Bento 4 Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Bento 4 Gebruikershandleiding

2 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker en Bento zijn handelsmerken van FileMaker, Inc. geregistreerd in de VS en andere landen. Het bestandsmaplogo en het Bento-logo zijn handelsmerken van FileMaker Inc. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. FileMaker-documentatie is auteursrechtelijk beschermd. U heeft geen toestemming om extra kopieën te maken of deze documentatie te verspreiden zonder de uitdrukkelijke toestemming van FileMaker. U mag deze documentatie alleen gebruiken met een geldige licentieversie van de FileMaker-software. Alle personen, bedrijven, adressen en URL's getoond in de voorbeelden zijn pure fictie en elke overeenkomst met bestaande personen, bedrijven, adressen of URL's is puur toeval. Credits worden vermeld in de Dankbetuiging die is meegeleverd met deze software. Het noemen van producten en URL's van derden is alleen voor informatiedoeleinden en is noch een goedkeuring noch een aanbeveling. FileMaker Inc. neemt geen verantwoordelijkheid voor wat betreft de prestatie van deze producten. Bezoek voor meer informatie onze website Editie: 03

3 Inhoudsopgave Voorwoord 7 Welkom bij Bento 8 Het beheer van gegevens in bibliotheken 14 Over dit document 14 Hulpbronnen om meer te weten te komen Hoofdstuk 1 17 Overzicht van Bento 17 Welkomstvenster 18 Hoofdvenster van Bento Hoofdstuk 2 29 Het gebruik van bibliotheken 29 Over bibliotheken 30 Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen 32 Het maken van een nieuwe lege bibliotheek 32 Het wijzigen van het bibliotheekpictogram 33 Het delen van uw Bento-database 35 Het groeperen van bibliotheken 36 Het wissen van records uit een bibliotheek 36 Het wissen van een bibliotheek Hoofdstuk 3 37 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 37 Over de Adresboekbibliotheek 38 Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma 39 Bento Adresboekvelden die het Adresboekprogramma bijwerken 40 Het oplossen van problemen met Adresboek-updates 40 Gegevens uit Adresboek en reservekopieën Hoofdstuk 4 41 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken 41 ical-bibliotheken migreren 42 iphoto-bibliotheken migreren 42 Het migreren van de Adresboekbibliotheek 3

4 Hoofdstuk 5 45 Het gebruik van verzamelingen 45 Over verzamelingen 46 Het maken van verzamelingen 47 Het verwijderen van records uit een verzameling 47 Het wissen van een verzameling 47 Over slimme verzamelingen 48 Het maken van slimme verzamelingen 48 Het wijzigen van een slimme verzameling Hoofdstuk 6 51 Het gebruik van formulierweergave 51 Over formulieren 52 Het maken van records in formulierweergave 52 Het bewerken van records in formulierweergave 53 Het dupliceren van records in formulierweergave 53 Het wissen van records uit formulierweergave 54 Het maken van formulieren 54 Het wissen van formulieren 55 Tonen en verbergen van formulieren 55 Het dupliceren van formulieren 55 Formulieren kopiëren 56 Het hernoemen van formulieren 56 Het vergrendelen en ontgrendelen van formulieren 57 Het toevoegen van velden aan een formulier 57 Het wisselen van velden met Tab 57 Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren 58 Het instellen van het veld- en objectgrootte 58 Het wissen van velden uit een formulier 58 Het aanpassen van formulierlay-outs Hoofdstuk 7 65 Het gebruik van tabelweergave 65 Over tabelweergave 66 Het selecteren van records in tabelweergave 66 Het maken van records in tabelweergave 67 Het bewerken van records in tabelweergave 68 Het dupliceren van records in tabelweergave 68 Het wissen van records in tabelweergave 69 Het sorteren van records 69 Het werken met velden en kolommen in tabelweergave 73 Het samenvatten van kolomgegevens 4 Inhoudsopgave

5 Hoofdstuk 8 75 Het gebruik van rasterweergave 75 Over rasterweergave 76 Het tegelijkertijd bekijken van een raster en een formulier 76 Het weergeven van raster weergave-items 77 Het instellen van opties voor rasterweergave 77 Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items 77 Het werken met bibliotheek mappen in rasterweergave Hoofdstuk 9 79 Het gebruik van velden 79 Over velden 82 Het maken van velden 91 Het navigeren naar gekoppelde records 92 Het gebruik van het veldenvenster 94 Het werken met lijstvelden 99 Het werken met gekoppelde gegevensvelden 102 Het werken met mediavelden 105 Het werken met gecodeerde velden 107 Het werken met locatievelden Hoofdstuk Het importeren, exporteren en afdrukken 110 Over komma-gescheiden (CSV) en tab-gescheiden (TAB) bestanden 112 Het importeren van informatie in Bento 118 Het exporteren van informatie vanuit Bento 124 Het afdrukken van informatie Hoofdstuk Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie 132 Over Bento reservekopieën 133 Het gebruik van de reservekopieherinnering 133 Het wijzigen van de reservekopieherinnering 134 Het maken van een reservekopie 134 Het herstellen vanaf een reservekopie 135 Het gebruik van Time Machine met Bento Hoofdstuk Het synchroniseren 137 Het synchroniseren van informatie tussen uw Mac en uw apparaten Appendix A 143 Sneltoetsen Appendix B 147 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento 147 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento 4 Index 151 Inhoudsopgave 5

6 6 Inhoudsopgave

7 Welkom bij Bento Bento helpt u bij het organiseren van uw informatie met de kracht van een database zonder complexiteit. Bento is een eenvoudig te gebruiken database die contacten, taken en andere informatie beheert die voor u belangrijk zijn. Omdat Bento een database is, kunt u gegevensrelaties samenstellen en uw gegevens op meer manieren presenteren dan dat u dit in een spreadsheet zou kunnen. Bento voegt al uw belangrijke informatie samen op één plaats, voor een optimale organisatie. U kunt uw contacten ermee beheren, evenementen coördineren, projecten volgen, taken prioriteren, en nog veel meer. 7

8 Het beheer van gegevens in bibliotheken Bento is voorzien van meer dan 30 bibliotheeksjablonen om het maken van bibliotheken voor u gemakkelijk te maken. U kunt een Onkostenbibliotheek maken om informatie over uitgaven bij te houden en een Planning van gebeurtenissen bibliotheek om informatie over uw reisclubgebeurtenissen bij te houden. 8 Voorwoord

9 Bento biedt een Projectenbibliotheek, zodat u projecten voor uw reisclub kunt beheren. Bibliotheken Velden Het importeren van gegevens uit andere programma's Hoe voegt u uw uitgavenspreadsheet aan Bento toe? Maak een bibliotheek door gegevens uit een ander programma te importeren, of importeer gegevens in een bibliotheek die u al hebt gemaakt. Bewaar uw spreadsheet als een komma-gescheiden (.csv), tab-gescheiden (.tab), Numbers- of Excelbestand en importeer het bestand vervolgens in Bento. Bento maakt de benodigde velden om uw gegevens in te bewaren en maakt records voor iedere gegevensrij in het bestand. Voorwoord 9

10 Importeren van spreadsheetgege vens in een Bento-bibliotheek. Het maken van verzamelingen U hebt een team van medewerkers waarmee u samenwerkt aan uw volgende reisclubevent. Al uw teamleden staan in de Bento Adresboekbibliotheek maar u wilt liever een kleinere groep aanmaken die alleen uit uw teamleden bestaat. U wilt dat deze groep niet de rest van de contacten uit de Adresboekbibliotheek bevat. U wilt een verzameling maken. Het maken van een verzameling is net zo eenvoudig als het maken van een groep in Adresboek of een afspeellijst in itunes. Open in Bento de Adresboekbibliotheek in 10 Voorwoord

11 tabelweergave. Selecteer de records van de teamleden en kies de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster. Sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster Geef de verzameling de naam Teamleden. Bento maakt nu de verzameling Teamleden. Voorwoord 11

12 Het maken van relaties Bento maakt het gemakkelijk om de bibliotheken met informatie te verbinden met behulp van gekoppelde gegevensvelden. Stel dat u bijvoorbeeld de uitgaven per teamlid wilt bijhouden. Om een gekoppeld gegevensveld te maken, sleept u Teamleden naar het formulier Onkosten. 12 Voorwoord

13 U kunt een gekoppeld gegevensveld maken dat de uitgaven voor elk teamlid toont. Sleep Onkosten naar het formulier Teamleden. Voorwoord 13

14 Over dit document De volgende tabel geeft u een overzicht van waar u de informatie in dit document kunt vinden. Voor informatie over Zie De functies van Bento Hoofdstuk 1, Overzicht van Bento op pagina 17 Het gebruik van bibliotheken voor het beheer van uw informatie Het gebruik van de adresboekbibliotheek voor het weergeven van gegevens uit het Mac OS- Adresboekprogramma Het migreren van bestaande Adresboek, ical en iphoto bibliotheken Het maken van een deelverzameling van records uit een bibliotheek Het bekijken van gegevens per record, het maken van formulieren, het wijzigen van de lay-out van formulieren en het toevoegen van nieuwe velden aan formulieren Het bekijken van alle records in een bibliotheek of verzameling in een tabel Het gebruik van mediavelden en bibliotheek mappen in rasterweergave Alle veldtypen die Bento biedt en het gebruik van het veldenvenster Het delen van gegevens door importeren, exporteren en afdrukken Het maken van een reservekopie van uw Bentogegevens Het synchroniseren van gegevens tussen Bento voor Mac en uw apparaat Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29 Hoofdstuk 3, Het gebruik van de Adresboekbibliotheek op pagina 37 Hoofdstuk 4, Het migreren van de ical-, iphotoen Adresboekbibliotheken op pagina 41 Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45 Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina 51 Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65 Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75 Hoofdstuk 9, Het gebruik van velden op pagina 79 Hoofdstuk 10, Het importeren, exporteren en afdrukken op pagina 109 Hoofdstuk 11, Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie op pagina 131 Hoofdstuk 12, Het synchroniseren op pagina 137 Het gebruik van sneltoetsen Appendix A, Sneltoetsen on page 143 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento Appendix B, Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento on page 147 Hulpbronnen om meer te weten te komen Raadpleeg onderstaande hulpbronnen om het meeste uit Bento te halen. Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding bij Bento is een PDF-document dat uitgebreide informatie biedt over het gebruik van Bento. 14 Voorwoord

15 De gebruikershandleiding opent u als volgt: Kies Help > Gebruikershandleiding bij Bento. Onscreen helpfunctie Om de helpfunctie binnen Bento te openen, kiest u Help > Bento Help. U kunt de inhoudsopgave doorbladeren om een specifiek onderwerp te vinden of door een vraag in het zoekveld in te voeren. Videohandleiding Bekijk de videohandleiding voor een demonstratie van wat u met Bento kunt doen. Naar de videohandleiding gaat u als volgt: Kies Help > Videohandleiding en volg de instructies. Bento Forum Bezoek het Bento forum om technische ondersteuning en tips te krijgen, problemen te rapporteren en met anderen te delen hoe u Bento gebruikt. Naar het Bento forum gaat u als volgt: Kies Help > Bento Forum. Bento Template Exchange Bezoek de website Bento Template Exchange om uw eigen sjablonen te uploaden en om sjablonen van andere Bento-gebruikers te downloaden. Naar de Bento Template Exchange gaat u als volgt: Kies Help > Bento Template Exchange. Note U kunt uw sjablonen ook direct vanuit Bento uploaden. Zie Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange op pagina 120. Bento voor iphone en Bento voor ipad Bezoek de Bento product website voor informatie over de functies van Bento voor iphone en Bento voor ipad. Informatie over Bento voor iphone en Bento voor ipad ziet u als volgt: Kies Help > Bento voor iphone, ipod touch en ipad. Voorwoord 15

16 Technische ondersteuning Bekijk de service- en ondersteuningsinformatie om meer over de ondersteuningsmogelijkheden te weten te komen die beschikbaar zijn voor Bentogebruikers. De informatie over service en ondersteuning bekijkt u als volgt: Kies Help > Service en ondersteuning. 16 Voorwoord

17 Overzicht van Bento 1 Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de functies van Bento. Dit hoofdstuk is een beschrijving van wat u ziet wanneer u begint met het gebruik van Bento. Het introduceert het Welkomstvenster en beschrijft de secties van het hoofdvenster van Bento, inclusief het bibliothekenvenster, het veldenvenster en het gebied met records, waar u uw informatie in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave kunt weergeven. Welkomstvenster Wanneer u Bento voor de eerste keer opent, gebruikt u de Thuisdialoog om informatie te bekijken over Bento en om uw eerste bibliotheek te maken. Bekijk de videodemonstratie van Bento om te zien hoe eenvoudig het te gebruiken is. Bento gebruikt bibliotheken om informatie op te slaan. Een manier om te beginnen met het gebruik van Bento is door een bibliotheek te maken. Wanneer u het Welkomstvenster hebt voltooid, klikt u op deze knop om te beginnen met het gebruik van Bento. Als u besluit dat u het Welkomstvenster niet meer nodig hebt, schakelt u het selectievakje Toon deze dialoog bij het opstarten uit. 17

18 Hoofdvenster van Bento Het hoofdvenster van Bento bevat twee hoofdsecties: Het linkerdeel van het hoofdvenster bevat het bibliothekenvenster (dat het Apparatengedeelte en het gedeelte Gedeeld kan weergeven) en het Veldenvenster. Het rechterdeel van het hoofdvenster geeft de records in Bento weer. U kunt recordgegevens weergeven in tabelweergave, formulierweergave, rasterweergave of gedeelde weergave. Bibliothekenvenster Gebied met records Veldenvenster 18 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

19 Standaard worden beide delen van het hoofdvenster van Bento weergegeven. Om het bibliothekenvenster en het veldenvenster te verbergen, kiest u Weergave > Verberg bibliotheken- en veldenvenster. Bibliothekenvenster Het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken en verzamelingen weer die zich in Bento bevinden. Een bibliotheek categoriseert gegevens op inhoud. Bento voorziet u standaard van enkele bibliotheken. De Projectenbibliotheek, die gegevens bewaart over projecten, is een voorbeeldbibliotheek met voorbeeldgegevens. U kunt bibliotheken maken om andere gegevenscategorieën te bewaren. U kunt een groep bibliotheken rangschikken binnen een map. Klik op Nieuwe bibliotheek om een bibliotheek toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29. Adresboekbibliotheek icalgebeurtenissenbibliotheek ical-opdrachtenbibliotheek Verzameling van icalgebeurtenissen Projectenbibliotheek Verzameling van records uit Projecten Nieuwe verzameling Nieuwe bibliotheek Een verzameling is een set records uit een bibliotheek. Een verzameling is gelijk aan een groep in het Adresboekprogramma of aan een afspeellijst in itunes. Een verzameling bevat records uit de bovenliggende bibliotheek. Een record uit de bibliotheek kan zich in meer dan één verzameling van deze bibliotheek bevinden. Een persoon kan bijvoorbeeld zowel een vriend als een collega zijn. Als u een verzameling hebt met als titel Vrienden en een andere met als titel Collega's, kunt u het contactrecord van deze persoon in beide verzamelingen in de Adresboekbibliotheek toevoegen. Klik op Nieuwe verzameling om een verzameling toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 19

20 Tip Als u het formaat van de pictogrammen en tekst in het bibliothekenvenster wilt wijzigen, kiest u Bento > Voorkeuren. Voor Bibliothekenvenster tekst selecteert u Klein of Groot. Verzamelingen Maak een verzameling wanneer u een deelverzameling van de records uit een bibliotheek wilt. Er zijn twee soorten verzamelingen: Verzamelingen worden gemaakt door records uit de bibliotheek toe te voegen aan een nieuwe verzameling. Het maken van een verzameling is net zo gemakkelijk als het maken van een afspeellijst in itunes. Selecteer de records uit de bibliotheek en gebruik de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster. Slimme verzamelingen worden gemaakt op basis van de criteria die u instelt. Records die voldoen aan de opgegeven criteria verschijnen in de slimme verzameling. Gebruik Geavanceerd zoeken om een slimme verzameling te maken. Zie Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45. Het maken van bibliotheken Bento heeft meer dan 30 bibliotheeksjablonen, die het voor u eenvoudig maken om nieuwe informatiebibliotheken te maken. Een sjabloon definieert de informatievelden die worden gebruikt in elk bibliotheekrecord. Deze kunt u wijzigen afhankelijk van uw behoeften. Selecteer het bibliotheeksjabloon dat het best past bij de gegevenscategorie die u wilt bewaren. 20 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

21 Zie Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. Apparatengedeelte Het apparatengedeelte van het bibliothekenvenster houdt bij hoeveel (tot twee) apparaten er op het moment verbonden zijn met Bento. Het apparatengedeelte is verborgen wanneer er geen apparaten verbonden zijn. Zie Hoofdstuk 12, Het synchroniseren op pagina 137. Gedeelte Gedeeld Het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken weer die gedeeld worden via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om het gedeelte Gedeeld te verbergen, deselecteert u de optie Zoeken naar gedeelde Bento databases in de Bento Voorkeuren. Zie Het delen van uw Bento-database op pagina 33. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 21

22 Gebied met records Aan de rechterkant van het hoofdvenster van Bento kunt u de in Bento opgeslagen informatie weergeven in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave. Tabelweergave toont de informatie van een gehele bibliotheek of verzameling in een spreadsheet-achtige tabel, waarbij elke rij in de tabel een record uit de bibliotheek voorstelt. Formulierweergave toont de velden uit één record tegelijk, in een lay-out die u kunt aanpassen met prachtige thema's. Rasterweergave toont de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling in een rasterlay-out. Gedeelde weergave geeft het geselecteerde record tegelijkertijd weer in formulier- en tabelweergave of formulier- en rasterweergave. Tabelweergave toont elk record als een rij in een tabel. Formulierweergave toont de velden van één record. Gedeelde tabel- en formulierweergave laat u tegelijkertijd een record als een rij in een tabel en in een pagina-achtig formaat bekijken. Rasterweergave toont mediavelden of formulierminiaturen in de geselecteerde bibliotheek. 22 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

23 Tabelweergave Om de informatie van een complete bibliotheek of verzameling in een spreadsheetachtige tabel te bekijken, gebruikt u tabelweergave. In tabelweergave kunt u op veel verschillende manieren met uw records werken. Enkele voorbeelden: Het selecteren van de kolommen (velden) die u wilt tonen. Het rangschikken van de kolomen in elke willekeurige volgorde. Het sorteren van records door een specifieke kolom te selecteren. Het analyseren van gegevens door middel van een samenvattingsrij. Zie Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65. Formulierweergave Om uw informatie per record te bekijken, gebruikt u formulierweergave. In formulierweergave kunt u meerdere formulieren voor elke verzameling of bibliotheek maken met voor elk van de formulieren een andere naam. U kunt bijvoorbeeld een formulier in de Projectenbibliotheek maken om een planning weer te geven en mijlpalen bij te houden. U kunt formulieren op veel manieren aanpassen. Enkele voorbeelden: Het selecteren van de velden die u wilt tonen. Het rangschikken van de velden op het formulier. Het wijzigen van het formaat van de velden. Het veranderen van het uiterlijk van het formulier door middel van thema's. Het toevoegen van een koptekst en logo. Zie Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina 51. Rasterweergave Gebruik rasterweergave om de mediavelden en formulierminiaturen in een geselecteerde bibliotheek of verzameling te bekijken. In rasterweergave kunt u op diverse manieren werken met miniaturen van mediavelden en formulieren (rasterweergave-items). Enkele voorbeelden: Het filteren van rasterweergave-items. Het instellen en wijzigen van labels van rasterweergave-items. Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items. Zie Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 23

24 Gedeelde weergave Om het geselecteerde record tegelijkertijd in formulier- en tabelweergave of tegelijkertijd in formulier- en rasterweergave te bekijken, gebruikt u gedeelde weergave. Formulierthema's Bento bevat een assortiment prachtige thema's die u in uw formulieren kunt gebruiken. Elk thema bevat op elkaar afgestemde kleuren, lettertypen en tekstattributen. U kunt gemakkelijk op elk willekeurig moment het thema van een formulier veranderen. Zie Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

25 Navigatiebalk De navigatiebalk bevat enkele regelaars die u helpen om informatie weer te geven in Bento. Klik op om de records in tabelweergave te zien. Klik op om de records in rasterweergave te zien. Klik op één van de formulierweergaveknoppen om de records per stuk in een pagina-achtig overzicht te bekijken. In het onderstaande voorbeeld zijn er twee formulierweergaveknoppen: Overzicht en Details. U kunt zoveel formulierweergaven hebben als u wilt. Klik op om over te schakelen van tabel- of formulierweergave naar gedeelde weergave. Klik op om van rasterweergave over te schakelen naar gedeelde weergave. Met de knoppen Vorig record en Volgend record (de knoppen met een pijl) kunt u door de records in een bibliotheek of verzameling bladeren. Option-klik op de knop Vorig record om naar het eerste record te gaan. Optionklik op de knop Volgend record om naar het laatste record te gaan. Volgend record Vorig record Klik hier voor Geavanceerd zoeken Zoekveld Rasterweergave Tabelweergave Formulierweergaveknoppen Nieuw formulier Formulier wissen Toon of verberg gedeelde weergave Zoekveld en Geavanceerd zoeken Gebruik het zoekveld voor een eenvoudige zoekopdracht naar tekst in alle veldtypen behalve media, gekoppelde gegevens, bestandenlijst, berichtenlijst, eenvoudige lijst en gecodeerd. Opmerking U kunt in gecodeerde velden zoeken indien ze ontgrendeld zijn. Gebruik Geavanceerd zoeken om een set van overeenkomende records te vinden door de zoekwaarden en criteria voor specifieke velden te definiëren. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 25

26 Het zoekveld gebruikt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling. 2 Voer een tekstregel in het zoekveld in. Bento doorzoekt alle hiervoor geschikte velden van de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Bento laat u weten hoeveel records overeenkomen met de zoekopdracht en werkt het huidige overzicht bij om de overeenkomende records weer te geven voor die velden die geselecteerd zijn in de tabelweergave of toegevoegd zijn aan een formulier in formulierweergave. 1. Voer M in en het resultaat is 30 records. 2. Voer Ma in en het resultaat is 15 records. 3. Voer Mar in en het resultaat is 9 records. 4. Voer Mary in en het resultaat is 3 records. 26 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

27 Geavanceerd zoeken gebruikt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling. 2 In het zoekveld, klikt u op en selecteert u Geavanceerd zoeken of u drukt op Command-F. 3 Specificeer wat u wilt zoeken. U kunt criteria toevoegen of verwijderen indien nodig. Wanneer u zoekt in een locatieveld, zorg er dan voor dat u de richting invoert (Noord, Zuid, Oost of West. Anders gaat Bento uit van Noord als de breedtegraad en Oost als de lengtegraad). 4 Klik op Zoek. Bento voert de zoekopdracht uit en geeft de overeenkomende records weer. Klik op Bewaar om de overeenkomende records als een slimme verzameling op te slaan. Zie Over slimme verzamelingen op pagina 47. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 27

28 Om Geavanceerd zoeken te sluiten, klikt u op X naast Geavanceerd zoeken of drukt u op Command-F. Wanneer u Geavanceerd zoeken sluit, toont Bento alle records. Veldenvenster Het veldenvenster aan de linkerkant van het hoofdvenster van Bento geeft de velden weer die gedefinieerd zijn voor de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Gebruik in tabelweergave het veldenvenster om te selecteren welke kolommen er moeten worden getoond. Gebruik in een formulierweergave het veldenvenster om velden aan het huidige formulier toe te voegen door een veldnaam met naar het formulier te slepen. In gedeelde weergave geeft het veldenvenster de velden aan die kunnen worden toegevoegd aan het huidige formulier of die kunnen worden weergegeven in tabelweergave. In tabelweergave In formulierweergave Het veld bevindt zich al op het huidige formulier. Velden met aangevinkte selectievakjes worden reeds als kolommen in de tabelweergave getoond. Selecteer een niet aangevinkt selectievakje om het als een kolom in tabelweergave te tonen. Adressubvelden kunnen niet afzonderlijk aan het formulier worden toegevoegd. Sleep het veld om het aan het huidige formulier toe te voegen. Zie Het gebruik van het veldenvenster op pagina Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

29 Het gebruik van bibliotheken 2 In Bento gebruikt u bibliotheken om uw informatie te organiseren. U kunt de bibliotheken gebruiken die Bento aanbiedt en u kunt uw eigen bibliotheken maken door middel van sjablonen. U kunt uw gehele database of geselecteerde bibliotheken delen met maximaal vijf gebruikers via een lokaal netwerk. U kunt ook bibliotheken maken om uw informatie te bewaren: Door het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek te gebruiken. Door bestaande informatie te importeren uit tekstbestanden met door een komma gescheiden waarden (csv), tekstbestanden met door een tab gescheiden waarden (tab), Numbers of Excel of door een bibliotheeksjabloonbestand te gebruiken. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt gebruiken om uw informatie te organiseren, beheren en delen. Over bibliotheken Bento bewaart informatie in bibliotheken. Bibliotheken worden samengesteld uit records en ze worden gedefinieerd door de velden in de records. Bijvoorbeeld: In de standaard Projectenbibliotheek zijn records samengesteld uit velden die nuttig zijn voor het beheren van projecten, zoals velden voor de projectstatus, start- en einddatums en teamlidinformatie. Bento heeft enkele manieren voor u om de records van een bibliotheek te bekijken: Formulierweergave toont de velden van één record. Elke pagina toont één record tegelijk, bijvoorbeeld één enkel contactpersonenrecord in de Adresboekbibliotheek. U kunt meer dan één weergave voor de bibliotheek hebben. Zie Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina

30 Tabelweergave toont de records in een tabel, bijvoorbeeld een lijst van contactpersonen in de Adresboekbibliotheek. Elke rij in de tabel vertegenwoordigt één record in de bibliotheek. Zie Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65. Rasterweergave toont in één oogopslag de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling. Zie Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75. Gedeelde weergave toont tegelijkertijd een record in formulier- en tabelweergave of rasterweergave. De rest van dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt maken, gebruiken en delen: U kunt uw eigen bibliotheken maken door bibliotheeksjablonen te gebruiken. Zie het volgende gedeelte: Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. U kunt een bibliotheek maken door uw eigen gegevens te importeren. Zie Het importeren van informatie in Bento op pagina 112. U kunt uw bibliotheken delen met maximaal vijf andere Bento-gebruikers via uw lokale netwerk. Zie Het delen van uw Bento-database op pagina 33. Het maken van een bibliotheek door middel van de Bentosjablonen Denk voordat u een bibliotheek maakt na over het type informatie dat u wilt beheren met de bibliotheek. Wilt u schema's en datums beheren? Wilt u contactinformatie beheren? Bent u op zoek naar een manier om taken en opdrachten samen te brengen in een gebeurtenissenplanner? Of wilt u een lijst van zaken beheren, zoals inventarisof apparatuurlijsten? Bento bevat bibliotheeksjablonen die de velden aanmaken om specifieke informatie te beheren. Deze sjablonen passen ook vooraf ontworpen thema's toe op de formulierweergaves. Door de bibliotheeksjabloon te selecteren die het best past bij het type informatie dat u wilt beheren, maakt u sneller de bibliotheek die u nodig hebt. Wanneer u geen sjabloon kunt vinden voor de informatie die u wilt bewaren, kunt u het sjabloon Leeg gebruiken en uw eigen bibliotheek maken. Nadat u een bibliotheek vanuit een sjabloon hebt gemaakt, kunt u de formulierweergave aanpassen door velden toe te voegen of te verwijderen en door het thema te wijzigen. Tip Hebt u al informatie uit een ander programma en wilt u deze gebruiken ibento, zie dan Het importeren van informatie in Bento op pagina Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

31 Een bibliotheek maken door middel van de Bento-sjablonen doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek uit sjabloon. 2 Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek een sjablooncategorie in de linkerkolom en selecteer dan een sjabloon. Selecteer Leeg als geen van de sjablonen aan uw behoeften voldoet. U kunt met de lege bibliotheek alle velden zelf maken. Wanneer u de contactpersonensjabloon selecteert, kan Bento uw gegevens uit de Adresboekbibliotheek importeren. 3 Voer een naam in voor uw bibliotheek en klik op Kies. Bento maakt de bibliotheek en opent deze in formulierweergave. Wanneer u een ander sjabloon dan het sjabloon Leeg hebt geselecteerd, bekijkt u de velden die gedefinieerd zijn voor uw nieuwe bibliotheek. Wanneer u tevreden bent met de velden en formulierweergaves in uw nieuwe bibliotheek, kunt u records toevoegen en informatie invoeren. Zie Het bewerken van records in formulierweergave op pagina 52. Wanneer u extra velden nodig hebt, kunt u de bibliotheek aanpassen door velden toe te voegen. Zie Het toevoegen van velden aan een formulier op pagina 57. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 31

32 Wanneer er velden gedefinieerd zijn voor informatie die u niet nodig hebt, wist u deze velden. Zie Het wissen van velden uit een formulier op pagina 58. Wanneer u de lay-out van de velden op de formulierweergave wilt wijzigen, zie dan Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina 58. Wanneer u de lay-out van de formulierweergave wilt wijzigen, kunt u een ander thema selecteren. Zie Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina 58. Het maken van een nieuwe lege bibliotheek U kunt snel aan de slag door een lege bibliotheek te maken en vervolgens gegevens toe te voegen zoals u ook in een spreadsheet zou doen. Een nieuwe lege bibliotheek maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe lege bibliotheek. Bento maakt een bibliotheek met een standaardnaam en opent deze in tabelweergave. Bento maakt een leeg record voor u aan. U kunt gegevens aan dit record toevoegen (zie Het maken van records in tabelweergave op pagina 66) of u kunt het record wissen (zie Het wissen van records uit een bibliotheek op pagina 36). 2 Dubbelklik op de bibliotheeknaam om deze te hernoemen. 3 Klik op de geselecteerde cel om te beginnen met het invoeren of plakken van gegevens. Zie Het bewerken van records in tabelweergave op pagina 67 en Het kopiëren en plakken van gegevens in tabelweergave op pagina 67. Opmerking Beschikt u al over informatie uit een ander programma die u wilt toevoegen aan Bento, maak dan een bibliotheek en records in deze bibliotheek door uw informatie te importeren. Zie Het importeren van informatie in Bento op pagina 112. Het wijzigen van het bibliotheekpictogram Elke bibliotheek heeft zijn eigen pictogram. U kunt van elke bibliotheek die u maakt het pictogram wijzigen. Opmerking U kunt in Bento geen eigen pictrogram maken. Een bibliotheekpictogram wijzigt u als volgt: 1 Control-klik in het bibliothekenvenster op de bibliotheek die u wilt veranderen. 2 Selecteer Kies een bibliotheekpictogram. 3 Klik eerst op een pictogram en dan op OK. 32 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

33 Het delen van uw Bento-database U kunt uw Bento-database tegelijkertijd met maximaal vijf andere Bento-gebruikers delen via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om te kunnen delen is de huidige versie van Bento vereist op elke computer die een database deelt of zoekt naar gedeelde databases. U kunt gegevens of een sjabloon exporteren uit een gedeelde bibliotheek. Zie voor meer informatie Het exporteren van informatie vanuit Bento op pagina 118. Als u Bento voor de eerste keer start, zijn uw bibliotheken klaar om te worden gedeeld. U besluit op dat moment of u de gehele database wilt delen of alleen geselecteerde bibliotheken. Uw database delen met andere Bento-gebruikers doet u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Kies Deel mijn Bento database. 4 Selecteer Deel gehele database of Deel geselecteerde bibliotheken en selecteer dan de bibliotheken die u wilt delen. 5 (Optioneel) Voer een andere naam in voor de gedeelde database. Dit is de naam die verschijnt op de computer van andere gebruikers (wanneer deze hebben ingesteld om te zoeken naar gedeelde databases op uw netwerk). 6 Wanneer u andere gebruikers wilt toestaan veranderingen aan te brengen in de gedeelde database, selecteer dan het selectievakje Anderen toestaan om uw gegevens te wijzigen. Als een gedeelde database niet mag worden gewijzigd, zien gebruikers cursieve veldlabels en als ze de cursor over de velden bewegen. Gebruikers die uw gedeelde database bekijken, kunnen geen velden maken of wissen of veranderingen aanbrengen in de lay-out van formulieren. Wanneer u bepaalde soorten wijzigingen in de database aanbrengt, terwijl deze wordt gedeeld (velden, verzamelingen of mappen maken; mappen wissen; veldopties of de databasenaam wijzigen), worden gebruikers gevraagd de verbinding met de database te verbreken en daarna weer verbinding te maken om ervoor te zorgen dat ze over de recentste versie beschikken. 7 Indien u wilt dat gebruikers op andere computers de gedeelde database kunnen zien, moet Bento geopend blijven op uw computer. Wanneer u Bento stopt, wordt uw database niet langer meer gedeeld. Belangrijk Gebruikers die een gedeelde database bewerken, kunnen hun wijzigingen niet meer ongedaan maken zodra ze het bewerkte veld verlaten door buiten het veld te klikken of op Tab te drukken. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 33

34 Om de verbinding met een gedeelde database te verbreken, klikt u op gedeelde database. Het delen van een database uitschakelen U kunt het delen van de database uitschakelen om te voorkomen dat andere gebruikers op het lokale netwerk uw database zien. Het delen van de database schakelt u als volgt uit: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Deselecteer het selectievakje Deel mijn Bento database. Het zoeken naar gedeelde databases naast de Wanneer uw computer via een lokaal netwerk is verbonden met andere computers, kunt u zoeken naar databases die worden gedeeld. Gedeelde databases zoeken in uw lokale netwerk doet u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Selecteer Zoeken naar gedeelde Bento databases. Alle gedeelde databases verschijnen in het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster. Het instellen van een wachtwoord voor een gedeelde database Indien u alleen een selecte groep gebruikers toegang wilt verlenen tot uw database, dan kunt u gebruikers verplichten een wachtwoord in te voeren voordat ze uw gedeelde items kunnen bekijken. We noemen dit het gedeelde wachtwoord. Dit wachtwoord is niet hetzelfde als het database wachtwoord. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase op pagina 105. Het gedeelde wachtwoord stelt u als volgt in: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Selecteer Gedeeld wachtwoord vereist en voer dan een wachtwoord in. 34 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

35 Het openen van een gedeelde database met wachtwoordbescherming Gedeelde databases met wachtwoordbescherming worden aangegeven met het bibliothekenvenster in Een gedeelde database met wachtwoordbescherming opent u als volgt: 1 Selecteer een gedeelde database met wachtwoordbescherming. 2 Voer in het dialoogvenster het gedeeld wachtwoord in dat is ingesteld door de eigenaar van de gedeelde database. Het werken met gedeelde gecodeerde velden Gebruikers kunnen toegang krijgen tot gecodeerde velden in gedeelde databases. Hiertoe moeten ze eerst het gedeeld wachtwoord (indien ingesteld) en dan het database wachtwoord invoeren voor de gedeelde database. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase op pagina 105. Gebruikers kunnen gegevens in gedeelde, gecodeerde velden vergrendelen en ontgrendelen. Zie voor meer informatie Het vergrendelen en ontgrendelen van gegevens in gecodeerde velden op pagina 106. Het groeperen van bibliotheken U kunt een groep bibliotheken rangschikken binnen een map. Een bibliotheek map maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek map. Er wordt een naamloze map gemaakt in het bibliothekenvenster boven de momenteel geselecteerde bibliotheek of map. 2 Voer een nieuwe naam in voor de map en druk op Return. Een bibliotheek aan een bibliotheek map toevoegen doet u als volgt: Selecteer de bibliotheek en sleep deze naar de gewenste bibliotheek map. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 35

36 Het wissen van records uit een bibliotheek U kunt één of meerdere records uit een bibliotheek wissen. Het eenvoudigst is het om meerdere records te wissen in tabelweergave. Records wissen uit een bibliotheek doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek. 2 Selecteer de records, en kies vervolgens Records > Record wissen (of gebruik Command-Delete). Het wissen van meerdere records tegelijk, doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek. 2 In tabelweergave, Command-klik of Shift-klik de records die u wilt wissen, en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen (of gebruik Command-Delete). Opmerking Wanneer u op Command-Delete drukt, worden de records permanent gewist, zowel uit de bibliotheek als uit elke verzameling en gekoppeld gegevensveld waarin ze worden weergeven. Het wissen van een bibliotheek Een bibliotheek wist u als volgt: Selecteer de bibliotheek en druk op de Delete-toets. Wanneer u op Delete drukt, worden de bibliotheek en alle records in de bibliotheek gewist. Alle gekoppelde gegevensvelden in andere bibliotheken gebaseerd op deze bibliotheek worden ook gewist. 36 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

37 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 3 De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie weer uit het Mac OS- Adresboekprogramma. Het is dus niet nodig om uw contactinformatie opnieuw in te voeren. Voer nieuwe contacten in het Adresboekprogramma of in Bento in en de informatie verschijnt in beide programma's. Opmerking De Bento Adresboekbibliotheek wordt niet gesynchroniseerd met Bento voor ipad. Om in Bento 4 voor ipad met uw adresboekgegevens te kunnen werken, moet u uw Adresboekbibliotheek naar een nieuwe Contactpersonenbibliotheek migreren en vervolgens de nieuwe Contactpersonenbibliotheek synchroniseren met Bento 4 voor ipad. Zie voor meer informatie Adresboekbibliotheek migreren op pagina 42. Over de Adresboekbibliotheek Wanneer u Bento de adresboekbibliotheek laat weergeven, zal Bento de contactinformatie en groepen uit het Mac OS-Adresboekprogramma weergeven. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in records in de Bento Adresboekbibliotheek, werkt u ook de records bij in het Adresboekprogramma. Wanneer u een record in de Adresboekbibliotheek toevoegt, wordt het aan het Adresboekprogramma toegevoegd. Wanneer u een record uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt het ook uit het Adresboekprogramma gewist. Voor elke groep die u maakt in het Adresboekprogramma, maakt Bento een verzameling in de Adresboekbibliotheek. Voor elke verzameling die u maakt in de Adresboekbibliotheek, maakt het Adresboekprogramma een groep. Wanneer u een verzameling uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt de bijbehorende groep in het Adresboekprogramma eveneens gewist. Omgekeerd geldt dat als u een groep uit het Adresboekprogramma wist, dat de bijbehorende verzameling in de Adresboekbibliotheek eveneens wordt gewist. 37

38 Opmerking Wanneer u met de contactpersonensjabloon een nieuwe bibliotheek maakt, kunt u ervoor kiezen om Bento uw gegevens uit de Adresboekbibliotheek te laten importeren. De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie uit het Adresboekprogramma weer. Adresboekgroepen worden weergegeven als verzamelingen in Bento. Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma Het weergeven van de Adresboekbibliotheek is optioneel. Adresboekgegevens kunt u in Bento als volgt weergeven of verbergen: 1 Kies in Bento Bestand > Adresboek en ical setup (bestaande Bentogebruikers) of Bestand > Adresboek setup (nieuwe Bento-gebruikers). 2 Doe een van de volgende dingen: Selecteer het selectievakje Adresboekgegevens in Bento weergeven Deselecteer het selectievakje Adresboekgegevens in Bento weergeven. 38 Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek

39 Opmerking Indien u het weergeven van de adresboekgegevens uitschakelt, wordt de Adresboekbibliotheek uit Bento verwijderd. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden hebt op basis van de Adresboekbibliotheek, worden deze gekoppelde gegevensvelden gewist. Ook worden alle velden die in Bento voor de Adresboekbibliotheek gemaakt zijn, gewist. Bento Adresboekvelden die het Adresboekprogramma bijwerken De volgende velden in de Adresboekbibliotheek werken informatie in het Adresboekprogramma bij. Adres: Thuis, Werk, Ander Adresboek Verjaardag Bedrijfsnaam Afdeling adres: Thuis, Werk, Ander adresboek Voornaam Startpagina IM-account: Thuis, Werk, Ander IM Accountlijst Is bedrijf Functie Achternaam Meisjesnaam Tweede voornaam Bijnaam Notitie Telefoonnummer: Werk, Thuis, Mobiel, Hoofd, Fax thuis, Fax op het werk, Pieper, Ander Telefoonlijst Voornaam fonetisch Achternaam fonetisch Tweede voornaam fonetisch Voorvoegsel Achtervoegsel URL URL-lijst U kunt importeren in en exporteren uit de Adresboekbibliotheek. Records die worden geïmporteerd in de Adresboekbibliotheek, werken het Adresboekprogramma bij. Zie voor informatie over importeren en exporteren Het importeren, exporteren en afdrukken op pagina 109. U kunt andere velden aan uw records in de Bento Adresboekbibliotheek toevoegen, maar uw extra velden worden niet aan het Mac OS-Adresboekprogramma toegevoegd. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Het gebruik van velden op pagina 79. Omgekeerd wordt ieder aangepast veldlabel dat u hebt opgegeven in het Mac OS- Adresboekprogramma niet weergegeven in de Bento Adresboekbibliotheek. Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 39

40 Het oplossen van problemen met Adresboek-updates Deze sectie beantwoordt enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma. Waarom zie ik mijn slimme groepen uit het Adresboekprogramma niet in Bento? Bento geeft geen slimme groepen uit het Adresboekprogramma weer, omdat de criteria die worden gebruikt om de groepen te maken niet beschikbaar zijn in Bento. Waarom zie ik mijn slimme verzameling uit de Adresboekbibliotheek niet in het Adresboekprogramma? De criteria die worden gebruikt voor het maken van slimme verzamelingen in Bento, kunnen niet worden doorgegeven aan het Adresboekprogramma, omdat de criteria mogelijk gebruikmaken van velden die alleen verschijnen in Bento en hierbij mogelijk velden aan te pas komen die niet beschikbaar zijn in het Adresboekprogramma. Waarom zie ik mijn Adresboekbibliotheek niet in Bento voor Mac? Indien u uw Adresboekbibliotheek in Bento voor Mac gemigreerd hebt, is deze vervangen door de Bento Contactpersonenbibliotheek. Zie Adresboekbibliotheek migreren op pagina 42. Gegevens uit Adresboek en reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, worden de gegevens uit het Adresboekprogramma niet meegenomen in de Bento reservekopie. Gebruik het Adresboekprogramma om een reservekopie te maken van de gegevens uit het Mac OS-Adresboekprogramma. Wanneer u velden toevoegt aan de Adresboekbibliotheek in Bento, wordt de informatie uit deze extra velden meegenomen in de Bento reservekopie. Zie Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie op pagina 131 voor informatie over het maken van een Bento reservekopie. 40 Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek

41 Het migreren van de ical-, iphotoen Adresboekbibliotheken 4 Indien u Bento voor Mac start en een bestaande iphoto-bibliotheek, icalopdrachtenbibliotheek of ical-gebeurtenissenbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Indien u Bento voor Mac met Bento 4 voor ipad synchroniseert en een bestaande Adresboekbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Wanneer u een Adresboek- of ical-bibliotheek migreert, worden alle gegevens in de bibliotheek naar een nieuwe Bento bibliotheek verplaatst. De nieuwe bibliotheek bevat al uw originele gegevens, inclusief al uw verzamelingen, slimme verzamelingen, formulieren, verwijzingen naar andere bibliotheken en instellingen. De nieuwe Bento bibliotheken met de gemigreerde gegevens zijn niet gekoppeld aan de Mac OS-Adresboek of ical-programma's. Indien u bijvoorbeeld een contactpersoon na migratie van de gegevens in het Mac OS-Adresboek bijwerkt, dan wordt de informatie niet in de nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek bijgewerkt. Hetzelfde geldt indien u bijvoorbeeld een contactpersoon in de nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek bijwerkt, dan wordt de informatie niet in het Mac OS- Adresboek bijgewerkt. Indien de bibliotheek vergrendelde gecodeerde velden bevat, wordt u gevraagd om het database wachtwoord in te voeren voor het ontgrendelen van de velden. Indien u de gecodeerde velden niet ontgrendelt, zal Bento de bibliotheek niet migreren. Opmerking Het migreren van de Bento bibliotheken heeft geen invloed op uw gegevens in de Mac OS-Adresboek-, ical- of iphoto-programma's. ical-bibliotheken migreren Indien u Bento voor Mac start en een bestaande Bento ical-opdrachtenbibliotheek of ical-gebeurtenissenbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Uw Bento icalopdrachtenbibliotheek wordt vervangen door een Bento Takenbibliotheek. Uw Bento ical-gebeurtenissenbibliotheek wordt vervangen door een Bento Gebeurtenissenbibliotheek. De Bento Taken- en Gebeurtenissenbibliotheken zijn niet gekoppeld aan het Mac OS ical-programma. 41

42 Wanneer u de gegevens later wilt migreren, doe dan één van het volgende: Control-klikt u in het bibliothekenvenster op de ical-opdrachtenbibliotheek of de ical-gebeurtenissenbibliotheek en kiest u ical migreren. Kies in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster uw apparaat en klik op Migreer. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Opmerking Indien u nieuw bent in Bento voor Mac kunt u geen ical-gegevens in Bento weergeven. De ical-opdrachten en gebeurtenissenbibliotheken worden niet ondersteund voor nieuwe gebruikers. iphoto-bibliotheken migreren Het weergeven van de iphoto-bibliotheek wordt in Bento niet meer ondersteund. Indien u Bento voor Mac start en een bestaande Bento iphoto-bibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. U dient eerst de iphoto-bibliotheek te migreren voordat u Bento voor Mac kunt gaan gebruiken. Volg de instructies op het scherm om de iphoto-bibliotheek naar een Bento Fotobibliotheek te migreren. Bento kopieert alleen de volgende records uit de iphotobibliotheek naar de Fotobibliotheek: Alle records uit de iphoto-bibliotheek waarnaar verwezen wordt in gekoppelde gegevensvelden. Alle records uit de iphoto-bibliotheek met gegevens in velden die door Bento waren gemaakt. Bento maakt geen Fotobibliotheek en migreert geen gegevens als er geen records zijn die aan de migratiecriteria voldoen. De Bento Fotobibliotheek is niet gekoppeld aan het Mac OS iphoto-programma. Opmerking Na de migratie van de iphoto-bibliotheek kunt u weer afbeeldingen uit iphoto aan Bento mediavelden toevoegen. Adresboekbibliotheek migreren U kunt de Adresboekbibliotheek in Bento voor Mac niet synchroniseren met Bento 4 voor ipad. Indien u Bento voor Mac met Bento 4 voor ipad synchroniseert en een bestaande Bento Adresboekbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de gegevens uit de Bento Adresboekbibliotheek naar een Bento Contactpersonenbibliotheek te migreren. De Bento contactpersonenbibliotheek is niet gekoppeld aan het Mac OS- Adresboekprogramma. 42 Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken

43 Zie voor meer informatie over synchroniseren Het synchroniseren van Bento voor Mac met Bento voor iphone of Bento voor ipad op pagina 139. Om de gegevens te migreren, kunt u ook uw apparaat in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster kiezen en daarna op Migreer klikken. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Zie voor meer informatie over het weergeven van de Adresboekbibliotheek Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma op pagina 38. Opmerking U kunt de gegevens uit de Adresboekbibliotheek ook importeren wanneer u een nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek maakt met behulp van de contactpersonensjabloon. Zie Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken 43

44 44 Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken

45 Het gebruik van verzamelingen 5 Dit hoofdstuk beschrijft hoe de u verzamelingen kunt gebruiken om uw records verder te organiseren in Bento. In Bento worden uw records in bibliotheken bewaard, zoals beschreven in Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29. Als u records op een andere wijze wilt organiseren of als u wilt werken met een deelverzameling van de records in een bibliotheek, kunt u een verzameling maken. Over verzamelingen Een verzameling is een set records van een bibliotheek. U kunt een verzameling maken om: Een set van records voor een speciaal doel te maken. U kunt bijvoorbeeld een verzameling maken van de mensen die u hebt uitgenodigd voor een specifieke gebeurtenis. Records te sorteren in een andere volgorde. U kunt bijvoorbeeld een verzameling contactpersonen maken om de contactpersonen op achternaam te sorteren. Exporteer de gegevens vanuit de records in de verzameling in plaats vanuit alle records in de bibliotheek. Een verzameling in Bento is vergelijkbaar met een afspeellijst in itunes. Wanneer u itunes gebruikt, weet u hoe handig het is een afspeellijst te gebruiken om een compilatie van liedjes en video's te maken. Verzamelingen in Bento geven u hetzelfde gemak voor het groeperen van records uit een bibliotheek. Een verzameling bevat records uit één enkele bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld records vanuit de Adresbibliotheek in een Adresboekverzameling plaatsen, zoals Verkopers. U kunt geen records van een andere bibliotheek in de verzameling Verkopers plaatsen. 45