoretical classical physics Keuze coherent (Electives package) Advanced classical physics 3 2B of 3A 2014, 2013 Statistische fysica Statistical physics Keuze coherent (Electives package) Advanced classical physics 3 1A 2014, 2013 Turbulentie, golven en instabiliteit Turbulence, waves and instability Keuze coherent (Electives package) Advanced classical physics 3 3A 2014, 2013 Human technology interaction Human technology interaction Keuze coherent (Electives package) App development 2 4C 2014, 2013 Web technology Web technology Keuze coherent (Electives package) App development 2 2C 2014, 2013 App programming App programming Keuze coherent (Electives package) App development 3 1A 2014, 2013 DBL App development DBL App development Keuze coherent (Electives package) App development 3 3C 2014, 2013 Automotive trends I Automotive trends I Keuze / Elective 1 1A en 1C 2014, 2013 Information security roadmap engineering Information security roadmap engineering Keuze / Elective 1 1E Planning (kwartiel, tijdslot) Bijlage 8: Cases functionaliteit SIS / Versie 1.0 pagina 12 van 21

13 Verwacht resultaat B1.1 Laat zien hoe het SIS moet worden ingericht om: - Te garanderen dat de processen rondom het registreren, accorderen en publiceren van individuele resultaten (inclusief vrijstellingen en elders behaalde resultaten) goed op elkaar zijn afgestemd. - De mate waarin de verschillende deelcijfers bijdragen aan het (berekende) eindcijfer van een onderwijseenheid. - Bij een deelcijfercode vast te leggen of dit beperkt of onbeperkt geldig is. - Bij een deelcijfercode (van de deelonderwijseenheid) of eindcijfercode (van de onderwijseenheid) vast te leggen welke resultaatschalen mogelijk zijn en of het geregistreerde resultaat eerst nog wel of niet geaccordeerd moet worden voor publicatie. Voor deelcijfercodes geldt dat het resultaat in tienden kan worden vastgelegd, voor eindcijfercodes geldt dat dit altijd een heel getal moet zijn. - Verschillende bevoegdheden toe te kennen aan facultaire Back Office medewerkers: o Medewerkers op de facultaire studenten administratie (FSA) zijn gerechtigd om - namens de examencommissiebeoordelingen vast te leggen, te accorderen en te publiceren voor zover deze betrekking hebben op de door de eigen faculteit verzorgde onderwijseenheden. Ook zijn zij gemachtigd om correcties door te voeren en/of vrijstellingen en compensaties vast te leggen bij studenten die een opleiding volgen die door de faculteit wordt verzorgd. o Er zijn ook medewerkers op de facultaire studenten administratie die enkel gerechtigd om beoordelingen (voorlopig) vast te leggen. - De verschillende s af te stemmen op de door ons gewenste teksten, lay-out en huisstijl. Opmerking beoordelaar B1.2 Toon aan hoe de medewerker van de facultaire studenten administratie die de onderwijseenheid verzorgt door het systeem wordt ondersteund bij het groepsgewijs (voorlopig) vastleggen van de cijfers voor de deelnemers aan de eindtoets. Bij elke student wordt door het systeem bepaald voor welke opleiding en studiefase het resultaat geldt. Heeft de student geen geldige inschrijving op de resultaatdatum in de voorgestelde opleiding, dan krijgt de gebruiker een melding dat het resultaat niet definitief verwerkt kan worden (komt op afkeurlijst). Bij de invoer moet de medewerker bovendien gedwongen worden een geldigheidsdatum te verstrekken die ligt na de beoordelingsdatum en eindigt voor het begin van het volgende studiejaar. Deze datum wordt door de gebruiker eenmalig verstrekt en geldt voor alle vastgelegde resultaten. B1.3 Toon aan hoe de medewerker van de facultaire studenten 13

14 administratie die de onderwijseenheid verzorgt door het systeem wordt ondersteund bij het groepsgewijs (voorlopig) vastleggen van de eindcijfers voor de deelnemers aan de eindtoets. Het systeem berekent telkens een eindcijfer (aandeel eindtoets 60%, aandeel van twee tussentoetsen elk voor 20 %) over de laatst behaalde resultaten voor deze onderdelen, voor zover de geldigheidsdatum niet is verstreken (toon dus aan dat deelonderwijseenheden die ongeldig zijn verklaard, niet worden meegenomen in de berekening). De gebruiker kan het berekende resultaat overnemen of overschrijven (mits dit voldoet aan de resultaatschaal die behoort bij de onderwijseenheid). Bij elke student wordt door het systeem bepaald voor welke opleiding en studiefase het resultaat geldt. Heeft de student geen geldige inschrijving op de resultaatdatum in de voorgestelde opleiding, dan krijgt de gebruiker een melding dat het resultaat niet definitief verwerkt kan worden (komt op afkeurlijst) De gebruiker kan geen geldigheidsdatum verstrekken. B1.4 Toon aan hoe de medewerker (namens de examencommissie) van de facultaire studenten administratie de door de eigen faculteit vastgelegde voorlopige resultaten (zie 2 en 3) kan opvragen (incl. afkeurlijst), deze accordeert en vrijgeeft voor publicatie. Elke student waarvoor een of meerdere resultaten zijn vrijgegeven voor publicatie ontvangt één waarin één of meerdere beoordelingen worden vermeld. B1.5 Toon aan hoe de medewerker (namens de examencommissie) van de facultaire studenten administratie die de 2 e opleiding van de student verzorgt een vrijstelling kan opvoeren naast een geldend resultaat op dezelfde onderwijseenheid, in het geval de betreffende student ook een actieve inschrijving heeft bij een andere opleiding. Bij invoer bepaalt het systeem voor welke (2 e ) opleiding en studiefase het resultaat geldt. Heeft de student geen geldige inschrijving op de resultaatdatum in deze opleiding, dan is invoer niet mogelijk. De gebruiker kan geen geldigheidsdatum verstrekken. De datum waarop de examencommissie het besluit tot het toekennen van de vrijstelling heeft genomen, dient wel vastgelegd te worden. De geregistreerde vrijstelling word direct beschouwd als zijnde definitief en mag direct worden gepubliceerd. De betreffende student ontvangt hierna een waarin de geregistreerde vrijstelling wordt vermeld. B1.6 Toon aan hoe de medewerker (namens de examencommissie) van de facultaire studenten administratie die de opleiding van de student verzorgt door het systeem wordt ondersteund bij het corrigeren van een definitief, gepubliceerd resultaat. Het oorspronkelijke cijfer 5 moet een 6 zijn. Dit gewijzigde resultaat wordt direct beschouwd als zijnde definitief en mag direct worden gepubliceerd. Het oorspronkelijke, geaccordeerde resultaat moet als inactief worden opgeslagen (i.v.m. interne controle achteraf). De betreffende student ontvangt hierna een waarin zowel het oude als het nieuwe resultaat wordt vermeld. 14

15 2 Casus B: Administreren studieresultaten/vrijstellingen en volgen studievoortgang Cijferregistratie betreft het valideren, vastleggen, raadplegen, muteren en beheren van behaalde onderwijseenheden. Het gaat daarbij om voorlopige en definitieve deelcijfers en eindcijfers. Voor elke student wordt een individueel te volgen studieprogramma vastgesteld door de examencommissie. Studievoortgang is het proces dat zich richt op de bewaking van de voortgang van dit programma. Haalt de student de gestelde doelen binnen de gestelde tijd. 2.1 Casus B, onderdeel 1 (administreren studieresultaten/vrijstellingen) In dit onderdeel is een aantal verschillende, veel voorkomende scenario s uitgewerkt: - De behaalde resultaten van een eindtoets worden verwerkt voor de groep van deelnemers aan deze eindtoets. Het resultaat van deze eindtoets is geldig t/m het einde van het lopende academische jaar. Vervolgens wordt het eindcijfer van de onderwijseenheid bepaald waartoe de eindtoets behoort. Voor het eindcijfer van deze onderwijseenheid geldt dat de eindtoets voor 60% meetelt. De resultaten van twee tussentoetsen worden elk voor 20 % meegenomen. - Een student heeft een actieve inschrijving op twee opleidingen. De student heeft als resultaat voor een onderwijseenheid een 8 behaald als geldend resultaat in de eerste opleiding. In de tweede opleiding krijgt de student een vrijstelling als geldend resultaat. - Een reeds definitief gepubliceerd resultaat wordt achteraf gecorrigeerd. 15

16 2.2 Casus B, onderdeel 2 (bewaken studievoortgang) In dit onderdeel wordt een aantal raadpleegmogelijkheden beschreven waarmee een facultair studie adviseur de voortgang kan inzien van een individuele student dan wel van een vooraf geselecteerde groep studenten. Allereerst worden de voortgang opgevraagd van de student(en) waarbij in het voorgaande onderdeel een resultaat is gemuteerd. Dit wordt aangevuld met een masterstudent die een herkansing heeft gebruikt om zijn cijferlijst er beter uit te laten zien. Een eerder behaalde verbetert hij bij de herkansing tot een 8. Verwacht resultaat B2.1 Laat zien hoe het SIS verder moet worden ingericht om: - Verschillende bevoegdheden toe te kennen aan de centrale- en facultaire Back Office medewerkers: o Centrale studentadviseurs hebben inzicht in de studievoortgang voor alle opleidingen die een student volgt of heeft gevolgd. o Facultaire studieadviseurs hebben inzicht in de studievoortgang van een student voor zover een opleiding volgt of heeft gevolgd binnen een opleiding van de eigen faculteit. o Per onderwijseenheid, soort rapportage kan worden bepaald dat het hoogste positieve dan wel het laatst behaalde positieve resultaat leidt tot het toekennen van ECTS. Voor de meeste overzichten geldt dat het eerst behaalde positieve resultaat leidend is. Op een diplomabijlage dient is het hoogste resultaat leidend. Opmerking beoordelaar B2.2 Toon aan dat de facultaire studieadviseur een overzicht kan opvragen van een vooraf geselecteerde groep studenten. Hierop dient per student het aantal ECTS getoond te worden dat behaald is per kwartiel in het lopende studiejaar. Ook de beginstand (aantal behaalde ECTS aanvang studiejaar) en de eindstand dient getoond te worden. De gegevens in dit overzicht dienen eenvoudig te kunnen worden geëxporteerd naar een overzicht in Excel. B2.3 Toon aan dat de facultaire studieadviseur, interactief, een overzicht kan opvragen van een individuele student waarop het volgende mogelijk is: - Op het overzicht in eerste instantie alle geregistreerde eindcijfers getoond (en een totaal-generaal ECTS) voor zover deze status definitief hebben. De studieadviseur kan op een eenvoudige wijze de deelcijfers raadplegen op basis waarvan het eindcijfer is bepaald (bijvoorbeeld door deze weer te geven in een pop-up). Bij de deelcijfers dient ook de datum getoond te worden tot wanneer het resultaat geldig is. Studieadviseur van opleiding X dient het oorspronkelijke resultaat 16

17 te zien van de onderwijseenheid waarvoor een vrijstelling is opgevoerd, Studieadviseur van opleiding Y dient bij deze onderwijseenheid de opgevoerde vrijstelling te zien. Op het overzicht is enkel het gecorrigeerde resultaat opgenomen (het oorspronkelijk vastgelegde, inactieve resultaat wordt niet getoond). Op het overzicht wordt in geval van puntverbetering beide resultaten getoond (6 en 8). Bij het tweede resultaat (8) wordt echter vermeld dat de behaalde ECTS niet tellen. Deze zijn ook niet verwerkt in het totaal aantal ECTS. 17

18 3 Casus C: Afhandelen inschrijfverzoek (instroom HBO- en WO-ers) Afgesloten HBO-bachelor opleidingen geven geen directe toegang tot de masteropleidingen van de TU/e. De student moet hiervoor eerst een schakelprogramma afronden. Na volledige afronding van het schakelprogramma kun de student zich inschrijven bij de gewenste masteropleiding. Bij de afhandeling van de inschrijving speelt de vooropleiding van de student een belangrijke rol. Voor elk TU/e schakelprogramma is gedefinieerd welke vooropleiding rechtstreeks toegang geven tot het schakelprogramma. Als een vooropleiding niet direct toegang geeft, dan neemt de toetsingscommissie hierover een besluit. Na het afronden van het schakelprogramma kan de student zijn studie aan de TU/e vervolgen door zich in te schrijven bij een masteropleiding. Een schakelaar meldt zich normaliter aan via Studielink, en vindt er communicatie plaats tussen het SIS en Studielink. Om dit verificatiescenario niet onnodig complex te maken is besloten uit te gaan van een balie inschrijving o.b.v. een inschrijfformulier (voor zittende studenten is echter een selfservice voorziening beschikbaar waarmee zij een inschrijfverzoek kunnen plaatsen). Ook de communicatie met BRON-HO blijft achterwege. 3.1 Casus C, onderdeel 1 (afhandelen inschrijfverzoek) Een Nederlandse -GBA geverifieerde- HBO-er levert een formulier in met een verzoek tot inschrijving voor het Schakelprogramma Architecture Building and Planning waarbij hij aangeeft het diploma B Bouwkunde te gaan behalen aan de Avans Hogeschool in Den Bosch, verder voegt hij een kopie toe van een eerder behaald VWO-diploma. Verder geeft hij aan hij de vergoeding (collegegeld) via een automatische incasso wil laten verlopen en voegt hij een kopie van zijn paspoort en een uittreksel toe. Enige tijd na het verwerken van inschrijfformulier stuurt de student een kopie op van zijn behaalde HBO diploma. Een medestudent heeft aan de Avans Hogeschool Den Bosch het diploma B Civiele techniek behaald, er is echter geen kopie diploma toegevoegd. Deze student heeft de Belgische nationaliteit en is ook woonachtig in België. Ook hij plaatst een verzoek tot inschrijving voor het Schakelprogramma Architecture Building and Planning. De vergoeding (collegegeld) zal worden voldaan via automatische incasso. De inschrijfverzoeken worden binnen het SIS verder afgehandeld en leiden uiteindelijk tot een definitieve inschrijving in de bij de bachelor opleiding waarin het schakelprogramma is ondergebracht. Verwacht resultaat C1.1 Laat zien hoe het SIS moet worden ingericht om: - Een niet WHW opleiding zoals bijv. een schakelprogramma in het systeem wordt vastgelegd, met een koppeling naar de corresponderende WHW bachelor opleiding. - Afgedwongen wordt dat een inschrijfverzoek voor een schakelprogramma altijd leidt tot een inschrijfverzoek in de B fase. Opmerking beoordelaar 18

19 - Verschillende bevoegdheden toe te kennen aan de centrale- en facultaire Back Office medewerkers: o Centrale administratieve medewerkers (STU) verwerken de in- en uitschrijfverzoeken. Controleren deze op volledigheid (ook van de benodigde inschrijfbescheiden) en vullen deze waar nodig aan. o Medewerker centrale toetsingscommissie (CTC): beoordeelt of de vooropleiding toelating biedt tot het schakelprogramma. o De centrale inschrijfcoördinator bewaakt alle in- en uitschrijfverzoeken en maakt deze definitief. o Medewerkers op de facultaire studenten administratie stellen het aantal ECTS vast waarop de vergoeding (collegegeld) wordt gebaseerd. Uiteindelijk bewaken zij ook of de student het schakelprogramma heeft afgerond en beoordelen of de het uiteindelijke verzoek tot inschrijving in de master opleiding akkoord is. - De bepaling van het aantal openstaande ECTS plaats te laten vinden o.b.v. een signaal, waarbij het individuele studieprogramma als basis geldt. Dit kan (bij eerstejaars studenten) worden overruled door de faculteit. Na vastlegging door de faculteit dient de inschrijfcoördinator een signaal te ontvangen waarop hij de (voorlopige) vergoeding kan communiceren met de student. - Het jaarlijks wijzigende tarief per ECTS in te kunnen regelen. - Te definiëren welke vooropleidingen (directe) toelating geven tot een schakelprogramma. In deze casus geeft enkel B Bouwkunde toegang tot het schakelprogramma ABP. Voor B Civiele techniek geldt deze directe toelating niet, de centrale toetsingscommissie dient dit te bepalen. - De verschillende s af te stemmen op de door ons gewenste teksten, lay-out en huisstijl. C1.2 Toon aan dat beide verzoeken tot inschrijving in het schakelprogramma als balie inschrijving in het systeem kunnen worden verwerkt, waarbij: Voor de Nederlandse student: - Zijn persoonlijke gegevens, inclusief (GBA- en correspondentie) adres, telefoonnummer worden verwerkt. Voor deze student worden de personalia als decentraal geverifieerd vastgelegd. - Zijn HBO diploma wordt overgenomen als zijnde niet geverifieerd. - Zijn VWO diploma wordt overgenomen als zijnde centraal geverifieerd. - Zijn betaalwijze wordt geregistreerd. - Het verzoek tot inschrijving voor het schakelprogramma wordt omgezet naar de gewenste bachelor opleiding (fase B). Voor de Belgische student: - Zijn persoonlijke gegevens, inclusief (woon- en correspondentie) adres, telefoonnummer worden verwerkt. De personalia wordt vastgelegd als zijnde niet geverifieerd. - Zijn HBO diploma wordt overgenomen als zijnde niet geverifieerd. - Zijn betaalwijze wordt geregistreerd. - Het verzoek tot inschrijving voor het schakelprogramma wordt omgezet naar de gewenste bachelor opleiding (fase B). Beide studenten dienen een bericht te ontvangen waarin de registratie van het verzoek wordt bevestigd. 19

20 In het bericht naar de Belgische student dienen verdere instructies te worden vermeld (opsturen van uittreksel bevolkingsregister, kopie paspoort, kopie diploma B Civiele Techniek). In het bericht naar de Nederlandse student dient te worden vermeld dat hij nog een kopie van zijn HBO diploma dient te verstrekken. C1.3 Verwerk de ontvangst van de kopie van het HBO diploma van de Nederlandse student, waarbij de verificatiestatus van het diploma gewijzigd wordt naar decentraal geverifieerd. De student krijgt hierbij vanuit het systeem via - een ontvangstbevestiging van de kopie van het diploma. Ook de toelating wordt hiermee opnieuw bepaald: de student is nu toegelaten o.b.v. zijn HBO-vooropleiding. Na verwerking dient de facultaire studenten administratie een signaal te ontvangen dat zij het aantal te behalen ECTS dient te bepalen. C1.4 Toon aan dat de centrale administratieve medewerker van STU eventuele verdere, door de Belgische student ingestuurde inschrijfbescheiden kan registreren (kopie paspoort, uittreksel, kopie diploma). De verificatiestatus van de personalia en van het diploma worden gewijzigd naar decentraal geverifieerd. De student krijgt hierbij vanuit het systeem via - een ontvangstbevestiging van de inschrijfbescheiden. C1.5 Laat zien aan dat nadat de afgevaardigde van de Centrale Toetsing Commissie een signaal ontvangt om te beoordelen of het diploma B Civiele Techniek van de Belgische student toegang geeft tot het schakelprogramma. Het door hem verstrekte positieve advies dient hij vast te kunnen leggen in het SIS, waarop de toelating opnieuw wordt bepaald: de student is nu toegelaten o.b.v. zijn HBO-vooropleiding. Na verwerking dient de facultaire studenten administratie een signaal te ontvangen dat zij het aantal te behalen ECTS dient te bepalen. C1.6 Toon aan dat de facultaire studenten administratie (FSA) het aantal ECTS vast kan stellen en kan registreren bij beide aanvragen. Hierbij hebben zij de mogelijkheid om een individueel studieprogramma te registreren voor een nog niet definitief ingeschreven student. Na vastlegging ontvangt de inschrijfcoördinator een signaal dat de vergoeding/collegegeld kan worden vastgesteld en gecommuniceerd. C1.7 Toon aan dat de inschrijfcoördinator het door de FSA vastgelegde aantal kan bevestigen. Hierna ontvangen beide studenten een waarin een machtingsformulier is bijgesloten. Op dit formulier wordt o.a. het bedrag van de machtiging, het incassant-id en het incasso kenmerk vermeld. C1.8 Beide student retourneren het ondertekende machtigingsformulier, toon aan dat hoe dit vervolgens in het SIS wordt verwerkt. Beide studenten hebben hiermee aan alle inschrijfvereisten voldaan; de inschrijvingen in het schakelprogramma kunnen hiermee definitief worden gemaakt. De inschrijfcoördinator ontvangt hierover telkens een signaal. C1.9 Toon aan dat de inschrijfcoördinator o.b.v. het signaal (8) of op basis van een statuslijst waarop de inschrijfverzoeken als gereed voor definitieve 20

21 inschrijving worden vermeld, de inschrijvingen definitief kan maken. Laat hierbij zien dat de applicatie hierbij unieke inschrijfvolgnummers creëert, waaronder de inschrijving uiteindelijk naar Studielink en BRON-HO wordt gecommuniceerd. Hierbij geldt dat voor Studielink en BRON-HO afzonderlijke volgnummers aangemaakt moeten worden. Er vindt dus geen daadwerkelijke communicatie plaats met BRON-HO en Studielink in dit scenario. C1.10 Toon bij de Nederlandse student aan dat de toelating tot de opleiding voor deze definitieve inschrijving eenduidig heeft plaats gevonden op basis van het door de student behaalde HBO diploma (en dus niet op het VWO diploma). De student is hiermee (logisch) geoormerkt als Schakel-HBO (dit geldt ook voor de Belgische student). C1.11 Toon aan hoe de inschrijfcoördinator, eind september, een overzicht kan opvragen van de studenten die een onjuiste vergoeding voor het schakelprogramma hebben betaald. Deze verschillen kunnen ontstaan doordat achteraf wijzigingen zijn doorgevoerd in het individuele studieprogramma en/of dat de (ouderejaars) student bepaalde onderdelen uit het programma heeft behaald in de interim periode (na vaststelling van het aantal ECTS voor de vergoeding/collegegeld, maar voor aanvang van het studiejaar. De gegevens in dit overzicht dienen eenvoudig te kunnen worden geëxporteerd naar een overzicht in Excel. C1.12 Laat zien hoe de inschrijfcoördinator, o.b.v. het voorgaande overzicht (11), door het systeem wordt ondersteunt in het uitvoeren van financiële verrekeningen met de betreffende studenten. Deze verrekeningen worden uiteindelijk gecommuniceerd met de debiteurenadministratie, de daadwerkelijke uitwisseling valt niet binnen de scope van dit scenario. 21